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GDPdU-RoadshowDie Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdUaudicon und ERNST&YOUNG

Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2003

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P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Die Intelligenz der digitalen Steuerprüfung nach den GDPdUaudicon und ERNST & YOUNG

Mai 2003

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Agenda

• Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

• Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement

• Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung

• Ausblick




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Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

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Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren,

Dokumentenmanagement seit über 50 Jahrhunderten

und

elektronisches Dokumentenmanagement

erst seit 25 Jahren!© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

© PROJECT CONSULT 2002

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Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des

Computers an einer physisch greifbaren,

an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch,

jederzeit lesbar

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002

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Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des

Computers an einer physisch greifbaren, an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch,

jederzeit lesbar

In der elektronischen Welt werden Dokumente nur durch

„Bits & Bytes“ repräsentiert. Sie sind nicht mehr physisch greifbar


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Daten

Informationen

Dokumente

Content

Media Assets


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Daten

Informationen... mit dem

Dokumentbegriff verbindet sich zugleich eine

rechtliche Bedeutung ...

Content

Media Assets


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Der neue Dokumentenbegriff

Ein Dokument kann heute alles sein:

• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachment• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten

• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002


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Elektronische Archivierung,

„elektronische Langzeitarchivierung“

und

„revisionssichere elektronische Archivierung“


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Dokumentenmanagement

und

Document Life-cycle Management


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Der Document Life-cycle


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Erfassung Verwaltung Ausgabe

Speicherung

Nutzung

Der Dokumenten-Lebenszyklus


Elektr.Archivierung




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Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement

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Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten und

Dokumente

ist nur die Spitze des Eisberges!


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Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht

mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

Die rechtliche Gleichstellung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten

Voraussetzungen für das Informationszeitalter


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Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht

mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

Die rechtliche Gleichstellung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten

Voraussetzungen für das Informationszeitalter


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HGB Handelsgesetzbuch

§§ 239, 257 HGB

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Grundsätzliche Anforderungen des HGB:• Ordnungsmäßigkeit• Vollständigkeit• Sicherheit des Gesamtverfahrens• Schutz vor Veränderung und Verfälschung• Sicherung vor Verlust• Nutzung nur durch Berechtigte• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen• Dokumentation des Verfahrens• Nachvollziehbarkeit• Prüfbarkeit

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AO Abgabenordnung

§§ 146, 147, 200 AO

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GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer

DV-gestützter Buchführungssysteme

Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995

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für das Thema Archivierung sind die GoBS von grundlegenderer Bedeutung als die GDPdU

Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen

Aufbewahrung

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für das Thema Archivierung sind die GoBS von grundlegenderer Bedeutung als die GDPdU

Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen

Aufbewahrung

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BGB Bürgerliches Gesetzbuch

§§ 126, 127 BGB

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Eine elektronische Signatur entspricht...

„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch

mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“

§2 SigG

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Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen

• Einfache elektronische Signaturen• Fortgeschrittene elektronische Signaturen• Qualifizierte elektronische Signaturen

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SigG Signaturgesetz

qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung

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Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur in

elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu speichern

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ZPO Zivilprozessordnung

§ 286, 292a ZPO

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Europäische Richtlinien treiben die rechtliche

Entwicklung voran!

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Europäische Richtlinien treiben die rechtliche

Entwicklung voran!

Zahlreiche Gesetze in Deutschland wurden dementsprechend

angepasst oder neu erlassen




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Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung

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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.

4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

Grundsätze der elektronischen ArchivierungDie 10 Merksätze des VOI

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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Grundsätze der elektronischen ArchivierungDie 10 Merksätze des VOI

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Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme

• Speicherung aller Arten von Informationen• Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Eigener Recherche-Client oder Integration in

vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Modular ausbaubar• Schutz für den Zugriff auf Informationen• Sicherheit der Systeme• Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb


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Architektur

ArchivsystemManagement

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Architektur


IndexDatenbank

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Architektur


ArchivsystemSpeicher

IndexDatenbank

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Architektur im Zusammenspiel mit anderen Anwendungen



IndexDatenbank

AusgebenErfassen

Anwendungen

ERP

Client

E-Mail Office ...

Client Client

AusgebenErfassen

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Architektur von elektronischen Archivsystemen

Was heißt dies für die GDPdU ?



IndexDatenbank

KaufmännischeAnwendung

Client

Übergibt an das Archiv auswertbare Daten

Erhält auswertbare Daten zurück

Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2Z1 & Z2

Erstellt Daten für Z3 Überlassung

Z3

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Architektur von elektronischen Archivsystemen

Was heißt dies für die GDPdU ?



IndexDatenbank

KaufmännischeAnwendung

Kaufmännische Anwendungkann Daten nicht verarbeiten

Spezielle Anwendungauf dem Archivsystem

SpezielleAnwendung

Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2

Z1 & Z2

Erstellt Daten für Z3 Überlassung

ClientZ3

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Funktionale Anforderungen

Grundfunktionen• Erfassen• Erschließen• Verwalten• Speichern• Finden• Zugänglich machen• Sichern• Reproduzieren• Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Migrieren© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002


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Erfassung


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Datenbank

und

Indizierung


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Speichern


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Berechtigungen


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Viewer

und

Konverter


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Ausgabe


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Protokollierung

und

Journale


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Integration


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Restart

und

Recovery


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Speichermedien


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Es ist zu unterscheiden zwischen den Archivspeichermedien und den

Übergabemedien bei der Datenträgerüberlassung

Die GDPdU schreiben keinArchivspeichermedium vor


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• „Traditionelle WORM“-Medien

• CD und DVD

• „WORM-Tapes“

• Festplatten mit „WORM-Eigenschaften“


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Anwendungsgebiete

• Imaging-Archive für die Speicherung gescannter Dokumente• E-Mail-Archive für E-Mails und Attachments • Web-Archive für die Speicherung von Transaktionen und

Webseiten• COLD-Archive für die Speicherung von Listen und Output-

Dateien• Multimedia-Archive für Video, Filme, Sprache und

multimediale Objekte (Rich Media oder Media Assets)• CAD-Archive für die Speicherung großformatiger Pläne und

Plandateien• ...



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Das Ziel

Universal-Archive für die Speicherung aller Formen

von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und

Media Assets



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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht

Fremdbestimmt EigennutzungDFÜ

E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“

Eigenbestimmt

E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke

IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck

Fremdnutzung

DFÜDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung

DRT-Lösung

Vorgangs-bearbeitung

WF DMS Akte

Archiv

Aus-sonderung

Historisches

Archiv

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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht

Fremdbestimmt EigennutzungDFÜ

E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“

Eigenbestimmt

E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke

IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck

Fremdnutzung

DFÜDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung

DRT-Lösung

Vorgangs-bearbeitung

WF DMS Akte

Archiv

Aus-sonderung

Historisches

Archiv

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Zusammenfassung

• Archivsysteme schützen Information vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung

• Archivsysteme sind Infrastruktur-Komponenten• Archivsysteme stehen als Dienst jeder Anwendung

einheitlich zur Verfügung• Archivsysteme bilden die universelle, übergreifend

nutzbare Wissensbasis des Unternehmens• Archivsysteme speichern alle Formen von Daten

und Dokumenten und erschließen sie über Datenbanken

• Archivsysteme unterstützen die Nutzung von Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften






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Ausblick

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10 Thesen zum ThemaGDPdU und elektronische Archivierung

1. Die GDPdU betrifft vorrangig Daten in kaufmännischer Software

2. Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPdU

3. Die GDPdU enthalten keine neue Definition für Revisionssicherheit

4. Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante Daten

5. Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium



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10 Thesen zum ThemaGDPdU und elektronische Archivierung

6. Elektronische Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlich

7. Die GDPdU schreibt keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vor

8. Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nicht

9. Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen

10. Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtig



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Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:

Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10

oder mehr Jahren

Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware,

neue Standards ...


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Die Konsequenz der Abhängigkeit:

Migration


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• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall

• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen

• Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „kontinuierliche Migration zu planen


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• Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen


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• Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen


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Migration

Entscheidung

Realisierung Produktions-betrieb

GeänderteAnforderungen

Migration

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MigrationTypen im Archivierungsumfeld

Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken,

Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)


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Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation

und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)

Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-

Datenbank bei einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt


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Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation

und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)

Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei

einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt

Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen

oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)


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Strategie

• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus

• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen


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Die Herausforderungen der Zukunft


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Die Herausforderungen der Zukunft

Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft

Erkki LikaanenEU-Kommissar für die Informationsgesellschaft

DLM-Forum Brüssel, 1999


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Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in

Prozessen nutzbar macht



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Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit

von elektronischer Information wächst ständig



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Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit

von elektronischer Information wächst ständig

Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der

Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell

abhängig geworden© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002



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Information Overflow

Information Gap

Information Divide



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Wir ertrinken in Informationenund dürsten nach Wissen

John NaisbittMegatrends 2000



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Die elektronische Archivierung liefert einen wichtigen Beitrag zur

Lösung der Probleme der Bewahrung und Erschließung von

Information






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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

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