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Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2003

1

Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer

Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung

München, 21.02.2003

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH



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Agenda

• Grundlagen • Rechtsgrundlagen • Standardisierung • Architektur • Funktionale Mindestanforderungen • Herausforderungen an heutige Produkte • Migration• Verfahrensdokumentation • Produkte am Markt und deren Einordnung



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Grundlagen

Das elektronische Dokument

Definitionen



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Die frühen Anfänge

Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den

Dokumentenbegriff nicht© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002



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Die frühen 80er Jahre

• Imaging

• Optical Filing

• Scanning© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

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Die späten 80er Jahre

• Imaging• Optical Filing• Scanning• Elektronische Archivierung• Workflow• Dokumenten-Management im engeren Sinn• Scanning• COLD

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002




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Die frühen 90er Jahre

• Imaging• Optical Filing• Scanning• Elektronische Archivierung• Workflow• Dokumenten-Management im engeren Sinn• Scanning• COLD• Records Management• Groupware• EDM Electronic Document -Management• MultiMedia-Datenbanken




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Die späten 90er Jahre

• Imaging• Optical Filing• Scanning• Elektronische Archivierung• Workflow• Dokumenten-Management

im engeren Sinn• Scanning• COLD• Records Management• Groupware• EDM Electronic Document -

Management• MultiMedia-Datenbanken• E-Business• BPM Business Process

Management• Capture • Knowledge Automation

• Dokumenten-Management im weiteren Sinn

• Intranet Repository• Document Warehouses• EAI Enterprise Application

Integration• Collaborative Commerce• EDM Engineering Document

Management• Portale• ASP / DMCO• Content Management• Asset Management• Web Content Management• ECM Enterprise Content

Management • Knowledge Management• Digital Rights Management • Digital Signature




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Die Hybris der Analysten

Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue

Produkte zu kreieren, Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Umetikettierung überwiegt

• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige

• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen


© PROJECT CONSULT 2002



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Konvergenz der Technologien

• Immer mehr Funktionen für wen?• Das Marktwachstum verteilt sich auf zu viele

Anbieter und wird zunehmend von angrenzenden IT-Segmenten vereinnahmt© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Die Branche verliert ihr eigenständiges Profil• Aufweichen der Abgrenzung zu anderen Gebieten der

Informationstechnologie• Verschwinden der Alleinstellungsmerkmale





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Der neue Dokumenten-Begriff

Ein Dokument kann heute alles sein• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...




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Elementar Komplex Container

EinseitigesFAX

Textdatei

Textdatei mit

eingebunden

Bild / Grafik

Vorgang

Tabelle

Textdatei mit

Bild / Grafik

Audio

Einseitiges FAX

Tabelle

Information 1

Information 2

Information 3




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Das elektronische Dokumentim Content - Management

Struktur und

Layout

Inhalt

Meta-Daten und Attribute© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer




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Dokumenten-Management in unterschiedlichen Ausprägungen




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Elektronische ArchivierungBegriffe

• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem

„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch

• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die

Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten



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Elektronisches Records Management

• Verwaltung von Aufzeichnungen• Nicht nur für elektronische Archive, sondern auch

als Referenzsystem für andere Medien• Elektronische Aktenpläne, Thesauri und

Nomenklaturen• Wichtiges Merkmal: Langfristig stabile Metadaten• Verwaltung von archivwürdigen Objekten mit

Berücksichtigung der Aussonderung



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„Abgrenzungen“

• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen

• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,

DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning

• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.

• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge

Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,

Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.




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Was ist der Unterschied? Document Management (DM)

DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository

Groupw are Groupw are Collaboration

Workflow Workflow eProcess

Document Management Document Management Content Management

Intranet Intranet Intranet

Scanning Capture Capture

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse

Records Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




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Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM)











Portal Portal




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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM)











Portal Portal




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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

Archival Collaboration Federated Repository










Portal Portal




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Document Life Cycle

Nutzung

Zeit

ERP

DMS WorkflowKnowledge Management

Frühes

Archivieren Spätes

ArchivierenNutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

Archiv




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• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten

• digitales Fax

• Farbbilder

• Email-Dateien

• Screen-Dumps

• Output-Dateien

• MultiMedia-Objekte

• Sprachdateien

• digitales Video

• Office Dokumente ...




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Gleichstellung von Dokumenten

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter



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Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers



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Was ist DRT ?Document Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution



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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind

b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden



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Dabei ist es ganz einfach:

• Dokumenten-Technologien sind Infrastruktur-Komponenten

• Dokumenten-Technologien als Dienste stehen jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung

• Dokumenten-Technologien bilden das universelle, übergreifend nutzbare Unternehmensarchiv

• Dokumenten-Technologien erlauben Austausch und Nutzung von unstrukturierten Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikations-gemeinschaften Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002





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Rechtsgrundlagen

Gesetze und Bestimmungen in Deutschland

Abnahme und Prüfung

Europäische Gesetzgebung

Rechtsumfeld USA und Auswirkungen auf Produkte

Codes of Best Practice




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Gesetzliches Umfeld in Deutschland

• BGB - Bürgerliches Gesetzbuch• § 126 BGB Schriftform• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung

• HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977

geändert 2000

• Steuergesetzgebung• Steuersenkungsgesetz von 2000

• SGB - Sozialgesetzbuch• Elektronische Signatur beim Scannen




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• ZPO - Zivilprozessordnung• keine Urkundenqualität

• Objekt des Augenscheins

• BDSG - Bundesdatenschutzgesetz• Datenschutz

• Recht auf Löschung personenbezogener Daten

• IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz

• Daten- und Dokumentenaustausch

• Elektronische Signatur (siehe SigG)

• Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz• Unterweisungsrecht

• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates




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• SigG – Signaturgesetz• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für

elektronische Signaturen• 3 (+ 1) Qualitäten der elektronischen Signatur

• EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz• Herkunftslandprinzip• Revisionssichere Protokollierung von

Geschäftstransaktionen

• VwVfG – Verwaltungsverfahrensgesetz• 3. Änderungsgesetz mit Verankerung der elektronischen

Signatur in zahlreichen Bereichen




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Verordnungen und Umsetzungsrichtlinien

• GoBS • Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter

Buchführungssysteme

• GDPdU • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler

Unterlagen

• SiGV• Signaturverordnung

• SRVwV• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das

Rechnungswesen in der Sozialversicherung

• u.a.




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SRVwV

• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung

• Letzte Änderung 06.08.1999• § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten

• Elektronische Signatur• Bildliche Wiedergabe

• § 36 (2) Aufbewahrung von Daten• Ursprünglicher Inhalt unveränderbar• Maschinell verwendbare Datenträger

• § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente




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Gesetzliches Umfeld in DeutschlandGesetzesänderungen

• Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /

• Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung /

• Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / - Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von / Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts (Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente nicht in elektronischer Form akzeptiert werden /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / - Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen, Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein-Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / - Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form wird in einem § eingefügt. /

• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / - Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. /



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RechtsfragenArchivierung von Dokumenten

In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:• Was kann weggeworfen werden?• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette

ohne Papier.” (Unbekannt)

In der neuen digitalen Welt folgende:• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor

es für immer verloren ist?• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher

dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert?

• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.



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Handelsgesetzbuch / AbgabenordnungHGB / AO

• Einführungsgesetz zu Abgabenordnung 1977• Geändert am 14.07.2000

EGAO §19b: §146 Abs. 5. §147 Abs. 2, 5 und 5 sowie §200 Abs. 1 der Abgabenordnung ... sind ab dem 01.01.2002 anzuwenden

• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden



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Bürgerliches GesetzbuchBGB

• §126 Schriftform• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung• Änderung von Schriftform in elektronische Form

und Textform. Gleichstellung elektronischer Dokumente

• Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen Dokuments kann sich auf die Vermutung der Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene Chipkarte missbraucht haben



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Ausnahmen von der elektronischen Form:• Verbraucherschutz • Kündigung, Beendigung, Befristung eines

Arbeitsverhältnisses • Zeugnis• Bürgschaftserklärung• Schuldversprechen• Schuldanerkenntnis



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• „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom 3.7.2001

• Die Textform soll die eigenhändige Unterschrift der erklärenden Person in bestimmten Fällen entbehrlich machen (§126 a)

• Die elektronische Form kann die Schriftform und damit die eigenhändige Unterschrift ersetzen, wenn das elektronische Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist (§126 b)



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Elektronisches GeschäftsverkehrgesetzEGG

• In Kraft seit 20.12.2001• Herkunftslandprinzip

• Unternehmen müssen sich nicht in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten

• Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz)

• Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen. „Elektronischer Poststempel“



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Elektronisches GeschäftsverkehrgesetzTDG & TDDSG

Teledienstegesetz (TDG)• Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer

Homepage• Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider

und Access Provider• Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst• Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung

Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG)• Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig

personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern

• Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten• Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch

elektronisch einsehen zu können



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BundesdatenschutzgesetzBDSG

• Datenschutz• Löschung und Sperrung von Daten• Recht auf Löschung personengebundener Daten• In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter

Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden



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SignaturgesetzSigG

• Modellgesetz von 1997• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische

Signaturen• Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher

zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten

• § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige elektronische Sicherheitseinrichtungen

• § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für Leistungen von Subunternehmern

• § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung • Mindestdeckungsvorsorge von 250.000€. Haftung für

Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung



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SignaturverordnungSigV

• Seit Oktober 2001• Qualifizierte Signaturen• Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt• Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische

Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats

• § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische Komponenten

• Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue Datenorganisation



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ZivilprozessordnungZPO

• § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sog. Beweis des ersten Anscheins

• Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde

• Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden



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ZivilprozessordnungZPO

• Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung

• Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert

• Und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel



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BetriebsverfassungsgesetzBetrVerfG

• §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers(1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten.

• §91 MitbestimmungsrechtWerden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung ... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen.



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Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter BuchführungssystemeGoBS• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995• Auch bei Dokumenten-Management und

elektronischen Archivsystemen anzuwenden• Verfahrensdokumentation



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SRVwV

• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung

• Letzte Änderung 06.08.1999• § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten

• Elektronische Signatur• Bildliche Wiedergabe

• § 36 (2) Aufbewahrung von Daten• Ursprünglicher Inhalt unveränderbar• Maschinell verwendbare Datenträger

• § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente




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GDPdUProblemfelder

• Neue Rechtsbegriffe• Wahrung der Verhältnismäßigkeit• Komprimierte Informationen• eMail• Zumutbare Mitwirkung• Haftung bei Systemabstürzen



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GDPdU und andere Gesetze

Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld

• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und

Dokumente

• Gültigkeit• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen

• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO



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GDPdUHandlungsbedarf für Unternehmen

• Was sind steuerlich relevante Informationen?• Auf welchen Datenträgern werden diese

vorgehalten?• Welche Medien sind langfristig geeignet?• Welche Zugriffsrechte benötigt ein Prüfer?• Müssen Hard- und/oder Software vorgehalten

werden?• Planung von Migrationen• Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen• Nötige Abstimmungen zwischen EDV und Prüfer• Prüfen von Auswertungs-, Filter- und

Sortiermodulen



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Wichtige Aussagen der GDPdU

I. Datenzugriff

• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit

• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)

b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)

c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)



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II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der

elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1

AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden

• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung

• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen



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III. Archivierung digitaler Unterlagen

• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für

auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher

(WORM-Verfahren: write once read many)



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Prüfungssoftware IDEAAllgemeines (1)

• Analysetool für Betriebsprüfungen• Vor über 17 Jahren vom Kanadischen

Rechnungshof entwickelt• BMF hat 14.000 Lizenzen erworben• Deutscher Vertrieb über die Firma Audicon

(hat den neuen XML-basierten Beschreibungsstandard entwickelt)

• Datenbestände des zu prüfenden Unternehmens werden auf Datenträger kopiert

• Der Prüfer kann somit direkt vom (lokalen) Datenträger aus arbeiten




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Prüfungssoftware IDEAAllgemeines (2)

• Nach wie vor lässt die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs-und Archivierungssysteme keine Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard-und Software mit den „GDPdU“ und den „GoBS“ zu.

• Vor dem Hintergrund der vom Softwarehersteller frei wählbaren Beschreibung der Datenstrukturen gilt dies gleichermaßen für eine nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung konzipierte „GDPdU“-Schnittstelle.

• Über die Firma Audicon (http://www.audicon.net) kann der aktuelle „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“angefordert werden




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Prüfungssoftware IDEAZugelassene Formate

• Sofern die zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen in maschinell verwertbarer Form vorliegen, können mit IDEA prinzipiell folgende Formate verarbeitet werden:

• ASCII feste Länge und ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)

• EBCDIC feste Länge und EBCDIC Dateien mit variabler Länge• Excel und Access (auch ältere Versionen)• dBASE• Lotus 123• Druckdateien• Dateien von SAP/AIS• Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-

Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen

• Dateien im IDEA-Format (mit XML-Beschreibung)




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Prüfungssoftware IDEAZugelassene DV-Systeme

• Die Installation der Prüfsoftware erfolgt ausschließlich auf den Laptops der Außenprüfer und Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung

• Auf DV-Systemen des Steuerpflichtigen, eines beauftragten Dritten oder seines steuerlichen Beraters darf IDEA durch die Prüfer des BMF aus lizenzrechtlichen Gründen keinesfalls installiert werden

• Der Prüfer hat keine Möglichkeit, sich mit Hilfe seiner Prüfsoftware ohne Kenntnis und Möglichkeit der Einflussnahme durch den Steuerpflichtigen Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten zu verschaffen




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Codes of Best Practice

( oder besser Codes of Common Practice ? )




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Die Rolle von „Codes of Best Practice“

Unverbindliche Richtlinien mit halboffiziellem Charakter

Europa: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• DLM (Document Lifecycle Management)• MoReq (Model Requirements)

England: • BSI (British Standards Institution)

Deutschland: • VOI (Verband Organisation und Information)

Schweiz, Norwegen etc.• Diverse eigenständige Codes




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Grundsätze der elektronischen Archivierung in Deutschland

• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften




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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen

3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein

4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können

6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können

„Code of Practice“ in DeutschlandZehn Merksätze (1)




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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen

„Code of Practice“ in DeutschlandZehn Merksätze (2)




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Standardisierung

Standards für Architekturen und Schnittstellen

Standards für Metadaten, Dokumente, Speicher

Bewertung und Zukunft von Standards und Normen




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Standards

• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt:

• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...

• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...

• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:• alt: TIFF, JPEG, HTML

• neu: XML, JPEG2000, PDF

• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-

Dialekte, Metadatenstandards

elektronische Signatur ...

• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...© PROJECT CONSULT 2002



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Internet Standards

• Protokoll-Ebene• TCP/IP

• HTTP, SHTTP

• Schnittstellen-Ebene• WebDAV für Workflow und Dokumentenmanagement

• XML © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Format-Ebene• HTML, derzeit Version 4, Ausbau als XHTML

• XML, einschließlich spezialisierter Ausprägungen

• Dokumentformate aus dem klassischen Umfeld (PDF,

JPEG2000)




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• Oktober 1998 von IETF (Internet Engineering Task Force) in Leben gerufen

• Regelt den Zugriff auf Inhalte eines Dokumenten-Management-Systems über das Internet

• Änderung des Inhalts und der Struktur eines Dokumentes im Team ist möglich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Der reinen Lesezugriffe von HTTP-Protokoll werden um den schreibende Zugriffe erweitert

World Wide Web Distributed Authoring und Versioning (WebDAV)




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• ISO 15489 Records Management • Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten

und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen • Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen

von Schriftgutverwaltungssystemen• Standard geht nicht wesentlich über Definitionen

zum Thema hinaus• Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten

Länder

Records ManagementISO15489




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ISO 82045

• Teil 1: Generelle Beschreibung der Konzepte, Methoden, Verfahren und Prozesse

• Teil 2: Sammlung der definierten Metadaten im Sinne eines Data Dictionarys

• Teile 4,5 (Noch in der Entwurfsphase): spezifische Applikationsstandards, z.B. für die Archivierung, Bauindustrie

Keine Standardisierung von Formaten sondern:• ein generischer Ansatz, um auf die Ebene der

beschreibenden Daten zu gelangen• die Vereinfachung von Schnittstellen

• Datenelemente sollen mit einer verbindlichen Semantik und einer standardisierten Ausprägung zur Verfügung gestellt werden



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• MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records

• Veröffentlicht von der Europäischen Kommission• MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher

einer oberflächliche Guideline nah• Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-

Management- und Archivsystemen• Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung

elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen

Model RequirementsMoReq




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Proprietäre Standards




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• DoD 5015.2: Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement

• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen• Informationsmanagement• Systemmanagement © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 ,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein

• Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen

Department of DefenseDoD 5015.2




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• Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs

• Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren

• 1. Version vom Dezember 1997• Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund

(aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene)

• Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger)

• Zertifizierung

Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (1)




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Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen:• Schriftgutverwaltungssystem

• Verwaltung von Metadaten• Virtuelle elektronische Akten für papierbasierte

Dokumente

• Elektronische Aktenablage• Zusätzlich Dokumente in elektronischer Form in der Akte

(Fax, E-Mail, elektronische Dokumente, Scannen)

• Vorgangsbearbeitungssystem• Erweiterung der elektronischen Aktenablage um

Funktionalitäten, die den Prozess der Bearbeitung unterstützen





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Quelle: www.bund.de© PROJECT CONSULT 2002



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Unterstützungsstufen nach DOMEA-Konzept

ElektronischeSchriftgutverwaltung

ElektronischeAktenablage

ElektronischeVorgangsbearbeitung

• digitaler Nachweis analoger Akten durch Metainformationen• Recherche in Metainformationen

• digitaler Nachweis elektronischer Akten • Scannen (OCR) vor und nach der Bear- beitung• Übernahme von Fax, E-Mail, E-Dokumente in die vollständige elektronische Akte

• IT-gestützte Bearbeitung und digitaler Nachweis des Geschäftsgangs in elektr. Vorgängen und Akten

• E-Verfügungen und GG-Vermerke• Laufwegsteuerung, Standardlaufwege• Recherche in Meta- und Primärinformationen• Volltextrecherche



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Das Verfahren zur Aussonderung elektronischer Akten



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DOMEAHinweise

• ZertifizierungDer endgültige Zeitpunkt der Zertifizierung ist noch unbestimmt, so dass in aktuellen Auswahlverfahren nur inhaltliche Komponenten berücksichtigt werden können

• DOMEA beinhaltet keine Aussagen zur elektronischen Unterschrift, die im öffentlichen Verwaltungsbereich jedoch von erheblicher Bedeutung sind

• DOMEA enthält keine evaluierbaren technischen sondern funktionale Spezifikationen, so dass Inkompatibilitäten möglich sind

• DOMEA-Zertifizierungen gibt es für Suchmaschinen, Archiv und Workflow, so dass Komplettanbieter auf ihre spezifische Zertifizierung geprüft werden müssen

• Das Angebot an zertifizierten Produkten weitet sich aus, mehrere Anbieter streben die Zertifizierung an




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SAGA – Standard und Architektur für eGovernment Anwendungen

• Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 entwickeltes Dokument, dass Standards und Architekturen vorschreibt und bewertet, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.

• SAGA ist ein ganzheitlicher Ansatz und umfasst alle Standards und Architekturen, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.

• Schwerpunktbereiche in denen die Dienstleistungen eingesetzt werden sollen sind:

• Government to Citizens• Government to Business• Government to Government




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Dokumenten-Standards




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eXtensible Markup LanguageXML (1)

• Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten

• Echte Untermenge von SGML (SGML light) • kein Binärformat sondern Textformat• XML-Dokumente bestehen aus den Teilen

Definition (DTD) und Instanz• DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten

Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Unterscheidung von wohlgeformten (well formed) und gültigen (valid) Dokumenteninstanzen

• XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest




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Unterschiedliche Strategien für Format-Definitionen:• RDF Resource Description Framework

• Ziel ist es, Ressourcen, Zusammenhänge zwischen Ressourcen und ihre Eigenschaften zu beschreiben

• Metasprache für Metadaten • Kern der Umsetzung bildet XML

• DTD Document Type Definition• Sprache zur Definition von XML-Vokabularen

• Schemata• Nachfolger der bekannten Document Type Definition

(DTD)





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InhaltDTD,

SchemaXSL

XML




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<?xml version=“1.0“?><!DOCTYPE EMAIL [

<!ELEMENT EMAIL (TO,FROM,CC,SUBJECT,BODY)><!ELEMENT TO (#PCDATA)><!ELEMENT FROM (#PCDATA)><!ELEMENT CC (#PCDATA)><!ELEMENT SUBJECT (#PCDATA)><!ELEMENT BODY (#PCDATA)>]>

<EMAIL><TO>[email protected]</TO><FROM>[email protected]</FROM><CC>[email protected]</CC><SUBJECT>Erste DTD</SUBJECT><BODY>PROJECT CONSULT in Hamburg</BODY>

</EMAIL>





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• JPEG2000 ist seit dem 02.01.2001 offizieller Standard der ISO

• Neuer weltweiter Kompressionsstandard für statische Bilder

• Standard basiert auf einer Wavelet-Kompression, • Weiteres Speicherformat mit der Endung ".j2k„ für

die Einsatzgebiete• elektronische Speicherung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• elektronische Archivierung • Langzeitarchivierung

Joint Photographic Expert GroupJPEG 2000




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• Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt

• Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird nicht unterstützt

• Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• TIFF kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden

Tagged Image File FormatTIFF




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• Von der Firma Adobe entwickelt• Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente

unabhängig von• Textverarbeitungsprogramm und/oder• Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

originalgetreu zu nutzen• Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und

Schriftinformationen des Originals• unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften• Für steuerliche Unterlagen ist das PDF Format nicht

zugelassen, da es die geforderte Unveränderlichkeit, Reproduzierbarkeit und langfristige Verfügbarkeit der GoBS nicht erfüllt

• PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript (.ps)• Wird mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder anderen

PDF-Viewern gelesen

Portable Document FormatPDF




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PDF als ISO-Norm

• PDF ist als Standard in der ISO Norm 15930-3 als PDF/X-3 definiert

Es bestand die Notwendigkeit für einen Standard, • der internationale Anerkennung und Verwendung genießt,• die sichere Aufbewahrung von Informationen garantiert,• systemunabhängig ist,• auch in einigen Jahrzehnten die archivierten Informationen

problemlos zur Verfügung stellt.

• Also PDF?• Vorteile:

• Aus fast allen Systemen können PDF-Dateien generiert werden• Systemunabhängig

• Nachteil:• Mangelnde Unveränderbarkeit



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Metadaten-Standards




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Metadaten-StandardsDublin Core

1. Titel2. Verfasser oder Urheber3. Thema und Stichwörter4. Inhaltliche Beschreibung5. Verleger bzw. Herausgeber6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften7. Datum8. Ressourcenart9. Format10. Ressourcen-Identifikation11. Quelle12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben15. Rechtliche Bedingungen




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Metadaten-StandardsMoReq (1)

• Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa

• Identifier

• Name

• Descriptive keywords

• Description

• Date opened

• Date closed

• Person or post responsible for maintenance




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Metadaten-StandardsMoReq (2)

• User group access rights

• User access rights

• Security category

• Rule(s) for closing volumes

• User-defined metadata elements

• Deletion date

• Deleted by

• Retention schedule

• Classification history

• Reason for re-classification




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Metadaten-StandardsXML-Umfeld

RDF Resource Description Framework

XMI XML Metadata Interchange

Etc.

• Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version

• XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet

• Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten




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Speichermedien-Standards




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Digitale optische Speichermedien:

• WORM (Write Once Read Many)• CD (Compact Disk) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• DVD (Digital Versatile Disk)

Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht?

Standards von Speichermedien




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Datensicherheit digitaler optischer Archive - Technische Datensicherheit

• wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher

• ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner 10-12 Bit

• 1.000.000.000.000 Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren• etwa 1000 Gigabyte oder ca. 2000 Stunden ununterbrochener

Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird

• geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes

• keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich • lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und

direkter physikalischer Zerstörung erforderlich




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Standards von SpeichermedienWORM (Write Once Read Many)

• Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien

• True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien

• Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“• Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium• Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ

gering• Teure Medien (ca. 40 €)




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Standards von SpeichermedienCD (Compact Disk)

• CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar)• CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar)• CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur

noch lesbar)• CD-I (Interaktive Spiele etc.) • Photo-CD • CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander)• Lesbarkeit der Daten 10-15 Jahre• Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.)• Günstige Medien (ca. 0,25 €)




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Standards von SpeichermedienDVD (Digital Versatile Disk)

• Gleiche Abmessung wie eine CD• Zwei Schichten pro Seite (beidseitig)• Verschiedene Formate, weitere zu erwarten• Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.)• Teurere Medien (ca. 10 €)




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102

WORM-Tapes

• Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)• Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar• Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem

Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration

• Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert)

• Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller

• Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€)




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Festplattenspeicher

• Z.B. Centera von EMC• Einfaches Management• Sehr schnell Datenzugriffe• Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität

der Daten• Wahrung der Integrität• Replikation• Ein 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt)




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104

Architektur

Referenz-Datenbanksysteme

Content Management

Plattformen



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105

Architektur von ArchivsystemenZwei Architekturen im Wettbewerb



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106

Architektur von ArchivsystemenDREI Architekturen im Wettbewerb

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer



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Traditionelle monolithische Anwendungen

ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (1)



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108


ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

Geschlossene "Insel"-Anwendungen

Client

Applikation

DMS

Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die DMS-Applikation einge-bunden werden

Kein Dienste-Konzept

Häufig fehlende Modularität





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Web-ServerEngines

Jukebox

WorkflowDMS

Anwendungen

WorkflowDMS

Anwendungen

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

Benutzeroberfläche

Index-DB

DMS alsMaster-Anwendung

ModulareC/S-

Anwendungen




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ModulareC/S-

Anwendungen

Web-Server

Anwendung

Jukebox

Anwendung

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

DMSWorkflow

Workflow DMS

Engine

DB

DMS EnablingAnwendung

Engines

• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von

kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-

Engines werden in kommerzielle Anwendungen




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ModulareC/S-

Anwendungen

Engines

ServerDienste

DMS-Repositories

BrowserApplet

Jukebox

DMS-Service

Web-Server

Web-Server




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112


Ablage-Ebene

ClientOberfläche

Recherche-Client

LokalesDokumen -ten -Mana -

gement

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

“Enabling”

Anwendung

LokalesDokumen -ten -Mana -

gement

Viewer-Anzeige-

komponenteZugriff

Daten-bank

CacheLokali -sierer

UniqueIdentifier

Konverter Versions -Management

Archiv-Ebene

IRS Speicher-system-

verwaltung

Benutzer-verwal -

tungWorkflowNotesFAX

...

Autori -sierung -Interface

WorkflowGroup -ware -

Interface

Fax-Interface

Eine Archivsystemschnittstelle

Verschiedene Schnittstellen

Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (1)

...


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung



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113


Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (2)

ViewerFAX E-Mail SAPRecher-

cheScan-nen

Benutzer-verwal-

tung

FAXDienst

E-MailDienst

SAP

Ablage-Ebene

dynami-schesDMS

ZugriffschutzSicherheit

Single Login

ZugriffschutzSicherheit

Web-Service

Applet

Index-DB

Office-Integration

Anwen-dungs-

Enabling

Work-flow

Work-flow-

Engine

Archiv-Ebene



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114

Portale als Zukunftsplattform

Internet

Info

rmat

ion

Ag

gre

gat

ion

& P

ub

lish

ing

Kn

ow

ledg

e

Man

agem

ent

RetrievalGroupware

ER

P

Dokumenten-

Management

Business

Intelligence

PC DOCSHummingbird

Dataware

grapeVine

HyperwaveIntraspect

SemiaVerityAutonomy

Knowledge Track

Verge Perspecta

DatachannelSagemaker

GiyphicaPowerize.com

Coextant

Aaneid

Microsoft

Lotus/IBM

Radnet

InfoImage SAP (mySAP)

PeopleSoftJ.D.Edwards

Oracle

Ariba

Yahoo!

AOL/NetscapeInfoseek

Inktomi

Portera

EpicentricIntranetSolutions

OpenTextDocumentum

Gauss

ViadorHummingbird

Sqribe

InformationAdvantage

Top Tiar




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115

Dynamische Ablage

und

Langzeitarchiv



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116

Architektur von ArchivsystemenAblage-Ebene (1)

Ablage-Ebene:

• Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen

• Standardschnittstellen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Dienste



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Architektur von ArchivsystemenAblage-Ebene (2)

Dienste:• Speicherhierarchie• Informationsobjektverwaltung• Caching• Versionsmanagement• Konverter• Unique Identifier - Generator• Lokalisiereru.a.

Schnittstelle Archiv

Speichermedium

SchnittstelleBK-Software

SchnittstelleApplikation

SchnittstelleVorgangsbearbeitung

SchnittstelleGroupware ..........

Integrierte

oder

externeDatenbank

Integrierte

oder

externeDatenbank

HD

Festplatte



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118

Architektur von ArchivsystemenArchiv-Ebene (1)

Archiv-Ebene:

• Verwaltung von unveränderbaren, langzeitig zu archivierenden Informationen

• Digitale optische Speicher © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer



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119


Architektur von ArchivsystemenArchiv-Ebene (2)

IRSInformation Retrieval System

Verwaltungssoftware für die physikalischeAdressierung der Informationsobjekte

Pflegesoftware

Schnittstellezur Indexdatenbank

Schnittstellezum Ablagesystem

Online Archiv Offline Archiv

Treibersoftware

Laufwerke

Jukebox

Speichermedium

ausgelagerteOffline-Medien

Jukebox

IRS

DB



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Der Speicher für WORM: die Jukebox

• „Online“ Medium befindet sich im Laufwerk

• „Nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt

• „Offline“Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“



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121

Empfehlung

• Nutzen Sie eine möglichst unabhängige Ablage (oder ein dynamisches Dokumentenmanagement-System) zur Entlastung Ihrer operativen Systeme

• Automatisieren Sie den Übergang von Ablage ins Archiv auf Basis von Regeln und Klassen – möglichst ohne manuelle Interaktion © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Achten Sie darauf, dass der Zugriff auf Ablage und Archiv gemeinsam geschieht

• Die Ablage ist mehr als nur ein Cache



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122

Architektur von ArchivsystemenGrundsätzlich

• Referenz-Datenbank mit separatem Repository• BLOB-Datenbank oder

integriertes Content Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer




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Architektur von ArchivsystemenTraditionelle Referenz-Datenbank

Pointer

Jukebox

Referenz-Datenbank



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Nutzung beliebiger Speichersubsysteme

• WORM-Medien• Magnetische Speicher

• Jukeboxen• Mikrofilm CAR-Systeme• Bandlaufwerke und Bandroboter



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Architektur von ArchivsystemenBLOB-Datenbank

BLOB (Binary Large Object)• Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in

einer Datenbank

BLOB-Datenbank

Dokument



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ArchitekturenVor- und Nachteile

Traditionelle Referenz-Datenbank

BLOB-Datenbank /Integriertes Content Management

Vorteile • Skalier- und Kaskadierbarkeit

• on-line,near-line und off-line Verwaltung

• geeignet für große Mengen

• Geschwindigkeit

• Bearbeitung

• keine separaten speziellen Subsysteme

Nachteile • Pärformante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware

• Skalierbarkeit

• Replikation bei großen Mengen

• Unveränderbarkeit



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Logisches Löschen

• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von authorisierten Personen weiterhin gefunden werden

• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)

• Protokollierung von Löschungen



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Logisches Löschen auf WORM

• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von authorisierten Personen weiterhin gefunden werden

• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)




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Physisches Löschen auf WORM

• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen

• Das Dokument löschen

A) problematisch: Operationen auf dem Medium

B) gängig: alle noch gültigen Einträge auf ein neues Medium umkopieren, Daten- träger vernichten




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Empfehlung

• Referenz-Datenbank-Architekturen machen weiterhin bei großen Daten- und Dokumentenmengen Sinn © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Systeme nach dem „BLOB“-Prinzip haben unter Umständen Skalierungs-, Konsistenz-, Verteilungs- und Performance-Probleme



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Content Management



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• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden

• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen

Definitionen Was ist Content ? (1)



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• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)

• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)

• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

Definitionen Was ist Content ? (2)



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DefinitionenWas ist Content-Management (CM) ?

• Content-Management-Systeme (CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen

• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (CM im engeren Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung,

Sichten)

• CM im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)

• CM ist die Weiterführung von Dokumenten-Management mit Nutzung von Internet-Technologien

• Die Begriffe Content-Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt



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135

DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?

• Web-Content-Management (WCM) umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen

• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:

• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)

• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)

• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite

• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content

für offene Benutzergemeinschaften im Internet



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136

DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?

• Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse



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137

DefinitionenWas ist eBusiness ? (1)

• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien

• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:

• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),

• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)

• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)



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138

DefinitionenWas ist eBusiness ? (2)

• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus

• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Content Syndication, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein



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139

• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden

• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen

Content-ManagementDefinitionen, Architektur und Standards



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140

• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)

• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)

• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

Content-ManagementDefinitionen, Architektur und Standards



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141

• Content Management Systeme im übergreifenden Sinn unterstützen• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)

• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien

• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt

Content ManagementContent Management Systeme



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142

• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen

• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:

• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)

• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)

• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite

• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung

• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.

Content ManagementWCM Web Content Management



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143

Content-Management WCM Skalierung

WCM Editing• WCM Editing Lösungen schaffen vor allem den Content

und unterstützen den Editionsprozess mit Workflow-Funktionalität.

WCM Repository• Internes Management von Informationen und Laufzeit-

Festlegung

WCM Publication• Zusätzlich zu „pull“-Mechanismen bieten diese Lösungen

„push“-Methoden zur Verteilung spezieller Informationen.

WCM eBusiness• Die integrierten Systeme stellen mehr als nur Adaption,

Management und die Verbreitung des Content bereit. Weitere Funktionen erlauben auch eine direkte Interaktion und eine individuelle Nutzung.



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144

Content-Managementals reines Redaktionssystem

Firewall

WebServer

Präsentation

Redaktions-Applikation

InhalteLayoutPublikationsprozess

ContentRepository



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145

Content-Management als Intranet- / Internet-Lösung

Firewall

Redaktions-Applikation

Nutzungs-Applikation

ContentManagement

WorkflowEngine

Intranet

Server

Application

Server

(eBusiness)

LegacySystems

Content Repository

WebServer

Präsentation



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146

• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse

Content ManagementEnterprise Content Management (ECM)



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147

Content-Management ECM Funktionale Lösungsansätze

ECM Portal• Browserbasierte personalisierte Anzeige für den

Informationenzugriff von internen und externen Quellen wie auch der Ersatz von alten Host und/oder Client Anzeigen

ECM Data/Document Warehouse• Applets, Middleware und Metadatenbanken für die

Kombination und Zusammenfassung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen des Unternehmens

ECM Workflow• Prozessgesteuerte Verdichtung von Informationen• Überschneidungen mit EAI Enterprise Application Integration

ECM Knowledge-Management• Adaption von strukturierten und unstrukturierten

Informationen inklusive EBT



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148

Content-ManagementMAM Media-Asset-Management

• Variante des Content-Managements mit besonderen Anforderung an eine sichere Archivierung

• Grosse Bestände / Volumina

• Spezielle Formate (Video, Sprache, eBooks, etc.)

• Performanceanforderung (Download, Streaming, etc.)

• eBilling

• DRM Digital-Rights-Management (Signaturen, Wasserzeichen, etc.)

• Kopierschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Rendition-Management

• Navigation / einfache User-Interfaces

• Content Syndication



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149

Content-Managementals integriertes ECM-System

Firewall

Portal

InterfaceRedaktions-Applikation

Capture

Fachan-wendung

Groupware-Kommuni-

kation

ERPApplication

Portal

Intranet

Server

Content

Management

Classification

Knowledge

Management

Application

ServerGroupware

ServerERP

Content

RepositoryLegacy Groupware

RepositoryERP

Repository

Enterprise Records Management

(Archivierung)

DMSWorkflow

EA

I

WebServer

Präsentation

eBusiness-Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled



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150

WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI

E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE

CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.

ENTERPRISE CONTENT

MANAGMENT

ORDERPROCESSING

WAREHOUSEMANAGEMENT

ERPSHIPPINGSYSTEMS

ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT

FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS

DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE

E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION

SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN

MGT.SUPPLY-CHAIN

MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.COMMERCE(FRONT-END

APPLICATIONS

PORTALSPORTALS

B2EB2E

B2CB2C

B2B B2B

BROWSERSBROWSERS

Von DM zu ECM Komponenten-Architektur



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151




ENTERPRISE CONTENT

MANAGMENT

ORDERPROCESSING

WAREHOUSEMANAGEMENT

ERPSHIPPINGSYSTEMS






MGT.SUPPLY-CHAIN

MGT.MARKETING



APPLICATIONS

PORTALSPORTALS

B2EB2E

B2CB2C

B2B B2B

BROWSERSBROWSERS


Basis Idee Nr. 1Enterprise Content Management

als

Integrative Middleware



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152




ENTERPRISE CONTENT

MANAGMENT

ORDERPROCESSING

WAREHOUSEMANAGEMENT

ERPSHIPPINGSYSTEMS






MGT.SUPPLY-CHAIN

MGT.MARKETING



APPLICATIONS

PORTALSPORTALS

B2EB2E

B2CB2C

B2B B2B

BROWSERSBROWSERS



als

unabhängige Dienstefür alle Anwendungen



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153




ENTERPRISE CONTENT

MANAGMENT

ORDERPROCESSING

WAREHOUSEMANAGEMENT

ERPSHIPPINGSYSTEMS






MGT.SUPPLY-CHAIN

MGT.MARKETING



APPLICATIONS

PORTALSPORTALS

B2EB2E

B2CB2C

B2B B2B

BROWSERSBROWSERS



als

ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp



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154

Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

Officeapps

Webapps

Kunde

Unternehmen

Pe

rso

na

lisie

rter

Co

nte

nt

Mobil

PropertiesMeta data

DatenbankenFederated repository

Au

tom

atis

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e P

roze

sse

ED

M S

ervi

ces

Intranet/extranet Infrastruktur

CM Products

Te

mp

late

s &

sty

les

De

sig

n &

dev

ice

s

Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Document bases



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155

Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

Officeapps

Webapps

Kunde

Unternehmen

Pe

rso

na

lisie

rter

Co

nte

nt

Mobil

PropertiesMeta data

DatenbankenGemeinsamer Speicher

Au

tom

atis

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e P

roze

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ED

M S

ervi

ces

Intranet/extranet Infrastruktur

CM Products

Vo

rlag

en &

Stil

e

De

sig

n &

dev

ice

s

Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Dokumenten Grundlage

Eine

zukünftige Basis-

Technologie

XML



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156

Funktionale Mindestanforderungen



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157

Anforderungen an unternehmensweites Dokumenten-Management

• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Recherche-Client oder Einbindung in

vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Archive• Integration in vorhandene Systeme




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158

Funktionale Anforderungen

Grundfunktionen• Erfassen• Erschließen• Verwalten• Speichern• Finden• Zugänglich machen• Sichern• Reproduzieren• Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Migrieren© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002




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159

Funktionale Anforderungen an DMS

• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek

• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen

• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern)

• Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen




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160

Erfassung

• Arten von Daten und Informationen die erfasst werden

• Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) • Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache,

Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Kodierte Informationen (WORD, etc.)

• Arten der Erfassung von Informationen• vollautomatisch (OCR, ICR)• teilautomatisch • manuell




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161

ScannenUnterschiede und Problemfelder

• Individuelles Schriftgut• Eindeutig identifizierbar• Schlecht identifizierbar• „No-Scans“

• Vordrucke• Selbst gestaltet• Fremdvordrucke

• Gleichbehandlung• Scannen und Fax• E-Mail• Internet-Formulare




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162

Nomenklatur, Ordnung, Indizierung



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163

Indizierung

• Mit Hilfe eines kontrollierten Wortschatzes werden Objekte einheitlich und eindeutig strukturiert

• Informationsobjekte in Archivsystemen werden identifiziert, inhaltlich beschrieben und geordnet

• Unterschiedliche Methoden:• Volltext Indizierung• Manuelle Indizierung• Automatsche Klassifikation• Automatische Teilindizierung




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164

Strukturmodell

Dokument

Dokument

-

Metadaten

Ordnungskriterien

Dokument(-name)

- Versicherungsnummer

- D angelegt von :

(Sign.)

- D angelegt am :

- Zuordnung zu Register

- Art des D

- Reha

- V-Rente

- Regress

Vorgang

Z.B.: Antrag auf Alters-

Rente


- Inhaltsverzeichnis

(Linkliste)

- V angelegt von :

-V angelegt am :

-Signatur:

- V aufzubewahren bis :

@akte

„elektronischer

Aktendeckel“- Versicherungsnummer

- Geburtsdatum

- Name

- PLZ

- GKZ

- Dokumententyp

- Inhaltsverzeichnis

-Aufbewahrungsfristen je Register

-Schlüsselwörter

- Signatur

-.....

- Beitrag

- H-Rente

Durch die elektronische Aufbewahrung von mit Zeitstempel u. Signatur versehenen Mehrstücken (Snapshots von Bearbeitungsschritten) kann die Historie der @akte dargestellt werden.



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165

Struktur der elektronischen Akte

@akte

Objekte

Die @akte besteht aus einer Objekthierarchie mit Akte, Register, Vorgang u. Dokument, wobei die Dokumente durch Links (Verweise) mit dem Vorgang/Register/Akte verbunden sind.

Register

Vorgang



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166

Mögl. Aufbau und Meta-Daten

Ordnungskriterien(Metadaten)

Ansichten

der @akte

Bearbeitungs und Protokollinformationen(Metadaten)

Register(Metadaten)

Metadaten

- chronologisch innerh. d. Register

- chronologisch insgesamt.

- nach Autor, Gruppe, Abschnitt

- nach WVs

- nach Aufbewahrungsfrist


- Geburtsdatum

- Name

- PLZ

- GKZ

- Dokumententyp

- Beitrag

- V-Rente

- H-Rente

- Reha

- Regress

Dabei gibt es jeweils

Dokumente u. Vorgänge

@akte



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167

Unterschiede

• Ordnungskriterien, z.B. Ordnerstrukturen• Klassen, z.B. Dokumentenklassen• Identifizierende Merkmale, z.B. Versicherungs-

nummer• Klassifizierende Merkmale, z.B. Schlagworte• Status-Merkmale, z.B. zur Verwaltung



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168

Objekt

Ordnung- Visualisierung- Ablage

IdentifizierendeMerkmale- Identifikation- Fachbezeichnung

KlassifizierendeMerkmale- Inhaltlicher Bezug

Inhaltliche Rechte

Schlagworte- Beschreibende Merkmale- Freitext

Klassen mit Vererbung- Rechte- Schlagworte- Aufbewahrungsfristen

- Zuordnung- etc.

Status-Merkmale- Verwendung- Steuerung

Unique Identifier- Eineindeutige Systemkennung



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169

Anspruch an die Indizierung

• Der Datenbank-Index ist das Hauptzugriffskriterium• Der Index muss die Identifizierbarkeit,

Lokalisierbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente garantieren

• Ergebnisse müssen immer richtig, vollständig, eindeutig, aktuell sowie den Berechtigungen und Suchkriterien entsprechend sein

• Über alle Informationen direkt suchen geht nur bei interpretierbaren Daten, Vorstrukturierung und überschaubaren Mengen (nicht in der Jukebox)

• Aber: Content Management und Media Asset Management Systeme funktionieren anders



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170

Kontrollierter Wortschatz

• Der kontrollierte Wortschatz entspricht einer zentral gepflegten Fachbegriffssystematik

• Je nach Ausbau vergleichbar mit einem Thesaurus• Einheitlich für alle Informationen in einem

Unternehmen zu verwenden• Durch die Verwendung von Referenzvariablen

unabhängig von Veränderungen im Sprachgebrauch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Multilingualität• Gut kombinierbar mit regelbasierten Mechanismen

der automatischen Klassifikation



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171

Eindeutige Indizierung

• WiderspruchAutomatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung

• Stabilität• Volltext versus strukturierte Erschließung• Suchmaschinen „a la Google“ © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer



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172

Automatische Klassifikation vs. kontrolliertem Wortschatz (1)

• Manuelle Indizierung von Dokumenten stellt häufig einen Engpass dar

• Lediglich im COLD-Umfeld ist die Extraktion von Indexmerkmalen aus dem Output selbst eine übliche Verfahrenstechnik © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Die automatische Klassifikation selbst kann in zwei technologische Gruppen unterschieden werden:

• Regelbasierter Ansatz • Selbstlernender Verfahren



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173

Automatische Klassifikation vs.Kontrollierter Wortschatz (2)

• Regelbasierter Ansatz • setzen eine manuelle Definition der zu unterscheidenden

Merkmale voraus (transparent)• Bei Änderung von Merkmalen müssen auch die Regeln

angepasst werden• Verwendbar für eine komplette automatische Indizierung

• Selbstlernender Verfahren • erkennen aufgrund der Informationen selbst, welches die

relevanten Unterscheidungskriterien sind (nicht transparent)

• eine gewisse Lernmenge an manuell klassifizierten Informationen muss mitgeteilt werden

• Der Grad für eine „sichere“ Einsortierung lässt sich durch Festlegung entsprechender Schwellwerte einstellen

• mit einer überdimensionierten Lernmenge tritt der Effekt des Übertrainierens ein

• Reine Einsortierung, ersetzt i.d.R. keine komplette Indizierung



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174

Automatische Klassifikation vs.Kontrollierter Wortschatz (3)

• Nur durch die automatische Klassifikation von Dokumenten ist den Unternehmen allerdings wenig geholfen

• Wertvoll sind Lösungen, die die relevanten Daten extrahieren und mit Informationen aus operativen Systemen abgleichen

• Dieser Abgleich kann sowohl mit klassifizierenden Merkmalen (Stammdaten) erfolgen als auch mit klassifizierenden Merkmalen (inhaltlich beschreibend)

• Zum Abgleich mit klassifizierenden Merkmalen bietet sich ein kontrollierter Wortschatz an



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175

Dienste



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176

Speicherung (1)

• Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek)• Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des

zentralen Archives)• Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit

Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter)

• Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten




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177

Speicherung (2)

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten




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178

Speicherung (3)

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen




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179

Berechtigungssystem (1)

• Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert

• Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Berechtigungen:• Benutzer:

Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden.

• Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination




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180

Berechtigungssystem (2)

Berechtigungen:• Dokumentklasse:

Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.

• Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können




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181

Datenbank

• Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente

• Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User)

• Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv

• Unterschiedliche Typen:• Volltext Datenbank• Relationale Datenbank• BLOB Datenbank




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182

Konverter

• Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung

• Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung

• Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht

• Hinzufügen des Headers bei der Archivierung• Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus

dem Archiv




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183

Betrieb und Verfügbarkeit



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184

BetriebsanforderungenBedingungen

• Aufstellung• Zugangskontrolle• Server und Jukeboxen abschließbar• Klimatisierung• Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung

etc.• Brandschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Handhabung von Speichermedien• Sicherungskopien• Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien

• Überprüfung und Wartung• Routine-Untersuchungen• Dokumentation• Präventive Wartung und Tests




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185

BetriebsanforderungenProzesse

• Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen

• Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten

• Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein



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186

Protokollierung und Sicherheit

Journale

Berechtigungssystem

Restart & Recovery



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187

Protokollierung

• Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit

der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“

• Protokollierung von:• Wartung und Softwareupdates

• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten

• Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten

• Änderung am Datenmodell

• Fehlern

• Verlustbehafteten Konvertierungen

• etc.

• Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc.




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188

Journale

• Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung

• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit



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189

Journale

Notwendige Protokollierungen sind im Bereich:• Pflege• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten,• Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese

auf dem Server hinterlegt sind,• Nutzung• Protokollsätze mit den Angaben Benutzer,

Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.



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190

Journale

Die Sicherheitsmerkmale sind:• die Prüfsumme im Dokumentenheader,• die Eindeutigkeit des Unique Identifier,• die Unveränderbarkeit des Dokuments und des

Protokolls beim Speichern,• die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es

existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit,

das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.



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191

Journale

OfficeDokument

Signatur-Header

OfficeDokument

Informationsobjekt-Header

Signatur-Header

OfficeDokument

Informationsobjekt-Protokoll

UI X Y Z

UI,Datum,etc.

Daten zur Nutzung der Signatur

Erstellen Signieren Archivieren Protokollieren



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192

BerechtigungenBeispiele für Fehlerursachen

• Unzureichende Berechtigungsprofile• Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig• Keine Berechtigung auf die erforderlichen Anwendungen oder

Informationen• Restriktive Zugriffsrechte behindern Informationszugriff• Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv• Unkontrollierte Übernahme von Dokumenten und Akten aus

dem bestehenden Archiv• Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen

erforderlich• Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht

gewährleistet• Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten

Person abhängig• Vertretungsregelung nicht eindeutig



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193

Berechtigungen

Ziel sollte sein, möglichst vorhandene Benutzerverwaltungssysteme zu integrieren oder zumindest deren Daten zu nutzen zu können



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194

BerechtigungenNeutrale Benutzerberechtigungen

Benutzer• Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht

werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden

Benutzergruppe• Neutrale Benutzergruppen beinhalten vertikale (Lesen,

Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination

Dokumentklasse• Dokumentobjekten selbst können bestimmte

Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.

Sicherheitsanforderungen• Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist.

Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können.



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195

Datenschutz und Datensicherheit

Benutzer-profile

Benutzer-profile

datenschutz-rechtliche

Vorschriften

datenschutz-rechtliche

VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische

Planungen

organisatorischePlanungen

Software-komponenten

Software-komponenten

Hardware-komponenten



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196

Restart - Wiederanlauf

• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme

kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können

• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen



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197

Verfahren zum Wiederanlauf

• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.

innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren

• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb

• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen

Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich



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198

Teil-Recovery

• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar

• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe

oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery

und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt



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199

Voll-Recovery

• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen

• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des

gesamten Systems von den optischen Speichermedien

• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt



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200

Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst

(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)

Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim

Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der

optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die

im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall



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201

Herausforderungen an heutige Produkte

Intelligentes COLD, Transaktionsarchivierung, Elektronisch signierte Dokumente, Frühes, paralleles und spätes Archivieren, Dynamische Dokumente und Container, Automatische Klassifikation versus kontrollierter Wortschatz, Media Asset Management,

ASP Archivierung



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202

COLD & Listenarchivierung




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203

Verwaltungs- und Verfahrensrechtliche Vorschriften

• „Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften“ vom 27. August 2002

• Amtliche Papiere können nun auch elektronisch unterschieben werden

• Der Bürger hat die Wahl zwischen „Kugelschreiber und elektronischer Signatur“

• Notwendigkeit von Anpassungen durch die Landesregierungen

• Daher haben sich die Länder eine Frist bis zum 01.02.2003 durch den Bundesrat einräumen lassen

• Selbst wenn das Gesetz dann in Kraft tritt, werden die technischen Voraussetzungen weiterhin fehlen




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204

COLDDefinition

COLD: Ursprünglich für

Computer Output on Laserdisk

Heute:

• Archivierung von strukturierten Daten als Listen

(Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung)

• Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und

Layout-Informationen (Druck-Output)

• Migration mit Übernahme von Daten und Objekten

zur Füllung von Datenbanken und Repositories

COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-

Schnittstelle© PROJECT CONSULT 2002



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205

COLDProzesse

• Konverter: • Formatumwandlung• Indexkomplettierung

• Archiv:• Indizierung• Archivobjektbildung

• Index-DB: • Primär-und Sekundär-Index • Volltext

• Speicher:• Einzelobjektarchivierung• Containerarchivierung


VAX

HOST Konverter

Index-DB

ArchivSpeicher

AnwendungKonverter

Datenbank

Daten

Output-

Objekte

Importfähige

Objekte

Indexeinträge

Archivobjekte




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206

Typen von COLD-VerfahrenListen im Daten-Format

Konverter

Listen

Formatdefinitionen

Lieferndes System

Liste imOriginalformat

Liste imneutralen Format

Referenz Format

ContainerObjekt

Objekt

Index-DB





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207

COLD

• Definitionen und Abgrenzungen

• Typen von COLD-Verfahren

• Besondere Formate:

• AFP, PDF, BETA93

• Transaktionsarchivierung




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208

Typen von COLD-VerfahrenDruckoutput Original

Form Form Form

Druckoutput

Druckoutput im OriginalformatExtrahierer

Form Form Form

Druckoutput

Druckoutput im Originalformat

Index-DB

HOST

Keine Veränderung

Abgleich





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209

Typen von COLD-VerfahrenDruckoutput mit Ressourcen-Referenz

Form Form Form

Druckoutput

Druckoutput im Originalformat

Biblio-thek

Konverter

Layoutsneutral

Index-DB

Objekt Objekt Objekt

Liste von Objekten mit Referenz auf einzelneRessourcen

Form Form Form

Druckoutput

Originalformat, zusätzlich Hintergrundlayout und Ressourcen für die Gesamtdatei

Form Form Form

Druckoutput

Datenlisten mit zugehörigenLayouts

Form Form Form

Druckoutput

Form Form Form

Druckoutput

Form

Druckoutput© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer




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210

Typen von COLD-VerfahrenDirect-Output-Management

Speicher

Konverter

Auslesen DB

Biblio-thek

Datenbank

Auslesen Formulare

COLD/Publish-Anwendung

Index-DB

Archivieren

Versenden

Web-PublishingeMail / Groupware

Drucken Webserver / Browser

Druckstrasse





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211

Typen von COLD-VerfahrenListen mit Hintergrund-Layout

Konverter

Listen

Lieferndes System

ObjektBiblio-thek

Objekt Objekt

Liste von Objekten mit Referenz auf Ressourcen

Objekt Objekt Objekt

Liste von Objekten inkl. Layout

ObjektObjekt

ObjektObjekt

Einzelobjekteinkl. Layout

Index-DB





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212

Zusätzlich ist die Positionierung auf dem ersten Datensatz

aufgrund inhaltlicher Recherchekriterien bei komfortableren

Systemen möglich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

Index-DB

Archiv

Anfrage Gesamtobjekt

Bereitstellung

Gesamtobjekt

aufgrund Objektindex

Client

Recherche Objektindex + Inhalt


COLD – RetrievalTraditionell: Primär-Index




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213

COLD – RetrievalPrimärindex + Sekundärindex

Halten des Sekundärindex in der Datenbank (bsp. Volltext)

führt zu Mengenproblemen

Index-DB

Archiv

Anfrage Gesamtobjekt• Bereitstellung

Liste aller Fundstellen• Bereitstellung

Listsätze • Bereitstellung

relevante Einzelobjekte

Client

Recherche Objektindex + Inhalt

Interpreter

Bereitstellung

Gesamtobjekt

aufgrund

Objektindex





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214

COLD – RetrievalPrimärindex + Sekundärindex über Profile

Index-DB

Archiv

Anfrage Gesamtobjekt• Bereitstellung kombinierte Liste aller Fundstellen

• Bereitstellung Informationen aufgrund der Profildefinition(einschließlich Konvertierung für bestimmte Clienten oder veränderte Systemumgebungen)

• Bereitstellung relevante Einzelobjekte

• Mischen von Sätzen undEinzelobjekten aus mehrerenGesamtobjekten

• Suche gesteuert nach Profiltypen

Client

Recherche Objektindex + Inhalt (Felder)

Interpreter

Bereitstellung

Gesamtobjekte

aufgrund

Objektindex

• Profilsuche ermöglicht format- und objektübergreifend eine inhaltliche Recherche (Bsp. Protokolle und Datensätze)

• Beispiel: Vorschlag für S-Buchen• Versionierung / Historisierung• Identifikation über Profile

Ressourcen

Aufbereitete, kombinierte

oder vereinzelte Sätze, Objekte etc.




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215

Typen von COLD-VerfahrenMigration: Datenbank und Objekte

DBalt

DBneu

SpeicherLieferndes System Konverter

KonvertierteArchivobjekte

Neue Speicherorte

Neue Indizes

Auslesen alte Datensätzeund Dokumente





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216

COLD-ArchivierungSpeicherformate

Plain Text• Keine grafischen Formatierung• Betriebssystemspezifische Font-Definitionen• Layout-Hinterlegung für Anzeige und Druck

PDF• Farbe, grafische Elemente• Kann andere Formate enthalten• Layouthinterlegung muss bei der Archivierung erfolgen• Zusätzlicher Viewer erforderlich

AFP• Ressourcen müssen vorgehalten oder mitarchiviert werden

BETA93• Proprietäres Format• Wird auch für Beta97 verwendet




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217

COLD-Archivierungim Umfeld SAP

Ausgehende belege sind:• Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Reklamationen, Schriftverkehr,

Prozeßmeldungen, etc.

Die Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker”:• nur drucken• nur archivieren• drucken und archivieren

Erzeugte Formate:• Bisheriger Standard OTF • abgelöst durch PDF (ab 4.0B)

(erfordert derzeit Acrobat Reader als Viewer)

Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht. SAP kann dann kein korrektes PDF erzeugen• Formularzuordnung erst ab 4.6C möglich• Alternative: Externes Drucksystem 202 Urheberrechte Dr. Ulrich Kam




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218

Transaktionsarchivierung



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219

Transaktionsarchivierung

• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs

• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität

• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren

• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer



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220

TransaktionsarchivierungDarstellung

• Log-Datei

• Screen-Dump

ApplicationServer / Portal

Browserhttp:https:

Archiv



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221

TransaktionsarchivierungProbleme

• Menge / Relevanz• Was sind kaufmännische und vertragsrelevante

Daten?• Ausschuss / Nutzung• MMCRS (Multimedia Clearing Right System)• DRMS (Digital Right Management System)• Formate• User Identifikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer



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222

Empfehlung

• Wenn Sie Geschäfte über das Internet tätigen oder Angebote und interaktive Geschäftsformulare auf Ihre Website stellen, müssen Sie auch alle geschäftsrelevanten Transaktionen archivieren

1. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer



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223

Elektronische Signatur



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224

Elektronische SignaturZiele

Berufsrechtlich:• Verschwiegenheitsgrundsatz• Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit

• Verschlüsselung

Berufsständisch• Herkunftsnachweis (Authentizität)• Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität)• Rechtsverbindlichkeit

• Elektronische Signatur• Eindeutige Identifizierung• Legitimationsprüfung

• Elektronische Zertifikate



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225

Elektronische Signatur Rechtssituation

Papierwelt:• Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher

Gegenstand)• Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG• Traditionelle national gesetzliche LösungElektronische Welt:• Textform vs. elektronische Form• Willenserklärung in elektronischer Form und

qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde aber Augenscheinsbeweis)

• Übergangsphase gesetzlicher Regelungen• Harmonisierung europäischer und internationaler

Vorgaben



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226

Elektronische Signatur Elektronische Zertifikate

Papierwelt:• Personalausweis• Reisepass• Passfoto• Körperliche Merkmale• EinwohnermeldeamtElektronische Welt:• SmartCard• Zertifizierte Schlüssel• Vertrauenswürdige Dritte• Trusted Third Party, Trustcenter• Zertifizierungsstelle



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227


Eine elektronische Signatur entspricht...

„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit

ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“

§2 SigG



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228


• Elektr. Signatur:• einfache gescannte Unterschriften• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“

• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den

"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden

• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität

• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit

• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.



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229

Elektronische Signatur Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur

• Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat.

• Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der SigV nach

• Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht.



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230

Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen

• Europäische Signaturrichtlinie 19.01.2000

• Novelliertes Signaturgesetz 22.05.2001, löst Version vom 01.08.1997 ab

• Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO

• Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG

• Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO

• Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG

• Sozialgesetzgebung



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231

• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur

• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-

Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)

• Protokollierung der Zertifikaterstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss

Elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)



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232

Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p

o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr

iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3

46t3434t432pt u34oiuio3t4

4t432tpoiuopu e35porpof

Dokument




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3



Inhalt

AB15Gf7889436

Prüfsumme



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233

Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender

AB15Gf7889436

PrüfsummeSignaturprivater Schlüssel




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3


4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------

-

XXXXXXXXXXXX-----------------------------------------------------

Elektr. Versand



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234

Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3


4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------

-

XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------

-----------------------------------------------------

XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------

AB15Gf7889436

Prüfsumme

Entschlüsselung der Prüfsumme

Vom Trustcenter:

• Öffentlicher Schlüssel

• Zertifikat (Authentizität)

AB15Gf7889436

Prüfsumme




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3



InhaltIntegrität



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235

Elektronische Signatur Schwierigkeiten

• Die elektronisch signierte Nachricht bleibt im Klartext in offenen Netzen lesbar

• Die elektronische Signatur schafft keine Vertraulichkeit

• Schutz kann nur durch zusätzliche Verschlüsselungsverfahren erreicht werden



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236

Elektronische Signatur Teletrust

• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:

• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten

• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen

• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln

• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.

• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG

Trustcenter e.V. i.G.

• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..

• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.



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237

Elektronische Signatur Probleme der Archivierung

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat

• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet

• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener

Reihenfolge• Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt

automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration

• usw.



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238

Zeichnungsvarianten

einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur

Hierarchische Signatur Gemischte Signatur

Signatur Schröder

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Abteilungsleiter

Signatur Sachbearbeiter

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Bereichsleiter

Elektronische Signatur Integration



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239

Elektronisch signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !

Elektronische Signatur Integration



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240

Elektronisch signieren beim Output?

Wert der Signatur?Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz (SigG)

Datenbank /Anwendung

Archiv-

Server

Druckauf-bereitung

DFÜ (elektronisch signiert)

oder

E-Mail

Brief

Fax

Smart Card

oder

ListeDatensatzDFÜ-Kopie

Archiv


Signature-Server



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241

Elektronisch signieren beim Scannen?

Wert der Signatur?• Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde• Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht

Scanner

Signature-Server

Archiv-ServerPC

Smart-Card

oder

Archiv



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242

• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie

• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben

• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet

• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben

• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Autorisierung und nicht bei der Authentifzierung und Datenintegrität

• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“. Ein Wandel ist nun allerdings festzustellen

• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen

Elektronische Signatur USA – Elektr. Signatur & Kryptographie



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243

Elektronische Signatur SmartCards

• In Deutschland steht die Diskussion erst am Anfang• Unzureichende Kryptoprozessoren und hohe

Sicherheitsanforderungen gestalten die Verarbeitung auf der Karte schwierig

• Erste Ideen in Verbindung mit der Geldkarte• Beispiel Finnland: Kombination mit

Personalausweis



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244

Posteingang und automatische Klassifikation



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245

Ein- und Ausgängeaus DokumentensichtFremdbestimmt EigennutzungDfü

E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Akte- DokumenteInternet-Formular„no-Scans“

Eigenbestimmt

E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenFormulare

IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck

Fremdnutzung

DfüDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung

DRT-Lösung

Vorgangs-bearbeitung

WF DMS Akte

Archiv

Aus-sonderung

Historisches

Archiv



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246


Frühes Erfassen

Post-eingang

Papier

ScannenVisuelle

QS

Basis-index. & Routing

Ablage/Archiv

Sach-bearbeitung

Retrieval

Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich

E-Daten/-Dokumente




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247

Paralleles Erfassen

Post-eingang

Papier

ScannenVisuelle

QS


Ablage/Archiv

Retrieval

Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich

E-Daten/-Dokumente

Sach-bearbeitung




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248

Spätes Erfassen

Post-eingang

Papier

Scannen(teilautom.)

Ablage/Archiv

Retrieval

Zugriff auf E-Daten/

Dokumente möglich

E-Daten/-Dokumente

Sach-bear-

beitung

Option.Indizie-

rung

Visuelle QS





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249

Vor- und Nachteile des frühen, parallelen, und späten Erfassen

Vorteile Nachteile

früh • Steht sofort zur Bearbeitung elektronisch zur Verfügung

• Ortsunabhängige Weiterverarbeitung

• Verteilung

• Aufendige Erfassung

• Aussonderung irrelevanter Informationen

• Indizierung vor Bearbeitung

parallel • Qualifizierte Erfassung durch sachkundige Mitarbeiter

• Weitere Bearbeitung elektronisch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Aufwendige Organisation mit Medienbrüchen

spät • Vorgänge abgeschlossen, keine Veränderung

• Zusammenhänge der Dokumente gesichert

• Unnötiges fällt weg

• Eine Nutzung mehr, daher Gefahr der Unwirtschaftlichkeit

• Effizienzpotentiale der DRT nicht genutzt




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250

VersicherungPosteingangsverarbeitung

SB in derArbeits-vorbereitung

Scannen(QS Stufe 1)

Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)

SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)

Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche

Indizierung Clearing

Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS

Direktion

Scannen...

Nicht eindeutig zustellbar

Formalisiert/Individuell

Regelwerk / Verteiler

DV-gerecht

SachbearbeiterServicecenter

...SB-Pools

SachbearbeiterFachbereich

...SB-"Mini"-Pools

Sonstiges

...z.B. Inkasso, Agenturen

Schlechte Qualität,falsche Zustellung

etc.

Weiter-leitung

Zwischen-ablage

(ca.1 Monat)

Original-archiv

Nicht DMS-integrierte

Sparten/Bereiche

formalisiert-DV-gerecht

Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen

formalisiert-nicht-DV-gerecht

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Formu-larart

Verteilung in Papierform

PersönlicheZustellungen

nicht eindeutig zustellbar




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251

Automatische Posterfassung

• Automatische Klassifikation• automatische Indizierung und Zuordnung von

eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten-Technologien

• neuronale Netze• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle

weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in

unkontrollierbare Zustände versetzen

• Regel-basierte Ansätze• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp

beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche

Administrationsaufwände entstehen




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252

Was verbirgt sich hinter automatischer Klassifikation?

• Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung

• Automatische Indizierung und Zuordnung von Papier-basierten und eingehendenden elektronischen Dokumenten-Technologien wie Emails

• Sichere und Personen-unabhängige Klassifikation• Intelligente Unterstützung der Recherche• Auswertung von Datenbasen im Sinne von Data-

Mining



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253

Automatische KlassifikationBeim Scanvorgang

• Nach der Erfassung durch den Scanner werden die Faksimiles mit OCR/ICR-Techniken interpretiert

• Anschließend werden Indexmerkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen

• Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen



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254

Index

Klasse

DBDokument

AutomatischeKlassifikation

Speicherung

Metadaten zum Informationsobjekt

Speicherort

Verteilung

Automatische KlassifikationInput Management



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255

DB

Repository AutomatischeKlassifikation

Repräsentation

Anfrage

Ergebnis

Automatische Klassifikation Intelligentes Retrieval



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256

ASP Archivierung

Nutzungsaspekte

Nutzungsszenarien

Rechtliche Anforderungen



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257

MarktentwicklungASP - Application Service Providing

Ursprüngliche Ansätze• Bereitstellung von Anwendungen von zentralen

Servern, die über das Internet lokal genutzt werden• NC-Rechner• Network Computing

Schwerpunkte• Softwareverteilung• Schlanke Clienten• Nutzung über Browser und Applet• Speicherung der Daten aus den Anwendungen

(Nebeneffekt)



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258

Marktentwicklung ASP: eine Erfindung der Internet-Ära ?

Rezentralisierung von Anwendungen• Überwindung Problematik Client/Server• Anknüpfen an „Host“-Szenarien

Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP ...

ist eine Abgrenzung möglich ?• Betrieb durch Dritte• Nutzung mit Internet-Mitteln• Nutzung nur bei Bedarf• Ortsunabhängige Nutzung• Neue Abrechnungsmodelle



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259

Marktentwicklung ASP: Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld

• Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird

• Schwerpunkte• Bereitstellung von Speicherraum• Verwaltung von Daten und Dokumenten• Nutzung über Browser und Applet• Neue Qualität im Outsourcing

• DMCO• Document Management Complete Outsourcing• nicht mehr nur Scannen, sondern auch kompletter

Betrieb von Archiv- und DMS-Lösungen



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260

Marktentwicklung ASP & DMCO

Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit

„Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“, „Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“

und anderen Abrechnungsmodellen

Aber auch• „Inhouse-Hosting“• „Mobile Operation“• „Leasing“



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261

Marktentwicklung ASP-Anwender-Vorteile

• unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar• hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant

beim Provider ausgelegten Systeme• keine eigene Hardware• kein eigenes Personal• keine Software-Integrations- und Update-

Problematik• keine Migrationsproblematik• geringe Einführungskosten• Wandlung von Investitionen in laufende Kosten• Dienstleistungen aus einer Hand• sicher kalkulierbare Kosten



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262

Marktentwicklung ASP-Anbieter-Vorteile

• Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung

• Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot

• Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen• Hohe Auslastung von Leitungen durch

Dokumentengröße• Abrechnung über Telefonrechnung• Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung

von Inhalten)• Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“-

Geschäft• Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing• Nutzbarkeit der gleichen Plattform für

Eigenanwendungen



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263

Marktentwicklung ASP & DMCO Probleme

• Sicherheit• Performance (Bandbreite)• Konfigurationsmanagement• Mandantenfähigkeit• Benutzerverwaltung• Anwendungsintegration• Administration durch Benutzer• Skalierbarkeit• Abhängigkeit vom Anbieter• Verfügbarkeit• Rechtsfragen• Abrechnung



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264

Marktentwicklung ASP Trendthemen

• E-Business-Portale• Software-Distribution & Softwarevertrieb• Provider-Dienstleistungen• Internet-Technologie-basierte Produkte• Microsoft Terminal-Server



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265

Marktentwicklung ASP Prognosen

• ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200%

• Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend

• Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider

aber auch• 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere

Unternehmen werden verschwinden• das Geschäft werden die Großen mit hoher

technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen



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266

Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Softwarehersteller

• Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen nicht mehr

• Kannibalisierung des eigenen Partner- und Endkundengeschäftes

• Durch OEM-Lösungen keine eigenständige Visibilität beim Endkunden

• Herkömmliches Software-Design ist überholt



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267

Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Technologietrends

• Virtuelle Unternehmen und Roaming User• Web-basiertes Home-Office• Merge von Telekommunikation, TV und Computer• E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter



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268

Marktentwicklung ASP Anbieterklassifikation

• „echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a.

• Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a.

• Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a.

• „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. (DB), Veba, RWE u.a.

• Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a.

• sonstige z.B. CISCO, GE, u.a.



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269

Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter

Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte• Produkt verfügbar: AsOne, CEYONIQ, DocMan,

EASY, FileNET, iXOS, Accelio, Opentext, onBase, Tower, Staffware, Tibco, u.a.

• im Produktivbetrieb: AsOne, Accelio, Tibco u.a.

Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen• im Produktbetrieb: daa, Datasec, DocHarbor,

Docustore, IQDOQ, u.a. • in Vorbereitung: SRZ u.v.a.



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270

Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter

• Wettbewerb von „außerhalb“: Software-Produkte (Content Management)

IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP ...• Wettbewerb von „außerhalb“: ASP-Dienstleistungen

Debis, IBM, EDS, Siemens (SBS) ...• Wettbewerb durch Provider: Software-Produkte

Yahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber ...

• Wettbewerb im Bankenumfeld: Web-Safes

IQDOQ, memIQ, NetBerry ...



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271

Marktentwicklung ASP DMCO Angebotstypen

Web Space• Speicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen

Web Content Management• Spezialisierte Repository Systeme mit eigenen

Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone)

Web Archive• Web-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz-

Datenbank-Architektur und separatem Repository

E-Business Store• Nachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in

Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender

Web Safes• Hochsichere Archivspeicher im Banken- und

Versicherungsumfeld für deren Kunden



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272

Marktentwicklung ASP Kommunikationsgrundlagen

Internet über öffentliche Leitungen• Sicherheits- und Performance Probleme• Nutzung mit Browser• Keine direkte Anwendungsintegration• Importproblematik

VPN Virtual Private Network / Inhouse WAN• Relativ hohe Sicherheit und Verfügbarkeit• Nutzung mit Browser und Applet• Gegebenenfalls spezielle Serverkomponenten

Inhouse• Anwendungsintegration ist möglich

Letztendlich ist die Nutzung von ASP-Diensten eine Vertrauensfrage!!



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273

Marktentwicklung ASP Kommunikation: Internet und VPN

ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses impliziert nicht die Verwendung des Internet!



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274

Marktentwicklung ASP & DMCO Nutzungstypen

• View-Only

• View & Store

• Shared Repositories

• Distributed Repositories



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275

Marktentwicklung ASP View Only

View-Only• Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser,

asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service Companies und Nearline Download erforderlich)

... die einfache Lösung



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276


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Datenspeichern

COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD

Aufbereitete, indizierte Doc`s



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277


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Datenabrufen

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

über Browser

über Browser im LAN(opt. Server im Unternehmen)



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278


Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider

SW

Provider

Dienst-leister

Projekt &Service

Unter-nehmen



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279

Unter-nehmen

Provider


BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityArchiv Server

BrowserExporter

FallbackVersionstoolSW-Distributions-ToolSW

Dienst-leister

ErfassenIndizieren manuellIndizieren automatischToolsExporterimporter



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280

Marktentwicklung ASP View & Store

View & Store• Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern

online ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und Anwendungssoftware sowie Service Companies und Nearline Download erforderlich)

... schon etwas schwieriger, aber noch in 2002 „State-of-the-Art“



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281


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Direktes online und nearline Speichern

COLD, Papier, zeitversetztes Nearline

Aufbereitete, indizierte Doc`s

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenspeichern



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282


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenabrufen



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283


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider



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284


Provider

SW

Dienst-leister

Unter-nehmen

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceArchiv Server

BrowserAppletBenutzerverwaltungKonverterSecurity

ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter

FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool



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285

Marktentwicklung ASP Shared Repositories

Shared Repositories• ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder

sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle Clienten; ansonsten wie View & Store mit zusätzlichen Server-Diensten)

... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über Browser im Rahmen einer Migrations- oder Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen



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286


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenspeichern



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287


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenabrufen



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288


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber Provider und/oder SW-Anbieter



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289


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server

BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools





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290

Marktentwicklung ASP Distributed Repositories

Distributed Repositories• Im Unterschied zu Shared Repository Kombination

verschiedener Repositories an unterschiedlichen Standorten; Eigenanwendungen und ASP-Anwendungen

... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B. für Filial-Unternehmen, Supply-Chain-Management mit Partnern, internationale Großkonzerne



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291


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenspeichern

Zahlreiche und verschiedeneWege der Informationsstellung

Infoaustauschzwischen den Beteiligten

Filiale

SCM-Partner

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender



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292

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenabrufen

Filiale

SCM-Partner

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender



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293


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Projekt &Service

SCM-Partner

Vertrieb und Projektabwicklungüber SW-Anbieter



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294


Filiale

SCM-Partner

Unter-nehmen

Provider

SW

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server




Dienst-leister




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295

Migration

Migrationstypen

Weiche versus harte Migration

Integrative Migration und Middleware




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296

MigrationInteressenskonflikt

Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:

• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren

• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...




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297

Migration

Entscheidung

Realisierung Produktions-betrieb

GeänderteAnforderungen

Migration



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298

Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration

• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall

• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen




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299

MigrationUrsachen und Notwendigkeit (1)

Migration von Informationen• Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein

anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien • Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere

Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien

Migration bei technologischer Weiterentwicklung• wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,• wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,• wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren

Zugriff erlauben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer




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300

MigrationUrsachen und Notwendigkeit (2)

Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen

• Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems ist hier von Bedeutung

Migration durch Unternehmenszusammenführung




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301

MigrationTypen im Archivierungsumfeld (1)

Definitionen:

Erst-Migration• Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit

Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen

Migration auf Medien• Umkopieren von Festplatten-Caches auf digitale

optische Speichermedien im laufenden Betrieb




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302

MigrationTypen im Archivierungsumfeld (2)

Kampffmeyer

Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation

und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)

Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei

einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt

Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder

Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)




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303

MigrationStrategie

• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus

• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden




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304

• Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept

• Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird

• Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate

Migration



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305

Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien

Integrative Lösungsansätze um harte Migrationen zu vermeiden (integrativer Ansatz):

• temporäre Datenhaltung • redundante Datenhaltung • ausschließliche Datenhaltung• keine Datenhaltung

in einer produktunabhängigen Zwischenschicht




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306

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene

IBM Host„classic“

BK-Appl.Web-

Server

Firewall

BrowserApplets BK-Client Lotus Notes

TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.

C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche

IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter

Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung



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20149 Hamburg


307

Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Master-

indexArchiv-APIs Replikation

ODBC Caching PZW -Schnittstelle

Konverter



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308

Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB-Index

DB -Index

Archiv-APIs

Caching PZW-Schnittstelle

Archivfunktionalität

DB-Index

DB-Index

Konverter



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309

Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle



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20149 Hamburg


310

Verfahrensdokumentation

Sicherer und ordnungsgemäßer Betrieb

Bestandteile

Bedeutung von Verfahrensdokumentationen

Zertifizierung




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20149 Hamburg


311

• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

VerfahrensdokumentationGoBS




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312

VerfahrensdokumentationBedeutung

• Kontinuierliche Fortschreibung aller Informationen, die für einen sicheren und geordneten Betrieb sind

• Technische, organisatorische, administrative und nutzungsrelevante Informationen die die Integrität, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Sicherheit, Fehlerfreiheit, etc. dokumentieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Verfahrensdokumentationen sind im Prinzip für alle Informationssysteme erforderlich, die

• Steuerlich / kaufmännische Belege speichern• Qualitätsdaten managen• Sicherheitsinformationen beinhalten• Daten nach BDSG oder TDDSG verarbeiten




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313

VerfahrensdokumentationGrundlagen

• „Code of Practice“

Grundsätze der Verfahrensdokumentation

Richtlinie für Verfahrensbeschreibungen des

VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., 1999




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314

VerfahrensdokumentationGrundlagen in Deutschland

• HGB / AO: Handelsgesetzbuch / Abgabenordnung• GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-

gestützter Buchführungssysteme• IDW PS 880: Erteilung und Verwendung von

Softwarebescheinigungen (Institut der Wirtschaftsprüfer) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation (Fassung vom 14.12.1995)

• „Code of Practice“: Grundsätze elektronischer Archivierung (Fassung vom September 1997)

• TüVIT PK-DML: Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen




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315

• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben

• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern

• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben

• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT

VerfahrensdokumentationUmfang und Struktur




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316

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung

1. Allgemeines Verfahren

2. Organisation

3. Rechtsgrundlagen

4. Datenschutz

5. Vorgangsdefinition

6. Scannen

7. Transport im System

8. Datenbank

9. Archivsystemkomponenten

10. Drucken

11. Ausfallsicherheit des Systems

12. Formate

13. Qualität

14. Betrieb © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

15. Wartung

16. Migration




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317

VerfahrensdokumentationStruktur (1)

Verfahrensdokumentation• Organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das

Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Abnahmendokument

Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit




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318

VerfahrensdokumentationStruktur (2)

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999

Verzeichnis für Versionierung

Verfahrensbeschreibung

Anhänge mit veränderlichen Teilen

Verzeichnis der Anhänge

Arbeits-anweisung

Verträge

Wartung

...

Referenzen




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319

VerfahrensdokumentationChecklisten über Bestandteile (1)

• Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes• Einsatzgebiet der Lösung• Beschreibung der allgemeinen Organisation

• Beschreibung der Lösung• Beschreibung der sachlogischen Lösung • Umsetzung der Anforderungen nach GDPdU• Programmtechnischer Ablauf der Lösung• Identität der Beschreibungen mit dem eingesetzten

Programm © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Systembeschreibung• Netzinfrastruktur• Spezielle Hardwarekomponenten• Standard-Softwarekomponenten• Individuelle Programmteile der Lösung




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320


• Beschreibung des Internen Kontrollsystem (IKS)• Internes Kontrollsystem• Datensicherheit• Daten- und Zugriffsschutz• Datenintegrität

• Beschreibung der relevanten Prozesse (1)• Scannen• Erfassung von originär digitalen Dokumenten• Transport im System © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Indizierung und Datenbank• Archivierung• Visualisierung und Reproduktion• Protokollierung• Sonstige Bestandteile und Anlagen• Verzeichnis der gültigen technischen Dokumentationen,

Handbücher etc.• Betriebsvoraussetzungen




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321


• Beschreibung der relevanten Prozesse (2)• Betreiberdokumentationen• Anbieterdokumentationen• Vertragsrelevante Dokumentationen• Arbeitsanweisungen• Migration• Aktuell eingestellte Parameter,

Benutzerberechtigungen und Dokumentenklassen mit Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Test- und Abnahmeprotokolle© PROJECT CONSULT 2002



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322

Produkte am Markt und deren Einordnung

Anwendungsfelder

Schnittstellen und Integration

Marktausssichten



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323

Schnittstellen und Integration

Lotus Notes

Microsoft Exchange

SAP ArchiveLink / HTTP Content Connect

Portale



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324

DMS und Bürokommunikation

• Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten

• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Outlook/Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)

• Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung



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325 0110011304

• Verwaltung der Dokumentewährend des Lebenszyklusin Notes

• Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes

• Notes- und diverse Attachment-Formate

• Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich

Notes-Client

DMSEnabling

SchnittstelleDB

Index Archiv

DB

Notes

Anwendungs-funktionen

DB-Verwaltung

DynamischesDokumenten-Management

Notes/Domino und ArchivierungFlache Integration



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326 0110011304

• Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes

• Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung

• Import aus und Re-Import zurück in Notes

• Konvertierung in neutrale Formate• Nutzung des Archivs auch

außerhalb von Notes

Notes-Client

DMSEnabling

Interface/Konverter

DB

Index

Archiv

Ablage

DB

Notes

Anwendungs-funktionen

temporäresCaching

Notes/Domino und ArchivierungTiefe Integration



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327

DMS und Bürokommunikation Microsoft

• Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server:• Edition• Publikation• Web-orientierten Object Management• Ansätze zur automatischen Klassifikation• Personalization

• Kernstück ist das Web Storage System• Workflow• Dokumenten-Management

• Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken

• Check-In/-Out• Versionierung• Rollenbasierte Zugriffsrechte



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328

Portale

Quelle: Interwoven



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329

ERP-IntegrationAusblick mySAP

• Die Dokumentenverwaltung wird durch das SAP-System durchgeführt

• ArchiveLink • klassischer HSM-Ansatz • wird weiterhin unterstützt• nun HTTP basiert• damit weltweiter Dokumentenzugriff

• ArchiveLink Dokumentenportal• neue separate Suchoberfläche• Suche über interne und externe Ablagesysteme• teilweise Online-Konvertierung von OTF in PDF für

Browserzugriff• automatische Ablage von Anlagen an eMails



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330

ERP-IntegrationAusblick mySAP

• SAP Business Connectoren• mittels XML können alle mySAP Lösungen, aber auch

Applikationen von Drittanbietern angesprochen werden können

• SAP HTTP Content Server• Datenbankbasiertes Speichersystem• Eigene SAP Datenbank• Bisher genutzt für SAP Knowledge Management oder

SAP DMS• (Noch) nicht geeignet für die revisionssichere

Langzeitarchivierung



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331

DefinitionEAI (Enterprise Application Integration)

EAI-Kompetenz-Centerbietet keine eigene Definition von EAI an(http://www.competence-site.de/eaisysteme.nsf, 2002)

Deutsches EAI-ForumEAI bedeutet:

• Unabhängigkeit von Zeit und Raum• Vom Business zum E-Business• E-Business Infrastruktur• Ersetzt Telefon!

(http://www.eaiforum.de, 2002)



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332


Jürgen Brauer• EAI bedeutet, Softwareanwendungsinseln zu verknüpfen:

sie sollen miteinander kommunizieren, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

• EAI verspricht, das Problem der Anwendungs- und Datenintegration in Unternehmen konzeptionell und programmiertechnisch in den Griff zu bekommen.

• EAI ist immer dann gefragt, wenn es darum geht, auf unterschiedlichen IT-Plattformen realisierte Geschäftsprozesse zusammenzuziehen (wie etwa unternehmensübergreifendes SCM oder CRM)

• EAI (Enterprise Application Integration) oder Anwendungsintegration wird zur Voraussetzung für effiziente Business-to-Business-Kommunikation (B2B) zwischen den Unternehmen(Quelle: http://home.t-online.de/home/juergen.brauer, 2002)



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333


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„EAI“ kennzeichnet Tools und Komponenten, die • Low level – Datenflusssteuerungen unterstützen. Diese

werden oftmals auch als Mini-Workflows oder Complex Requests bezeichnet

• Daten unterschiedlicher Anwendungen mappen. Dies kann sowohl dezentral in Konnektoren und Adaptern als auch zentral im Integration Server erfolgen

• Daten unterschiedlicher Anwendungen transformieren. Dies kann wie das Mapping ebenfalls zentral oder dezentral erfolgen

• Anwendungsdaten intern in ein oder mehrere neutrale Formate wandeln(Quelle: PROJECT CONSULT, 01.2001)



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334

Integrationsaspekte

Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management

Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.

Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen

Anwendungen über eine Middleware

• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können

• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können

• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz

• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können



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335

Bedeutung von EAIWas ist EAI?

EAI: Enterprise Application Integration

• Integration von Legacysystemen in einer heterogenen Systemlandschaft

• Reduzierung von Schnittstellenproblematiken• Vereinfachung von Datentransformationen• Schnellere Integration neuer Applikationen• Datenflusssteuerung• Verbessertes Change-Management

• EAI kann mit eigenen Mitteln oder mit Fremdprodukten realisiert werden



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336

Bedeutung von EAIWas ist EAI?

• Eigene Mittel sind z.B. generische Datenformate oder Datenbanken mit führenden Formatangaben

• EAI-Produkte sind• Integration Server

• Mapping (neutrale Formate)• Transformation• Grafisches Datenflussdesign• SDK`s (Software Development Kits)

• Messagingsysteme• Adapter, Konnektoren

• Standard• SDK`s (Software Development Kits)

• In Ausnahmefällen auch Workflow-Management-Systeme



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337

Bedeutung von EAIDer Markt für EAI-Anbieter

• Grosse Unternehmen mit einer gewachsenen heterogenen Systemlandschaft

• Branchen• Telekommunikation• Versicherungen• Banken

• Marktchancen für Anbieter• Messaging• Integration Server



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338

WMS und EAI (Enterprise Application Integration)

Workflow und Integrationserwartungen der Kunden• 80er und frühe 90er Jahre:

WMS als Integrationskomponente heterogener System-landschaften

• Anfang bis Mitte der 90er Jahre:Scheitern großer Workflowprojekte mit komplexen Integrationsanforderungen

• Seit Mitte der 90er Jahre:Trennung der Themen Workflow und Systemintegration

• Seit Ende der 90er JahreVermarktung der Integrationsthematik unter dem Schlagwort EAI. Andere Anbieter und Produkte rücken in den Mittelpunkt der Betrachtung

• Heute„Wieder“-Zusammenführung beider Begrifflichkeiten Workflow und EAI unter dem Schlagwort BPM



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339

WMS und EAI (Enterprise Application Integration)

Die Trennung der Begriffe ist auf Grund der unterschiedlichen Produkteigenschaften nach wie vor gerechtfertigt und notwendig

WMS • steuern Geschäftsprozesse• bestehen aus den Komponenten

• Buildtime (Modellierungskomponente)

• Runtime (Workflowengine)

EAI-Systeme• steuern Datenflüsse zwischen Applikationen• mappen und transformieren Daten• bestehen aus Komponenten wie

• Integration Server

• Messaging-System



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340

ECM (Enterprise Content Management)Technologien

ERPERPERP AP/ARAP/ARAP/AR RM/ARM/ARM/A CRMCRMCRMEnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagement

W O R K F L O W

Web ContentManagement

Web ContentManagement

Doc MgmtImaging

Doc MgmtImaging

DominoDominoDomino ExchangeExchangeExchange RDMSRDMSRDMS FileSystem

FileFileSystemSystem

CollaborationCollaboration

Data WarehousingData WarehousingMiningMining

EAIEAIEAI

E-BusinessEE--BusinessBusiness

HRMHRMHRM

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

Quelle: AIIM 2001 Industry Study



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341

ECM (Enterprise Content Management)Technologien

Quelle: AIIM 2001 Industry Study

E A I



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342

Marktaussichten



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343

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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