C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U. Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt

Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at

Richtig einladen (4) – Feintuning

Neben der äußeren Hülle und dem textlichen Inhalt gibt es noch eine Schraube an der Sie

drehen können, um Ihre Einladung zu etwas wirklich Besonderem zu machen und Ihre Gäste

bereits vor dem eigentlichen Event so richtig zu servicieren.

Viele Kleinigkeiten ergeben ein stimmiges Ganzes

Gelingt es Ihnen, bereits in der Einladung viele sich wahrscheinlich auftuende Fragen

vorwegzunehmen und zufriedenstellend zu beantworten, wird Ihnen die Gunst Ihrer Gäste

gewiss sein. Es sind die vielen Kleinigkeiten, die passen müssen, um ein stimmiges Ganzes

zu ergeben und die Sie als Gastgeber erfüllen sollten – und am besten schon in der

Einladung aufgreifen und beantworten. Das gibt Ihren Gästen das Gefühl, dass Sie sich

wirklich Gedanken gemacht und sich in ihre Lage hineinversetzt haben und zeichnet Sie als

perfekten Gastgeber aus, dessen Einladung man nur allzu gerne folgt.

Punkt für Punkt

Am einfachsten gelingt Ihnen das, wenn Sie den geplanten Event von Anfang bis Ende vorab

im Geiste durchgehen und Punkt für Punkt aufgreifen, welche Fragen sich eventuell stellen

könnten:

• Ist eine Zu- oder Absage für den Event erforderlich und wenn ja, bis wann?

• Soll diese schriftlich, mündlich oder elektronisch erfolgen?

• Gibt es eine konkrete Ansprechperson, an die man sich im Falle weiterer Fragen wenden

kann?

• Wie lautet die eMail-Adresse und Telefonnummer dieser Ansprechperson?

• Gilt die Einladung nur für eine oder für mehrere Personen?

• Ist die Einladung auf andere Personen übertragbar?

• Gibt es für Gäste, die eine weitere Anreise haben, eine Übernachtungsmöglichkeit in

unmittelbarer Umgebung?

• Haben Sie mit einem oder mehreren Hotels Spezialtarife für Ihre Gäste vereinbart?

• Welches Kennwort ist zu nennen, wenn Ihre Gäste in den genannten Hotels reservieren

wollen?

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• Wie sieht es mit der Erreichbarkeit Ihrer Eventlocation aus? Sind ausreichend Parkplätze

vorhanden?

• Gibt es einen Shuttle-Service?

• Wie ist die Location mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen?

• Gibt es einen Dresscode für Ihre Veranstaltung?

• Ist es erforderlich, dass Ihre Gäste zwecks Akkreditierung einen Ausweis mitbringen?

• Gibt es einen bestimmten Programmpunkt bzw. eine bestimmte Uhrzeit, zu dem/der alle

Gäste spätestens anwesend sein sollen?

• Wenn Ihr Event im Freien stattfindet: Wie ist die Bodenbeschaffenheit? Wiese, Kies oder

Asphalt? Vor allem Ihre weiblichen Gäste werden Ihnen für einen entsprechenden

Hinweis äußerst dankbar sein – weil sie dann vorab planen können, ob sie High Heels

oder doch lieber Ballerinas tragen sollen.

• Findet Ihr Event draußen statt, können Sie Ihren Gästen als besondere Aufmerksamkeit

am Tag der Veranstaltung noch ein eMail mit den für die Zeit der Veranstaltung zu

erwartenden Wetterdaten schicken.

Basisdaten

Wie schon in den drei vorangegangenen Beiträgen dieser Serie erwähnt, müssen sich im

Inhalt selbstverständlich die essenziellen Eckdaten auf einen Blick finden – hier nochmal zur

Erinnerung:

• Wer lädt mich ein?

• Wann findet der Event statt? An welchem Wochentag, Datum, zu welcher Uhrzeit?

• Wo geht die Sause über die Bühne?

• Warum wird eingeladen? Was ist der Anlass?

In der Serie „Richtig einladen“ sind bereits erschienen:

• Richtig einladen (1): Basics – Versandart eMail

• Richtig einladen (2): Basics – Versandart Briefpost

• Richtig einladen (3): Inhalt