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eServiceDie einfache Art, Ihre Ricoh-Produkte zu verwalten

Anleitung zum RICOH eService

Das eService-Portal ist benutzerfreundlich gestaltet und ermöglicht es Ihnen, uns Ihre Fragen und Informationen rund um Ihre Produkte schnell und bequem mit wenigen Klicks zukommen zu lassen.

2 - RICOH eService-Anleitung

Inhalt:

Warum eService? Seite 3

Registrierung eines neuen Benutzers Seite 4

Anmeldung Seite 8

Serviceanforderungen Seite 10

Bestellung von Verbrauchsmaterialen Seite 16

Übermittlung von Zählerständen Seite 22

Registrierung eines Systems Seite 25

Änderung der Kontodaten Seite 29

Häufig gestellte Fragen Seite 32

Kontakt Seite 32


Warum eService?

Einfach

Das Ricoh eService-Portal wurde umgestaltet und ist nun deutlich einfacher zu bedienen. Nach der Anmeldung können Sie in nur wenigen Schritten Serviceanforderungen stellen, nach Informationen suchen und Verbrauchsmaterialbestellungen aufgeben und verfolgen.

Praktisch

Das eService-Portal ist Ihr Tor zum Ricoh-Service und die zentrale Anlaufstelle für all Ihre Anliegen. Viele Ihrer Anliegen können Sie mithilfe unserer umfangreichen Wissensdatenbank schnell beheben.

Komfortabel

Das eService-Portal ermöglicht Ihnen, rund um die Uhr Bestellungen aufzugeben, Zählerstände zu übermitteln und Serviceanforderungen zu stellen. Sie können sich sicher sein, dass Ihr Anliegen unverzüglich bei uns eingeht und so eine zeitnahe Bearbeitung sichergestellt wird.

Die elektronische Kommunikation ist heute die effektivste Methode für den schnellen und einfachen Austausch von Geschäftsinformationen. Aus diesem Grund hat Ricoh das eService Online-Portal entwickelt, das eine effiziente Methode darstellt, um mit uns in Kontakt zu treten.

Durch die Nutzung fortschrittlicher Web-Technologien stellen wir sicher, dass Ihre Anliegen unverzüglich bei uns eingehen und zeitnah bearbeitet werden. Die Verwendung des eService-Portals ist schnell und einfach. Sie erhalten jederzeit Hilfe, wenn Sie diese benötigen.

Da flexibles Arbeiten weltweit immer mehr zur Regel wird, ermöglicht das Ricoh eService-Portal Ihrem Unternehmen den Zugriff auf die Online-Plattform von überall und an jedem Tag rund um die Uhr. Anrufe sind nicht mehr zu einer bestimmten Tageszeit erforderlich und Sie können Ihre Anfragen jederzeit über ein beliebiges Endgerät absenden.

Das eService-Portal ist Ihre zentral Anlaufstelle zu uns, damit Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können: Ihr Geschäft.


Registrierung als Benutzer

Neue Benutzer müssen sich registrieren, um das Ricoh eService-Portal nutzen zu können.

Registrieren Sie sich auf der Ricoh eService-Website unter www.ricoh.de/support/ricoh-eservice.

Das eService-Portal kann auch über die Ricoh-Homepage im Abschnitt Support durch Anklicken der Schaltfläche Ricoh eService aufgerufen werden.

Bei Bedarf können Sie über das Dropdown-Menü (oben rechts) eine andere Sprache auswählen.

Klicken Sie als neuer Benutzer auf „Jetzt registrieren“ (grüne Schaltfläche auf der rechten Seite).

Geben Sie die Seriennummer Ihres Systems und die Postleitzahl seines Standorts ein.


Wenn Sie eine falsche Seriennummer eingegeben haben, können Sie diese korrigieren, indem Sie auf „Angaben entfernen“ klicken.

Wenn die Kundendaten aktualisiert werden müssen, können Sie eine Änderung anfordern, indem Sie auf das rote Icon neben dem Text „Sollten die untenstehenden Daten falsch sein, klicken Sie bitte hier.“ klicken. Wenn die angezeigten Informationen korrekt sind, klicken Sie auf „Systemdaten übermitteln“. Die neuen Informationen werden von Ricoh geprüft und geändert.

Wenn Sie über mehrere Systeme verfügen, müssen Sie nur eine Seriennummer und eine Postleitzahl eingeben.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Ihre Kundendaten sind mit der Seriennummer des Systems verknüpft und werden automatisch angezeigt.


Es ist erforderlich, dass Sie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen, die Sie durch Klicken auf den Link „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ einsehen können.

Wenn die eingegebenen Informationen vollständig sind, klicken Sie auf „Benutzerdaten übermitteln“.

Nun werden Sie aufgefordert, Ihre persönlichen Daten einzugeben.

Geben Sie die Informationen in das Formular ein.

Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.


Nun werden Sie aufgefordert, Ihre persönlichen Einstellungen vorzunehmen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ja“, wenn Sie per E-Mail daran erinnert werden möchten, wenn Meldungen von Zählerständen fällig sind.

Geben Sie eine zweite E-Mail-Adresse (an die Ricoh Erinnerungen zu Meldungen von Zählerständen sendet) und einen eindeutigen Namen ein (mit dem sich das registrierte System identifizieren lässt, z. B. Kopierer Erdgeschoss).

Klicken Sie auf „Registrieren“, um die Benutzerregistrierung abzuschließen. Es wird eine Bestätigung der erfolgreichen Registrierung angezeigt.


Anmeldung

Registrierte Benutzer können das Ricoh eService-Portal nutzen, um Serviceanforderungen zu erstellen, Verbrauchsmaterialien zu bestellen, Zählerstände zu übermitteln und Ihre Kontoangaben sowie die registrierten Systeme zu verwalten.

Das Ricoh eService-Portal ist über www.ricoh.de/support/ricoh-eservice zu erreichen. Es kann auch über die Ricoh-Homepage im Abschnitt Support durch Anklicken der Schaltfläche Ricoh eService aufgerufen werden.

Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache im Dropdown-Menü (oben rechts) und geben Sie Ihre Benutzer-ID und das Passwort ein.


Auf der Begrüßungsseite werden folgende Links angezeigt: „Serviceanforderung“, „Verbrauchsmaterialbestellungen“, „Zählerstände“ und „Neues System registrieren“.

Rechts auf der Begrüßungsseite befinden sich Links zur Wissensdatenbank, zu Downloads und zu Ricoh Smart Return.


Serviceanforderung

Registrierte Benutzer können das Ricoh eService-Portal nutzen, um Serviceanforderungen zu stellen.

Melden Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Passwort bei eService an.

Klicken Sie auf „Serviceanforderung“.

Es wird eine neue Ansicht geöffnet, die Sie durch den Prozess der Serviceanforderung führt.


Wählen Sie aus der Liste der registrierten Systeme das System aus, für das Sie eine Serviceanforderung aufgeben möchten.

Wenn Sie ein zweites Mal auf die gewählte Seriennummer klicken, werden weitere Details, z.B. die Historie vergangener Serviceanforderungen, eingeblendet. Hier können Sie prüfen, ob zu diesem Problem bereits eine Serviceanfrage gestellt wurde. Sie erhalten weitere Details zu den einzelnen Serviceanforderungen, indem Sie auf die Serviceanforderungs-Nummern klicken, woraufhin sich ein Popup-Fenster öffnet. Schließen Sie das Popup-Fenster, indem Sie auf das Kreuz (X) in der rechten oberen Ecke klicken.

Klicken Sie zum Fortfahren auf „System auswählen“.

Nun werden Sie aufgefordert, das Problem näher zu beschreiben.


Einige Probleme können schnell vom Benutzer gelöst werden, wodurch sich die Ausfallzeit des Systems verkürzt.

Durch Klicken auf „Wissensdatenbank“ wird ein neues Fenster mit Hinweisen zur eigenständigen Lösung für viele häufig auftretende Probleme geöffnet.

Wenn Sie das Problem mithilfe der Wissensdatenbank selbstständig lösen konnten, schließen Sie das Fenster und aktivieren Sie „Ja“ neben „Konnten Sie mithilfe der Wissensdatenbank Ihre Störung lösen?“.

Wenn Sie das Problem mithilfe der Wissensdatenbank nicht lösen konnten, schließen Sie das Fenster und aktivieren Sie „Nein“ neben „Konnten Sie mithilfe der Wissensdatenbank Ihre Störung lösen?“.

Nun erscheint ein Dropdown-Menü, in dem Sie eine Beschreibung des Problems auswählen können.


Wählen Sie das geeignete Fehlerbild im Dropdown-Menü aus und verwenden Sie das Textfeld, um weitere Informationen einzugeben, z. B. einen gegebenenfalls angezeigten Fehlercode.

Klicken Sie anschließend auf „Problembeschreibung übermitteln“.

Nun werden Sie aufgefordert, die Kontaktdaten zu bestätigen und eine Auftrags- oder Referenznummer einzugeben.

Die Kontaktdaten können geändert werden, damit stets ein aktueller und verfügbarer Ansprechpartner und eine Telefonnummer hinterlegt werden können.


Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Wochentage und Zeiten festzulegen, an denen der Service von Ricoh Zugang zum System hat.

Aktivieren Sie „Ja“, wenn Sie eine Tageszeit, z. B. die Mittagspause, festlegen möchten, zu der das System nicht zugänglich ist.

Klicken Sie anschließend auf „Zugangszeiten übermitteln“.

Die Zugangszeiten werden als standardmäßige Zugangszeiten für Ihr Benutzerkonto gespeichert.

Nun wird eine Zusammenfassung der Serviceanforderung angezeigt.

Eine Auftragsnummer ist für eine kostenpflichtige Serviceanforderung erforderlich (Pflichtfeld), wenn das System nicht durch einen Servicevertrag abgedeckt wird. Ist ein Servicevertrag vorhanden, kann die Nummer optional angegeben werden.

Klicken Sie anschließend auf „Kontaktdaten übermitteln“.

Nun werden Sie aufgefordert, die Zeiten festzulegen, zu denen einer unserer Techniker das System zur Problembeseitigung aufsuchen kann.


Klicken Sie zur abschließenden Übermittlung der Serviceanforderung an uns auf „Serviceanforderung bestätigen“.

Nun wird eine Bestätigung Ihrer Serviceanforderung angezeigt. Die Bestätigung enthält eine eindeutige Serviceanforderungs-Nummer. Wenn Sie angegeben haben, dass Sie eine Bestätigungs-E-Mail erhalten möchten, wird auch eine Bestätigung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.


Verbrauchsmaterialbestellungen

Registrierte Benutzer können das Ricoh eService-Portal nutzen, um Verbrauchsmaterialien zu bestellen.Melden Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Passwort bei eService an.

Wählen Sie „Verbrauchsmaterialbestellungen“.

Es wird eine neue Ansicht geöffnet, die Sie durch den Prozess der Verbrauchsmaterialbestellung führt.


Wählen Sie aus der Liste der registrierten Systeme das System aus, für das Sie eine Serviceanforderung aufgeben möchten.

Wenn Sie ein zweites Mal auf die gewählte Seriennummer klicken, werden weitere Details, z.B. die zuletzt bestellten Artikel für diese Seriennummer, eingeblendet. Hier können Sie prüfen, ob in diesem Zusammenhang bereits Verbrauchsmaterialien bestellt wurden. Sie erhalten weitere Details zu den einzelnen Bestellungen, indem Sie auf die Artikelnummer und Daten klicken, woraufhin sich ein Popup-Fenster öffnet. Schließen Sie das Popup-Fenster, indem Sie auf das Kreuz (X) in der rechten oberen Ecke klicken.


Nun werden Sie aufgefordert, die benötigten Verbrauchsmaterialien auszuwählen.


Die Bestellansicht zeigt Ihnen die Verbrauchsmaterialien, die Sie für Ihr System bestellen können.

Alle Preise werden angezeigt. Für Artikel wie zum Beispiel in einem Servicevertrag enthaltener Toner für ein Multifunktionssystem, werden die Artikel entsprechend als kostenfrei angegeben.

Wählen Sie die gewünschten Verbrauchsmaterialien aus der Liste aus, indem Sie die erforderliche Menge eingeben.

Wenn die Bestellmenge für kostenfreie Artikel den empfohlenen Wert übersteigt, werden Sie aufgefordert, einen Grund anzugeben.

Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Lieferart und die Lieferkosten zu bestätigen.

In einigen Landesgesellschaften werden Express-Liefermöglichkeiten angeboten

Der Gesamtpreis wird im unteren Teil der Seite angezeigt.

Klicken Sie auf „Verbrauchsmaterialien auswählen“, um die gewünschten Verbrauchsmaterialien zu bestätigen.

Nun werden Sie aufgefordert, Lieferdaten anzugeben.

Geben Sie die entsprechenden Lieferdaten ein.


Die Lieferdetails werden als Standard für dieses System gespeichert, können jedoch für zukünftige Bestellungen geändert werden.

Klicken Sie auf „Lieferdaten bestätigen“, um die Lieferadresse zu bestätigen.

Nun wird eine Zusammenfassung der Verbrauchsmaterialbestellung angezeigt.

Prüfen Sie die Auftrags- und Lieferdaten. Klicken Sie bei Bedarf auf „Lieferdaten ändern“, um die Lieferadresse zu ändern, und auf „Bestellung ändern“, um die bestellten Artikel zu ändern.


Der Gesamtpreis, einschließlich Lieferkosten, wird im unteren Teil der Seite angezeigt.

Klicken Sie auf „Bestellung absenden“, um die Verbrauchsmaterialbestellung aufzugeben.


Nun wird eine Bestätigung Ihrer Verbrauchsmaterialbestellung angezeigt. Die Bestätigung enthält eine eindeutige Bestellnummer. Wenn Sie angegeben haben, dass Sie eine Bestätigungs-E-Mail erhalten möchten, wird auch eine Bestätigung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.


Übermittlung von Zählerständen

Registrierte Benutzer können das Ricoh eService-Portal nutzen, um Zählerstände zu übermitteln.

Melden Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Passwort beim eService an.

Klicken Sie auf „Zählerstände“.

Es wird ein neues Fenster geöffnet, das Sie durch den Prozess zur Übermittlung der Zählerstände führt.


Wählen Sie aus der Liste der registrierten Systeme das System aus, für das Sie einen Zählerstand übermitteln möchten.


Nun werden Sie aufgefordert, einen Zählerstand einzugeben.

Hier werden Ihnen der letzte Zählerstand als Referenz und die minimalen und maximalen Werte, die auf der erwarteten Nutzung basieren, angezeigt.

Geben Sie jeweils den neuen Zählerstand in das Feld mit der Überschrift „Eingabe aktueller Zählerstände“ ein und klicken Sie auf „Zählerstände übermitteln“, um fortzufahren.

Nun wird eine Zusammenfassung der Zählerstände angezeigt.


Klicken Sie auf „Zählerstände bestätigen“, um den jeweils neuen Zählerstand zu übermitteln.

Es wird eine Bestätigung der erfolgreichen Übermittlung der Zählerstände angezeigt. Wenn Sie angegeben haben, dass Sie eine Bestätigungs-E-Mail erhalten möchten, wird auch eine Bestätigung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.


Registrierung eines weiteren Systems

Registrierte Benutzer können das Ricoh eService-Portal nutzen, um weitere Systeme zu registrieren.Sie benötigen die Seriennummer und die Postleitzahl des Standorts des Systems. Die Seriennummer ist auf einem Aufkleber auf der Vorderseite des Systems angegeben.


Wenn Sie mehrere Systeme registrieren möchten, klicken Sie auf den Link „FAQs“ im Bereich zur Registrierung neuer Systeme am unteren Ende der Seite. Wenn Sie mehr als 25 Systeme registrieren möchten, können Sie uns hierzu eine E-Mail zukommen lassen.“

Klicken Sie auf „Neues System registrieren“, um ein System zu registrieren.

Es wird eine neue Ansicht geöffnet, die Sie durch den Prozess der Registrierung eines neuen Systems führt.


Geben Sie die Seriennummer des neuen Systems und die Postleitzahl seines Standorts ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Ihre Kundendaten sind mit der Seriennummer des Systems verknüpft und werden automatisch angezeigt. Sie können diese nun prüfen.

Wenn Sie eine falsche Seriennummer eingegeben haben, können Sie sie korrigieren, indem Sie auf „Angaben entfernen“ klicken.

Wenn die Kundendaten korrekt sind, klicken Sie auf „Systemdaten übermitteln“.

Wenn die Kundendaten aktualisiert werden müssen, können Sie eine Änderung anfordern, indem Sie auf das rote Icon neben dem Text „Sollten die untenstehenden Daten falsch sein, klicken Sie bitte hier.“ klicken.


Passen Sie die Kundendaten an und klicken Sie auf „Speichern“.

Klicken Sie auf „Systemdaten übermitteln“, um die Systemdaten zu bestätigen.

Nun werden Sie aufgefordert, Ihre Einstellungen zu bestätigen.


Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ja“, wenn Sie per E-Mail daran erinnert werden möchten, wenn Meldungen von Zählerständen fällig sind.

Optional können Sie eine zweite E-Mail-Adresse (an die Ricoh Erinnerungen zu Meldungen von Zählerständen sendet) und einen eindeutigen Namen (mit dem sich das registrierte System identifizieren lässt, z. B. Kopierer Erdgeschoss) angeben.

Klicken Sie auf „System registrieren“, um die Systemregistrierung abzuschließen.

Nun wird eine Bestätigung der Systemregistrierung angezeigt. Eine Bestätigung wird auch an die registrierte E-Mail-Adresse gesendet.


Änderung der Kontodaten

Registrierte Benutzer können das Ricoh eService-Portal nutzen, um Ihre Kontodaten zu ändern.


Klicken Sie auf „Mein Konto“ in der oberen oder zweiten Menüleiste.

Es wird eine neue Ansicht geöffnet, in der Sie Ihre Kontodaten und/oder Ihr Passwort ändern können.


Bearbeiten Sie Ihre Kontodaten und klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Änderungen zu speichern.

Wählen Sie die Registerkarte „Passwort ändern“, um Ihr Passwort zu ändern.


Sie werden aufgefordert, Ihr aktuelles Passwort einzugeben, bevor Sie ein neues Passwort erstellen.

Geben Sie ein neues Passwort ein. Es sollte mindestens acht Zeichen lang sein und muss mindestens einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben und eine Zahl enthalten.

Geben Sie das neue Passwort erneut ein, um zu bestätigen, dass es korrekt eingegeben wurde.

Klicken Sie auf „Passwort ändern“, um die Änderung zu bestätigen.


Häufig gestellte Fragen

Die zweite Menüleiste enthält einen Link zu Fragen, die im Zusammenhang mit der Nutzung des eService-Portals häufig gestellt werden.

Um die Fragen und Antworten anzuzeigen, klicken Sie in der zweiten Menüleiste auf „FAQ“.

Klicken Sie auf die Themen auf der linken Seite des Bildschirms, um diesbezüglich häufig gestellte Fragen und ihre Antworten anzuzeigen.

Kontakt

Die zweite Menüleiste enthält auch einen Link zu Informationen, wie Sie mit Ricoh in Kontakt treten können.

Um eine E-Mail an eine Landesgesellschaft von Ricoh zu senden, klicken Sie in der zweiten Menüleiste auf „Kontakt“.


Klicken Sie auf die Flagge Ihrer Landesgesellschaft.

Ergänzen Sie das bereits ausgefüllte Formular mit möglichst umfassenden Informationen.

Um die Anfrage zu senden, klicken Sie auf „E-Mail senden“.

Nun wird eine Versandbestätigung der E-Mail angezeigt. Eine Bestätigung wird auch an die registrierte E-Mail-Adresse gesendet.

34 - RICOH eService-Anleitung 2407/Stand:11/2014

www.ricoh-europe.com

Über Ricoh

Ricoh ist ein global tätiges Technologieunternehmen, das sich auf Office-Systeme, Produktionsdrucklösungen, Dokumentverwaltungssysteme und IT-Dienstleistungen spezialisiert hat. Hauptsitz der Ricoh-Gruppe ist in Tokio, das Unternehmen ist in 200 Ländern und Regionen tätig.

Den größten Umsatz macht das Unternehmen mit Produkten, Lösungen und Dienstleistungen, die die Interaktion zwischen Menschen und Informationen verbessern. Ricoh fertigt auch preisgekrönte Digitalkameras und spezielle Industrieprodukte. Das Unternehmen ist bekannt für die Qualität seiner Technologie, den herausragenden Kundenservice und Initiativen im Bereich der Nachhaltigkeit.

Gemäß dem Unternehmensslogan imagine. change. unterstützt Ricoh andere Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Ideen und dem Erreichen gemeinsamer Ziele.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte www.ricoh-europe.com

Die in dieser Broschüre dargestellten Zahlen und Fakten beziehen sich auf spezifische Geschäftsfälle. Individuelle Umstände können

zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Sämtliche Unternehmens-, Marken-, Produkt- und Dienstleistungsnamen sind Eigentum

und eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Eigentümer. Copyright © 2014 Ricoh Europe PLC. Alle Rechte vorbehalten.

Diese Broschüre, deren Inhalt und/oder Layout dürfen ohne vorherige schriftliche Erlaubnis von Ricoh Europe PLC nicht verändert

und/oder angepasst, teilweise oder vollständig kopiert und/oder in andere Dokumente eingefügt werden.

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