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Projektmanagement

Risikomanagement

Version: 4.1Stand: 14.05.2018Autor: Dr. Olaf Boczan

© Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München

Lernziel

Sie können:

die Aufgabe des Risikomanagements und die

durchzuführenden Prozesse in Projekten nennen!

die Begriffe des Risikomanagements mit eigenen Worten

wiedergeben!

die Methoden und Werkzeuge des Risikomanagements

nennen und die Anwendung erläutern!

die Einstufung von Risiken und deren Bewertung

beschreiben!

die Maßnahmen zur Risikobewältigung erläutern!

Vorlesung Projektmanagement - Risikomanagement

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14.05.2018


Lernziel

Sie können:

die Entscheidungsbaumanalyse zur quantitativen

Bewertung von Risiken anwenden!

den Prozess des Risikomanagements in Projekten

beschreiben!

Referenz:

PMBoK Kapitel 11 Risikomanagement in Projekten


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Risikomanagement

Risikomanagement beinhaltet:

die Durchführung der Risikomanagementplanung

die Risikoidentifizierung und Risikoanalyse

die Planung von Risikobewältigungsmaßnahmen

die Überwachung und Steuerung

aller Risiken eines Projekts


Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe

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Ziel des Risikomanagements

Ziel des Risikomanagements ist es:

die Steigerung der Wahrscheinlichkeit positiver Ereignisse und deren Auswirkungen

sowie die Verringerung der Wahrscheinlichkeit negativer Ereignisse und deren Auswirkungen auf das Projekt



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Definition Risiko

Ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren

Eintreten eine positive oder eine negative Auswirkung auf ein

Projektziel hat.


Bedrohungen Chancen

Risiken

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Risiko / Problem / Unsicherheit

Risiko

Ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren

Eintreten eine positive oder eine negative Auswirkung auf ein

Projektziel hat.

Problem

Ist ein Ereignis, das bereits eingetreten ist und bereits negative

Auswirkungen hat.

Unsicherheit

Ist mit einem Risiko identisch, die Unsicherheit hat jedoch keine

Auswirkungen auf das Projektziel.


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Risikotoleranz / Risikobereitschaft

Das Maß - ein Risiko zu akzeptieren !

Risiken, die eine Gefährdung für das Projekt darstellen

können dann akzeptiert werden, wenn sie innerhalb der

Toleranzbereiche liegen.

Die Risikobereitschaft wird dominiert durch:

– Wahrnehmung

– Erfahrung

– Ausbildung

– weiter persönliche Komponenten


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Grundsatz des Risikomanagements


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Manage Deine Risiken, und Du managst Deine Projekte

Quelle: Boehm, Barry W. und Ross, Rony. Theory-W Software Project Management: Principles and Examples.

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Risikomanagement planen(Planungsprozessgruppe)


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RisikomanagementAufgaben


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Initiierungs-prozesse

Abschluss-prozesse

Ausführungs-prozesse

Planungs-prozesse

Überwachung- & Steuerungs-

prozesse

Planung

• Risikomanagement planen

• Risiken identifizieren

• Qualitative Risikoanalyse durchführen

• Quantitative Risikoanalyse durchführen

• Risikobewältigungsmaßnahmen planen

Ausführung

• Risikobewältigungsmaßnahmen umsetzen

Überwachung und Steuerung

• Risiken überwachen

14.05.2018

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe


Risikomanagement planenAllgemein

Risikomanagement planen

ist der Prozess:

wie Vorgänge im Rahmen des Risikomanagements eines Projekts durchgeführt werden.

Sorgfältige und eindeutige Risikomanagementplanung erhöht die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs für die fünf anderen Risikomanagementprozesse und des Projektes !!!



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Risikomanagement planenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Datenanalyse

Meetings



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Risikomanagement planenwichtige Arbeitsergebnisse

Risikomanagementplan



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Risikomanagementplan - Inhalte

Methodik

Rollen und Verantwortlichkeiten

Budgetierung

zeitliche Planung

Risikokategorien (siehe nächste Folie)

Definition der Risikowahrscheinlichkeit und –auswirkung (siehe nächste Folie)

Berichtsformate



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Risikokategorien

liefert eine Struktur

notwendig zur systematischen Risikoidentifikation

stellt die konsistente Detaillierung sicher

kann in einem Risikostrukturplan (Risiko Breakdown

Structure - RBS) dargestellt werden



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Risikostrukturplan (RBS) - Beispiel

Projekt xyz

Technisch

Anforderungen

Technologie

Zuverlässigkeit

Qualität

Extern

Markt

Kunden

Wetter

Organisation

Einsatzmittel

Finanzierung

Projekt-management

Schätzung

Planung

Steuerung

Kommunikation


Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe17

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Risikowahrscheinlichkeit und -auswirkung

Definition von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung sind notwendig um Risiken einzuordnen.

Entsprechende Skalen können frei gewählt werden und reichen von:

– Wahrscheinlichkeitswerten wie „sehr unwahrscheinlich“ bis „fast sicher“ oder

– numerischen Werten wie zum Beispiel 0,1, 0,3, 0,5, 0,7,0,9

Skalen können linear oder auch nichtlinear sein

Skalen können auch aus der Kombination der Beeinflussung auf die Projektziele definiert sein


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Auswirkungsdefinition (Beispiel)

Auswirkungsmatrix

Auswirkung sehr niedrig0,05

niedrig0,1

mäßig0,2

hoch0,4

sehr hoch0,8

Kosten unbedeutend <10% 10-20% 20-40% >40%

Zeit unbedeutend <5% 5-10% 10-20% >20%

InhaltUmfang

kaum wahrnehmbar

kleine Bereichesind betroffen

Kernbereiche sind betroffen

für Sponsor nicht akzeptabel

Bereich ist zu Ende des Projektes nutzlos

Qualität kaum wahrnehmbar

nur sehr spezielle Anwendung-ensind betroffen

Zustimmung des Sponsors notwendig

für Sponsor nicht akzeptabel

Bereich ist zu Ende des Projektes nutzlos



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11.1 Risiko-management

planen

Risikomanagement planen

Projektdokumenten• Stakeholderregister

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S. 402

Projektmanagementplan• Alle Komponenten

• Faktoren der Unternehmensumwelt

• Prozessvermögen der Organisation

Projekt-managementplan

4.1 Projektauftrag entwickeln

• Projektauftrag

• Risikomanagementplan

14.05.2018Vorlesung Projektmanagement - Risikomanagement

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Risiken identifizieren(Planungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung






Ausführung




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Risiken identifizierenAllgemein

Risiken identifizieren ist der Prozess:

zur Erkennung von Risiken

der Dokumentation der Risikomerkmale

Risiken identifizieren ist ein iterativer Prozess!


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Risiken identifizierenWerkzeuge & Methoden

Fachurteil

Dokumentationsüberprüfung

Methoden zu Informationssammlung

Datenanalyse

Analyse der Annahmen

Auslöserliste

Checklisten

Meetings

Brainstorming, Delphi-Methode, Befragung


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Risiken identifizierenwichtige Arbeitsergebnisse

Risikoregister


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Risikoregister - Inhalt

Liste der identifizierten Risiken mit genauer Beschreibung :– der Ursache

– des Ergebnis

– der Auswirkung

Liste der potentiellen Bewältigungsmaßnahmen


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11.2 Risiken identifizieren Projektdokumente

Risiken identifizieren

Projektdokumenten• Annahmen-Protokolle• Kostenschätzungen• Schätzung der Dauer• Problemprotokolle• Register der gesammelten Erfahrungen• Dokumentation der Anforderungen• Ressourcenanforderungen• Stakeholderregister


Projektmanagementplan• Anforderungsmanagementplan• Terminmangementplan• Kostenmanagementplan• Ressourcenmanagementplan• Qualitätsmanagementplan• Risikomanagementplan• Inhalts- und

Umfangsmanagementplan• Terminbasisplan• Kostenbasisplan



Aktualisierung der Projektdokumente• Annahmen-Protokoll• Problemprotokoll• Register der gesammelten Erfahrung

12.1 Beschaffungs-management planen

• Beschaffungsdokumente

• Risikoregister• Risikobericht

12.12 Beschaffungen durchführen

• Vereinbarungen


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Qualitative Risikoanalyse durchführen(Planungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung






Ausführung




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Qualitative Risikoanalyse durchführenAllgemein

Qualitative Risikoanalyse durchführen ist der Prozess

der Priorisierung von Risiken für weitere Analysen

Priorisierung erfolgt mit

Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens

Bewertung ihrer Auswirkungen


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Qualitative Risikoanalyse durchführenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Erfassen von Daten

Datenanalyse

Datendarstellung

Sozialkompetenz

Risikokategorisierung

Meetings


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Qualitative Risikoanalyse durchführen Vorgehen

Jedes Risiko erhält eine Wahrscheinlichkeitszahl des Auftretens und eine Auswirkungszahl für die Beeinflussung des Projektzieles

Risikobewertung = Wahrscheinlichkeit x Auswirkung


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Merke: Ist die Qualität der Risikodaten schlecht, dann ist auch die Risikoanalyse schlecht.

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Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix


Wahrscheinlichkeits- und AuswirkungsmatrixBedrohungen

Wah

rsch

einl

ichk

eit 0.90 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72

0.70 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56

0.50 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40

0.30 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24

0.10 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08

0.05 0.10 0.20 0.40 0.80

Auswirkung

33

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Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix


Wahrscheinlichkeits- und AuswirkungsmatrixChancen

Wah

rsch

einl

ichk

eit 0.90 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72

0.70 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56

0.50 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40

0.30 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24

0.10 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08

0.05 0.10 0.20 0.40 0.80

Auswirkung

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Qualitative Risikoanalyse durchführenwichtige Arbeitsergebnisse

aktualisiertes Risikoregister

aktualisierter Risikobericht


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11.3 Qualitative Risikoanalyse durchführen

Projektdokumente

Quantitative Risikoanalyse durchführen

Projektdokumenten• Annahmen-Protokolle• Risikoregister• Stakeholderregister


Projektmanagementplan• Risikomanagementplan



Aktualisierung der Projektdokumente• Annahmen-Protokoll• Problemprotokoll• Risikoregister• Risikobericht


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Quantitative Risikoanalyse durchführen(Planungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung






Ausführung




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Quantitative Risikoanalyse durchführenAllgemein

Quantitative Risikoanalyse durchführen ist der Prozess

der zahlenmäßigen Analyse von Auswirkungen festgestellter Risiken

Hier wird gerechnet !


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Quantitative Risikoanalyse durchführenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Datensammlungs- und Darstellungsmethoden

Wahrscheinlichkeitsverteilungen

Quantitative Risikoanalyse und Modellierungsmethoden

Sensitivitätsanalyse

Analyse des erwarteten Geldwertes

Entscheidungsbaumanalyse

Modellierung und Simulation (z.B. Monte-Carlo-Simulation)


40



Quantitative Risikoanalyse durchführenwichtige Arbeitsergebnisse



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Quantitative Risikoanalyse durchführenEntscheidungsbaumanalyseAnalyse des erwarteten Geldwertes


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EntscheidungsbaumanalyseAnalyse des erwarteten Geldwertes



Bau oder Aufrüsten?

Neues Werk bauen

120 Mio. €

Werk aufrüsten50 Mio. €

Höher Nachfrage200 Mio. €

Niedrige Nachfrage90 Mio. €



60%

40%

80 Mio. €

-30 Mio. €

70 Mio. €

40 Mio. €

70 Mio. € = 120 Mio. € - 50 Mio. €

40 Mio. € = 90 Mio. € - 50 Mio. €

-30 Mio. € = 90 Mio. € - 120 Mio. €

80 Mio. € = 200 Mio. € - 120 Mio. €

36 Mio. € = 60% * 80 Mio. € +40% * - 30 Mio. €

58 Mio. € = 60% * 70 Mio. € +40% * 40 Mio. €

40%

60%58 Mio. € (EMV)

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Entscheidungsbaumanalyse - Übung


Bau oder Aufrüsten?

Neues Werk bauen

100 Mio. €

Werk aufrüsten50 Mio. €





70%

30%

30%

70%

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Entscheidungsbaumanalyse Risiko

Risiko x

Schadenssumme bei Eintritt 40T€

Eintrittswahrscheinlichkeit 60%

Strategien:

Vermeidung - 60T€

Minderung - 15T€ zur Reduktion der Eintrittswahrscheinlichkeit auf 40%


46


Entscheidungsbaumanalyse Risiko


Risiko xMinimieren

15 T€

Akzeptieren0 €

Schaden40 T€

Schaden0 €

Schaden40 T€

Schaden0€

40%

40%

-55 T€

-15T€

-40 T€

0 T€

-40 T€ = 0 T€ - 40 T€

0 T€ = 0 € - 0 €

-15T€ = 0 T€ - 15T€

-55 T€ = -15 T€ - 40 T€

-31 T€ = 40% * -55 T€ +60% * -15 T€

60%

60%

-24 T€ (EMV)

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Vermeiden60 T€

-60 T€

-24 T€ = 60% * -40 T€ +40% * 0 T€


Entscheidungsbaumanalyse Risiko Übung

Risiko y

Schadenssumme bei Eintritt 50T€

Eintrittswahrscheinlichkeit 60%

Strategien:

Vermeidung -> 60T€

Minderung -> 15T€ zur Reduktion der Eintrittswahrscheinlichkeit auf 20%


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Entscheidungsbaumanalyse RisikoÜbung


Risiko yMinimieren

__ T€

Akzeptieren__ T€

Schaden__ T€

Schaden__ T€

Schaden__ T€

Schaden__ T€

__%

__%

__%

__%

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Vermeiden__ T€

__ T€

__ T€

__ T€

__ T€


11.4 Quantitative Risikoanalyse durchführen

Projektdokumente

Qualitative Risikoanalyse durchführen

Projektdokumenten• Annahmen-Protokolle• Ausgangsbasis für Schätzungen• Kostenschätzungen• Kostenprognosen• Schätzung der Dauer• Meilensteinliste• Ressourcenanforderungen• Risikoregister• Risikobericht• Terminplanprognosen


Projektmanagementplan• Risikomanagementplan• Inhalts- und Umfangsbasisplan• Terminbasisplan• Kostenbasisplan



Aktualisierung der Projektdokumente• Risikobericht


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Risikobewältigungsmaßnahmen planen(Planungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung






Ausführung




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Risikobewältigungsmaßnahmen planenAllgemein

Risikobewältigungsmaßnahmen planen ist der Prozess

des Aufstellens von Alternativplänen

die Beschreibung von Handlungen

mit denen die Verwertung von Chancen gefördert werden

mit denen das Eintreten von Bedrohungen reduziert werden


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Risikobewältigungsmaßnahmen planenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Erfassen von Daten

Datenanalyse

Entscheidungsanalyse

Strategien für negative Risiken oder Bedrohungen (siehe nächste Folie)

Strategien für positive Risiken oder Chancen (siehe nächste Folie)

Risikobewältigungsstrategien


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Risikobewältigungsmaßnahmen planen Antwortstrategien


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Negative Risiken (Bedrohung) Positive Risiken (Chancen)

Eskalieren Eskalieren

Vermeiden Nutzen

Übertragen Teilen

Mindern Verbessern

Akzeptieren Akzeptieren


Risikobewältigungsmaßnahmen planen wichtige Arbeitsergebnisse



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11.5 Risiko-bewältigungs-maßnahmen

planen

Projektdokumente

Risikobewältigungsmaßnahmen planen

Aktualisierung des Projektmanagementplans• Terminmanagementplan• Kostenmanagementplan• Qualitätsmanagementplan• Ressorcenmanagementplan• Beschaffungsmanagementplan• Inhalts- und Umfangsmanagementplan• Terminbasisplan• Kostenbasisplan

Projektdokumenten• Register der gesammelten Erfahrungen• Projektterminplan• Ressourcenstrukturplan• Ressourcenkalender• Risikoregister• Risikobericht• Stakeholderregister


Projektmanagementplan• Ressourcenmanagementplan• Risikomanagementplan• Kostenbasisplan




Aktualisierung der Projektdokumente• Annahmen-Protokoll• Kostenprognose• Register der gesammelten Erfahrung• Projektterminplan• Projektteam-Zuweisung• Risikoregister• Risikoberichte

4.6 Integrierte Änderungssteuereung

durchführen

• Änderungsanträge


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Risikobewältigungsmaßnahmen umsetzen(Ausführungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung






Ausführung




14.05.2018



Risikobewältigungsmaßnahmen umsetzenAllgemein

ist der Prozess

zur Umsetzung der vereinbarten Pläne zur Risikobewältigung


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Risikobewältigungsmaßnahmen umsetzenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Sozialkompetenz


62


Risikobewältigungsmaßnahmen umsetzenwichtige Arbeitsergebnisse

Maßnahmen

Änderungsanträge


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11.6 Risiko-bewältigungs-maßnahmen

umsetzen

Projektdokumente

Risikobewältigungsmaßnahmen umsetzen

Projektdokumenten• Register der gesammelten Erfahrungen• Projektterminplan• Ressourcenstrukturplan• Ressourcenkalender• Risikoregister• Risikobericht• Stakeholderregister


Projektmanagementplan• Ressourcenmanagementplan• Risikomanagementplan• Kostenbasisplan



Aktualisierung der Projektdokumente• Register der gesammelten Erfahrung• Problemprotokoll• Projektteam-Zuweisung• Risikoregister• Risikoberichte


durchführen



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Risiken steuern(Überwachung und Steuerungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung






Ausführung




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Risiken überwachenAllgemein

ist der Prozess

zur Überprüfung der Einführung von Risikobewältigungsplänen

zur Verfolgung der erkannten Risiken

zur Überwachung von Restrisiken

zum Erkennen neuer Risiken


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Risiken überwachenWerkzeuge und Methoden

Datenanalyse

Neueinstufung von Risiken

Risikoaudits

Abweichungs- und Trendanalyse

Beobachtung von Risikoflags


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Risiken überwachenwichtige Arbeitsergebnisse



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11.7 Risiken überwachen

Projektdokumente

Risiken überwachen

Projektdokumenten• Problemberichte• Register der gesammelten Erfahrungen• Risikoregister• Risikobericht


Projektmanagementplan• Risikomanagementplan



Aktualisierung der Projektdokumente• Annahmen – Protokoll• Problemprotokoll• Register der gesammelten Erfahrung• Risikoregister• Risikoberichte


durchführen


4.3 Projektdurchführen lenken und managen

• Arbeitsleistungsdaten

4.5 Projektarbeit überwachen und steuern

• Arbeitsleistungsberichte

4.5 Projektarbeit überwachen und steuern

• Arbeitsleistungsinformationen

Aktualisierung des Projektmanagementplans• Alle Komponenten



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RisikomanagementProzesszusammenspiel


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Prozesszusammenspiel


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Risiko-management

planen

Risiko identifizieren

Qualitative Risikoanalyse durchführen Quantitative

Risikoanalyse durchführen

Risiko-bewältigungs-maßnahmen

planenRisiken

überwachen und steuern

Risiko-bewältigungs-maßnahmen

umsetzen


RisikomanagementTipps und Tricks


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RisikomanagementTipps & Tricks

Investieren Sie genug Zeit in die Risikoanalyse (Verdrängen hilft leider nicht)

Identifizieren Sie die Risiken in kleinen Teams (auch mit Kreativtechniken)

Führen sie die qualitative Risikoanalyse durch

Konzentrieren Sie sich im ersten Schritt auf die 7 hoch priorisierten Risiken

Analysieren Sie diese genauer in der quantitativen Risikoanalyse

Legen Sie für alle Risiken Antwortstrategien bereit (Ignorieren ist keine zulässige Antwortstrategie !!)

Vorlesung Projektmanagement - Risikomanagement 14.05.2018

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RisikomanagementTipps & Tricks

Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit zur Risikosteuerung und Überwachung…am besten einen Zeitpunkt in der Woche festlegen

Führen Sie regelmäßig Risikoidentifikationsrunden durch

Vergessen Sie die Chancen nicht !-Risikomanagement ist auch die Arbeit mit Chancen

Halten Sie ein Risikobudget bereit, denken Sie dabei auch an die unbekannten Unbekannte

Wenn Sie Budget für Risikominimierungsarbeiten geplant haben, dann setzen sie diese auch ein

Dokumentieren Sie, Dokumentieren Sie, Dokumentieren Sie


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RisikomanagementAchtung

Beispiel: Sie haben 10 Risiken mit je einer Eintrittswahrscheinlichkeit von 10% und einer Schadenssumme von je 10.000 EUR wenn das Risiko eintritt. Wie viel Risikobudget müssen sie sich für die Antwortstrategie Akzeptieren zurücklegen.

Risikobudget = Schadenssumme * Eintrittswahrscheinlichkeit

Richtig ??


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Lernziel

Sie können:

die Aufgabe des Risikomanagements und die

durchzuführenden Prozesse in Projekten nennen!

die Begriffe des Risikomanagements mit eigenen Worten

wiedergeben!

die Methoden und Werkzeuge des Risikomanagements

nennen und die Anwendung erläutern!

die Einstufung von Risiken und deren Bewertung

beschreiben!

die Maßnahmen zur Risikobewältigung erläutern!


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Lernziel

Sie können:

die Entscheidungsbaumanalyse zur quantitativen

Bewertung von Risiken anwenden!

den Prozess des Risikomanagements in Projekten

beschreiben!


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Copyright

Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative CommonsNamensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz.

Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.

Die Vorlesung beruht auf den Büchern :

Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 4. Ausg. (2008), 5. Ausg. (2013) und 6. Ausg. (2017) . Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und

Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association

Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind.

"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations.


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