Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario. Rainer Haselmeier, YAVEON AG

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Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario

YAVEON Business IT Forum 2014 | Rainer Haselmeier

Die Breakout-Session „Roadmap zum modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario“ geht zunächst auf die historische Entwicklung von Business IT-Systemen ein. Unter Einbeziehung wichtiger IT-Trends zeigt Rainer Haselmeier, Leiter der Business Unit Enterprise Information Management (EIM) der YAVEON AG, anschließend, auf welche Entwicklungen die YAVEON auf dem Weg zum „modernen Arbeitsplatz“ setzt. Anhand eines Prozessszenarios aus der Beschaffung werden beispielhaft Bausteine des „modernen Arbeitsplatzes“ in der praktischen Umsetzung gezeigt. Den Abschluss bilden die Vorstellung eines Vorgehensmodells in Umsetzungsprojekten und ein Ausblick auf weitere Anwendungsszenarien für den „modernen Arbeitsplatz“.

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Abstract

YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario

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Übersicht


Business IT: Was bishergeschah...?

Praxisbeispiel „Beschaffungs-prozess“

Ausblick: Roadmap YAVEON

Der„moderne Arbeitsplatz“

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Historische Entwicklung „Business IT“-Systeme


Verwaltung Finanzen Personal

Beschaffung Produktion

Lager Verkauf

PPS/MRP

ERP

Customer Rel. Management CRM

E-Procurement

ERP II / Supply Chain Management

Planung & Kontrolle

Abfragen & Berichte

Management Inf. Systeme

Management & Entscheidungsunterstütz.

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Welches IT-Trends bestimmen den „moderner Arbeitsplatz“?


Usability

ConnectivityCollaboration

Mobility

Der Trend: „Handhabbarkeit, Benutzbarkeit von Systemen, Software-Ergonomie“

Die Thesen:

Das User-Interface von ERP- und weiteren Business-IT-Systemen wird sich, durch die Arbeit auf mobilen Geräten, an die neuen Anforderungen anpassen.

Die Bedienung von Business IT-Systemen wird – wie bei Anwendungen im privaten Bereiche – intuitiver und ohne Schulungsaufwand möglich.

Mitarbeiter sind künftig stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden. Hierfür werden sich neuartige Formen der Informationsdarstellung und -bereitstellung zur Entscheidungsunterstützung entwickeln.

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IT-Trend „Usability“


Der Trend: „Die Fähigkeit, jederzeit, überall und mit jedem beliebigen Gerät auf Applikationen und Informationen einer Unternehmenssoftware zugreifen zu können.“

Die Thesen:

Die wachsende Internationalisierung und die demographische Entwicklung erfordern neue Arbeitsformen und -modelle. Business IT-Systeme werden in Zukunft auf unterschiedlichen Endgeräten jederzeit und überall verfügbar sein.

Das Arbeiten in Business IT-Systemen wird mit den gleichen Werkzeugen wie im Privatbereich erfolgen („Bring your own device“ bzw. Verknüpfung von Social Media mit Business Netzwerken).

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IT-Trend „Mobility“


Der Trend: „Die Zusammenarbeit und Kommunikation von Menschen und Organisationen über Grenzen, Systeme, Zeitzonen und geographische Entfernungen hinweg.“

Die Thesen:

Ohne die Verwendung von bereichsübergreifenden Kooperations-Werkzeugen entstehen für Unternehmen gravierende Wettbewerbsnachteile (u. a. Produktivitätsverluste).

Der Informationsaustausch wird massiv zunehmen und gleichzeitig unstrukturierter sein. Die Austauschfrequenzen und die Anzahl der Beteiligten an weltweiten Standorten werden zunehmen.

Zentrale Plattformen zur Zusammenarbeit zwischen rechtlich eigenständigen Unternehmen (in der Supply Chain) werden ein elementarer Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit im globalisierten Umfeld.

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IT-Trend „Collaboration“


Der Trend: „Die Fähigkeit von ERP, mit unterschiedlichen Systemen über Schnittstellen zu kommunizieren.“

Die Thesen:

Der Bedarf an zeitnaher und räumlich uneingeschränkter Informationsverfügbarkeit wird enorm steigen.

Es einige wenige quasi-standardisierte Datenmodelle geben, die von wenigen Anbietern vorgegeben und von allen anderen Anbietern eingesetzt bzw. verwendet werden.

Standardisierte Datenformate werden die Datenkommunikation zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtern.

Die Verzahnung aller Planungsebenen, von der Ebene der Supply Chain bis zur produzierenden Maschinenebene, inklusive eines einheitlichen Austausches mit entsprechenden Datenformaten und Softwaresystemen für die Ressourcenplanung wird zum Standard.

Eine vollständige Integration im Sinne einer "1-System-Landschaft" (Monolith) wird es auch künftig nicht geben.

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IT-Trend „Connectivity“


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Entwicklungsschwerpunkte „Business IT“-Systeme


Verwaltung Finanzen Personal

Beschaffung Produktion

Lager Verkauf

PPS/MRP

ERP

Customer Rel. Management CRM

E-Procurement

ERP II / Supply Chain Management

Planung & Kontrolle

Abfragen & Berichte

Management Inf. Systeme

Management & Entscheidungsunterstütz.

Individuelle Unterstützung

Gruppen-unterstützung

Vorgangs-bearbeitung

Ver

tika

le In

tegr

atio

n

Horizontale Integration

Personalisierung: Benutzer melden sich an und können das Portal nach eigenen inhaltlichen Interessen und benötigten Diensten konfigurieren

Informationsaggregation: Benutzer erhalten Informationen unterschiedlichster Formate und Herkunft gebündelt zur Verfügung gestellt (z. B. Texte, Tabellen, Audio- oder Videodateien, Bilder oder E-Mails)

Prozessintegration: Geschäftsprozesse werden über ausführende Applikationen hinweg bereitgestellt Applikationen laufen „im Hintergrund“

Single sign on: Benutzer melden sich am Portal mit einer Benutzername-Passwort-Kombination an steuert den Zugriff auf alle Dienste des Portals im Rahmen der Mitarbeiter-Rolle

Permanente und globale Verfügbarkeit: Benutzer kann das Portal mit einem einfachen Internet-Zugang und auch mit mobilen Endgeräten nutzen Anwendungen sind nicht auf den Computer am Arbeitsplatz beschränkt

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Grundfunktionen „Moderner Arbeitsplatz“


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Mitarbeiterportale als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“


Applikationen Kollaboration

Informationen Dokumente

Integrationsplattform

Portale

Eine personalisierte Kommunikations- und Interaktionsplattform für Mitarbeiter und Partner eines Unternehmens

Ein Tool zur effektiven und effizienten Gestaltung der täglichen Arbeit

Ein sicherer Zugang zu allen relevanten Informationen, Applikationen und Services über unterschiedlichste Kommunikationswege im Unternehmen

Bessere und schnellere Verfügbarkeit von Informationen, auch im Sinne von Warnhinweisen (bei Engpässen) und Prognosen zu voraussichtlichen Entwicklungen

Bessere Produktqualität

Höhere Kundenzufriedenheit

Ein Hilfsmittel zum Treffen von Entscheidungen aufgrund aktueller Informationen

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Mitarbeiterportale als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“


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Integrierte Prozesse als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“


• Scannen

• Rechnungs-eingang in Outlook

Outlook

• Beleglesung

• GDPdU konfor-me Archivierung

• Workflow

SharePoint• Belegerkennung

• Rechnungs-Eingangs-Monitor

ERP

• sachliche Prüfung

• Freigabe-Workflow

SharePoint• ERP Daten

• SharePoint Portal

QlikView

Buchhaltung Fachabteilung Controlling

Workflow

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Integration der Business IT-Applikationen mit dem Ziel, den administrativen Aufwand zu verringern ERP-Systeme werden um Module und Funktionen für PPS, Dokumentenmanagement,

Business Intelligence und CRM erweitert häufig genutzte Standardanwendungen wie Office-Produkte wie Word, Excel und

Outlook werden in die Applikationslandschaft unter einer Oberfläche (Portallösung) integriert

ERP und Office-Programme werden kombiniert mit Business-Anwendungen wie SharePoint

Collaboration-Tools zur besseren Vernetzung der Mitarbeiter untereinander standardisierte Prozesse schnellere, einfachere und transparentere

Prozesse und Reduzierung von Fehlern Verringerung von administrativen Tätigkeiten (z. B. durch Vermeidung

doppelter Pflegeaufwände) reduzierter administrativen Aufwand für das Suchen, Weiterleiten, Ablegen

und Verwalten von Informationen Einsatz von Portallösungen, in denen Prozesse applikationsübergreifend und

webfähig in einer Oberfläche abgebildet werden

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Integrierte Prozesse als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“


Bearbeitungszeiten und -kosten senken durch die Orientierung an den Geschäftsprozessen und den integrierten Zugriffen auf verschiedene Backend-Systeme über nur ein Portal

Prozesseffizienz verbessern (z. B. durch zentralen Zugriff auf Dokumente und Vorlagen (Suche), Workflows und Workflowunterstützung (z. B. Rechnungseingangsprüfung, Reiseantrag, IT-Antrag, etc.))

Flexibilität erhöhen über Portale können schnell wechselnde Anforderungen abgebildet werden

Integrierter Zugriff auf alle Funktionen, Dokumente, Anwendungen und Daten, die zur Erledigung der Aufgabenstellungen eines Mitarbeiters erforderlich sind

Verbesserung der Teamarbeit durch eine geschäftsprozessorientierte Aufgabenverteilung und Funktionen zur Kommunikationsunterstützung

Geringerer Schulungsaufwand für die Anwender, da diese über den Web-Browser auf das ihnen bekannte Portal auf die Backend-Systeme zugreifen, ohne sich mit deren Benutzungskonzepten direkt auseinandersetzen zu müssen

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Was bringt der „moderne Arbeitsplatz“?


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Praxisbeispiel Beschaffungsszenario


Applikationen Kollaboration

Informationen Dokumente

Integrationsplattform

Portale

Buchhaltung

BeschaffendeAbteilung

AnforderndeAbteilung

http://blog.silvertech.at/wp-content/uploads/2013/04/Microsoft_Dynamics_Logo.png


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Praxisbeispiel Beschaffungsszenario


Bestellbedarf Bedarfs-

anforderung

PUR-020-005

Bestellungen

PUR-020-030

Bestellüber-wachung

PUR-020-030

Rechnungsein-gang und -prüfung

PUR-020-060

Ware ist aufLager

BuchhaltungBeschaffendeAbteilung


BeschaffendeAbteilung


PRAXIS-DEMO







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Vorgehen in Kundenprojekten


Projektmanagement (Planung, Kontrolle, Steuerung)

Projekt-vorbereitung

Analyse RealisierungKonzeption Betrieb

Analyse

Bausteine für die Arbeitsplätze der ausgewählten Mitarbeitergruppen bestimmen (u. a. Elemente der Portale, relevante Prozesse, Applikationen, etc.)

Anforderungen an den „modernen Arbeitsplatz“ für die einzelnen Bausteine aufnehmen, dokumentieren und bestätigen

Konzeption

Bausteine für die Arbeitsplätze aus inhaltlicher, gestalterischer und technologischer Sicht entwerfen

Konzepte bewerten, prüfen und freigeben

Vorgehensweise zur Einführung festlegen

Realisierung

Umsetzung der „modernen Arbeitsplätze“ planen und durchführen

konkrete Inhalte und Prozesse einstellen

Tests durch YAVEON und durch den Kunden

Einführung der „modernen Arbeitsplätze“ als Teil eines Veränderungs-prozesses für die Kommunikations- und Arbeitskultur beim Kunden

Betrieb

Anwender im Umgang mit dem „modernen Arbeitsplatz“ schulen

Rollout der Lösung

begleitender Kommunikations-prozess

Daten über die Nutzung sammeln/Nutzungs-gewohnheiten der Anwender kennenlernen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für die Arbeitsplätze einleiten

Projektvorbereitung

Definition der Ziele, die mit dem Projekt „moderner Arbeitsplatz“ verfolgt werden

Mitarbeitergruppen für den „modernen Arbeitsplatz“ und ggf. Piloten bestimmen

Projektteam und Zeitplan festlegen

…hängt ab von Prozessen im Unternehmen

IT-Infrastruktur und Technologie

Rollen und deren Ausgestaltung im Unternehmen

Zugriffsrechten und Zugriffsmöglichkeiten der Rolle/des Mitarbeiters

Es gibt nicht den „modernen Arbeitsplatz“ dessen Ausgestaltung ist vielmehr kundenspezifische Projektarbeit!

YAVEON entwickelt und implementiert Konzepte mit den Benutzern: spezifisch für deren Rolle im Unternehmen

entlang von Prozessen

unter Berücksichtigung der ausführenden Applikationen für die einzelnen Prozessschritte

inklusive Bereitstellung der relevanten Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im Prozess

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„Moderner Arbeitsplatz“ im Kundenprojekt…


Verkauf/Debitoren Angebotsbearbeitung

Auftragsbearbeitung

Reklamationsprozess

Debitoren Fakturierung

Mahnwesen

Stammdatenanlage und –pflege Artikel

Debitoren

Kreditoren

Herstellvorschriften/Rezepturen

Chargendaten

Personalwesen Personalbeschaffung

Urlaubsverwaltung

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Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“


Einkauf/Beschaffung Bedarfsanforderung

Rechnungseingangsverarbeitung

Bestellabwicklung

IT Help Desk-Anwendungen

IT-Antragsverwaltung

Berechtigungsmanagement

Administrative Prozesse Vertragsmanagement

Posteingangsverarbeitung

Elektronisches Formularwesen

Reiseplanung u. Travelmanagement

QMB-Portal & QMB-Prozesse YAVEON Qualitäts- & Prozessmanager

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Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“


Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario. Rainer Haselmeier, YAVEON AG

Leadership & Management

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