Ruhr-Universität Bochum Rechenzentrum 07.03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski1 Der...

07.03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln

R. Wojcieszynski 1

Ruhr-Universität Bochum

Rechenzentrum

Der Produktkatalog

Evaluations- und Planungswerkzeug


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Rechenzentrum

Motivation

• Anregung des Rektorats

• leistungsbezogene Mittelverteilung– wie ist die Leistung zentraler Einrichtungen zu

erfassen?– Bedarf und Verwendung von Investitionsmitteln– Effizienz der eingesetzten Ressourcen– Was kosten die zentralen Leistungen?


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Rechenzentrum

Motivation

• Ziel: Transparenz– Angebotsübersicht– Leistung– Qualität– Kosten

• Werkzeug: Produktkatalog


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Rechenzentrum

Produktkatalog• Sachgebiete in der Verwaltung der RUB:

– strategisches Controlling– operatives Controlling

(KLR im Haushaltsdezernat)

• Leitfaden zur Erstellung eines Produktkatalogs:http://www.rub.de/www-rz/wojcirb9/infos/eval/

• RZ wurde erster “Kunde” des strategischen Controllings


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Rechenzentrum

Produktkatalog• Ziel: Zusammenstellung aller Arbeitsergebnisse

einer Organisationseinheit• Arbeitsergebnisse sind die erbrachten

Leistungen• zusammengehörige Einzelleistungen werden zu

Produkten zusammengefasst• die Gesamtheit aller Produkte bildet den

Produktkatalog


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Rechenzentrum

Produktbeispiel• Produkt: Internetanbindung nach außen• Leistungen:

– Vertragsverhandlung, -gestaltung mit Anbietern– Vertragsabwicklung– Bereitstellung Endpunkt (Hardware-Beschaffung,

Wartung, Betrieb)– Konfiguration– Leitungsüberwachung– Traffic-Bewirtschaftung– Fehlermanagement– Dokumentation


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Rechenzentrum

Produktbildungsverfahren• Aufnahme des IST-Standes• Top-Down

– Produkte werden definiert, die den Steuerungsinteressen der Leitung entsprechen

– interessierende Bereiche werden nachträglich verfeinert

• Bottom-Up– unter Beteiligung der Mitarbeiter werden Aufgaben zu

Leistungen zusammengeführt– die Leistungen werden Produkten zugeordnet


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Rechenzentrum

Produktblatt

Aufgaben

Dienstequalität

Ressourcen

• Jedes Produkt ist exakt zu definieren:– Produktname– Kurzbeschreibung– Auftragsgrundlage– Zielgruppe– Ziele– Qualitätsindikator– Bezugsgröße– Leistungen– Budget


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Rechenzentrum

Budget• welches Ziel wird verfolgt?

– Aufwandsermittlung (was kostet mich das Produkt?)

– Einnahmenkalkulation(was erwirtschafte ich mit dem Produkt?)

• Korrelation zur Bezugsgröße– Skalierung des Produkts

• Ziel RZ RUB: Kostenermittlung


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Rechenzentrum

Budget• Kostenermittlung muss vollständig sein:

– Personalkostenanteilig auf das Produkt anzurechnende Arbeitskraft inkl. Arbeitsplatz, Schulung, Arbeitsmaterialien

– SystemkostenAfA für DV-Komponenten (4 Jahre), Netzinfrastruktur (7 Jahre), Mobiliar (10 Jahre)Wartungskosten, Betriebskosten

– Anteilige Zuordnung bei Mehrfachnutzung


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Budget

• Fortsetzung Kostenermittlung– Mieten– Energie– Arbeitsmittel

Verbrauchsmaterial, Hilfsmittel, Medien


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Rechenzentrum

Produktkatalog• Die Auflistung aller Produkte ergibt einen

Produktkatalog, in dem alle Arbeitsergebnisse der Organisationseinheit zusammengefasst sind

• Verwandte Produkte können zu Produktgruppen zusammengefasst werden


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Rechenzentrum

ProduktkatalogProduktkatalog für einen Organisationsbereich

Produktgruppe Produktgruppe

Produkt

Leistung

Leistung

Leistung

Produkt

Leistung

Produkt

Leistung

Leistung

Produkt Produkt

Leistung

Leistung

Leistung

Leistung

Leistung

Hierarchie-stufe 1

Hierarchie-stufe 2

Hierarchie-stufe 3

Hierarchie-stufe 4


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Rechenzentrum

Probleme bei der Realisierung• „Querschnittsleistungen“, die Basis

mehrerer Produkte sind– Sekretariat, IT-Sicherheit, Servicecenter

• Definition der Qualitätsindikatoren– Maß für Dienstleistungsqualität, Definition von

Sollgrößen

• Bezugsgröße– liefert Faktor für Budget


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Funktionseinheiten• „Querschnittfunktionen“ im Produktkatalog des RZ RUB:

Substrukturen ohne eigene Produktverantwortung– Netzwerk-Management– Security-Management– Kundendatenbank– Operateurleitstand– Servicecenter– Sekretariat– Haushalts-/Beschaffungsstelle– Werkstatt– Helpdesk– Lizenz-Management

Beteiligung am jeweiligen Produkt in Promille-Anteilen


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Funktionseinheiten• Beispiel: Netzwerkmanagement

– Personal: 1 Entwickler, 1 Techniker– Systemkosten: NNM, Testgeräte, Server für

NNM, Wartung– Raummiete, Energiekosten– Arbeitsmaterialien: 1 Training pro Jahr

• monatliche Kosten: 12.363,12 EUR


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Funktionseinheiten

• Organisatorische Substrukturen mit erheblicher Ressourcenbindung, aber ohne eigene Produktverantwortung

• Maß der Inanspruchnahme

• Verdeutlichung der Produktabhängigkeit

Werkzeug zur Revision der Organisationsstruktur


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Qualitätsindikatoren• Anforderungen:

– charakteristisch für das Produkt– messbar– ohne großen Aufwand ermittelbar– beeinflussbar

„weniger ist mehr“


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Bezugsgröße• steht in direkter Korrelation zum Budget

• Faktor für Kosten

• Beispiel: CIP-Pool– was wird erfasst:

• Zahl der einzelnen Arbeitsplätze?• Zahl der Pools?


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Rechenzentrum

Produktkatalog RZ RUB

• 84 Produkte in 9 Produktgruppen

• http://rub.de/www-rz/wojcirb9/infos/eval/

• detaillierter Katalog, der die Vielfalt der RZ-Dienstleistungen widerspiegelt

• zusätzliches Kriterium eingefügt: Akzeptanz


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Rechenzentrum

Aufwand für Erstellung• Juni 2002 – September 2003• Aufwand:

– 6 Sitzungen mit RUB-Controlling– 23 Arbeitsgruppensitzungen mit Nacharbeiten– 3 Diskussionsrunden mit allen RZ-Mitarbeitern– 3 Sitzungen des RZ-Direktoriums

• 704 Stunden, entsprechend– 88 Personentage oder

– 4 Personenmonate

• Kostenrechnung: 21.600 EUR


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Fortschreibung• Anpassung an Produktrealität

• unerlässlich zur Werterhaltung

• erste Aktualisierung März 2005:– Aufwand 5 Personentage


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Rechenzentrum

Sinn oder Unsinn?• Ziel eines Produktkatalogs

– Erfassung aller Arbeitsleistungen einer Organisationseinheit

– Zuordnung von Kosten und Arbeitsleistungen

• Verwendung eines Produktkatalogs– “Kostenrechnung” für eine Organisationseinheit– Vergleich von Produkten verschiedener

Anbieter– Vergleich von Organisationseinheiten


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Rechenzentrum

Sinn oder Unsinn?• Vergleiche bedingen gleiche Kriterien:

– Leistungen– Personaleinsatz– Qualitätskriterien– Budgetermittlung

• Solange dies nicht gewährleistet ist:Budgetrechnungen nur zur internen Kostenplanung tauglich


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Rechenzentrum

Sinn oder Unsinn?• Verantwortungsträger verfolgen

unterschiedliche Ziele:– Hochschulleitung

• Information über Ressourceneinsatz• Steuerung der Mittelvergabe

– RZ-Leitung• Dienstleistungskatalog• Produktplanung• Personalplanung


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Rechenzentrum

Sinn oder Unsinn?• nicht zu vergessen:

– Kunden• welche Dienste dürfen sie erwarten?• welche Leistungen stehen hinter den Diensten?

• ein ehrliches Wort:– als Dienstleistungskatalog für Kunden nur

bedingt sinnvoll– aber: Vorlage für „Servicefibel“


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Rechenzentrum

Vorteile• Kunden:

– Basis für Dienstleistungskatalog

• Universitätsleitung:– Transparenz des Ressourceneinsatzes– Kostenkalkulation

• Rechenzentrum:– mittelfristige Produktplanung– Finanz- und Personalplanung


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Rechenzentrum

Evaluation und Steuerung• Evaluation

– Vergleichswerkzeug– Effizienzprüfung

• Planung:– Produktplanung in Kenntnis der Kosten– Investitionsplanung– Ressourceneinsatz– Organisation: „kostenrechnende Einheiten“


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Rechenzentrum

KLR ?

• Produktdefinition

• Produktvielfalt

• Querschnittfunktionen

• Ressourcenzuordnung

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