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S CHINDHELM © - 1 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH IHK- Steuerausschuss Osnabrück 26.11.2003 Der Datenzugriff der Finanzverwaltung Verprobungsmethoden und Kalkulationsmöglichkeite n mit IDEA Referent : Michael Weber-Blank NLP M. Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Mediator, Geschäftsführer Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH PWC Senior Manager

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- 1 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

IHK-Steuerausschuss Osnabrück

26.11.2003

Der Datenzugriff der Finanzverwaltung

Verprobungsmethoden und Kalkulationsmöglichkeiten mit

IDEA

Referent:

Michael Weber-Blank NLP M.Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht,

Mediator, Geschäftsführer Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

PWC Senior Manager

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GDPdU

Grundsätze (zum)

Datenzugriff (und zur)

Prüfbarkeit

digitaler

Unterlagen

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- 3 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Gib

Dem

Prüfer

die

Unterlagen

GDPdU

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Unternehmensnetzwerk

Server (Unternehmen) Auswertung: Client (Unternehmen)

Auswertung: extern, z.B. Notebook BP

Kopie angeforderter Daten

Auswertung: Client (Unternehmen) Server (Unternehmen)

Kopie angeforderter Daten

Server (Unternehmen)

Z1Unmittelbarer Datenzugriff(Nur-Lesezugriff)

Z2Mittelbarer Datenzugriff (Nur-Lesezugriff)

Z3Datenträgerüberlassung (Nur-Lesezugriff)

Zugriffsmöglichkeiten

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- 5 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Funktionsweise IDEA

• IDEA kann die Ursprungsdaten nicht verändern

• Frei strukturierbarer Zugriff mittels „Schablonen“

• Einspielen von Drucklisten und Datenbankbeständen

• Ein Datenbestand und mehrere verschiedene (kombinierbare) Auswertungen

• Leistungsfähiges Tool für Massendaten (max. 2,1 Mrd. Datensätze)

• Excel und Access können Ursprungsdaten verändern

• Massendaten: bei Excel sind Grenzen gesetzt/ bei Access nimmt die Leistungsfähigkeit mit der Menge der Daten stark ab

• Excel bietet als Tabellenkalkulationsprogramm herausragende Eigenschaften zur Verarbeitung von Ergebnissen aus IDEA

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- 6 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Funktionsweise IDEA

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Auswertungsaktion mit IDEA:Der Prüfer lässt sich eine Liste aller Abschreibungsgüter anfertigen, bei denen der Abschreibungsprozentsatz einen bestimmten Wert über-schreitet

Zielrichtung: Außergewöhnlich hohe Abschreibung des Anlagevermögen aufdecken

Auswertungsaktion mit IDEA:Eine Analyse der Warenbewegungen zeigt dem Prüfer, wie lange einzelne Artikel auf Lager liegen

Zielrichtung: Vergleich mit Vorjahres- und Branchenwerten gibt Aufschluss, ob hohe Vergleich mit Vorjahres- und Branchenwerten gibt Aufschluss, ob hohe Teilwertabschläge bei der Bewertung des Lagers angemessen sindTeilwertabschläge bei der Bewertung des Lagers angemessen sind

Auswertungsaktionen mit IDEA

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Auswertungsaktion mit IDEA:Überprüfung größerer Warenlieferungen jeweils im vierten Quartals des Geschäftsjahres aus den Daten der Warenwirtschaft

Zielrichtung: Auseinanderfallen von Leistungsaustausch und erfolgswirksamer Auseinanderfallen von Leistungsaustausch und erfolgswirksamer VerbuchungVerbuchung

Auswertungsaktion mit IDEA:Überprüfung der Kassenbuchungen

Zielrichtung: Feststellung negativer Kassenbestände und ggf. Verwerfung der Feststellung negativer Kassenbestände und ggf. Verwerfung der Kassenbuchführung und SchätzungKassenbuchführung und Schätzung

Auswertungsaktionen mit IDEA

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Auswertungsaktion mit IDEA:Überprüfung des Konto “Instandhaltung”

Zielrichtung: Aktivierungspflichtige Vorgänge entdecken, die als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben behandelt worden sind, obwohl sie hätten abge-schrieben werden müssen

Auswertungsaktion mit IDEA:Überprüfung doppelte Belegnummern

Zielrichtung: Hinweise finden auf (formell) nicht ordnungsgemäße Buchführung, Verdacht der Steuerhinterziehung überprüfen

Auswertungsaktionen mit IDEA

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Auswertungsaktion mit IDEA:Analyse der Inventurergebnisse und deren Verbuchung

Zielrichtung: Hohe Inventurdifferenzen signalisieren „schwarze“ Geschäfte oder Hohe Inventurdifferenzen signalisieren „schwarze“ Geschäfte oder Nichtverbuchung von EntnahmenNichtverbuchung von Entnahmen

Auswertungsaktion mit IDEA:Analyse der Eingangs- und Ausgangsrechnungen im Hinblick auf die Behandlung der Umsatzsteuer und Vorsteuer

Zielrichtung: Wird Vorsteuer zu früh abgezogen und Umsatzsteuer zu spät gemeldet, Wird Vorsteuer zu früh abgezogen und Umsatzsteuer zu spät gemeldet, führt dies bei nachhaltigen Verhalten zur Umsatzsteuersonderprüfung und führt dies bei nachhaltigen Verhalten zur Umsatzsteuersonderprüfung und ggf. Umsatzsteuerhinterziehungggf. Umsatzsteuerhinterziehung

Auswertungsaktionen mit IDEA

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Auswertungsaktionen mit IDEA

Auswertungsaktion mit IDEA:Abgleich der Bankverbindungen von Kunden und Mitarbeitern

Zielrichtung: Vermeidung von Lohnsteuer durch Bezahlung mit Ware sowie Prüfung Vermeidung von Lohnsteuer durch Bezahlung mit Ware sowie Prüfung von eingeräumten Rabatten (Sachbezug)von eingeräumten Rabatten (Sachbezug)

Auswertungsaktion mit IDEA:Abgleich der Debitoren und Kreditoren mit “Schwarzer Liste” des Bundesamt für Finanzen

Zielrichtung: Mitwirkung an einem Umsatzkarussellgeschäft aufdeckenMitwirkung an einem Umsatzkarussellgeschäft aufdecken

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Lückenanalyse/Mehrfachbelegung mit IDEA

• Ab 2004: durchgehende Rechnungsnummerierung

• Tabelle Rechnungen mit u.a. Rg.-Nr., Kunde, Produkt,...

• Import/ Auswertung mit Auswertungstool

• Ergebnis: Liste fehlender bzw. doppelter Rechnungs-nummern

• Deutung des Ergebnisses:

– Systemfehler

– Versehentliche Löschung

– Eingabefehler

– Manipulationen

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Lückenanalyse/Mehrfachbelegung mit IDEA

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Zeitreihenvergleich mit IDEA

• Der Zeitreihenvergleich basiert auf Zahlen aus dem Betrieb.

• Der Zeitreihenvergleich ist ein Instrument des sog. Inneren Betriebs-

vergleichs, d.h., er vergleicht Zahlen, die sich regelmäßig wegen

gegenseitiger Abhängigkeit gleichförmig zueinander zu entwickeln pflegen,

z.B. Umsatz und Wareneinkauf, Umsatz und Gewinn, Umsatz und

Rohgewinnaufschlag.

• Der Zeitreihenvergleich erfasst den Wareneinkauf nach Lieferdaten für ein

Kalenderjahr.

• Erfassung der täglichen Kalendereinnahmen und ggf. der unbaren

Geldzuflüsse.

• Bildung wöchentlicher, monatlicher Salden der Gesamteinnahmen und des

verteilten Wareneinkaufs.

• Ermittlung des wöchentlichen, monatlichen Rohgewinnaufschlagsatzes.

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Zeitreihenvergleich mit IDEA

Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember

Einnahmen 54.830,00 53.800,00 45.715,00 65.390,00 37.266,00 42.430,00 63.432,00 51.235,00 43.290,00 76.547,00 64.329,00 47.650,00

WEK gesamt 41.055,00 38.090,00 39.700,00 37.810,00 34.256,00 38.760,00 38.760,00 35.467,00 52.139,00 43.569,00 43.678,00 63.298,00

Aufschlag 133,553 141,244 115,151 172,9437 108,787 109,4685 163,6533 144,458 83,02806 175,691 147,2801 75,27884

0,00

10.000,00

20.000,00

30.000,00

40.000,00

50.000,00

60.000,00

70.000,00

80.000,00

90.000,00

Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember

Einnahmen 54.830,00 53.800,00 45.715,00 65.390,00 37.266,00 42.430,00 63.432,00 51.235,00 43.290,00 76.547,00 64.329,00 47.650,00

WEK gesamt 41.055,00 38.090,00 39.700,00 37.810,00 34.256,00 38.760,00 38.760,00 35.467,00 52.139,00 43.569,00 43.678,00 63.298,00

Aufschlag 133,55% 141,24% 115,15% 172,94% 108,79% 109,47% 163,65% 144,46% 83,03% 175,69% 147,28% 75,28%

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Verprobung nach „Benford‘s-Law“ mit IDEA

Der Mathematiker Frank Benford veröffentlicht 1938 das Ergebnis seiner Untersuchungen zur Vorkommenswahrscheinlichkeit von Anfangsziffern in von Menschen erstellten Zahlenwerken mit folgendem Ergebnis:

Zahl 1 = 30.10%

Zahl 2 = 17,60%

Zahl 3 = 12,49%

Zahl 4 = 9,69%

Zahl 5 = 7,91%

Zahl 6 = 6,69%

Zahl 7 = 5,79%

Zahl 8 = 5,11%

Zahl 9 = 4,57%

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Verprobung nach „Benford‘s-Law“ mit IDEA

Schlussfolgerungen aus Benford‘s-Law:

• Das Gesetz ist nur für sog. „dimensionierte“ Zahlen anwendbar, also Zahlen, die untereinander in einem mathematischen Bezug stehen. Sog. „dimensionslose“ Zahlen wie Postleitzahlen, Telefonnummern usw. können damit nicht verprobt werden.

• Das Gesetz gilt in allen Bereichen, in denen dimensionierte Zahlen vorkommen, die von Menschen erstellt wurden, also auch in:

• betrieblichen Rechnungswerken• Handelsbüchern• Bilanzen• Steuererklärungen

• Für den Fall, dass die statistischen Wahrscheinlichkeiten nicht bestätigt werden, liegen mit großer Wahrscheinlichkeit Fehler oder Manipulationen vor!

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Verprobung nach „Benford‘s-Law“ mit IDEA

• Sind große Datenmengen mit IDEA verprobt worden und ergeben sich Abweichungen zu Benford‘s-Law ist nun zu prüfen:

• Sind die Abweichungen „signifikant“ d.h., sind sie so groß, dass eine regelmäßige Unschärfe ausgeschlossen werden kann.

• Wenn das der Fall sein sollte, muss überprüft werden, wie und ob die Abweichungen zu erklären sind.

• Wenn die Abweichungen nicht erklärt werden können, aber auch keine sonstigen Fehler im Rechen- oder Belegwerk gefunden werden, ist die Schlussfolgerung streitig.

Achtung:

• Jeder Mensch hat „Lieblingszahlen“, die bei Manipulationen häufiger auftreten, als andere!

• Statistisch neigt der Mensch bei manipulierten Zahlen zur häufigeren Wahl der Zahlen 5 und 6!

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„Chi-Quadrat -Test“ nach Pearson mit IDEA

• Der Test ist von dem amerikanischen Statistiker Karl Pearson entwickelt worden. Der Name entstammt dem 22. Buchstaben des griechischen Alphabets. Er geht von folgenden Annahmen aus:

• Ebenso wie bei „Benford‘s-Law“ sind „dimensionierte“ Zahlen zu untersuchen.

• Überprüft wird nun - anders als bei „Benford‘s-Law“ - die letzte Ziffer bzw. die letzten zwei Ziffern vor dem Komma (vereinfacht).

• Die statistisch zwingende Grundannahme ist nun, dass die letzte Ziffer vor dem Komma jeweils gleich häufig mit einer Zahl von 10% bzw. 1% auftauchen muss.

• Die dritte Annahme besagt nun, dass jeder Mensch, der Zahlenwerke manipuliert, ganz bestimmte „Lieblingszahlen“ nimmt, die nicht der statistischen Wahrscheinlichkeit entsprechen.

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Annahme:

1. Schritt:

"erwartet" tatsächlich Differenz Differenz2

Ziffer 0 25,2 12 -13,2 174,24Ziffer 1 25,2 42 16,8 282,24Ziffer 2 25,2 22 -3,2 10,24Ziffer 3 25,2 31 5,8 33,64Ziffer 4 25,2 26 0,8 0,64Ziffer 5 25,2 17 -8,2 67,24Ziffer 6 25,2 21 -4,2 17,64Ziffer 7 25,2 15 -10,2 104,04Ziffer 8 25,2 26 0,8 0,64Ziffer 9 25,2 43 17,8 316,84

Summe 1.007,40

Differenz in der Summe 1.007,40erwartete Anzahl 25,2

Es gibt zu verprobende Kassenaufzeichnungen von 252 Tagen = 1 Buchung pro Tag, 1 Kasse. Nach der statistischen Wahrscheinlichkeit müßte daher jede Zahl nach dem Komma 25,2 mal vorkommen. Die Erfassung der gebuchten Tageseinnahmen ergibt jetzt folgendes Bi

= = 39,9761905

„Chi-Quadrat -Test“ nach Pearson mit IDEA

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„Chi-Quadrat -Test“ nach Pearson mit IDEA

2. Schritt:

Wahrscheinlichkeit für die Abweichungzufällig besondere Ursachen

Chi = 18 3,50% 96,50%20 1,80% 98,20%22 0,90% 99,10%26 0,20% 99,80%30 fast 0,00% fast 100,00%

Ergebnis:

Bei der hier vorliegenden Abweichung von 39,9761905 ist davon auszugehen, dass mit einer fast 100%-igen Wahrscheinlichkeit besondere Ursachen = Fehler, Manipulationen vorliegen

Abgeleitet aus Tabellen zur Stochastik (mathematische Untersuchung von Verteilungen) kann jetzt die Wahrscheinlichkeit, dass die Abweichung von Chi "zufällig" erfolgte oder "besondere Ursachen" hat, angegeben werden:

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