S U C C E S S S T O R Y

E N T E R P R I S E I N F O R M A T I O N M A N A G E M E N T

BRANCHE

Sanitär- und Küchenhandel

KUNDE

Sanitas Troesch AG

HERAUSFORDERUNGEN

• Zeit- und Kostenaufwand von Papierarchiven

• Aufwändige Informationsbeschaffung

• Risiko Dokumentenverlust

LÖSUNG

• OpenText Extended ECM for SAP ®

Solutions, Release 16

INTEGRATIONEN

• SAP ERP

• Microsoft Office

• Microsoft Outlook

• Windows Explorer

GESCHÄFTSVORTEILE

• Dauerhafte Einsparungen von Papierkosten

• Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben

• Rechtssichere Informationsaufbewahrung

Sanitas Troesch spart mit digitalem Vertriebsprozess pro Jahr 3 Mio. Blatt PapierZentrale Plattform für digitale Dossiers senkt Kosten, beseitigt die manuelle Informationssuche und sorgt für Rechtssicherheit

Planung und Vertrieb von Bädern und Küchen sind komplexe Projekte, in denen eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen in verschiedenen Formaten anfällt: Bei Sanitas Troesch gehören unter anderem E-Mail-Korrespondenzen, Daten und Dokumente aus dem führenden SAP®-System wie Angebote oder Aufträge sowie Verträge und CAD-Zeich-nungen dazu. Bislang fielen dabei allein im Geschäftsbereich Bad über sechs Millionen Blatt Papier pro Jahr an. Mit dem digitalen Vertriebsdossier Bad verbannt Sanitas Troesch sämtliche Papierdokumente und -zeichnungen aus dem Prozess, beseitigt den Aufwand für Papierablage und Informationssuche und stellt die gesetzlich vorgeschriebene revisi-onssichere Speicherung der Informationen für zehn Jahre sicher.

Digitales Vertriebsdossier spart 3 Millionen Blatt Papier pro Jahr

„Unser Papierbedarf war bislang immens hoch. Im Grunde kann man sagen, dass für unseren Papierverbrauch pro Tag zwei Bäume gefällt werden mussten“, erklärt Hans-Peter Birneder, Leiter Organisation und Informatik bei der Sanitas Troesch AG. „Hinzu kam der manuelle Aufwand für die Papierablage. Hochgerechnet auf alle unsere Standorte bedeu-tet das bis zu vier Vollzeitarbeitsplätze allein dafür. Das ist ein Zeit- und Kostenaufwand, der sich sinnvoller für produktivere Aufgaben verwenden lässt. Wir haben daher beschlossen,

Sanitas Troesch ist seit über 100 Jahren das führende Haus für Küche und Bad in der Schweiz. Das Unternehmen entstand 1991 aus dem Zusammenschluss der beiden Familienunternehmen Sanitas und Troesch, die 1911 bzw. 1912 gegründet wurden. Mit seinen rund 970 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwirtschaftete die Sanitas Troesch 2016 einen Umsatz in Höhe von 549 Mio. Schweizer Franken. Das Unternehmen unterhält landesweit unter anderem 19 Niederlassungen mit Ausstellungsräumen und 6 Logistikstandorte. Seit 2005 gehört die Sanitas Troesch zum französischen Traditionsunternehmen Saint-Gobain, das in 68 Ländern rund 170‘000 Mitarbeitende beschäftigt.

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dass es so nicht weitergehen kann und wir das Informationsmanage-ment digitalisieren müssen.“ Die Idee fand bei den Fachabteilungen grossen Anklang, insbesondere in der Niederlassung Biel, deren Mitarbeitende schon vor dem OpenText-Projekt sämtliche Informati-onen und Dokumente inklusive Handzeichnungen und Faxe digitali-siert als Dateien nach einer vorgegebenen Struktur abgelegt hatten.

„Wir haben Biel zu unserem Piloten im OpenText-Projekt bestimmt, wo das digitale Vertriebsdossier bereits seit September 2016 läuft. Allein im ersten Monat haben wir dort 20.000 Blatt Papier einge-spart“, betont Hans-Peter Birneder. Insgesamt liegt das Einspar-potenzial bei nicht weniger als 40‘000 Schweizer Franken pro Jahr.

Digitale Suche und Ablage verschaffen Zeit für wichtigere Aufgaben

„Der Vorteil rein digitaler Informationen und des zentralen Infor-mationszugriffs liegt auf der Hand. Insbesondere die im Kollegen im Aussendienst müssen keine Papierakten mehr mit sich führen, wenn sie ihre Kunden besuchen, um etwa die Ausstattung neuer Wohnanlagen mit Bädern zu diskutieren und zu planen. Durch das digitale Vertriebsdossier haben sie direkt aus ihren SAP®-Clients auf dem Laptop direkten Zugriff auf sämtliche Informationen, einschließlich Logistikdetails wie Liefertermine oder Photos von der Warenlieferung“, unterstreicht Hans-Peter Birneder.

Getreu dem Prinzip, dass jedes Dokument beim Empfang oder bei der Erstellung sofort im digitalen Dossier rechtssicher abge-legt werden muss, speichern die Mitarbeitenden im Innendienst E-Mails oder SAP-Dokumente direkt aus der jeweils genutzten Applikation und Oberfläche heraus – SAP® GUI, Office-Anwen-dungen, Microsoft® Outlook, Explorer oder Internet Explorer – in der Lösung OpenText Extended ECM, Release 16 ab. Durch die nahtlose Integration des OpenText-Dossiers mit dem führenden SAP-System werden bei Anlage eines SAP-Objekts wie Kunde oder Auftrag automatisch vordefinierte Ordnerstrukturen, so genannte Connected Workspaces, im Dossier erstellt. „Die Ablage gelingt dadurch viel einfacher und schneller als früher, denn niemand muss die Applikation, mit der er gerade arbeitet, verlassen. Jeder findet sich unmittelbar in der Ordnerstruktur zurecht“, sagt Hans-Peter Birneder. Ausserdem stehen die einmal abgelegten Informatio-nen auf Knopfdruck und je nach Berechtigung zum Beispiel den Kollegen im Bad-Vertrieb und sogar standortübergreifend den Key Account Managern zur Verfügung. Dazu Hans-Peter Birneder:

„Das schafft Transparenz, erleichtert Stellvertreterregelungen sowie die Arbeit im Aussendienst und optimiert das Management. Und die zurückgewonnene Zeit können meine Kollegen für wertschöp-fendere Arbeiten verwenden.“

Zentrale Plattform sorgt für rechtsichere Ablage und weitere DossiersNachdem der Live-Betrieb des digitalen Vertriebsdossiers beim Piloten erfolgreich verlaufen war, kamen bis Mitte Dezember 2016 zwei weitere Niederlassungen hinzu. Seither wurden im Schnitt zwei Niederlassungen pro Monat angebunden, bis Juli 2017 war das gesamte Projekt im Vertrieb Bad abgeschlossen. „Meine Kollegen können sich absolut darauf verlassen, dass die abgelegten Informati-onen stets aktuell sind. Und das Unternehmen kann sich sicher sein, dass die Dokumente rechtssicher für mindestens zehn Jahre aufbe-wahrt sind und auch bei Mitarbeiterwechsel zugänglich bleiben“, resümiert Hans-Peter Birneder. Die Anwender kommen sehr gut mit der OpenText-Lösung zurecht, die jeweils dreitägigen Vorort-schulungen reichten zum Erlernen der Software und Gewöhnen an die neuen Ablageprozesse völlig aus. Die kurze Schulungszeit wurde u.a. auch durch das neue Smart UI, die neue Benutzeroberfläche in der OpenText-Lösung, erreicht, da sich dieses auf die wesentlichen Funktionen beschränkt und eine intuitive Bedienung ermöglicht.

Die Rückmeldungen aus den Niederlassungen sind in der Tat so gut, dass die Geschäftsbereiche Küche und Logistik möglichst bald ihre eigenen digitalen Dossiers haben wollen. Da die Plattform dafür bereits vorhanden ist, wird der Implementierungsaufwand weit geringer ausfallen. Die ersten Gespräche dazu fanden bereits im April 2017 statt. Am Ende werden bis zu 700 Anwender bei Sanitas Troesch mit den digitalen Dossiers von OpenText Extended ECM, Release 16 arbeiten.

„Das digitale Dossier von OpenText spart uns jährlich bis zu 40‘000 Schweizer Franken an Papierkosten und verschafft meinen Kollegen ein zusätzliches Zeitbudget für wertschöpfende Aufgaben von bis zu vier Vollzeitarbeitsplätzen.“

HANS-PETER BIRNEDER, LEITER ORGANISATION UND INFORMATIK BEI DER SANITAS TROESCH AG