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SAP EinführungUniversität Innsbruck undMedizinische Universität Innsbruck

Christine Fahringer, interne ProjektleitungJohann Weissenburger, Roll-out Manager

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UNI-Master

Vorgehen im Gesamtprojekt

Projektvor-Bereitung

Definition Aufbau-und

Ablauf-organisation

SAP-Customizing,

SchnittstellenBerichte

Schulung

Go Live

Roll-out-Prozesse

- Stammdaten- Schnittstellen

30.1.2003

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SAP-Einführung bei der Uni Innsbruck

• Januar: Rollout-Vorbereitung

• Februar: Start Implementierung

• Juni: Rollout-Abschluß

• Nov./Dez.: Endanwender-Schulung

• Jan. 04: Produktivsetzung

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6

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Ziele Universitäten Innsbruck

§ Reibungsloser Ablauf der SAP Implementierung

§ Produktivbetrieb mit 1.1.2004

§ Reibungsloser Übergang System alt auf System neu

§ Geschulte Mitarbeiter

§ benutzerfreundliches System

§ Qualitativ besseres Berichtswesen

§ Abwicklung Ausgliederung Medizin

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Lenkungsausschuss:

Vizerektor Univ.-Prof. Dr. Manfried Gantner (Vizerektor für Budget und Ressourcen)Dekan Univ.-Prof. Dr. Hans Grunicke (Dekan der medizinischen Fakultät)

HR Dr. Friedrich Luhan (Universitätsdirektor )

Roll-outProjektmanagement

Christine FahringerStv.: Dietmar Raitmair

Project Office

CO, PSChristine Fahringer

Stv./Medizin: DietmarRaitmair

FI, FI-AAOtto Haselwanter

Stv.: Dietmar RaitmairMedizin FI, FI-AA: Otto Haselwanter

Medizin FI-AA Stv.: Bianca Strobl

MM: Caroline JägerStv. Helmut GreineckerMedizin: Paula Spiss

SD: Helmut GreineckerStv./Medizin: Michaela Kiss

BWChristine FahringerStv.: Iris WeiskopfMedizin: Dietmar

Raitmair

Technik undEntwicklungen

Schnittstellen undDatenübernahme

Infrastruktur

Betrieb und Services

FI FMMartin Schneider

Stv.: Otto HaselwanterMedizin: Sonja Spielmann

ITGünther Polig

Stv.: Markus Aschacher

Change MangementChristine Fahringer

Stv.: Otto HaselwanterMedizin: Martin Tonko

Organisations-entwicklung

Christine FahringerStv.: Otto HaselwanterMedizin: Martin Tonko

SchulungIris Weiskopf

Isabella Göschl

Anwender-dokumentation

jeder Modul-verantwortliche für sein

Modul

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Weitere Projekte neben SAP

• Personalverrechnung – Leiter: Dietmar Raitmair, stv. Quästor

• Eröffnungsbilanz (inkl. Teilrechtsfähigkeit) – Leiter: Otto Haselwanter, Quästor

• Ausgliederung Medizinische Universität– Kontaktkommitee: VR Gantner, Dekan Grunicke

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Befürchtungen / Ängste...

• SAP-Folgekosten• SAP fixiert Ist-Strukturen des UOG93• SAP ist zu kompliziert• SAP ist neu – bringt Veränderungen• SAP und UG 2002 ist zuviel auf einmal• Flaschenhals November/Dezember 2003

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Ziele im Gesamtprojekt

§ Implementierung eines flexiblen Managementinformationssystems für das Rechnungswesen zur Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle

§ Optimierung der Geschäftsprozesse.

§ Aufbau einer folgekostengünstigen Lösung

§ Integration der neuen Lösung in bestehende IT-Anwendungen

§ Schaffung eines benutzerfreundlichen, ergonomischen IT-Verfahrens zur Förderung der Akzeptanz bei den Anwendern.

§ Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter der Universitäten, um als Ansprechpartner im First-Level-Support agieren zu können

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Zeitplan

0702

0802

0902

1002

1102

1202

0103

0203

0303

0403

0503

0603

0703

0803

0903

1003

1103

1203

Roll-out

01/03-10/03

Roll-out

01/03-10/03

Abnahme

Master

01/03

Abnahme

Master

01/03

0104

Go Live

01/04

Go Live

01/04

Konzept SAP

11/02

Konzept SAP

11/02

Abschluss

Projektplanung

07/02

Abschluss

Projektplanung

07/02

Konzept OE

10/02

Konzept OE

10/02

Schulung

11/03-12/03

Schulung

11/03-12/03

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LenkungsausschussBM BWK-Höllinger, Menzel, Popelak, Wanka, Universitäten-Gantner, Herbst, Moser, Vinek, BMF- Csoka, Ihle IVM-Promberger,Traxl, BRZ-Steiner (Suttner), SBS-Immitzer (Felbauer), Sturm (Mäutner)

ProjektmanagementSBS-Kaiser, SAP-Latschenberger, Uni Wien-Höhlmüller,

BRZ-Seidl, KOA-Traxl

ProjectofficeUNI Wien-N.N., SBS-Stern-Killian

Projektorganisation

Beirat IT-Verantwortliche21 N.N.

KoordinationsausschußZettl, Nekolny, Traxl, Vertreter aller Universitäten

ProjektmarketingSBS-Kromus

Organisations-entwicklung

BT-Wölfel

SAP-EinführungBT-Scheutz

Roll-outSchulungBT-Stachl

Technik undEntwicklungen

BT-Halper

Betrieb / Services

BT-Seidl, Göbl

Change ManagementBT-Schneider

FI, FI-AABT-Plantau, Kain

SchulungBT-Kromus

InfrastrukturBT-Breidler ,

Hainzl

Betr.wirtsch. ModellBT-Wölfel FI-FM

BT-Wiltschko

Anwender-DokumentationBT-Hambrosch

SchnittstellenBT-Kaimer

Int.RW (CO, PS)BT-Bischof CO, PS

BT-Bischof

Methodik/Tools BT-Chlibek

BerechtigungenBT-Göbl

Ext.RW (FI, F- AA, FI-FM)

BT-SkybaMM, SD

BT-Schwager

Roll-out Teams

BT-Scheutz Sifel,

Wiltschko, Weißenburger

Doboczky,Schneider

DatenübernahmeBT-Kaimer

Logistik (MM, SD)BT-Schob

BWBT-Voelkl

EntwicklungBT-Kaimer

Legende:KOA => KoordinationsausschußBT => BeraterteamName => Verantwortlicher

QualitätsmanagementSBS-Sommer, SAP-Puschmann

BasisBT-Grohs

Service CentreBT-Bauer, Anderl

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Risiken

§ Zu erwartende interne Widerstände bezüglich der Prozessabbildung §§ 26, 27

§ Nachträgliche Änderung der Organisationsstruktur durch UG 2002

§ Ausgliederungsprojekt der medizinischen Fakultät als eigenständige Universität

§ Problem der Ressourcen

§ Fehlende Organisation

§ Organisatorische Änderungen

§ Trennung inhaltlicher und vertraglicher Auftraggeber

§ Entscheidungsfindung zu Prozessen in den Workshops :

§ heutige Struktur

§ Alternativszenario

§ Betriebswirtschaftliche Anforderungen auf UNIs zum Teil nicht bekannt (doppischeBuchhaltung)

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Erfolgsfaktoren

§ Lösung muss nahe am Master bleiben

§ Professionelle Einstellung und Arbeit

§ Rechtzeitige Entscheidungen über Prozesse

§ SAP KnowHowbei Unimitarbeitern

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Berichtswesen / Dokumentation

• Gemeinsame Arbeitsplattform für alle Mitarbeiter im

Roll-out erforderlich („Teamworks“)

• An-/Abwesenheitsliste (Urlaubsplanung der ProjektMA)

• Offene Punkte Liste

• Kontaktliste/Telefon/email

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Vorführung Teamworks

• Ablage des Projektes• Roll-out Handbuch

Arbeiten in den Modulteams

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SAP R/3SAP R/3

FIFIFinanzFinanz --wesenwesen

COCOControllingControlling

FIFI--AAAAAnlagenAnlagen--wirtschaftwirtschaft

PSPSProjektProjekt--systemsystem

FMFMBudgetBudget --

VerwaltungVerwaltungBWBW

BusinessBusiness--WarehouseWarehouse

MMMMMaterialwirtMaterialwirt--

schaftschaft

HRHRPersonalPersonal--wirtschaftwirtschaft

SDSDVertriebVertrieb

PPPPProduktionsProduktions--

planungplanung

QMQMQualitätsQualitäts --ManageManage --

mentment PMPMInstandInstand --haltunghaltung

SAP R/3: Modulübersicht

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Modulteams Unis Innsbruck

Team Berater- Team Berater- Team Berater-team team team

Haselwanter (M) Döpfert Schneider Koch Fahringer TrauthDrescher Jäger WeiskopfKiss Spielmann (M) Raitmair (M)PirchnerStrobl (M)ZangerleRaitmair

Uni GU* Uni GU*Team Berater- Team Berater-

team team

Jäger (MM) Kotsis Fahringer LindnerGreinecker (SD) Raitmair (M)Spiss (M) WeiskopfHolznerAuerProbstKiss (M)

* GeneralunternehmerUnterstrichen = Verantwortlich

BWFI, FI-AA

MM, SD

FI-FM

CO,PS

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SAP FI – Übersicht Finanzbuchhaltung

Bilanz GuV

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SAP FI-AA: Überblick Anlagenbuchhaltung

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Budgetbewirtschaftung mit SAP (FM)

Lieferant

Bestell-anforderung

Prüfen Genehmigen

Bestellung Lieferung,Leistungs -erbringung

Ablehnen

PrüfenErfassen

Lieferanten-rechnung

Mittel-bewirtschafter

Ablehnen

Kasse

Genehmigung

Zahlung

MittelbindungMittelbindung AuszahlungsanforderungAuszahlungsanforderung ZahlungElectronic BankingZahlungElectronic Banking

Budget? Budget?

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Überblick Controlling

Kostenstellenrechnung

Innenaufträge

Profitcenterrechnung

Projektsystem

KostenartenrechnungCOCEL

COCCA

COOPA

COPCA

PS

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Organisationsstrukturen in Controlling

OrganisationseinheitenMandant

Kostenrechnungskreis

Buchungskreis 3

Werk

COOM

FI

LO

KOKRS 2 (möglich)

Buchungskreis 1 Buchungskreis 2

WerkWerkWerk

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Controlling Stammdaten

CO-OM Gemeinkosten ControllingCO

CEL

COCCA

COOPA

• Primärkostenarten, Sekundärkostenarten- Gruppen / Hierarchien

• Kostenstellen- Gruppen / Hierarchien

- Statistische Kennzahlen

- Leistungsarten

• Innenaufträge- Gruppen / Hierarchien

• Profit Center- Gruppen / Hierarchien

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SAP AG 1999

Pro

fit Cen

ter Acco

un

ting

CO

Financial Accounting

Financial Accounting

FI

Internal AccountingCost Accounting

Managerial AccountingManagement Accounting

Different ValuationsFlexibility

IAS GAAPGOBTaxaudit

External AccountingFinancial StatementsLegal Requirements

Standards

Controlling

EC-PCA

Abgrenzung FI / CO

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BestellanforderungenBestellanforderungen

BestellungenBestellungen

Innenaufträge

Finanzbuchhaltung

RechnungenRechnungen

SachkontenbuchungenSachkontenbuchungen

Materialwirtschaft

Controlling

WarenbewegungenWarenbewegungen

EigenleistungenEigenleistungen

UmbuchungenUmbuchungen

MittelreservierungenMittelreservierungen

Statist. KennzahlenStatist. Kennzahlen

n Wartung

n Investitionen

n Reparaturen

n usw.

FI

MM

COOM

Controlling Geschäftsvorfälle

• Übersicht• Integration allgemein

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Buchungslogik

Sachkonto (GuV)420000

Betrag

Controlling-Objekt

Kostenart(420000)

CO-Beleg # 1000000009

FI-Beleg # 1200000089

Sachkonto (Bilanz)113100

Betrag

Betrag

FI-Datenerfassung:Einzelposten 001- Sachkonto 420000

(GuV)- Betrag- Controlling-ObjektEinzelposten 002- Sachkonto 113100

(Bilanz)- Betrag

• Integration FI (1)

Controlling Geschäftsvorfälle

• Integration FI

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• Controlling speziell

- Umbuchung (primäre Kostenart)

- Leistungsverrechnung (sekundäre Kostenart)

- Umlage (sekundäre Kostenart)

- Verteilung (primäre Kostenart)

- Abgrenzungen (primäre Kostenart)

Controlling Geschäftsvorfälle

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Kostenrechnung HighlightshFunktionen

• Realtime Integration zu SAP FI

• Integration zu MM Bestellungen è Obligo Fortschreibung

• Flexibles Gestalten der Organisationsstrukturen

•Kostenartenhierarchie

•Kostestellenhierarchie

• Flexibles Drill-down Reporting

• CO Prozess

• Leistungsverrechnungen (sekundäre KoArt)• Umlagen (sekundäre KoArt)

• Verteilungen (primäre KoArt)

• Abgrenzungen (primäre KoArt)

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SAP MM BeschaffungszyklusBanf

BedarfsermittlungZahlungsabwicklung

Wareneingang Lieferantenauswahl

Ermittlung der Bezugsquelle

Rechnungsprüfung

Bestellung

Karl EinsteinÜberweisung 9.500

Datum

Rechnung

??

Bestellüberwachung Bestellabwicklung

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SAP SD Übersicht Vertriebsprozesse

VorverkaufsaktivitätenVorverkaufsaktivitäten

AuftragsbearbeitungAuftragsbearbeitung

BeschaffungBeschaffung

VersandVersand

FakturierungFakturierung

RechnungZahlungZahlung

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SAP BW – Business Warehouse

20

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Uni.verse Lösungsportfolio

• § 26 Projekte FI, CO

• § 27 Projekte FI, CO, FM

• Planungsintegration CO, FM

• Lagerbewirtschaftung MM, FI, CO,FM

• Investitionen FI-AA, FI, CO, FM

• Fakturierung SD, FI, CO, FM

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Uni.verse Lösungsportfolio

• Leistungsverrechnung CO, FM

• Normalisierung Personal-kosten FI, CO

• Reporting SAP R/3, BW

• Schnittstellen