SAP-Kurse an der FSU

Prof. Dr. Johannes Ruhland, Beate Eckart, Thomas Fischer, Johannes Sternatz

Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät der Friedrich-Schiller-Universität

Carl-Zeiss-Str. 3 07743 Jena

J.Ruhland@wiwi.uni-jena.de

Abstract: Um in der Ausbildung mit knappem Zeitbudget ein Höchstmaß an Verständnis von integrierten Systemen zu erreichen, wurden an der FSU am Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik begleitend zu Vorlesungen SAP-Kurse entwickelt, die in je einsemestrigen Blöcken in einer Bachelor- und einer Masterausbildung eingesetzt werden können. Mit Blick auf diese Ausbildungsziele wird in praktischen Beispielen mit jeweils durchgängigem Fallstudienkontext sowohl eine Veranstaltung „Einführung in ERP-Systeme“ untersetzt als auch in einer weiterführenden Veranstaltung eine Anpassung einer Standardsoftware an ein einführendes Unternehmen demonstriert und nachvollzogen. Die zwei Fallstudien gehen vom Prozessgedanken aus und spiegeln sowohl in der Nutzung des Systems als auch in der Entwicklung eine ganzheitliche Betrachtung wichtiger Schwerpunkte im SAP-Umfeld wider. Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt dabei auf der Fallstudie für den Fortgeschrittenenkurs.

1 Einführung

1.1 Ausgangssituation

An der Friedrich-Schiller-Universität Jena wird seit 1991 im Rahmen des Studiums mit dem Abschluss eines Wirtschaftswissenschaftlers oder Wirtschaftspädagogen die Möglichkeit gegeben, das Schwerpunktfach Wirtschaftsinformatik zu belegen. Die Ausbildung beinhaltet eine große Breite von Themen wirtschaftsinformatorischer Fragestellungen, womit dem notwendigen Qualifikationsprofil eines Wirtschaftsinformatikers Rechnung getragen werden soll. Die Palette reicht von Statistischen Analysetools und Simulationstechniken über Datenbankthemen bis zu Integrierten Anwendungen.

1949

Die Vorlesungsinhalte werden seit 1995 im Rahmen des University Alliance Programs der SAP in ausgewählten Lehrveranstaltungen mit Übungen am SAP-System als Beispiel einer integrierten high-end ERP-Lösung untersetzt, zunächst mit eigener Installation, dann seit Einrichtung der UCCs dort gehosted. SAP ist kein Schwerpunkt in Forschung und Lehre am Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik der FSU, aber die Veranstaltungen stehen nicht nur gleichberechtigt neben den anderen Angeboten für die Studenten, sondern werden bevorzugt aus den Wahlpflichtveranstaltungen des Schwer-punktfachs ausgewählt, da sie eine hohe Praxisrelevanz haben.

Im Jahr 2000 wurde an der Fakultät zusätzlich der Studiengang Wirtschaftsinformatik installiert, umso wichtiger schien jetzt eine tiefer gehende Vermittlung der Funktionsweise und Struktur von Integrierten Anwendungssystemen. Angehende Wirtschaftsinformatiker haben einen Grundlagenpflichtkurs „ERP-Systeme 1“ im 4. Semester und ein Wahlpflichtangebot „ERP-Systeme 2“ im Hauptsstudium. In beiden Kursen wird SAP als Beispiel in den praktischen Übungen benutzt.

Im Rahmen der Umstellung auf die Bachelor- und Master-Studiengänge werden diese Inhalte weiterhin in die Ausbildung einbezogen, und so wurden in den letzten Semestern Fallstudien entwickelt und in der Durchführbarkeit verifiziert, die dem jeweiligen Anspruch und Qualifikationsgrad dieser Abschlüsse entsprechen sollen. Der Zeitrahmen dafür ist im Gesamtprogramm knapp bemessen: Im Rahmen der Bachelor-Ausbildung soll ein einsemestriger Kurs in die Grundlagen einer integrierten Anwendungssoftware am Beispiel des SAP-Systems einführen, im Rahmen des Masterstudiums ein Customizing-Kurs die Anpassung des SAP-Systems an die Anforderungen eines Unternehmens zeigen. Die Kernherausforderung liegt also darin, in den jeweils einsemestrigen mit maximal 4 Präsenzstunden ausgestatteten Kursen, den Studenten ein Höchstmaß an Verständnis für integrierte Systeme zu vermitteln. Sie sollen selbständig über die Integration der Prozesse betriebswirtschaftliches Verständnis entwickeln und die Widerspiegelung der Prozesse in einem Anwendungssystem begreifen und realisieren.

Vor diesem Hintergrund liegt das Kernproblem der Ausbildung in den sehr engen zeitlichen Restriktionen. Die folgenden Ausführungen konzentrieren sich daher auf unsere Erfahrungen, wie durch eine sorgfältige Gestaltung der Übungsfälle und eine Beschränkung auf die Kernprozesse erreicht werden kann,. dass nicht nur die Bedienung des Systems erlernt wird, sondern der Integrationsgedanke erlebt und im Rahmen eines Customizing eigenständig erweitert werden kann.

1950

1.2 Vergleich zu den UCC-Fallstudien

Es wurde durchgängige Beispiele mit konsistenten Stamm- und Bewegungsdaten entwickelt, die den Zeitrahmen von 4 Präsenzstunden im Semester nicht überschreiten (wobei hierzu auch eine 2 bzw. 1-stündige Vorlesung gehört). Im Rahmen der Bachelorausbildung, in der in Übungen anhand des integrierten Systems betriebswirtschaftliche Prozesse verdeutlicht werden sollen, wird im Beispiel der gesamte Wertschöpfungsprozess vollzogen und somit auch Controllingfunktionalität nutzbar gemacht. Die Fallstudie ist in die IDES integriert, Organsiationseinheiten, Ressourcen und Abläufe der IDES werden genutzt. Um ausreichend plausibel aber auch einfach zu sein, ist der Gegenstand der Fallstudie ein Grill, der zunächst eingekauft und wiederverkauft wird, später dann, in der Fallstudie aus Kostengründen und weil der Lieferant nicht zuverlässig ist, selbst produziert und vertrieben wird. Der Schwerpunkt liegt auf den Standardgeschäftsprozessen.

Im Masterstudium wird ein Unternehmen nicht nur organisationell abgebildet, sondern die Geschäftsprozesse, teilweise neu erstellt, in rollenbasierten Menüs zu einer Endanwendung geführt. Wir stellen in dem Kurs nicht Customizing, SERM, ABAP-Kurs an verschiedenen voneinander losgelösten Beispielen nebeneinander, sondern führen exemplarisch alle Aktivitäten einer SAP-Einführung in einem Unternehmen in der Integration durch. Der Zeitrahmen gibt vor, dass das Beispiel in der Fallstudie kein zu komplexes Unternehmen sein kann, in dem SAP eingeführt wird. Wir entschieden uns für die Abbildung einer Fahrzeugvermietung, da Geschäftsprozesse dieser Art bisher nicht in der IDES abgebildet sind und fast alles selbst erstellt werden muss. Außerdem sind die meisten Studierenden mit den grundlegenden Geschäftsprozessen dieser Branche vertraut und erkennen gleichzeitig die Notwendigkeit fundamentaler Veränderungen der Geschäftsprozesse gegenüber denen eines Produktionsbetriebs.

2 Vorstellung der Fallstudien „Grill“ und „Car4You“

2.1 Inhalt und Ablauf der Fallstudie „Grill“

Der praktischen Übung vorgelagert ist immer in einer Vorlesung ein kurzer Abriss zu den betriebswirtschaftlichen Vorgängen, Prinzipien und Inhalten, die in einem ERP-System abgebildet werden müssen. Danach erfolgt die Verifikation und Umsetzung des Gesagten am Beispiel.

1951

Im (Bachelor)Grundkurs wird ein durchgängiges Beispiel eingesetzt, das Einkauf und Vertrieb, später Produktion und Controlling des selbst produzierten Erzeugnisses beinhaltet. Indem immer im selben Datenumfeld geblieben wird, wird erreicht, dass der Teilnehmer sich mit seiner Aufgabe besser identifiziert und er die vernetzte Struktur des Systems erkennt. Durch eine geschickte Namenskonvention muss er über Zugriffsschlüssel nicht nachdenken, er wendet sie an. Er kontrolliert seine eigene Tätigkeit, er prüft seine eigenen Kreditoren- und Debitorenposten und erhält somit einen Einblick in die Gesamtfunktionalität eines integrierten Systems. Im Vergleich zu den Motorrad-Fallstudien des UCC muss das gesamte Umfeld, also auch Stammdaten wie Material, Kreditoren und Debitorendaten vom Lernenden selbst hinterlegt werden.

Thema / SAP-Modul

Fallstudieninhalt (Präsenz) Zeit

MM Organsiationseinheiten, Stammdaten Material, Kreditoren, Infosätze

4

MM-PUR Einkaufsprozess 4

FI Verständnis für das externe RW 4

SD Vollständiger Verkaufsprozess mit Termin- und Sofortaufträgen

6

PP Produktionsplanung und Durchführung

6

CO Controlling mit Produktkostenplanung und –controlling

6

Tabelle 1: Zeitbedarf für die Übungsteile ohne Selbststudienzeit und Vorlesung

Unterstützende Lehrmaterialien sind neben der Fallbeschreibung insbesondere Vorgangskettendiagramme, Geschäftsprozessdarstellungen in EPK-Notation und „Vordrucke“ für das Notieren von Transaktionen und Belegnummern in den einzelnen Geschäftsprozessschritten. Im Selbststudium kann dann anhand dieser Unterlagen der Standardgeschäftsprozess jederzeit wieder systematisch nachvollzogen werden ohne dass eine „Klickbeschreibung“ für Menüs und Transaktionen gegeben wird.

1952

2.2 Inhalt und Ablauf der Fallstudie C4Y

2.2.1 Überblick Die Fallstudie „Car4You“1 behandelt die Einführung einer ERP-Software in einem Unternehmen, welches in die IDES integriert wird. Die notwendigen Aktivitäten orientieren sich an der Architektur Integrierter Informationssysteme. Diese wird mit den Teilnehmern diskutiert und ein Projektplan aufgestellt. Die durch das System bereitgestellten Werkzeuge wie z. B. IMG, Object-Navigator oder Pretty Painter werden dabei eingesetzt.

Abbildung 1: Übersicht über die Fallstudienteile

2.2.2 Organsiationseinheiten - Customizing Die C4Y (Abkürzung von Car4You, nicht als Translation, sondern Kurzbezeichnung für später benutzte Schlüssel) ist ein mittelständisches, landesweit agierendes Unternehmen mit 3 Standorten, teilweise mehreren Filialen, 2 Vertriebswegen 2 Geschäftsbereichen und 2 Sparten. Die Struktur berührt in der Unternehmensmodellierung alle vom SAP-System vorgegebenen Organsiationseinheiten ohne dabei unübersichtlich zu werden.

Mit den Studenten gemeinsam wird die Unternehmensstruktur diskutiert, exemplarisch je eine Organisationseinheit angelegt, für die weitere Fertigstellung muss der Student selbst sorgen, um an der Fallstudie weiter mit arbeiten zu können, wobei insbesondere die Vertriebssicht sehr umfangreich ist.

1 Car4You, Abkürzung C4Y – ergibt mit dem Nutzerkennzeichen zusammen einen kurzen unverwechselbaren Schlüsselbegriff für alle anzulegenden Objekte.

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Abbildung 2:Organisationseinheiten aus Logistiksicht

2.2.3 Einkaufsprozess Die testweise Durchführung eines Einkaufsprozesses im Rahmen der Organisationsstruktur der C4Y soll zweierlei Wirkung haben: Zum einen wird die Richtigkeit der Erstellung und Zuordnung der im Customizing eingepflegten Objekte geprüft. Zum anderen sollen die angelegten Stamm- und Bewegungsdaten als exemplarischer Grundstein für den späteren Aufsatz von Datenmodellen und Geschäftsprozessen dienen, so dass dieser Test – so langwierig er auch erscheinen mag – unerlässlich für den Arbeitsfortschritt ist. Sowohl auf das Durchspielen eines Produktions- als auch eines Verkaufsprozesses wurde bewusst verzichtet, da einerseits die entsprechend benötigten Customizingeinstellungen nicht gepflegt worden sind und andererseits die Vertriebsfunktionalität im späteren Ablauf dieser Fallstudie über ABAP-Transaktionen C4Y-spezifisch neu programmiert wird.

Ziel dieses Einkaufsprozesses ist es, in jedem Werk der C4Y ein Kleinwagen und ein Transporter auf „Lager“ zu haben, sofern sie in den korrespondierenden Verkaufsbüros vermietet werden dürfen. Um eine Überführung der Wagen bei differenten Abfahrts- und Ankunftsorten zu ermöglichen, muss jedes Auto in jedem Werk gepflegt werden.

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2.2.4 DDIC und sERM In der Diskussion mit den Studenten werden Kunde und Auto als Entitätstypen identifiziert, die durch eine Is-A-Beziehung mit Debitor und Material korrespondieren. Als Mieter eines Fahrzeugs besitzen unsere Kunden durchaus Eigenschaften, die so noch nicht im SAP-System beim Debitor hinterlegt werden können. Dasselbe gilt für ein Mietauto. Die Relation Mietet verbindet Mieter und Auto und muss ebenfalls hinterlegt werden.

Abbildung 3: ERM für die Autovermietung

Beim Einpflegen des DB-Schemas über die Transaktion SE11 wird zwar teilweise auf vorhandene DDIC-Objekte zurückgegriffen, der Arbeitsaufwand ist jedoch auch recht erheblich und wird in der Präsenzzeit nur exemplarisch realisiert, die weitere Arbeit ist in der Selbststudienzeit zu realisieren. Bottom Up werden Datenelemente, Domänen und Tabellen angelegt, wobei eindeutige Bezeichner gewählt werden müssen (jeder Student customized ja seine eigene Firma) und auf Eindeutigkeit muss wie bei den Organsiationseinheiten geachtet werden.

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Abbildung 4: Datenstruktur der Tabelle KUNDE

Mit dem Data Modeler, Transaktion SD11, wird auch das SERM im System abgelegt. Obwohl unabhängig zu den angelegten DDIC-Objekten ist es für die Anschaulichkeit und die Überprüfung der eigenen Entwürfe wichtig und kann durch eine Verknüpfung mit den DDIC-Objekten auch als Einstiegspunkt in die Datensicht auf die C4Y gesehen werden.

Abbildung 5: Datenmodelldarstellung

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2.2.5 Anwendungsprogrammierung Alle Programme werden in ABAP erstellt. Aus den Geschäftsprozessen ergibt sich die modularisierte Programmstruktur – z. B. Auto einpflegen, Auto abändern, Kunde aufnehmen, Kundendaten ändern, Mietvertrag abschließen und auch die Rückgabe des Mietautos an einem anderen Ort als dem Ausgabeort werden als „normaler“ Geschäftsvorfall zugelassen. Die Rückgabe des Fahrzeuges ist wohl das umfangreichste und komplizierteste Programm, weil z. B. etliche Plausibilitätskontrollen dazu gehören.

Abbildung 6: Eingabe der spezifischen Daten eines Mietautos

Die Dynpros sind zwar minimalistisch, aber (SAP-typisch) mit Suchhilfen ausgestattet. Die Programme berücksichtigen Stamm- und Bewegungsdaten, die in die Tabellen zu schreiben sind und decken hier viel von den üblichen ABAP-Prinzipien ab.

Abbildung 7: Fehlerbehandlung im Geschäftsablauf

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2.2.6 Human Ressource und Benutzerpflege Ziel der Fallstudie ist die ganzheitliche Realisierung eines Einführungsprojektes des SAP-Systems im Unternehmen. Um diese Vollständigkeit zu gewährleisten, werden im nächsten Schritt in der Organsiationstruktur der C4Y Planstellen geschaffen, Mitarbeiter eingestellt und den Stellen zugeordnet und im weiteren Verlauf auch System-Nutzern zugeordnet. Es wird somit transparent und greifbar, wer später bestimmte Aktivitäten im System ausführen darf bzw. muss in Hinsicht auf einen automatisierten Arbeitsablauf. Es entstehen benutzerspezifische Menüs, die die selbst erstellten Programme bündeln und in denen der gesamte Geschäftsablauf der Autovermietung, vom Einkauf eines Fahrzeuges bis zu den Vermietungen erkennbar ist.

Abbildung 8: Benutzerspezifisches Menü für einen Mitarbeiter der C4Y

2.2.7 Workflow Für einen in kurzer Zeit „machbaren“ Workflow wird auch in unserer Fallstudie ein Genehmigungsverfahren implementiert. So muss, wenn ein Kunde die Rückgabe eines Mietautos an einem anderen Ort wünscht, zunächst der Vorgesetzte, also Leiter der Niederlassung die Zustimmung zum Vertragsabschluss geben. Dazu muss dieser nach Anlage des Vertrages auf das Ereignis Ausgangsort ungleich Rückgabeort reagieren und als Funktionsbaustein deklariert, im Arbeitsvorrat des Leiters vorliegen. Als Modellierungsinstrument werden eEPKs [z.B. SC01 und SC02] verwendet.

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Abbildung 9: Ausschnitt aus dem Prozessentwurf für den Workflow

2.2.8 Zusammenfassung Die zeitliche Verteilung aller Komplexe gestaltet sich nicht immer gleich. Bei guter Vorbildung der Studenten und dem notwendigen theoretischen Vorwissen bspw. zu Datenbanken und Programmierung kann nach einer kurzen Wiederholung die Umsetzung der praktischen Aufgabe im Vordergrund stehen.

Thema Aufgabe Zeitbedarf (Präsenz-stunden)

Customizing Modellierung der Unternehmensstruktur 4

Einkaufsprozess Test weises Durchspielen des Einkaufs von Fahrzeugen für einen Standort der C4Y

2

Datenmodellierung Anlegen der Datenstrukturen und des SERMs 4

Programmierung Erstellen der Anwendungsstruktur und der dazugehörigen ABAP-Programme

8

Personal Erstellen einer Personalstruktur und Einpflegen in die Organisationsobjekte der C4Y

4

Workflow Programmierung von Funktionsbaustein und Implementierung der Workflowstruktur. Test der Geschäftsabläufe.

8

Tabelle 2: Zeitbedarf in den Übungsteilen der Fallstudie C4Y

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2.3 Anforderungen an Lehrende und Teilnehmer

Es wird sichtbar, dass der Arbeitsaufwand in beiden Kursen sowohl für die Studenten als auch für die Lehrenden hoch ist. Insbesondere fordern wir, da in beiden Veranstaltungen die Aktivitäten aufeinander aufbauen, eine kontinuierliche Teilnahme, Mitarbeit und Fertigstellung der Teilkomplexe. Wir machen den Teilnehmern deutlich klar, dass ohne ständige Nacharbeit eine weitere Teilnahme am Kurs nicht gesichert ist. Insbesondere Stammdaten müssen angelegt und gepflegt werden, da sonst Auswertungen nicht realisiert werden könnten oder die erstellten Programme keine vollständige Bilder zeigen könnten. Die Teambildung in den Kursen ist machbar und praxisnah, aber es kann auch für den Lernerfolg jedes einzelnen von Vorteil sein, allein zu arbeiten und im weiterführenden Kurs ein eigenes Unternehmen zu entwickeln.

3. Fazit

Bachelor (bzw. Grundstudiums-) Studenten soll ein solides Verständnis für den Grundaufbau des Systems, die Modellierung von Geschäftsprozessen und deren Abbildung in Software gegeben, und Vertiefern auf der Ebene des Master das Customizing von der Anforderungsanalyse bis hin zur ABAP Programmierung vermittelt werden. Wir haben für beide Niveaus die IDES Modellfirma als Ausgangspunkt verwendet und sie um neue Geschäftsbereiche erweitert. Auf dem Bachelor-Niveau vollziehen die Studenten im Laufe des Semesters die Aufnahme einer neuen Produktionslinie nach; auf dem Master-Niveau werden de facto die Geschäftsprozesse einer neuen Branche im Zuge eines umfassenden Customizing abgebildet. Einzelne Studenten oder kleine Teams bearbeiten ein ganzes Semester jeweils ihre eigene „Firma“ und wissen, dass die folgenden Entwicklungsschritte auf ihren eigenen, aktuellen Leistungen aufbauen. Wir haben auf diese Weise eine durchgängig hohe Qualität der Leistung während des Semesters erzielt und zugleich die Bedeutung der Unterstützung durch systematische Modellierungstools unmittelbar erfahrbar gemacht.

Literaturverzeichnis

[SC01] Scheer, AW, ARIS-Modellierungs-Methoden, Metamodelle, Anwendungen, Berlin et al,: Springer 2001

[SC02] Scheer, AW; ARIS. Vom Geschäftsprozeß zum Anwendungssystem, Berlin et al,: Springer 2002

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