Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion

Spitalamt

SDEP Datenportal Erhebungsdokumentation Datenlieferung Datenjahr 2020 (definitiv)

Bearbeitungs-Datum 18.08.2020

Version 1.1

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung .............................................................................................................. 4

Grundidee ............................................................................................................. 5 2.1 Zielsetzung ............................................................................................................. 5 2.2 Funktionalitäten ...................................................................................................... 5 2.3 Erhebungsformat .................................................................................................... 5 2.4 Entflechtung redundanter Informationen .................................................................. 5

Welche Daten sind zu übermitteln ....................................................................... 7 3.1 Inhaltliche Gliederung ............................................................................................. 7 3.2 Erhebungsteile ........................................................................................................ 7 3.3 Schnittstellenkonzept .............................................................................................. 9 3.4 Format der Dateien ................................................................................................. 9 3.5 Einheitlicher Dateiaufbau innerhalb einer Erhebung ................................................ 9 3.6 Struktur des Datensatzes ...................................................................................... 10 3.7 Abschluss der Erhebung ....................................................................................... 10 3.8 Rolle Erhebungsverantwortlicher SDEP ................................................................ 10 3.9 Rolle Teil-Erhebungsverantwortlicher .................................................................... 10 3.10 Besonderer Hinweis zur Fallnummer ..................................................................... 11

Termine und Fristen ........................................................................................... 12 4.1 Allgemein ............................................................................................................. 12 4.2 Besonderer Hinweis zur fristgerechten Datenlieferung .......................................... 13

Datenübermittlung .............................................................................................. 14

Etappe 1 - Datenlieferung Datenjahr 2020......................................................... 15 6.1 Welche Daten sind zu übermitteln – Details Etappe 1 ............................................ 15 6.2 Erhebungsteile – Details Etappe 1 ........................................................................ 16 6.3 Prüfungen – Details Etappe 1 ............................................................................... 18 6.4 Exportformate – Details Etappe 1 .......................................................................... 18 6.5 Termine und Fristen – Details Etappe 1 ................................................................ 19

Etappe 2 - Datenlieferung Datenjahr 2021......................................................... 20 7.1 Welche Daten sind zu übermitteln – Details Etappe 2 ............................................ 20 7.2 Erhebungsteile - Details Etappe 2 ........................................................................ 21 7.3 Prüfungen - Details Etappe 2 ................................................................................ 21 7.4 Exportformate - Details Etappe 2 .......................................................................... 21 7.5 Termine und Fristen – Details Etappe 2 ................................................................ 21

Weiterführende Dokumente ................................................................................ 22 8.1 Benutzerantrag ..................................................................................................... 22 8.2 Benutzerhandbuch ................................................................................................ 22 8.3 Schnittstellenspezifikation ..................................................................................... 22 8.4 Musterdateien ....................................................................................................... 22

Ansprechpersonen ............................................................................................. 23

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Weitere Informationen

Aktualisierungen gegenüber der Vorversion (Version 1.0) werden rot hervorgehoben.

Alle relevanten Informationen sowie Zugang zum SDEP Datenportal finden Sie zudem auf der Webseite

der GSI unter: http://www.be.ch/sdep-de.

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Einleitung

Ab dem 1. Januar 2021 steht das SDEP Datenportal für eine strukturierte Datenkommunikation im Be-

reich der wichtigsten Spitaldaten1 mit der Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion (GSI) zur Verfü-

gung. Über das SDEP Datenportal können sowohl Daten an die GSI geliefert als auf Wunsch auch Daten

exportiert werden.

Die Kommunikation mit dem SDEP Datenportal erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Das SDEP

Datenportal ist eine Applikation, die auf einem Server der Bedag Informatik AG läuft. Als Benutzerschnitt-

stelle wird ein gängiger WebBrowser erwartet. Somit können Sie das Datenportal unabhängig von einem

bestimmten Betriebssystem überall dort einsetzen, wo ein entsprechender Browser verfügbar ist.

Die Nutzung des SDEP Datenportals erfordert eine einmalige Registrierung. Nach Registrierung und Ak-

tivierung Ihres Zugangs können Sie das Datenportal mit den gewünschten Funktionen nutzen. Die De-

tails zur Registrierung und zur Nutzung des Datenportals finden Sie im dazugehörigen Benutzerhand-

buch.

Gemäss Art. 127 SpVG sind die Erbringer von Spitalleistungen zu Datenlieferungen an die zuständige

Stelle der GSI verpflichtet. Art, Umfang sowie der Zeitpunkt der Datenlieferung sind in Art. 48 Abs. 1 und

in Anhang 5 SpVV festgehalten. Gemäss Art. 48 Abs. 3 SpVV kann die GSI weitere Daten erheben, die

für die Aufsichtstätigkeit erforderlich sind. Als Nutzer des SDEP Datenportals haben Sie jederzeit Über-

blick über den Status ihrer Datenlieferungen an die GSI und haben nunmehr die Möglichkeit die gesetz-

lich festgelegten Daten unkompliziert sukzessive an die GSI zu liefern. Eine Gesamtübersicht sowie De-

tails zu den Daten gemäss Art. 127 SpVG und Anhang 5 SpVV finden Sie im dazugehörigen

Schnittstellenkonzept.

Mit dem SDEP Datenportal können Sie auf komfortable Art und Weise Datenlieferungen an die GSI

durchführen. Insbesondere dient das Datenportal zur Übermittlung von Daten gemäss Art. 127 SpVG

und Anhang 5 SpVV. Das SDEP Datenportal bietet die Möglichkeit, die Daten auf Formate zu prüfen, zu

verschlüsseln und direkt an die GSI zu versenden.

Gemäss Art. 59a KVG i.V.m. Art. 30 KVV sowie Art. 7 BstatG sind die Erbringer von Spitalleistungen zur

Bekanntgabe von Daten an die zuständigen Bundesbehörden verpflichtet. Zur Vereinfachung dieser Wei-

tergabe steht den Nutzern des SDEP Datenportals eine entsprechende Möglichkeit zur strukturierten

elektronischen Übermittlung zur Verfügung. Auf Wunsch können die betroffenen Daten exportiert werden

Die aufgezählten Funktionen bilden nur einen Teil der Gesamtfunktionalität des SDEP Datenportals ab.

Eine Gesamtübersicht sowie Details zur Nutzung des Datenportals finden Sie im dazugehörigen Benut-

zerhandbuch.

Im weiteren Verlauf der Dokumentation wird davon ausgegangen, dass Ihnen die fachspezifi-

schen Begriffe aus dem genannten Umfeld bekannt sind. Andernfalls informieren Sie sich bitte im

Internet oder nehmen mit uns Kontakt auf. Als erste Anlaufstelle mag Ihnen dazu die Webseite

der GSI und hier insbesondere der Abschnitt zur Statistik dienen: https://www.be.ch/gsi/de/in-

dex/gesundheit/gesundheit/statistik.html.

1 Vgl. Kapitel 3.

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Grundidee

2.1 Zielsetzung

Anlass für die Einführung des SDEP Datenportals ab dem 1. Januar 2021 ist der Umstand, dass im Kan-

ton Bern für die Erhebung der wichtigsten Spitaldaten2 verschiedene Eingangsportale und Erhebungsfor-

mate eingesetzt werden. Die Funktionalitäten der bestehenden Lösungen decken die heutigen Bedürf-

nisse der Datenerhebung aber nur noch bedingt ab, weshalb diese nicht ersetzt, sondern von Grund auf

neu konzipiert werden. In den bisherigen Lösungen sind Informationen zudem häufig mehrfach vorhan-

den und überschneiden sich teilweise. Während der Datenerhebung muss dabei mühsam deren Konsis-

tenz geprüft werden.

Ziel ist es, die Erhebung und Prüfung der Daten gemäss Art. 127 SpVG wesentlich zu vereinfachen und

Redundanzen zu vermeiden.

Als Nutzer erhalten Sie den Zugang zu einer webbasierten Erhebungsplattform, die einen weitestgehend

automatisierten Datenupload und Prüfprozess ermöglicht. Dies bedeutet, Sie sollen grundsätzlich ohne

Zutun der GSI alle Uploads und Prüfungen Ihrer Daten selbständig durchführen können. Ihnen stehen

dabei einheitliche bzw. einfache Erhebungsformate zur Verfügung.

2.2 Funktionalitäten

Zusammenfassend bietet das SDEP Datenportal folgende arbeitseffiziente Funktionalitäten:

den Datenupload (Betrieb)

die Prüfung/Plausibilisierung der Daten und die Darstellung der Prüfresultate (Betrieb)

die Kommunikation auf verschiedenen Detailstufen (Betrieb ↔ GSI)

die Fortschrittskontrolle (Betrieb ↔ GSI)

das Exportieren der Daten (Betrieb / GSI ↔ externe Datenempfänger)

Die Details zur Registrierung und zur Nutzung des Datenportals sowie weitere Informationen betreffend

die Funktionalitäten finden Sie im dazugehörigen Benutzerhandbuch.

2.3 Erhebungsformat

Gleichzeitig wird ab dem 1. Januar 2021 ein einheitliches bzw. einfaches Erhebungsformat eingeführt,

welches die inhaltlichen Redundanzen der heutigen Erhebungen beseitigt. Zusätzlich wird der Export in

alle gängigen Formate ermöglicht. Als Nutzer müssen Sie nur noch ein Erhebungsformat (SDEP-Format)

an die GSI zur Verfügung stellen. Anschliessend können Sie alle anderen Formate als Exportfunktion

über das SDEP Datenportal generieren.

Eine Gesamtübersicht sowie Details zu den Daten gemäss Art. 127 SpVG sowie dem SDEP-Format fin-

den Sie im dazugehörigen Schnittstellenkonzept.

2.4 Entflechtung redundanter Informationen

Durch das SDEP Datenportal findet eine Entflechtung redundanter Informationen statt. Ab dem 1. Januar

2021 wird damit auch das Thema von Inkonsistenzen in der Datenlieferung angegangen. Ziel ist es, dass

sämtliche Informationen möglichst nur einmal erhoben werden. Die Erhebung erfolgt daher auf der tiefs-

ten benötigten Aggregationsstufe.

Die nachfolgende Darstellung zeigt schematisch die wichtigsten erhobenen Inhalte und deren Abbildung

in den Erhebungen:

2 Vgl. Kapitel 3.

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Bisher Neu: SDEP Datenportal

Abbildung 1: Entflechtung redundanter Informationen

Ausnahme: Ausgenommen bleibt vorerst die Krankenhausstatistik (KHS), deren Inhalte sich wei-

terhin mit anderen Erhebungen überschneiden. Vorgesehen ist, dass vorerst nur der finanzielle

Teil der KHS über das SDEP Datenportal an die GSI übermittelt wird, während alle anderen Teile

wie bisher erhoben werden. Durch die Exportmöglichkeit dieser Finanzzahlen vom SDEP Daten-

portal in die KHS lässt sich das Problem jedoch entschärfen.

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Welche Daten sind zu übermitteln

3.1 Inhaltliche Gliederung

Inhalt

Abzugeben durch:

Alle Spitäler und

Geburtshäuser

Psychiatrische Ambulatorien und Tagesklini-

ken mit Teilnahme am NKM

KHS

(Krankenhausstatistik)

X

MS3

(Medizinische Statistik)

X

KT

(Kostenträger SwissDRG)

X

ITAR_K X

NKM LM

(Leistungsmengen)

X

NKM MK

(Zusatzdaten)

X

NKM ET

(Erlösträger)

X

3.2 Erhebungsteile

Alle Spitäler oder Geburtshäuser, auf welche die Pflicht zur Datenlieferung gemäss Art. 127 SpVG zu-

trifft, müssen bis zum Ende der Annahmefrist bzw. der Korrekturfrist die folgenden Erhebungsteile bzw.

Dateien übermitteln:

Bisher Neu: SDEP Datenportal

Erhebung Inhalt Erhebungsteil Inhalt Recordarten

MS

(Medizinische

Statistik)

gemäss Spezifi-

kation BFS

A: MS gemäss Spe-

zifikation BFS

MX: Lieferungsmeldung

MB: Minimaldatensatz

MN: Neugeborenen-Zusatzdaten

MP: Psychiatrie-Zusatzdaten

MD: Diagnosen & Behandlungen

KT

(Kostenträger

SwissDRG)

gemäss Spezifi-

kation

SwissDRG

B: SDEP-KTR

B: SDEP-KTR

(erweitert)

Fallbezogene

und fallunab-

hängige Kos-

ten- und Er-

tragsdaten

gemäss Spe-

zifikation

SwissDRG,

H+, BFS und

GSI.

KK: Kopfrecord (Fileinfos)

KR: Kostenrechnung

ITAR_K gemäss Spezifi-

kation H+

KHS

(Finanzteil)

gemäss Spezifi-

kation BFS

- - Weitere fall-

bezogene Er-

tragsdaten

und alle wei-

teren

fallunabhän-

gige Kosten-

und Ertrags-

KK: Kopfrecord (Fileinfos)

KR: Kostenrechnung

3 Zzgl. ambulante und tagesklinische Fälle (MB, MD und MP).

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Bisher Neu: SDEP Datenportal

Erhebung Inhalt Erhebungsteil Inhalt Recordarten

daten ge-

mäss Spezifi-

kationen H+,

BFS und GSI.

Anlage-

buchaltung

gemäss Spezifi-

kation H+

D: Anlagebuchhal-

tung

gemäss Spe-

zifikation H+

SK: Kopfrecord (Fileinfos)

SA101: Kaufgeschäfte

SA102: Miet- und Abzahlungsge-

schäfte

Abstimmbrücke gemäss Spezifi-

kation H+

E: Abstimmbrücke gemäss Spe-

zifikation H+

Psychiatrische Ambulatorien und Tageskliniken, bei welchen sich der Kanton Bern an der Finanzierung

der Leistungen beteiligt, übermitteln zusätzlich die folgenden Erhebungsteile bzw. Dateien:

Bisher Neu: SDEP Datenportal

Erhebung Inhalt Erhebungsteil Inhalt Recordarten

NKM ET (Erlösträger)

gemäss Spezifi-kation GSI

B: SDEP-KTR gemäss Spe-zifikation GSI

KK: Kopfrecord (Fileinfos) KR: Kostenrechnung

NKM MK (Zusatzdaten)

gemäss Spezifi-kation GSI

F: SDEP-BE-MK gemäss Spe-zifikation GSI

BK: Kopfrecord (Fileinfos) MK: Zusatz-Datensatz NKM

NKM LM (Leistungs-mengen)

gemäss Spezifi-kation GSI

F: SDEP-BE-LM gemäss Spe-zifikation GSI

BK: Kopfrecord (Fileinfos) LM: Leistungsmengen-Datensatz NKM

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3.3 Schnittstellenkonzept

Das Schnittstellenkonzept besteht aus den verschiedenen Erhebungsteilen. Diese werden modular in

einer / oder mehreren separaten Datei/en über das SDEP Datenportal an die GSI übermittelt. Ab dem 1.

Januar 2021 wird ein einheitliches bzw. einfaches Schnittstellenkonzept eingeführt, welches die inhaltli-

chen Redundanzen der heutigen Erhebungen beseitigt. Das entsprechende Schnittstellenkonzept stellt

sicher, dass sämtliche Informationen möglichst nur einmal erhoben werden. Die Erhebung erfolgt dabei

auf der tiefsten benötigten Aggregationsstufe. Davon ausgehend lassen sich dann sämtliche gleich oder

höher aggregierten Informationen abbilden. Des Weiteren sollen die Daten weitestgehend hoch struktu-

riert erhoben werden, um die technische Erstellung und Verarbeitung zu vereinfachen. Gleichzeitig wer-

den, wenn immer möglich, die einschlägigen nationalen Standards übernommen.

Eine Gesamtübersicht sowie Details zu den Daten gemäss Art. 127 SpVG und Anhang 5 SpVV finden

Sie im dazugehörigen Schnittstellenkonzept.

3.4 Format der Dateien

Die Dateibezeichnung kann künftig frei gewählt werden.

Das Format der zu übermittelnden Dateien ist ein Zeichen-getrenntes Textformat («.txt»-Endung). Einzig

beim Erhebungsteil A (MS) ist die vom BFS vorgegebene «.dat»-Endung empfehlenswert.

3.5 Einheitlicher Dateiaufbau innerhalb einer Erhebung

Jede Datei (ausser MS und KHS) beginnt mit einem Kopfrecord (BK oder KK), der Informationen über

den Datei-Inhalt enthält. Die Variablen werden innerhalb der Datei/en mehreren Recordarten zugewiesen

(analog zu den vom BFS vorgegebenen Formaten der KHS und der MS). Trennzeichen ist analog zum

MS-Format die Pipe (|).4 Die GSI hat sich für dieses zur MS analoge Format entschieden, um eine Ein-

heitlichkeit im Erhebungsformat bzw. Schnittstellenkonzept sicherzustellen. Dies bedeutet, die Variablen

werden durch Pipes getrennt. Die letzte Variable einer Zeile wird nicht durch ein Pipe geschlossen (Aus-

nahme: MS). Das CRLF5 wird als Zeilenumbruch verwendet.

Die folgende Darstellung zeigt den Aufbau der Datei/en in den modularen Erhebungsteilen:

Abbildung 2: Aufbau und Struktur der Datei für das Datenjahr 2020 (Etappe 1)

Eine genaue Beschreibung des Datenformats und weitere inhaltliche Informationen finden sich in den

Musterdateien.

4 Hinweis: ASCII-Kode 124. 5 Hinweis: ASCII-Kodes 13 und 10

MS SDEP KTR SDEP-BE-MK SDEP-BE-LM

.dat

MX|…

MB|…

MN|…

MP|…

0.1.V01

0.1.V02

…

Erhebungsteil:

File-Endung: .txt

KK|

KR|

B1

B2

…

.txt

BK|

MK|

MK_V01

MK_V02

…

Recordart:

Variable:

.txt

BK|

LM|

LM_V01

LM_V02

…

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3.6 Struktur des Datensatzes

Innerhalb der meisten Erhebungsteile gibt es unterschiedliche Records. Die erste Angabe in jeder Zeile

bezeichnet den Recordtyp und definiert, welche Variablen auf der Zeile erwartet werden. Die nachfol-

gende Tabelle gibt Aufschluss über die Bezeichnung und die Abbildung der verschiedenen Ebenen der

Erhebung:

Ebene Abbildung in… Beispiel

Erhebung allen Files zusammen SDEP Schnittstelle

Erhebungsteil eine (oder mehrere) Datei/en z.B. Erhebungsteil B: SDEP-KTR

Recordart einer Zeile mit gleichem Anfangsbuchstaben z.B. «KR – Kostenrechnungs-Record»

Variable einer «Spalte» in einem Record z.B. B19 «4001 Arzneimittel»

Eine genaue Beschreibung des Datenformats und weitere inhaltliche Informationen finden sich in den

Musterdateien.

3.7 Abschluss der Erhebung

Jeder Erhebungsteil kann einzeln, d.h. modular, abgeschlossen werden. Die gesamte SDEP Erhebung

ist jeweils bis Ende März eines Kalenderjahres abzuschliessen (vgl. Lieferfristen in Kapitel 6.5). Der/die

Erhebungsverantwortliche des Betriebs schliesst hierzu die Erhebung als ganze ab. Der Erhebungsab-

schluss ist möglich, sobald der Abschlussstatus jedes einzelnen Erhebungsteils «Bereit» lautet. Der Zu-

satz «mit Fehler» bedeutet, dass Fehler aufgrund einer Begründung akzeptiert wurden, «ohne Fehler»

bedeutet es gab von Anfang an keine Fehler.

3.8 Rolle Erhebungsverantwortlicher SDEP

Pro Betrieb gibt es einen Erhebungsverantwortlichen SDEP und eine Stellvertretung, welcher für die

ganze Erhebung verantwortlich ist.

Der Erhebungsverantwortlichen SDEP nimmt folgende organisatorische Aufgaben wahr:

- Bestätigung des Abschlusses der ganzen Erhebung (inkl. Vollständigkeit und Korrektheit der ge-

lieferten Daten)

- Anmeldung von neuen Benutzern mittels Benutzerantragsformular, das via Email von der

Emailadresse des Erhebungsverantwortlichen an die GSI geschickt wird

3.9 Rolle Teil-Erhebungsverantwortlicher

Vom Erhebungsverantwortlichen SDEP sind die Teil-Erhebungsteilverantwortlichen zu unterscheiden,

welche pro Betrieb fachlich für einen Erhebungsteil verantwortlich sind (vgl. Erhebungsteile in Kapitel

3.2).

Die Teil-Erhebungsverantwortliche sind die ersten Adressaten der GSI bei inhaltlichen Fragen und wer-

den während der Erhebung periodisch per Email über Aktivitäten auf der Plattform informiert (neue Kom-

mentare GSI, offene Prüfungen, usw.).

Pro Betrieb sind daher mindestens zwei Benutzerkonten zu eröffnen (Erhebungsverantwortlicher

SDEP, Teil-Erhebungsverantwortlicher). Weitere Informationen finden sich im Benutzerantrag.

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3.10 Besonderer Hinweis zur Fallnummer

Für die Erfüllung ihrer gesetzlich definierten Aufgaben ist die GSI zwingend auf die identischen Fallnum-

mern bei sämtlichen Datenlieferungen angewiesen.

Das Spital oder Geburtshaus muss sicherstellen, dass in sämtlichen Datenlieferungen die identi-

sche Fallnummer verwendet wird. Dies gilt auch dann, wenn die Übermittlung der Datenlieferun-

gen an die GSI zeitlich versetzt erfolgt.

Die in der MS-Variable 4.6.V01 eingetragene Fallnummer (FN) muss für die fallbezogenen Records in

den Erhebungsteilen SDEP-KTR, SDEP-BE-MK und SDEP-BE-LM zwingend übernommen werden (ge-

mäss Spezifikation). Nur so können Fallkosten, zusätzliche Fallmerkmale und fallbezogene Leistungen

den medizinischen Daten zugeordnet werden (vgl. Abbildung 3).

Die Fallnummer wird pro Fall nur einmal vergeben (eindeutig) und bleibt für die gesamte Falldauer iden-

tisch. Es ist unzulässig, in den Folgejahren dieselbe Fallnummer für einen anderen Fall erneut zu ver-

wenden. Die GSI nutzt die Fallnummer, um die Fälle über mehrere Jahre zu betrachten. Wenn beispiels-

weise ein Fall im Jahr 2019 als B-Fall klassifiziert ist und dann 2020 austritt (A-Fall), so muss der Fall für

beide Jahre die identische Fallnummer tragen.

Damit dies gewährleistet ist und aufgrund der gesammelten Erfahrungen der letzten Jahre, ist es

nicht zulässig, die Fallnummer verschlüsselt zu übermitteln.

Abbildung 3: Besonderer Hinweis zur Fallnummer (MS-Variable 4.6.V01)

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Termine und Fristen

4.1 Allgemein

Die GSI führt das SDEP Datenportal in zwei Etappen ein:

Etappen Datenjahr Erhebungsteile Beginn Ende

Test 2019 Testlieferungen MS/KT/NKM-Daten 2019. 1. Semester: Pilotbetriebe 2. Semester: Alle Betriebe

Januar 2020

Dezember 2020

Etappe 1 2020 Übermittlung der MS/KT/NKM-Daten 2020 an die GSI über das neue SDEP Datenportal

Januar 2021

August 2021

Etappe 2 2021 Übermittlung aller Daten 2021 an die GSI über das neue SDEP Datenportal. Vollausbau.

Januar 2022

August 2022

Testlieferungen Datenjahr 2019

Im Jahr 2020 werden alle Betriebe Gelegenheit haben, das SDEP Datenportal sowie ihre betriebsinterne Schnittstelle zum SDEP Datenportal zu testen. Spätestens ab dann wird eine Testversion des SDEP Da-tenportals online verfügbar sein.

Die Daten 2019 werden produktiv wie bisher erhoben.

Etappe 1 – Datenlieferung Datenjahr 2020

In der Etappe 1 werden drei Erhebungsteile erhoben (A, B, F). Inhaltlich entsprechen die Daten den bisher erhobenen Informationen.

Die drei neuen Erhebungsteile sind6:

Erhebungsteil A: MS (Medizinische Statistik des BFS gemäss den Vorgaben der GSI)

Erhebungsteil B: SDEP-KTR (KT-Daten gemäss SwissDRG den Vorgaben der GSI)

Erhebungsteil F: NKM (Zusatzdaten ambulante und tagesklinischen Psychiatrie gemäss den Vorgaben der GSI)

Etappe 2 – Datenlieferung Datenjahr 2021

In der Etappe 2 werden schliesslich alle Erhebungsteile erhoben (A, B, D, E, F). Inhaltlich entsprechen die Daten den bisher erhobenen Informationen und punktuellen Ergänzungen.

Die neuen und erweiterten Erhebungsteile sind7:

Erhebungsteil A: MS (Medizinische Statistik des BFS gemäss den Vorgaben der GSI)

Erhebungsteil B: SDEP-KTR Kostenträgerrechnung, fallbezogene und fallunabhängige Kosten- und Ertragsdaten (für KT-Daten SwissDRG, ITAR_K und KHS den Vorgaben der GSI)

Erhebungsteil D: Anlagebuchhaltung

Erhebungsteil E: Abstimmbrücke

Erhebungsteil F: NKM (Zusatzdaten ambulante und tagesklinischen Psychiatrie gemäss der GSI)

6 Vgl. Kapitel 6.

7 Vgl. Kapitel 7.

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4.2 Besonderer Hinweis zur fristgerechten Datenlieferung

Für die Übermittlung der Daten gelten die Fristen nach Art. 127 SpVG und Anhang 5 SpVV.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass im Zusammenhang mit der Einführung der neuen Erhe-

bungsplattform eine weitgehende Harmonisierung der bisher sehr unterschiedlichen Lieferfristen

geplant ist umgesetzt wird.

Ab dem 1. Januar 2021 sind neu alle Daten jährlich spätestens drei Monate nach Ende des Kalenderjah-

res via SDEP zu liefern. Die Harmonisierung der Lieferfristen ist nötig, um die Datenqualität und –plausi-

bilität erhebungsübergreifend zu prüfen und sicherzustellen. Dies betrifft vor allem die Verknüpfung der

Kostendaten mit den Leistungsdaten. Dafür kann fortan auf eine vierteljährliche Lieferung der Medizini-

schen Statistik sowie der Zusatzdatensatz für ambulante und ambulant-tagesklinische Fälle verzichtet

werden. Die damit bezweckte Qualitätssicherung wird neu mit einer halbjährlichen Datenlieferung sicher-

gestellt werden. Die Lieferfristen gemäss Anhang 5 der Spitalversorgungsverordnung werden derzeit

überarbeitet.

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Datenübermittlung

Eine Übermittlung der Daten nach Art. 127 SpVG an die GSI per E-Mail und/oder SharePoint ist ab 1.

Januar 2021 nicht mehr möglich. Die Übermittlung der Daten erfolgt ausschliesslich auf elektronischem

Weg. Für die verschlüsselte, elektronische Übermittlung stellt die GSI das SDEP Datenportal zur Verfü-

gung.

Vor der Nutzung des Datenportals ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Zur Unterstützung der

elektronischen Übermittlung bietet die GSI eine einfache Oberfläche zum Prüfen und Übertragen der Da-

tenlieferungen an.

Das Benutzerhandbuch mit weiteren Informationen zum SDEP Datenportal finden Sie auf der Webseite

der GSI: http://www.be.ch/sdep-de.

Ein Protokoll aller Datenlieferungen und der Status der gelieferten Daten ist sowohl für die GSI

als auch für das Spital oder Geburtshaus jederzeit im SDEP Datenportal im Bereich der Prozess-

fortschrittskontrolle einsehbar. Es gibt keine zusätzliche Eingangsbestätigung.

Die Eingangsbestätigung wird nach Eingang der Datenlieferung und Erkennung der dort enthaltenen Da-

teien via E-Mail verschickt. Diese E-Mail bestätigt den Eingang der Datenlieferung und informiert dar-

über, welche Dateien für die weitere Verarbeitung übernommen werden konnten. Sollte eine Datenliefe-

rung vollständig oder in Teilen abgewiesen werden (z.B. wegen unvollständiger Datengruppen), wird

dieses in der Eingangsbestätigung bzw. via E-Mail mitgeteilt und ist in der Prozesskontrolle ersichtlich.

Falls Dateien abgewiesen wurden, die zum Bestand der Datenlieferung gem. Art. 127 SpVG gehö-

ren, müssen diese neu übermittelt werden, da sie als nicht geliefert gelten und für die weitere Be-

arbeitung nicht berücksichtigt werden.

Soweit die Datenlieferung nicht komplett abgelehnt wurde (d.h. die Vorprüfung wurde bestanden), wer-

den die übernommenen Dateien inhaltlich geprüft. Als Ergebnis wird dem Spital oder Geburtshaus auto-

matisch ein Importprotokoll im SDEP Datenportal bereitgestellt. Dieses enthält die Anzahl der abgewie-

senen und der fehlerfrei übernommenen Fälle sowie alle Hinweis- und Fehlermeldungen zur

Datenlieferung. Als Konsequenz dieser Rückmeldung sind ggf. Teile der Datenlieferung zu wiederholen.

Das Spital oder Geburtshaus ist dafür verantwortlich, die erfolgreiche Übermittlung und Verarbeitung der

übermittelten Datenlieferung gem. Art. 127 SpVG zu überprüfen.

Die definierten Lieferfristen gelten für den Abschluss der SDEP Erhebung. Eine Erhebung, die zu

diesem Zeitpunkt nicht abgeschlossen ist und noch nicht akzeptierte Fehler aufweist, gilt als ver-

spätet.

Daher ist darauf zu achten, dass das Importprotokoll spätestens nach Ablauf von 5 Arbeitstagen

nach Erhalt der zugehörigen Eingangsbestätigung vorliegt und keine gravierenden Fehlermeldun-

gen enthält. Die Eingangsbestätigung alleine darf nicht als Bestätigung für die erfolgreiche Verar-

beitung der gelieferten Daten angesehen werden.

Ein Spital oder Geburtshaus muss daher immer den Inhalt des Importprotokolls mit Blick auf die

Bestätigung einer erfolgreichen Verarbeitung der Datenlieferung überprüfen und ggf. zeitnah eine

Korrektur vornehmen.

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Etappe 1 - Datenlieferung Datenjahr 2020

Etappen Datenjahr Erhebungsteile Beginn Ende

Etappe 1 2020 Übermittlung der MS/KT/NKM-Daten 2020 an die GSI über das neue SDEP Datenportal

Januar 2021 August 2021

Während Etappe 1 werden KHS und ITAR_K auf dem bisherigen Weg an die GSI und die weiteren

Beteiligten übermittelt. Die Übermittlung über das SDEP Datenportal erfolgt erst mit Etappe 2.

6.1 Welche Daten sind zu übermitteln – Details Etappe 1

In der Etappe 1 werden drei Erhebungsteile erhoben (A, B, F). Inhaltlich entsprechen die Daten weit-gehend den bisher erhobenen Informationen.

Die drei neuen Erhebungsteile sind:

Erhebungsteil A: MS (Medizinische Statistik des BFS gemäss den Vorgaben der GSI)

Erhebungsteil B: SDEP-KTR (KT-Daten gemäss SwissDRG den Vorgaben der GSI, NKM-Erlöse gemäss Spezifikationen der GSI)

Erhebungsteil F: NKM (Zusatzdaten ambulante und tagesklinischen Psychiatrie gemäss den

Vorgaben der GSI)

Die nachfolgende Tabelle zeigt auf, welche Erhebungsteile in Etappe 1 über das neue SDEP Datenportal

übermittelt werden:

Neu: SDEP Datenportal

Erhebungsteil Inhalt Recordarten

A: MS Medizinische Statistik des BFS gemäss den

Vorgaben der GSI

MX: Lieferungsmeldung

MB: Minimaldatensatz

MN: Neugeborenen-Zusatzdaten

MP: Psychiatrie-Zusatzdaten

MD: Diagnosen & Behandlungen

B: SDEP-KTR Fallbezogene Kosten gemäss Spezifikationen

der GSI und fallbezogene Erlöse gemäss Spe-

zifikationen der GSI (NKM)

KK: Kopfrecord (Fileinfos)

KR: Kostenrechnung

F: SDEP-BE-MK Zusatz-Datensatz gemäss Spezifikationen der

GSI

BK: Kopfrecord (Fileinfos)

MK: Zusatz-Datensatz NKM

F: SDEP-BE-LM Leistungsmengen-Datensatz gemäss Spezifi-

kationen der GSI

BK: Kopfrecord (Fileinfos)

LM: Leistungsmengen-Datensatz

NKM

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6.2 Erhebungsteile – Details Etappe 1

Nachfolgend werden punktuelle Ergänzungen zum Schnittstellenkonzept angebracht und es wird auf inhaltliche Neuerungen auf Ebene der Erhebungsteile hingewiesen.

Genauere Informationen zu den Erhebungsteilen entnehmen Sie bitte direkt dem Schnittstellenkon-zept.

Erhebungsteil A: MS (Medizinische Statistik)

Es gelten grundsätzlich die Spezifikationen gemäss Bundesamt für Statistik. Ausnahmen und zusätzliche

Vorgaben finden Sie im Schnittstellenkonzept. Ausnahme ist die Variable 1.3.V01 Behandlungsart. In der

Psychiatrie sind tages-/nachtklinische Fälle weiterhin mit der Ausprägung 2 und ambulante Fälle mit 1 zu

codieren und mitzuliefern.

Ambulante und tagesklinische Psychiatrie: Es gelten die Spezifikationen im Handbuch für die Doku-

mentation von Leistungs- und Falldaten in psychiatrischen Ambulatorien und Tageskliniken.

Erhebungsteil B: SDEP-KTR

Entspricht der Kostenträgerrechnung gemäss den bisherigen Definitionen, die sich weitestgehend auf

SwissDRG-Vorgaben stützen.

Neu werden einige Variablen hinzugefügt, die in der Etappe 1 jedoch noch kaum Relevanz haben. In der

Etappe 2 werden diese Variablen dazu dienen, weitere, nicht-fallbezogene Kostenträger abzubilden. Die

nicht-fallbezogenen Kostenträger können in der Etappe 1 trotzdem bereits freiwillig abgebildet werden.

In Etappe 1 werden nur die fallbezogenen Daten erhoben. Ab Etappe 2 werden fallbezogene und nicht

fallbezogene Datensätze im selben Erhebungsteil geliefert. Die nicht fallbezogenen Records werden

durch eine spezielle KTR Bezeichnung ausgewiesen und liefern Kosten/Erlöse summarisch in einem Re-

cord (z.B. GWL = 1 Record). In den Variablen B6 Fallnummer/KTR-Nummer und B7 KTR Typ ist jeweils

ersichtlich, um welchen Datensatz es sich handelt.

Die Spitäler führen eine REKOLE-konforme Buchhaltung und sind deshalb in der Lage, kostenträ-

gerbasierte Daten auf Fallebene zu liefern.

Im Schnittstellenkonzept ist ersichtlich, welche REKOLE Konten welchen SDEP Variablen entsprechen.

Die nachfolgende Grafik illustriert den Aufbau des SDEP-KTR Erhebungsteils:

Abbildung 4: Ausschnitt SDEP-KTR mit Kopfrecord, fall- und nichtfallbezogene Datensätzen

B1 B2 B3 B4

Recordtyp BUR-Nummer Erstellungszeitpunkt Erstellt durch

KK 12345678 20190911103942 GEF MUSTER Andreas Grandy

B1 B5 B6 B7 B8 B9

Recordtyp Betriebsnummer Fallnummer/KTR-NummerKTR-Typ KTR-Bezeichnung Kennzeichnung des Statistikfalls

AN8 AN16 N3 AN256 AN1 N1

KR 12345678 11111111 1 A

KR 12345678 22222222 1 B

KR 12345678 33333333 1 A

KR 12345678 44444444 1 A

KR 12345678 55555555 1 A

KR 12345678 66666666 1 A

KR 12345678 K11111111 10 Nebenbetriebe

KR 12345678 K22222222 12 Forschung

KR 12345678 K33333333 13 universitäre Ausbildung

Legende

Header / Erklärende Felder (nicht im txt File mitzuliefern)

Kopfrecord

fallbezogener Record

nicht fallbezogener Record

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Inhaltliche Neuerungen (Erhebungsteil B: SDEP-KTR)

Für die Etappe 1 sind nur diejenigen Variablen Pflichtfelder, welche in der Schnittstelle als solche ge-kennzeichnet sind. Die übrigen Felder können freiwillig ausgefüllt, dürfen aber auch noch leer gelas-sen werden.

Kostenträgerdaten in Etappe 1:

Es werden mehr Fälle erfasst (nicht mehr nur A wie für SwissDRG, sondern auch B- und C-Fälle), dabei Zeitbezug beachten (Stückrechnung bei A-Fällen, Zeitrechnung bei B- und C-Fällen).

Der Zeitbezug ist je nach Statistikfall (A, B, C) und Behandlungsart (ambulant, tagesklinisch, statio-när) unterschiedlich:

o Für die stationären Austritte (A-Fälle) werden die vollständigen Kosten/Erlöse über den gesamten administrativen Fall geliefert (Stückrechnung).

o Für ambulante oder tagesklinische Austritte der Psychiatrie (A-Fälle) gilt für die Daten 2020 weiterhin eine Übergangsregelung: Es können entweder die vollständigen Kos-ten/Erlöse über den gesamten administrativen Fall (Stückrechnung) oder die in der Er-hebungsperiode angefallenen Kosten/Erlöse (Zeitrechnung) geliefert werden. Der Zeit-bezug ist der GSI bei der Datenlieferung auf SDEP zu melden (erhebungsbezogene Kommunikation auf der Plattform).

o Für Überlieger und Durchlieger (B- und C-Fälle) werden die in der Erhebungsperiode angefallenen Kosten/Erlöse geliefert (Zeitrechnung), sowohl für alle stationären Fälle als auch für die ambulanten und tagesklinischen Fälle der Psychiatrie.

Es werden positive ganze Zahlen eingetragen.

Arzthonorare neu aufgesplittet nach Grundversicherung / Zusatzversicherung (611/612, 4051/4052, 3801/3802)

Ambulante und tagesklinische Psychiatrie: Die Kostenträger- und Fallertragsdaten werden neu ge-meinsam im Erhebungsteil SDEP-KTR geliefert. Die bisherigen Datensätze des NKM Psychiatrie KT (Kostenträgerdaten nach SwissDRG) und ET (Fallertragsdaten) werden aufgehoben.

Kostenträgerdaten in Etappe 2:

Erhebung der Erlöse und Anlagenutzungskosten VKL auf Fallebene für alle Fälle

Erhebungsteil F: SDEP-BE-MK

Es gelten die Vorgaben im Handbuch für die Dokumentation von Leistungs- und Falldaten in psychiatri-

schen Ambulatorien und Tageskliniken.

Erhebungsteil F: SDEP-BE-LM

Es gelten die Vorgaben im Handbuch für die Dokumentation von Leistungs- und Falldaten in psychiatri-

schen Ambulatorien und Tageskliniken.

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6.3 Prüfungen – Details Etappe 1

Jeder Erhebungsteil läuft durch drei mögliche Prüfungsstufen:

Prüfungsstufe Erklärung

Vorprüfung Formatprüfung (z.B. alphanumerischer 8-stelliger Code)

Einzelfallprüfung Vollständigkeit und Verbindung der Erhebungsteile über die Fallnummer (Bei-

spiel: jeder MS-Fall muss über die Fallnummer einem Fall in SDEP-KTR zuge-

ordnet sein, und umgekehrt)

Medplaus

Umsetzung der Spezifikationen (Beispiel: korrekte Codierung der Variablen)

inhaltliche Prüfungen auf Einzelfallebene (Beispiel: irrtümliches Vorhanden-

sein stationärer Fälle in SDEP-BE-LM)

weitere

Kennzahlenprüfung Komplexere Berechnungen von Kennzahlen oder Warnungen bei Überschrei-

tung von Schwellenwerten

Für die Handhabung und Bearbeitung der Meldungen siehe das Benutzerhandbuch.

6.4 Exportformate – Details Etappe 1

Das SDEP Datenportal unterstützt verschiedene Exportformate.

In der Etappe 1 werden verfügbar sein:

MS-Format des BFS (= identisch mit Inputformat)

SwissDRG-Format für die konsistente Datenlieferung an SwissDRG

Ausblick: In der Etappe 2 werden voraussichtlich zusätzlich verfügbar sein:

KHS-Format des BFS. Finanzdaten können aus SDEP exportiert und in der BFS-Plattform der KHS importiert werden. Damit sollen Inkonsistenzen und Doppelspurigkeiten verhindert werden. Die übrigen Teile der KHS (z.B. Personal) werden vorerst weiterhin über die BFS Plattform einge-geben.

ITAR_K-Format für die konsistente Datenlieferung an H+

In der folgenden Grafik sind die Input und Output Formate für die Etappe 1 aufgeführt:

Abbildung 5: Exportformate Etappe 1

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6.5 Termine und Fristen – Details Etappe 1

Da die produktive Einführung von SDEP per 1. Januar 2021 erfolgt, sind die Jahreslieferungen (kumu-

lierte Lieferung des 1. bis 4. Quartals) betreffend das Jahr 2020 zu übermitteln. Für die Quartalslieferun-

gen Q1 bis Q3 der MS wird noch das bisherige Eingangsportal der Freudiger EDV-Beratung verwendet.

Aufgrund der mit SDEP verbundenen Umstellungen wird für das Datenjahr 2020 auf die quartalsweisen

Lieferungen des kantonalen Zusatzdatensatzes SDEP-BE-MK verzichtet. Es erfolgt ausnahmsweise eine

Jahreslieferung.

Datenlieferung Datenjahr 2020 Abzugeben durch:

Erhebungsteil Termin Übermittlung SpVV Alle Spitä-ler und Geburts-häuser

Psychiatri-sche Ambu-latorien und Tagesklini-ken mit Teil-nahme am NKM

A: MS 4. Quartal: 31. März 2021

1. bis 3. Quartal: Freudiger EDV-Be-ratung; 4. Quartal: SDEP Datenportal

Anhang 5, Zeilen 5 und 5a

X X

B: SDEP-KTR 31. März 2021 SDEP Datenportal Anhang 5, Zeilen 6 und 6a

X X

F: SDEP-BE-MK 31. März 2021 SDEP Datenportal Anhang 5, Zeile 5a

X

F: SDEP-BE-LM 31. März 2021 SDEP Datenportal Anhang 5, Zeile 6b

X

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Etappe 2 - Datenlieferung Datenjahr 2021

Etappen Datenjahr Erhebungsteile Beginn Ende

Etappe 2 2021 Übermittlung aller Daten 2021 an die GSI über das

neue SDEP Datenportal. Vollausbau.

Januar

2022

August

2022

Die Daten 2021 werden vollständig via SDEP Datenportal erhoben. Die entsprechenden Spezifi-kationen werden im Lauf des Jahres 2020 publiziert und auf der Webseite der GSI verfügbar sein.

7.1 Welche Daten sind zu übermitteln – Details Etappe 2

In der Etappe 2 werden schliesslich alle Erhebungsteile erhoben (A, B, D, E, F). Inhaltlich entsprechen die Daten den bisher erhobenen Informationen und punktuellen Ergänzungen.

Die Erhebungsteile sind:

Erhebungsteil A: MS

Erhebungsteil B: SDEP-KTR (erweitert)

Erhebungsteil D: Anlagebuchhaltung

Erhebungsteil E: Abstimmbrücke

Erhebungsteil F: NKM

Die nachfolgende Tabelle zeigt auf, welche Erhebungsteile in Etappe 2 über das neue SDEP Datenportal

übermittelt werden:

Neu: SDEP Datenportal

Erhebungsteil Inhalt Recordarten

A: MS Wie Etappe 1 MX: Lieferungsmeldung MB: Minimaldatensatz MN: Neugeborenen-Zusatzdaten MP: Psychiatrie-Zusatzdaten MD: Diagnosen & Behandlungen

B: SDEP-KTR (erweitert) Wie Etappe 1; zzgl. fallbezogene Ertragsdaten und alle weiteren fall-unabhängige Kosten- und Ertrags-daten gemäss Spezifikationen H+, BFS und GSI.

KK: Kopfrecord (Fileinfos) KR: Kostenrechnung

D: Anlagebuchhaltung Daten zur Anlagebuchhaltung SK: Kopfrecord (Fileinfos) SA101: Kaufgeschäfte SA102: Miet- und Abzahlungsge-schäfte

E: Abstimmbrücke Finanz- und Betriebsbuchhaltung (Zeitrechnung)

F: SDEP-BE-MK Wie Etappe 1 BK: Kopfrecord (Fileinfos) MK: Zusatz-Datensatz NKM

F: SDEP-BE-LM Wie Etappe 1 BK: Kopfrecord (Fileinfos) LM: Leistungsmengen-Datensatz NKM

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7.2 Erhebungsteile - Details Etappe 2

Die entsprechenden Informationen werden im Lauf des Jahres 2020 publiziert und auf der Webseite der

GSI verfügbar sein.

7.3 Prüfungen - Details Etappe 2

Die entsprechenden Informationen werden im Lauf des Jahres 2020 publiziert und auf der Webseite der

GSI verfügbar sein.

7.4 Exportformate - Details Etappe 2

Das SDEP Datenportal wird verschiedene Exportformate unterstützen, um die Kompatibilität mit anderen

Tools und Systemen zu gewährleisten.

7.5 Termine und Fristen – Details Etappe 2

Die entsprechenden Informationen werden im Lauf des Jahres 2020 publiziert und auf der Webseite der

GSI verfügbar sein.

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Weiterführende Dokumente

8.1 Benutzerantrag

Pro Betrieb sind mindestens zwei Benutzerkonten zu eröffnen (Erhebungsverantwortlicher SDEP,

Teil-Erhebungsverantwortlicher).

Der Benutzerantrag ist auf der Webseite der GSI aufgeschaltet: http://www.be.ch/sdep-de.

8.2 Benutzerhandbuch

Die aufgezählten Funktionen bilden nur einen Teil der Gesamtfunktionalität des SDEP Datenportals ab.

Eine Gesamtübersicht sowie Details zur Nutzung des Datenportals finden Sie im dazugehörigen Hand-

buch.

Das Handbuch wird ca. ab September 2020 ist auf der Webseite der GSI aufgeschaltet:

http://www.be.ch/sdep-de.

8.3 Schnittstellenspezifikation

Genauere Informationen zu den Schnittstellen entnehmen Sie der beigelegten Beschreibung der SDEP-

Schnittstelle (Excel-File). Darin sind alle zu übermittelnden Variablen aufgelistet, wobei auch die Bezüge

zu den bisherigen Erhebungen dargestellt werden.

Die komplette SDEP-Schnittstelle mit der Definition aller Erhebungsteile der Etappen 1 und 2 ist auf der

Webseite der GSI aufgeschaltet: http://www.be.ch/sdep-de.

8.4 Musterdateien

Als Beispiele finden Sie drei Musterdateien für die zu liefernden Dateien auf der Webseite der GSI

(Etappe 1): http://www.be.ch/sdep-de.

SDEP-BE-KTR

SDEP-BE-MK

SDEP-BE-LM

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Ansprechpersonen

Als allgemeine Info Email Adresse dient: info.sdep.spa@be.ch

Folgende Ansprechpersonen stehen für Fragen zur Verfügung:

Thema Kontakt

SDEP Plattform und Technisches Andreas Grandy

andreas.grandy@be.ch

+41 31 633 50 38

Medizinische Statistik Manfred Neuhaus

manfred.neuhaus@be.ch

+41 31 633 72 07

SDEP-KTR Andreas Grandy (SwissDRG)

andreas.grandy@be.ch

+41 31 633 50 38

Dominik Hadorn (ITAR_K)

dominik.hadorn@be.ch

+41 31 633 79 86

Daniel Hug (KHS)

daniel.hug@be.ch

+41 31 633 79 54

Normkostenmodell ambulante und

tagesklinische Psychiatrie

Stephanie Berner

stephanie.berner@be.ch

+41 31 636 76 79