SeGF 2013 | Effiziente Geschäftsabwicklung im Bundesamt für Kommunikation (René Meier)

Bundesamt für Kommunikation

Informatik und Organisation

Geschäftsverwaltung im

BAKOM Effizienz im Tagesgeschäft

René Meier

IS Architekt / Projektleiter

Informatik und Organisation

Bundesamt für Kommunikation BAKOM

5. März 2013 | Swiss eGovernment Forum

2 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft

René Meier

Eckdaten

Gründung am 1. April 1992 mit ca. 40 MitarbeiterInnen

Sechs Standorte

• Hauptsitz in Biel

• Aussenstellen in Genf, Zürich, Bernex, Châtonnaye und Gudo

Rund 300 MitarbeiterInnen

• davon im Schnitt 12 Auszubildende

• 35 % Frauen

• 60% deutsch, 30% französisch, 5% italienisch, 5% andere

• Durchschnittsalter 45 Jahre

Details unter www.BAKOM.admin.ch/org/

BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER

http://www.bakom.admin.ch/org


René Meier

Mission

• Bevölkerung und Wirtschaft mit qualitativ hochstehenden

Angeboten im Fernmeldebereich versorgen.

• Wirksamen und nachhaltigen Wettbewerb fördern.

• Schweiz mit vielfältigen Radio- und Fernsehprogrammen

flächendeckend versorgen .

• Voraussetzungen schaffen für

• Entwicklung, Einsatz und Nutzung von

• innovativen Technologien und Dienstleistungen

• in Telekommunikation und Rundfunk.

• Wichtigen Beitrag leisten zur

• gesellschaftlichen, politischen, technischen und

wirtschaftlichen Entwicklung in der Schweiz.



René Meier

Betreuen / Überwachen:

• Radio und Fernsehen

• Telekommunikationsdienste

• Frequenzspektrum

• Fernmeldeanlagen

Sicherstellen:

• wirksamen Wettbewerb

• Spiel der Marktkräfte

Erteilen / Zuteilen:

• Konzessionen, Adressierungs-

• und Nummerierungselemente

Registrieren / Durchführen:

• Dienste, Verfahren

Aufgaben

BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER

Quelle: Google Maps

BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER


René Meier

Überleben

Übernahme der regulatorischen Aufgaben (Anfang 1998)

• Von der damaligen Telecom PTT

• Personal von 45 auf 200 Personen aufgestockt

• Verschiedene Kulturen, nicht optimierte Prozesse

• Stark heterogene Informatik-Landschaft

Start Projekt „Applikationsarchitektur 2001“ (Mitte 1998)

• Neue, homogene Informatik-Landschaft

• Harmonisierung der Applikationen

• „Sauberes“ Datenmodell

• Datenmigration


1998 2001 2007 2009


René Meier

Strukturieren und Bauen

Start der Umsetzungsprojekte (Anfang1999)

• Geschäftsverwaltung (VBS)

• Dokumentenmanagement und Archiv (ECM)

• Fachapplikationen:

• Konzessionierung Funk (KOS)

• Nummerierung- und Adressierung (ENDB)

• Frequenzplanung und –verwaltung (TIS)

• Schnittstellen zu SAP

• GoLive (September 2001) Automatisierte Prozesse

Umsetzung weiterer Fachapplikationen 2002 bis 2009


1998 2001 2007 2009


René Meier

Öffnung nach aussen

eOFCOM (Anfang 2007)

• Kundenportal im Internet (www.eBAKOM.admin.ch)

• Erste Produkte online beziehbar

• Interaktive Abfragen auf Produktdatenbanken

• Erste eGov Elemente

• Access and Identity Management (AIM), ePayment

(ePAY), Address Verification Service (AVES).

BAKOM Online (Mai 2011)

• Stark erweitertes Produkteangebot

• Weitere eGov Elemente

• eBillingIn, eBillingOut, Document Delivery Service (DDS)


1998 2001 2007 2009

http://www.ebakom.admin.ch/


René Meier

Öffnung nach innen

Standard GEVER-Kompatibilität (Anfang 2008)

• Anpassungen an die Anforderungen der Vorgaben zur

Aktenführung Bund

• GEVER Bund konformes Datenmodell

• GoLive (Nov. 2009) Unstrukturierte/ad hoc Prozesse

Erweiterung mit Schnittstellen (Anfang bis Ende 2011)

• eCH-0039: eGov Schnittstelle für Dossiers und Dokumente

• SIP BAR: elektronische Ablieferung an das Bundesarchiv


1998 2001 2007 2009

http://www.isb.admin.ch/themen/architektur/00078/index.html?lang=de

http://www.ech.ch/vechweb/page?p=dossier&documentNumber=eCH-0039&documentVersion=2.00



http://www.bar.admin.ch/themen/00876/00877/index.html?lang=de


René Meier

Anforderungen

• Erfüllt die Anforderungen an den Aktenführungsprozess Bund.

• Standard GEVER Bund konformes Metadatenmodell.

• Steuerbar über die Fachanwendungen des BAKOM.

• Verschiedene Sichten (Geschäft, Registratur etc.)

• Ergonomischer Umgang mit Dokumenten im Tagesgeschäft.

• Gute Integration in die Office Umgebung des Bundes.

• Umfassende Suchfunktionen über Metadaten und Volltext.

• Professionelle Texterkennung und Indexierung bei gescannten

Dokumenten.

• Mobile Nutzung auf Reisen und bei Telearbeit.

• Umfassendes Vorlagenangebot mit automatischer Übernahme

der Metadaten.



René Meier

Ziele

• Der Benutzer soll Spass an seinen Werkzeugen haben.

• Systematisches Ablegen von geschäftsrelevanten

Informationen (Metadaten und Dokumente).

• Rasches Auffinden von Informationen, auch unscharf.

• Schnelle Informationsvermittlung (Auskunftspflicht).

• Aktivitäten in einem Geschäft lassen sich rückverfolgen.

• Änderung an Dokumenten sind protokolliert.

• Unterstützt alle Geschäftsarten (Kundengeschäfte,

bundesinterne Geschäfte, Geschäfte mit Projektcharakter).



René Meier

Umsetzung


Aufteilung in vier Hauptsysteme:

• OS|ECM: Plattform

• für die Verwaltung sämtlicher Informationen und

• zur Steuerung der ad hoc Prozesse.

• VBS: Plattform

• für die Geschäfts-/Kundenverwaltung und

• zur Integration der Fachapplikationsmodule.

• Kundenportal: Plattform

• für die Kunden- und Prozessanbindung.

• SAP R/3: Platfform

• für alle finanztechnischen und

• vertreibstechnischen Belange.



René Meier

Logische Architektur



René Meier

Mengengerüst Stand: Februar 2013


Objekt Anzahl

Geschäfte 375‘000

Vorgänge 1‘415‘000

Dokumente (Unterlagen, Belege, Mails) 5‘220‘000

Positionen im Ordnungssystem (Registraturplan) 1250

Vorlagen VBS (de fr it en) 1‘000

Vorlagen OS|ECM (de fr it en) 200

Metadaten in OS|ECM 35 GB

Dateien in OS|ECM 220 GB

Fachapplikationsdaten in VBS 5 GB



René Meier

Betriebsumgebung OS|ECM


System Server Plattform Anzahl

Produktion Applikationsserver im Loadbalancing WS2003 3

Webapplikationsserver Tomcat 1

Abnahme Applikationsserver WS2003 1


Test Applikationsserver WS2003 1


Alle Server laufen virtuell auf einem VmWare ESX Cluster.

Das Produktionssystem wird von sämtlichen MitarbeiterInnen des

BAKOM verwendet.



René Meier

Organisatorisch

Die Einführung eines ECM-Systems ist immer primär ein

Organisationsprojekt und braucht das Commitment der GL.

Die Geschäftsprozesse, das Datenmodell und die Sichten

darauf müssen hinreichend bekannt sein, bevor das System

konfiguriert oder entwickelt wird.

Der Benutzer beurteilt eine ECM-Lösung nur nach

Ergonomie, Performance und der Integration in „seine

Umgebung“ (Fachapplikation / Office / Outlook).

Benutzer ins Boot holen, während des Projekts, aber auch

danach (Anwenderforum / Changeboard).

BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER


René Meier

Technisch

Rechtzeitig mindestens eine Idee der Gesamtarchitektur für

Module, Applikationen und Daten(modell) entwerfen,

heutige und absehbare Schnittstellen berücksichtigen.

Klein beginnen, kontinuierlich verfeinern und erweitern.

Keine reinen Textfelder, sondern Kataloge (diskrete

Wertelisten und -bäume) einsetzen.

Professionelles Vorlagenmanagement, wenn möglich

zentralisiert (Know-How, Qualität).

Ein Datenbank-Guru kann Wunder wirken.



René Meier

Standard GEVER Bund

• Stärken

• In sich abgerundet

• Ausführlich

dokumentiert

• Gut auf „klassische“

Verwaltungsaufgaben

eingerichtet

• Schwächen

• Nur ein

Standardprodukt

• Fehlende Standards

für Schnittstellen

• Nur eine Sicht auf die

Objekte

• Kundenverwaltung

nicht im Standard



René Meier

Nur ein Standardprodukt

• Generelles Problem bei „Produktestandards“

• Kaum Potential zur Kostenoptimierung

• Gefahr eines Vendor Lock-in

• Weitere Player wären verfügbar

Konkurrenz belebt das Geschäft



René Meier

Schnittstellenstandards

• Viele Schnittstellen,

aber keine Standards

• Führt zu einer do it

yourself Mentalität …

• … und damit zu hohen

Kosten …

• … und zu grossen

Migrationsaufwänden.


Quelle: Standard A290 GEVER


René Meier

Sichten

• Der GEVER-Standard

kennt nur das

Ordnungssystem

• Das BAKOM handelt

meist in Geschäften

und Vorgängen

• Der Kunde möchte

seine eigene Sicht(en),

z.B. Produktesicht


Quelle: GEVER System BAKOM


René Meier

Kundenverwaltung

• Nicht Teil des GEVER

Standards

• Zentrales Element einer

(Bundes)Architektur

• Unterschschiedliche

Implementationen in

den verschiedenen

GEVER-Produkten


Quelle: Standard I017 GEVER Metadaten


René Meier

Screenshots • Auf den folgenden Folien finden Sie Screenshots der Applikation, wie sie im

BAKOM eingesetzt wird.

• Wie das in Zukunft aussehen könnte, sehen Sie am Stand der OPTIMAL

SYSTEMS Schweiz AG. Ein kleines Beispiel vorab:

http://www.optimal-systems.de/

http://www.optimal-systems.de/


René Meier

Übersicht Client - Sicht Geschäft

Objektstruktur:

Schränke Geschäft Vorgang Register

Unterlagen

Dossierstruktur eines Geschäftes

Unterlagen

Preview Dokumente


René Meier

Übersicht Client – Sicht Ordnungssystem

Ordnungssystem Registraturplan

nach BAR

Objektstruktur:

Ordnungssystem Gruppentitel

Rubriken

Preview Indexdaten


René Meier

Geschäft (der Ordner, das Dossier)

Verantwortliche Termine Status

weitere Merkmale

Suchkriterien

Zugriff Berechtigungen

Daten Geschäft

Kundenadresse Rollen


René Meier

Vorgang (das Subdossier)

Daten Vorgang

Verantwortliche Fälligkeit

Status

weitere Merkmale

Suchkriterien


René Meier

Register (Element zur Strukturbildung)

Daten Register

Freie Struktur Dient der visuellen Unterteilung der

Dossiers


René Meier

Unterlage (das „Dokument“)

Zuordnung Lese- und Schreibrechte

Nachvollziehbarkeit Bearbeitungshistorie

Daten Unterlage Autor und Unterschrift


René Meier

Variantenverwaltung

Haupt- und Untervarianten

Bearbeitung in Word Schlussdokument in PDF


René Meier

Volltextsuche (Indexdaten und Preview)

Schnelles und praktisches Auffinden von Dokumenten


René Meier

Ordnungssystem (Rubrik und Zugriff)

Registraturnummer Titel

Klassifizierung Öffentlichkeitsstatus

Archivwürdigkeit Berechtigungen


René Meier

Mehrsprachigkeit

Masken in Deutsch und Französisch (+ weitere)


René Meier

Telefonnotiz

Erweiterbar mit praktischen Objekttypen

nach Bedarf


René Meier

Belegmaske (Dokumente aus SAP)

Rechnungsbelege aus SAP über SAP zertifizierten

„Archiv-Link ®“


René Meier

Office-Integration


René Meier

Outlook-Integration


René Meier

Web-Client

Mobile Nutzung: Standardclient über Breitband

WEB-Client für langsame Verbindungen

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