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SWISS eGovernment Forum

Mittwoch, 6. März 2013

Verwaltungsinterne Kommunikationsplattform

Hansjörg Goldener, Stadtschreiber, Stadtverwaltung Rapperswil-Jona

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Rapperswil-Jona

− zweitgrösste Stadt im Kanton St. Gallen

− charmant und urban

− Perle am oberen Zürichsee

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Rapperswil-Jona

− rund 27’000 Einwohnerinnen und Einwohner

− 312 Verwaltungsmitarbeitende

− 479 Mitarbeitende der Schule

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Vereinigung auf 1. Januar 2007

− Zusammenführung verschiedener Kulturen = grosse Herausforderung

− eine Stadt – eine Unternehmung

− Erscheinungsbild als identifikationsstiftendes Instrument

− Markenarchitektur

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Markenarchitektur

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Vernetzung

− vernetztes Ressortsystem − Führungsnetzwerk − «Wir ziehen am gleichen Strick» − interne Kommunikation als Motivations-

instrument

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Kommunikation

− schafft Transparenz und Vertrauen − fördert das Verständnis − erhöht Bereitschaft zur konstruktiven Mitarbeit − intern vor extern − offen, schnell, verständlich, regelmässig,

sachlich − modernes Instrument notwendig, Extranet

anstelle Intranet

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Kommunikationsmittel

− Bürgerversammlungsheft − RJournal − Stadtspiegel − Medienmitteilungen − Internet − Extranet − Neujahrsapéro / Personalanlässe − Infoveranstaltungen − ….

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Informations- und Kommunikationskonzept − Verabschiedung durch Stadtrat (höchste

Führungsebene) − Vorstellung Führungsnetzwerk − Informationsbeauftragter mit kleinem Pensum − Alle sind gefordert!

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− Identifikation = Kommunikationsmittel kennen − Bring- und Holschuld − Vernetztes Denken = grosse Herausforderung

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Extranet von i-web

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Extranet von i-web

− Übernahme bewährtes Produkt von i-web − gemeinsame Entwicklung mit i-web möglich − i-web offener Gesprächspartner − gute Suchmaschine (Volltextsuche in

Dokumenten) − wichtiges Archivinstrument − guter Einstieg für neue Mitarbeiter

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− Extranet automatisch auf Startseite − Festlegung durch Führungsnetzwerk − Umsetzung Verwaltung und Schule

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Inhalt Extranet

− was im Internet steht, kommt nicht ins Extranet

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Herausforderungen

− Mitarbeitende sind selbstständige Personen − Kommunikationsmittel als Infoplattform und

nicht politisches Instrument − Kommunikationsgenuss und nicht

Kommunikationszwang − man darf auch etwas nicht wissen

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Herausforderungen

− Mitarbeitende sollen Werte der Stadt kennen − Mitarbeitende sollen mittel- und langfristige

Ziele kennen (Regierungsprogramm) − Strategievermittlung soweit möglich

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− Stadtrat setzt weiterhin auf Kommunikationsmittel Extranet

− effizientes Informationsgefäss − Einbezug in nächste Mitarbeiterbefragung − offen für Verbesserungen − Rückmeldungen werden jeweils umgehend

umgesetzt

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Nutzen

− interne Kommunikation bringt Wertschätzung/verstärkt Engagement

− interne Kommunikation bringt Verbesserungen (z.B. Vorschlagswesen)

− Dialog wichtig – unbedingt ausbauen − Praxisorientierung im Vordergrund

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Nutzen

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Intern / externer Zugriff

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Sicherheit

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Organisation

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suchen wie Google

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Verbesserungsmöglichkeiten

− verstärkt Inputs der Mitarbeitenden einholen − Verfassung von Beiträgen durch Mitarbeitende

prüfen, aber kein Glanz und Gloria − Dialog- und Feedbackmöglichkeiten schaffen

(virtuelles schwarzes Brett) − Extranet im Sinne von social media anpassen -

Hype von social media überschritten? − Verknüpfung GEVER mit Extranet