Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

21
Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010

Transcript of Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Page 1: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 1

ACN

Closing Cockpit

Andrea Mokesch

28.10.2010

Page 2: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 2

Closing Cockpit - Agenda

• Ausgangssituation• Closing Cockpit im Überblick

•Eignung•Highlights•Aufgabenplan•Monitor

• Benefit

Page 3: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 3

Closing Cockpit - Ausgangssituation

• Steigende Anforderungen an die Qualität der Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahres-abschlüsse

• Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften bzw. geänderte Organisationsvorschriften

• Zunehmender Druck durch Unternehmens-leitungen, die Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen

Page 4: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 4

Vertrieb

FinanzenKonzern

Closing Cockpit - Ausgangssituation

Beteiligte Unternehmenseinheiten• Hochkomplexe Geschäftsprozesse, an denen

fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist

Anlagen Geschäftsleitung

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Monats- bzw. Jahresabschluss

KonzernGeschäftsleitung FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Controlling

FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Einkauf Controlling

FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Vertrieb Einkauf Controlling

FinanzenKonzernGeschäftsleitung

Personalwesen Einkauf Controlling

FinanzenKonzernAnlagenAnlagen

Personalwesen

Anlagen

Personalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

EinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

EinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Geschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung

Personalwesen

Anlagen

VertriebPersonalwesen

Anlagen

EinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen Finanzen

ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen

Anlagen KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung

Page 5: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 5

Closing Cockpit - Ausgangssituation

• Fehlender Ablaufplan (Excel, Word, ….)

• Kommunikation über Telefon oder Mails

• Unterschiedliche Datenquellen

• Medienbrüche durch verschieden Systeme

Organisation Systeme

• Fehlender Überblick über den Status

• Fehlende zentrale Koordination

• Fehlende zentrale Fehleranalyse

• Keine optimierten Prozessabläufe

• Viele manuelle Prozesse

• Fehlende Automatisierung

Übersicht Abläufe

Verzögerungen im Abschlussprozess

Page 6: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 6

Closing Cockpit

im Überblick

Page 7: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 7

Closing Cockpit - Eignung

Das Closing Cockpit eignet sich besonders für folgende Aufgaben:• Tätigkeiten, die periodisch wiederkehren• Bei Beteiligung von unterschiedlichen

Verantwortlichen• Tätigkeiten erfolgen innerhalb eines

chronologisch definierten oder durch Abhängigkeiten bestimmten Ablauf

• Dies soll durch eine gemeinsame, für alle Beteiligten zur Verfügung stehende Oberfläche unterstützt werden

• Status aller Aktivitäten soll dokumentiert und für alle Beteiligten transparent zur Verfügung stehen.

Page 8: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 8

Closing Cockpit - Highlights

• Das Closing Cockpit ist eine auf SAP ERP basierende Funktionalität

• Es ermöglicht, Abschlussarbeiten transparent darzustellen, zu automatisieren und zu kontrollieren.

• Es sorgt für die flüssige Kommunikation zwischen den Abteilungen

• Die gesamte Planung, Überwachung und Analyse erfolgt dabei zentral und über • EINE Bildschirmfunktionalität – das

Cockpit.• Wichtigste Funktionen der Anwendung sind

• Aufgabenplan• Monitor

Page 9: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 9

Closing Cockpit - Aufgabenplan

• Dient der Definition der betriebswirtschaftlichen Abläufe (z.B. Periodenabschluss)• durch Zusammenstellung aller zu

erledigenden Arbeiten• Festlegung der Abhängigkeiten zwischen

Aufgaben und Jobs• Hinterlegung von Dokumentationen• Involvierte Personen und deren

Zuständigkeiten festlegen

Page 10: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 10

Closing Cockpit – Vorlagen/Aufgaben

Definition Aufgabenplan

Page 11: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 11

Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (2)

Page 12: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 12

Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (1)

• Aufgabentypen im Aufgabenplan:• Programme, welche über Jobs (über eine

Variante) automatisch ausgeführt werden • Transaktionen, welche aus dem Menü online

gestartet werden• Merkhilfen zur Beschreibung von Aufgaben (z.

B. Hr. Mustermann ein Mail schreiben)• Ablaufdefinition als automatisch ausführbare

Prozesskette

Page 13: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 13

Closing Cockpit - Monitor

• Übersicht aller technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen die benötigt werden um einen reibungslosen Abschluss zu ermöglichen.

• Start aller relevanten Aktionen des Abschlusses• Analyse von Fehlern• Durchführung von Neustarts• Protokolle und Ergebnislisten• Bietet für alle Mitarbeiter Überblick über

• alle Aktivitäten der Kollegen• Reihenfolge der Ausführungen• Status der Aufgaben

Page 14: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 14

Closing Cockpit – Monitor-Beispiel

Page 15: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 15

Closing Cockpit –Aufbau Bildschirm

Organisations- struktur

Abbildung desStrukturiertenAufgabeplans

Vorhandene Abschlusspläne Anzeige aller schon durchgeführten Aufgabenpläne

Listanzeige Anzeige der technischen und betriebswirtschaftlichenInformationen zu allen Aufgaben des Aufgabenplans

MonitorGrafische Darstellung der Aufgaben

in einem Balkenplan

Detailinformationen Alle Status-Informationen einer einzelnen Aufgabe

Auf einen Blick

Abhängigkeiten Bestimmung von Abhängigkeiten zwischen

verschiedenen Aufgaben

Page 16: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 16

Closing Cockpit – Abschlusspläne

Page 17: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 17

Closing Cockpit – Listanzeige

Page 18: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 18

Closing Cockpit – Monitor

Page 19: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 19

Closing Cockpit – Detailinformation

Page 20: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 20

Closing Cockpit - Benefit

• Effiziente Handhabung sowie Sicherstellung von optimalen Prozessabläufen durch:• Ereignisgesteuerte Organisation von Aktivitäten• Übersichtliche Darstellung• Verschiedene Überwachungsmöglichkeiten

und • Analysehilfsmittel

• Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich Qualität und Geschwindigkeit

• Erhöhung Benutzerproduktivität und • Kostenreduktion

Page 21: Seite 1 ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010.

Seite 21

Closing Cockpit

Danke

für Ihre Aufmerksamkeit!