Die Einführung von SEPA

Grundlagen, Konsequenzen und Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Strategische Konsequenzen der SEPA-Einführungfür kleine und mittlere Unternehmen

Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Gewähr übernommen.

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Ablauf

• Vorstellung Quadrantus

• Was ist SEPA?

• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr?

• Welche Chancen und Risiken gibt es?

• Praktische Beispiele

• Weiterführende Informationen und Angebote

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Porträt QUADRANTUS

QUADRANTUS – die Stiftungs- und Unternehmensberatung

QUADRANTUS bietet strategische Stiftungs- und Unternehmens-beratung mit einem interdisziplinären Ansatz und einer werte-orientierten Arbeit.

Wir sind darauf spezialisiert, komplexe Themen und Sachverhaltein schwierigem Umfeld zu analysieren, strategisch einzuordnenund erfolgreich umzusetzen. QUADRANTUS steht dabei fürkreative und neue Wege – kurz: für Expansion, Wachstum undErfolg.

PhDr. Martina DaubenthalerDipl. Kauffrau

Jörg GüntherMarketingexperte / Kommunikationswirt

Dienstleistungen für Expansion, Wachstum und Erfolg

Unternehmens-beratung

Stiftungs-beratung

Umsetzungs-begleitung /

Management-Services

QuadrantusStiftungs-

management

Es gibt viele Beraterinnen und Berater, die guteKonzepte entwickeln und dann wieder gehen.

QUADRANTUS hat stets die Umsetzung imBlick. Daher gehört eine Umsetzungsbetreuungfür uns verständlich mit dazu.

Wir lieben es, eine strategische Planung mitunseren Kunden gemeinsam Schritt für Schrittwirtschaftlich erfolgreich umzusetzen.

Die Umsetzung im Blick

Verschlafen wir SEPA?

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• 76% der mittelständischen Unternehmen hat sich noch nicht mit SEPA befasstoder Umsetzungsmaßnahmen getroffen

• weniger als 10 Prozent der Unternehmen hat bereits vollständig umgesetzt

• 3 % der ca. 18 Mrd. Zahlungsvorgänge in Deutschland sind auf SEPA umgestellt

Ablauf

• Vorstellung Quadrantus

• Was ist SEPA?

• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?

• Welche Chancen und Risiken gibt es?

• Praktische Beispiele

• Weiterführende Informationen und Angebote

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Was ist SEPA?

Einheitlicher Zahlungsraum in Europa

Quelle: wikipedia

SEPA: Single Euro Payments Area

• einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum

• keine Unterscheidungen wie Inlandsüberweisung und Euro-Überweisung

alle Zahlungen werden wie inländische Zahlungen behandelt

• neuer, gemeinsamer Standard für Zahlungsverkehrssysteme

Verpflichtende Einführung bis spätestens zum1. Februar 2014

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Was ist SEPA?

Einheitlicher Zahlungsraum in Europa

Quelle: BITKOM

(Euro-Länder blau hinterlegt)

Ziele:

• Ablösung nationaler Zahlungsverkehrs-Systeme

• Schaffung eines einheitlichen Rechtsrahmens

• Standardisierung des Zahlungsverkehrs

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Wen betrifft SEPA?

Rechtliche, organisatorische und technische Anpassungen und Veränderungen in allenentsprechenden Ländern

Jeder, der einen Zahlungsverkehr initiiert:• jedes Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche und Umsatz• Kommunen, Länder, Bund• Sozialversicherungsträger, Finanzamt• Banken• gemeinnützige Vereine• Stiftungen

… und letztlich jede Privatperson

Verpflichtende Einführung bis spätestens zum 1. Februar 20149

Wie läuft die Einführung ab?

9. Juli 2012 Inkrafttreten der Übergangsfrist für die Einführung von SEPAÄnderung der AGBs der Banken in Kraft getreten

1. Februar 2014 Verbindlicher Endtermin für die flächendeckende Einführung– eine vorzeitige Einführung ist aber möglich

1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“Überweisungsträgern

Die Auswirkungen auf das eigene Geschäftsmodell, auf die eigenen Prozesse unddie eigenen Kunden sind erst auf den zweiten Blick erkennbar.

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Der veränderte Blick auf SEPA

Rechtliche & organisa-torische Änderungen

• Bankleitzahl

• Kontonummer

• Überweisungen

• Kartenzahlungen

• Lastschriften

SEPA aus Bankensicht aus Firmensicht aus Kundensicht

Strategische & organi-satorische Änderungen

• Gehaltszahlungen• Veränderte Prozesse• Anpassung Datenbank• Adressbereinigung• Neuproduktion Medien• Änderung Bankdaten• Kundeninformation• Liquiditätsplanung• Investitionsplanung• Jahresabschluss

Operative Änderungen

• Neue Vordrucke

• Neue Abläufe

• Lange IBAN-Nummer

• Sonderkündigungsrecht

• Lastschriften• neue Erklärung• lange Widerrufsfrist

Ablauf

• Vorstellung Quadrantus

• Was ist SEPA?

• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?

• Welche Chancen und Risiken gibt es?

• Praktische Beispiele

• Weiterführende Informationen und Angebote

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Was verändert sich durch SEPA?

Nationale Zahlungsverkehrssysteme werden abgelöst – und damit verändert sichder gesamte Zahlungsverkehr!

Die Auswirkungen sind für jedes Unternehmen unterschiedlich groß –mal mehr, mal weniger.

vorher nachher

Bankleitzahl 8-/ 11-stelliger BIC

Kontonummer 16- bis 34-stellige IBAN

Überweisungen • Neue Formulare• Anpassung des Rechtsrahmens

Lastschriften • Neue Formulare• Anpassung des Rechtsrahmens• neue Lastschriftermächtigung

Kartenzahlungen • Anpassung des Rechtsrahmens13

Was verändert sich durch SEPA?

Nationale Zahlungsverkehrssysteme werden abgelöst

Aufbau der IBAN (International Bank Account Number)

16-34 alphanumerischen Zeichen:

BBpp bbbb bbbb kkkk kkkk kk

BB 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen)

pp 2-stellige Prüfsumme (nur Ziffern)

bb... max. 30-stellige Kontoidentifikation (alphanumerisch) – setzt sich aus bisherigerBLZ und Kontonummer zusammen

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Was verändert sich durch SEPA?

Nationale Zahlungsverkehrssysteme werden abgelöst

Aufbau des BIC-Code (Bank Identifier Code)

Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen:

BBBBCCLLbbb

BBBB 4-stelliger Bankcode, frei wählbar (nur Alphazeichen)

CC 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen)

LL 2-stellige Codierung des Ortes (alphanumerische Zeichen)

bbb 3-stellige Kennzeichnung der Filiale oder Abteilung (optional)

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Beispiel:

Kontonummer 202

BLZ: 660 205 00 (Caritas International)

Wegfall der Fiktiven- bzw. Pseudokontonummer

Was verändert sich durch SEPA?

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Was verändert sich bei den Überweisungen?

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Was verändert sich bei den Überweisungen?

1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“Überweisungsträgern

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Was verändert sich bei den Kartenzahlungen?

Ziele von SEPA bezüglich Kartenzahlung

• nationale Ausrichtung der Kartensysteme aufgeben

• Verwendung der Karte im gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraum wie im Heimatland

Alle Zahlungskarten seit 2010 mit Chip versehen

Die Händlerterminals sind umgerüstet

Zahlvorgänge mit Karte sollen europaweit einfacher werden

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Was verändert sich bei den Lastschriften?

Das bisherige Lastschriftverfahren

• sehr einfaches Verfahren

• schriftliches Einverständnis – online / offline – durch Lastschriftgeber

• Betrag, Zweck und Kontodaten waren relevant

• Termin des Einzugs ist flexibel

• Widerspruch von 8 Wochen

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Was verändert sich bei den Lastschriften?

Lastschriften werden komplizierter

• Einzug zu einem verbindlichen Stichtag verpflichtend

• zusätzliche Daten müssen übermittelt werden

• die Angabe eines Namens ist nur noch optional

• es wird eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Credit Identifier Code) benötigt

• es muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer angegeben werden

• Die Einzugsermächtigungen müssen physikalisch unterschrieben vorliegen.

• hohe Anfälligkeit für Formalfehler (unautorisierte Zahlung)

• Widerspruch von 8 Wochen bleibt bestehen

• Der Betrag kann bei einer unautorisierten Zahlung bis zu 13 Monate im Nachhineinvom Zahlungspflichtigen zurückgefordert werden

• SEPA wirkt sich u.U. auch auf die Überziehungs- / Kontokorrentlinien aus.21

Was verändert sich bei den Lastschriften?

Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale zur heutigen Lastschrift

• Mandat ermächtigt den Einreicher zum Einzug und weist das Institut zurLastschrifteinlösung an (Doppel-Mandat)

• neu: Nicht nur das Mandat, sondern auch mandatsbezogene Daten werden in jedemDatensatz mitgegeben

• Lastschrift muss so weitergeleitet werden, dass sie

• spätestens 5 Tage bei Erstlastschriften

• zwei Tage bei Folgelastschriften

vor Fälligkeit vorliegt

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Was verändert sich bei den Lastschriften?

Fristen

verbindlich

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Was verändert sich bei den Lastschriften?

Einzugsermächtigungen

Alle Einzugsermächtigungen gelten für Lastschrifteinzüge unbegrenzt weiter, sofern sie

• vor dem 1. Februar 2014 / der Umstellung auf SEPA erteilt wurden,

• sie physikalisch, also handschriftlich auf Papier vorliegt,

• die Lastschriftgeber über die Umstellung schriftlich informiert wurden,

• und der letzte Einzug nicht länger als 36 Monate her ist.

Es bedarf einer schriftlichen Information aller Lastschriftgeber mit Angabe derDetailregelungen wie Einzugstermin u.ä. (Pre-Notification).

Mit der Einführung von SEPA müssen neue Vordrucke für die Einzugsermächtigungeneingesetzt werden.

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Was verändert sich bei den Lastschriften?

Weiße Lastschriften

Da Einzugsermächtigungen handschriftlich unterschrieben werden müssen, istnach jetzigem Stand beim Onlinekauf ein Bankeinzug nicht mehr zulässig.

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Mögliche Fallen (unautorisierte Zahlung)

• Es liegt keine handschriftliche Einzugsermächtigung vor.

• Bei dem erstmaligen Einzug nach SEPA wurden die Kunden nicht schriftlich informiert.

• Es gibt eine fehlerhafte Pre-Notiification.

• Der Fälligkeitstermin wurde nicht beachtet.

• Die Gläubiger-Identifikationsnummer wurde nicht oder falsch angegeben.

• Die Mandatsreferenznummer ist immer gleich (Fehler mit Folgen).

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Mögliche Rückforderungen von Lastschriften

Zahlungen werden zurückgefordert, weil:

• Betreuer eingesetzt wurden und das Vermögen schützen wollen

• Erben, die zusätzliche Barmittel wünschen

• Insolvenzverwalter von Unternehmen, die die liquiden Mittel erhöhen wollen

• Unzufriedenheit von Kunden

• Kündigungstermin verpasst

Das genaue Verfahren für die Abwicklung unautorisierter Zahlungen istderzeit noch nicht einheitlich und verbindlich geregelt.

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Kombimandat

Seit dem 9. Juli 2012 empfehlen Banken,bis zur internen Einführung von SEPA dieEinzugsermächtigung nach dem bisherigenund nach dem neuen SEPA-Systemvorzunehmen – das sogenannteKombimandat.

Dies bedeutet für die Kunden doppeltenAufwand.

Der Einsatz von Kombimandaten ist nichtzwingend notwendig.

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Ablauf

• Vorstellung Quadrantus

• Was ist SEPA?

• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?

• Welche Chancen und Risiken gibt es?

• Praktische Beispiele

• Weiterführende Informationen und Angebote

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Chancen und Vorteile von SEPA

Die Einführung von SEPA hat für Unternehmen verschiedene Vorteile:

• einheitlicher Zahlungsverkehr im SEPA-Raum

• garantierte Ausführungszeit bis zur Kontogutschrift von max. einemBankarbeitstag

• interne Konzentration der Zahlungsverkehrsabwicklung

• Straffung von Bankverbindungen

• Besseres Liquiditätsmanagement, u.a. durch bessere Planbarkeit aufgrund vonFristen

• ein Format für alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen

• Zahlungsvorgänge und internes Rechnungswesen können besser verbundenwerden

• Übersichtliches europäisches Produktangebot der Banken

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Risiken und Nachteile von SEPA

• zahlreiche Neuerungen – intern und bei Kunden

• bestehende Geschäftsmodelle und -prozesse funktionieren nicht mehr

• zum Teil erheblicher Anpassungsaufwand

• große Unkenntnis in der Bevölkerung

• größere Fehleranfälligkeit von Lastschriften

• mehr Dokumentations- und Verwaltungsaufwand

• keine „Pauschalmandate“ mehr

• keine weißen Lastschriften

• verbindliche Fristen

• Einige Kunden werden die Umstellung nutzen, um zu kündigen.

Nachteile

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Welche Fragen sollte man sich stellen?

Die Gretchenfragen

• Welche Auswirkungen hat SEPA auf mein Geschäfts-modell?

• Ist das Geschäftsmodell fit für SEPA?

• Sind die eigenen Prozesse, die Hard- und Software, dieKommunikation, die Mitarbeiter fit für SEPA?

• Wo sind die Problemherde?

• Wie wirkt sich das auf meine Kundenbeziehungen aus?

• Wie vermeidet man die Rechtsunsicherheit durchFormfehler?

• Verträgt die Firma höhere Rückforderungen?

• Ist die Liquidität möglicherweise gefährdet?

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gering groß

• Einnahmen per Rechnungen• Einnahmen durch Kredit- / EC-

Kartenzahlung• Buchhaltung durch Steuerberater• wenige Kunden• moderne, gepflegte Datenbank• klare Strategie und Prozesse

• viele Lastschriften• Zahlungen durch Blanko-

Überweisungsträger• großer Kundenstamm• angelernte Buchhaltung• ältere Kunden• unklare Strategie und Prozesse

Risiko

Das SEPA-Risiko

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Wer ist besonders betroffen?

o Energieversorger

o Versicherungen

o Telekommunikationsunternehmen

o versch. Dienstleistungsbetriebe

o Großhandel / Im- & Export

o Verlage

o Schulen / Schulträger

o Kindertagesstätten / Kita-Träger

o Fort- und Weiterbildungsinstitute

o Landwirtschaftliche Betriebe mit Außer-Haus-Lieferung

Einnahmen hauptsächlich über Lastschriften

o Steuerberater

o Wirtschaftsprüfer

o Software- und IT-Dienstleister

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Ablauf

• Vorstellung Quadrantus

• Was ist SEPA?

• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?

• Welche Chancen und Risiken gibt es?

• Praktische Beispiele

• Weiterführende Informationen und Angebote

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Beispiel: Dienstleister

• Überwiegend regional tätig

• ausschließlich B2B-Kunden

• Zahlung nur per Überweisung nach Rechnung

Sehr geringer Aufwand bei der Umstellung

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Beispiel: Onlineshop

• Online-Händler

• 90 % Privatkunden

• Produkte zwischen 10 und 500 Euro

Aufwand muss geprüft werden,ggf. weitere Zahlungsmethodenanbieten

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Beispiel: Großhändler mit vielen Lastschriften

• Großhändler mit mehreren Tausend Kunden

• Lieferung in 12 Länder in Europa

• Wiederverkäufer - gewerblich

• Bestellung und Lieferung

• Abrechnung 1x im Monat per Lastschrift mit wechselnden Beträgen

Erhebliches Risiko, großer Aufwand

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Beispiel: Verein

• Mitgliedsbeiträge werden ausschließlich über Lastschrift eingezogen

• Spenden teilweise per Lastschrift

• angelernte 400 Euro-Kraft in der Buchhaltung

• geringe Aktualität und Qualität der Datenbank

Erhebliches Risiko, großer Aufwand

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Ablauf

• Vorstellung Quadrantus

• Was ist SEPA?

• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?

• Welche Chancen und Risiken gibt es?

• Praktische Beispiele

• Weiterführende Informationen und Angebote

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Notwendige Handlungsempfehlungen

• Information & Aufklärung

• SEPA-Test

• Analyse & Check von Strategie, IT und Buchhaltung

• Strategische Überprüfung

• Entwicklung und Implementierung alternativer Umsetzungswege

• Beratung zur Überprüfung und Optimierung der Abläufe und Prozesse

• Planung und Realisierung einer mehrstufigen Informations- und Kommunikationskampagne,insbesondere bei Kunden im B2C-Bereich und älteren Kunden

Unternehmen

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Was haben Sie zu tun?

Für alle Unternehmen gilt:

Stammdatenpflege

Beschaffung der IBAN-Nummern für die eigenen Überweisungen

Gehaltszahlungen

Mieten

Telekommunikation

Versicherungen

…

bei der Rechnungsstellung – Angabe der IBAN / BIC-Nummer

Überprüfen und Dokumentieren der selbst erteilten Lastschriftgenehmigungen

Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer (wenn Lastschrift)

Entwickeln einer eigenen Systematik für Mandatsreferenznummern

ggf. Anpassung der eigenen AGBs

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Wer unterstützt Sie?

• operativ Ihre Bank

• operativ Ihr Steuerberater

• strategisch Quadrantus

www.sepa-test.de

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Informieren Analysieren Umsetzen

Website

Fachartikel

Vorträge

Kurzberatung

Individueller Bericht

Strategieberatung

Umsetzung IT

Umsetzung Prozesse

Umsetzung Kommunikation

Umsetzung Finanzen

weiß kostenfreirot kostenpflichtigblau kostenpflichtig, Förderung ggf. möglich

Was können und sollten Sie tun?

SEPA-Test & Daten

SEPA-Test

Die verschiedenen Beratungsangebotekönnen bezuschusst werden – mit 25-50%.

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QUADRANTUSMartina DaubenthalerJörg Günther

Uhlandstraße 164646 Heppenheim

Telefon 06252-124746E-Mail denkanstoss@quadrantus.deInternet www.quadrantus.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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