SharePoint 2010 in der Praxis - uc4you.ch · Funktion : Senior Consultant für SharePoint Kontakt :...

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we care about IT SharePoint 2010 in der Praxis Erste Erkenntnisse aus erfolgreichen Projekten Samuel Zürcher, Senior Consultant, ADVIS AG

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SharePoint 2010 in der Praxis

Erste Erkenntnisse aus erfolgreichen Projekten

Samuel Zürcher, Senior Consultant, ADVIS AG

afuc
Stamp

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Agenda

Vorstellung

Kurze Einführung

Part I – Infrastruktur • Hard- und Softwareware Voraussetzungen

• Erfahrungen beim Farmaufbau

Part II – Intranet- und Extranet Seiten • Wichtige Vorbereitungsschritte

• Verbesserte User Experience

Part III – Internet Seiten • Verbesserungen zu MOSS 2007

• Mehrsprachigkeit im Einsatz

Part IV – Lizenzen und Preise

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Gründung : 1996

Rechtsform : Aktiengesellschaft

100% eigenfinanziert

Geschäftssitz : Gümligen, Schweiz

Personal : 25

Geschäftsleitung : M. Wille, M. Spring, D. Pauli, M. Vonlanthen

Inhaber : M. Wille, M. Spring, S. Schumacher

Strategische Partner :

Eckdaten ADVIS AG

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Eckdaten Samuel Zürcher

Name : Samuel Zürcher

Beruf : Eidg. Dipl. Wirtschaftsinformatiker

Erfahrung : Über 12 Jahre in der IT, MCTS, MCITP, MCT

Funktion : Senior Consultant für SharePoint

Kontakt : [email protected]

[email protected]

SharePoint : Seit Version 2.0 dabei, Gründer der

SharePoint Community Schweiz

Projekte : Verschiedenste Klein- bis Grossprojekte vom

Change Management Tool bis zum DMS

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Kurze Einführung

Webbasierte Informations-

management Plattform

Sechs Hauptbereiche • Sites

• Communities

• Content

• Search

• Insights

• Composites

Webbasiert, ohne Clientseitige

Installation

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Sites

Das Grundelement von

SharePoint

Intranet- Extranet- oder

Internet-Auftritt

Projekt, Arbeitsgruppen oder

Kollaborationsseiten

Seiten als Vorlage speicher-

und weiterverwendbar

Verschiedene Bereiche in

einem Portal vereinen

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Communities

Informationen über

Mitarbeitende

Private und öffentliche

Bereiche in der My Site

Internes Soziales Netzwerk

Social Tagging

Besser als ein «Telefonbuch»

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Content

Dokumente, Bilder, Formulare,

Listen, Webparts

Metadaten und Inhaltstypen

Versionisierung

Web Content Management

Enterprise Content

Management

Inhaltsgenehmigung

Metadatennavigation

Content Routing

Archivierung

Business Connectivity Service 8

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Search

Enterprise weite Suche

Suchverfeinerung mit

Metadaten und Inhaltstypen

Anbinden von externen

Quellen wie Fileablagen

Volltextsuche

Personensuche

Indexbasierter Content Rollup

Erweiterung der Suche durch

iFilters (für pdf etc.)

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Insights

Einfache Statusindikatoren

Indikatoren auf der Basis von

Listen oder Datenbanken

Performancepoint Dashboards

Visio Prozesse mit Livedaten

Power Pivot Self Service

Dashboards

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Composites

Verschiedene Komponenten

zur Applikation vereinigt

Ablösen von Wordformularen

durch elektronische Formulare

Einfache bis komplexe

Workflows

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Teil I – Infrastruktur

• Hardware Voraussetzungen

• Software Voraussetzungen

• Problemkind Forefront Identity

Manager Synchronization Service

• Automatischer Configuration

Wizard vs. Manueller Aufbau

• Hidden Performance Considerations

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Hardware Voraussetzungen

• Nur x64 fähige Hardware wird unterstützt

• Frontend- und Applikationsserver

• 4 Kern Prozessor

• 8GB RAM

• 80GB Systemfestplatte

• Anzahl wächst mit dem Mengengerüst

• SQL Server (Clustered, Mirrored oder Standallone)

• 2 x 4 Kern Prozessor

• 16GB RAM

• 80GB Systemfestplatte

• RAID 10 Disksubsystem oder Attached Storage

• In der Regel 1 DB Server, in grossen Farmen 1-n DB Server

• Datenbankserver langsam = SharePoint langsam

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Software Voraussetzungen

• Windows Server (ausschliesslich x64)

• Ab Version 2008 SP2

• Installieren der Prerequisites (Für Serverprodukte automatisch mit dem

Prerequisites Installer)

• SQL Server (ausschliesslich x64)

• SQL Server 2005 SP3 CU3

• SQL Server 2008 SP1 CU2 (oder >= CU5)

• Active Directory

• AD DS von Windows Server 2003 SP2 (Auch Functional Level)

• Wichtig für die Profilsynchronisation, nicht wichtig für Foundation

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Problemkind Profilsynchronisation über FIM

• Profilsynchronisation AD SharePoint Profilstore läuft neu

über Forefront Identity Manager Profile Synchronization Service

• Spezielles, schlecht dokumentiertes Prozedere um ihn zu starten

• Service läuft anschliessend mit dem Farm Account und wird vom

SP Health Analyzer als nicht best practice identifiziert

• Nie manuell in den Service eingreifen

• Läuft NICHT mit SQL 2008 und 2008 R2 Express Edition!! Ergo

keine saubere «Single Server» Installation möglich

• http://www.harbar.net/articles/sp2010ups.aspx

http://www.harbar.net/articles/sp2010ups2.aspx

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Configuration Wizard vs. manuelle Konfiguration

• Startup Konfiguration neu sehr komfortabel über Wizard möglich

(Erstellen der Service Applikationen etc.)

• Vorteile

• Erstkonfiguration innert 15 Minuten

• Weiter, weiter, fertigstellen Experience

• Die Farm ist sofort lauffähig und korrekt konfiguriert

• Nachteile

• Keine echte least priviledget Account Installation möglich

• Kein manuelles Erstellen der Datenbanken möglich

• Service Application Datenbanken erhalten eine GUID

• My Site Host muss umkonfiguriert werden, wird in einen managed path

gestellt, muss aber nach best practice in eine eigene Webapplikation

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Hidden Performance Considerations

• Bei der Performance gilt grundsätzlich: Ist der SQL langsam so ist

der SharePoint auch langsam

• Erstellen Sie die Content Datenbanken und die Service

Application Datenbanken nach Möglichkeit manuell

• Teilen Sie die Datenbanken in mehrere Files auf (Anzahl Files =

Anzahl Prozessorkernen)

• Verwenden Sie das Traceflag 1117 um ein gleichnamiges Füllen

der Datenfiles zu erzwingen

• Netzwerklatency zum Datenbank Server < 1ms

• Überprüfen Sie regelmässig die Index-Fragmentation

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Best Practice File-Aufteilung auf dem SQL

SQL Instanz für Search

SQL Instanz für Daten und Konfiguration

Transaction Log Datenbanken Temp DB

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L1 L2 L3

L4 L5 L6

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Teil II – Intranet- und Extranet Seiten

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• Wichtige Vorbereitungsschritte

• Konsolidierung der User Experience

zu Microsoft Office 2007 & 2010

• Start small grow BIG – Mehr

Konsolidierungspotential denn je

• Mengengerüst, das Zünglein an der

Ressourcenwaage

• Tuning your Search Experience

• Erfolgreiche Projekte bringen added

value und sind Management driven

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Wichtige Vorbereitungsschritte

• In allen SharePoint Projekten ist Vorbereitung das A und O

• SharePoint Projekte sind in der Regel Kulturwandelprojekte ergo

hochkritisch. Dies sollte unbedingt adressiert werden

• Planen Sie die Infrastruktur vorgängig, anhand des

Mengengerüsts, nehmen Sie diese Sache sehr ernst

• Betroffene zu Beteiligten machen beugt dem «not invented

here» Syndrom vor

• Machen Sie sich Gedanken über ein Governance Modell

• Stellen Sie sicher, dass genügen (Human) Ressources zur

Verfügung stehen, auch in den Fachabteilungen

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Verbesserte User Experience

• Neu eingeführtes Ribbon analog Office ab Version 2007

• Hohe Wiedererkennung = höhere Akzeptanz

• Alte Didaktikwahrheit: Vom Bekannten zum Unbekannten

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Office Word Ribbon

SharePoint 2010 Ribbon

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Start small grow BIG

Nutzen Sie Ihr Konsolidierungs-

potential mit neuen Features:

• Visio Services

• Access Services

• Performance Point Services

• Business Conectivity Service

• FAST Search

• Termstore (Metadaten)

• Dokumentensets

• Content Type Hub

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• Enterprise Wiki

• Soziales Networking

• Soziales Tagging

• In place Recordsmanagement

• Eindeutige Dokumenten ID

• Refinement Panel im Search

• Enhanced Excel Services

• Content Organizer

• Metadatennavigation

• Digital Asset Management

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Das Mengengerüst als KEF

• Erstellen Sie ein Mengengerüst Ihrer geplanten Lösung

• Anzahl User

• Art der User (Read, Light Collaboration, Heavy Collaboration, Remote)

• Art der Daten (Filestruktur, File-Art, Filegrössen)

• Initiales Datenaufkommen

• Datenwachstum pro Jahr minimal und maximal

• Das Mengengerüst bestimmt über

• Farmtopologie

• Art und Stärke der Server

• Netzwerkanbindung

• DB Grösse und allfälliger Einsatz von Remote Blob Storage

• Falsches Mengengerüst => Falsche Infrastruktur => Schlechte

User Experience => Schlechtes System => Schlechtes Projekt 23

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Tuning your Search Experience

• Neu in SharePoint 2010: Search Refinement

• Die Suche wird immer wichtiger, ohne gute Suche geht nichts

• Die OOB Suche von SharePoint ist gut, es geht aber noch besser

• Arbeiten Sie mit Metadaten, wo auch immer es geht

• Vergeben Sie möglichst viele Metadaten durch die Konfiguration

von Listen und Bibliotheken mittels Autotagging

• Stellen Sie sicher, dass mindestens eine Person im Unternehmen

über SharePoint Search Kenntnisse verfügt

• Die Businessrelevanz der Suche wird nach wie vor unterschätzt,

vor Allem auch in Intra- und Internetportalen

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Merkmale erfolgreicher Intranet-Projekte

Erfolgreiche Intranet-Projekte mit SharePoint 2010 sind…

• …mit einem dedizierten Projektleiter ausgestattet

• …Management driven

• …auf die (grössten) Bedürfnisse der Mitarbeitenden fokussiert

• …sorgfältig geplant und gut vorbereitet

• …mit genügend Ressourcen unterwegs

• …auf scale out und scale up Szenarien vorbereitet

• …nicht dazu da, die User endlich auf interne Prozesse zu zwingen

• …new Technology, new way of work aware

• …klein gestartet und mit weiteren Iterationen gewachsen

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Teil III – Internet Seiten

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• Mehr Kompatibilität im WWW

• Barrierefreiheit auf der Oberfläche

erfolgreich, in der Tiefe nicht

• Echte Mehrsprachigkeit in

SharePoint 2010

• Masterpages, geben Sie sich eine

Identität

• Der SharePoint Designer ist mehr

als ein Spielzeug

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Kompatibilität und Barrierefreiheit

• Durch die Unterstützung verschiedener Browser mehr Akzeptanz

bei den Anwendern

• Ob IE, Firefox, Chrom oder Safari, keine Nachteile mehr für

andere Browser

• In vielen Fällen ist echte Barrierefreiheit möglich

• In den Tiefen sind noch viele Webparts mit Verschachtelungen

ausgestattet, was Barrierefreiheit verunmöglicht

• Meist guter Zugang für Menschen mit (Seh)Behinderungen

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Echte Mehrsprachigkeit in SharePoint

• Die sogenannten «Variations» sind erwachsen geworden

• Die Erstellung und Bearbeitung mehrsprachiger Seiten läuft

zuverlässig und ist Benutzerfreundlicher geworden

• Die Navigation und das Ribbon kann on the fly auf alle Sprachen

umgeschaltet werden, die als Language Pack installiert wurden

• Übersetzbare Spalten machen auch Listen und Bibliotheken echt

mehrsprachig (auch im Nachhinein)

• Die Lösung ist sicher nicht perfekt, aber ein sehr grosser Sprung

nach Vorne

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Masterpages mit Ihrem CD/CI

• Achtung, «alte» Masterpages sind nicht mehr kompatibel

• Masterpages aus SharePoint 2007 können ohne aber grösseren

Aufwand übernommen werden

• Folgende Designelemente müssen berücksichtigt werden:

• Kopfbereich mit Login und Suchfeld

• Schnellstart Navigation

• Toplevel Navigation (inkl. Ribbon!)

• Arbeitsfläche

• Holen Sie mit wenigen Mitteln viel raus

• Halten Sie sich am besten an das Grundlayout von SharePoint

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SharePoint Designer 2010

• Auch der SharePoint Designer ist erwachsen geworden

• Nicht nur ein Spielzeug für Super User, sondern unverzichtbares

Werkzeug für Administratoren, Super User und Designer

• Stark vereinfachtes und verbessertes Workflow Management

• Sehr gutes Werkzeug für echte «No Code Solutions»

• Nach wie vor notwendig für Master- und Custom Pages

• Dataview Webparts und Conditional Formatting

• Für alle SharePoint Szenarien einsetzbar, speziell aber wenn Sie

Ihren Webauftritt selbstständig erstellen wollen

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Teil IV – Lizenzen und Preise

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• SharePoint Foundation

• SharePoint Server Standard

• SharePoint Server Enterprise

• SharePoint Server for Internet Sites

Standard

• SharePoint Server for Internet Sites

Enterprise

• FAST Server for SharePoint

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Perfektes Lizenzchaos

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Internet

Intranet

Extranet

SharePoint Server

SQL Server

SQL Server mit Prozessor Lizenz

SQL Server mit Prozessor Lizenz

SharePoint Server FIS

SharePoint Server FIS

SP CAL SQL CAL

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Preisübersicht

Windows Lizenzen

• Windows Server 2008 R2 Lizenz 1’220 / 3’980

• Windows Server CAL

SQL Lizenzen

• SQL Server 2008 R2 Lizenz 1’500 / 14’500

• SQL Server CAL 278 / 278

• SQL Prozessorlizenz (unlimitierte User) 12’100

SharePoint Lizenzen

• SharePoint Server 8’300

• SharePoint CAL 140 / 160

• SharePoint Server Enterprise FIS ~ 7’000

• SharePoint Server Standard FIS ~ 40’000

• FAST Search Server for SharePoint ~ 25’000

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