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SharePoint 2010-Steuerungsplanung

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Einige der hier beschriebenen Beispiele dienen ausschließlich der Veranschaulichung und sind

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© 2010 Microsoft Corporation. Teile dieses Whitepapers wurden dem Buch Essential

SharePoint 2010 (Copyright 2010) mit freundlicher Genehmigung von Addison-Wesley,

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SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010

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Whitepaper: SharePoint 2010-Steuerungsplanung

Autoren: Scott Jamison, Jornata LLC und Susan Hanley, Susan Hanley LLC

Veröffentlichung: Juli 2010

Gilt für: Microsoft SharePoint Server 2010

Zusammenfassung: In diesem Whitepaper wird ein fiktives Unternehmen mit dem Namen

Contoso verwendet, um Anleitungen für die erforderliche Steuerungsplanung und die

Implementierung von Microsoft® SharePoint® Server 2010 bereitzustellen. (29 gedruckte

Seiten)




Inhalt

Inhalt Inhalt ............................................................................................................................................................... 3 Zu diesem Whitepaper ........................................................................................................................................ 4 Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server 2010 ......................................................................................... 5 Erste Schritte..................................................................................................................................................... 6 Schlüssel zu einem effektiven Steuerungsplan ....................................................................................................... 8

Zielsetzung ............................................................................................................................................... 10

Rollen und Zuständigkeiten ......................................................................................................................... 10

Grundprinzipien ......................................................................................................................................... 13

Richtlinien und Standards ........................................................................................................................... 19

Inhaltsrichtlinien und -standards ........................................................................................................... 20

Entwurfsrichtlinien und -standards ......................................................................................................... 23 Vermitteln des Steuerungsplans: Schulung und Kommunikation ............................................................................. 27 Schlussbemerkung ........................................................................................................................................... 28 Informationen zu den Autoren ........................................................................................................................... 28




Zu diesem Whitepaper Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung von

Geschäftsbenutzern. Beispielsweise ermöglicht SharePoint Server 2010 Benutzern,

zusammenzuarbeiten, Inhalte mit thematischen Kategorien zu versehen und zu bewerten, selbst

zu veröffentlichen sowie eigene Lösungen zu entwickeln. Angesichts dieses Leistungsumfangs

sind klare Anleitungen für Benutzer (und die Unternehmen, für die sie arbeiten) sehr hilfreich.

Kurz gesagt, die Benutzer können von einem Steuerungsplan profitieren.

In einem Steuerungsplan wird die Verwaltung der SharePoint-Umgebung beschrieben. Dies

umfasst insbesondere die Rollen, Zuständigkeiten und Regeln, die auf das Back-End (Hardware,

Serverfarm, Anwendung, Datenbankkonfiguration und -wartung) und das Front-End

(Informationsarchitektur, Taxonomie, Benutzeroberfläche) angewendet werden. Eine effektive

Steuerungsplanung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer SharePoint-Lösung. Ein

guter Steuerungsplan ist "notwendig, aber nicht allein ausreichend" für den Erfolg. Daher

folgender Rat: Ein Steuerungsplan allein garantiert nicht den Erfolg einer Lösung. Sie müssen

auch dafür sorgen, dass der Steuerungsplan angewendet wird. Ein fehlender Steuerungsplan

oder ein nicht praktikabler bzw. unrealistischer Steuerungsplan führt jedoch auf jeden Fall zum

Misserfolg.

Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit dem, was wir das "Front-End" der SharePoint-Umgebung

nennen – den Geschäftsaspekt der Steuerung, also die Bereiche, die für Geschäftsbenutzer

entscheidend sind. Warum ist der Geschäftsaspekt der Steuerung so wichtig? Ein Portal oder

eine Zusammenarbeitslösung ist nur so gut wie der Wert der zugrunde liegenden Inhalte. Ein

strenger Steuerungsplan ist wichtig, um sicherzustellen, dass eine Lösung den Benutzern auf

effektive Art und Weise wertvolle Inhalte liefert. Zudem ist die Steuerungsplanung für

SharePoint-Lösungen besonders wichtig, da SharePoint Server zur Unterstützung von

Endbenutzern entwickelt wurde, die gewöhnlich keine IT- oder Content Management-Experten

sind. Diesen Benutzern sind häufig bewährte Methoden, die die Benutzerfreundlichkeit erhöhen

und ihnen beim Entwickeln und Bereitstellen neuer Websites Zeit und Energie sparen, nicht

bekannt.

Ein Steuerungsplan definiert die Prozesse und Richtlinien, die zu folgenden Zwecken benötigt

werden:

Vermeiden der Ausbreitung von Lösungen, Teamwebsites und Inhalten (z. B. von nicht verwalteten

Websites und Inhalten, die nicht regelmäßig auf Korrektheit und Relevanz überprüft werden) durch

Definieren eines Überprüfungsprozesses für Inhalte und Websites.

Sicherstellen der Qualität der Inhalte über die gesamte Lebenszeit der Lösung hinweg durch

Implementieren von Richtlinien für das Inhaltsqualitätsmanagement.

Bereitstellen einer gleich bleibend hochwertigen Benutzererfahrung durch Definieren von Richtlinien

für Website- und Inhaltsdesigner.

Einführen klarer Entscheidungskompetenzen und Eskalationsverfahren, damit

Richtlinienverletzungen schnell behandelt und Konflikte gelöst werden können.

Sicherstellen, dass die Lösungsstrategie an Geschäftszielen ausgerichtet ist, sodass sie kontinuierlich

zur Wertschöpfung im Unternehmen beiträgt.

Dafür sorgen, dass Inhalte gemäß den Richtlinien für Datensatzaufbewahrung aufbewahrt werden.

In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie einen Steuerungsplan planen, organisieren und

erstellen. Sie erhalten auch einige Beispiele dazu, wie Sie den Steuerungsplan in die Schulungs-




und Kommunikationspläne für Ihre Lösung integrieren. Im Verlauf des Whitepapers werden

Beispiele für echte Steuerungspläne angegeben, die an das Beispielunternehmen Contoso

angepasst wurden. Diese Beispiele verdeutlichen, wie die vorgeschlagenen bewährten Methoden

in Ihrem Unternehmen angewendet werden könnten.

Mit SharePoint Server 2010 werden neue Funktionen eingeführt, die wesentliche Auswirkungen

auf Ihren Steuerungsplan haben. Auch wenn Sie über einen wohldefinierten Steuerungsplan für

Ihre Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-Lösung verfügen, gibt es einige neue Bereiche,

die Sie für SharePoint Server 2010 in Betracht ziehen sollten. Im ersten Abschnitt des

Whitepapers werden einige neue Steuerungsbereiche vorgestellt, die für SharePoint Server 2010

zu berücksichtigen sind. Die nachfolgenden Abschnitte enthalten genauere Anleitungen zum

Erstellen eines Steuerungsplans.

Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server

2010 In SharePoint Server 2010 spielt die Planung der Steuerung eine noch wichtigere Rolle, da

aufgrund der zunehmenden Bedeutung und Verfügbarkeit von Features für soziale Netzwerke

immer mehr Typen von Inhalten zu steuern sind. Da SharePoint Server 2010 zudem neue

Funktionen zum Verwalten von Metadaten auf Unternehmensebene bietet, sollten Sie die

Einrichtung einer neuen Rolle zum Planen und Überwachen von Metadaten in der gesamten

Organisation erwägen. Auch wenn in Ihrem Unternehmen bereits ein gut dokumentierter

Steuerungsplan für die SharePoint Server 2007-Umgebung definiert ist, müssen Sie diesen

wahrscheinlich überarbeiten, damit er die Features von SharePoint Server 2010 abdeckt, die Sie

bereitstellen möchten. Diese Bereiche werden weiter unten im Whitepaper behandelt. Im

Folgenden werden zunächst einige der neuen Steuerungsbereiche in SharePoint Server 2010

aufgeführt:

SharePoint Server 2010 bietet Benutzern umfassendere Mitwirkungsmöglichkeiten in der

Informationsarchitektur der Lösung durch die Verwendung von "Funktionen und Daten für das

soziale Netzwerk" wie thematische Kategorien, Textmarken und Bewertungen. Benutzer müssen das

Wertangebot dieser Features verstehen, um sie für sich nutzen zu können. Daher sollten

Lösungsdesigner Benutzer sowohl mit Anleitungen unterstützen als auch zur Verwendung der

Features motivieren.

Mit SharePoint Server 2010 werden neue Funktionen für die gemeinsame Verwendung von

Metadaten in mehreren Websitesammlungen und sogar Serverfarmen eingeführt, was eine

gründliche Planung und Steuerung notwendig macht. Hierfür sollten Sie die Einrichtung einer neuen

Rolle (oder die Ergänzung einer vorhandenen Rolle mit einer neuen Zuständigkeit) für die Verwaltung

und Wartung des Wörterbuchs der gemeinsam verwendeten Metadaten erwägen.

SharePoint Server 2010 enthält neue und benutzerfreundlichere Funktionen zur

Datensatzverwaltung, wie die Möglichkeit, einen Datensatz "an Ort und Stelle" zu deklarieren.

Obwohl viele Unternehmen über Datensatzverwaltungspläne und -richtlinien für ihre SharePoint

Server 2007-Implementierungen verfügen, war die Durchsetzung und Handhabung dieser Pläne

bisher nicht einheitlich. Die neuen Datensatzverwaltungsfunktionen bieten Ihnen die Möglichkeit,

Ihren Datensatzverwaltungsplan zu erstellen und durchzusetzen.

SharePoint Server 2010 bietet wesentlich mehr Möglichkeiten für Benutzer, ihre Websites mit

einfach anzuwendenden Designs anzupassen, mit Microsoft® SharePoint® Designer




benutzerdefinierte Designs zu erstellen und mit Sandkastenlösungen benutzerdefinierte Lösungen zu

erstellen. Ihr Steuerungsplan muss nun Entscheidungen darüber enthalten, wie, wo und wann die

Konfiguration mithilfe dieser erweiterten Funktionen zulässig ist.

Mit SharePoint Server 2010 können Listen mit großen Datenmengen besser verarbeitet werden.

Dennoch muss sichergestellt werden, dass Benutzer verstehen, welche Art von Informationen sie in

welchem Umfang in SharePoint Server speichern sollten. Dank eines neuen Features können in

SharePoint Server 2010 Benutzerabfragen in umfangreichen Listen über die Ressourcensteuerung

automatisch beschränkt werden. Es handelt sich um eine Richtlinieneinstellung, die beim Festlegen

eines Plans für die übergeordnete Steuerung berücksichtigt werden sollte, da sie sich auf die

allgemeine Verwendbarkeit des Systems auswirken kann.

Über das Feature Inhaltsorganisation kann SharePoint Server 2010 auch beim Partitionieren

umfangreicher Datenmengen helfen. Durch die Inhaltsorganisation können Dokumente abhängig von

Metadaten und anderen Faktoren in Ordner und Bibliotheken umgeleitet werden. Der Nachteil ist,

dass Benutzer u. U. nicht wissen, wo ihr Dokument gelandet ist. Dies sollte im übergeordneten Plan

für die Datenverwaltung berücksichtigt werden.

Schließlich wurde in SharePoint Server 2010 das Feature der Sandkastenlösungen eingeführt. Diese

ermöglichen es dem Websitesammlungsadministrator, Anpassungselemente wie etwa Webparts

direkt hochzuladen. Ihr Steuerungsplan sollte einen Abschnitt über Anpassungsrichtlinien enthalten,

in dem der Umgang mit den zahlreichen Möglichkeiten zum Erstellen von Lösungen beschrieben

wird, die eine Anpassung von SharePoint darstellen.

Erste Schritte Wenn Sie Ihren Steuerungsplan erstmalig dokumentieren, ist es gewöhnlich am effektivsten,

zunächst ein kleines Team zur Definition der wichtigsten Rahmenentscheidungen für die

Steuerung zusammenzustellen und dann die Dokumentation der Details zwischen den

Teammitgliedern aufzuteilen. Das Team sollte selbstverständlich Vertreter der IT enthalten, die

für die übergeordneten Richtlinien der IT-Systemverwendung verantwortlich sind. Daneben

sollten Vertreter des Teams enthalten sein, das für die Systemwartung innerhalb und außerhalb

der IT zuständig ist, sowie Personen, die die Interessen der Verantwortlichen für Schulung,

Personal und Unternehmenskommunikation vertreten, und ggf. Personen, die für das Knowledge

Management im Unternehmen zuständig sind.

Mitglieder des Kernteams für Steuerung bei Contoso: Vertreter aus jedem der folgenden Geschäftsbereiche:

Knowledge Management

Unternehmenskommunikation

Informationstechnologie (Business Analyst/Informationsarchitekt für das Portalprojektteam plus ein

Vertreter aus der Informationssicherheitsgruppe)

Personalwesen




Warum benötigen Sie ein Team aus unterschiedlichen Steuerungsexperten?

Das Dokumentieren des Steuerungsplans ist einfach, verglichen damit, Vertreter verschiedener

Geschäftsbereiche zu einer Einigung über dessen Verwendung zu bewegen! Was auch in dem Dokument

steht, die Benutzer werden es vollständig ignorieren, wenn sie nicht mit den Grundprinzipien einverstanden

sind. Neue SharePoint-Lösungen ziehen oft umfangreiche organisatorische Änderungen nach sich, und die

sind nie einfach. Bei Contoso möchte beispielsweise ein Geschäftsteam Geburtstage in den Benutzerprofilen

angeben – nur Monat und Tag, nicht das Jahr. Die Personalabteilung dagegen möchte diese Informationen

aus Datenschutzgründen nicht veröffentlichen. Letztendlich stimmte das Personalteam von Contoso der

Freigabe von Geburtstagen in Benutzerprofilen nach vorheriger Einwilligung der Benutzer zu. Die meisten

Benutzer gaben die Informationen gerne an und freuten sich über die Geburtstagsgrüße ihrer Kollegen.

Verwenden Sie die Zielsetzung, die von den Sponsoren und Beteiligten Ihrer SharePoint-Projekte

herausgegeben wurde, um das Projekt finanziert zu bekommen, als Grundlage des

Steuerungsplans. Legen Sie die grundlegenden Steuerungsprinzipien auf einer höheren Ebene

fest, bevor Sie den tatsächlichen Steuerungsplan entwerfen. Diese grundlegenden

Steuerungsprinzipien bezeichnen wir als "Rahmenentscheidungen". Bei der ersten

Steuerungsplanungssitzung sollten Sie diese Rahmenentscheidungen überprüfen (siehe

Beispiel), um eine grobe Richtung und ein allgemeines Framework für den Steuerungsplan

festzulegen. Treffen Sie sich anschließend mit Teammitgliedern, die die entsprechende

Fachkenntnis besitzen, um Abschnitte zur Behandlung verschiedener Aspekte Ihrer Umgebung

zu verfassen. Besprechen Sie jede Hauptkomponente Ihres Plans mit Projektsponsoren,

Beteiligten und Kernteammitgliedern, um sicherzustellen, dass Sie sich über die

Hauptkomponenten des Plans einig sind: Zielsetzung, Grundprinzipien, Rollen und

Zuständigkeiten sowie die wichtigsten Richtlinienentscheidungen.

Beispiele für wesentliche Rahmenentscheidungen bei Contoso

• Wer ist verantwortlich für die technische Verwaltung der Umgebung, z. B. Hardware- und

Softwareimplementierung, Konfiguration und Wartung? Wer kann neue Webparts, Features oder andere

Codeerweiterungen installieren?

• Welche Features für soziale Netzwerke möchten wir bereitstellen?

• Wer darf neue Websites in der vorhandenen Hierarchie einrichten, oder wer ist dafür zuständig? Falls

diese Zuständigkeit bei der IT-Abteilung liegt, muss diese wahrscheinlich eine Vereinbarung zum

Servicelevel (Service Level Agreement, SLA) für die Reaktionszeit bei der Websiteeinrichtung mit den

Geschäftsbeteiligten aushandeln. Wird die Zuständigkeit delegiert, muss durch Schulung der Benutzer

sichergestellt werden, dass sie bestimmte Konventionen für Benennung, Speicherung usw. einhalten.

• Wer darf eine neue Ebene in der Navigation erstellen oder eine vorhandene Website auf die oberste

Ebene der Navigation anheben?

• Wer hat Zugriff auf jede Seite oder Website? Wer kann Zugriff auf jede Seite oder Website gewähren?

• Wie viel Verantwortung für den Seiten- oder Websiteentwurf delegieren Sie an die Seitenbesitzer?

Können Benutzer Webparts (webbasierte Daten und Benutzeroberflächenkomponenten) auf Seiten, die




ihnen in Teamwebsites gehören, ändern? Können sie Webparts auf Seiten, die Teil der

Veröffentlichungslösung für das Unternehmensintranet sind, ändern?

• Sind einige Webparts auf der Seite unveränderlich, oder können Seitenbesitzer alle Inhalte auf ihren

Seiten anpassen?

• Wer ist für die Verwaltung von Metadaten zuständig? Wer kann neue Inhaltstypen oder Websitespalten

einrichten oder anfordern? Wie viel zentrale Kontrolle möchten Sie über die Werte in Websitespalten

haben? (Mithilfe von Inhaltstypen und Websitespalten können Sie Elemente in der Taxonomie angeben.)

• Falls laut Steuerungsplan Seiten- und Websitebesitzer für das Content Management verantwortlich sind:

Sind Sie bereit, Seiten zu deaktivieren, für die niemand in der Organisation die Verantwortung als

Besitzer übernehmen will?

• Wie wird das Steuerungsmodell aktualisiert und verwaltet?

Auch wenn Sie mit der Erstellung des Steuerungsplans für Ihre SharePoint-Lösung vor deren

Freigabe beginnen, sollten Sie nicht meinen, dass er jemals "fertig" ist. Ein Steuerungsplan ist

ein stets veränderliches Dokument – sehen Sie im Projektplan Zeit vor, um den Plan zu

überarbeiten, sobald Sie mehr über die Verwendung der Lösung durch die Benutzer erfahren

und Feedback über ihre Erfahrungen erhalten. Wenn Ihre SharePoint-Umgebung wächst, sollten

Sie den Steuerungsplan an die veränderten Anforderungen anpassen. Möglicherweise ist eine

stärkere Regulierung erforderlich, um die Einhaltung des Plans sicherzustellen. Oder Sie stellen

fest, dass eine geringere Regulierung vorteilhaft wäre, um die Benutzer zu einer kreativeren

Anwendung der Kernfeatures zu ermutigen.

Schlüssel zu einem effektiven Steuerungsplan Ein effektiver Unternehmenssteuerungsplan stellt einen Rahmen für Entwurfsstandards, die

Informationsarchitektur und den gesamten Prüfplan dar. Er soll die Dokumente, die diese

Aktivitäten detailliert beschreiben, zusammenfassen und miteinander verbinden. Wenn auf diese

Inhalte verwiesen wird, statt sie in den Steuerungsplan einzubetten, wird der Plan nicht unnötig

aufgebläht und bleibt überschaubar.

Darüber hinaus sollte im Steuerungsplan auf sämtliche vorhandenen IT-Richtlinien verwiesen

werden, die sich auf Themen wie die angemessene Verwendung technischer Ressourcen,

Vertraulichkeit von Inhalten und Datensatzaufbewahrung beziehen. Wenn Sie nach und nach

immer mehr Web 2.0-Funktionen in Ihrer Umgebung bereitstellen, werden neue IT-Richtlinien

entstehen, die sich auf die SharePoint-Steuerung auswirken. Wie gesagt, diese neuen Richtlinien

müssen nicht in Ihrem Plan enthalten sein, es sollte aber ggf. darauf verwiesen werden.

Der Steuerungsplan stellt ein Geschäftsdokument dar: Seine Hauptzielgruppe sind die Besitzer

von Geschäftsinhalten auf Ihren SharePoint-Websites und die Benutzer, die Inhalte auf den

Websites erstellen und verwenden. Da letztlich alle Benutzer über thematische Kategorien oder

Bewertungen Inhalte in SharePoint erstellen können (sofern Sie dies in der Lösung zulassen),

muss jeder im Unternehmen mit dem Steuerungsplan vertraut sein.

Das formale Steuerungsplandokument enthält einige wesentliche Elemente, die im Rest des

Whitepapers ausführlicher erläutert werden:

Zielsetzung

Rollen und Zuständigkeiten




Grundprinzipien

Richtlinien und Standards

Beispiel für die Gliederung eines Steuerungsplans

ABSCHNITT 1: Allgemeine Steuerungsrichtlinien

1.0 Ziel des Steuerungsplans

2.0 Zielsetzung

3.0 Allgemeine Richtlinien

4.0 Rollen und Zuständigkeiten

5.0 Grundprinzipien

ABSCHNITT 2: Detaillierte Steuerungsrichtlinien und -standards

6.0 Content Management-Richtlinien und -Standards

• Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites

• Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage

• Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten

• Thematische Kategorien und Bewertungen

• Datensatzaufbewahrung

• Überwachung und Überprüfung von Inhalten

7.0 Entwurfsrichtlinien und -standards

• Erstellen neuer Unterwebsites

• Seitenlayout und Organisation

• Inhaltstypen und Metadaten

• Inhaltsspezifische Richtlinien

• Sicherheit

• Branding

8.0 Anpassungsrichtlinien und -standards

• Browserbasierte Updates




• Auf SharePoint Designer basierende Updates

• Sandkastenlösungen

• Zentral bereitgestellte Lösungen von Drittanbietern

Neben diesen Elementen enthält Ihr Plan in der Regel einen Abschnitt über Verfahren für gängige Aufgaben,

wie z. B. das Anfordern einer neuen Website, eines neuen gemeinsam genutzten Inhaltstyps bzw. Attributs

oder einer neuen Websitevorlage usw. Veröffentlichen Sie diese Verfahren, sodass Websitebesitzer sie leicht

finden und den definierten Verfahren folgen können. Diese Aufgaben variieren von Organisation zu

Organisation. Daher werden sie in diesem Dokument nicht explizit behandelt. Denken Sie jedoch daran, auch

in diesem Bereich Anleitungen bereitzustellen.

Zielsetzung In der Zielsetzung wird auf einer allgemeinen Ebene beschrieben, welches Ziel Sie mit

SharePoint Server erreichen möchten – d. h. auf welche Weise die Lösung einen Mehrwert für

das Unternehmen und jeden einzelnen Mitarbeiter bietet. Eine klare Zielsetzung stellt eine

wichtige Richtschnur für die unvermeidlichen Entscheidungskonflikte dar, die beim Nachdenken

über den Steuerungsplan auftreten werden. In der Regel wird die Zielsetzung am Beginn des

Projekts, in dem die Lösung erstellt wird, verfasst und beim Fortgang des Projekts nach und

nach verfeinert.

Im Folgenden sind zwei Beispiele für Zielsetzungen aus zwei verschiedenen Organisationen

aufgeführt:

"Das Portal ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Freigabe von Dokumentressourcen in einer

geschäftlichen Umgebung für Zusammenarbeit, Klassifikation und Zugriff im gesamten Unternehmen. Durch

seine Workflowfunktionen und Grundlagen zur Anwendungsentwicklung unterstützt das Portal die

Informationsverwaltungsbedürfnisse der Organisation und bietet ein Geschäftsprozessframework für alle

Geschäftseinheiten."

"Bietet eine ganzheitliche Sicht der Unternehmensressourcen, welche die Interaktion mit unseren

Geschäftssystemen vereinfacht, und trägt zu einer verbesserten Zusammenarbeit innerhalb des

Unternehmens sowie mit unseren Lieferanten, Partnern und Kunden bei. Auf diese Weise wird die

Produktivität der Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden verbessert."

Nach der Formulierung der Zielsetzung muss im nächsten Schritt das Kernprojektteam

versammelt werden, um über die erforderlichen Rollen zum Erreichen des Ziels nachzudenken.

Rollen und Zuständigkeiten Durch Rollen und Zuständigkeiten wird beschrieben, inwiefern jeder Mitarbeiter als Einzelner

oder als Mitglied einer bestimmten Rolle bzw. Gruppe für den Erfolg der Lösung

mitverantwortlich ist. Das Dokumentieren von Rollen und Zuständigkeiten stellt einen

entscheidenden Aspekt des Steuerungsplans dar. Im Steuerungsplan wird definiert, wer die

Autorität zum Vermitteln zwischen widersprüchlichen Anforderungen besitzt und übergeordnete

Branding- und Richtlinienentscheidungen fällen kann. Die Richtlinienentscheidungen, die den

Rahmen Ihres Steuerungsplans bilden und als Grundlage für die Definition von Rollen und




Zuständigkeiten dienen, wurden weiter oben beschrieben. Basierend auf Ihrer Diskussion der

Rahmenentscheidungen können Sie die folgenden Beispiele für Rollen und Zuständigkeiten, die

in anderen erfolgreichen Organisationen verwendet wurden, für Ihre Organisation anpassen. In

kleineren Organisationen werden viele Rollen möglicherweise durch eine einzelne Person

ausgefüllt. Wahrscheinlich müssen Sie die Zuständigkeiten und auch die Begriffe anpassen, mit

denen Sie die Rollen beschreiben. Die Listen können jedoch einen guten Ausgangspunkt

darstellen.

Typische Rollen im Unternehmen

Rolle Wichtigste Zuständigkeiten

Projektsponsor

Dient als "Champion" der Geschäftsführerebene für die Lösung.

Die primäre Zuständigkeit des Projektsponsors ist strategischer

Art. Er positioniert die Lösung als wichtiges Verfahren für die

Unternehmenswertschöpfung und hilft, den

Managementebenen der Organisation den Wert der Lösung klar

zu machen.

Steuerungskomitee

/Lenkungsausschu

ss

Dient als Steuerungsgremium mit der letztendlichen

Verantwortung für das Erreichen der Ziele der Lösung. Dieses

Gremium besteht in der Regel aus Vertretern der wesentlichen

in der Lösung vertretenen Bereiche, wie

Unternehmenskommunikation, Personalwesen und IT.

Geschäftsinhaber

Verwaltet die Entwurfs- und Funktionsintegrität der gesamten

Lösung aus der geschäftlichen Perspektive. Der

Geschäftsinhaber muss kein IT-Experte sein, aber für

Intranetlösungen umfasst seine Tätigkeit in der Regel die

Verantwortung für die interne Kommunikation.

Lösungsadministrat

or (Technologie)

Verwaltet die Entwurfs- und Funktionsintegrität der gesamten

Lösung aus der technologischen Perspektive. Arbeitet mit dem

Geschäftsinhaber zusammen.

Team für den

technologischen

Support

Stellt die technische Integrität der Lösung sicher. Erstellt

regelmäßige Sicherungen der Lösung und der zugehörigen

Inhalte. Richtet außerdem das Sicherheitsmodell ein und wartet

es, zumindest die Komponenten in den Active Directory-

Domänendiensten (Active Directory Domain Services, AD DS).

Entwickelt neue Webparts und bietet Support für

Websitesponsoren/-besitzer, die Verbesserungen für ihre Seiten

oder neue Verwendungsmöglichkeiten der Lösung suchen.

Metadaten-

Lenkungsausschus

s/Inhaltsverantwor

tlicher

Diese Rolle wird in manchen großen Unternehmen bereits von

einer Person oder Gruppe ausgefüllt. Dennoch erfordern die

Enterprise Content-Funktionen von SharePoint Server 2010

einen übergeordneten Metadatenverwaltungsplan und eine

Person bzw. ein Team, das über die gesamte Lebensdauer der

Lösung für die Wartung des "Metadatenwörterbuchs" zuständig

ist.

SharePoint- Bietet Coaching und Beratung beim Entwurf für neue Benutzer,




"Coach" oder

Center of

Excellence

die über Entwurfsberechtigungen mit Vollzugriff verfügen, um

dafür zu sorgen, dass bewährte Methoden eingesetzt werden

und die geeigneten SharePoint-Features auf persönlichen

Websites oder in Websitesammlungen verwendet werden. In

vielen Organisationen wird ein bestimmtes SharePoint-Feature

zur Lösung für jedes Geschäftsproblem eingesetzt – "a hammer

in search of a nail" ("Wenn dein einziges Werkzeug ein Hammer

ist, neigst du dazu, in jedem Problem einen Nagel zu sehen",

sagte einst Abraham Maslow). Sie möchten beispielsweise

nicht, dass Benutzer Wiki-Websites erstellen, wenn sie

eigentlich nur eine benutzerdefinierte Liste benötigen. Wenn

Sie Websiteentwurfsfunktionen an Benutzer mit begrenzter

Erfahrung im Lösungsentwurf delegieren (was nahezu in jeder

Organisation der Fall ist), können erfahrene Websiteentwurfs-

"Coaches" Benutzern beim Einstieg helfen und so dafür sorgen,

dass eine brauchbare Lösung entsteht. Eine erfolgreiche

Organisation führte Bürozeiten ein, in denen neue

Websitebesitzer ein oder zwei Stunden mit einem erfahrenen

Lösungsarchitekten verbringen konnten, um (zusätzlich zur

formellen Schulung) persönliche Anleitung und Hilfestellung zu

erhalten. Andere haben interne Beratungsdienste eingeführt,

um neuen Websitebesitzern den Einstieg zu erleichtern. Häufig

sind die ersten ein bis zwei Beratungsstunden kostenlos, und

anschließend werden Gebühren fällig.

Übungsgruppe für

Hauptbenutzer

Unterstützt die erfolgreiche Bereitstellung von SharePoint

Server in der Organisation, indem bewährte Methoden und

gemachte Erfahrungen auf einer Teamwebsite für die

Übungsgruppe mitgeteilt werden. Die Mitglieder fungieren als

SharePoint-Verfechter und Change Agents.

Rollen für jede Website oder Websitesammlung

Rolle Wichtigste Zuständigkeiten

Websitesponsor

Dient als zentrale primäre Rolle, durch die sichergestellt wird, dass

Inhalte für eine bestimmte Seite/Website ordnungsgemäß gesammelt,

überprüft, veröffentlicht und fortlaufend gewartet werden. Der

Websitesponsor ist ein Experte für den auf der Website oder Seite

veröffentlichten Inhalt. Wahrscheinlich muss sich der Websitesponsor

mit SharePoint Server vertraut machen, aber der Schwerpunkt seiner

Fachkenntnis liegt im geschäftlichen Bereich. Der Websitesponsor/-

besitzer kann einen Websiteverantwortlichen oder Kontakt bestimmen,

der die alltägliche Schnittstelle zwischen seinem Business und den

Benutzern der Seite oder Website darstellt.

Websiteverantwortlic

her

Verwaltet die Website fortlaufend, indem er durch die erforderlichen

Funktionen sicherstellt, dass der Inhalt auf der Website oder Seite




zutreffend und relevant ist. Dies umfasst auch

Datensatzaufbewahrungscodes. Überwacht die Websitesicherheit, um

sicherzustellen, dass das Sicherheitsmodell für die Website den Zielen

des Business und des Websitesponsors/-besitzers entspricht. Außerdem

unterstützt er Benutzer der Website, indem er als primärer Kontakt für

die Website dient. Fungiert als Inhaltsverantwortlicher für die Websites,

für die er zuständig ist.

Websitedesigner

Erstellt und wartet den Entwurf der Website (oder Websitesammlung)

in einer Umgebung, in der der Websiteentwurf an Geschäftskunden

delegiert wird. Folgt bewährten Methoden und Grundprinzipien des

Websiteentwurfs, um sicherzustellen, dass auch Websites mit

beschränktem Zugriff den bestmöglichen Wert für Endbenutzer liefern.

Definiert den Sicherheitsplan für die Website und führt ihn aus.

Benutzer

Verwendet die Lösung, um auf Informationen zuzugreifen und

Informationen für andere freizugeben. Benutzer können in

verschiedenen Bereichen der Lösung über unterschiedliche

Zugriffsberechtigungen verfügen. So können sie manchmal als

Mitwirkender (Inhaltsersteller) und manchmal als Besucher

(Inhaltsverwender) fungieren.

Grundprinzipien In den Grundprinzipien werden Einstellungen des Unternehmens definiert, die das

Unternehmensziel unterstützen. Diese wesentlichen Aussagen spiegeln bewährte Methoden

wider, die alle Benutzer und Websitedesigner verstehen und befolgen müssen, um den Erfolg

der Lösung sicherzustellen. Höchstwahrscheinlich gelten in Ihrer Organisation viele

Grundprinzipien, die wir bei anderen erfolgreichen SharePoint-Bereitstellungen gesehen haben.

Nutzen Sie die Beispiele in der folgenden Tabelle, um eine Ausgangsmenge von Grundprinzipien

für Ihre Lösung zu definieren. Überlegen Sie, welches ergänzende Referenzmaterial Sie für die

Benutzer bereitstellen könnten, damit sich diese die Prinzipien besser zu Eigen machen können.

Oder Sie könnten z. B. ein "Prinzip des Tages" auf der Homepage Ihrer Lösung einblenden.

Wenn die Benutzer die Grundprinzipien verstanden haben, bestehen gute Chancen, dass sie die

Steuerungsrichtlinien befolgen.




Beispiele für die Grundprinzipien von Contoso

Steuerungsgrundprinzip Auswirkungen Denken Sie daran ...

ALLGEMEINE PRINZIPIEN

Richtlinien sind an den

Bereich und Zweck der

Website gebunden. Die

Steuerungsrichtlinien sind

für Websites mit

eingeschränktem Zugriff

flexibler als für Websites,

die von einer großen

Zielgruppe genutzt

werden.

Über die verschiedenen

Zielgruppen für Websites

können Sie das

Steuerungsmodell an

geschäftliche Anforderungen

anpassen. Während einige

Richtlinien unternehmensweit

durchgesetzt werden, werden

andere von den einzelnen

Websitebesitzern bestimmt.

Dies hat möglicherweise zur

Folge, dass einige Inhalte nicht

so strukturiert oder

durchsuchbar sind wie andere,

die fortlaufend verwaltet

werden.

Eine Größe passt nicht

für alle. Wir haben

Regeln, aber wir sind

klug genug zu

erkennen, wann von

einem Standard

abgewichen werden

sollte, um ein

Geschäftsziel effektiver

zu erreichen.

Auch wenn SharePoint

Server ein neues

Hilfsmittel zur

Zusammenarbeit darstellt,

unterliegen SharePoint-

Inhalte den allgemeinen

Richtlinien für die

Verwendung von IT-

Ressourcen, wie z. B.

Datenschutz, Copyright,

Datensatzaufbewahrung,

Vertraulichkeit,

Dokumentensicherheit

usw.

Die Rechte für Inhaltsbesitz,

Sicherheit, Verwaltung und

Mitwirkung sind auf die

gesamte Organisation verteilt,

auch an Benutzer, die früher

nicht über Rechte zur

Mitwirkung an Inhalten,

Sicherheit oder

Datensatzverwaltung verfügten.

Alle Mitwirkenden an Inhalten

müssen die Richtlinien der

Organisation für die

geschäftlich angemessene

Verwendung von IT-Ressourcen

kennen.

Vorhandene Regeln

gelten weiterhin –

möchten Sie, dass Ihre

Mutter / Ihr Chef / Ihr

Kunde / dieses Bild

sieht? Dürfte Ihre

Mutter / Ihr Chef / Ihr

Kunde diesen Inhalt

sehen?

SICHERHEITSPRINZIPIEN

Übergeordnete

Sicherheitsrichtlinien des

Unternehmens, die

bestimmen, wer welchen

Inhalt sehen kann, gelten

weiterhin und steuern das

Portal.

Benutzer müssen bedenken, wo

Inhalte veröffentlicht werden,

damit vertrauliche Inhalte nur

auf Websites mit beschränktem

Zugriff freigegeben werden.

Veröffentlichen Sie

Informationen

entsprechend dem

"Need-to-know"-

Standard in Ihrem

Unternehmen: nicht

mehr und nicht

weniger!





Die rollenbasierte

Sicherheit bestimmt die

Zugriffssteuerung und die

Berechtigungen in jedem

Bereich des Portals

(Intranet und Extranet).

Benutzer können für

verschiedene Bereiche des

Portals über unterschiedliche

Berechtigungen verfügen, was

sich sowohl auf die Steuerung

als auch auf die Schulung

auswirkt. Während

möglicherweise die meisten

Benutzer keine

Mitwirkungsrechte für streng

gesteuerte Intranetseiten

besitzen, verfügen alle

Benutzer über Vollzugriff auf

ihre Websites unter "Meine

Website".

Sie verfügen

möglicherweise nicht

auf jeder Seite des

Portals über die

gleichen

Berechtigungen.

PRINZIPIEN FÜR DEN WEBSITEENTWURF

Stellen Sie eine

einheitliche

Benutzeroberfläche bereit

– die Benutzer sollten auf

jeder Website für die

Zusammenarbeit auf

dieselbe Weise wichtige

Informationen finden und

nach Inhalten suchen

können.

Alle Websites basieren auf einer

einheitlichen grundlegenden

Entwurfsvorlage, um die

Konsistenz und Brauchbarkeit

aller Websites für die

Zusammenarbeit

sicherzustellen.

Es geht nicht um Sie,

sondern um den

Benutzer!

Gestalten Sie den Entwurf

so, dass die Endbenutzer

möglichst wenig Schulung

benötigen. Verwenden Sie

für jedes

Unternehmensziel das

beste (und einfachste)

Feature.

Alle Benutzer mit

Websiteentwurfsrechten

werden zur Schulung

eingeladen, um sicherzustellen,

dass sie für jede Aufgabe die

geeigneten Webparts und

Listen verwenden.

Dass Sie etwas tun

können, heißt nicht,

dass Sie es tun sollten.

Sie müssen nicht jedes

neue Feature

ausprobieren!





Die "Auffindbarkeit" sollte

Ihre

Entwurfsentscheidungen

bestimmen – optimieren

Sie Metadaten und

Websitekonfigurationen

danach, den besten Wert

für die

Endbenutzerzielgruppe

bereitzustellen, nicht nur

für den Inhaltsersteller.

Entwurfsentscheidungen (z. B.

mehr oder weniger Metadaten,

Informationen "über oder unter

der Falz", d. h. über oder unter

dem unteren Rand des ohne

Verschieben sichtbaren

Fensterinhalts, Duplizieren von

Links an mehreren Stellen),

sollten so gefällt werden, dass

die Verwendung für

Endbenutzer vereinfacht wird,

nicht für Inhaltsersteller.

"Auffindbarkeit" bedeutet, dass

Websites so entworfen werden,

dass wichtige Informationen

leicht sichtbar sind und

Benutzern das Auffinden von

Schlüsselinformationen durch

Navigationshinweise erleichtert

wird. Zudem bedeutet dies die

Verwendung von Metadaten zur

Verbesserung der Korrektheit

von Suchergebnissen. Die

Benutzererfahrung beim

Browsen und bei der Suche

bestimmt die

Entwurfsentscheidungen bei der

anfänglichen Entwicklung und

fortlaufenden Änderung von

Websites.

Achten Sie darauf, dass

Ihre Website nicht dem

"Bermudadreieck"

gleicht, in dem

eingegebene Inhalte

unauffindbar

verschwinden.

Websitedesigner müssen

die Ziele der empfohlenen

Websiteentwurfsstandards

verstehen und Änderungen

nur vornehmen, wenn sie

durch eine tatsächliche

Geschäftserfordernis

gerechtfertigt sind.

Auch wenn die Berechtigungen

von Websitedesignern das

Ändern von Websitevorlagen

und anderer gesteuerter

Websitebereiche zulassen,

stimmen sie zu, nicht beliebig

nach persönlichen Vorlieben

Änderungen an den

grundlegenden

Websitevorlagen vorzunehmen.

Vorschläge für Änderungen der

standardmäßigen

Websitevorlagen sollten dem

Steuerungskomitee/Lenkungsa

usschuss vorgelegt werden.

Wie bei Spiderman:

"With great power

comes great

responsibility" (Weit

reichendere Befugnisse

bringen mehr

Verantwortung mit

sich). Nutzen Sie Ihre

Befugnisse umsichtig.





Allen Websites/Seiten

muss ein klar

identifizierter

Inhaltsbesitzer zugeordnet

sein.

Benutzer müssen wissen, an

wen sie sich wenden können,

wenn Informationen auf einer

Seite oder Website veraltet

oder unzutreffend sind.

Machen Sie auf allen

Seiten und Websites

den Besitzer der

Inhalte deutlich

erkennbar.

INHALTSPRINZIPIEN

Alle Inhalte werden nur

jeweils an einer einzigen

Stelle bereitgestellt.

Benutzer, die auf Inhalte

zugreifen müssen, sollten

Links zur Dokument-ID1

des Dokuments erstellen,

um auf den Inhalt an

seinem "autorisierenden"

Speicherort zuzugreifen.

Dies bedeutet, dass die

offizielle Version eines

Dokuments einmalig vom

Inhaltsbesitzer (möglicherweise

einer Abteilung, nicht unbedingt

einer Einzelperson)

bereitgestellt wird. Zum

einfacheren Lesen können

Benutzer an einer beliebigen

Stelle in SharePoint Server

einen Link zur offiziellen Kopie

eines Dokuments erstellen, sie

sollten jedoch keine Kopien

erstellen.

Benutzer sollten keine Kopien

von Dokumenten auf ihren

persönlichen Festplatten oder

auf Websites unter "Meine

Website" speichern, wenn sie

bereits an anderer Stelle in der

Lösung vorhanden sind.

Nur eine Kopie pro

Dokument.

1 Bei der Dokument-ID handelt es sich um ein neues Feature in SharePoint 2010. Die Dokument-ID ist eine eindeutige

ID (eine statische URL) für das Dokument, die dem Dokument zugeordnet bleibt, auch wenn es an einen anderen

Speicherort verschoben wird.





Bearbeiten Sie Dokumente

direkt – löschen Sie keine

Dokumente, um eine neue

Version zu erstellen.

Die Versionskontrolle wird in

Dokumentbibliotheken aktiviert,

in denen während der

Erstellung oder Bearbeitung

eines Dokuments frühere

Versionen aufbewahrt werden

müssen. Wenn frühere

Versionen aus rechtlichen

Gründen dauerhaft aufbewahrt

werden müssen, sollten "alte"

Versionen an einem

Archivspeicherort oder in einer

entsprechenden Bibliothek

gespeichert werden.

Dokumente werden direkt

bearbeitet, statt gelöscht und

wieder hinzugefügt, damit von

anderen Benutzern erstellte

Links auf Dokumente nicht

ungültig werden.

Möglicherweise wird

durch Links auf Ihre

Dokumente verwiesen.

Aktualisieren Sie sie,

statt sie zu löschen!

Websitesponsoren/-

besitzer haben die

Verantwortung, aber für

das Content Management

ist jeder verantwortlich.

Alle Inhalte, die auf einer

Website bereitgestellt und nicht

nur von einem kleinen Team

verwendet werden, werden

einem Content Management-

Prozess unterworfen, der

sicherstellt, dass die Inhalte

zutreffend, relevant und aktuell

sind. Websitesponsoren/-

besitzer sind zuständig und

verantwortlich für die

Inhaltsqualität und -aktualität

sowie die regelmäßige

Archivierung alter Inhalte, aber

Websitebenutzer haben die

Pflicht, Websitesponsoren/-

besitzer auf zu aktualisierende

Inhalte aufmerksam zu

machen.

Wir alle sind für das

Content Management

verantwortlich.

Links statt E-Mail-Anlagen. Benutzer sollten nach

Möglichkeit Links auf Inhalte

statt E-Mail-Anlagen senden.

Keine E-Mail-Anlagen

mehr!





Materialien mit Copyright

werden dem Portal nur mit

der entsprechenden

Lizenzierung oder

Genehmigung hinzugefügt.

Copyrightverletzungen können

sehr kostspielig sein. Dies ist

wohl eines der am häufigsten

ignorierten Prinzipien in

Unternehmensintranets und

eines, auf das Ihr

Unternehmensbibliothekar

(sofern Ihre Organisation noch

über einen verfügt) besonderen

Wert legt.

Veröffentlichen Sie

nichts, was wir nicht

besitzen.

Besonders wichtig für die Steuerung ist das Grundprinzip "Eine Größe passt nicht für alle". Websites mit größerer "Reichweite" (z. B. Unternehmens- und Abteilungswebsites) erfordern eine stärkere Steuerung. Für private Teamwebsites sind dagegen weniger strikte Richtlinien denkbar.

Richtlinien und Standards Mit Richtlinien werden Regeln für die Verwendung von SharePoint definiert. In Standards werden bewährte Methoden

beschrieben. Aus der Sicht der Steuerung sind Richtlinien üblicherweise durch gesetzliche, behördliche oder

unternehmerische Anforderungen motiviert. Von den Benutzern wird erwartet, dass sie sich ohne Abweichung an die

Richtlinien halten. Wenn Ihre Organisation speziellen Vorschriften und Kontrollen unterliegt, muss sichergestellt sein,

dass die Richtlinien durchgesetzt werden können, da Ihr Unternehmen sonst als nicht konform gelten könnte. Standards

werden in der Regel festgelegt, um konsistente Methoden einzuführen. Die Benutzer können ihnen geeignet erscheinende

Elemente des Standards übernehmen und andere außer Acht lassen.

Bezogen auf Dateinamen, könnte eine Richtlinie lauten: "Schließen Sie keine Datumsangaben oder Versionsnummern in

Dateinamen ein". Ein Standard könnte lauten: "Dateinamen sollten themenbezogen und beschreibend sein". In einem

anderen Beispiel könnte die Richtlinie lauten: "Alle SharePoint-Websites verfügen über einen primären und einen

sekundären Kontakt, der für die Website und ihren Inhalt verantwortlich ist". Der Standard könnte lauten: "Der Kontakt

der Website wird auf der Homepage der Website und im Websiteverzeichnis aufgeführt".

Jede Organisation verfügt über eigene Richtlinien und Standards. Zu den allgemeinen Themen sollten Inhaltsaufsicht,

Websiteentwurf, Branding und Benutzeroberfläche, Websiteverwaltung und Sicherheit gehören. So stellen Sie sicher,

dass Ihr Steuerungsplan relevant bleibt:

Überprüfen Sie, ob Ihre SharePoint-Richtlinien und -Standards nicht im Widerspruch zu

allgemeineren Unternehmensrichtlinien stehen.

Veröffentlichen Sie Richtlinien und Standards an Stellen, wo die Benutzer sie leicht finden und

befolgen können. Einige Richtlinien müssen möglicherweise für alle Leser veröffentlicht werden,

während andere gesichert werden müssen, um die Integrität der Anwendung zu schützen.

Überprüfen und überarbeiten Sie die Richtlinien regelmäßig, damit sie stets an den

Unternehmensanforderungen ausgerichtet bleiben.

In den nächsten Abschnitten werden einige spezielle Beispiele für Richtlinien und Standards

beschrieben, die Sie u. U. für Ihre Organisation berücksichtigen sollten. Es handelt sich nicht um

eine erschöpfende Liste, sondern nur um einige Anregungen.




Inhaltsrichtlinien und -standards

Ziehen Sie die folgenden Beispiele für Inhaltsrichtlinien und -standards in Betracht, die in

diesem Abschnitt genauer erläutert werden:

Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites

Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage

Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten (Benutzerprofile)

Thematische Kategorien und Bewertungen

Datensatzaufbewahrung

Inhaltsprüfung und -überarbeitung

Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites Sie brauchen auf jeden Fall eine Richtlinie oder einen Standard, um sicherzustellen, dass das

Grundprinzip "Nur eine Kopie eines Dokuments" gilt. Werfen Sie einen Blick auf Contosos

Richtlinie "Inhaltsmitwirkung und -besitz". Darin werden Benutzer dazu angeleitet, nur Inhalte

bereitzustellen, deren Besitzer sie sind.

Contoso-Beispielrichtlinie: Inhaltsmitwirkung und -besitz

Websitesponsoren sind dafür verantwortlich, dass die auf ihren Seiten bereitgestellten Inhalte zutreffend

und relevant sind und den Richtlinien für Datensatzaufbewahrung entsprechen.

Stellen Sie auf einer Website für die Zusammenarbeit oder auf "Meine Website" nur Inhalte bereit, deren

Besitzer Sie sind. Besitz bedeutet, dass das Dokument von einer Person in Ihrer Abteilung erstellt wird oder

wurde und Ihre Abteilung zur Wartung des Inhalts im gesamten Lebenszyklus verpflichtet ist. Muss auf Ihrer

Website auf ein Dokument zugegriffen werden, das nicht im Besitz Ihrer Abteilung ist, bitten Sie den Besitzer

um dessen Bereitstellung, und erstellen Sie dann auf Ihrer Website einen Link zu dem Dokument.

Stellen Sie keine Inhalte bereit, für deren elektronische Bereitstellung wir nicht das Recht besitzen, z. B. PDFs

oder eingescannte Bilder von Zeitungsartikeln oder anderen Dokumenten aus Quellen, für die unsere

Organisation keine Onlineveröffentlichungsrechte besitzt. Es kann ein Link zu diesem Inhalt auf der Website

des Inhaltsbesitzers erstellt werden.

Erwägen Sie außerdem, Richtlinien für die folgenden inhaltsbezogenen Themen zu erstellen:

Inhaltsbereitstellungszyklus: Erstellen Sie eine Richtlinie, durch die Benutzer daran erinnert werden,

Inhalte von der ursprünglichen Quelle oder Umgebung für die Zusammenarbeit zu löschen, wenn sie

im offiziellen SharePoint-Repository "veröffentlicht" werden (oder sorgen Sie durch automatisierte

Inhaltsentfernungsrichtlinien dafür, dass dies routinemäßig geschieht).

Inhaltsbearbeitung: Da Mitwirkende auf einer Website einen Link auf Inhalte einer anderen Website

verwenden können, die sie nicht besitzen, müssen die Benutzer in einem Standard daran erinnert

werden, Dokumente direkt zu bearbeiten, damit Links gültig bleiben.

Inhaltsformate und Namen: Entscheiden Sie, ob in Richtlinien festgelegt werden muss, wo bestimmte

Inhaltstypen in Ihrer Lösung gespeichert werden, und ob Dateibenennungsstandards erforderlich

sind. Erwägen Sie eine Richtlinie zur Definition, welche Inhaltstypen in Ihre SharePoint-Lösung

gehören und welche Inhaltstypen an anderen Speicherorten abzulegen sind. Angesichts der




leistungsstarken Suchfunktionen in SharePoint Server ist es nicht immer nötig, strenge Standards für

Dateinamen zu definieren. Ermutigen Sie die Benutzer nur, Namen zu wählen, die anderen die

Bestimmung des Dateiinhalts erleichtern.

Inhalte mit Links: Definieren Sie eindeutig, wer dafür zuständig ist, dass Links in Inhalten oder auf

einer Website nicht ungültig werden.

Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage Sicher erwägen Sie, eine spezifische Richtlinie für die Bereitstellung von Inhalten auf der

Homepage Ihrer Portallösung zu erstellen. Die meisten Inhalte auf der Homepage sollten

sorgfältig kontrolliert werden, insbesondere für Ihr Intranet. Schließlich haben Sie nur eine

einzige Gelegenheit, einen ersten Eindruck bei den Benutzern zu erwecken, und zwar auf der

Homepage! In einem Unternehmensintranet konkurrieren unter Umständen mehrere

Unternehmenseinheiten, z. B. Unternehmenskommunikation oder Marketing und Personalwesen,

um Platz auf der Homepage. Auch wenn es sich bei Ihrer Lösung um eine Projektteamwebsite

handelt, müssen Sie sorgfältig überlegen, wie Informationen auf der Homepage der Website

präsentiert werden und wer an diesem wichtigen Ort Inhalte erstellen und platzieren darf. In

einigen Organisationen wird der Konflikt um Platz auf der Homepage durch Zuweisung von

Bereichen an bestimmte Abteilungen gelöst. Andere weisen den primären Besitz einer

bestimmten Abteilung zu (häufig der Abteilung für interne Kommunikation), setzen bei

Uneinigkeit über Inhalte jedoch das Steuerungskomitee oder den Lenkungsausschuss des

Portals für Aufsicht und Eskalation ein.

Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten (Benutzerprofil) Im Benutzerprofil können Benutzer ihre Interessen und Kompetenzen angeben, sodass andere in

der Organisation Verbindung mit ihnen aufnehmen oder mehr über sie erfahren können. Je mehr

Informationen ein Benutzer in seinem Profil freigibt, desto reichhaltiger sind das soziale

Netzwerk und die beruflichen Beziehungen, die er aufbauen kann. In einigen Organisationen

wird es nicht gern gesehen, dass Benutzer persönliche Informationen in ihr Profil aufnehmen.

Bevor Sie Benutzer ermutigen, ihre Interessen an Korbflechten, Klettern und Extremsport in

ihrem Profil anzugeben, sollten Sie sicherstellen, dass dadurch keine Datenschutzgesetze oder

Normen verletzt werden. Wenn keine rechtlichen Gründe gegen persönliche Informationen im

Benutzerprofil sprechen, raten wir dazu, diese anzugeben. Ermöglichen Sie den Benutzern, an

Informationen hinzuzufügen, was sie veröffentlichen möchten, aber geben Sie in Ihrem

Steuerungsplan Hinweise zu angemessenen und nützlichen Angaben. Im Allgemeinen wissen die

Benutzer selbst am besten, was sie ihren Arbeitskollegen mitteilen möchten und was besser

privat bleiben sollte. Außerdem wird die Community in der Regel schnell feststellen, wenn

jemand unangemessene Informationen freigegeben hat. Dies hilft Ihnen, Ihren Steuerungsplan

durchzusetzen. Soziale Datenschutznormen ändern sich, und was 50-Jährige möglicherweise

lieber nicht veröffentlichen würden, kann für 20-Jährige durchaus passend und akzeptiert sein.

Außer Fertigkeiten und Interessen bietet SharePoint Server 2010 Benutzern die Möglichkeit, ihre

Kompetenzen in einem Bereich namens Fragen anzugeben. In diesem Feld können Benutzer

Themen definieren, bei denen sie anderen behilflich sein können. Ihr Steuerungsplan sollte ein

vorgeschlagenes Format für Beschreibungen in diesem Bereich und Beispiele für gut

geschriebene Beschreibungen enthalten.

In SharePoint Server 2010-Statusaktualisierungen können Benutzer beschreiben, was sich auf

ihrer Profilseite getan hat. Statusaktualisierungen sind nicht für ausführliche Beschreibungen

von Aktivitäten gedacht, sondern für schnelle Aktualisierungen von Meilensteinen oder

Aufgaben, die anderen mitteilen, woran jemand arbeitet oder worüber er nachdenkt. Ihr




Steuerungsplan sollte Anleitungen oder Beispiele enthalten, die Benutzern, die noch keine

Statusaktualisierungen erstellt haben, bei der richtigen Verwendung dieses Features helfen.

Außer Benutzer zum Hinzufügen wichtiger Meilensteine zu ermutigen, könnten Sie sie auch

bitten, über ihre Arbeit zu erzählen und eine Aktualisierung hinzuzufügen, wenn sie einen

wichtigen Punkt in einem Projekt erreicht haben oder Hilfe benötigen.

Thematische Kategorien und Bewertungen Soziales Feedback, d. h. von Benutzern als Tags (thematische Kategorien) und Bewertungen

hinzugefügte Inhalte, sind neu in SharePoint Server 2010. Über diese Funktionen können

Benutzer an Ihrer SharePoint-Lösung mitwirken, damit interagieren und die Auffindbarkeit von

Inhalten verbessern, indem sie die formale Klassifikation um zusätzliche, als nützlich

empfundene Tags ergänzen. Als thematische Kategorien werden Metadaten bezeichnet, die

Benutzer Inhalten hinzufügen, um deren Bedeutung, Bestandteile oder Funktion zu beschreiben.

Ihre Steuerungsrichtlinien sollten Richtlinien für die Vergabe thematischer Kategorien durch

Benutzer sowie Anleitungen und Beispiele für hilfreiche Kategorien in Ihrer Organisation

enthalten. Zudem sollten Sie die Benutzer darauf hinweisen, dass bei thematischen Kategorien

der Suchindex zur Sicherheitskürzung für in SharePoint Server gespeicherte Inhalte

verwendet wird. Dies bedeutet, dass Benutzer thematische Kategorien für vertrauliche

Dokumente vergeben können, diese Kategorien aber für Benutzer ohne Lesezugriff auf das

Dokument nicht sichtbar sind.

Wenn Sie das Bewertungsfeature in SharePoint Server 2010 aktivieren, erhalten Benutzer die

Möglichkeit, Dokumente (und Seiten) auf einer Skala von 0 bis 5 Sternen zu bewerten. Im

Steuerungsplan sollte dokumentiert sein, wie Bewertungen in der Organisation verwendet

werden. Sollen die Benutzer beispielsweise bewerten, ob der Inhalt gut geschrieben ist oder ob

sie ihn für nützlich halten? In einem Artikel im Wall Street Journal von Oktober 20092 wurde eine

Statistik zitiert, die besagt, dass Verbraucher in Onlinebewertungen für Produkte meist positive

Bewertungen hinterlassen: die mittlere Onlinebewertung für Produkte liegt bei 4,3 von 5

Sternen. Wenn Sie in Ihrer Organisation aussagekräftige Inhaltsbewertungen haben möchten,

müssen Sie Ihre Erwartungen definieren und den Benutzern die beabsichtigte Verwendung der

Bewertungen klar machen. Der Nutzen der Bewertungen hält sich in Grenzen, wenn alle

Bewertungen positiv sind. In einigen Organisationen werden Beispiele für Sternbewertungen als

bewährte Methoden eingeführt, aber ohne dedizierte Ressourcen lässt sich dieser Vorgang auf

Dauer schwer aufrechterhalten. Wenn Benutzer Inhalte nach ihrer eigenen Einschätzung

bewerten dürfen, kann dies helfen, mögliche bewährte Methoden zu finden. Sie können jedoch

nicht unbedingt davon ausgehen, dass Inhalte mit niedriger Bewertung "schlecht" sind.

Datensatzaufbewahrung Definieren Sie klare Richtlinien für die Umsetzung der Datensatzaufbewahrungs-Richtlinien in

Ihrer Lösung. Legen Sie die Zuständigkeit der Inhaltsbesitzer für die Identifikation der Inhalte

als Datensätze und für die Zuordnung des geeigneten Datensatzaufbewahrungscodes zu einem

Inhaltselement fest. In SharePoint Server 2010 gibt es zwei Möglichkeiten, anzugeben, dass ein

Element einen Datensatz darstellt: direkt und im Datensatzarchiv. Die Wahl der richtigen

Methode für die Anwendung der Datensatzverwaltungsrichtlinien hat Auswirkungen darauf, wie

Benutzer Dokumente finden können. Daher sollte Ihr Datensatzverwaltungsansatz klar definiert

und einheitlich angewendet werden.

2 Fowler, Geoffrey und De Avila, Joseph. On the Internet, Everyone's a Critic But They're Not Very Critical. Wall Street

Journal 5. Okt. 2009 http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html.

http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html




Inhaltsprüfung und -überarbeitung Erwägen Sie eine Richtlinie, in der die Häufigkeit und der Typ der Überprüfung für die einzelnen

Inhaltstypen oder Websites definiert werden. Alle auf unternehmensweiten Websites

bereitgestellten Inhalte sollten einem Content Management-Prozess unterworfen werden, der die

Genauigkeit, Relevanz und Aktualität der Inhalte sicherstellt. Aber auch private Teamwebsites

sollten über eine Content Management-Strategie verfügen. Für die meisten Websites sollte der

Inhaltsprüfungszyklus nicht mehr als 12 Monate ab dem Bereitstellungsdatum betragen. Stellen

Sie sicher, dass die Prüfungszyklen gegebenenfalls allen gesetzlichen und behördlichen

Anforderungen entsprechen.

Entwurfsrichtlinien und -standards

Erwägen Sie, Richtlinien und Standards für jedes der folgenden Entwurfselemente zu erstellen:

Erstellen neuer Unterwebsites

Seitenlayout und Organisation

Inhaltstypen und Metadaten

Inhaltsspezifische Richtlinien

Sicherheit

Branding

Erstellen neuer Unterwebsites Falls einzelne Endbenutzer als Websitebesitzer zum Erstellen eigener Informationsarchitekturen

für Websites unter ihrer eigenen Kontrolle berechtigt sind, sollten Sie unbedingt Anleitungen

bereitstellen, die ihnen bewährte Methoden zum Erstellen von "Knoten" in einer

Informationshierarchie nahe bringen. Beispiele:

Besitz von Inhalten: Wenn eine bestimmte Unternehmensgruppe der primäre Besitzer aller Inhalte

auf der Seite oder Website ist, ist es u. U. sinnvoll, für diese Gruppe eine separate Unterwebsite

("Knoten") zu erstellen.

Sicherheit: Wenn eine Reihe von Inhalten hoch vertraulich ist, sollten sie für diese eine separate

Unterwebsite (Knoten) erstellen, um die Sicherheitseinstellungen für diese Inhalte einfacher steuern

zu können.

Datenbankverwaltung: Wenn Inhalte in einer Gruppe gesichert, wiederhergestellt oder anderweitig

verwaltet werden müssen, erleichtert eine spezielle Unterwebsite oder Seite für die Inhalte die

Verwaltung dieser Vorgänge.

Navigation: Minimieren Sie die Schachtelungstiefe der Informationsarchitektur. Es hat sich bewährt,

die Anzahl der Ebenen in der Hierarchie auf drei zu beschränken. So müssen sich die Benutzer nicht

allzu tief durchklicken, um an wichtige Inhalte zu gelangen. Erstellen Sie neue Knoten in der

Architektur nur aus den oben genannten Gründen.

Seitenlayout und Organisation Nichts macht eine Website unübersichtlicher als eine zufällige Sammlung unorganisierter

Webparts. Jeder zum Seitenentwurf Berechtigte muss das Grundprinzip beachten, immer den

Endbenutzer im Blick zu haben. Zudem sollten Seitendesigner auch mit allgemeinen bewährten




Methoden für benutzerfreundliches Design vertraut sein. Im Folgenden sind einige empfohlene

bewährte Methoden für den Seitenentwurf aufgeführt:

Konsistenz: Legen Sie einen Standardentwurf für alle Seiten jeder Website fest, um sicherzustellen,

dass Benutzer bei der Navigation nicht durch wechselnde Seitenlayouts überrascht werden.

Geschwindigkeit: Sorgen Sie dafür, dass Benutzer wichtige Informationen möglichst schnell erhalten.

Verschieben des Fensterinhalts: Benutzer neigen dazu, sich auf die Informationen "über der Falz" in

Ihrem Seitenentwurf zu konzentrieren. Entwerfen Sie eine Seite entsprechend der

Standardbildschirmgröße in Ihrer Organisation, und achten Sie darauf, dass Benutzer die wichtigsten

Informationen oder Webparts auf der Seite ohne Verschieben des Fensterinhalts finden können. Für

wichtige Informationen sollte das Verschieben des Fensterinhalts nicht toleriert werden. Einen

hervorragenden Referenzartikel zum Verschieben des Fensterinhalts und dazu, wann es im

Seitenentwurf toleriert werden sollte, finden Sie unter: http://www.useit.com/alertbox/scrolling-

attention.html.

Wichtiger Inhalt oben links: Platzieren Sie den wichtigsten Inhalt in der linken oberen Ecke der Seite.

Dort sehen die Leser zuerst hin, wenn sie auf die Seite gelangen. Wenn sich die wichtigsten

Informationen dort befinden, kann die Aufmerksamkeit des Benutzers leichter gewonnen werden, als

wenn die Informationen irgendwo auf der Seite versteckt sind.

Inhaltstypen und Metadaten Ein Inhaltstyp ist eine Sammlung von Einstellungen, die einen bestimmten Typ von

Informationen definieren, z. B. einen Projektplan oder einen Finanzbericht. Ein Inhaltstyp kann

für das gesamte Unternehmen oder für eine Websitesammlung definiert werden. Er kann aber

auch "lokal" für eine bestimmte Seite oder Website definiert werden. Websitespalten stellen die

"Eigenschaften" eines bestimmten Inhaltstyps dar. Die Spalten sind Bestandteil der Attribute

oder Eigenschaften eines Inhaltstyps. Websitespalten können ebenfalls für die gesamte Lösung

oder für eine einzelne Website oder Websitesammlung definiert werden. Inhaltstypen und

Websitespalten sind Typen von Metadaten in SharePoint Server 2010. Die Werte vieler

Websitespalten (Metadaten) sind spezifisch für einzelne Websites. Bewährte Methoden und

Konzepte zum Definieren einer guten Metadatenstruktur sind in Kapitel 5 von Essential

SharePoint 2010 beschrieben. Dort wird das Planen der Informationsarchitektur erläutert. Ihr

Steuerungsplan muss neben den Standards und Richtlinien für die in der Lösung verwendeten

Inhaltstypen und Websitespalten auch Richtlinien dafür enthalten, wie Benutzer die Erstellung

eines neuen unternehmensweiten Inhaltstyps oder einer Websitespalte anfordern können.

Inhaltsspezifische Richtlinien In erfolgreichen Lösungen für die Zusammenarbeit ist sichergestellt, dass Inhalte für

Endbenutzer leicht zugänglich sind. Dies bedeutet, dass Inhalte nicht nur auffindbar, sondern

auch für die Onlineverwendung geeignet strukturiert und verfasst sind. Auch wenn die

Mitwirkenden gute Verfasser sein mögen, sind sie vielleicht nicht mit bewährten Methoden zum

Schreiben für das Web vertraut. Daher ist es hilfreich, Standards und Richtlinien für bestimmte

Listen und Bibliotheken von SharePoint zu definieren. Nachstehend finden Sie Beispiele für

Standards, Richtlinien und bewährte Methoden, die Sie für Ihre Lösung in Erwägung ziehen

können.




Blogs und Wikis

Endbenutzer sollten wissen, welche sozialen Inhalte auf persönlichen Websites wie Blogs und

Wikis in Ihrer Organisation als angemessen gelten. In einigen Organisationen werden

Blogbeiträge zu Hobbys akzeptiert, in anderen nicht. Überlegen Sie sorgfältig, wie Sie die

Steuerungsrichtlinien für soziale Inhalte definieren. Sie dürfen nicht so viele Regeln für Inhalte

aufstellen, dass Benutzer dadurch von der Mitwirkung abgehalten werden. Es gibt nicht die eine

richtige Antwort für alle Organisationen. Kapitel 8: "Getting Social" in Essential SharePoint 2010

enthält spezifische Steuerungsvorschläge für Features sozialer Netzwerke, die Sie im Rahmen

des Steuerungsplans beachten sollten.

Ankündigungen

Insgesamt sollte der Stil aller Texte präzise und hilfreich sein. Versehen Sie Ankündigungen mit

einem aussagekräftigen, prägnanten Titel. Erwähnen Sie in der Ankündigung die wichtigsten

Informationen zuerst, und formulieren Sie kurz, in höchstens vier oder fünf Sätzen. Vermeiden

Sie in Ankündigungen nach Möglichkeit große Schriftarten und Leerräume. Unterstreichen Sie im

Text ausschließlich Hyperlinks. Verwenden Sie als Linktext eine knappe Beschreibung des Links,

um dem Benutzer das Überfliegen des Texts zu erleichtern:

Schlecht: Klicken Sie hier für das neueste Anwendungsformular

Besser: Laden Sie das neueste Anwendungsformular herunter

Am besten: Laden Sie das neueste Anwendungsformular herunter

Diskussionsrunden

Effektive Diskussionsrunden brauchen jemanden, der als Moderator dafür sorgt, dass Fragen

beantwortet werden und die Diskussionsrunde einen Mehrwert darstellt. In manchen

Organisationen müssen Sie sich bei der Rechtsabteilung versichern, dass Informationen zu

Produkten, Forschungsaktivitäten, Patenten, Daten, bestimmten Vorschriften unterliegenden

Inhalten oder rechtlichen Problemen in Onlinediskussionsrunden erörtert werden dürfen.

Bild- oder Videobibliotheken

In Bild- oder Videobibliotheken bereitgestellte Inhalte sollten geschäftsbezogen und zur

Veröffentlichung in der Unternehmensumgebung geeignet sein. Holen Sie von jeder Person auf

einem Bild oder Video, das auf einer Website bereitgestellt werden soll, vor dem Hochladen die

Genehmigung ein. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihre Organisation Eigentümer des

Bilds ist oder die Lizenz zu seiner Verwendung erworben hat.

Links

In manchen Fällen haben Benutzer und Websitedesigner die Möglichkeit, anzugeben, ob ein Link

in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. Im Allgemeinen werden folgende Standards für

Links empfohlen:

Links zu Dokumenten oder Seiten innerhalb der Websitesammlung: nicht in einem neuen Fenster

öffnen.

Links zu Dokumenten oder Seiten in einer anderen Websitesammlung: in einem neuen Fenster

öffnen.

Links außerhalb des Intranets (zu einer anderen Anwendung innerhalb des Unternehmens oder zu

einer Internetwebsite): in einem neuen Fenster öffnen.




Dokumentbibliotheken

Bedenken Sie, wie Dokumente verwendet werden, wenn Sie sie zu SharePoint Server hochladen.

Dokumente können in nahezu jedem Dokumentformat zu SharePoint Server hochgeladen

werden (Word, PDF, Excel, PowerPoint usw.). Wenn Sie ein Dokument in seinem systemeigenen

Format, Word, Excel oder PowerPoint, hochladen, können Benutzer es herunterladen und

problemlos bearbeiten, um eigene Versionen zu erstellen. Wenn sie nicht über das Recht

Mitwirkender für eine Bibliothek verfügen, können sie das Dokument nicht wieder auf

derselben Website bereitstellen. Dokumente, die von anderen Benutzern als Beispiele wieder

verwendet werden können, sollten immer in ihrem systemeigenen, bearbeitbaren Format

hochgeladen werden. Dokumente, die vor Bearbeitung oder Änderung geschützt werden

müssen, selbst in einer "privaten" Kopie, sollten in einem geschützten Format oder mit

Kennwörtern für die Bearbeitung hochgeladen werden. Ziehen Sie für umfangreiche Dokumente

das PDF-Format in Erwägung, da damit die Dateigröße und somit die Dauer des Downloads für

andere reduziert wird.

Sicherheit Sicherheitserwägungen stellen eines der wichtigsten Entwurfselemente für eine SharePoint-

Website dar. Es ist wichtig, die Sicherheit schon beim Entwurfsprozess zu berücksichtigen. Denn

das Wissen, wie Objekte auf der Website abgesichert werden müssen, beeinflusst die

Websitestruktur, das Seitenlayout und den Entwurf der Metadaten. Da die Endbenutzer in fast

allen SharePoint-Bereitstellungen die Sicherheit für von ihnen kontrollierte Websites in gewissem

Maße verwalten können, muss unbedingt sichergestellt werden, dass jeder mit Berechtigungen

zum Zuweisen von Sicherheitseinstellungen die Funktionsweise der SharePoint-Sicherheit

versteht.

In SharePoint Server können Inhalte bis auf die Elementebene abgesichert werden. Zudem

stehen mehrere Optionen zum Erstellen von Sicherheitsgruppen zur Verfügung. Dies ist ebenso

ein Segen (aufgrund der dadurch ermöglichten Flexibilität) wie ein Fluch (da es Benutzern das

Erstellen übermäßig komplexer und praktisch unverwaltbarer Sicherheitsmodelle erleichtert). Als

bewährte Methode ist es hilfreich, Benutzern ohne Erfahrung mit SharePoint Server Beratung bei

der Sicherheitsplanung anzubieten, da das Planen der Sicherheit leicht in die Kategorie

"Versuchen Sie das lieber nicht zu Hause" fällt.

Sie müssen in Ihrem Steuerungsplan bestimmte Sicherheitsrichtlinien klar formulieren und

deren Anwendung auf SharePoint-Websites festlegen.

Branding Die Abteilung für Unternehmenskommunikation (oder eine entsprechende Abteilung) definiert in

den meisten Organisationen Brandingstandards für die Intranet- und Internetpräsenz. Eine

wesentliche Steuerungsentscheidung, über die Sie nachdenken müssen, besteht darin, ob das

Unternehmensbranding in einer bestimmten SharePoint-Websitesammlung geändert werden

kann. Es kann geschäftliche Gründe geben, vom Unternehmensbranding abzuweichen:

Beispielsweise möchten Sie eine Extranet-Website für die Zusammenarbeit erstellen, die ein Co-

Branding mit Ihrer Organisation und einem Partner aufweist. In einer Intranetlösung finden

Benutzer es möglicherweise verwirrend, wenn sich das Branding von Website zu Website ändert.

Daher sollten Sie u. U. mit Blick auf den Websitebenutzer Brandingstandards und -richtlinien

definieren. Die Verwendung von farbigen oder veränderlichen Elementen beim Websitebranding

kann bei der Durchsetzung des Sicherheitsmodells helfen. Beispielsweise könnte das Branding

oder Design der Website das Sicherheitsmodell der Website widerspiegeln: ein Design oder

Markenzeichen für unternehmensweite Intranetwebsites und ein anderes für sichere




Teamwebsites. Auf diese Weise können Mitwirkende optisch daran erinnert werden, dass

Inhalte, die sie auf einer Website mit dem "öffentlichen" Markenzeichen bereitstellen, von jedem

in der Organisation gesehen werden können.

Vermitteln des Steuerungsplans: Schulung und

Kommunikation In diesem Whitepaper wurde im Wesentlichen das Erstellen eines Steuerungsplandokuments

beschrieben. Das Steuerungsplandokument ist wichtig – es stellt ein einzelnes umfassendes

Artefakt dar, in dem Sie Ihre Zielsetzung, Prinzipien, Rollen und Zuständigkeiten sowie

Richtlinien und Standards beschreiben. Wenn jedoch schon das Whitepaper zum Erstellen eines

Steuerungsplans fast 30 Seiten umfasst, wie groß wird dann wohl Ihr tatsächlicher

Steuerungsplan werden! Lange Dokumente sind nicht grundsätzlich schlecht. Das Problem mit

einem umfangreichen Steuerungsplan ist jedoch, dass sehr viele Benutzer Ihre

Steuerungskonzepte verinnerlichen müssen und umfangreiche Dokumente nur schwer lesbar

sind.

Denken Sie beim Erstellen des Steuerungsplans daran, wie Benutzer den Inhalt des Plans

aufnehmen und verinnerlichen werden. Es gibt ein großartiges Zitat von Blaise Pascal, das

häufig fälschlicherweise Mark Twain (und anderen) zugeschrieben wird. Im französischen

Original lautet es "Je n'ai fait celle-ci plus longue parceque je n'ai pas eu le loisir de la faire plus

courte". Frei übersetzt bedeutet dies "Wenn ich mehr Zeit hätte, hätte ich einen kürzeren Brief

geschrieben". Die zusätzliche Zeit, die Sie in eine möglichst knappe Formulierung des Plans

investieren, zahlt sich aus, indem Benutzern das Verständnis und die Befolgung der Regeln

erleichtert wird.

Neben der präzisen Formulierung sollten Sie auch dafür sorgen, dass der Steuerungsplan im

Schulungsplan des Unternehmens ausreichend berücksichtigt wird. Nicht jeder Benutzer muss

mit dem Entwurf von SharePoint-Websites vertraut sein, aber jeder Benutzer Ihrer Lösung muss

die Grundlagen des Steuerungsplan verstehen. Dies ist in SharePoint Server 2010 noch

wichtiger als in vorherigen Versionen, da bei aktivierten benutzerdefinierten Tags und

Bewertungen jeder Benutzer zum Mitwirkenden an Inhalten wird. Und ein wesentlicher

Bestandteil des Steuerungsplans sind schließlich die Richtlinien für die Mitwirkung an Inhalten.

Beispiele für Techniken zur Kommunikation und Schulung über Steuerung

• Erstellen Sie einen "Spickzettel" mit den wichtigsten Grundprinzipien. Sie könnten sie auch auf ein

Mauspad drucken.

• Beginnen Sie jeden SharePoint-Schulungskurs mit einer Wiederholung der Grundprinzipien.

• Erstellen Sie eine laminierte Karte oder einen Magneten mit der Zielsetzung.

• Verteilen Sie kurze, aber spezifische Aufgabenbeschreibungen für jede Rolle, und machen Sie sie für

Benutzer in diesen Rollen leicht zugänglich.

• Verwenden Sie Poster im Pausenraum, Newsletter und Videodisplays, um eine "Werbekampagne" für die

Datensatzverwaltung (oder andere wichtige Steuerungsthemen) zu erstellen.

• Verwenden Sie den Platz auf der Homepage, um für bewährte Methoden der Steuerung zu werben –

insbesondere solche für effektives Content Management.




Schlussbemerkung Ein Steuerungsplan muss "lebendig" bleiben, um nützlich und effektiv zu sein. Sie benötigen

einen Plan, um das Dokument auf dem neuesten Stand zu halten, vor allem wenn sich

Richtlinien im Laufe der Zeit ändern. Denken Sie an folgende Aktivitäten:

Erstellen Sie einen Steuerungsplan, um die Qualität und Relevanz von Inhalten sicherzustellen und

dafür zu sorgen, dass alle Benutzer ihre Rollen und Zuständigkeiten verstehen.

Stellen Sie sicher, dass ein Steuerungskomitee oder Lenkungsausschuss mit einem starken Verfechter

in der Rolle des Projektsponsors eingesetzt wird.

Halten Sie das Steuerungsmodell einfach. Lösungen erfordern ein strenges Steuerungsmodell, aber

keine komplizierten Modelle mit aufwändiger Bürokratie.

Machen Sie die Lösung selbst nicht komplizierter als nötig. Vermeiden Sie allzu ausgeklügelte

Entwürfe. Nur weil SharePoint Server ein tolles Feature bietet, müssen Sie es nicht bereitstellen,

jedenfalls nicht sofort.

Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer mit Entwurfsrechten oder Vollzugriff Ihre Grundprinzipien für

den Entwurf verinnerlicht und Mitwirkende an Inhalten die Grundprinzipien für Inhalte verstanden

haben.

Denken Sie darüber nach, wie Sie langfristig die Einhaltung des Steuerungsplans sicherstellen wollen,

besonders für leicht zugängliche Websites. Möglicherweise müssen einige Websites sorgfältig

überwacht und überprüft werden, während bei anderen Stichproben genügen.

Ein effektiver Steuerungsplan muss nicht jede Bewegung einschränken, er muss Benutzern Anleitung

bieten, um sicherzustellen, dass die Lösung langfristig wirkungsvoll und attraktiv bleibt.

Informationen zu den Autoren Scott Jamison, Managing Partner und CEO bei Jornata LLC, ist ein international renommierter

Experte für Knowledge Worker-Technologien und Lösungen für die Zusammenarbeit und blickt

auf eine fast 20-jährige Erfahrung in der Anleitung von Managern und Technologieexperten bei

der Bereitstellung von zahlreichen Unternehmenslösungen für Kunden zurück. Scott ist ein

strategischer Denker, Technologe und eine Führungskraft. Im Oktober 2009 wechselte Scott zu

Jornata (www.jornata.com), einem Beratungs- und Schulungsunternehmen für SharePoint und

Microsoft Online Services.

Vor seinem Einstieg bei Jornata war Scott Director, Enterprise Architecture bei Microsoft und

hatte zahlreiche Führungspositionen inne, einschließlich die eines Senior Managers in einem auf

Microsoft spezialisierten Beratungsteam bei Dell. Scott hat mit Microsoft-Teams auf lokaler,

regionaler und internationaler Ebene zusammengearbeitet, häufig als Berater für das Microsoft-

Produktteam. Scott ist eine anerkannte Führungspersönlichkeit und hat zahlreiche Bücher und

dutzende von Zeitschriftenartikeln veröffentlicht und tritt regelmäßig als Redner auf der ganzen

Welt auf.

Scott besitzt einen Master für Computer Science der Boston University und setzte seine Studien

an der Bentley's McCallum Graduate School of Business fort. Scott ist Microsoft SharePoint

Certified Master.

Susan Hanley ist President bei Susan Hanley LLC. Sie ist Expertin für Design, Entwicklung und

Implementierung von erfolgreichen Portallösungen mit dem Schwerpunkt auf

Informationsarchitektur, Benutzerakzeptanz, Steuerung und Messwerte für

Unternehmenswertschöpfung. Sie ist international renommierte Expertin für Knowledge

http://www.jornata.com/




Management und verfasst einen Blog zu SharePoint und Zusammenarbeit für Network World

Magazine, den Sie unter http://www.networkworld.com/community/sharepoint finden.

Bevor sie ihr eigenes Beratungsunternehmen gegründet hat, war Sue 18 Jahre als Beraterin bei

American Management Systems tätig, wo sie für das Knowledge-Management-Programm des

Unternehmens verantwortlich war. Während dieser Zeit wurde sie von Consultants News als eine

der wichtigsten "Knowledge Leader" der größeren Beratungsunternehmen betrachtet. Sue

verließ AMS, um die Beratungsabteilung "Portals, Collaboration, and Content Management" für

Plural zu leiten, das im Jahr 2003 von Dell übernommen wurde. In dieser Funktion war sie

verantwortlich für ein Team, das hunderte von Lösungen auf der Grundlage der

Microsoft SharePoint-Plattform entwickelte, und sie war Mitglied des Microsoft Partner Advisory

Council for Portals and Collaboration. Im Jahr 2005 gründete sie Susan Hanley LLC

(www.susanhanley.com), ein Beratungsunternehmen, das Kunden bei der Erzielung

erfolgreicher Geschäftsergebnisse durch Portale und Lösungen für die Zusammenarbeit

unterstützt. Für ihre Kunden hat sie einige der weltweit größten Bereitstellungen von SharePoint

durchgeführt.

Sue besitzt einen MBA der Smith School of Business der University of Maryland at College Park

und einen BA in Psychologie der Johns Hopkins University.

http://www.susanhanley.com/

SharePoint 2010 Steuerungsplanung -...

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