SHELL RELOADED. SHELL CARD ONLINE HANDBUCH · Möglichkeit, die Daten per Haken zu filtern –...

SHELL RELOADED.SHELL CARD ONLINE HANDBUCH

INHALTSVERZEICHNISVORWORT 1

1.0 ANMELDUNG IN SHELL CARD ONLINE 21.1 SPRACHWAHL 31.2 ANMELDUNG IM SYSTEM 31.3 PASSWORTCHANGE PROZESS 4

2.0 KARTENVERWALTUNG 52.1 KARTENLISTE 62.2 KARTEN BESTELLEN 172.3 VERLORENE UND GESTOHLENE KARTEN MELDEN 222.4 VORÜBERGEHENDE KARTENSPERRE 242.5 DEFEKTE KARTEN ERSETZEN 242.6 KARTEN LÖSCHEN 252.7 KARTENTAUSCHLISTE 262.8 NEUE KOSTENSTELLE ERSTELLEN 272.9 AUFTRAGSÜBERSICHT 282.10 SAMMELKARTENBESTELLUNG 292.11 SAMMELKARTENSPERRE 30

3.0 BERICHTE 323.1 AKTUELLE TRANSAKTIONEN ANZEIGEN 343.2 TRANSAKTIONEN ANZEIGEN 363.3 ANGEFORDERTE BERICHTE ANZEIGEN 38 3.4 KRAFTSTOFF-ÜBERSICHTSBERICHT 403.5 AUSNAHMEBERICHTE 423.6 ÜBERSICHTSBERICHTE 443.7 TRANSAKTIONSBERICHTE 463.8 BULK DATA DOWNLOAD 483.9 BENUTZERDEFINIERTE EINSTELLUNGEN SPEICHERN 50

4.0 ALARMMELDUNGEN 514.1 ALARMPROFILE 51

4.2 ALARMBERICHT 53

5.0 SUCHEN 54

6.0 KONTAKT 54

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VORWORTSehr geehrte Shell Card Online Nutzer,

dieses Handbuch wurde erstellt, um Ihnen die wichtigsten Funktionen von Shell Card Online Schritt für Schritt zu erklären.

Bitte beachten Sie folgende wichtige Hinweise:

Die in diesem Handbuch gezeigten Abbildungen wurden von einem Testkonto erstellt. Bei diesem Testkonto sind alle verfügbaren Funktionen von Shell Card Online aktiviert. Die gezeigten Abbildungen können daher von Ihrer Ansicht abweichen.

Sofern eine in diesem Handbuch beschriebene Funktion in Ihrem Zugang nicht frei geschaltet ist, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Die Freischaltung weiterer Funktionen erfolgt in der Regel innerhalb weniger Stunden.

Einige Übersetzungen von Überschriften haben sich nach Erstellung dieses Handbuchs noch verändert. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Benutzung von Shell Card Online zu verbessern. Die hier beschriebenen Grundfunktionen und Abläufe sind auf dem Stand vom 1. September 2016.

Sollten Sie trotz der Anleitung noch Fragen zur Benutzung von Shell Card Online haben, zögern Sie nicht, Ihren persönlichen Ansprechpartner bei Shell oder unser freund liches Service Team zu kontaktieren.

Wir sind sicher, dass wir mit Shell Card Online Ihre Tankkartenverwaltung effizient und sicher unterstützen.

Mit freundlichen Grüßen Axel Raudonus Commercial Fleet Senior Marketing Manager Deutschland, Österreich, Schweiz

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1.0 ANMELDUNG IM NEUEN SHELL CARD ONLINEMit der Umstellung unseres Systems wechseln wir nach dem 07. September unseren Server und damit auch die Internetadresse:

Shell Card Online finden Sie dann unter www.shellcardsonline.com. Der Zugang über die bisherige Login Seite wird am 7. September deaktiviert.

Am 8. und 9. September versenden wir an alle Shell Card Online User per E-Mail ein neues autogeneriertes Passwort, das Sie beim ersten Login wechseln müssen. Ihre UserID bleibt bestehen.

Bitte denken Sie daran, den Browser-Cache, ggf. Lesezeichen und die Cookies der alten Seite zu löschen. Wir empfehlen Ihnen außerdem die Nutzung von Google Chrome für einen komfortablen Ablauf.

Klicken Sie dann auf den Button Anmelden. Danach öffnet sich das Anmeldefenster von Shell Card Online.

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Wählen Sie hier im Menü die Sprache aus, in der Sie die Seite nutzen möchten.

1.1 SPRACHWAHL

1.2 ANMELDUNG IM SYSTEMGeben Sie im Feld UserID/E-Mail Ihre Shell Card Online UserID oder Ihre re gis trierte E-Mail-Adresse ein.

Im Feld Passwort geben Sie Ihr neues Passwort ein. Danach klicken Sie auf Anmelden.

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WICHTIGE HINWEISE

Wenn Sie Ihr Passwort dreimal falsch eingegeben haben, wird Ihr Zugang auto matisch gesperrt. Wenden Sie sich dann bitte an unseren Kundenservice.

Wenn Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse nicht mehr wissen, wenden Sie sich bitte ebenfalls an den Kundenservice.

Deutschland: +49 (0) 40 80 90 80 500 | [email protected]

Österreich: +43 (0) 81 03 00 479 | [email protected]

1.3 PASSWORTCHANGE PROZESSSie werden bei der ersten Anmeldung aufgefordert, Ihr Passwort zu wechseln. Bitte geben Sie im Feld Altes Passwort das Ihnen am 8. oder 9. September zu gesendete Passwort ein. Ihr bisheriges Passwort für Shell Card Online ist nicht mehr gültig!

Sofern Sie kein neues Passwort zugesendet bekommen haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundenservice Team. Prüfen Sie ggf. auch Ihren E-Mail-Eingangsordner für Spam Mails.

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2.0 KARTENVERWALTUNGIm Menüpunkt Karten finden Sie alle Funktionen zur Verwaltung Ihrer Tankkarten.

Kartenlisten Karten bestellen Verlorene und gestohlene Karten melden Defekte Karten ersetzen Karten löschen Kartentauschliste Neue Kostenstelle erstellen Auftragsübersicht (Kartenaktivitätsliste) Sammelkartensperre Sammelkartenbestellung

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Um eine Übersicht Ihrer Tankkarten zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit, ent weder einen Online Report zu erstellen oder einen Bericht selber zu kreieren, der dann für Sie innerhalb kürzester Zeit zum Download bereitgestellt wird.

Online Reports sind sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel den Status für bestimmte Karten gruppen oder einzelne Karten überprüfen möchten. Diese Funktion ist auf max. 1.000 Einträge limitiert. Mit dem Offline Report können Sie umfangreiche Übersichten er stellen. Der Offline Report enthält zudem umfangreiche zusätzliche Informationen wie zum Beispiel Produktkategorie und letzte Nutzung.

Um einen Online Report einzusehen, wählen Sie bitte den Reiter Karten aus und klicken Sie auf Kartenliste Anzeigen. Tragen Sie in Ihre Anfrage Buchungskonto, Konto, Kostenstelle und Kartenstatus ein.

Unter Suchen nach können Sie Ihre Suche spezifizieren. Klicken Sie dann nur noch auf Bericht Starten. Unter dem Punkt Berichtseinstellungen finden Sie alle verfügbaren Parameter. Haben Sie bei der Eingabe einen Fehler gemacht, drücken Sie einfach auf Zurücksetzen.

2.1 KARTENLISTE

ONLINE REPORT

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Sie können online unter Ihrer Suchanfrage eine Liste mit Kontonamen, Kosten-stellennamen, Kartenstatus, Kartennummer, Ausgabe und Ablaufdatum einsehen.

So sieht der Online Report aus:

HINWEIS

Bitte beachten Sie: In dieser Übersicht werden maximal 1000 Einträge gelistet. Sollten Sie mehr Einträge benötigen, klicken Sie auf Kartenübersicht und fordern Sie einen gesonderten Bericht an.

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OFFLINE REPORT

Um einen Offline Report einzusehen, wählen Sie bitte den Reiter Karten aus und klicken Sie auf Kartenliste (Anfrage). Tragen Sie in Ihre Anfrage Buchungskonto, Konto, Kostenstelle und Kartenstatus ein. Unter dem Punkt Berichtseinstellungen finden Sie alle verfügbaren Parameter.

Klicken Sie dann nur noch auf Bericht Anfordern. Haben Sie bei der Eingabe einen Fehler gemacht, drücken Sie einfach auf Zurücksetzen.

In den Einstellungen haben Sie die Mög lichkeit, die Daten per Haken zu filtern – beispielsweise nach Kosten-stelle, Kartennummer oder Fahrzeug-kennzeichen.

Die Anordnung der ausgewählten Fel der können Sie durch verschieben der Einträge (drag & drop) verändern. Klicken Sie dazu auf einen Eintrag und verschieben Sie diesen mit der Maus an die gewünschte Stelle.

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Abschließend bekommen Sie von uns eine E-Mail mit einem Link, der Sie zur Anzeige der angeforderten Berichte leitet. Dort können Sie Ihren angeforderten Bericht bequem abrufen.

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KARTEN ANZEIGEN

In Shell Card Online haben Sie auch die Möglichkeit, sich einzelne Karten anzeigen zu lassen, um Einblick in deren genauere Eigenschaften zu bekommen. Wählen Sie dazu eine bestimmte Karte aus der Kartenliste aus.

Hier finden Sie alle Informationen zu einer Karte wie z.B. Gültigkeits bereich, Ein -kaufskategorie, Kilometerstandseingabe und Fleet-ID. Aufgeführt sind auch Buchungs-konto, Konto, Kostenstelle und Kartenaktivitäten. Zu sätzlich gibt es hier die Gelegen-heit, die Kostenstelle zu ändern.

Außerdem können Sie von hier aus verschiedene Aktionen vornehmen. Zum Beispiel können Sie die Karte vorübergehend sperren.

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BESCHRÄNKUNGEN

Sie möchten die Nutzung Ihrer Tankkarten individuell verändern und damit noch genauer auf die Bedürfnisse Ihres Fuhrparks einstellen? Welche Produkte und Leistungen Ihre Mitarbeiter mit ihrer Tankkarte bezahlen dürfen, lässt sich über den Menüpunkt Beschränkungen einstellen.

Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Wahl zwischen Kartenlimits, Produktbeschränkung sowie Tages- und Zeitbeschränkungen.

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PRODUKTBESCHRÄNKUNGEN

Diese Option gibt Ihnen mehrere Produktsets zur Auswahl, die Sie für Ihre Mitarbeiter freigeben oder sperren können. Der Button Andere Karte Anzeigen lässt Sie problem-los zu einer anderen Karte wechseln.

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Eine Übersicht der Sets finden Sie hier:

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DE

BESCHREIBUNG ENTH

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UK

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KRAFTSTOFFSETS (FUEL SETS)

WAREN UND DIENST LEISTUNGEN (NON FUEL SETS)

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NFS

06

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10 Tunnel, Mauten, Fähren (TMF) 0,1,2,3 X

11 Tunnel/Brücken 0,1,2,3 X

12 Autobahn-Mautgebühr 0,1,2,3 X

13 TMF Gebühr 0,1,2,3 X

14 Straßennutzungsgebühr 0,1,2,3 X

15 Truck Protection 0,1,2,3 X

16 Maut 0,1,2,3 X

17 Rollende Landstraße 0,1,2,3 X

19 TMF Gebühr 0,1,2,3 X

20 Otto Kraftstoff 1,2,3 X X X X

21 Ok Super Plus 1,2,3 X X X X

22 Ok Super 1,2,3 X X X X

23 Ok Normal 1,2,3 X X X X

24 Ok Super E10 1,2,3 X X X X

26 Unleaded High Performance 1,2,3 X X X X

27 Unleaded High Performance Race 1,2,3 X X X X

29 Erdgas 1,2,3 X X X

30 Diesel 0,1,2,3 X X X X X

33 High Performance Diesel 0,1,2,3 X X X X

34 Flüssiggas 1,2,3 X X X X

35 Zweitaktgemisch 1,2,3 X X X X

37 Heizöl 1,2,3 X X X X X

38 Adblue 0,1,2,3 X X X X

39 Adblue Gebinde 0,1,2,3 X X X X

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40 Autoschmierstoff 2,3 X X X

41 Motoröl Ottomotoren 2,3 X X X

42 Motoröl Dieselmotoren 2,3 X X X

43 Andere Öle 2,3 X X X

46 Frostschutzmittel 2,3 X X X

47 Ventilschutz 2,3 X X X

50 Reifen, Batterien, Zubehör 2,3 X X X X

51 Reifen 2,3 X X X X

52 Batterien 2,3 X X X X

53 Zubehör 2,3 X X X X

57 Sicherheitszubehör 2,3 X X X X

60 Service und Reparaturen 2,3 X X X X

61 Tankreinigung* 2,3 X X X X X

62 Lubricating 2,3 X X X X

64 Manual Carwash* 2,3 X X X X X

65 Autowäsche 2,3 X X X X

66 Pannennotdienst 2,3 X X X X

67 Parkgebühren 2,3 X X X X

70 Shopartikel Ust. Voll 3 X X

71 Lebensmittel Ust. Erm. 3 X X

72 Getränke 3 X X

73 Alkoholische Getränke 3 X

74 Tabakwaren 3 X X

76 Druckwaren 3 X X

77 Shopartikel Ust. Erm. 3 X X

78 Shopartikel Ust. Frei 3 X X

70 Shopartikel Ust. Voll 3 X X

80 Leistungen Dritter 2,3 X X

81 Autovermietung 3 X X

82 Hotel 3 X X

83 Restaurant 3 X X

89 Telefon 3 X X

*LKW-Wäsche (Truckwash) ist Bestandteil von Produktkategorie 0

Folgende Produkte können aus technischen Gründen nicht von der Zahlung ausgeschlossen werden: Tunnel, Mauten und Fährdienstleistungen sowie Abrechnungen von Drittanbietern, wie zum Beispiel FDE oder ADAC Truckservice. Sämtliche Gebühren werden über die Produktcodes 2, 5 und 6 abgerechnet.

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ZEITBESCHRÄNKUNGEN

Die Karten Ihrer Mitarbeiter sollen nur an bestimmten Tage in der Woche oder zu bestimmten Uhrzeiten als Zahlungsmittel dienen? Mit den folgenden Einstellungen können Sie dies gewährleisten.

Um die Nutzung einer Tankkarte für bestimmte Uhrzeiten oder Tage einzuschränken, klicken Sie zuerst auf Neue Beschränkungen erstellen. Danach wählen Sie die Tage und Uhrzeiten aus, an denen die Karte eingesetzt werden darf. Alle anderen Zeiten werden automatisch gesperrt. Wenn Sie keine Werte eingeben, ist die Karte 24 / 7 verfügbar.

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KARTENLIMITS REDUZIEREN

Alle Shell Cards sind mit einem Tages-, Wochen- und Monatslimit versehen. Diese Limits dienen zur Vermeidung von größeren Schäden im Falle eines Tankkarten-betruges. Sofern Sie die Limits für Ihr Unternehmen individuell anpassen möchten, haben Sie im Menü Kartenlimits die Möglichkeit, die vorgegebenen Werte zu reduzieren:

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2.2 KARTEN BESTELLENOb Sie nur eine oder gleich Hunderte Tankkarten bestellen möchten, Shell Card Online bietet für jeden eine maßgeschneiderte Lösung. So einfach war Karten bestellen noch nie.

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Vier Schritte | In wenigen Klicks kommen Sie zum Ziel:

Auswahl von Kartentypen und Produkten Eingabe der Kartendetails Lieferadresse Bestätigung

SCHRITT 1: AUSWAHL VON KARTENTYPEN UND PRODUKTEN

Unter dem Reiter Auswahl von Kartentypen und Produkten wählen Sie bitte zunächst das Konto, für das Sie Karten bestellen möchten. Dann werden Ihnen verfügbare Kartentypen angezeigt. Bitte entscheiden Sie sich für eine davon.

Anschließend definieren Sie die Produktbezugskatekorie. Optional haben Sie danach die Möglichkeit, mit Hilfe der Produktsets die zugelassenen Produkte zu verändern.

Sofern Sie keine Änderungen vornehmen, wird die Karte für die Standard Produkte der jeweiligen Produktkategorie freigeschaltet.

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SCHRITT 2: EINGABE DER KARTENDETAILS

Eingabe der Details | Nachdem Sie die Kartentypen bestimmt haben, ist es an der Zeit, Kartendetails einzugeben. Gefragt sind hier Kennzeichen, der Name des Fahrers und die zugehörige Kostenstelle. Mit einem Haken können Sie bestimmen, ob die PIN selbst gewählt werden kann. Schließlich wählen Sie im Drop-Down-Menü Fahrer Eingeben zutreffende Eigenschaften.

Die Felder sind grundsätzlich frei beschreibbar. Zur Identifizierung muss jedoch ei nes der Kriterien Kennzeichen oder Fahrername ausgefüllt werden.

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SCHRITT 3: LIEFERADRESSE

Geben Sie nun die festgelegte Lieferadresse an, an die die Karten verschickt werden sollen, bei Kopien wird die Adresse automatisch übernommen.

Lieferadresse ändern | Es besteht die Möglichkeit, die Adressen zu individualisieren. Einfach auf Ändern klicken und die Adresse anpassen.

Kopie-Funktion | Sie können weitere Kopien Ihrer letzten Eintragung ganz einfach erstellen. Wählen Sie einfach die Anzahl der gewünschten Kopien und klicken Sie den Button Copy an.

Karten hinzufügen | Unter der Leiste, die Sie zu letzt ausgefüllt haben, finden Sie links ein Pluszeichen. Klicken Sie darauf, wenn Sie eine weitere Karte bestellen möchten.

Sie können selbst verständlich auch andere Werte wie zum Beispiel eine Mitarbeiter-nummer oder Abteilungsbezeichnung in eines der Felder eintragen. Alle hier gemachten Ein stellungen werden auf die Tankkarte geprägt und können nachträglich nicht mehr geändert werden.

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SCHRITT 4: BESTÄTIGUNG

Pin eingeben und bestätigen | Zuletzt geben Sie bitte die neue PIN zweimal ein und bestätigen schließlich Ihre Angaben. Die Eingabe des Pincodes ist nur bei der Auswahl Wunschpin pro Karte erforderlich. Möchten Sie einzelne Bestellungen löschen, klicken Sie bitte auf das Symbol mit der Mülltonne.

Bestellbestätigung | Kurz nach der Bestätigung erhalten Sie eine E-Mail, in der Ihnen die Bestellnummer, die Anzahl der Karten und die Adresse, an die sie versendet werden, mitgeteilt wird.

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Dialogfenster zur Auswahl | Wählen Sie zunächst die Option Verlorene oder gestohlene Karte melden. Wählen Sie anschließend im Dialog fenster, ob Ihnen die Karte verloren gegangen oder gestohlen worden ist.

Dialog abbrechen | Haben Sie sich anders entschieden? Einfach mit Klick auf das Kreuz (×) den Reiter schließen.

In Schritt 2 geben Sie als nächstes an, ob Ihre Karte für Mautservices registriert ist. Wenn Sie das nicht mehr genau wissen, geben Sie bitte auch das an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

2.3 VERLORENE UND GESTOHLENE KARTEN MELDENEs kann immer wieder mal passieren: Die Karte geht verloren oder wird auf der Fahrt gestohlen. Teilen Sie uns dies bitte schnell mit.

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Daten eingeben | Wählen Sie das be treffende Konto und anschließend die verlorene Karte aus.

Im Anschluss an diese Maßnahmen wird Ihnen bestätigt, dass die gestohlene Karte gesperrt ist.

Option Austauschkarte erstellen | Mit einem kleinen Häkchen teilen Sie uns mit, ob Sie eine Austauschkarte wünschen und können die zugehörige PIN erstellen.

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2.4 VORÜBERGEHENDE KARTENSPERREMit Shell Reloaded können Sie zukünftig einzelne Tankkarten vorübergehend Sperren.

Dazu wählen Sie zunächst eine Karte aus Ihrem Kartenregister aus und klicken dann auf Vorübergehende Kartensperre. Danach wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die Karte gesperrt werden soll. Eine Entsperrung erfolgt nach dem Enddatum automatisch.

Selbstverständlich können Sie innerhalb der Sperrzeit die Karte jederzeit wieder entsperren. Beachten Sie bitte, dass die Übertragung in unsere Systeme bis zu 24h dauern kann.

Funktioniert Ihre Karte aus technischen Gründen nicht, gibt es auch hier einen schnellen Weg, dies zu melden und diese Karten zu ersetzen. Wählen Sie zunächst eine Karte aus der Kartenliste aus und klicken Sie dann auf Defekte Karte. Bitte geben Sie an, ob die Karte für die Maut registriert ist, um zu vermeiden, dass es zu Problemen mit der OBU kommt.

2.5 DEFEKTE KARTEN ERSETZEN

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Sie haben für eine Karte keine Verwendung mehr? Dann haben Sie online die Möglichkeit Ihre Karte zu löschen. Wählen Sie im Fenster Karte löschen das Konto und die betroffene Karte aus. Dann nur noch auf Löschen klicken – fertig.

2.6 KARTEN LÖSCHEN

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Und so erstellen Sie eine Kartentauschliste: Wählen Sie dazu Buchungskonto, Konto sowie Ablaufmonat aus und klicken Sie auf Bericht starten.

Nachdem Sie den Bericht gestartet haben, werden alle Karten angezeigt, die zum Tausch anstehen. Sie können nun auswählen, welche Karten getauscht werden sollen und welche nicht.

Wenn Sie die Tauschliste nicht bearbeiten, erstellen wir gemäß unserer Einstellungen automatisch Tauschkarten für alle auslaufenden Karten.

2.7 KARTENTAUSCHLISTEIhre Shell Cards sind in der Regel vier Jahre gültig. Mit Hilfe der Kartentauschliste haben Sie die Möglichkeit, den von euroShell voreingestellten Kartentausch zu bearbeiten. Sie können z.B. Karten, die nicht für einen Tausch ausgewählt wurden hinzufügen oder Karten, die sie nicht mehr benötigen vom Tausch entfernen. So stellen Sie sicher, dass Sie nur die Karten neu erhalten, die Sie wirklich benötigen.

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Damit Sie Ihren Fuhrpark optimal verwalten können, bieten wir Ihnen eine Reihe von verschiedenen Informationsfeldern für die Zuordnung Ihrer Tankkarten an. Unter anderem können Sie z.B. jeder Tankkarte eine Kostenstelle oder andere Zuordnung zuweisen. Diese Information übernehmen wir in alle Transaktionsdaten und Rechnungen, so dass Sie Ihre Betankungen später optimal verbuchen und auswerten können. Im Feld Kostenstelle stehen Ihnen bis zu 27 Zeichen zur Verfügung. Sie können die Kostenstellen jederzeit ändern, ohne eine neue Tankkarte bestellen zu müssen.

So erstellen Sie eine neue Kostenstelle:

Parameter auswählen | Geben Sie an, welches Buchungskonto und welcher Konto-Name betroffen sein wird. Namen wählen und bestätigen | Vergeben Sie der neuen Kostenstelle einen Namen und entscheiden Sie mit einem Häkchen, ob die Kostenstelle auf die Karte peprägt werden soll.

2.8 NEUE KOSTENSTELLE ERSTELLEN

Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigung. Zusätzlich können sie den Status Ihrer Kostenstellenänderung auch in der Auftragsübersicht einsehen.

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In der Kartenaktivitätsliste erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufträge.

Sie können hier alle Aufträge zu Kartenbestellungen, Kartensperren, Kostenstellen-änderungen sowie Kartenlöschungen einsehen. Im Feld Status sehen Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus. Bei der Statusmeldung Fehlgeschlagen wenden Sie sich zur Klärung bitte an unseren Kundenservice.

Parameter eingeben | Geben Sie zunächst den Zeitraum an, für den Sie eine Aktivitätsliste wünschen.

Außerdem können Sie folgende Parameter angeben: Anforderungstyp Status Buchungskonto Konto Nutzername

2.9 KARTENAKTIVITÄTSLISTE (AUFTRAGSÜBERSICHT)

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Datei Herunterladen | Laden Sie sich die aktuelle Vorlage herunter. Dabei handelt es sich um eine MS-Excel-Datei mit Ihren Kundeneinstellungen.

Datei ausfüllen | Tragen Sie dort Ihre Kartenbestellungen ein.

Datei hochladen | Laden Sie anschließend die ausgefüllte Datei hoch.

So sieht das Template aus:

2.10 SAMMELKARTENBESTELLUNGWenn Sie mehrere Karten auf einmal bestellen möchten, nutzen Sie am besten unsere neue Funktion Sammelkartenbestellung.

Gehen Sie wie folgt vor:

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Wenn Sie eine größere Menge Tankkarten auf einmal sperren lassen möchten, nutzen Sie die Sammelkartensperrung mittels einer MS Excel Datei – das spart Zeit und Mühe.

2.11 SAMMELKARTENSPERRE

Eine detaillierte Beschreibung aller Felder finden Sie im Hilfebereich.

Zur Bestellung neuer Karten sind einige Angaben Pflicht, andere Angaben können Sie optional machen. Unabdingbar sind Kennzeichen, Fahrername, Kartentyp, Einkaufskategorie, Produktgruppe, PIN-Option und PIN.

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Datei Herunterladen | Klicken Sie auf Aktuelle Vorlage herunterladen, um eine MS-Excel-Datei zur Verfügung zu haben.

Datei ausfüllen | Füllen Sie die Kartensperre-Vorlage aus und speichern Sie diese.

Datei hochladen | Laden Sie schließlich die ausgefüllte Datei wieder hoch.

HINWEIS

Beachten Sie bitte zwei Dinge: Laden Sie sich regelmäßig eine neue Vorlage herunter, damit Ihre Vor ein stel-lungen immer auf dem letzten und aktuellen Stand sind.

Ihre MS Excel®-Einstellungen müssen die Verwendung von Macros ermöglichen.

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Funktionen | Die Möglichkeiten, Berichte zu erstellen sind mit den verschiedensten Funktionen angereichert: Übersichtsbericht Alarmbericht Ausnahmebericht Kraftstoffübersichtsbericht Transaktionsgericht Bulk Data Download

Ein wesentlicher Bestandteil von Shell Card Online sind die ausführlichen Berichte, die Ihnen Shell für die verschiedensten Parameter und Daten anbietet. So behalten Sie immer den Überblick.

3.0 BERICHTE

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Im Bereich Berichte haben Sie Online Zugang zu Auswertungen von bis zu 1000 Einträgen. Darüber hinaus können Sie via Formular umfangreichere Berichte anfordern.

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3.1 AKTUELLE TRANSAKTIONEN ANZEIGENBetrugsüberwachung bekommt eine immer höhere Bedeutung. Um Sie bei der täg lichen Arbeit optimal zu unterstützen, können Sie zukünftig im Bericht Jüngste Transaktionen Ihre aktuellen Tankungen in Echtzeit überwachen und auswerten.

Einen Überblick über die Transaktionen Ihrer Tankkarten in den letzten ein bis zwei Tagen bekommen Sie auf Shell Card Online – mit ein paar Klicks, ganz unkompliziert.

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EINSTELLUNGSMÖGLICHKEITEN

Nur einige Daten und Zeitangaben sind nötig, um die Transaktionen der letzten 48 Stunden gut übersichtlich aufgelistet zu bekommen.

1 Parameter des Berichtes | Tragen Sie zunächst die nötigen Parameter für die Abfrage ein. Das sind das Buchungskonto, das Konto, die Kostenstelle und die Karte.

2 Länder- und Zeitangaben | Anschließend wenden Sie den Filter für die Ländereingabe an und bedienen Sie den Schieberegler zu dem Zeitraum, für den Sie den Transaktionsübersicht einsehen wollen.

3 Ergebnisse & vollständige Liste anzeigen | Abschließend haben Sie die Option, Spalten für die Übersicht per Häkchen festzulegen. Oder Sie klicken einfach auf Vollständige Liste anzeigen.

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3.2 TRANSAKTIONEN ANZEIGENWas für die Transaktionen in einem kurzen Zeitraum angezeigt werden kann, ist natürlich auch für beliebige Zeitspannen möglich.

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1 Datumsbereich auswählen | Legen Sie zunächst fest, für welchen Zeitraum Sie den Transaktionsbericht erstellt haben möchten. Entscheiden Sie sich zwischen Lieferzeitraum oder Rechnungsdatum, geben Sie ein Anfangs- und Enddatum an oder klicken Sie auf Letzte Woche, Letzter Monat oder Letzte drei Monate.

2 Parameter des Berichtes | Geben Sie hier bitte das Buchungskonto, das Konto, die Kostenstelle oder die Karte für den Bericht ein.

3 Filter setzen | Filtern Sie die Ergebnisse nach Rechnungsstatus und/oder Land.

4 Ergebnisse & vollständige Liste anzeigen | Abschließend haben Sie die Option, Spalten für die Übersicht per Häkchen festzulegen. Oder Sie klicken einfach auf Vollständige Liste anzeigen.

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3.3 ANGEFORDERTE BERICHTE ANZEIGENWenn Sie Ihre Berichte angefordert haben, werden diese erstellt und Sie können die Berichte nach kurzer Zeit unter Angeforderte Berichte Anzeigen suchen und finden.

Um an den gewünschten Bericht zu gelangen, müssen Sie nur einige Angaben machen und können so punktgenau fündig werden.

1 Datumsbereich auswählen | Geben Sie an, für welchen Zeitraum Sie den Bericht anzeigen lassen wollen.

2 Berichtstyp auswählen | Entscheiden Sie sich für den Berichtstyp, den Sie sich an sehen möchten – beispielsweise Transaktionsbericht, Ausnahmebericht oder Kraftstoffübersichtsbericht.

3 Status auswählen | Entscheiden Sie sich hier für den auf Sie zutreffenden Status.

4 Suchen | Klicken Sie abschließend auf den Suche Button. Haben Sie sich vertippt, können Sie die Auswahl mit einem Klick zurücksetzen.

AUSWAHL BEARBEITEN

Eine Auswahl der Suchergebnisse, die Ihnen angezeigt werden, können Sie auch noch im Nachgang bearbeiten. Dazu einfach auf den Link Spalten bearbeiten klicken.

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Spalten bearbeiten | Bei den Spalten, die im Bericht angelegt werden, können Sie Einstellungen verändern und bearbeiten. Dazu setzen oder entfernen Sie einfach die Haken und klicken auf Einstellungen Anwenden.

HINWEIS BULK DATA DOWNLOAD

Was Sie beachten müssen: Das Shell Reloaded BDD Format ist nicht kompatibel mit dem alten Format. Es haben sich das Format, die Anzahl der Spalten sowie Feldnamen und -inhalte geändert. Wenn Sie eine aktuelle Datensatzbeschreibung für den BDD-Report benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.

BERICHT HERUNTERLADEN

Überschreitet ein Bericht die Anzahl von 1000 Einträgen, ist es nach Shell Reloaded nicht mehr möglich, sich den Bericht online anzusehen. Es gibt aber die Möglichkeit, den Bericht herunterzuladen und offline auszuwerten.

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3.4 KRAFTSTOFFÜBERSICHTSBERICHTEin wesentlicher Posten beim Nutzen der Shell Card stellt der Kraftstoff dar. Deswegen steht Ihnen auf Shell Card Online ein extra Berichtstyp zur Verfügung.


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1 Zeitraum auswählen | Legen Sie zunächst fest, für welchen Zeitraum Sie den Kraftstoffübersichtsbericht erstellt haben möchten. Entscheiden Sie sich zwischen Lieferzeitraum oder Rechnungsdatum, geben Sie ein Anfangs- und Enddatum an oder klicken Sie auf Letzte Woche, Letzter Monat oder Letzte drei Monate.


3 Anzeige wählen | Abschließend haben Sie die Option, Spalten für die Übersicht per Häkchen festzulegen. Oder Sie klicken einfach auf Vollständige Liste anzeigen.

4 Format | Wählen Sie das Dateiformat, in dem Sie den Bericht herunterladen möchten. Zur Auswahl stehen: MS Excel, CSV und PDF.

Bestätigung | Nachdem Sie alle nötigen Angaben gemacht haben, erscheint eine Bestätigung Ihrer Anfrage mit einigen Details zum abgerufenen Bericht.

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3.5 AUSNAHMEBERICHTEHat einer Ihrer Mitarbeiter die Karte nicht in der von Ihnen vorgesehenen Art und Weise gebraucht, können Sie sich diese Transaktionen in einem Bericht zusammenstellen lassen.


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1 Ausnahmekategorie wählen | Wählen Sie die Kategorie, die in Ihrem Ausnahmebericht aufgeführt werden soll.

2 Zeitraum auswählen | Legen Sie zunächst fest, für welchen Zeitraum Sie den Kraftstoffübersichtsbericht erstellt haben möchten. Entscheiden Sie sich zwischen Lieferzeitraum oder Rechnungsdatum, geben Sie ein Anfangs- und Enddatum an oder klicken Sie auf Letzte Woche, Letzter Monat oder Letzte drei Monate.


4 Filter | Setzen Sie hier Filter nach Kraftstoffart und Liter pro 100 Kilometer.


Bestätigung | Nachdem Sie alle nötigen Angaben gemacht haben, erscheint eine Bestätigung Ihrer Anfrage mit einigen Details zum abgerufenen Bericht.

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3.6 ÜBERSICHTSBERICHTEDie wichtigsten Daten auf einen schnellen Blick – dafür haben wir die Übersichtsberichte eingerichtet.


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1 Übersichtskategorie wählen | Entscheiden Sie sich für eine Kategorie, für die Sie einen Übersichtsbericht anfordern möchten – Konto, Kostenstelle oder Ähnliches.

2 Zeitraum wählen | Legen Sie zunächst fest, für welchen Zeitraum Sie den Kraft-stoffübersichtsbericht erstellt haben möchten. Entscheiden Sie sich zwischen Lieferzeitraum oder Rechnungsdatum, geben Sie ein Anfangs- und Enddatum an oder klicken Sie auf Letzte Woche, Letzter Monat oder Letzte drei Monate.

3 Parameter wählen | Geben Sie hier bitte das Buchungskonto, das Konto, die Kostenstelle oder die Karte für den Bericht ein.

4 Filter | Wählen Sie hier bitte das Land und den von Ihnen verwendeten Kraftstoff.


6 Format wählen | Wählen Sie das Dateiformat, in dem Sie den Bericht herunterladen möchten. Zur Auswahl stehen: MS Excel, CSV und PDF.

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3.7 TRANSAKTIONSBERICHTEEinen schnellen Überblick über die Kartentransaktionen können Sie in wenigen Schritten anfordern. Berichte mit mehr als 1.000 Einträgen müssen Sie herunterladen. Den Link dazu bekommen Sie von uns per Mail.


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1 Zeitraum wählen | Legen Sie zunächst fest, für welchen Zeitraum Sie den Transaktionsbericht erstellt haben möchten. Entscheiden Sie sich zwischen Lieferzeitraum oder Rechnungsdatum, geben Sie ein Anfangs- und Enddatum an oder klicken Sie auf Letzte Woche, Letzter Monat oder Letzte drei Monate.


3 Filter setzen | Setzen Sie hier Filter bezüglich Kartenstatus, Rechnungsstatus und Land.


5 Format wählen | Wählen Sie das Dateiformat, in dem Sie den Bericht herunterladen möchten. Zur Auswahl stehen: MS Excel, CSV und PDF.

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3.8 BULK DATA DOWNLOADDie Funktion Bulk Data Download (BDD) in Shell Card Online ermöglicht Ihnen ein fach und komfortabel, größere Datenmengen zu analysieren. Laden Sie Ihre Transaktions daten der letzten Monate herunter und erstellen danach Ihre Auswertungen mit MS Excel®. Der Datendownload wird im CSV-Format bereitgestellt, sodass Sie die Daten auch in andere Systeme ohne großen Aufwand importieren und weiter verar bei ten können.


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1 Kostenstelle wählen | Geben Sie hier an, für welche Kostenstelle Sie den Download abrufen wollen.

2 Filter wählen | Filtern Sie die Daten vorab nach Zeitraum bzw. nach Alle Transaktionen, Noch nicht fakturierte Transaktionen oder Transaktionen für ein Rechnungsdatum.


4 Format wählen | Wählen Sie das Dateiformat, in dem Sie den Bericht herunterladen möchten. Zur Auswahl stehen: MS Excel oder CSV.

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3.9 BENUTZERDEFINIERTE EINSTELLUNGEN SPEICHERNNeben den vorgefertigten Berichten haben Sie auch die Möglichkeit, in Shell Card Online von Ihnen definierte Einstellungen zu speichern.

Sie haben einen Bericht nach Ihren Ansprüchen personalisiert und möchten diesen auch in Zukunft schnell zur Hand haben? Dann speichern Sie diese Einstellungen, um sie auch in Zukunft schnell abrufen zu können. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Ansicht.

Im folgenden Fenster können Sie Ihre Einstellungen noch einmal prüfen, um diese dann endgültig zu speichern.

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Sie können in Shell Card Online einstellen, auf unregelmäßige Vorgänge automatisiert hingewiesen zu werden. Zur Auswahl stehen Ihnen unter dem betreffenden Reiter Alarmmeldungen: Alarmprofil und Alarmbericht.

4.0 ALARMMELDUNGEN

4.1 ALARMPROFILEIm Bereich Alarmprofile können Sie Limits bestimmen und sich per E-Mail informieren lassen, wenn ein Fahrer seine Limits überschritten hat.

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Bestätigung | In einem Fenster können Sie mit Klick auf OK Ihr Alarmprofil bestätigen und endgültig speichern.

Alarmprofil aktivieren | Jetzt nur noch Ihr Alarmprofil “scharf schalten”, indem Sie einen Haken bei Alarmprofil aktivieren setzen.


2 Profilname wählen | Legen Sie ein neues Profil an und vergeben Sie einen eindeutigen Profilnamen.

3 E-Mail-Adresse wählen | Geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die künftig bei Limitüberschreitungen eine Alarmmeldung versendet wird.

4 Empfänger hinzufügen | Geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die künftig bei Limitüberschreitungen eine Alarmmeldung versendet wird.

5 Alarm-Parameter wählen | Setzen Sie Häkchen bei den Alarmparametern, die Sie für das Profil vorgesehen haben. Hier könne Sie festlegen, welche Informationen in einer Alarmmeldung enthalten sein sollen.

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4.2 ALARMBERICHTWenn Sie ein Alarmprofil erstellt und aktiviert haben, werden Sie nun per E-Mail über Limit-Überschreitungen informiert. Die dazugehörigen Berichte können Sie auch auf Shell Card Online einsehen.

1 Zeitraum wählen | Geben Sie an, für welchen Zeitraum Sie Alarmberichte aufgelistet haben möchten.

2 Parameter wählen | Geben Sie hier bitte das Buchungskonto, das Konto, die Kostenstelle oder die Kartenummer für den Bericht ein.

3 Status wählen | Unter dem Dropdown-Menü Fertig können Sie den Status des Berichts festlegen.

Berichtseinstellungen | Hier können Sie wählen, welche Informationen in den Spalten des Berichts wiederzufinden sein sollen. Außerdem können Sie Datenfilter setzen, die Berichtseinstellungen speichern und die Einstellungen Anwenden.

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5.0 SUCHENShell Card Online bietet Ihnen auch eine komfortable Suche zum Auffinden angelegter Daten. Geben Sie einfach die betroffene Kundennummer an und wählen Sie zwischen folgenden Parametern:

Fahrzeug-Kennzeichen Fahrername Kartennummer Kostenstellenname Konto

6.0 KONTAKTSie haben noch Fragen zu Shell Card Online, zu den Berichten oder zu einem anderen Thema? Nutzen Sie ganz einfach das vorgefertigte Kontaktformular oder die Daten auf der Rückseite dieses Handbuchs.

Übrigens: Sie können so auch Karten sperren lassen.

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SHELL RELOADED. SHELL CARD ONLINE HANDBUCH · Möglichkeit, die Daten per Haken zu filtern –...

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