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Siemens Compliance Programm –ein Change Management Prozess

Dr. Josef MeranCompliance Legal

Weingarten, 27. Nov. 2008

Herbstakademie Wirtschafts-und Unternehmensethik

Seite 2 Nov 2008 © Siemens AG 2008. All rights reservedPohlmann_TreffenBDI16102008.ppt

Der Fall Siemens: Stationen der Krisenbewältigung und des Neuanfangs

Sofortige Maßnahmen(Nov. 06 – März 07)

Unabhängige Untersuchung & externe Berater ernanntExterner OmbudsmaneingesetztKlare Botschaft von der Spitze: Betriebsver-sammlungen; Briefe des VS, etcUntersuchung von FällenEinsatz von Geschäfts-beratern beschränktZahlungen und Bankkonten zentralisiert…

“Aufholen” / Ausweiten(April 07 – Dez 08)

Den Standard setzen(Jan 08 – Sept 10)

Errichten einer effektiven globalen ComplianceOrganisation; ComplianceCompetence ManagementInterne und externe KommunikationCompliance IncentivesystemVerbündete finden (CollectiveMarket Approach); Kooperation mit NGOsRahmen für Complianceerweitern (nicht nur Korruptions-bekämpfung /Wettbewerbsrecht)Entwicklung einer Integritätskultur……..

Definition eines umfassenden Compliance Programms: Fokus auf Vermeiden –Früherkennung – Reaktion

Schulung aller Führungskräfte und sensitiver FunktionenUnternehmensverantwortung in der globalen Lieferkette

Prevent Detect RespondPrevent Detect Respond

§ Training

§ Policies & Procedures

§ Programcommunication

§ Centralization

§ ComplianceInvestigation

§ Compliance reviews

§ Compliance controls

§ Consequences for misconduct

§ Global case tracking

§ Monitoring effectiveness

§ Integration with personnel processes

§ Compliance helpdesk (incl. Global Ombudsman function) § Compliance helpdesk (incl. Global Ombudsman function)

§ Compliance Organization§ Compliance Organization

§ "Tone from the Top"§ "Tone from the Top"

Continuous improve-

ment

Continuous improve-

ment


Siemens hatte in der Vergangenheit Regeln, aber…

Die Regeln wurden

Die Werte ins Unternehmen nicht hin

Die Führung

nicht gelebt

eingetragen

hat versagt

Resultierende Kosten (bis FY 2008):

617 Mio. EUR für Bußgelder (ohne € 1 Mrd. Rückstellung)

857 Mio. EUR für externe Berater und Behebung interner

Schwachstellen


Neubesetzung von Schlüsselpositionen an der Unternehmensspitze

Gerhard Cromme – Vorsitzender des Aufsichtsrats und Compliance Committee

Vorsitzender der Regierungskommission zum DeutschenGovernance CodeVorsitzender des Aufsichtsrats der Thyssen-Krupp AGMitglied des Aufsichtsrats der Allianz SE, Axel Springer AG und Compagnie de Saint-Gobain SA

Peter Y. Solmssen – General CounselVormals Executive Vice President and General Counsel bei GE Healthcare mit Sitz in England

Hans Winters – Chief Audit OfficerVormals Partner bei PwC, spezialisiert in internationale Compliance Projekte und interne KontrollsystemeHat internationale Konzerne in Compliance-Angelegenheiten vor US-Behörden unterstützt

Peter Löscher – VorstandsvorsitzenderVormals President of Global Health beiMerck & Co., Inc. in USAVormals President und CEO von GE Healthcare Pro-Sciences in England

Andreas Pohlmann –Chief Compliance Officer

Vormals Executive Vice President und ChiefAdministrative Officer beit Celanese Corp. in USAVormals verantwortlich für Recht, Corporate Governance, Compliance und Riskmanagementbei Celanese AG


“Löscher Video“ wird in allen Compliance Trainings gezeigt. Die Botschaft ist authentisch, klar und kompromisslos

"Nur saubere Geschäfte sind Siemens Geschäfte.

Überall – von jedem – jederzeit!"

"Compliance als Teil der unternehmerischen Verantwortung ist Priorität Nr.1!"

Quelle: P. Löscher; Compliance Officer Conference, Oktober 2007


Siemens zeigt keine Toleranz für gesetzes- und regelwidriges Verhalten

Was genau ist Compliance?

Compliance ist die Einhaltung aller Bestimmungen, die unser Verhalten regeln. Dies können extern vorgegebene Gesetze und Regelungen sein und/oder intern definierte Richtlinien, Verfahren und Kontrollen.

Interne Richtlinien richten sich nach externen Vorschriften, berücksichtigen aber zusätzlich die Werte des Unternehmens. Es geht darum, die Werte zu leben und ethisches Verhalten zu einem Wettbewerbsvorteil zu machen.

Die Werte von Siemens sind: VerantwortungsvollExzellentInnovativ

Compliance womit?

AntikorruptionsgesetzgebungAntidiskriminierungsgesetzgebungUmweltgesetzgebungArbeitsgesetzgebungMenschenrechtsgesetzgebungDatenschutzgesetzgebung……Business Conduct Guidelines


Vermeiden(Vermeiden von Vorfällen)

Früherkennung(Früherkennung von Fehlverhalten)

Reaktion(Angemessene Reaktion)

Schulung

Vorschriften und Verfahren

Programmvermittlung

Zentralisierung

ComplianceInvestigations

Compliance Prüfungen

Compliance Kontrollen

Folgen bei Fehlverhalten

Global Fallverfolgung

Veröffentlichung von Fällen und Sanktionen

Überwachung der Effektivität

Integration in die Personalprozesse

Compliance Helpdesk (inkl. globaler Ombudsman-Funktion)

Compliance Organisation

Klare Botschaft von der Unternehmensspitze ("Tone from the Top")

Continuous improve-

ment

Das Compliance Programm strukturiert alle Maßnahmen


Corporate Compliance Organisation mit durchgängiger Berichtslinie

Chief Compliance

Officer

A. Pohlmann

Corporate UnitsCompliance

Officer

SectorCompliance

Officers

ComplianceGlobal

Coordinators

CompliancePolicies,

Communication & Training

Compliance Program, Projects

& Reporting

ComplianceOperating

Officer

DisciplinarySanctions

Compliance Helpdesk &Monitoring

ComplianceInvestigations

RegionalCompliance

Officers(RCOs)

Compliance LegalDivision Officers(DCOs)

Division Compliance

Officers(DCOs)

Cross-SectorCompliance

Officers(DCOs)

Member of the Managing BoardGeneral Counsel

P. Solmssen

Compliance Funktion

im Vorstand vertreten,in den Geschäftsprozessen

verankert,zugleich direkte Berichtslinie der

Regional/Sector Compliance Officersins Corporate Compliance Office


Kompetenz-Management als ein Hebel zurEntwicklung einer “best-in-class” Compliance-Organisation

Ziele Lösungsansatz zur Zielerreichung

Kompetenz-Management

Deduction of Development Landscape

Development of Master Job

Profiles

Competency Development Measures for

personnel and organizational development

Steering Committee

Business Strategy

1. 2. 3.

Clarification of individual and organizational competency

status

Competency Management

Communication

Information über Kompetenzlücken innerhalbder Compliance-Organisation

Job-Profil-Transparenz und -Bewusstseininnerhalb der Compliance-Organisation

Umfassende und standardisierte, innerhalb derCompliance-Organisation anerkannte Job-Profile

Karriere-Transparenz / -Perspektiven / -Attrak-tivität innerhalb der Compliance-Organisation

2.

1.

3.

4.

“Best-in-class” Compliance-Organisation(Mitarbeiterstrategie) im Einklang mitGeschäftsstrategie

Ableitung von Entwicklungsmaßnahmenauf der Grundlage des Kompetenzstatus derOrganisation

5.


Anti-Korruption Implementation Toolkit (Internal ControlRemediation): Überblick über zehn Schwerpunktbereiche

'Tone from the Top'

Compliance

Case

Monitoring Effectiveness

Organization

10

1

3

2

Tracking

Training & ProgramCommun-

ication

4

Implementation of Policies and Procedures

3rd parties

Tender & Contracts

Gifts & Hospitality

Finance & Accounting

Integration with Personnel Processes9

8

7

6

5

Umsetzung und Auditierung der Kontrollen und Policies in allen Siemens-Gesellschaften (ca. 1400), insbesondere zur Behebung von “schwerwiegenden Schwachstellen“ (“Matarial Weakness)“. Implementierungsprozess in Gesellschaften mit hohem Risiko bis März 2008 abgeschlossen.


Compliance – Fortschrittsbericht GJ 20081)

Erkennen Handeln Vorbeugen

Helpdesk"Ask us" Helpdesk

Compliance Roadshows in mehr als 50 LändernCompliance Perception Survey: Insgesamt positive Wahrnehmung der Siemens Compliance Performance (81% im Compliance Performance Index)Anti-Corruption Compliance Remediation Program in allen großen und mittleren Einheiten umgesetzt

Handeln Disziplinarmaßnahmen

Compliance Personal weltweit

Training 2)

"Tell Us" & Ombudsmann

30%

"Ask us"

Teilnahme an persönlichen Schulungen

841746

198

1.1071.142

Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Gesamt4.034 Fragen

AnfangsverdachtKein Anfangsverdacht

Fälle

Teilnahme an web-basierten Schulungen

1) Status ist 30. Sept, Ausnahme: Fälle/ Disziplinarmaßnahmen 15. Sept. 2008 2) Kumuliert 3) Unterschlagung von Firmeneigenturm, Belästigung, Diskriminierung, etc. 4) Verlust von variablen und freiwilligen Entgeltbestandteilen, Versetzung, Suspendierung 5) Compliance nur ein Teil der Aufgaben 6) Beinhaltet Implementierungs-Manager

30,052,2

14,81,4

81

82,4

Q1

87,0

101,8

Q2

108,0

138,0

Q3

123,0

175,2

Q4Angaben in Tausend

Gesamt 539 Hinweise

2473

116 12537

41

5271

61

Q1

114

Q2

168

Q3

196

Q4

Ziel:180.000

521170865)

GJ 06 GJ 07

1006)621

GJ 08

909 geahndete Verstöße

13%

Korruption / Kartell

17%Untreue /Betrug

70%Andere3)

8%

26%

BeendigungArbeitsverhältnis

Andere4)66%Verwarnung /

Abmahnung


Schulungen sind entscheidend für den Erfolg des Compliance Programms

Zielgruppe Art des Trainings AusblickStand 09/08

Senior Management

Vorstand

CEOs /CFOs / GGL

Neu ernannte Compliance OfficersAus den Regionen, Sektoren / Divisionen / BUs

4std. vor-Ort Training durchCompliance und Debevoise

~1std. Online-Training, 15 Sprachen

4std. vor-Ort Training durchCompliance und (bis Q3/08) PwC

4 tägigerEinführungs-kurs

Zielgruppetrainiert

~1,400 Mitarbeiter

Abge-schlossen

52.200 Mitarbeiterin FY 2008

123.000 Mitarbeiter

85 ComplianceOfficers von Jan - Sept

08

Fortlaufend bei Neueintritt

~10,000 Mitarbeiter von Gesellschaftenmit geringerem

Risiko

Manager/Mitarbeiter, die mit Staatsangestellten zu tun haben

z.B. Mitarbeiter im Verkauf, Projektmanagement Regelmäßige Interaktionen mit Regierungsstellen (z.B.

Steuern, Zoll) Geschäftsverwaltung / Finanzfunktionen

Mitarbeiter mit UnterschriftsberechtigungMitarbeiter in ManagementpositionenMitarbeiter entsprechend den Funktionsstufen 1-5 (in Deutschland)Alle Funktionen, die mit Kunden und Controlling zu tun haben (z.B. Sales, Sales Commercials)


Übergreifende Ziele der Anti-Korruptionstrainings

Am Ende dieses Trainings wissen die Teilnehmer…

über die Siemens-Richtlinienund geltenden GesetzeBescheidwo praktische

Unterstützung in allgemeinen Compliance-Fragen gefunden wird

wie die Siemens-Richtlinien und Verfahren in Ihrer täglichen Arbeit angewendet werden müssenwie geschäftliche

Aktivitäten künftig aussehen sollen was sich im globalen

Compliance-Umfeldverändert hatwie kritische Situationen

erkannt werden und wie angemessen darauf reagiert werden kann


Das Compliance Helpdesk unterstützt die Compliance Kernprozesse

"Approve it" "Improve it"

"Tell us"

Mit dem Compliance HelpDesk „Tell us“können weltweit und rund um die Uhr Hinweise zu Verstößen gegen die Business Conduct Guidelinesabgegeben werden.

"Ask us"

Haben Sie Fragen zu Compliance? Im Compliance HelpDesk „Ask us“können Sie diese jederzeit stellen –und erhalten eine fachkundige Antwort.

Hier haben Sie die Möglichkeit, mit Ihren Ideen, Anregungen und Vorschlägen zur Verbesserung des Compliance Programms beizutragen.

Compliance Helpdesk&

Monitoring

Auf der “Approve it”-Plattform können Sie eine Genehmigung hinsichtlich “Geschenke & Einladungen” anfragen.

Now available

"Find it"

Find it ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf alle compliance-relevanten Informationen: Compliance Richtlinien, Fragen/Antworten zu aktuellen Themen oder Schulungs-material.

Partlyavailable

Pilot gestartet


Verschiedene Medien werden genutzt, um ComplianceInformationen und Botschaften zu verbreiten

Siemens CommunicatorsIntranet Platform

Siemens Employee Magazine(reports frequently, three articles in ed. 08/2008)Management letter

(to Siemens management)

Corp. Compliance Intranet(to all employees)

Compliance Update(newsletter for glob. Compliance organiz.)

Siemens TV(to all employees)


Business Partner Compliance Due Diligence(V Rundschreiben 16/2008)

Vor Beauftragung bzw. vertraglichen Einbindung eines Geschäftspartners ist eine Business Partner Compliance Due Diligence (BP CDD) erforderlich. Die Verantwortung hierfür obliegt der Antrag stellenden Geschäftseinheit und der Compliance Organisation.

Archivie-rungZahlungen

Vertrags-genehmi-

gung

Vertrags-gestaltung

Business PartnerCompliance

Due Diligence

Ermittlung des GP

Geschäfts-einheitCorporate Legal & ComplianceGeschäftseinheit &

ComplianceGeschäfts-

einheit

Prozess-Schritte

Verantwortung

Geschäftspartner (GP)

Quelle: CDD Implementation Team


Business Partner Compliance Due Diligence

Höheres Risiko

MittleresRisiko

GeringeresRisiko

Geschäftseinheit

Vorbereitung Due Diligence FragebogenRisikoklassifizierung1 2 3

Start ErfassungStammdaten

Integritäts-Check (Internet Suche)

Risiko Evaluierung

Integritätbedenklich

Integritätunbedenklich

HöheresRisiko

MittleresRisiko

GeringeresRisiko

a

b

Der Business Partner Compliance Due Diligence Prozess besteht aus vier Phasen. Die ersten drei Phasen liegen in der Verantwortung der Antrag stellenden Geschäftseinheit.


Standard Agenda

Der Compliance Review Prozess erfolgt quartalsweise und bottom-up

Compliance Programm – Status

Vermeiden

Früherkennung

Reaktion

Compliance Risk Management

Genaue Analyse von bis zudrei Hochrisikobereichen

Maßnahmen zur Verringerung des Risikos

2

1

Region Compliance Reviews

Sector Compliance Reviews

Division Compliance Reviews

Corporate Compliance Review

Agg

rega

tion

derE

rgeb

niss

e/ D

aten

Region

Sector

Division

Corporate

Struktur

Das Management ist verantwortlich für Compliance!Die Compliance Organisation unterstützt den Prozess


Umfrage Erste Ergebnisse

Befragungvon 89.000Siemens

Mitarbeiternweltweit

Einschätzung der Effektivität des “tone fromthe top”

Einholen von unter-nehmensweitem Feedback zur Wahr-nehmung von Com-pliance. Identifizierung der "kulturellen" Haupt-treiber des Compliance-Programms

Messung der Effektivität der Compliance Akti-vitäten

Aufzeigen von Best Practice und Problem-feldern

Führungskultur und Maßnahmen des Management bestimmen das Verhalten der Mitarbeiter stark

Botschaften verstanden und positiv aufgenommen

Schulungen weiterhin notwendig

Compliance bedarf weiterer Verankerung in den täglichen Geschäftsprozessen

Positive Aufnahme des Compliance Programms

Mitarbeiterbefragung: Die Entwicklung der Compliance-Kultur messbar machen


Compliance hat etwa 17% Einfluss auf den Jahresbonus des Geschäftsjahres 2008

1) Falls Einheit nicht geprüft wurde, gilt dieses Kriterium in diesem Geschäftsjahr nicht Quelle: CL CO / CD E

Kiterien BewertungBeurteilung

Compliance-bezogenes Incentivesystem für den oberen Führungskreis

Untersuchungs-team:

Compliance-Index und Benchmark

CF A:

Re-Testing Report

Compliance Legal:

Fallverfolgung und -bewertung, disziplinarische Sanktionen

Bewertungsschema:

Bewertung jederDivision/ jedesLandesVorschlag fürMultiplikatoren, erarbeitet imCompliance Round TableWahrnehmung der

Mitarbeiter

Ton von oben & TrainingImplementierung der RichtlinienCompliance-Organisationund Transparenz

1Implemen-tation Kit 1) –

fristgerechte Qualitätsprüfung

Auftreten neuer schwerer Fälle (systematische Fehler)Ergreifung angemessener SanktionenPünktliche Berichterstattung

2

Wirkung / Wirk-samkeit desCompliance-Programms

3

Befragung derMitarbeiter zurCompliance-Wahrnehmung

0.75 0.9 1.0 1.1 1.25


Siemens auf dem Weg zum Benchmark bei Compliance

Externe Compliance Ergebnisse, FY 08

▪ Präsentation für SEC / DOJ am 26.September, (51/2 Std. Hearing)

▪ Präsentation des Compliance Programms vor der World Bank Group/

Multilateral Development Banks am 23. Oktober

▪ Beste Bewertung im Dow Jones Sustainability Index 2008 (Branche: electronic

equipment industry) in der Kategorie Code of Conduct / Compliance

▪ Fortschritte bei der Identifizierung von Projekten, die für sogenannte

“Collective Action” in Frage kommen

▪ Hohe externe Anerkennung für die Compliance Anstrengungen von Siemens

1

2

3

4

Source: Corporate Compliance Review

5


Collective Action (gemeinsames Vorgehen) ist ein externer Lösungsansatz in der Korruptionsbekämpfung

* Beispielsweise NGOs (Non-Governmental Organizations), IOs (Internationa Organizations), Business Associations

3. Kollektives Vorgehen(Collective Action)

2. Extern1. Intern

Ideal:Geschäfts-

umfeld“frei von

Korruption”

Selbst Firmen mit starken Anti-Korruptionsprogrammen müssen befürchten, dass das geschäftliche Umfeld durch Korruption gefährdet ist und Wettbewerbsnachteile entstehen können. Individuelle Korruptionsbekämpfung reicht oft nicht aus

Collective Action hilft eine saubere, gemeinsame Basis für Alle herzustellen und senkt das Korruptionsrisiko im geschäftlichen Umfeld

Risiken bewerten

Compliance Programm und Anti-Korruptions Richtlinien einführen

Führungskräften Leit-linien und Hilfsmittel bereitstellen

Erfahrungsaustausch mit externen Partnern über Gestaltung der internen Richtlinien, Best Practicesund Erfolgsbeispiele vorantreiben (Benchmark)

Auf vergleichbare Industrieunternehmen, Lieferanten und Marktteilnehmer unter Einbeziehung neutraler Organisationen* zugehen und gemeinsame Aktivitäten zur Korruptionsbekämpfung initiieren

Vorträge (key note speeches) bei Experten-, Medien-

konferenzen, Unternehmen und Behörden


Siemens ist aktives Mitglied der “Collective Action”Arbeitsgruppe des World Bank Institute

Ergebnisse der World Bank Initiative Arbeitsgruppe

Veröffentlichung des Handbuches zur Implementierung von Collective Action Projekten

Verfasst 'bybusinessfor business'Entscheidungs-Hilfen & Prozess BeschreibungenBasierend auf echten Erfahrungen und FallbeispielenMuster und Vorlagen verfügbar

Start des Web-Portals www.fightingcorruption.org(betrieben durch die World Bank)

Aktuelles und Downloads zum Handbuch, länderspezifische Detailinformationen, Fallbeispiele, Hintergrundfakten und vieles mehr

Implementierungsaktivitäten bei Siemens laufen

Global Advice Network

Unterstützung durch: InWEnt Capacity Building International, GermanyTransparency International, USA

Beratung & Feedback durch:BDI, GermanyMicrosoft, USAPacto Etico Comercial, ParaguaySanlam, South AfricaPrince of Wales International Business Leaders Forum, UKThyssenKrupp AG, Germany

§BUSINESS FIGHTING CORRUPTION –A new approach through Collective Action- Implementation toolkit -

Version 0.9

Ein Collective Action Handbuch und ein umfassendes Webportal www.fightingcorruption.org wurden am 19. Juni 2008 der Öffentlichkeit in London vorgestellt

http://www.fightingcorruption.org/

http://www.fightingcorruption.org/

http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Transparency_International.svg


Hochleistungskultur Globales Nachwuchs-potenzial Leadership Kultur & EntwicklungExpertenlaufbahn

PortfolioPeople Excellence

CorporateResponsibility

ROCE von 14–16%Optimierte KapitalstrukturCash Conversion Rate "1–Wachstum"> 2x BIP WachstumBest-in-Class Zielbänder SG&A Reduzierung um 10%

OperationalExcellence

Performance

Fokus auf drei SectorsIndustry, Energy und HealthcareStringente Ressourcen-AllokationFokus auf organisches Wachstum und Heben von Potentialen aus getätigten Akquisitionen

Ein führendes Unternehmen bei Corporate Governance

KlimaschutzCorporate Citizenship

Best-in-Class in allen Geschäften und Funktionen durch

InnovationsführerschaftGlobal Footprint

Compliance

Compliance: Ein Eckpfeiler von

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