Simlab®1Prozess-Optimierung im medizinischen Labor

Kurzeinführung

Prof. Dr. med. Georg Hoffmann

Trillium GmbH, Grafrath

TrilliumGmbH

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Überblick

• Simlab®1 unterstützt Sie bei der Kontrolle und Optimierung von Prozessen im Labor

• Einzige System-Voraussetzung ist MS-Excel® und eine Labor-EDV, die Zeit-marken erfassen und ausgeben kann

Sie benötigen etwa 10 Minuten, um das Programm kennen zu lernen

Wie man aus Labor-EDV-Daten Durchlaufzeiten berechnet

Blutentnahme Transport Vorbereitung Analyse Validierung

• Die Durchlaufzeit (TAT) berechnet sich daraus als Differenz: TAT = t1 - t0

t0 t1

*Über technische Varianten erhalten Sie Auskunft bei Trillium oder bei Ihrem Labor-EDV-Hersteller

• Wann immer ein Test angefordert oder frei-gegeben wird, speichert die EDV eine Zeitmarke

• Die Daten können Sie auf einen PC laden*

Zwei Beispiele

Blutabnahme Transport Präanalytik Analytik Postanalytik

• Legen Sie als t0 die Einlese-Zeit und als t1 die technische Freigabe fest, so ergibt sich als Differenz die sog. technische Durchlaufzeit

• Wählen Sie dagegen die medizinische Freigabe als t2, so erfassen Sie die Labor-Durchlaufzeit

t0 t1 t2

Demo- und Vollversion• Die Demo-

version ar-beitet mit simulierten Datensätzen

• Nach der Lizensierung können Sie eigene Daten verarbeiten

Die Lizenz-nummernerhalten Sietelefonisch

Die Lizenz-nummernerhalten Sietelefonisch

Workflow-Simulator

TAT

Report

Das Demoprogramm simuliert typische Zeitmarken...

...berechnet Durchlauf- zeiten und ...

...erzeugt nützliche Reports

Das Demoprogramm simuliert typische Zeitmarken...

...berechnet Durchlauf- zeiten und ...

...erzeugt nützliche Reports

Klicken Sie hier,um den Tag im Detail zu anlalysieren

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Workflow-Recorder

klicken

Mit den Recordertasten können Sie den Tag vor- und rückwärts ablaufen lassen und sich ein detailliertes Bild aller Prozesse machen (z.B. sehen, dass ab 13:00 Uhr Durchlaufzeiten über 4 Stunden auftraten)

Mit den Recordertasten können Sie den Tag vor- und rückwärts ablaufen lassen und sich ein detailliertes Bild aller Prozesse machen (z.B. sehen, dass ab 13:00 Uhr Durchlaufzeiten über 4 Stunden auftraten)

Klicken Sie hier,um die Auftrags-Details zu sehen

Klicken Sie hier,um die Auftrags-Details zu sehen

Workflow-Details

Sie erhalten für jeden Test die

•Priorität (Notfall oder Routine) •Durchlaufzeit in Minuten•Ankunfts- und Freigabezeit•Arbeitsplatz und Material

Sie erhalten für jeden Test die

•Priorität (Notfall oder Routine) •Durchlaufzeit in Minuten•Ankunfts- und Freigabezeit•Arbeitsplatz und MaterialTests

Klicken Sie auf Report,um die Auswertungfortzusetzen

Klicken Sie auf Report,um die Auswertungfortzusetzen

Statistische Auswertung

• Das Programm erzeugt TAT-Histogramme, d.h....

• ...es zählt die Aufträge, die innerhalb von 1-15 min, 16-30 min usw. fertig wurden

Durchlaufzeitenx-Achse = Intervalle, y-Achse = Aufträge

020406080

100120

So sieht der Ausdruck aus

• 3-D-Darstellung

• x-Achse: Stunden

• y-Achse: Anzahl

• Notfall und Routine getrennt dargestellt

• Modifikationen unter Excel sind einfach

1 23

4

0

20

40

60

80

100

Auf

träg

e

Stunden

Durchlaufzeiten16.11.00

Notfall

Routine

1 23

4

0

20

40

60

80

100

Auf

träg

eStunden

Durchlaufzeiten08.12.00 (Freitag)

Notfall

Routine

Bewertung der Ergebnisse• Die Verteilungskurve

der Notfälle sollte nur einen Peak aufweisen

• Routineaufträge haben meist 2-4 Peaks

• Faustregel: Je weniger Peaks, desto besser die Organisation

Weitere AuswertungenHäufigkeitsverteilungen

Ankunftsmuster

Offene Aufträge

Die häufigsten Tests16.11.00

0

20

40

60

80

100

120

140

160

BBBUN

Crea

IGG

CRP K Na TPUre

aDiff

n

Routine

Notfall

Auftrags-Eingänge10.10.2000 (Dienstag)

-10

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23

Stunde

Au

fträ

ge

Notfall

Routine

Die dunkle Fläche gibt Hinweise auf mögliche Engpässe im Ablauf

Die dunkle Fläche gibt Hinweise auf mögliche Engpässe im Ablauf

Engpassanalyse25.05.01 (Freitag)

0

20

40

60

80

100

120

1 4 7 10 13 16 19 22

Stunde

Au

fträ

ge

Offene Aufträge

Engpässe

Perzentilen

Hier können Sie den Prozentwert für die Grenze zwischen normal und langsam setzen (z.B. 80%)

Hier können Sie den Prozentwert für die Grenze zwischen normal und langsam setzen (z.B. 80%)

TAT-Perzentilen25.05.01 (Freitag)

0

50

100

150

200

250

300

350

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

%

Min

ute

n

Notfall

Routine

Der „Perzentilen-Knick“ ist ein wichtiger Hinweis für ein Problem (hier im Bereich der Routinetests).

Der „Perzentilen-Knick“ ist ein wichtiger Hinweis für ein Problem (hier im Bereich der Routinetests).

So optimieren Sie die Effizienz

• Drucken Sie diese Liste der langsamsten Notfall- und Routineaufträge aus

• Analysieren Sie die Gründe für eventuelle Verzögerungen

• Beseitigen Sie Schwach-stellen im Prozess

• Drucken Sie diese Liste der langsamsten Notfall- und Routineaufträge aus

• Analysieren Sie die Gründe für eventuelle Verzögerungen

• Beseitigen Sie Schwach-stellen im Prozess

Und außerdem...

• Das Programm erzeugt Simlab®-Dateien für die Computer-Simulation (Was-wäre-wenn-Szenarien zur Prozess-Optimierung)

• Alle Daten können unter MS-Excel® leicht weiterverarbeitet werden

• Abbildungen für die Präsentation mit MS-PowerPoint® u.ä. sind leicht zu erstellen und können einfach übertragen werden

Kontakt-Adresse und Lizensierung

Hauptstraße 12b

D-82284 Grafrath

Tel: +49-(0)8144-9147

Fax: -98169

ghoffmann@trillium.de

http://www.trillium.de

TrilliumGmbH

Fragen Sie auch nachunseren Vertriebs-partnern aus der•Laborberatung•Labor-EDV und•Diagnostica-Industrie

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