S.K. & W. – Consulting Jeannine Schönfeldt – Eva Weisser – Zuzana Kubikova DeLuxCuisine GmbH...

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DeLuxCuisine GmbH –DeLuxCuisine GmbH –

Geschäftsprozessanalyse amGeschäftsprozessanalyse amBeispiel: kaufmännischer VertriebBeispiel: kaufmännischer Vertrieb

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Intro | Agenda | Ziele| IST-Analyse / Schwachstellen / SOLL-Konzept | Ausblick

Ziel und Vorgehensweise

IST-Analyse / Schwachstellen / SOLL-Konzept

Ausblick

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Ziele: Durchlaufzeit verkürzen

Optimierung des Kundenkontaktes (CRM)

Job-enlargement und Job-enrichment => optimierter Personaleinsatz

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Schwachstelle Empfehlung IT-Einsatz

Daten werden handschriftlich erfasst

Daten werden digital erfasst Kunden- und Produkt-Datenbank

Dokumente werden per Hauspost weitergeleitet

Dokumente werden digital weiterleitet

Datenbank-Server

Zugriffsberechtigung für alle Abteilungen, LAN

Machbarkeit wird von PE, PP und Kalk. geprüft

Machbarkeitsprüfung wird von Kundenberater vorgenommen

Produktdatenbank

Fachliche Schulung

Angebot wird im VIS vorbereitet

Angebot wird im System erstellt und gleich versendet

Speicherung der Daten in der Datenbank

Produkt- und Kundendatenbank

Formular zur Eingabe der Daten

Netzwerkdrucker

DFÜ-Verbindung (Fax, LAN)

Kunde wird von Fr. Bruch informiert

entfällt, da DLZ erheblich kürzer ausfällt

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Dokumente werden zur internen Verwendung ausgedruckt

entfällt, Ersatz durch zentrale Speicherung in Datenbank

---

Auszubildende holt Dokumente aus dem Drucker

entfällt, da interne Weiterleitung

---

Ad-hoc-Sitzung mit beteiligten Abteilungen

entfällt, da Kompetenzerweiterung von Kundenberater und elektronischer Kommunikation

LAN

Groupware (Outlook)

Produktdatenbank

Durchgehend er Angebote mit der Vertriebsleitung

Entscheidungskom-petenz beim Kundenberater

---

Schwachstelle Empfehlung IT-Einsatz

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IST-Zustand / Schwachstellen SOLL-Konzept / Empfehlung

Kundenanfrageauf Vollständigkeit überprüfen

DokumentKundenbetreuer

Anfrage

geht ein

- Daten handschriftlich - Weiterleitung der Dokumente über die Hauspost

Anfrage eingegangen

Kunden- und Produkt-daten erfassen und ergänzen

Kunden und Produkt-DB

Kundenbetreuer

Telefon

- Datenerfassung bei Datenentstehung

IT- Unterstützung: Datenbankinterne Kommunikation: Groupware

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IST-Zustand / Schwachstellen SOLL-Konzept / Empfehlung

- Machbarkeit wird von PE, PP und Kalk. geprüft- zeitkritisch: Ad-hoc-Sitzung wird einberufen

- Machbarkeit wird von Kundenberater geprüft (fachliche Schulung)

IT- Unterstützung: Produkt-DBinterne Kommunikation: Groupware

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Angebotserstellung:

Formularentwurf

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Software-Empfehlung: Microsoft BackOffice

Microsoft BackOffice Server

MS Windows 2000 Server,

MS Exchange 2000,

MS SQL-Server 2000

Microsoft Office 2000 Small Business Edition

Word,

Excel,

Outlook,

Publisher und Small Business Tools

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Analyse Durchlaufzeit

Zeit in Tagen 0

IST

SOLL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Weiterleitung an PP

Prüfung durch KB

Weiterleitung an PP

Feststellungnicht realisierbar

nicht realisierbar -Benachrichtigung des Kunden!

realisierbar -Kunde erhält Angebot!

zeitkritisch -Kunde erhält Angebot

nicht realisierbar -Benachrichtigung des Kunden!

realisierbar -Kunde erhält Angebot!

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Fazit

• Durchlaufzeitverkürzung (Ziel: 48 Std.)

• Kundenfreundlichkeit optimiert

• optimaler Personaleinsatz

•Ausblick: B2B-Marktplatz, B2C - Maßnahmen

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