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Skript zum Kurs

Literaturverwaltung mit

1 LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X9 ................................. 2

1.1 Lizenz .................................................................................................................... 2

1.2 Library erstellen / öffnen / speichern ...................................................................... 2

1.3 Import von Referenzen aus Datenbanken ............................................................. 3

1.4 Referenzen manuell eingeben ............................................................................... 6

1.5 PDF-Dateien importieren ..................................................................................... 10

1.6 ONLINE SEARCH - Datenbanksuche direkt aus EndNote .................................. 12

1.7 Volltextsuche / Volltextverwaltung von Zeitschriftenartikeln ................................ 15

1.8 Referenzen verwalten mit Custom Groups / Smart Groups / Keywords .............. 18

2 REFERENZEN IN WORD VERWENDEN........................................... 20

2.1 Referenzen einfügen ........................................................................................... 20

2.2 Referenzen bearbeiten ........................................................................................ 22

2.3 Zitierstil ändern .................................................................................................... 24

2.4 Richtig Zitieren ..................................................................................................... 24

3 ENDNOTE ONLINE ........................................................................... 25

4 DATENSICHERUNG .......................................................................... 26

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1 Literaturverwaltung mit EndNote X9

1.1 Lizenz

Die aktuelle Version (MAC und Windows) für Angehörige der Universitätsmedizin finden

Beschäftige über die Softwareverteilung

Studierende zum Download über ILKUM https://ilkum.um-mainz.de/

Installation als Administrator ausführen

1.2 Library erstellen / öffnen / speichern

Schritt 1. Gehen Sie auf FILE > NEW und speichern

eine neue Library auf Ihrer Festplatte ab.

EndNote legt eine Einstiegsdatei (.enl) und

einen gleichnamigen Ordner (.data) an:

Wenn Sie eine EndNote-Library weitergeben oder sichern wollen, müssen

beide Dateien zusammen gesichert werden. Um die Weitergabe und

Sicherung einfacher zu machen, legen Sie über den Menüpunkt FILE einfach

eine sogenannte Compressed Library (.enlx) an.

Wir empfehlen nur eine Library anzulegen und in Gruppen zu unterteilen.

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1.3 Import von Referenzen aus Datenbanken

Die allermeisten Datenbanken bieten eine

Exportfunktion für

Literaturverwaltungsprogramme an.

1.3.1 PubMed

Schritt 1. Die gewünschten Treffer

auswählen und unter SEND TO

den Punkt CITATION

MANAGER anklicken.

Anschließend CREATE FILE

klicken. Es entsteht eine .nbib-

Datei z.B. citations.nbib.

Schritt 2. Normalfall: Direktimport mit Browser.

Die Textdatei kann direkt geöffnet werden per ÖFFNEN MIT …

EndNote.exe (aus Liste wählen oder unter C:\Programme\EndNote o.ä.)

Alternativ: Hilfsprogramm „ResearchSoft Direct Export Helper“

EndNote wird dann automatisch geöffnet

Falls Sie nach einem Import Filter gefragt werden, wählen Sie den passenden

Filter, in diesem Falle PubMed, aus der Liste aus.

Schritt 3. Sonderfall: Import mit Browsern, die den Direktimport nicht unterstützen

Sie können die

Ergebnisdatei

zwischenspeichern. Unter

SEND TO den Punkt FILE

und FORMAT MEDLINE

anklicken. Anschließend

CREATE FILE klicken und

DATEI SPEICHERN.

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Gehen Sie in EndNote auf FILE>IMPORT>FILE.

Wählen Sie die Datei aus (Beispiel: PubMed_result.txt) sowie die passende

IMPORT OPTION (Beispiel: PubMed (NLM)).

1.3.2 Google Scholar

Schritt 1. Gehen Sie zunächst auf EINSTELLUNGEN,

wählen Sie als BIBLIOGRAFIE-MANAGER

EndNote aus und speichern.

Die bibliographischen Angaben der Suchergebnisse können dann einzeln In

EndNote importiert werden.

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1.3.3 Rechercheportal Mainz

Um Monographien oder Dissertationen zu suchen, nutzen Sie am besten das

Rechercheportal: Es umfasst den Bestand der Universitätsbibliothek Mainz und durchsucht

darüber hinaus noch einige Datenbanken

https://hds.hebis.de/ubmz/index.php

Schritt 1. Starten Sie eine Suche unter dem Reiter BÜCHER & MEHR, klicken Sie

anschließend auf den TITEL des gewünschten Treffers, um die Detailansicht

anzeigen zu lassen.

Schritt 2. Wählen Sie dort die Funktion EXPORTIEREN NACH ENDNOTE/CITAVI aus.

Der Treffer wird direkt, wie bei den Datenbanken auch, in EndNote importiert.

Überprüfen und ändern

Bitte korrigieren und ergänzen Sie die Angaben in den Feldern

Buch:

Reference Type: Book

Author: Herausgeber bzw. Autoren

Year

Title evtl. Zusatz [E-Book]

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Place Published: erster Verlagsort

Publisher: Verlag

Edition wenn vorhanden

Besonderheiten Dissertation:

Publisher Universität

Title Zusatz zum Titel [Dissertation]

1.4 Referenzen manuell eingeben

Wenn Sie Ihr Material nicht in einer Datenbank oder einem Bibliothekskatalog finden oder

ein unveröffentlichtes Dokument zitieren möchten, besteht die Alternative darin, die

Referenz manuell hinzuzufügen. Dies kann jedoch etwas knifflig sein.

Schritt 1. Klicken Sie auf REFERENCES > NEW REFERENCE.

Schritt 2. Wählen Sie zunächst den passenden REFERENCE TYPE aus: Journal

Article, Book, Book Section, Thesis, Web Page …

Elektronische Zeitschriften und Bücher werden auch als Journal Article oder

Book zitiert (NICHT als Web Page).

1.4.1 Website Zitieren

Schritt 1. Wählen Sie REFERENCES > NEW REFERENCE oder klicken Sie auf den

Button und wählen Sie den REFERENCE TYPE: BOOK aus.

Diese Variante garantiert die konstante Darstellung in allen Styles.

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Schritt 2. Bitte prüfen Sie die Website genau auf folgende Angaben (meist am Anfang

oder Ende):

Herausgeber oder wissenschaftliche Autoren

Titel der Seite

wenn vorhanden: Version, Auflage, Aktualisierungsdatum o.ä.

Datum des Dokuments

Datum des Zugriffs

URL

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Schritt 3. Umsetzung in EndNote:

Feld Was

Reference-Type Book

AUTHOR Herausgeber oder wissenschaftliche Autoren (meistens:

Herausgeber der Website)

bei Firmen- oder Organisationsnamen aus mehreren

Wörtern abschließend ein Komma setzen

YEAR Jahr des Dokuments, wenn nicht vorhanden: aktuelles Jahr

TITLE alle weiteren Angaben:

Titel [Internet] Spezifizierung (Version, Überarbeitungsdatum)

Zitiert am … URL: .

am Ende Punkt und Leerzeichen setzen

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Die Inhalte von Internetseiten können sich jederzeit ändern.

Archivieren Sie deshalb die zitierte Version der Webseite: z.B. durch

Speichern, Screenshot oder Ausdrucken.

Oder nutzen Sie den Online-Dienst http://www.webcitation.org/

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1.5 PDF-Dateien importieren

Wenn Sie bereits Volltexte von Artikeln als PDF auf Ihrem Rechner gespeichert haben,

können Sie diese durch EndNote einlesen lassen. EndNote versucht automatisch die

bibliographischen Daten der Artikel zu erkennen.

Schritt 1. In der Menüzeile FILE > IMPORT > IMPORT FOLDER auswählen.

Schritt 2. Wählen Sie danach den PDF-Ordner aus, in dem Sie Ihre Artikel gespeichert

haben. Als IMPORT OPTION geben Sie PDF an.

EndNote erkennt Unterordner und kann diese Struktur als GROUP SET direkt

in die Library importieren. Setzen Sie dazu vor dem Import die Häkchen bei

INCLUDE FILES IN SUBFOLDERS und CREATE A GROUP SET FOR THIS

IMPORT.

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Zudem können Sie einen AUTO IMPORT ORDNER auf Ihrem Rechner

bestimmen, aus dem EndNote die PDF-Dateien automatisch importiert.

Legen Sie neue PDF-Dateien in diesem Ordner ab, so werden diese beim

nächsten Start von EndNote importiert. Den Ordner legen Sie über EDIT >

PREFERENCES > PDF HANDLING fest.

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1.6 ONLINE SEARCH - Datenbanksuche direkt aus EndNote

Die Verwendung der ONLINE SEARCH, d.h. die Verbindung zu einer Datenbank über die

EndNote-Schnittstelle, ist bei der Suche nach einem bestimmten Artikel praktisch. Für

erweiterte Suchfunktionen verwenden Sie die Datenbankschnittstelle direkt.

Voraussetzungen:

die Schnittstelle zu der gewünschten Datenbank (CONNECTION FILE) ist vorhanden

(ggf. können Sie weitere Connection Files auf der EndNote-Supportseite suchen).

die gewünschte Datenbank ist vor Ort zugänglich.

Bei lizenzpflichtigen Datenbanken ist es erforderlich, dass Sie sich im Uni-Netz

befinden (von zu Hause aus per VPN-Verbindung)!

Schritt 1. Wählen Sie TOOLS> ONLINE SEARCH oder den entsprechenden Button,

um eine

Datenbank oder

einen Katalog

auszuwählen.

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Schritt 2. Geben Sie die Suchbegriffe in die passenden Felder der Suchmaske

(SEARCH PANEL) ein und klicken Sie auf SEARCH.

Achten Sie auf die Bezeichnung der Suchfelder (All Fields, Author etc.). Sie

finden Artikel in der Regel gut, wenn Sie nur den Nachnamen eines Autors

und zwei prägnante Titelworte eingeben.

Schritt 3. Verwenden Sie für die Online-Search den ONLINE SEARCH MODUS.

EndNote legt eine temporäre Bibliothek für Ihre importierten Treffer an, aus

der Sie Treffer selektieren und über den COPY TO LOCAL LIBRARY-Button

in Ihre Library kopieren können.

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Moduswechsel nach der Suche:

Beim Wechsel in den LOCAL LIBRARY MODE bleiben die

Suchergebnisse für weitere Übernahmen in die eigene Bibliothek

erhalten.

Im ONLINE SEARCH MODUS legt EndNote eine temporäre

Bibliothek für Ihre importierten Treffer an, aus der Sie Treffer

selektieren und über den COPY TO LOCAL LIBRARY-Button in

Ihre Library kopieren können.

Bei einem Wechsel in den INTEGRATED LIBRARY & ONLINE

SEARCH MODE werden alle weiteren Treffer aus dem virtuellen

Modus gelöscht.

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1.7 Volltextsuche / Volltextverwaltung von Zeitschriftenartikeln

EndNote bietet die Möglichkeit, Volltexte direkt zu suchen und als Anhang in EndNote zu

speichern.

Stellen Sie vorab eine Verbindung zum Uninetz per VPN her

Schritt 1. Ändern Sie einmalig die Grundeinstellungen von EndNote. Gehen Sie auf

EDIT > PREFERENCES.

Schritt 2. Wählen Sie im neuen Fenster FIND FULL TEXT aus und

kreuzen Sie alle Optionen an (Web of Knowledge, DOI, PubMed,

OpenURL),

tragen Sie als OpenURL Path: http://www.redi-bw.de/links/ubmz ein,

nehmen Sie das Häkchen unter AUTOMATICALLY INVOKE… heraus und

speichern mit OK.

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Schritt 3. Markieren Sie eine Referenz mit dem rechte Maustaste und anklicken FIND

FULL TEXT oder den entsprechenden Button.

Aus urheberrechtlichen Gründen dürfen die Referenzen nur eine nach der

anderen abgesucht werden!

Schritt 4. Wenn Sie über FIND FULL TEXT nicht fündig werden, können Sie die

Verfügbarkeit über den OpenURL Link prüfen. Markieren Sie die Referenz mit

dem rechte Maustaste und anklicken URL > OPENURL LINK

Schritt 5. Im Browser öffnet sich die Volltextsuche der UB Mainz:

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Schritt 6. Prüfen Sie die Verfügbarkeit. Sofern Sie ein PDF finden, können Sie das

Dokument manuell hinzufügen. Markieren Sie die Referenz mit der rechten

Maustaste und klicken FILE ATTACHMENTS > ATTACH FILE. Danach die

Datei aussuchen und anfügen.

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1.8 Referenzen verwalten mit Custom Groups / Smart Groups /

Keywords

Mit anwachsender Zahl der Referenzen wird Ihre Library schnell unübersichtlich. EndNote

bietet Ihnen einige Methoden zur Sortierung an.

Grundsätzlich werden alle Referenzen unter ALL REFERENCES gespeichert, Sie können

zusätzlich Referenzen in Untergruppen verschieben.

1.8.1 Custom Groups

Schritt 1. GROUPS> CREATE GROUP, vergeben

Sie einen Namen für die Gruppe

Beispiele: Einleitung, Methoden,

Ergebnisse, Diskussion …

Schritt 2. Referenzen markieren von ALL

REFERENCES und per Maus in die

passende Group ziehen

1.8.2 Smart Groups

Referenzen werden nach vorab definierten Regeln zugeordnet

Beispiel: Wenn im Titel das Wort „Morphine“ vorkommt, dann soll dieser Treffer in der

SMART GROUP „Morphine“ landen.

Schritt 1. Wählen Sie GROUPS > CREATE SMART GROUP und geben Sie Ihrer Smart

Group einen passenden Namen, wählen Sie sich ein passendes Feld aus

und geben einen Suchbegriff ein. Wählen Sie CREATE.

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Schritt 2. Eine Gruppe befüllt sich automatisch anhand des Suchkriteriums.

1.8.3 Keywords

Sie können sich für Ihre Arbeit ein

Schlagwortsystem überlegen und die

einzelnen Referenzen mit KEYWORDS

versehen.

Schritt 1. Referenz durch

doppelklicken öffnen / im

Feld KEYWORDS eintragen

/ schließen

Schritt 2. Sie können nach diesen

KEYWORDS suchen oder

sich die Treffer in einer

SMART GROUP anzeigen

lassen.

1.8.4 Rating

Sie können Ihre Referenzen am einfachsten über einen Klick auf die Feldbezeichnung in

der Tabelle sortieren, z.B. nach Autoren.

Schritt 1. Sie können über das Feld RATING auch bewertende Sterne für die einzelnen

Referenzen vergeben und danach sortieren.

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2 Referenzen in WORD verwenden

Wenn Sie EndNote installieren, wird in Word ein Plug-In installiert, mit dem Sie bequem

Ihre Referenzen einfügen und verwalten können.

Das CWYW-Plug-In (Cite While You Write) gibt es auch für Open Office und

das Programm Apple Pages, allerdings empfehlen wir aus Gründen des

Funktionsumfangs die Nutzung von Word für MAC.

Die folgenden Darstellungen gelten für die Windows-Version. Auf dem MAC

sind die Funktionen ebenfalls vorhanden, jedoch zum Teil an anderer Stelle

im Programm zu finden (unter Extras oder über eine Toolbar).

2.1 Referenzen einfügen

2.1.1 Insert Citation via Suchmaske aus Word

Schritt 1. Positionieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Text und klicken auf

INSERT CITATION

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Schritt 2. Geben Sie einen Suchbegriff ein, markieren Sie die Referenz(en) und klicken

Sie auf INSERT.

[…]

Many recent studies (1) have shown that

[…]

1. Abad-Gallegos M, Figueiredo R, Rodriguez-Baeza A,

Gay-Escoda C. Use of Bichat's buccal fat pad for the sealing

of orosinusal communications. A presentation of 8 cases.

Med Oral Patol Oral Cir Bucal. 2011;16(2):E215-E9.

Mit der Eingabe „a“ finden Sie alle Referenzen Ihrer Bibliothek.

2.1.2 Insert Citation via EndNote

Schritt 1. In Word: Positionieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle. Gehen Sie

zu GO TO ENDNOTE.

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Schritt 2. Markieren Sie in EndNote die gewünschte(n) Referenz(en) und klicken Sie

auf INSERT CITATION.

[…]

Many recent studies(1) have shown that

[…]

1. Abad-Gallegos M, Figueiredo R, Rodriguez-Baeza A,

Gay-Escoda C. Use of Bichat's buccal fat pad for the sealing

of orosinusal communications. A presentation of 8 cases.

Med Oral Patol Oral Cir Bucal. 2011;16(2):E215-E9.

2.2 Referenzen bearbeiten

In Word: Mit EDIT & MANAGE

CITATION(S) können Sie z.B. eine von

mehreren zitierten Referenzen entfernen,

bearbeiten oder bei bestimmten Output-

Styles Seitenzahlen hinzufügen (via Suffix!)

Bearbeiten Sie Referenzen immer in EndNote, nicht in Word. Word greift über

eine Feldfunktion auf die Daten in EndNote zurück

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2.2.1 Entfernen von Referenzen

Schritt 1. Löschen Sie Zitate im Text nicht mithilfe der Entfernen-Taste, sondern wählen

Sie die löschende Referenz aus, klicken EDIT & MANAGE CITATION(S)

Schritt 2. Wählen im aufklappbaren Menü die Funktion REMOVE CITATION und klicken

OK.

2.2.2 Seitenzahlen in das In Text-Zitat einfügen

Schritt 1. Wählen Sie die zu bearbeitende Referenz aus, klicken EDIT & MANAGE

CITATION(S). Tragen Sie die Seitenangabe im Feld PREFIX oder SUFFIX

ein, am besten mit Sonderzeichen und Leerzeichen.

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[…] Many recent studies(Abad-Gallegos et al., 2011, Seite.

15) have shown that […]

Das Feld Pages wird in einigen Styles nicht angezeigt!

2.3 Zitierstil ändern

Mit EndNote können Sie bequem verschiedene

Ausgabeformate – OUPUT STYLES – auswählen,

z.B. von bestimmten Zeitschriften oder Zitierstandards

(Beispiel: Vancouver in der Medizin).

Schritt 1. In Word: Wählen Sie den gewünschten

Style aus dem Drop down-Menü STYLE.

Über SELECT ANOTHER STYLE lassen

sich weitere Output Styles finden.

2.4 Richtig Zitieren

Weiterführende Informationen zum richtigen Zitieren finden Sie auf den folgenden

Webseiten:

Fachbereich Universitätsmedizin Mainz: Zitierleitfaden des Fachbereichs.

Vancouver-Style: Ausführliche Zitierbeispiele des International Committee of

Medical Journal Editors

http://www.nlm.nih.gov/bsd/uniform_requirements.html

Harvard-Style: Guide to the Harvard System of Referencing (6th edition), University

Library, Anglia Ruskin University:

http://libweb.anglia.ac.uk/referencing/harvard.htm

Ebel HF, Bliefert C, Avenarius HJ. Schreiben und Publizieren in der Medizin.

Weinheim: VCH; 1993.

https://hds.hebis.de/ubmz/Record/HEB025600850

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3 EndNote Online

EndNote Online ist die Web-Anwendung von EndNote incl. PDF-Verwaltung.

Der Account kann aus der Desktopversion heraus angelegt werden.

www.myendnoteweb.com

Synchronisieren Sie immer nur eine Library mit einem Endnote-Online-

Account

Vorteil:

Zusammenarbeit (Freischaltung von einzelnen Gruppen oder der gesamten Library

inkl. PDF-Dateien für andere Nutzer von EndNote Online)

Arbeit an der Literatursammlung von jedem Online-Zugang aus

Synchronisierbarkeit (in beide Richtungen) mit der Desktopversion und der App für

das iPad

Mit Hilfe der PREFERENCES kann man in Word auch alternativ aus EndNote

Online zitieren.

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4 Datensicherung

EndNote-Bibliotheken bestehen aus zwei Teilen: der .enl-Datei und dem .Data-

Ordner. Diese beiden Teile müssen zusammengehalten werden, beides ist

notwendig, damit die Bibliothek ordnungsgemäß funktioniert.

Wenn Sie eine EndNote-Library weitergeben oder sichern wollen, müssen beide

Dateien zusammen gesichert werden. Um die Weitergabe und Sicherung einfacher

zu machen, legen Sie über den Menüpunkt FILE einfach eine sogenannte

Compressed Library (.enlx) an. Nutzen Sie nicht „SAVE A COPY“.

Wir empfehlen nur eine Library anzulegen und in Gruppen zu unterteilen.

EndNote-Bibliotheken sollten auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert

werden. Das Speichern und Bearbeiten von Bibliotheken auf einem Netzlaufwerk

kann zu Korruption und Performance-Problemen führen.

EndNote-Bibliotheken sollten niemals in Cloud-Sync-Ordnern wie Dropbox,

OneDrive, Box, SugarSync, etc. gespeichert werden. Die Synchronisierung von

Ordnern beschädigte EndNote-Bibliotheken im Laufe der Zeit.

Deinstallieren Sie Ihre vorherige Version von EndNote, bevor Sie eine neue Version

installieren.

Referenzen in EndNote-Bibliotheken können mit EndNote Sync zwischen Desktop-

und Laptop-Computern, der Online-Bibliothek und einem iOS-Gerät synchronisiert

werden.

Komplette EndNote-Bibliotheken können mit anderen EndNote X7-, X8- oder X9-

Benutzern über EndNote Sync und Library Sharing gemeinsam genutzt werden.

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Bereichsbibliothek Universitätsmedizin

Gebäude 602, Langenbeckstr. 1

55131 Mainz

Tel.: (06131) 17-2536

bbum@ub.uni-mainz.de

Zahnmedizin

Geb. 901, Augustusplatz 2

55131 Mainz

Tel.: (06131) 17-2210

zahnmedizin@ub.uni-mainz.de

Autoren:

Kerstin Gimpl

Sabine Hoyer

Stefanus Schweiz

Version: 2.0

Updated: 02/07/2019

Stichtag: 02/10/2019