Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

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Arbeitsweise und Vorgehen JP│KOM Jörg Pfannenberg/Oliver Chaudhuri, 20. Januar 2014 Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

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Die Einführung von Social Collaboration-Plattformen, wie z. B. Jive oder IBM Connections, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen! Was kann Kommunikation leisten, um Führungskräfte und Mitarbeiter zu aktivieren und die Akzeptanz für neue Formen der Zusammenarbeit ab "Tag 1" zu steigern? Und welche Maßnahmen helfen, Schwellen zu überwinden? Hier einige Ansätze und das Vorgehen, die die Arbeitsweise von JP KOM zu diesen Fragen beschreiben.

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Arbeitsweise und Vorgehen JP│KOM

Jörg Pfannenberg/Oliver Chaudhuri, 20. Januar 2014

Social Collaboration: Schwellen durch

Kommunikation überwinden

Page 2: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

Kompetenzen

Motivation

Kultur

2

Integration

Regeln

Verantwortlichkeiten

Infrastruktur

Design

Vernetzung

Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen!

Menschen

Prozess Technologie

Nach Dilip Bhatt, 2000

Social Collaboration

Schlüssel für den Wandel

Page 3: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

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UMH-CCO-UK

Collaboration-Plattform

bekannt machen

Zum Mitmachen

anregen

Persönlichen Nutzen

darstellen

Erste Schritte

einleiten

INFORMATION INTERAKTION

Social Collaboration

Akzeptanz und reibungslose Integration in den Arbeitsalltag

durch Kommunikation unterstützen

Die kritischen Pfade sind nicht die technischen Herausforderungen!

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No Go’s: Teaching, Preaching & Technik-Protz

4

UMH-CCO-UK

Social Collaboration

Strategie und Kommunikationsstil

Vorsicht! Wenn das Herz voll ist, wird die Kommunikation oft schmerzhaft

Page 5: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

5

Entwicklung

Unterstützung der

Führung sichern

Hürden und

Erwartungen der

Stakeholder

identifizieren

Mitbestimmungs-

gremien früh

involvieren

Einführung

Social Intranet wie

ein Produkt

vermarkten (inkl.

Key Visual, Story)

Klare Regeln für

die Nutzung

kommunizieren

Anhand von Use

Cases Nutzen

vermitteln

Community

Management

Silodenken

entgegen-

wirken,

Themen

vernetzen

Schnell

antworten

Interessante

Poweruser

gewinnen

Social Collaboration

Kommunikative Schwerpunkte in den einzelnen Phasen

Was haben Sie schon gemacht? Was haben Sie bereits aufgeplant?

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Geschäftsführung

HR

Führungskräfte

Mitarbeiter

(Lokale)

Kommunikatoren IT

Wie schützen wir

vertrauliche

Themen?

Wie binden wir

unterschiedliche

Mitarbeitergruppen

ein?

Wie offen

wollen wir

den Dialog

führen?

Wie begegne

ich Kritik?

Was bewegt die

Mitarbeiter in

meinem

Bereich?

Wie motiviere ich

mein Team zum

Mitgestalten?

Über welche

Themen darf

ich sprechen?

Hat mein Beitrag

Folgen für meine

MA-Bewertung?

Wie viel Zeit

darf ich im

internen Netz

verbringen?

Wie regen wir

zum Mitmachen

an?

Wie fördern wir den

Dialog über

Standorte hinweg?

Wie

identifizieren

wir neue

Themen?

Wie bleiben wir

offen für die

Einbindung

neuer Tools?

Wie integrieren

wir die

Plattformen?

Wie stellen wir

Usability sicher?

Wie gehen wir

mit dem

Kontrollverlust

um?

Wie geben wir

Orientierung in der

internen

Medienlandschaft?

Schritt 1

Analyse Erwartungen und Bedarfe

Sind die Erwartungen erhoben/erfasst?

Page 7: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

Schritt 1

Analyse Erwartungen und Bedarfe

Online-Umfrage zur Ermittlung

Inhaltlicher Schwerpunkte

Funktionalitäten

Bereitschaft zur Interaktion/zu eigenen Aktivitäten

Abgleich Nutzenvorstellungen, z. B. Verwaltung vs. Produktion,

Headquarter vs. Standorte etc.

Rasche Identifizierung von Schwellen, z. B. besondere Anforderungen

der Rechtsabteilung, des Betriebsrats, der IT etc.

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Page 8: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

„Sind Sie bereit?“ Kultur

Strategie

Ressourcen

Rahmen

Inhalt

Schritt 2

Check „Social Readiness“/Priorisierung

8 Sind Unternehmensstrategie/-kultur und Projektdetails abgeglichen?

Page 9: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

Schritt 2

Check „Social Readiness“/Priorisierung

„Gewichten Sie die Ziele in ihrer Bedeutung“ (1=sehr unwichtig, 5=sehr wichtig)

Zielsetzung 1 2 3 4 5 ∑

Mitarbeiterbeteiligung/Dialogkultur

Austausch über Grenzen hinweg

Gelebte Perspektivvielfalt/Diversität

Transparenz

Kommunikation mit und unter FK

Strategieverständnis der MA

Unternehmerisches Handeln der MA

Mitarbeiterbindung/-motivation

Themenradar (Was bewegt die MA?)

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Page 10: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

Schritt 3

Leitplanken setzen, Regeln vermitteln

Sprache?

Themen?

Content Owner für Beantwortung von Anfragen?

Nutzerhierarchien?

Eröffnung neuer Foren, Threads, User Groups?

Umgang mit Kritik/Netiquette?

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Wie setzt man Leitplanken – ohne einzuengen?

Page 11: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

Nicht so … … sondern so!

Schritt 3

Leitplanken setzen, Regeln vermitteln

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UMH-CCO-UK

Kennen

Mitarbeiter wissen von der Einführung und kennen Vorteile der Plattform

Können

Mitarbeiter sind ab „Day 1“ fähig, die neue Plattform zu nutzen

Wollen

Mitarbeiter integrieren Plattform selbstständig in ihren Arbeitsalltag

Schritt 4

Pre-Marketing/Launch-Kampagne

Was passiert, wenn am „Day 1“ gar nichts passiert? Und danach ...?

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Artikelserie: „Vorteile & Funktionen“

Tutorial-Videos

Z-Cards/Infografiken „10 Tipps für den Start“

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Schritt 4

Pre-Marketing/Launch-Kampagne

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Schritt 4

Pre-Marketing/Launch-Kampagne

Aktualität Einfachheit Übersichtlichkeit Wissensaustausch

Personalisierung

Enterprise Search

Responsive Design

Single-Sign-On

Seitenbewertung

Feedback-Modul

Forum

Blog

Wechsel-Teaser

Widgets

Welche Funktion belegt welche Vorteils-/Nutzenversprechen?

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Schritt 4

Pre-Marketing/Launch-Kampagne

Stories dramatisieren die Schlüsselfunktionen

1. Personalisierung: Was wichtig ist, entscheiden Sie

2. Enterprise Search: Das „interne Google“

3. Responsive Design: Wenn die Seite mitwächst …

4. Single-Sign-On: Alles auf einen Klick

5. Seitenbewertung: Das gefällt Ihnen bestimmt

6. Das Feedback-Modul: Lob und Anregungen willkommen!

7. Forum: Marktplatz der Meinungen und des Wissens

8. Blogs: Ein ganz neues Wir-Gefühl

9. Wechsel-Teaser: Multimedia im Intranet

10. Nachrichten- und Wissens-Widgets: Einfach im Bilde bleiben

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B O S C H U N D S I E M E N S H A U S G E R Ä T E G R U P P E Foren für den internen Dialog I CCM-IS I 30. April 2013I Folie: 16

Support/Steuerung/

Governance Moderation/Inhalte Motivation/ Promotion

IT

HR

CCM

FK

Lokale

Kommuni-

katoren

Technischer Support

Bereitstellung

Monitoring Tool(s)

Ranking aktivste

Community/aktivste

Nutzer (tbd.)

Lokale Berichte zur

Einführung

Regelung zu Nutzung

während der Arbeitszeit

Issues Management Prozess

Zulassung neuer Foren-Owner

Regeln und Anleitung

Kommunikations-Support

Fachabteilungen

Support Einbindung FK

Kampagne zur Einführung

Laufend: Verlinkung aus

internen Medien

Best Practice Austausch Lokale fachübergreifende

Themen

Posten von Artikeln

Moderieren von

Diskussionen

Team zur Beteiligung an

Foren motivieren

Moderation eigener Foren zu

konzernweiten Themen

Verweise auf verwandte

Themen in anderen Foren

Content Owner HR-Themen:

Inhaltlicher Support

Ggf. Moderation eigener HR-

Foren (z. B. Karriere)

Kritische Beiträge melden

Mitarbeiter anleiten und

unterstützen

Foren zu IT-Themen

Interne Foren übergreifend Corporate Foren

Schritt 5

Verantwortlichkeiten definieren und implementieren

16 Organisationsberatung der Kommunikation ?!?

Page 17: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

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Schritt 6

Optional: Aktivierung der Mitarbeiter durch Gamification

Bitte nicht sofort ablehnen – es könnte der Königsweg zur

Aktivierung sein ...

Page 18: Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

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Standort-

zeitschrift

Intranet

(global)

Mitarbeiter-

zeitschrift

Intranet

(regional)

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Schritt 7

Konsequentes Mashing mit übriger Medienlandschaft

Bitte nicht vergessen!