Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

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Die Einführung von Social Collaboration-Plattformen, wie z. B. Jive oder IBM Connections, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen! Was kann Kommunikation leisten, um Führungskräfte und Mitarbeiter zu aktivieren und die Akzeptanz für neue Formen der Zusammenarbeit ab "Tag 1" zu steigern? Und welche Maßnahmen helfen, Schwellen zu überwinden? Hier einige Ansätze und das Vorgehen, die die Arbeitsweise von JP KOM zu diesen Fragen beschreiben.

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  • 1. Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation berwinden Arbeitsweise und Vorgehen JPKOM Jrg Pfannenberg/Oliver Chaudhuri, 20. Januar 2014
  • 2. Social Collaboration Schlssel fr den Wandel Kompetenzen Motivation Kultur Menschen Integration Regeln Verantwortlichkeiten Prozess Technologie Infrastruktur Design Vernetzung Nach Dilip Bhatt, 2000 Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen! 2
  • 3. UMH-CCO-UK Social Collaboration Akzeptanz und reibungslose Integration in den Arbeitsalltag durch Kommunikation untersttzen INFORMATION INTERAKTION Collaboration-Plattform Zum Mitmachen bekannt machen anregen Persnlichen Nutzen Erste Schritte darstellen einleiten Die kritischen Pfade sind nicht die technischen Herausforderungen! 3
  • 4. UMH-CCO-UK Social Collaboration Strategie und Kommunikationsstil No Gos: Teaching, Preaching & Technik-Protz Vorsicht! Wenn das Herz voll ist, wird die Kommunikation oft schmerzhaft 4
  • 5. Social Collaboration Kommunikative Schwerpunkte in den einzelnen Phasen Entwicklung Untersttzung der Fhrung sichern Hrden und Erwartungen der Stakeholder identifizieren Mitbestimmungsgremien frh involvieren Einfhrung Social Intranet wie ein Produkt vermarkten (inkl. Key Visual, Story) Klare Regeln fr die Nutzung kommunizieren Anhand von Use Cases Nutzen vermitteln Community Management Silodenken entgegenwirken, Themen vernetzen Schnell antworten Interessante Poweruser gewinnen Was haben Sie schon gemacht? Was haben Sie bereits aufgeplant? 5
  • 6. Schritt 1 Analyse Erwartungen und Bedarfe Wie motiviere ich mein Team zum Mitgestalten? Wie schtzen wir vertrauliche Themen? Was bewegt die Mitarbeiter in meinem Bereich? Fhrungskrfte Wie begegne ich Kritik? Wie gehen wir mit dem Kontrollverlust um? HR Wie binden wir unterschiedliche Mitarbeitergruppen ein? Mitarbeiter Wie offen wollen wir den Dialog fhren? Wie viel Zeit darf ich im internen Netz verbringen? Geschftsfhrung Wie stellen wir Usability sicher? IT Wie integrieren wir die Plattformen? Hat mein Beitrag Folgen fr meine MA-Bewertung? Wie geben wir Orientierung in der internen Medienlandschaft? Wie bleiben wir offen fr die Einbindung neuer Tools? Wie regen wir zum Mitmachen an? (Lokale) Kommunikatoren Wie frdern wir den Dialog ber Standorte hinweg? Sind die Erwartungen erhoben/erfasst? ber welche Themen darf ich sprechen? Wie identifizieren wir neue Themen? 6
  • 7. Schritt 1 Analyse Erwartungen und Bedarfe Online-Umfrage zur Ermittlung Inhaltlicher Schwerpunkte Funktionalitten Bereitschaft zur Interaktion/zu eigenen Aktivitten Abgleich Nutzenvorstellungen, z. B. Verwaltung vs. Produktion, Headquarter vs. Standorte etc. Rasche Identifizierung von Schwellen, z. B. besondere Anforderungen der Rechtsabteilung, des Betriebsrats, der IT etc. 7
  • 8. Schritt 2 Check Social Readiness/Priorisierung Sind Sie bereit? Kultur Strategie Ressourcen Rahmen Inhalt Sind Unternehmensstrategie/-kultur und Projektdetails abgeglichen? 8
  • 9. Schritt 2 Check Social Readiness/Priorisierung Gewichten Sie die Ziele in ihrer Bedeutung (1=sehr unwichtig, 5=sehr wichtig) Zielsetzung 1 2 3 4 5 Mitarbeiterbeteiligung/Dialogkultur Austausch ber Grenzen hinweg Gelebte Perspektivvielfalt/Diversitt Transparenz Kommunikation mit und unter FK Strategieverstndnis der MA Unternehmerisches Handeln der MA Mitarbeiterbindung/-motivation Themenradar (Was bewegt die MA?) 9
  • 10. Schritt 3 Leitplanken setzen, Regeln vermitteln Sprache? Themen? Content Owner fr Beantwortung von Anfragen? Nutzerhierarchien? Erffnung neuer Foren, Threads, User Groups? Umgang mit Kritik/Netiquette? Wie setzt man Leitplanken ohne einzuengen? 10
  • 11. Schritt 3 Leitplanken setzen, Regeln vermitteln Nicht so sondern so! 11
  • 12. UMH-CCO-UK Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne Kennen Mitarbeiter wissen von der Einfhrung und kennen Vorteile der Plattform Knnen Mitarbeiter sind ab Day 1 fhig, die neue Plattform zu nutzen Wollen Mitarbeiter integrieren Plattform selbststndig in ihren Arbeitsalltag Was passiert, wenn am Day 1 gar nichts passiert? Und danach ...? 12
  • 13. Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne Artikelserie: Vorteile & Funktionen Tutorial-Videos Z-Cards/Infografiken 10 Tipps fr den Start 13
  • 14. Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne Welche Funktion belegt welche Vorteils-/Nutzenversprechen? Aktualitt Einfachheit bersichtlichkeit Enterprise Search Responsive Design Single-Sign-On Seitenbewertung Feedback-Modul Personalisierung Wissensaustausch Forum Blog Wechsel-Teaser Widgets 14
  • 15. Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne Stories dramatisieren die Schlsselfunktionen 1. Personalisierung: Was wichtig ist, entscheiden Sie 2. Enterprise Search: Das interne Google 3. Responsive Design: Wenn die Seite mitwchst 4. Single-Sign-On: Alles auf einen Klick 5. Seitenbewertung: Das gefllt Ihnen bestimmt 6. Das Feedback-Modul: Lob und Anregungen willkommen! 7. Forum: Marktplatz der Meinungen und des Wissens 8. Blogs: Ein ganz neues Wir-Gefhl 9. Wechsel-Teaser: Multimedia im Intranet 10. Nachrichten- und Wissens-Widgets: Einfach im Bilde bleiben 15
  • 16. Schritt 5 Verantwortlichkeiten definieren und implementieren Support/Steuerung/ Governance Technischer Support IT HR Moderation/Inhalte Foren zu IT-Themen Bereitstellung Monitoring Tool(s) Regelung zu Nutzung whrend der Arbeitszeit Content Owner HR-Themen: Inhaltlicher Support Zulassung neuer Foren-Owner Regeln und Anleitung Kommunikations-Support Fachabteilungen Best Practice Austausch Lokale Kommunikatoren Moderation eigener Foren zu konzernweiten Themen Verweise auf verwandte Themen in anderen Foren Lokale fachbergreifende Themen Kritische Beitrge melden Posten von Artikeln Mitarbeiter anleiten und untersttzen FK Interne Foren bergreifend Motivation/ Promotion Ranking aktivste Community/aktivste Nutzer (tbd.) Support Einbindung FK Ggf. Moderation eigener HRForen (z. B. Karriere) Issues Management Prozess CCM Corporate Foren Moderieren von Diskussionen Kampagne zur Einfhrung Laufend: Verlinkung aus internen Medien Lokale Berichte zur Einfhrung Team zur Beteiligung an Foren motivieren Organisationsberatung der Kommunikation ?!?Foren fr den internen Dialog I CCM-IS I 30. April 2013I Folie: 16 16 BOSCH UND SIEMENS HAUSGERTE GRUPPE
  • 17. Schritt 6 Optional: Aktivierung der Mitarbeiter durch Gamification Bitte nicht sofort ablehnen es knnte der Knigsweg zur Aktivierung sein ... 17
  • 18. Schritt 7 Konsequentes Mashing mit briger Medienlandschaft Links zu verwandten Artikeln Links zu globalen News, Bildergalerien, Videos Links zu verwandten regionalen Artikeln bernahme ausgewhlter Inhalte (z. B. Newsteaser, Forenbeitrge) Links zu News, Bildergalerien, Videos, Foren, Blogs Intranet (global) Startseite: Teaser aktuelle MAZ-Ausgabe, Permanenter Link zum MAZ-Archiv News: Links zu verwandten Berichten in MAZ Videointerviews: Link zu Volltext in MAZ Links zu regionalen News, Bildergalerien, Videos Adaption von regionalen Inhalten Verweis auf regionale News Intranet (regional) Verweis auf Hintergrundberichte, Interviews, Startseite: Hinweis auf neue Ausgabe Bitte nicht vergessen! Mitarbeiterzeitschrift Verweis auf nchste/letzte