Social Media und Web 2.0 in der Verwaltung 2.0... · Kunstsammlungen der Veste AWO Seniorentreff...

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Social Media und Web 2.0 in der Verwaltung? All i ht fü 20 Alles spricht für 2.0 Karin Engelhardt Karin Engelhardt 1

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Social Media und Web 2.0 in der Verwaltung?g

All i ht fü 2 0Alles spricht für 2.0

Karin Engelhardt

Karin Engelhardt

1

3 Fragen, die uns beschäftigen: g , g

Weshalb einsteigen?

Und wenn, dann ,Wie?

W ( fühlt) li bWarum (gefühlt) lieber nicht?

2

Welche anstehenden AufgabenWelche anstehenden Aufgaben können wir mittels Web 2.0 -Social Media besser - bzw. mit Mehrwert lösen?

Und wenn, dann ,Wie?

3

Einerseits …

für die Verwaltung nichts Neues Stammtisch Zeitung Leserbriefe Bürgermeister auf Veranstaltungen,

Bürgersprechstunden Bürgerbüro Umfragen Kooperieren / informieren / kommunizieren

/ sich vernetzen

Andererseits

Reichweite / jeder redet mit Interaktivität Ort- und Zeitunabhängigkeit Geschwindigkeit => GuttenPlagWiki Dauerhaftigkeit / Schriftlichkeitg Hierarchien werden aufgeweicht Dialogfähigkeit / offene Kommunikationg g /

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2008

FreiwilligenbörsePflegeplatzbörseRegionaler

Businessplan

Stadtratsfernsehen SchulplattformKindergarten-

l ttfStadtratsfernsehen Schulplattform

plattform

FerienbörseDigitales

Stadtgedächtnis…

G hi hGeschichtekann man sehen, hören und fühlen –eben erleben.e e e e e

Das Digitale Stadtgedächtnis soll Orte in der Stadt mit der 950-jährigen Stadtgeschichte und den persönlichen Geschichten der Bürger verbinden.

Zu jedem Ort oder Gebäude in der Stadt sollen multimediale jInhalte (Texte/Bilder/Videos) gespeichert werden können. Bürger und Besucher sollen dieses gesammelte Wissen auf einfachste Weise sowohl virtuell (über Internet) als auch real einfachste Weise sowohl virtuell (über Internet) als auch real (am jeweiligen Ort) abrufen können.

KooperationspartnerSt. Augustin

LandesbibliothekStadtarchiv

Historische Gesellschaft

Landesbibliothek

StaatsarchivInitiative Stadtmuseum

Stadtarchiv

Tourismus CoburgSchloss Callenberg

Kunstsammlungen der Veste AWO Seniorentreff

Autoren zahlreicher historischer Arbeiten

Unter der Schirmherrschaft von Prinz Andreas von Sachsen-Coburg und Gotha

Was ist Social Media aus Verwaltungssicht?

Für jede Verwaltung möglicherweise etwas anderesZuhören / Stimmungen einfangen / Tendenzen Zuhören / Stimmungen einfangen / Tendenzen aufspüren/ Hintergründe aufzeigen / Reichweite und Glaubwürdigkeit aufbauen / Kosten reduzieren d h B t d fl / Hilf S lb thilf durch Bestandspflege / Hilfe zur Selbsthilfe ….

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Twitter: Bund Online

Information

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Verfassungsgericht

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Regierungssprecher

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Netzpolitik

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Initiative D21

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Twitterliste Politik

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Deutsche Lufthansa

InformationenÜber TwitterZusätzlicherPresseverteiler

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Arbeitgeberverband Gesamtmetall

Informationen über facebook

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Blogs

BessererEinblick in dasVerwaltungs-

geschehen

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Walthers Säfte - Image

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The British Monarchy

Image / facebook

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Telekom_hilft

ServiceVerlängerterArm desBürgerbüros /Angeboteverbessern

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MAN Careers

Werbung fürAzubis – DieVerwaltung als

Arbeitgeber

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Vernetzung innerhalb der Plattformen nutzen

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Bürgerhaushalt Potsdam

Teilhabe anEntscheidungen/ mit Bürgern

diskutieren

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Bürgerhaushalt Gütersloh

Bürgerschaftliches Engagement und

liti h T ilh b politische Teilhabe fördern

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"Braucht die Stadt Coburg eineBraucht die Stadt Coburg eine Facebook-Seite?"

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"Braucht die Stadt Coburg eineBraucht die Stadt Coburg eine Facebook-Seite?"

"Für welches Anliegen / welcheFür welches Anliegen / welche Aufgabenstellung kann uns

eine Facebook-Seite dienlich sein.“

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Mögliche Einsatzbereiche

Facebook: direkte Kontakte zu Unterstützern und Interessenten

Xing: Interessengruppen + VernetzungXing: Interessengruppen + VernetzungTwitter: NeuigkeitenWiki I f ti d Wikis: Informationen und

Datenbestände werden d t l f b tdezentral aufgebaut

ERGEBNIS Phase 1:ERGEBNIS Phase 1:Idee zur Frage: „Welche (Kommunikations)(Kommunikations)Aufgabe wollen wir mit Web 2.0 bearbeiten?“bearbeiten?“

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Tipps zu Phase 1 - STARTEN

Entwickeln Sie gemeinsam ein Gefühl für die Vielfalt im Netz. Vielleicht bleiben Sie am Anfang „undercover“ – testen Sie!

Web 2.0 verstehen und denken lernen

Um auszuloten, welche Möglichkeiten, Folgen und auch Gefahren Social-Media-Aktivität mit sich bringt , braucht man Erfahrung und Überblick. Daher unbedingt erst informieren, dann im Echtbetrieb

bli ipublizieren.

Mitarbeiter die im realen Leben nicht netzwerken undMitarbeiter, die im realen Leben nicht netzwerken und den Austausch mit anderen pflegen, werden auch mit Networking-Plattformen im Internet nicht glücklich

34werden.

Phase 2: PLANEN

=> MenschenZiele Strategie Strategie TechnologieTechnologie

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Phase 2: PLANEN

5 PunkteWir hatten genau unsere Zielgruppe vor Wir hatten genau unsere Zielgruppe vor AugenWir hatten eine Strategie + konkrete Ziele Wir hatten eine Strategie + konkrete Ziele erarbeitetWir hatten Inhalte und KooperationspartnerWir hatten Inhalte und KooperationspartnerWir hatten ein ToolWir haben Menschen vor Ort die von unserer

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Wir haben Menschen vor Ort, die von unserer Idee begeistert sind und mitmachen.

http://www.flickr.com/photos/adforce1/4425475660

2 Planen - Investition in Strategie lohnt sich

Social Media ist EchtzeitkommunikationSocial Media ist Echtzeitkommunikation

Informationsflüsse sind nicht mehr so leicht zu kontrollierenInformationsflüsse sind nicht mehr so leicht zu kontrollieren

Hierarchische Organisationsstrukturen werden abgelöst

Social Media Aktivitäten kosten Zeit.

Geschwindigkeit: Kommunikationsmaßnahmen müssen ständig angepaßt werdeng g p

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2 Planen - Der Weg zu neuen Konzepten

Was wollen Sie wirklich mit derWas wollen Sie wirklich mit der Social Media Präsenz erreichen?

Interne Kommunikationsprozesse in Augenschein nehmen. Wo entstehen Informationen, wer bereitet sie

f i d i it bauf, wie werden sie weitergegeben.

Welche Vorgehensweise bietet sich an? Medienmix?Welche Vorgehensweise bietet sich an? Medienmix?

Aktivitäten in Social Media sind Teil der Gesamtkommunikation - entwickeln sie eine Gesamtstrategieg

K d R h d fi i d38

Kompetenzen und Rahmen müssen neu definiert werden.

ÜberschriftPhase 3: DURCHFÜHREN

Verantwortung übernehmenVerantwortung übernehmen

39http://www.flickr.com/photos/animm/2300624833/sizes/l/in/photostream/

5 Durchführen - Verantwortung übernehmen

Qualität der Inhalte / Mehrwerte

Synchronisierung mit anderen Medien

Dauerhafte Präsenz

Wille und Glaubwürdigkeit

M i i d C lliMonitoring und Controlling

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Die Facebook-freie Amtsstube

Geht das?

AG Web 2.0Und was ist, wenn wir einfach

nichts machen?

Wir müssen nicht gleich los twittern … gwichtig ist, sich damit zu beschäftigen.

Prävention durch Aufklärung

Aber …

privat diskutieren in Deutschland 18 Mio Menschen am virtuellen Facebook-Stammtisch. Ungefiltert, ungesteuert, hemmungslos, emotional.

Web 2 0 ist gefährlicher als eine Grillparty! Schriftlich „Web 2.0 ist gefährlicher als eine Grillparty! Schriftlich, schnelle Verbreitung, nachvollziehbar.“

1,2 Mio Menschen arbeiten im öffentlichen Dienst. für Mitarbeiter von Behörden stellt sich die Frage nach

Abgrenzung zwischen privaten und dienstlichen Aktivitäten.

Sobald das Profil einen Hinweis auf die Behörde enthält, sind die Aktivitäten nicht mehr rein privat.

Di B hö d b ht R l fü di Die Behörde braucht Regelungen für die Kommunikation innerhalb der Sozialen Medien.

“Don’t write anything stupid”.Core MediaCore Media

die private Internetnutzung ist meist p gbereits geregelt

Social Media Richtlinien sind Vorgaben, Social Media Richtlinien sind Vorgaben, innerhalb derer sich die twitternden und facebookenden Mitarbeiter und facebookenden Mitarbeiter selbständig und ohne lange Absprachen bewegen können müssen. Absprachen bewegen können müssen.

Prävention durch Aufklärung

Die Bürgerbetreuung sowie die kommunale „Die Bürgerbetreuung sowie die kommunale Öffentlichkeitsarbeit wird vor neue Aufgaben gestellt, die einer entsprechenden Regelung gestellt, die einer entsprechenden Regelung dürfen.“

„Die Kommunikation über soziale Netzwerke im Internet ist ein Instrument der Öffentlichkeitsarbeit “Öffentlichkeitsarbeit.

„Stellen Sie sicher, dass Sie alles, was Sie „Ste e S e s c e , dass S e a es, as S everöffentlichen auch vertreten können und mit den Regelungen der Stadt übereinstimmt.“

Augsburg

Social Media Guidelines Ab i h i t d di tli h Akti ität Abgrenzung zwischen privaten und dienstlichen Aktivitäten Dienstlich heißt = alle Rahmenbedingungen der

Dienststelle gelteng Wahrung des Amtsgeheimnisses sowie Datenschutz ist zu

beachten R l d G t ü b k t i d b ht t Regeln und Gesetze müssen bekannt sein und beachtet

werden (Urheberrecht, Markenrecht, Wettbewerbsrecht und Datenschutzrecht + Regeln der Plattformen)

offizielle Informationen werden durch autorisierte Personen im Rahmen der ihnen übertragenen dienstlichen Aufgaben veröffentlicht.veröffentlicht.

Entwicklung einer Social Media Policyy

http://

1. [Definition] Was versteht die Organisation unter sozialen Netzwerken und interaktiven Medien?

2 [Eingrenzung] Auf welche Medien bezieht sich die Regelung? 2. [Eingrenzung] Auf welche Medien bezieht sich die Regelung? 3. [Sinn] Was will die Organisation erreichen?

Organisationseigene Medieng g 4. [Zielgruppe] Wer soll angesprochen werden? 5. [Identität] Welche Elemente der Corporate Identity können übernommen

werden? 6 [Du/Sie] Wie wird die Zielgruppe angesprochen? 6. [Du/Sie] Wie wird die Zielgruppe angesprochen? 7. [Wir/Ich] Welchen Absender hat eine Nachricht? 8. [Freunde] Wie geht die Organisation mit externen Inhalten um? Wer sind die

Freunde der Organisation? 9 [C i ht] W l h M t i li dü f d t l h t M di

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http://www.ikosom.de/

9. [Copyright] Welche Materialien dürfen verwendet, welche externen Medien eingebunden werden?

Entwicklung einer Social Media l

Entwicklung einer Social Media Policy

Policy

Pe sönliche Medienn t ngPersönliche Mediennutzung 10. [Bezug] Welche Medien wie z.B. Foren, Blogs, Netzwerke und Profile sind

relevant für uns? 11. [Fördern/Verbieten] Ist eine eigenständige Interaktion von Mitarbeitern

ü ht?erwünscht? 12. [Zeit] Dürfen soziale Netzwerke während der Arbeitszeit genutzt werden? 13. [Ausnahmen] Über welche Bereiche soll in keinem Fall gesprochen

werden? 14. [Zugehörigkeit] Wie und wann wird die Zugehörigkeit zur Organisation

gezeigt? 15. [Netiquette] Welche Verhaltensregeln sollen Mitarbeiter online befolgen?

Anwendung der Social Media Policy 16. [Verantwortung] Wer ist für soziale Medien zuständig? 17. [Anwendung] Wie wird eine Social Media Policy in die Organisation

eingeführt?eingeführt? 18. [Verletzung] Was passiert, wenn die Social Media Policy verletzt wird? 19. [Veröffentlichung] Müssen wir die Social Media Policy veröffentlichen? 20. [Dauer] Ist die Social Media Policy für immer festgeschrieben?

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[ ] y g

http://www.ikosom.de/

Was wäre ein Erfolg für die Verwaltung?für die Verwaltung?

1 Mio x geliked auf facebook?

1 Mio followers auf twitter?1 Mio followers auf twitter?

Was wäre ein Erfolg fü di V lt ? wirkliche Follower für die Verwaltung? wirkliche Follower,

die den Ideen der Kommune und der Politik folgenPolitik folgen

echte Fans, die uns bei unseren Vorhaben auch tatsächlich unterstützen –die stolz sind auf ihre Stadt und den Lebensraum und selbst sowohl am selbst sowohl am Stammtisch also auch bei Facebook …dazu beitragenbeitragen.

Alles spricht für 2.0

Richtiger strategischer Einsatz kann Kosten sparen und echtekann Kosten sparen und echte Fans und Follower bringen

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

„Auch wenn die Technik immer besser wird – die Nachrichten werden auch in zehn Jahren nicht werden auch in zehn Jahren nicht vor dem Ereignis verbreitet werden “

Karin EngelhardtStadt Coburg / Hauptamt

Leiterin Abteilung E-Government / Verwaltungsmodernisierung

werden.

Leiterin Abteilung E Government / VerwaltungsmodernisierungFachjournalistin (FJS) Projektmanagerin

Markt 1 D - 96450 Coburg

___________________________________________+49-(0)9561-891102 ( )

[email protected]://www.coburg.de; http://www.stadtgeschichte-coburg.de