Software für Dokumentenmanagement und Archivierung · PDF fileSoftware für...

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  • ELO

    Software fr Dokumentenmanagement und Archivierung

    ELO Dropzone

    Juli 2016

    ELO Digital Office GmbH

    http://www.elo.com

    Copyright 2016 ELO Digital Office GmbH

    Alle Rechte vorbehalten[01.07.2016-11:48 - de - 10.00.002]

  • Inhaltsverzeichnis 3

    InhaltsverzeichnisEinleitung...................................................................................... 5

    Konventionen.................................................................................................6

    Wie ist das Handbuch aufgebaut?..........................................................8

    Grundlagen...................................................................................9Installation und Konfiguration...............................................................10

    Ablagekachel einrichten.......................................................................... 18

    Suchkachel einrichten...............................................................................32

    Skriptkachel einrichten.............................................................................44

    Regulre Ausdrcke.................................................................................. 56

    Kachelsammlung (ELO Java Client).......................................................65

    Kachel aus anderer Applikation aktivieren (ELO Java Client)........69

    Anwendungsbeispiele............................................................. 70Verwenden der Ablagekachel............................................................... 71

    Verwenden der Suchkachel....................................................................73

    Administration...........................................................................77

    Anhang........................................................................................84Webseite.......................................................................................................85

    Freizeichnungsklausel...............................................................................86

    Index............................................................................................ 87

  • 4 Inhaltsverzeichnis

  • Einleitung 5

    Einleitung

    Copyright-Hinweise Alle Nutzungsrechte an diesem Programm gehren der ELO Digi-tal Office GmbH. Das Produkt darf lediglich entsprechend den Li-zenzvereinbarungen kopiert und eingesetzt werden.

    Es ist rechtswidrig, ganz oder teilweise ELO Dropzone zu kopieren,zu reproduzieren oder zu bertragen.

    Kein Teil dieses Handbuchs darf ohne vorherige schriftliche Zu-stimmung der ELO Digital Office GmbH reproduziert, bertragen,bersetzt oder irgendwie sonst vervielfltigt werden. Der Inhaltdes Buches begrndet keinerlei Ansprche seitens des Kufers.

    Warenzeichen ELO Dropzone ist ein eingetragenes Warenzeichen der ELO DigitalOffice GmbH.

    Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel und Micro-soft PowerPoint sind eingetragene Warenzeichen der MicrosoftCorporation. Alle anderen Produktnamen sind urheberrechtlichgeschtzt und eingetragene Warenzeichen/Markennamen derjeweiligen Inhaber.

    Beachten Sie Wir sind bemht, Ihnen eine mglichst bereinstimmende Do-kumentation zu unseren Produkten zu liefern. Da wir aber dieELO Dropzone stndig weiterentwickeln und parallel auch meh-rere Versionen herstellen, verndern sich Programmzustnde sehrschnell. Kleinere Darstellungsfehler im Handbuch sind daher hinund wieder unvermeidbar. Hierfr bitten wir um Ihr Verstndnis.

  • 6 Einleitung

    Konventionen

    Fr diese Dokumentation gelten nachfolgende Konventionen:

    Hinweise Wichtige Informationen werden in einem grauen Kasten mit Hin-weis-Symbol dargestellt. Es gibt folgende Arten von Hinweisen:

    Hinweis: Dies ist eine Zusatzinformation, die Ihnen den Umgangmit ELO vereinfacht.

    Beachten Sie: Bercksichtigen Sie diesen Hinweis, um einen rei-bungslosen Programmablauf zu gewhrleisten.

    Achtung: Bercksichtigen Sie diesen Hinweis unbedingt, sonstkommt es zu erheblichen Beeintrchtigungen im Programmab-lauf.

    Kursiv Die Namen von Mens, Optionen, Dialogfeldern, Ordnern, Kapi-telhinweisen, Pfaden und Dateiendungen werden kursiv darge-stellt.

    Beispiel: Klicken Sie auf ELO-Schaltflche > Konfiguration und wh-len Sie die Registerkarte Mail.

    Tastenkombinationen Tastenkombinationen werden in GROSSBUCHSTABEN dargestellt.Gleichzeitig gedrckte Tasten werden durch Pluszeichen (+) ge-kennzeichnet.

    Beispiel: STRG + C

    Fett Hinweise und berschriften werden im Handbuch durch Fett-druck hervorgehoben.

    Courier Programmiercode, Programmausgaben, Eingaben und Skriptewerden in der Schriftart Courier dargestellt.

    Beispiel: MsgBox "Hello world!"

    Pfadangaben Dieses Handbuch unterscheidet drei Arten von Pfaden:

  • Einleitung 7

    Navigationspfade: Beschreiben Abfolgen von Schaltflchen undMenpunkten, durch die Sie sich klicken, um bestimmte Funk-tionen zu nutzen. Navigationspfade erkennen Sie an den spitzenKlammern (>) und der kursiven Schrift.

    Beispiel: Klicken Sie auf ELO-Schaltflche > Konfiguration > Notizen> Randnotizen drucken.

    Ablagepfade: Beschreiben Speicherorte innerhalb des ELO-Ar-chivs. Ablagepfade erkennen Sie am Pilcrow-Zeichen ().

    Beispiel: Speichern Sie das Dokument unter Ablage Jahr Mo-nat.

    Dokumenten- und Speicherpfade: Beschreiben Speicherortevon Dateien innerhalb des Betriebssystems. Wir verwenden eineSchreibweise mit Backslashes (\).

    Beispiel: Speichern Sie das Dokument unter C:\Eigene Dateien\Fe-rienplanung.

  • 8 Einleitung

    Wie ist das Handbuch aufgebaut?

    Das Ziel dieses Handbuchs ist es, Ihnen die Funktionen der ELODropzone zu erlutern.

    Einleitung Das erste Kapitel enthlt Copyright-Hinweise, allgemeine Infor-mationen zur Nutzung des Handbuchs sowie einen berblickber die Kapitelinhalte.

    Grundlagen In diesem Kapitel finden Sie wichtige Hinweise zur Installation undKonfiguration der ELO Dropzone.

    Anwendungsbeispie-le

    Dieses Kapitel enthlt Anwendungsbeispiele, die Ihnen helfen,sich schnell mit der ELO Dropzone vertraut zu machen.

    Administration Diese Kapitel wendet sich an Administratoren. Hier finden SieInformationen ber die Konfiguration und Verwaltung der ELODropzone.

    Anhang Der Anhang enthlt Informationen zur Webseite sowie die Frei-zeichnungsklausel.

    Index Im Index finden Sie wichtige Schlagwrter.

  • Grundlagen 9

    Grundlagen

    bersicht Mit der ELO Dropzone legen Sie eintreffende Dokumente effizi-enter und komfortabler im ELO-Archiv ab. Ziehen Sie Dokumenteund Dateien einfach per Drag&Drop auf eine von Ihnen definierteKachel. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt die ELO Drop-zone nach von Ihnen vordefinierten Regeln. Dem Benutzer wirdein schneller und einfacher Zugriff auf hufig verwendete Funk-tionen ermglicht und die Dokumente knnen noch schneller undeinfacher im ELO-Archiv abgelegt werden.

    Neben der Ablagekachel knnen Sie auch Such- und Skriptka-cheln anlegen. Mit einer Suchkachel knnen Sie die gewnschtenSuchbegriffe ber die Indexfelder einer Verschlagwortungsmaskeeinrichten. Auerdem ist es mglich, Suchkacheln zu definieren,die ber Tastenkombinationen aktiviert werden. Mit einer Skript-kachel knnen Sie ein Skript ereignisgesteuert aufrufen.

    Zudem ist es mglich, mit regulren Ausdrcken in der ELO Drop-zone zustzliche Variablen zu erstellen, die fr die Definition vonKacheln verwendet werden knnen.

    Allgemeiner Hinweis Das Programm arbeitet mit folgenden Clients zusammen:

    ELO Java Client

    ELO Windows Client

    ELOoffice

    Bei abweichendem Verhalten in der Zusammenarbeit mit anderenClients weisen wir Sie auf die Abweichungen gesondert hin.

  • 10 Grundlagen

    Installation und Konfiguration

    Installation Die ELO Dropzone ist Bestandteil der Clients und wird daherbei der Installation des Java Clients, des Windows Clients undELOoffice mit installiert.

    Starten Die ELO Dropzone wird je nach Client unterschiedlich aufgerufen.

    Starten mit dem JavaClient

    Beim ELO Java Client werden nach der Installation auf dem Desk-top Verknpfungen zur ELO Dropzone und zum ELO Java Clienterstellt.

    Abb. 1: Verknpfungen auf dem Desktop nach der Installation des Java Clients

    1. Klicken Sie doppelt auf das Symbol der ELO Dropzone.

    Der Anmeldedialog des Java Clients erscheint.

    2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen an.

    Die ELO Dropzone und der Java Client erscheinen.

    Starten mit dem Win-dows Client undELOoffice

    Beim ELO Windows Client und ELOoffice werden nach der Instal-lation auf dem Desktop eine Verknpfung zum ELO Windows Cli-ent und ELOoffice erstellt.

    Die ELO Dropzone startet beim ffnen des ELO Windows Clientsund ELOoffice automatisch.

    Deaktivieren: Sie knnen die ELO Dropzone in der Konfigurationdeaktivieren.

    ELO-Men > Konfiguration > Allgemein > Zustzliche Module.

  • Grundlagen 11

    Abb. 2: Konfiguration ELO Windows Client: Aktivieren und deaktivieren der ELO Dropzone

    Entfernen Sie das Hkchen bei der ELO Dropzone.

    Nach einem Neustart des Clients wird die ELO Dropzone nichtmehr automatisch gestartet.

  • 12 Grundlagen

    Programmoberflche

    Abb. 3: Programmoberflche der ELO Dropzone - vor dem ersten Start und mit Kacheln

    Beim ersten Start ist die ELO Dropzone zunchst leer (siehe lin-ker Screenshot Programmoberflche). Zum Vergleich daneben ei-ne mit mehreren Kacheln befllte ELO Dropzone.

  • Grundlagen 13

    Einklappen - ausklap-pen

    Abb. 4: Kopfbereich der ELO Dropzone

    Die ELO Dropzone lsst sich ein- und ausklappen, indem Sie aufden Kopfbereich mit dem Schriftzug ELO Dropzone klicken. Nachdem Ei