Tipps für die Softwareprojektabnahmevon Michael Whittaker; www.michael-whittaker.de; post@michael-whittaker.de; 17. Juli 2010

Ziel der AbschlusspräsentationDas oberste Ziel der Abschlusspräsentation im Rahmen einer Projektabnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers, dass das die Software die in den Anforderungen, im Angebot und/oder im Pflichtenheft genannten Funktionen leistet.

In der Regel wird mit dieser Abnahme nicht nur das Projekt abgeschlossen und das Projektteam entlastet, sondern stellt auch eine Bedingung zur vollständigen Zahlung des Honorars dar1.

Das Unterschreiben zur AbnahmeObwohl es sicherlich Fälle gibt, bei denen der Auftraggeber sofort und gerne die Abnahmeerklärung unterschreibt, ist es in der Regel in Ordnung, wenn einige Stunden oder einige Tage bis zur endgültigen Abnahme eingefordert werden2. So können Sie sich in Ruhe beraten und evtl. Rat von anderen Personen einholen. Es empfiehlt sich außerdem, mindestens zu zweit zur Abnahme zu gehen, sodass man sich gegenseitig beraten und unterstützen kann3.

Den Projektstatus beurteilenDie Erreichung der Ziele kann einfach ermittelt werden: Vergleichen Sie den aktuellen Stand des Projekts mit den im Projektauftrag definierten Zielen (i. d. R. Vertragsdokumente und Pflichtenheft). Haben sich die Anforderungen häufiger geändert, so sind die hierzu generierten Dokumente (Skizzen, Beschreibungen, E-Mails, ...) ebenso beim Vergleich zu betrachten.

Gehen Sie hier ruhig kleinlich und Punkt für Punkt durch – es geht schließlich um eine häufig nicht gerade kleine Geldsumme.

Dokumentation (I)Dokumentieren Sie die Abnahme! Neben dem aktuellen Status und dem Erreichungsgrad der einzelnen Punkte, sind vor allem eine priorisierte Übersicht der noch offenen Punkte bzw. evtl. Mängel und Abweichungen von den vorher festgelegten Zielen wichtig.

1 Abgesehen von der Funktion als „Zahlungsfreigabe“ ist bei Werkverträgen (§640 BGB) die Abnahme vom Auftraggeber sogar gesetzlich kodifiziert und somit unabdingbare Pflicht.

2 Ein Ende dieser „Bedenkzeit“ sollte jedoch deutlich fixiert werden.

3 Diese Personen sollten am besten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen kommen, um sich gegenseitig mit Fachkenntnissen zu ergänzen.

Dokumentation (II)Bestehen Sie auf eine angemessene Dokumentation der Software. Ein Benutzerhandbuch sollte vorhanden sein, falls nicht explizit darauf verzichtet wurde. Außerdem sollte der Code kommentiert und Änderungen5 an bestehenden System / Datenbanken beschrieben werden.

Falls es sich um ein externe Projektteam handelt, sollten außerdem alle in dem Projekt entstandenen Dokumente und Daten, die auch nur denkbar in der Zukunft mal hilfreich sein könnten, dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.

NachbesserungenAuch wenn nicht alle Ziele zu 100% funktionieren, kann es dennoch in einigen Fällen sinnvoll sein, das Projekt in einer ersten Stufe abzunehmen und die Mängel, die zwingend nachgebessert werden müssen, in einem separaten Dokument festzuhalten. Der Auftragnehmer verpflichtet sich dann, diese Punkte bis zu einem festgelegten Zeitpunkt zu beheben.

Nach der Nachbesserung wird in einer zweiten Stufe dann das Projekt abgeschlossen.

FolgeprojekteHaben sich während des Projekts neue größere Anforderungen ergeben, kann auch im Anschluss an die erfolgreiche Abnahme über ein Folgeprojekt gemeinsam nachgedacht werden. Hier sollten jedoch genauso wie auch im Erstprojekt detailliert die Anforderungen und Ziele in einem Pflichtenheft vereinbart werden.

Verschwiegenheit und DatenschutzJe nach dem was im Vertrag vereinbart wurde, müssen im Anschluss an das Projekt ggf. alle zur Verfügung gestellten Dokumente an den Auftraggeber zurückgegeben bzw. gelöscht werden5. Die Verschwiegenheitsklauseln im Projektvertrag gelten natürlich immer noch.

Ggf. eingerichtete IT-Zugänge sollten deaktiviert werden.

4 Insbesondere Änderungen an bestehenden System und Datenbanken müssen dritten Personen verständlich sein und von ihnen ausgeführt werden können.

5 Eine sichere Speicherung beim Auftraggeber ist u. U. auch nötig und eine Alternative.