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26.06.2013, Darmstadt

Andreas Borchert

Andreas.Borchert@operationalrisksolutions.com

IT-Tools für das Projektportfoliomanagement

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Hoher Anteil der Projektarbeit, Trends sehen weitere Steigerung voraus …

Quelle: Institut für Beschäftigung und Employability: Betriebliche Projektwirtschaft – eine Vermessung

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… bei steigender Heterogenität, Internationalität, Komplexität und Interaktion

Quelle: Deutsche Bank Research: Wirtschaft und Gesellschaft 2020

Richtige Selektion und optimale Durchführung von Projekten absoluterfolgskritischer Faktor für moderne Unternehmen und Voraussetzung für weiteres Bestehen am Markt

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Konsequenz: Beherrschung der Herausforderungen existentiell für sämtliche Unternehmen, jedoch … viele Projekte scheitern

Quelle: Standish Group: Trends in IT Value Report 2008 Quelle: Jones: Patterns of Software Failure and Success

Murphys law: Things are more complex than they seem to be Things take longer than expected

Things cost more than expected If something can go wrong, it will

Edward Murphy

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Noch schlimmer: vor allem große unternehmenskritische Projekte scheitern am häufigsten

Quelle: Roland Berger Strategy Consultants

„Erst hatten wir kein Glück und dann kam auch noch Pech dazu“

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Ansatz: Professionalisierung des Umgangs mit Projekten auf allen Ebenen

Schwerpunkt Vortrag heute: Tools Projektportfoliomanagement

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Grundlagen und Definitionen

PPM ist die balancierte Ausrichtung, Planung und Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-, Bereichsstrategie und operativen Erfordernissen eines Unternehmens.

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PPM-Tools leisten wesentliche Unterstützung in allen Phasen des Gesamtprozesses

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PPM-Tools leisten wesentliche Unterstützung in allen Phasen des Gesamtprozesses (Beispiel PPM-Tool Instantis)

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Priorisierung und Selektion,

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Planung von Finanzen, Terminen und Ressourcen,

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Steuerung, Reporting und Tracking während der Durchführung, Risiken, Ressourcen und Earned Value Management

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bis hin zu erfolgreichem Abschluss, Nutzenbewertung und Lessons learned

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Nutzeneffekte PPM-Tools

• Unterstützung bei der objektiven und transparenten Bildung und Optimierung des Projektportfolios

• Bessere Projektauswahl, Erkennen von Redundanzen und Abhängigkeiten• Erhöhung der Projekterfolgsquote & des Projektdurchsatzes• Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Ressourcenauslastung, frühes

Erkennen von Projektabweichungen• Vermeidung von Informationslücken, inkonsistenter Datenhaltung und multipler

Dateneingabe• Verbesserte Datenverfügbarkeit, jederzeit an jedem Ort• Grundlage zur Erreichung eines höheren Projektmanagementlevels der Organisation• Einheitliche Vorgehensweisen ermöglichen Standardisierung i.S. Best Practices• Höhere Transparenz bzgl. Kosten und Leistungen, ermöglicht besseres Controlling

und erhöht Steuerungsoptionen• Abbildung einer strategischen Mehrjahressicht, Szenariotechniken

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Nutzungsschwerpunkte von PPM-Systemen

Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)

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Individueller Nutzen durch PPM-Tool

Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)

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Organisationsweiter Nutzen durch PPM-Tool

Ahlemann: Nutzen- und Erfolgswirkungen von Projektmanagementinformationssystemen (PIMS)

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Marktüberblick Gartner 2010 & Forrester 2012

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Marktüberblick ebs

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Erfolgsfaktoren bei der Einführung von PPM-Software

• Abgrenzung von Umfang und Inhalt Was soll, soll nicht oder soll später umgesetzt werden?

• Einbindung der Stakeholder Beteiligte werden frühzeitig in den Auswahl- und Einführungsprozess eingebunden

• Fokussierung auf die Förderung der Benutzerfreundlichkeit Zur Steigerung von Akzeptanz und Datenqualität

• Pilotphase mit intensivem Austausch Detaillierung von Prozessen und nachhaltige Erhöhung der User Akzeptanz

• Schulungen der Projektleiter und detaillierte User-Leitfäden• Orientierung der Software an Standards

Begriffe in der Software entsprechen den Standards im Projektmanagement• Projektmanagement-Kenntnisse

Anwender der Software kennen vor der Benutzung bereits die Methoden des Projektmanagements und verstehen die der Software zu Grunde liegende Theorie

• Top Management Commitment und Support• Unterstützung durch die Linie

Führungskräfte der Linie unterstützen die Einführung durch aktive Bekenntnisse zur Einführung und durch Regelungen für eine einheitliche Anwendung

• Roll-out durch erfahrene und kompetente externe Unterstützung Die Qualität der Umsetzungsbegleitung ist für Erfolg und Akzeptanz der Lösung von hoher Bedeutung

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PPM – Trends PPM-Software 3.0

Weitere Verzahnung der Disziplinen PPM, ERP und BPM zu einer integrierten Systemlandschaft

Ausbau der Usability, „Anwendungs-Erlebnis“ Mobilität und Verfügbarkeit auch auf Smartphones und Tablets in

Echtzeit Weitere Unterstützung Agiler Methoden unter Wahrung einheitlicher

Governance-Gesichtspunkten Stärkere Einbindung Sozialer Netzwerke und innovativer

Collaborations-Formen

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PPM – Trends PPM-Software 3.0 - Beispielarchitektur

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Fazit

Der Trend zur Projektwirtschaft ist ungebrochen und wird durch technischen Fortschritt und Globalisierung weiter verstärkt

Der Einfluss von PPM auf den Geschäftserfolg ist bereits erheblich und wird weiter steigen

PPM-Systeme und deren optimale Nutzung sind dabei wichtige Erfolgsfaktoren mit nachvollziehbarem Mehrwert

Investitionen in PPM-Systeme sind attraktiv (hohe ROI, kurze Amortisationsdauer), aber auch risikobehaftet (1 von 3 Einführungen scheitert)

Iterative Einführung der technischen Lösung unter Berücksichtigung weicher Faktoren wie Change Management und PM-Kultur

Realistisches Demand Management bei der Auswahl, Disziplin bei der Einführung und Fokussierung auf Akzeptanz, Business Nutzen und Key-Stakeholder sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren

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Fragen, Diskussionen, Kontaktdaten

Fragen und Diskussion

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Backup – Einflussfaktoren auf die Akzeptanz von PM-Software

Unternehmen / Kultur

………....……….....

Mensch Software

- Welchen Nutzen zieht der Anwender aus dem Umgang mit der Software

- Nicht jeder Mitarbeiter sieht die Ein-führung einer neuen Software positiv

- Wie können z.B. Schulungen den Umgang mit der Software erleichtern

- Spezifikation der zu unterstützenden Prozesse

- Welche Schnittstellen, wie integriert in die Unternehmens-IT

- Support, Trainings, Look&feel

- Projektmanagement – Kultur- Projektmanagement – Standards

- Projektmanagement - Prozesse

Akzeptanz

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Backup – Individuelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz

aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?

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Backup – Institutionelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz

aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?

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Backup – Instrumentelle Einflussfaktoren auf die Softwareakzeptanz

aus Projektmagazin, Vogelsang: Was entscheidet über Akzeptanz von PM-Software?

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Backup: Erfolgskriterien Projektmanagement-Software

Parameta: Studie Erfolgskriterien PM-Software, 2009

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Backup: Erfolgskriterien Projektmanagement-Software

Parameta: Studie Erfolgskriterien PM-Software, 2009

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Backup: Korreation PM-Software / Reifegrad

Quelle: PWC Insights and Trends Current Programme and Project Management Practices

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Backup: Monetärer Nutzen PPM-Software

Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations

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Backup: Steigerung des Reifegrades durch Einführung PPM-Systeme

Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations

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Backup: PPM-Maturity KPI

Quelle IDC 2008,: How Project and Portfolio Management Solutions are delivering Value to organizations