D ass elektronische Rechnungen weiterhin Zuspruch bekommen, untermauert unter anderem

eine kürzlich veröffentlichte Studie des eBusiness-Lotsen Ostbayern, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) durchgeführt hat. So gaben 35 Prozent der Rechnungsversen-der und 40 Prozent der Rechnungsemp-fänger an, dass sie die digitale gegenüber der papierhaften Rechnung bevorzugen. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Gui-de des Forums elektronische Rechnung

Elektronischer Rechnungstausch auf Basis von ZUGFeRD

REchnUnGstaUsch im Galopp

Deutschland“. Die finale Version 1.0 des Datenmodells wurde im Sommer 2014 veröffentlicht. Mit diesem können Unternehmen, Behörden und Verbrau-cher Rechnungen elektronisch – auch grenzüberschreitend – austauschen. Der Lieferant spart Portokosten und kann von einem schnelleren Zahlungseingang profitieren. Beim Kunden reduziert sich der manuelle Aufwand, da beispiels-weise das Eintippen der Buchungsdaten entfällt. Außerdem hat er durch die schnellere Verarbeitung die Möglichkeit, eventuell vorhandene Skontomöglich-keiten eher zu nutzen.

Rechnung digital senkt KostenSAP Services hat ermittelt, dass ein Unternehmen, das täglich durchschnitt-lich 70 Rechnungen erhält, im Jahr etwa 60.000 Euro Personalkosten einspart. Bei dieser Kalkulation wurde ein Stun-denlohn von 18,75 Euro definiert und zwölf Minuten für die Verarbeitung und Archivierung einer Rechnung ange-nommen. Ein weiterer wichtiger Vorteil von PDF/A und ZUGFeRD ist, dass es sich um Standards handelt, für die auch sogenannte Validierungswerkzeuge zur Verfügung stehen, die eine hohe Doku-menten- und Datenqualität sicherstellen.

Elektronische Rechnungen setzen sich in Deutschland immer weiter durch. mit dem zertifizierten ZUGFeRD-Datenmodell können sap-anwender ihren Rechnungsversand und -empfang deutlich vereinfachen und damit Zeit und Geld sparen. Was hat es mit diesem modell mit dem eigentümlichen namen auf sich und wie funktioniert es in der praxis?

Von Nicole Körber*

so läuft eine

ZUGFeRD-konforme

Rechnungsverarbei-

tung mit sap schritt

für schritt ab.

www.sap-port.de

*nicole Körber, Geschäftsführerin, Good News

Que

lle: S

AP

Serv

ices

anWEnDUnGEn sap & pERsonalsap & pERsonal stRatEGiEstRatEGiE sap & sichERhEitSonderdruck auS Sonderheft „SaP & dokumente“ vom 09.07.2015

Eine ZUGFeRD-kompatible Rechnung besteht aus PDF-Datei und den Rech-nungsdaten in Form einer XML-Datei. Beide sind in einer PDF/A-3-Datei miteinander verbunden. PDF/A ist das ISO-zertifizierte Format zur Langzeit-archivierung. So ist sichergestellt, dass die Rechnung dauerhaft visualisiert werden kann. Der dritte Normteil erlaubt das Einbetten beliebiger Da-teien. Der Rechnungsempfänger kann entscheiden, ob er das Abbild in Form der PDF-Datei oder den XML-Daten-satz zur weiteren Verarbeitung nutzt. Zweifelsohne ist die Verarbeitung der XML-Rechnungsdaten effizienter und weniger fehleranfällig, denn es entfällt das manuelle Abtippen beziehungswei-se die OCR-Erkennung.

Und was ist mit papierrechnungen?Nach wie vor erhalten Unterneh-men Rechnungen aber nicht nur im ZUGFeRD-Format, sondern auch auf Papier oder als herkömmliches PDF. Um eine einheitliche Verarbeitung nach ZUGFeRD zu ermöglichen, sind bei den beiden erst genannten Konstella-tionen Vorarbeiten unabdingbar: Der erste Schritt ist, die Papierrechnungen zu scannen. Anschließend erfolgt typischerweise ein OCR-Prozess. Bei PDF-Rechnungen können die Daten direkt ausgelesen werden. Denn auch diese sollten maschinell auswertbar sein, so dass sich hier ebenfalls die Konvertierung nach PDF/A-3 mit ZUGFeRD-XML anbietet. Somit stehen alle Rechnungen unabhängig davon, wie sie das Unternehmen erhalten hat, ZUGFeRD-kompatibel zur Verarbeitung über nur eine zentrale Schnittstelle zur Verfügung und können einheitlich verarbeitet werden. Die XML-Dateien werden an das SAP-System zum Verbuchen weiterge-geben und die PDF-Dateien archiviert. Gegebenenfalls ist es erforderlich, die ZUGFeRD-XML-Struktur über das

sap & DoKUmEntE stRatEGiE

Rechtlich relevantes hintergrundwissen ZUGFeRDEnde 2014 hat das Bundeskabinett Eckpunkte zur weiteren Entlastung der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie beschlossen. In dem Eckpunkte-papier wird ZUGFeRD als normiertes Format für den elektronischen Rech-nungsaustausch explizit genannt. Die Eckpunkte basieren auf den neuen Grundsätzen zum ordnungsmäßigen Führen und Aufbewahren von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzu-griff (GoBD). Diese gelten seit dem 1. Januar 2015 und haben die Grundsät-ze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aus 1995 ersetzt. Waren in den GoBS keine Angaben über das zu nutzende Aufbewahrungs-format zu finden, sind in den GoBD diese nun eindeutig genannt. Dem Ge-setzgeber geht es in erster Linie darum, dass die maschinelle Auswertbarkeit digital erzeugter Dokumente erhalten bleibt. Auch hier wird PDF im Allge-meinen und ZUGFeRD im Besonderen ausdrücklich genannt, denn mit diesen Formaten ist eine maschinelle Auswertbarkeit von Daten möglich, während dessen TIFF diese Option nicht bietet und den gesetzlichen Anforderungen damit nicht genügt.

www.sap-port.de

software wie der pDF compressor

von luratech erstellt ZUGFeRD-

konforme pDF/a-3 Dateien

Import-Schema von SAP zu legen, also die Felder aus der XML-Datei denen im SAP-System zuzuordnen.SAP Services hat hierzu eine Lösung entwickelt, die das Verarbeiten einge-hender ZUGFeRD-Rechnungen vollstän-dig übernimmt: Von der Bestellung an den Lieferanten über die Strukturprü-fung der PDF-Eingangsdokumente, das Extrahieren der XML-Datei bis zu deren Weitergabe an das SAP-System zur weiteren Bearbeitung, also dem Verbu-chen und dem Zahlungsausgleich. Der Anwender kann dabei im SAP ZUGFeRD Inbound Monitor verfolgen, in welchem Verarbeitungsstatus sich die Rech-

nungen befinden. Auch das Erstellen ZUGFeRD-konformer Ausgangsrech-nungen erfolgt mit der Lösung nahezu vollständig automatisiert. Nach der Eingabe des Kundenauftrags im SAP ERP-System und der Lieferung an den Kunden wird die Rechnung er-stellt und über die SAP-Konditionstech-nik als ZUGFeRD-Rechnung deklariert. Anschließend erfolgen die Zusammen-stellung der PDF-Rechnung mit dem dazugehörigen XML-Datensatz in einer PDF/A-3-Datei und der Versand per E-Mail. In dem Outbound Monitor-Modul ist auch hier der jeweilige Verarbei-tungsstatus dargestellt. (ur)

Que

lle: L

uraT

ech