Vormundschaftsgericht, übernimmt Steuerfunktionen im Tätigkeitsbereich der Berufsbetreuer und
vieles mehr.
Mit SoPart® BtB haben Sie alle benötigten Informationen und Zusammenhänge jederzeit
nachvollziehbar im Griff - für die eigene tägliche Arbeit, für die Statistik und die Darstellung nach
außen.
In dieser Produktinformation erhalten Sie erste Einblicke über Konzepte und Funktionen in SoPart®,
die für Ihren Fachbereich entwickelt wurden.
Inhalt
SoPart® BtB – Überblick 3 Führen der Fallakte Betreuungsfälle 3 Suche nach geeigneten Betreuern 3 Korrespondenz und Formulare 3 Leistungserfassung und Abrechnung 3 Statistik 4 Das SoPart® - Partnermodell 4 Die Verwaltung von unterschiedlichen Daten 5 Weitere Personendaten 6 Betreuerdaten 7 Unterstützung bei der Betreuerauswahl 8 Mitarbeiterdaten 8 Schnelle Partnerauswahl 9
Die verschiedenen Aufgabenbereiche der Betreuungsbehörde 10 Betreuungsspezifische Klientendaten 11 Finanzielle Situation 11 Betreuung durch Behördenbetreuer 12 Korrespondenz 12 Aufgaben und Termine verwalten: In SoPart® ganz einfach! 14
Statistiken und Auswertungen 15 Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche 16 Controlling-Auswertungen 18
Anpassungsmöglichkeiten: SoPart® wächst mit 19
Produktinformation SoPart® BtB
intensiv mit der Erstellung von Software für den kommunalen
und sozialen Bereich. Seit 1992 bieten wir unseren Kunden
als einer der ersten Anbieter auch professionelle Lösungen im
Betreuungsbereich an.
sowohl bei der Verwaltung von Betreuern als auch Betreuten.
Die Tätigkeiten in diesem Umfeld sind vielfältig. Einige
Beispiele:
Führen der Fallakte Betreuungsfälle
Erfassen Sie in SoPart® Stammdaten wie Name, Adresse, Beziehungen zentral in einer Datenbank, und damit nur einmal für alle Bereiche
Erfassen Sie darüber hinaus betreuungsrelevante Daten wie Aufgabenkreise, Merkmale, Sozialdaten oder bezüglich der finanziellen Situation.
Suche nach geeigneten Betreuern
SoPart® unterstützt Sie bei der Suche nach Berufsbetreuern und ehrenamtlichen Betreuern; gemäß ihren Qualifikationen, Aufgabenkreisen und Schwerpunkten
Korrespondenz und Formulare
SoPart® stellt bereits standardmäßig einige Muster für Ihre Korrespondenz zur Verfügung. Nutzen Sie die Standardschreiben wie Vorsorgevollmacht, Berichte und Anträge ans Amtsgericht; oder Rechnungsformulare. Diese Vorlagen sind individuell erweiterbar und anpassbar. In SoPart® können aber darüber hinaus eigene Briefvorlagen implementiert und auf diese Weise allen Anwendern komfortabel zur Verfügung gestellt werden.
Des Weiteren sind in SoPart® die Formulare zum Vermögensverzeichnis, Jahresbericht Vormundschaften und Betreuerbericht integriert.
Leistungserfassung und Abrechnung
Produktinformation SoPart® BtB
Erstellen Sie Spontan-Statistiken mit der SoPart®-Recherche; exportieren Sie den Datensatz oder erstellen Sie Grafiken, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen. Die Antwort auf Ihre jeweiligen vielfältigen statistischen Anforderungen ist nur wenige Klicks entfernt.
Neben Aussagen zu Ihren Betreuten liefert SoPart® bei Bedarf auch Auswertungen und Berichte, die dem Controlling der Betreuungsarbeit dienen.
Das SoPart® - Partnermodell
Ein Software-System für den Einsatz in der Betreuungsbehörde muss vielfältige Informationen von
Personen und Institutionen verwalten, um die täglichen Arbeiten effizient gestalten zu können. Neben
leichter, strukturierter Handhabung wird auch die Offenheit des Systems, z. B. bei zukünftigen
Änderungen der gesetzlichen Grundlagen, gefordert - ein nicht zu unterschätzender Aspekt der
Investitionssicherung!
SoPart® verwendet ein sogenanntes Partnermodell zur Darstellung aller an der Betreuung beteiligten
Personen und Institutionen. Personen und Institutionen sind Partner in einem System und werden auf
dieselbe Weise bearbeitet. Die Bedeutung eines einzelnen Partners wird durch sogenannte
Partnerrollen bestimmt. So gibt es z. B. die Partnerrolle „Klient“, „Mitarbeiter“ oder „Bank“.
Zwischen Personen und Institutionen existieren in der Wirklichkeit vielschichtige Beziehungen. Auch
dieses soziale Beziehungsgeflecht kann im SoPart® Partnermodell abgebildet werden.
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„Angehörige“, „Ärzte“, „Betreuungsbehörde“, „Verfahrenspfleger“ usw. sind beliebig erweiterbar. Sie
als Anwender ergänzen bei Bedarf den SoPart® Kerndatenbereich um eigene Informationsstrukturen
- klar gegliedert, nach einem übersichtlichen Konzept, aber dennoch frei. Zusätzliche Datenfelder,
weitere Kostenträger, ob gesetzlich oder nur organisatorisch notwendig, lassen sich so nahtlos in das
System integrieren. SoPart® - das macht Sie unabhängig und konzeptionell zukunftssicher.
Die Verwaltung von unterschiedlichen Daten
Natürlich stehen die Klientendaten im Mittelpunkt aller SoPart® Daten. Auch Klienten sind Partner im
Software-System. Ihre Stammdaten wie Namen, Adressen, Telefonnummern usw. werden genauso
wie bei allen anderen Personen und Institutionen verwaltet. Die wichtigsten Angaben zur Person
befinden sich auf dem zentralen Partnerformular.
Adressen, auch Adressen bei Einrichtungen, und Telefonnummern können in größerer Anzahl
hinterlegt werden und stehen Ihnen als Partnerinfo in jedem Formular per Knopfdruck zur Verfügung:
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Daneben existieren weitere spezielle Datenbereiche für Klienten, die betreut werden.
Das soziale und formelle Umfeld eines Klienten wird in SoPart® mit Hilfe von Beziehungen
abgebildet. Neben dem zuständigen Betreuer, dem Amtsgericht und der Betreuungsbehörde werden
hier auch Angehörige, Bankverbindungen und weitere Beziehungen zu Partnern abgelegt. Im
Beziehungsbaum haben Sie alle Beziehungen auf einen Blick und können innerhalb dieses
Beziehungsgeflechts auf verschiedenen Ebenen navigieren, indem Sie die entsprechenden Knoten
[+] auf bzw. [-] zuklappen.
werden. Die an dieser Stelle hinterlegten Merkmale entstammen verschiedenen Katalogen, die auf
Ihre individuellen Anforderungen anpassbar sind. Da sich Ihre Anforderungen möglicherweise mit der
Zeit verändern, können diese Kataloge jederzeit verändert und angepasst werden. Ihre Datenstruktur
bleibt angepasst und passt Ihnen somit auch nach Jahren noch.
In den einzelnen Reitern sind Masken mit verschiedenen Merkmalen angebracht. Jedem Merkmal
können Sie dabei ein Textfeld hinterlegen, um Ihre Eingaben entsprechend zu detaillieren.
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die Betreuerinnen und Betreuer im System mit
Ihren Stammdaten und Beziehungen erfasst.
Die Zuordnung einer Partnerrolle ermöglicht eine
genauere Klassifizierung der Betreuer. Der
Katalog dieser Partnerrollen ist wie alle anderen
Kataloge flexibel gestaltbar.
Auf weiteren Seiten in der Informationssammlung können Sie wichtige Daten zu den Betreuern, wie
z. B. zu den einzelnen Qualifikationen und Aufgabenkreisen erfassen:
Produktinformation SoPart® BtB
und geeignete Betreuer für die Betreuungsfälle zu finden. Ihr Datenbestand, gleich wie groß, bleibt
auf diese Weise übersichtlich und handlich.
Mitarbeiterdaten
Auch Mitarbeiter sind Partner in SoPart®. Somit werden Namen, Adressen, Telefonnummern usw.
ganz analog zu den Klientendaten gespeichert. Die Beziehungen der Mitarbeiter zeigen automatisch
die jeweiligen Klienten der Betreuerin oder des Betreuers.
SoPart® kann für jeden Mitarbeiter oder für bestimmte Mitarbeitergruppen ganz differenzierte
Berechtigungsprofile zur Verfügung stellen. Sie ordnen einen Mitarbeiter einfach in eine Gruppe ein
und diese Gruppe bestimmt,
2. welche Klienten bearbeitet werden dürfen
3. welche Informationen überhaupt per Leserecht sichtbar; und welche per Schreibrecht veränderbar
sind
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Das SoPart®-Rechtekonzept ist dabei in beliebigen Stufen einstellbar und hilft Ihnen somit, dabei die
jeweiligen örtlich geltenden Datenschutzbestimmungen problemlos umzusetzen. Auch
Vertretungsregelungen können Sie mit diesem Rechtekonzept umsetzen.
Schnelle Partnerauswahl
Mit der Partnerauswahl, die an allen Stellen in SoPart® für den Zugriff auf bereits gespeicherte
Klienten- und andere Partnerdaten verwendet wird, erhalten Sie jederzeit einen schnellen Zugang zu
den gewünschten Informationen – auch bei mehreren tausend Partnerdaten.
Suchen Sie anhand verschiedener Kriterien wie Namen, Adresse oder Aktenzeichen oder
beschränken Sie die angezeigte Liste auf einzelne Partnerrollen oder bestimmte Gruppen. SoPart®
verarbeitet Ihre Suchkriterien, ob vollständig oder fragmentarisch eingegeben, in Form einer
Volltextsuche; hierbei spielt Groß- und Kleinschreibung sowie die Reihenfolge verschiedener
Suchkriterien keine Rolle: passende Partner werden Ihnen sofort angezeigt. Der gewünschte Klient
oder die gesuchte Institution ist immer nur wenige Klicks entfernt.
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Die in der Betreuungsbehörde anfallenden Tätigkeiten können im Programm zusammen mit den
relevanten Daten dokumentiert werden.
Hierbei können alle benötigten Dokumente (z. B. Vorsorgevollmacht im Rahmen der Beratung oder
Sozialbericht im Rahmen der Sachverhaltsermittlung) gedruckt und archiviert werden.
Im Rahmen der Betreuungsverwaltung können alle anfallenden Vorgänge ausführlich mit der
Dokumentation von Ergebnissen, beteiligten Personen, Anmerkungen und evtl. zugehörigen
Dokumenten gespeichert werden. Das Eintragen von Anmerkungen und weiteren Daten zu den
Vorgängen kann durch die Definition von Textbausteinen und Eingabemasken individuell unterstützt
werden.
Betreuungsspezifische Klientendaten
Außer den allgemeinen Daten können auch die für die Betreuung wichtigen Daten des Klienten
erfasst werden. So kann außer der Historie der Betreuer auch die Art der Betreuung (beruflich oder
ehrenamtlich) angegeben werden. Die Aufgabenkreise können mit den zuständigen Betreuern
gespeichert werden.
Auch der Status der Betreuung (z. B. vorläufig) und der Vermögensstand des Klienten können mit
Historie hinterlegt werden.
Weitere detaillierte Angaben über das monatliche Einkommen und die monatlichen Ausgaben können
im Programm erfasst und z.B. als BS10 / FS10 ausgedruckt werden:
Auch der Betreuerbericht VS25 kann aus dem Programm heraus mit Daten gefüllt und gedruckt
werden.
Betreuung durch Behördenbetreuer
Wenn Ihre Mitarbeiter selbst als Betreuer aktiv sind, können auch die nach BtG erbrachten
Leistungen und Aufwendungen selbstverständlich im Programm erfasst und bei Bedarf auch mit dem
Kostenträger (i. d. R. Amtsgericht oder der Klient selbst) abgerechnet werden.
Sollte die pauschalierte Abrechnung auch für die Betreuungsbehörden Gesetz werden, so ist auch
diese Abrechnungsvariante von uns schon realisiert.
Korrespondenz
Briefe können an einzelne Adressaten oder an mehrere (Serienbriefe) aus dem Programm heraus
geschrieben werden. Briefe an einzelne Adressaten schreiben Sie in einem bestimmten Kontext.
Hierfür steht Ihnen die SoPart®-Falldokumentation zur Verfügung. Hier finden Sie neben Ihren
Schreiben auch die Dokumentation anderer kontextbezogener Tätigkeiten; darunter Notizen, Berichte
und Aufgaben.
In Bezug auf die Korrespondenz bringt SoPart® dabei schon einen Fundus an Standardbriefen mit.
Diese Standardbriefe können aber durch Ihre Vorlagen ergänzt und erweitert werden. Die
Auswertung von Briefen starten Sie dabei komfortabel mit einem Doppelklick; das erstelle Dokument
kann im Anschluss noch verändert werden und steht Ihnen in SoPart® archiviert zur Verfügung.
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Im Folgenden Beispiel wurde der BS25 Betreuungsbericht ausgewertet und gedruckt:
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SoPart® bietet Ihnen verschiedene Organisations-Werkzeuge an, die Ihnen im Alltag helfen. Zu
diesen Werkzeugen zählen die Aufgabenverwaltung und der Kalender. Für beide Werkzeuge gibt es
verschiedene Einsatzgebiete:
– Kalendertermine betreffen meist ein klar umschriebenes Zeitfenster, das an einem
bestimmten Datum stattfindet (normaler Termineintrag), oder regelmäßig nach einem
bestimmten Rhythmus stattfindet (Serientermine). Die Termine tragen Sie ganz komfortabel im
Terminkalender ein, der Ihnen mit der Größe der Terminblöcke und den von Ihnen bestimmten
Farben sofort Hinweise gibt, um welchen Termin bzw. um welchen Umfang es sich handelt:
– Auch bei Aufgaben handelt es sich, ähnlich wie bei Terminen, um Tätigkeiten, die Sie
bezüglich Ihrer Klienten erbringen. Sie unterscheiden sich von Terminen insofern, als dass
diese zeitlich weniger bestimmbar sind. Es geht bei Aufgaben nicht darum, dass Sie an Tag X
zu einer genau bestimmten Uhrzeit erledigt werden, sondern darum, dass man daran erinnert
wird, noch dieses oder jenes zu tun. Aufgaben erhalten damit eine Fälligkeit; bleiben Ihnen
jedoch zur Prüfung solange erhalten, bis Sie die Aufgabe als erledigt markieren. Ganz ähnlich
einem Notizzettel, den Sie sich schreiben und auf dem Sie die erledigten Punkte
durchstreichen. Eine Aufgabe erzeugen Sie ganz einfach mit einem Knopf, der Ihnen die
schnelle Erstellung der Aufgabe ermöglicht.
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Termine und Aufgaben werden Ihnen in der Heute-Ansicht dargestellt, die Sie sich als Startfenster
von SoPart® einrichten können. So haben Sie sofort nach Ihrem SoPart®-Start genau im Blick, was
zu tun ist und vergessen Ihre wichtigen Termine nicht.
Statistiken und Auswertungen
Alle in SoPart® eingegebenen Daten können ausgewertet werden. Der Wunsch nach statistischer
Auswertung bezieht sich zum einen auf die Notwendigkeit der Kontrolle der Datenhygiene und Pflege,
zum anderen auf das Erfordernis, jederzeit und unter gewissen Gesichtspunkten einen Überblick über
den Datenbestand gewinnen zu können. SoPart® bietet dabei einige Bordmittel an, um diese Daten
zu liefern. Hier unterscheiden wir zwischen der Recherche, als spontaner Sofort-Statistik, und fest
eingestellten Controlling-Auswertungen.
Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche
Die Recherche ermöglicht Ihnen, die Suchkriterien an der Oberfläche zu bestimmen und miteinander
zu kombinieren. Das Recherche-Formular beinhaltet drei Bereiche (siehe Abbildung unten):
- Navigationsbereich (links) - Filterbereich (rechts) - Ergebnisbereich (unten)
Im Navigationsbereich finden Sie die Datenstruktur wieder, die Sie bereits aus der SoPart®-Akte
kennen. Hier können Sie auf die entsprechenden Formulare wechseln und finden alle Felder vor. Sie
können jedes Feld in Ihre Suche mit einbeziehen. Alle Filterbedingungen, die in einer Suche wirksam
sind, werden Ihnen in der Ergebnisliste als einzelne Spalten angezeigt. So haben Sie stets im Blick,
wie sich Ihre Suche entwickelt und verfeinert. Mit jedem Klick auf die Schaltfläche „Suche ausführen“
(in der Abbildung unten gelb markiert) wird die Ergebnisliste aktualisiert.
Produktinformation SoPart® BtB
Suche mir alle Partner im Datenbestand …
- Mit Beziehung zu einem Amtsgericht - Innerhalb des Jahres 2012 (nicht nach 31.12.2012 beginnend; nicht vor 01.01.2012
endend)
Das Ergebnis der Suche in der hier verwendeten Beispiel-Datenbank liefert eine Ergebnismenge von
15 Partnern. Diese Ergebnisliste können Sie wie folgt weiter verarbeiten. Sie können die
Suchanfrage speichern und dann jederzeit wieder ausführen. Sie können das Ergebnis als Tabelle
in die Zwischenablage kopieren und dann in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel)
einfügen und weiterverarbeiten. Sie können sich die Ergebnisliste auch sofort grafisch darstellen
lassen.
Eine Darstellung nach Amtsgerichten ergibt dabei die folgende Grafik, die auch nach der Erstellung
noch verändert werden kann; so z. B. in Bezug auf die Zuordnung der Achsen. Die Schaltfläche
„Berechnen“ ermöglicht Ihnen dabei immer sofort, das grafische Ergebnis zu erzeugen.
Produktinformation SoPart® BtB
SoPart® umfasst eine Vielzahl von mitgelieferten Berichten, die es Ihnen ermöglichen, den
Datenbestand nach unterschiedlichen Kriterien zu durchsuchen und auszuwerten. Beispielsweise
eine Übersicht über Ihre aktuellen Betreuungsfälle, Zugänge und Abgänge in einem konkreten
Zeitraum.
Oder eine Unterbringungsstatistik, wie sie im Land NRW eingesetzt wird und die in Auszügen
folgende Informationen ermittelt:
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Anpassungsmöglichkeiten: SoPart ® wächst mit
In SoPart® ist es möglich neue Eingabemasken zu konfigurieren, anstelle diese aufwendig
programmieren zu müssen. Der Vorteil liegt darin, dass notwendige Datenmasken schneller erstellt
und zur Verfügung gestellt werden können. Jedes neu geschaffene Datenfeld steht übrigens sofort in
der Recherche zur Verfügung (vgl. hierzu das Kapitel: Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche,
siehe Seite 16).
Zudem bleibt auch das Rechtekonzept in SoPart® nicht starr. Sofern sich in Ihrem Jugendamt die
Zuständigkeiten verschieben, Neuaufteilungen von Sachgebieten notwendig, neue
Vertretungsregelungen geschaffen oder Ausnahmen eingerichtet werden, können wir darauf
reagieren und mit den Bordmitteln von SoPart® die Änderungswünsche einstellen: die Teams
vergrößern, neue Mitarbeitergruppen schaffen, etc.