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SoPart® BtB

Software für die Betreuungsbehörde

Produktinformation

,

Technologiepark 19

33100 Paderborn

[email protected], www.sopart.de

mailto:[email protected]

http://www.sopart.de/

Produktinformation SoPart® BtB

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Ihre Betreuungsbehörde beschäftigt sich mit Betreuungen, berät Betreuer, unterstützt das

Vormundschaftsgericht, übernimmt Steuerfunktionen im Tätigkeitsbereich der Berufsbetreuer und

vieles mehr.

Mit SoPart® BtB haben Sie alle benötigten Informationen und Zusammenhänge jederzeit

nachvollziehbar im Griff - für die eigene tägliche Arbeit, für die Statistik und die Darstellung nach

außen.

In dieser Produktinformation erhalten Sie erste Einblicke über Konzepte und Funktionen in SoPart®,

die für Ihren Fachbereich entwickelt wurden.

Inhalt

SoPart® BtB – Überblick 3 Führen der Fallakte Betreuungsfälle 3 Suche nach geeigneten Betreuern 3 Korrespondenz und Formulare 3 Leistungserfassung und Abrechnung 3 Statistik 4 Das SoPart® - Partnermodell 4 Die Verwaltung von unterschiedlichen Daten 5 Weitere Personendaten 6 Betreuerdaten 7 Unterstützung bei der Betreuerauswahl 8 Mitarbeiterdaten 8 Schnelle Partnerauswahl 9

Die verschiedenen Aufgabenbereiche der Betreuungsbehörde 10 Betreuungsspezifische Klientendaten 11 Finanzielle Situation 11 Betreuung durch Behördenbetreuer 12 Korrespondenz 12 Aufgaben und Termine verwalten: In SoPart® ganz einfach! 14

Statistiken und Auswertungen 15 Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche 16 Controlling-Auswertungen 18

Anpassungsmöglichkeiten: SoPart® wächst mit 19


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SoPart® BtB – Überblick

Die Firma GAUSS-LVS mbH, beschäftigt sich seit Jahren

intensiv mit der Erstellung von Software für den kommunalen

und sozialen Bereich. Seit 1992 bieten wir unseren Kunden

als einer der ersten Anbieter auch professionelle Lösungen im

Betreuungsbereich an.

Im Bereich Betreuungsbehörde unterstützt Sie SoPart®

sowohl bei der Verwaltung von Betreuern als auch Betreuten.

Die Tätigkeiten in diesem Umfeld sind vielfältig. Einige

Beispiele:

Führen der Fallakte Betreuungsfälle

Erfassen Sie in SoPart® Stammdaten wie Name, Adresse, Beziehungen zentral in einer Datenbank, und damit nur einmal für alle Bereiche

Erfassen Sie darüber hinaus betreuungsrelevante Daten wie Aufgabenkreise, Merkmale, Sozialdaten oder bezüglich der finanziellen Situation.

Suche nach geeigneten Betreuern

SoPart® unterstützt Sie bei der Suche nach Berufsbetreuern und ehrenamtlichen Betreuern; gemäß ihren Qualifikationen, Aufgabenkreisen und Schwerpunkten

Korrespondenz und Formulare

SoPart® stellt bereits standardmäßig einige Muster für Ihre Korrespondenz zur Verfügung. Nutzen Sie die Standardschreiben wie Vorsorgevollmacht, Berichte und Anträge ans Amtsgericht; oder Rechnungsformulare. Diese Vorlagen sind individuell erweiterbar und anpassbar. In SoPart® können aber darüber hinaus eigene Briefvorlagen implementiert und auf diese Weise allen Anwendern komfortabel zur Verfügung gestellt werden.

Des Weiteren sind in SoPart® die Formulare zum Vermögensverzeichnis, Jahresbericht Vormundschaften und Betreuerbericht integriert.

Leistungserfassung und Abrechnung

Erfassen und ggf. Abrechnen der Leistungen, die von Behördenbetreuern als Betreuer erbracht werden: mit SoPart® kein Problem! Das können Einzelaufstellungen bei Vormundschaftsgerichtshilfen sein, aber auch die Abrechnung der Betreuungspauschalen laut Betreuungsgesetz. Die aktuelle Vermögenssituation wird ebenso wie Betreuungsübernahmen berücksichtigt.


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Statistik

Erstellen Sie Spontan-Statistiken mit der SoPart®-Recherche; exportieren Sie den Datensatz oder erstellen Sie Grafiken, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen. Die Antwort auf Ihre jeweiligen vielfältigen statistischen Anforderungen ist nur wenige Klicks entfernt.

Neben Aussagen zu Ihren Betreuten liefert SoPart® bei Bedarf auch Auswertungen und Berichte, die dem Controlling der Betreuungsarbeit dienen.

Das SoPart® - Partnermodell

Ein Software-System für den Einsatz in der Betreuungsbehörde muss vielfältige Informationen von

Personen und Institutionen verwalten, um die täglichen Arbeiten effizient gestalten zu können. Neben

leichter, strukturierter Handhabung wird auch die Offenheit des Systems, z. B. bei zukünftigen

Änderungen der gesetzlichen Grundlagen, gefordert - ein nicht zu unterschätzender Aspekt der

Investitionssicherung!

SoPart® verwendet ein sogenanntes Partnermodell zur Darstellung aller an der Betreuung beteiligten

Personen und Institutionen. Personen und Institutionen sind Partner in einem System und werden auf

dieselbe Weise bearbeitet. Die Bedeutung eines einzelnen Partners wird durch sogenannte

Partnerrollen bestimmt. So gibt es z. B. die Partnerrolle „Klient“, „Mitarbeiter“ oder „Bank“.

Zwischen Personen und Institutionen existieren in der Wirklichkeit vielschichtige Beziehungen. Auch

dieses soziale Beziehungsgeflecht kann im SoPart® Partnermodell abgebildet werden.


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Die Verknüpfungsarten innerhalb des sozialen Beziehungsgeflechts wie „zuständiges Amtsgericht“,

„Angehörige“, „Ärzte“, „Betreuungsbehörde“, „Verfahrenspfleger“ usw. sind beliebig erweiterbar. Sie

als Anwender ergänzen bei Bedarf den SoPart® Kerndatenbereich um eigene Informationsstrukturen

- klar gegliedert, nach einem übersichtlichen Konzept, aber dennoch frei. Zusätzliche Datenfelder,

weitere Kostenträger, ob gesetzlich oder nur organisatorisch notwendig, lassen sich so nahtlos in das

System integrieren. SoPart® - das macht Sie unabhängig und konzeptionell zukunftssicher.

Die Verwaltung von unterschiedlichen Daten

Natürlich stehen die Klientendaten im Mittelpunkt aller SoPart® Daten. Auch Klienten sind Partner im

Software-System. Ihre Stammdaten wie Namen, Adressen, Telefonnummern usw. werden genauso

wie bei allen anderen Personen und Institutionen verwaltet. Die wichtigsten Angaben zur Person

befinden sich auf dem zentralen Partnerformular.

Adressen, auch Adressen bei Einrichtungen, und Telefonnummern können in größerer Anzahl

hinterlegt werden und stehen Ihnen als Partnerinfo in jedem Formular per Knopfdruck zur Verfügung:


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Daneben existieren weitere spezielle Datenbereiche für Klienten, die betreut werden.

Das soziale und formelle Umfeld eines Klienten wird in SoPart® mit Hilfe von Beziehungen

abgebildet. Neben dem zuständigen Betreuer, dem Amtsgericht und der Betreuungsbehörde werden

hier auch Angehörige, Bankverbindungen und weitere Beziehungen zu Partnern abgelegt. Im

Beziehungsbaum haben Sie alle Beziehungen auf einen Blick und können innerhalb dieses

Beziehungsgeflechts auf verschiedenen Ebenen navigieren, indem Sie die entsprechenden Knoten

[+] auf bzw. [-] zuklappen.

Weitere Personendaten

Unter dem Knoten "Personendaten (weitere)" können individuell zusätzliche Informationen abgelegt

werden. Die an dieser Stelle hinterlegten Merkmale entstammen verschiedenen Katalogen, die auf

Ihre individuellen Anforderungen anpassbar sind. Da sich Ihre Anforderungen möglicherweise mit der

Zeit verändern, können diese Kataloge jederzeit verändert und angepasst werden. Ihre Datenstruktur

bleibt angepasst und passt Ihnen somit auch nach Jahren noch.

In den einzelnen Reitern sind Masken mit verschiedenen Merkmalen angebracht. Jedem Merkmal

können Sie dabei ein Textfeld hinterlegen, um Ihre Eingaben entsprechend zu detaillieren.


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Betreuerdaten

In gleicher Weise wie die Betreuten werden auch

die Betreuerinnen und Betreuer im System mit

Ihren Stammdaten und Beziehungen erfasst.

Die Zuordnung einer Partnerrolle ermöglicht eine

genauere Klassifizierung der Betreuer. Der

Katalog dieser Partnerrollen ist wie alle anderen

Kataloge flexibel gestaltbar.

Auf weiteren Seiten in der Informationssammlung können Sie wichtige Daten zu den Betreuern, wie

z. B. zu den einzelnen Qualifikationen und Aufgabenkreisen erfassen:


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Unterstützung bei der Betreuerauswahl

Auswertungen des Datenbestandes nach verschiedenen Gesichtspunkten helfen Ihnen verfügbare

und geeignete Betreuer für die Betreuungsfälle zu finden. Ihr Datenbestand, gleich wie groß, bleibt

auf diese Weise übersichtlich und handlich.

Mitarbeiterdaten

Auch Mitarbeiter sind Partner in SoPart®. Somit werden Namen, Adressen, Telefonnummern usw.

ganz analog zu den Klientendaten gespeichert. Die Beziehungen der Mitarbeiter zeigen automatisch

die jeweiligen Klienten der Betreuerin oder des Betreuers.

SoPart® kann für jeden Mitarbeiter oder für bestimmte Mitarbeitergruppen ganz differenzierte

Berechtigungsprofile zur Verfügung stellen. Sie ordnen einen Mitarbeiter einfach in eine Gruppe ein

und diese Gruppe bestimmt,

1. welche Funktionen in SoPart® ausführbar sind

2. welche Klienten bearbeitet werden dürfen

3. welche Informationen überhaupt per Leserecht sichtbar; und welche per Schreibrecht veränderbar

sind


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Das SoPart®-Rechtekonzept ist dabei in beliebigen Stufen einstellbar und hilft Ihnen somit, dabei die

jeweiligen örtlich geltenden Datenschutzbestimmungen problemlos umzusetzen. Auch

Vertretungsregelungen können Sie mit diesem Rechtekonzept umsetzen.

Schnelle Partnerauswahl

Mit der Partnerauswahl, die an allen Stellen in SoPart® für den Zugriff auf bereits gespeicherte

Klienten- und andere Partnerdaten verwendet wird, erhalten Sie jederzeit einen schnellen Zugang zu

den gewünschten Informationen – auch bei mehreren tausend Partnerdaten.

Suchen Sie anhand verschiedener Kriterien wie Namen, Adresse oder Aktenzeichen oder

beschränken Sie die angezeigte Liste auf einzelne Partnerrollen oder bestimmte Gruppen. SoPart®

verarbeitet Ihre Suchkriterien, ob vollständig oder fragmentarisch eingegeben, in Form einer

Volltextsuche; hierbei spielt Groß- und Kleinschreibung sowie die Reihenfolge verschiedener

Suchkriterien keine Rolle: passende Partner werden Ihnen sofort angezeigt. Der gewünschte Klient

oder die gesuchte Institution ist immer nur wenige Klicks entfernt.


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Die verschiedenen Aufgabenbereiche der Betreuungsbehörde

Die in der Betreuungsbehörde anfallenden Tätigkeiten können im Programm zusammen mit den

relevanten Daten dokumentiert werden.

Hierbei können alle benötigten Dokumente (z. B. Vorsorgevollmacht im Rahmen der Beratung oder

Sozialbericht im Rahmen der Sachverhaltsermittlung) gedruckt und archiviert werden.

Im Rahmen der Betreuungsverwaltung können alle anfallenden Vorgänge ausführlich mit der

Dokumentation von Ergebnissen, beteiligten Personen, Anmerkungen und evtl. zugehörigen

Dokumenten gespeichert werden. Das Eintragen von Anmerkungen und weiteren Daten zu den

Vorgängen kann durch die Definition von Textbausteinen und Eingabemasken individuell unterstützt

werden.


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Betreuungsspezifische Klientendaten

Außer den allgemeinen Daten können auch die für die Betreuung wichtigen Daten des Klienten

erfasst werden. So kann außer der Historie der Betreuer auch die Art der Betreuung (beruflich oder

ehrenamtlich) angegeben werden. Die Aufgabenkreise können mit den zuständigen Betreuern

gespeichert werden.

Auch der Status der Betreuung (z. B. vorläufig) und der Vermögensstand des Klienten können mit

Historie hinterlegt werden.

Finanzielle Situation

SoPart® verfügt über ein

Kontenmodul, das die

Verwaltung von Bank- und

Taschengeldkonten Ihrer

Klienten ermöglicht.

Schnittstellen zum Im- und

Export von Buchungen sind

vorhanden.

Auch der Vermögensbestand

(Sachvermögen, Beteiligungen,

Schulden) kann über Konten

abgebildet werden.


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Weitere detaillierte Angaben über das monatliche Einkommen und die monatlichen Ausgaben können

im Programm erfasst und z.B. als BS10 / FS10 ausgedruckt werden:

Auch der Betreuerbericht VS25 kann aus dem Programm heraus mit Daten gefüllt und gedruckt

werden.

Betreuung durch Behördenbetreuer

Wenn Ihre Mitarbeiter selbst als Betreuer aktiv sind, können auch die nach BtG erbrachten

Leistungen und Aufwendungen selbstverständlich im Programm erfasst und bei Bedarf auch mit dem

Kostenträger (i. d. R. Amtsgericht oder der Klient selbst) abgerechnet werden.

Sollte die pauschalierte Abrechnung auch für die Betreuungsbehörden Gesetz werden, so ist auch

diese Abrechnungsvariante von uns schon realisiert.

Korrespondenz

Briefe können an einzelne Adressaten oder an mehrere (Serienbriefe) aus dem Programm heraus

geschrieben werden. Briefe an einzelne Adressaten schreiben Sie in einem bestimmten Kontext.

Hierfür steht Ihnen die SoPart®-Falldokumentation zur Verfügung. Hier finden Sie neben Ihren

Schreiben auch die Dokumentation anderer kontextbezogener Tätigkeiten; darunter Notizen, Berichte

und Aufgaben.

In Bezug auf die Korrespondenz bringt SoPart® dabei schon einen Fundus an Standardbriefen mit.

Diese Standardbriefe können aber durch Ihre Vorlagen ergänzt und erweitert werden. Die

Auswertung von Briefen starten Sie dabei komfortabel mit einem Doppelklick; das erstelle Dokument

kann im Anschluss noch verändert werden und steht Ihnen in SoPart® archiviert zur Verfügung.


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Im Folgenden Beispiel wurde der BS25 Betreuungsbericht ausgewertet und gedruckt:


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Aufgaben und Termine verwalten: In SoPart® ganz einfach!

SoPart® bietet Ihnen verschiedene Organisations-Werkzeuge an, die Ihnen im Alltag helfen. Zu

diesen Werkzeugen zählen die Aufgabenverwaltung und der Kalender. Für beide Werkzeuge gibt es

verschiedene Einsatzgebiete:

– Kalendertermine betreffen meist ein klar umschriebenes Zeitfenster, das an einem

bestimmten Datum stattfindet (normaler Termineintrag), oder regelmäßig nach einem

bestimmten Rhythmus stattfindet (Serientermine). Die Termine tragen Sie ganz komfortabel im

Terminkalender ein, der Ihnen mit der Größe der Terminblöcke und den von Ihnen bestimmten

Farben sofort Hinweise gibt, um welchen Termin bzw. um welchen Umfang es sich handelt:

– Auch bei Aufgaben handelt es sich, ähnlich wie bei Terminen, um Tätigkeiten, die Sie

bezüglich Ihrer Klienten erbringen. Sie unterscheiden sich von Terminen insofern, als dass

diese zeitlich weniger bestimmbar sind. Es geht bei Aufgaben nicht darum, dass Sie an Tag X

zu einer genau bestimmten Uhrzeit erledigt werden, sondern darum, dass man daran erinnert

wird, noch dieses oder jenes zu tun. Aufgaben erhalten damit eine Fälligkeit; bleiben Ihnen

jedoch zur Prüfung solange erhalten, bis Sie die Aufgabe als erledigt markieren. Ganz ähnlich

einem Notizzettel, den Sie sich schreiben und auf dem Sie die erledigten Punkte

durchstreichen. Eine Aufgabe erzeugen Sie ganz einfach mit einem Knopf, der Ihnen die

schnelle Erstellung der Aufgabe ermöglicht.


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Termine und Aufgaben werden Ihnen in der Heute-Ansicht dargestellt, die Sie sich als Startfenster

von SoPart® einrichten können. So haben Sie sofort nach Ihrem SoPart®-Start genau im Blick, was

zu tun ist und vergessen Ihre wichtigen Termine nicht.

Statistiken und Auswertungen

Alle in SoPart® eingegebenen Daten können ausgewertet werden. Der Wunsch nach statistischer

Auswertung bezieht sich zum einen auf die Notwendigkeit der Kontrolle der Datenhygiene und Pflege,

zum anderen auf das Erfordernis, jederzeit und unter gewissen Gesichtspunkten einen Überblick über

den Datenbestand gewinnen zu können. SoPart® bietet dabei einige Bordmittel an, um diese Daten

zu liefern. Hier unterscheiden wir zwischen der Recherche, als spontaner Sofort-Statistik, und fest

eingestellten Controlling-Auswertungen.


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Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche

Die Recherche ermöglicht Ihnen, die Suchkriterien an der Oberfläche zu bestimmen und miteinander

zu kombinieren. Das Recherche-Formular beinhaltet drei Bereiche (siehe Abbildung unten):

- Navigationsbereich (links) - Filterbereich (rechts) - Ergebnisbereich (unten)

Im Navigationsbereich finden Sie die Datenstruktur wieder, die Sie bereits aus der SoPart®-Akte

kennen. Hier können Sie auf die entsprechenden Formulare wechseln und finden alle Felder vor. Sie

können jedes Feld in Ihre Suche mit einbeziehen. Alle Filterbedingungen, die in einer Suche wirksam

sind, werden Ihnen in der Ergebnisliste als einzelne Spalten angezeigt. So haben Sie stets im Blick,

wie sich Ihre Suche entwickelt und verfeinert. Mit jedem Klick auf die Schaltfläche „Suche ausführen“

(in der Abbildung unten gelb markiert) wird die Ergebnisliste aktualisiert.


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In dem Recherche-Beispiel der obigen Abbildung wurde folgende Such-Anforderung formuliert:

Suche mir alle Partner im Datenbestand …

- Mit Beziehung zu einem Amtsgericht - Innerhalb des Jahres 2012 (nicht nach 31.12.2012 beginnend; nicht vor 01.01.2012

endend)

Das Ergebnis der Suche in der hier verwendeten Beispiel-Datenbank liefert eine Ergebnismenge von

15 Partnern. Diese Ergebnisliste können Sie wie folgt weiter verarbeiten. Sie können die

Suchanfrage speichern und dann jederzeit wieder ausführen. Sie können das Ergebnis als Tabelle

in die Zwischenablage kopieren und dann in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel)

einfügen und weiterverarbeiten. Sie können sich die Ergebnisliste auch sofort grafisch darstellen

lassen.

Eine Darstellung nach Amtsgerichten ergibt dabei die folgende Grafik, die auch nach der Erstellung

noch verändert werden kann; so z. B. in Bezug auf die Zuordnung der Achsen. Die Schaltfläche

„Berechnen“ ermöglicht Ihnen dabei immer sofort, das grafische Ergebnis zu erzeugen.


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Controlling-Auswertungen

SoPart® umfasst eine Vielzahl von mitgelieferten Berichten, die es Ihnen ermöglichen, den

Datenbestand nach unterschiedlichen Kriterien zu durchsuchen und auszuwerten. Beispielsweise

eine Übersicht über Ihre aktuellen Betreuungsfälle, Zugänge und Abgänge in einem konkreten

Zeitraum.

Oder eine Unterbringungsstatistik, wie sie im Land NRW eingesetzt wird und die in Auszügen

folgende Informationen ermittelt:


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Anpassungsmöglichkeiten: SoPart® wächst mit

In SoPart® ist es möglich neue Eingabemasken zu konfigurieren, anstelle diese aufwendig

programmieren zu müssen. Der Vorteil liegt darin, dass notwendige Datenmasken schneller erstellt

und zur Verfügung gestellt werden können. Jedes neu geschaffene Datenfeld steht übrigens sofort in

der Recherche zur Verfügung (vgl. hierzu das Kapitel: Spontane Sofort-Statistiken mit der Recherche,

siehe Seite 16).

Zudem bleibt auch das Rechtekonzept in SoPart® nicht starr. Sofern sich in Ihrem Jugendamt die

Zuständigkeiten verschieben, Neuaufteilungen von Sachgebieten notwendig, neue

Vertretungsregelungen geschaffen oder Ausnahmen eingerichtet werden, können wir darauf

reagieren und mit den Bordmitteln von SoPart® die Änderungswünsche einstellen: die Teams

vergrößern, neue Mitarbeitergruppen schaffen, etc.

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