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Ergebnisse der Projektumfeldstudie &Bedeutung für PMOs und Unternehmen

Ökosystem Projekt:Wie gut ist der Nährboden für Ihren Projekterfolg?

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Prof. Dr. Ayelt Komus

Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik

20+ vielbeachtete Studien, 50+ Fachpublikationen,100+ Keynotes/Vorträge,150+ Interviews/Medienberichte

Mitinitiator der Modellfabrik Koblenz

Wiss. Leiter Rechenzentren der Hochschule Koblenz

Certified Scrum Master (3 Organisationen)

Wissenschaftlicher Beirat Heupel Consultants

Fachbeirat Projektmagazin Foto

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Inhalte

Die Studie im Überblick

Zufriedenheit PM allgemein

Relevante Faktoren

Zufriedenheit mit Faktoren

Größte Unterschiede zwischen Relevanz & Zufriedenheit

Auswertungen nach Teilgruppen

Konsequenzen für das PMO

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Die Studie im Überblick

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Ökosystem Projekt – Projektumfeldstudie 2018Kein Projekt gedeiht im luftleeren Raum

Wie gut ist der Nährboden für Ihren Projekterfolg?Was läuft gut? Was stört Ihre Projektarbeit?

Studie von Prof. Dr. Ayelt Komus und ProjektMagazinErhebung in Q4 2017

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Teilnehmerstruktur

• Über 700 Teilnehmer

• Ca. vier Fünftel „Mitarbeiter“, ein Fünftel „Lieferant/ Dienstleister für Projektleistungen“

• 70% „Projektleiter o.ä. Aufgaben im Projektmanagement“

• Ca. ein Drittel „zugehörig zum PMO – Project Management Office“

• Breites Spektrum an Branchen – größte Teilnehmergruppen „Banken und Versicherungen“

und „IT/Software-Hersteller“

• Knapp 44% der Projekte aus dem IT-Bereich

• 41% klassisches PM, 52% selektive& hybride Ansätze, 7% agile Methoden

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Zufriedenheit PM allgemein

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Über 80% bewerten ihre Projekterfolge mit „gut“ oder „sehr gut“

Anwender Agiler Methoden bewerten ihren Projekterfolg (wieder einmal) deutlich besser als Anwender des klassischen PMs.

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Relevante Faktoren

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60 bewertete Erfolgsfaktoren des PM

Projektteam Interne / Externe Experten/Berater/ DL Auftraggeber Kultur

Methoden-SupportProzesse Personal-

entwicklungOrganizationalChange Mgmt.BudgetierungInfrastruktur

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Beispiel – Relevanz „Verbindlichkeit von Entscheidungen“

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Top 10- Relevanteste Faktoren

Rang Umfeldfaktor Kategorie1 Verbindlichkeit in Entscheidungen Kultur2 Verlässlichkeit Kultur3 Engagement Kultur4 Projektleiter - Qualifikation Projektteam5 Entscheidungsfreudigkeit Kultur6 Auftraggeber- Engagement Auftraggeber7 Auftraggeber - Qualität der Vorgaben Auftraggeber

8 Qual. der Zuarbeit/Unterstützung durch interne Experten/ Fachabt. Interne Experten/ Fachabt.

9 Teammitglieder - Zeitliche Verfügbarkeit Projektteam10 Projektleiter - Zeitliche Verfügbarkeit Projektteam

Frage: Für wie relevant halten Sie die folgenden Umfeldfaktoren für den Projekterfolg?

Kultur der Zusammenarbeit (Verbindlichkeit, Verlässlichkeit, Engagement), Qualifikation des Projektleiters sowie Auftraggeber-Themen dominieren.

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Die relevantesten Aspekte für den Projekterfolg 1-20

Quelle: Projektumfeldstudie 2017/2018. n: 612-620

Frage: Für wie relevant halten Sie die folgenden Umfeldfaktoren für den Projekterfolg?

Verbindlichkeit in Entscheidungen

Projektleiter- Zeitliche Verfügbarkeit

Verlässlichkeit

Engagement

Projektleiter - Qualifikation

Entscheidungsfreudigkeit

Auftraggeber -Engagement

Auftraggeber – Qualität Vorgaben

Teammitglieder – Zeitl. Verfügbarkeit

Verfügbkt. der Zuarbeit/ Unterstzg. durch int. Experten/ Fachabt.

Projektteam insgesamt

Transparenzkultur

Fehlerkultur

Denken in Projekten

Auftraggeber insgesamt

Change-Kultur bei Vorgesetzten

Rechtzeitige Eskalation

Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen

Zusammenarbeit über Hierarchiegrenzen

Qual. der Zuarbeit/Unterstützungdurch interne Experten/ Fachabt.

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Die relevantesten Aspekte für den Projekterfolg 21-40

Quelle: Projektumfeldstudie 2017/2018. n: 610-619

Frage: Für wie relevant halten Sie die folgenden Umfeldfaktoren für den Projekterfolg?

Bereitschaft, Entscheidungsbe-fugnisse ins Projekt zu verlagern

Digitale Infrastruktur

allgemein

Kultur realistischer Planung Auftraggeber - Regelmäßige Rückmeldungen / Feedback

Ausreichende finanzielle Mittel

Teammitglieder - Projektkultur

PM-Prozesse, Standards

Fähigkeit, Vorgesetzte/Auftraggeber aktiv einzubinden

Teammitglieder - Fachliche/allgemeine Eignung

Auftraggeber – Verständnis für Projektarbeit

Planbarkeit finanzieller Mittel

Meeting-Räumlichkeiten

Change-Kultur bei Mitarbeitern

PM-Risikomanagement

Vermeidung von Micro-Mgmt.

Anpassung finanzieller MittelBereitschaft, Pläne zu verwerfen

Qualität der Zuarbeit/Unterstzg. durch ext. Experten/Berater/DL

Karrierepfade/Anerkennung von Projektleistungen

Geeignete Weiterbildungs-angebote (Projektrelevante Skills)

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Die relevantesten Aspekte für den Projekterfolg 41-60

Quelle: Projektumfeldstudie 2017/2018. n: 602-616

Frage: Für wie relevant halten Sie die folgenden Umfeldfaktoren für den Projekterfolg?

Groupware/Collaboration-Werkzeuge

Verfügbare PM-Methodenunterstzg.

PM-Qualitätsmanagement

Verfügb. Expertise f. Change Mgmt.PM-Controlling

Bereitschaft zur Finanzierung von Change Management

Projekträumlichkeiten

Projektportfoliomanagement

PMO-InsgesamtBeschaffungsprozesse im

Zusammenhang mit Projekt

Experimentalkultur

Budgets für Teamevents o.ä.

Musterbrecher-Kultur

Digit. Grundfähigkeiten Team

Verfügbare Trainings

Entgeltstrukturen (Prämien etc.)

Verfügbare PM-Consultants

Teammitglieder - PM-Expertise

Administrative Prozesse (Kostennachweise, Freigaben)

Verfügbkt. d. Zuarbeit/Unterstzg. durch externe Experten/Berater/DL

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(Klare& offene) Kommunikation als weiterer Erfolgsfaktor

„Gibt es aus Ihrer Sicht weitere relevante Erfolgsfaktoren?“

n=231

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Zufriedenheit mit Faktoren

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Beispiel – Bewertung „Engagement“

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Top 10- Am besten bewertete Faktoren

Rang Umfeldfaktor Kategorie1 Engagement Kultur2 Teammitglieder - Fachliche/allgemeine Eignung Projektteam3 Projektleiter - Qualifikation Projektteam4 Teammitglieder - digitale Grundfähigkeiten Projektteam5 Digitale Infrastruktur allg. Infrastruktur6 Meeting-Räumlichkeiten Infrastruktur7 Verfügbarkeit d. Zuarbeit/Unterstzg. d. externe Experten/Berater/DL Ext. Experten/Berater/DL

8 Projektteam insgesamt Projektteam

9 Qualität d. Zuarbeit/Unterstzg. durch interne Experten/Fachabt. Interne Experten/Fachabt. 10 Qualität d. Zuarbeit/Unterstzg. durch externe Experten/Berater/DL Ext. Experten/Berater/DL

Frage: Wie bewerten Sie die Qualität der folgenden Faktoren in Ihrem Projektumfeld?

Engagement, Projektteam, Infrastruktur und die Qualität sowie Verfügbarkeit interner und externer Experten/ Berater werden am besten bewertet.

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Die 20 stärksten Umfeldfaktoren

Quelle: Projektumfeldstudie 2017/2018. n: 498-532

Digitale Infrastruktur allg.

Projektleiter – Qualifikation

Digit. Grundfähigkeiten Team

Meeting-Räumlichkeiten

Projektteam insgesamt

Teammitglieder - Fachliche/allgemeine Eignung

Engagement

Qual. der Zuarbeit/Unterstützung durch ext. Experten/Berater/DL

Qual. der Zuarbeit/Unterstützung durch interne Experten/ FA

Verfügbkt. d. Zuarbeit/Unterstzg.durch ext. Experten/Berater/DL

Projekträumlichkeiten

Ausreichende finanz. Mittel

PM-Prozesse, Standards

Zeitl. Verfügbkt. Projektleiter

Auftraggeber - Engagement

Planbarkeit finanzieller Mittel

Groupware/Collaboration-Werkzeuge

Verfügbare PM-Methoden-unterstützung

Zusammenarbeit über Hierarchiegrenzen

Fähigkeit, Vorgesetzte/Auftrag-geber aktiv einzubinden

=Faktoren, die zu den 10 relevantesten zählen

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Die Umfeldfaktoren 21-40

Quelle: Projektumfeldstudie 2017/2018. n: 504-532

Anpassung finanzieller Mittel

Zsmarbeit über Org.grenzen

Administr. Prozesse (Kostennachweise, Freigaben)

VerlässlichkeitBereitschaft, Pläne zu verwerfen

Teammitglieder - Projektkultur

Auftraggeber insgesamt

PMO-Insgesamt

Auftraggeber –Verständnis für Projektarbeit

Beschaffungsprozesse im Zusammenhang mit Projekt

Denken in Projekten

PM-Controlling

Verfügbare Trainings

Auftraggeber – Regelmäßige Rückmeldungen / Feedback

Rechtzeitige Eskalation

Zeitl. Verfügbkt. Teammitglieder

Fehlerkultur

Verfügbare PM-Consultants

Verfügbkt d. Zuarbeit/Unterstzg.durch int. Experten/ Fachabt.

Geeignete Weiterbildungs-angebote (Projektrelev. Skills)

=Faktoren, die zu den 10 relevantesten zählen

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Die 20 schwächsten Umfeldfaktoren

Quelle: Projektumfeldstudie 2017/2018. n: 506-530 =Faktoren, die zu den 10 relevantesten zählen

Vermeidung von Micro-Mgmt.

Entscheidungsfreudigkeit

PM-Risikomanagement

Change-Kultur bei Mitarbeitern

PM-Qualitätsmanagement

Verbindlichkeit in Entscheidungen

Transparenzkultur

Auftraggeber – Qual. d. Vorgaben

Teammitglieder - PM-ExpertiseBereitschaft, Entscheidungsbefug-

nisse ins Projekt zu verlagern

Experimentalkultur

Change-Kultur bei Vorgesetzten

Projektportfoliomanagement

Kultur realistischer Planung

Budgets für Teamevents o.ä. Musterbrecher-Kultur

Entgeltstrukturen (Prämien etc.)

Verfügbare Expertise für Change Management

Bereitschaft zur Finanzierung von Change Management

Karrierepfade/Anerkennung von Projektleistungen

Wie bewerten Sie die Qualität der folgenden Faktorenin Ihrem Projektumfeld? (Rang 51.-60.)

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Größte Unterschiede zwischen Relevanz & Zufriedenheit

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Beispiel- Diskrepanz „Verbindlichkeit in Entscheidungen“

Diskrepanz:= Wert Zufriedenheit - Wert Relevanz= 2,39 – 3,74 = -1,34

Für wie relevant halten Sie die folgenden Umfeldfaktoren für den Projekterfolg?

Wie bewerten Sie die Qualität der folgenden Faktoren in Ihrem Projektumfeld?

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Größte Diskrepanz Relevanz zu Zufriedenheit (Flop 10)Umfeldfaktor Kategorie

Verbindlichkeit in Entscheidungen Kultur

Auftraggeber - Qualität der Vorgaben Auftraggeber

Change-Kultur bei Vorgesetzten (Organizational) Change Mgmt.

Entscheidungsfreudigkeit Kultur

Transparenzkultur Kultur

Kultur realistischer Planung Kultur

Bereitschaft, Entscheidungsbefugnisse ins Projekt zu verlagern

Kultur

Fehlerkultur Kultur

Teammitglieder - Zeitliche Verfügbarkeit Projektteam

Verlässlichkeit Kultur

Unternehmens-&Führungskultur sowie Auftraggeber-Themen weisen die größte Diskrepanz auf.

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Auswertungen nach Teilgruppen

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Unterschiede: PMO vs. Nicht-PMO

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Typische PMO-Leistungen – nicht so relevant für Nicht-PMOler

PMO: n = 197-198, Ø = 3,14 Nicht-PMO: n = 411-418, Ø = 2,79

PM-Prozesse sowie Methoden-Support werden vom PMO als deutlich relevanter als von seinen Kunden betrachtet.

PM-Prozesse, Standards

Verfügbare PM-Methodenunterstützung

PMO-Insgesamt

Projektportfolio-managementVerfügbare PM-Consultants

Verfügbare Trainings

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Größte Unterschiede in der Zufriedenheit (PMO vs. Nicht-PMO)

PM-Prozesse sowie Methoden-Support werden von den Kunden des PMO deutlich schlechter bewertet.

Die Bewertung der Qualität der

verfügbaren PM-

Methodenunterstützung,

des PMOs und der verfügbaren

PM-Consultants fällt aus Sicht des

PMO im Vergleich zu seinen

„Kunden“ deutlich positiver aus. Nicht-PMO (Ø = 2,44)(Ø = 2,85)

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Unterschiede: Auftraggeber versus alle anderen TN

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Größte Unterschiede in der Relevanzbewertung (Auftraggeber)

AG: n = 55-57, Ø = 3,28 Alle anderen TN: n = 557-559, Ø = 3,17

PM-Prozesse und Infrastruktur für Auftraggeber wichtiger; Kultur realistischer Planung hingegen für alle anderen Teilnehmer relevanter.

PM-Controlling

Groupware/ Collaboration-Werkzeuge

Kultur realistischer Planung

PM-Qualitäts-management

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Größte Unterschiede in der Zufriedenheit (Auftraggeber vs. alle anderen - Auswahl)

Projektleiter- zeitliche Verfügbarkeit

Groupware/ Collaboration-Werkzeuge

PMO-Insgesamt

Projektleiter- Qualifikation

Entscheidungsfreudigkeit

AG: n = 43-44, Ø = 2,55 Alle anderen TN: n = 557-559, Ø = 2,73

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Konsequenzen für das PMO

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Projekterfolgskriterien (Gesamtteilnehmer)

Wenn definierte Parameter erreicht wurden und Auftraggeber und Nutzer zufrieden, wird der Nutzen als nachrangig angesehen.

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Projekterfolgskriterien (Gesamt-TN vs. PMO vs. Auftraggeber)

Nutzen der Projektergebnisse für Auftraggeber deutlich wichtiger als für Gesamtfeld der Teilnehmer; aber noch weniger wichtig für PMO-Vertreter.

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PMOs schätzen typische PMO-Fokus-Themen wie PM-Prozesse, Standards, Methodenunterstützung etc. als relevanter ein als die Gesamtorganisation

Auch in der Bewertung der Qualität dieser Faktoren gibt es relevante Unterschiede zwischen PMO und Nicht-PMO

Viele wirkliche „Schmerzen“ der PM-Nutzer liegen in Kultur-Themen (bspw. Verbindlichkeit) und beim Auftraggeber

Auftraggeber ihrerseits bewerten das PMO schlechter als der Schnitt

Nutzen der Projektergebnisse für Auftraggeber deutlich wichtiger als für Gesamtfeld der Teilnehmer; aber weniger wichtig für PMO-Vertreter

Wieder einmal sind die Anwender agiler und hybrider Methoden zufriedener als die Anwender des klassischen PMs

Schlüsselergebnisse

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(1) Fragen Sie Ihre KundenEntsprechen die Leistungen des PMOs den Bedürfnissen und Wünschen?

(2) Prüfen Sie Ihren FokusGreifen die Ausrichtung und Angebote des PMOs die wirklich relevanten Aspekte auf?(„Harte“ und „weiche“ Faktoren, Projektteam und Auftraggeber und Umfeld.Prüfen Sie die Einbindung neutraler Perspektiven.)

(3) Agile Potenziale hebenPrüfen Sie mögliche Potenziale agiler Methoden auf den Ebenen Organisation, Projektportfolio und Projekt

(4) Teamaufstellung und –ausrichtung hinterfragenSind Team und System schon heute auch für Change und Musteränderung versus Administration und Methodenexpertise aufgestellt?

Vier Implikationen für das PMO

Ausrichtung und Nutzenposition des PMOs prüfen und schärfenKlarer und transparenter Mehrwert aus Sicht der Organisation als nachhaltige Lebensversicherung des PMOs in Zeiten von Digitalisierung und VUCA.

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Studienbericht und Artikel

Artikel zur Studie folgt im ProjektMagazinwww.projektmagazin.de

Kostenfreier Studienbericht unter: https://www.process-and-project.net/studien/projektumfeldstudie/

Ökosystem Projekt:Wie gut ist der Nährboden für Ihren Projekterfolg?

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