Steuerliche Aspekte im Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten.

Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 1

STEUERLICHE ASPEKTE BEIM UMGANG MIT ELEKTRONISCHEN GESCHÄFTSDOKUMENTEN

Norbert Wittig, Betriebsprüfer Finanzamt Koblenz

Koblenz, 14.10.2015


Übersicht

� Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen

� Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung

� Datenzugriff durch die Finanzverwaltung

Quelle:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)


Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen

� Rz. 3-6 GoBD, Nutzung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

� Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, z. B.

� HGB

� GmbHG

� Andere (z. B. Fahrlehrergesetz, VOB)



� Steuerliche Aufzeichnungspflichten, z. B.

� § 141 Abgabenordnung (AO)

� § 143 AO – Aufzeichnung des Wareneingangs

� Einzelsteuergesetze:-§4 Abs. 3 S.5 EStG - Aufzeichnung Anlagevermögen

und bestimmtes Umlaufvermögen

-§ 4 Abs. 7 S.1 EStG – bestimmte nicht abziehbareBetriebsausgaben



Was sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen?

� Unterlagen aufgrund der (außer-) steuerlichen Bücher, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

� Unterlagen/Aufzeichnungen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung erforderlich sind

� Dokumentation über die Umsetzung und Einhaltung der Ordnungsvorschriften

� Unterlagen können sein:- Papierdokumente- elektronische Dokumente (früher: „steuerrelevante Daten“)- Daten / Datensätze (früher: „steuerrelevante Daten“)



Fazit:

Im Ergebnis ist alles aufbewahrungspflichtig, was im Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung ist



� Keine abschließende Definition in den GoBD(-> jeder Fall ist anders, Rz. 6)

� Erstqualifikationsrecht durch den Steuerpflichtigen (Rz. 161)

� Ggf. Überprüfung durch die Finanzbehörde

Sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in jedem Unternehmen gleich (fixer Umfan g)?


Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige UnterlagenBeispiele I:

� Ausgangsrechnung:mit Office geschrieben, ausgedruckt und nicht abgespeichert:-> Papierausdruck aufbewahrungspflichtig

mit Office geschrieben, ausgedruckt und abgespeichert-> elektronisches Dokument aufbewahrungspflichtig

mit einem Fakturierungsprogramm erstellt-> Daten des Fakturierungsprogramms aufbewahrungspflichtig


Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige UnterlagenBeispiele II:

� Baustellenkonto (Kostenrechnung) zur Ermittlung der teilfertigen Arbeiten

� Stamm- und Bewegungsdaten im EDV-System (z. B. Kundenadressen, Steuerschlüssel, Finanzbuchhaltung)

� Excel-Berechnung der Urlaubsrückstellung durch Steuerberater


Übersicht





Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung

Grundsätze zur Digitalisierung: siehe vorangegangenerVortrag

� Datenaufbewahrung / -archivierung (elektronischeDokumente und Daten):

- Unveränderbarkeit der Daten (Rz. 107-112), insbesondere von elektronischen Dokumenten (Rz. 110)

- Aufbewahrung (Rz. 113-124, 130-135)

- Maschinelle Auswertbarkeit (Rz. 125-129)



Aufbewahrung von empfangenen elektronischen Dokumenten in der Praxis:

+



Unveränderbarkeit der Daten:Rz. 110 S. 2:Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem (-> Speicherung auf der Festplatte oder im E-Mail-Postfach) erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.



• Problem:Nach Auffassung der FinVerw sind derzeit keine technischen Lösungen bekannt, die die o. g. Voraussetzungen auf Dateisystemebene erfüllen.

• Lösung:Einsatz eines Dokument Management Systems (DMS)

• Einwand: Kosten für das DMS sind unverhältnismäßig



• Auffassung Finanzverwaltung:„Ein bisschen Schwanger geht nicht“

Die zur Vermeidung der Verletzung der Ordnungsmäßigkeit erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt (Rz. 29).



• Absoluter Ausnahmefall vom DMS

- Kleinstunternehmen - empfängt nur in geringem Umfang elektronische Rechnungenund kann sich dem nicht entziehen (z. B. nur Telekom)

- darüber hinaus keine digitale Archivierung von Dokumenten

-> Verzicht auf Archivsystem, wenn ergänzende Maßnahmen getroffen werden, die die Beweiskraft erhalten.



• Keine Ausnahme vom DMS

- branchenüblicher regelmäßiger elektronischer Rechnungseingang bzw. -ausgang

- elektronische Kontoauszüge, etc.



Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen

-> Unveränderbar im Original (Rz. 119)

• Originale der GoBD-konform eingescannten Papierbelege können vernichtet werden (Rz. 140, Entscheidung trifft Steuerpflichtiger!)

• elektronische Dokumente (Unterlagen) müssen elektronisch unveränderbar aufbewahrt werden(z. B. auch Excel-Berechnung des Steuerberaters)

• alleiniger Ausdruck (und Vernichtung) des elektronischen Dokumentes (z. B. Eingangsrechnung) ist ausdrücklich ausgeschlossen



Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“

• Wie werden die elektronischen Unterlagen aufbewahrt?

• Empfangene Dokumente(originär elektronisch oder per Scan) :- maschinelle Auswertung (Lesbarmachung) mit entsprechender Software (z. B. PDF-Reader), s. a. Rz. 157 bei selbst digitalisierten Unterlagen



Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“

• Reduzierung des Informationsgehalts ist unzulässigBsp.: - Umwandlung eines PDF-Dokuments mit Volltextsuche in

ein Bildformat (TIFF)- Excel-Tabelle als Bilddatei abgespeichert (s. o.)



Maschinelle Auswertbarkeit• Daten, Datensätze (z. B. Buchführung, Warenwirtschaft):

- mathematisch-technische Auswertung muss möglich sein, d. h. - Verarbeitung der Daten im eigenen System - „problemloser“ Datenexport in externe Systeme

(Datenbankanwendungen, Prüfsoftware) muss insbesondereohne Informationsverlust möglich sein.

• Aufbewahrungspflicht für die Datenbeschreibung ebenfalls in maschinell auswertbarer Form (z. B. Index.xml)


Übersicht





Datenzugriff durch die Finanzverwaltung, Rz. 159-178

Umfang des Datenzugriffs (Rz. 159-164)

• Auf alle elektronische Unterlagen (Dokumente, Daten),• soweit diese aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtig sind• im Rahmen einer Außenprüfung

• Dies beinhaltet auch die Verfahrensdokumentation(en)


Datenzugriff durch die Finanzverwaltung

Ausprägungen des Datenzugriffs

• Unmittelbarer Zugriff (Z1)• Mittelbarer Zugriff (Z2)• Datenträgerüberlassung (Z3)

• Wahlfreiheit der Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen, welche der Methoden gewählt wird (auch kumulativ möglich, Rz. 164).



Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174

• Zugriff auf Daten im System des Steuerpflichtigen• Nur-Lesezugriff (keine Schreibrechte)• vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen• Kein Online-Zugriff (Andocken) durch die FinVerw• Einweisung in das DV-System (Rz. 171, 174)



Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174

• Beispiele:- Finanzbuchhaltung beim Steuerpflichtigen- DMS



Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174

• Auswertung der Daten durch den Steuerpflichtigen oder einem beauftragten Dritten

• nach den Vorgaben der Finanzbehörde• vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen



Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174

• Beispiel:- Auswertung von Stammdatenänderungen(Protokollierung) durch den Administrator



Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177

• Daten werden an die Finanzbehörde übergeben• maschinell auswertbar (Datenträger und Daten)• Datensatzbeschreibung (maschinell auswertbar)• Kein herunterladen von Daten durch die Finanzbehörde• Mitnahme der Daten ist möglich• Mitnahme Datenträger nach Absprache (Achtung: Datenträger ist

unverschlüsselt, sollte möglichst im Unternehmen verbleiben)

• Rückgabe Datenträger, Löschung der Daten (Rz. 169)



Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177

• Beispiele:- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung- bestimmte Teildatenmengen aus vorgelagerten Systemen



Was ist beim Datenzugriff zu beachten

• Identifizieren Sie den Datenbestand unter dem Gesichtspunkt der aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (s. a. Rz. 172)

• Kontakt mit der Steuerberatung/Finanzbehörde vor Prüfungsbeginn- welche Daten werden für die Prüfung benötigt




• Wie können die Daten zur Verfügung gestellt werden- Zugriff auf das DMS- Zugriff auf vorgelagerte Systeme / Exportschnittstellen




• Systemwechsel, Rz. 142-144Darf der Steuerpflichtige das „Altsystem“ einfach abschalten?

- quantitativ und qualitativ gleichwertige Migration erforderlich


Fundstellen

� GoBD: BMF 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450

� Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): www.ferd-net.de


Zum Ende

� Gibt es Ihrerseits Fragen

� Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

Steuerliche Aspekte im Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten.

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