Steuerung mit Zielen und Kennzahlen

04. Juni 2012

arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbHEmmericher Straße 1790411 NürnbergTel.: (09 11) 2 30 87-83Fax: (09 11) 2 30 87-84E-Mail: arf@arf-gmbh.de

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Agenda

1.1. Produktorientierte HaushaltssteuerungProduktorientierte Haushaltssteuerung

2.2. Outputorientierte HaushaltssteuerungOutputorientierte Haushaltssteuerung

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Reform des Gemeindehaushaltsrechts Die Ziele

• Ressourcenverbrauch• Generationengerechtigkeit• Vermögensrechnung/Bilanz• Wirtschaftlichkeit, Liquidität• Konzern Kommune• Parlamentarisches Budgetrecht

Rechnungs- undSteuerungssystem

• Kontrakte/Zielvereinbarungen• Produktsteuerung• Leistungs- und Finanzziele• Qualitätsmanagement

Ergebnis-orientierung

• Budgetmanagement• Eigenverantwortung• Integration Sach- und

Finanzverantwortung

Dezentralisierung

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Grundbausteine der VerwaltungssteuerungVom Input zum Output …

Input:- Geld- Personal - ...

Verwaltungsprozess:- Organisation- Verwaltungsabläufe- DV-Verfahren

Output:- Produkte/Leistungen - z.B. Kinderbetreuung (Outcome = Wirkung der Leistung)

VerwaltungRessourcen Leistungen für Bürger

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Produkte als Leistungsbündel

Produktebenebene

Leistungsebene

Produkt 1 Produkt 2 Produkt 3

Leistung 1 Leistung 3 Leistung 4 Leistung 5Leistung 2 Leistung 6 Leistung 7

Prozesse/Tätigkeiten Prozessebene

Leistungsempfänger(Bürgerorientierung)

Empfängerebene

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Kommunale Produkte Beispiele

Hilfe für behinderte Menschen

Betreuung und Förderung von Kindern

in Tageseinrichtungen

Verwaltung öffentlicher Finanzmittel

Bereitstellung technische

Infrastruktur

Grünpflege

Bereitstellung Bibliothek

Förderung des Sports

Durchführung von Wahlen

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ProduktklassifikationInterne und Externe Produkte

Kommune

Bürger/innen

Unternehmen

Verbände

andere Verwaltungen

...

Externe ProdukteExterne Produkte

Interne ProdukteInterne

Produkte

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Definition der ProdukteProduktrahmen als Basis

Die Produkte können frei definiert werden!

Die statistische Produktgliederung ist jedoch verbindlich einzuhalten

Berücksichtigung des Produktrahmens der IMK / Land HessenZweck:

Haushaltswirtschaftliche Steuerung (Gliederung Haushalt)Grundlage interkommunaler VergleicheErfüllung finanzstatistischer Meldepflichten

„..den Ländern wird empfohlen, den Produktrahmen mit den Produktbereichen und den Produktgruppen landeseinheitlich vorzugeben.“

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Produktpläne (Auszug)Bsp: Produktgruppe 111 Verwaltungssteuerung u. -service

Kommune A Kommune B11.1.01 Geschäftsführende Gremien 111.01 Unterstützung und Betreuung der städt. Gremien11.1.02 Verwaltungssteuerung 111.02 Verwaltungssteuerung11.1.03 Stadtmarketing, Öffentlichkeitsarbeit 111.03 Organisatorische Dienstleistungen-EDV11.1.04 Liegenschaftswesen 111.04 Serviceleistungen für die gesamte Verwaltung11.1.05 Organisatorische Dienstleistungen / EDV 111.05 Personalbewirtschaftung und Personalservice11.1.06 Personalwesen 111.06 Finanz- und Steuerverwaltung & Controlling11.1.07 Zentrales Archiv, Registratur 111.07 Angelegenheiten des Kassen- und Rechnungswesens11.1.08 Postdienst 111.08 Vollstreckungswesen11.1.09 Finanz- und Steuerverwaltung 111.09 Grundstücksverkehr11.1.10 Kassenwesen11.1.11 Städtepartnerschaften

Kommune C111.1 Unterstützung und Betreuung der städt. Gremien111.2 Verwaltungssteuerung, Allgemeine Rechtsangelegenheiten111.3 Personalbewirtschaftung111.4 Öffentlichkeitsarbeit111.5 Kassenwesen111.6 Finanz- und Steuerverwaltung111.7 Grundstücks- und Gebäudemanagement111.8 Zentrale Verwaltungsdienstleistungen111.9 EDV-Koordination111.10 Städtepartnerschaften

Volkmarsen

01.111.00 Geschäftsführung Städtischer Gremien 01.111.10 Verwaltungsleistungen und Öffentlichkeitsarbeit 01.111.20 Allgemeine Dienste / Städtepartnerschaft 01.111.40 Ortsrecht 01.111.50 Personalwesen 01.111.60 Finanz- und Steuerverwaltung 01.111.70 Kassenwesen 01.111.90 IT-Administration

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Die Produktverantwortung soll eindeutig einer Organisationseinheit zugeordnet werden können.

Verbindung der Organisationsstrukturen mit den ProduktstrukturenVerbindung der Produkthierarchie mit Budgetverantwortung

Produktverantwortung bedeutet Budget- und Fachverantwortung für das Produkt (=Dezentrale Ressourcenverantwortung)

Entscheidung darüber, welche Aufgaben mit den vorhandenen Mitteln erfüllt werden sollen

Jedes Produkt benötigt einen Produktverantwortlichen.Verantwortung muss eindeutig zugeordnet und personalisiert werdenDamit ist eindeutig bestimmbar, wer im Zuge der Produktorientierung der Ansprechpartner für das (finanzielle und sachliche) Ergebnis ist.

Produkte und Produktverantwortung Anforderungen

Strategische Fragestellung

Welche Produkte brauchen wir wirklich?

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Leitbild

Leistungsangebot

PflichtproduktA

Pflichtprodukt B

Freiwilliges Produkt

C

Freiwilliges Produkt

D

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arf GmbH 2010

Produktsteuerung Produktcontrolling: Ergebnisse und Wirkungen

niedrig Wirkungsbeitrag hoch

niedrig

Ressourcen-verbrauch

hoch

Sind das die richtigen

Produkte?

Rückbau?Standards?

Ausbau

Kosten senken

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Agenda

1.1. Produktorientierte HaushaltssteuerungProduktorientierte Haushaltssteuerung

2.2. Outputorientierte HaushaltssteuerungOutputorientierte Haushaltssteuerung

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Wissen Sie was das ist? Sie stehen in einer Bäckerei und verlangen:

10 Cent Mehl

20 Cent Wasser und Energie

2 Cent Salz

10 Cent Gewürzmischung

1 Cent Zucker

15 Cent Trockenhefe

4 Cent Butter

3 Cent Ascorbinsäure (Vitamin C)

25 Cent Personal

35 Cent Gemeinkosten

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Gesamt: 1,25 Euro

Sie haben gerade kameral inputorientiert ein Baguette

gekauft.

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Von der Input- zur ProduktorientierungInput- vs. Outputsteuerung

Der Wechsel von der Input- zur Outputsteuerung ist ein zentraler Punkt des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens.

Inputsteuerung bedeutetAusrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an den zur Verfügung gestellten Mitteln (Ressourcen).

Outputsteuerung bedeutetAusrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an Leistungsausbringungsmenge und -wert bei Erstellung eines Produkts oder einer Leistung mit den zur Verfügung gestellten Mitteln/Ressourcen.

Definition von Zielen notwendig !!!

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Steuerung mit Zielen und Kennzahlen –Gesetzliche Regelung in der GemHKVO

§ 4 Abs. 2 GemHVO

„ […] In den Teilhaushalten sollen außerdem Leistungsziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung angegeben werden. “

§ 10 Abs. 3 GemHVO

„In den Teilhaushalten sollen produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des einsetzbaren Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen Ressourcenverbrauchs sowie Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Die Ziele und Kennzahlen bilden die Grundlage für die Erfolgskontrolle und Steuerung der Haushaltswirtschaft.“

Zielvereinbarung

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Zusammenhang Ziele – Kennzahlen – Haushalt

VerwaltungPolitik

Kontraktverhandlungen

Ich benötige dafür: - 50 T€ - 3 MA- …

Wir wollen:

Produkt BudgetZiel & Kennzahl

Haushalt

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Steuerungsobjekt

Weiterentwicklung des NKRSSteuern – Wie geht das?

1. Ziele setzen9. Zielerreichung?

3. Maßnahmentreffen + anordnen

5. Ist-Zustandanalysieren u.

Diagnose

7. Maßnahmentreffen + anordnen

2. Planen

4. Wer machtwas bis wann?

8. Wer machtwas bis wann?

6. Alternativenerarbeiten

Kennzahlen

Kennzahlen

Ziele setzenwissen wohin man will

Kontrolleerkennen können wo - in Bezug auf das Ziel - man ist

Analysedas Ergebnis der Kontrolle auf die Abweichung auf das Ziel hin analysieren

Maßnahmenaus Kontrolle und Analyse geeignete Maßnahmen entwickeln, um den Pfad zum Ziel einzuhalten

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Zielpyramide:Grundlage für eine zielorientierte Steuerung

Richtungsziele= Oberziele aus dem Projekt

Bereichsziele(abgeleitete Oberziele)

Politik

Verwaltungs-führung

Fachbereiche

Produkt-verant-wortliche

Gesamt- verwaltung

Gesamt-haushalt

Teil-haushalte

Produkte

Querschnittsziele

Produkt-ziel 1

(Teilziel)

Produkt-ziel 1

(Teilziel)

Produkt-ziel 1

(Teilziel)

Produkt-ziel 4

(Teilziel)

Produkt-ziel 5

(Teilziel)

Produkt-ziel n

(Teilziel)

Leitbild

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Beispiel einer Zielentwicklung

Leitbild: attraktiver Standort für Dienstleistungen und Gewerbe

Oberziel: Erhöhung der Bekanntheit der Stadt als

Wirtschaftsstandort

Entwicklungsziel: Weitere Betriebsansiedlungen in den

Gewerbegebieten fördern

Produktziel: Erstellung eines Standortprofils und eines

Vermarktungskonzepts Ziel: Erstellung des Konzepts im Jahr 2012

Kennzahl: Konzeptstand am Ende des Jahres 2012

Produkt 15.01.01 - Wirtschaftsförderung

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Was sind Ziele?

Unter „Zielen“ versteht man Aussagen über zukünftig erwünschte Zustände, die über entsprechende Entscheidungen und Maßnahmen herbeizuführen sind bzw. zu erreichen sind (Soll-Zustände)

Ziele konkretisieren die haushalterische Ermächtigung (Budget)

Als Grundlage für die Identifizierung von Zielen können insbesondere folgende Unterlagen dienen: Gesetze, Satzungen Beschlüsse Konzepte Leitbilder Programme

Anspruch an Ziele

S teuerungsrelevant

M essbar

A mbitioniert

R ealistisch

T erminiert

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Was bringen Ziele?

Ziele definieren die Qualität von ProduktenBsp. 1: Reduzierung der Energiekosten aller Gebäude um 3% im Jahr 2012Bsp. 2: Erhöhung der Kindergartenplätze um 10 neue im

Jahr 2012

WICHTIGZiele müssen GEMEINSAM vereinbart werdenverschiedene Ziele stehen in KONFLIKT zueinander, deshalb müssen (politische) PRIORITÄTEN gesetzt werdenZiele machen EINDEUTIG deutlich, welche Aufgabe der Produktverantwortliche hat UND welche nicht

bisher war das alles auch bekannt – es wurde nur noch nicht schriftlich festgehalten

Chance: Versachlichung der Diskussion

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ProduktzieleBeispiel: Brandbekämpfung

Operative ProduktzieleEinhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20…

jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […]

Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre)

energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale

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Was sind Kennzahlen?

1. Kennzahlen verdichten Daten und filtern daraus zielgerichtete Informationen.

2. Kennzahlen machen die Zielerreichung meßbar und sind das wesentliche Instrument zur Steuerung!

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Wesentliche Aspekte zur Kennzahlenfestlegung

Festlegen der relevanten Kennzahlen interessant vs. relevant

Kennzahlen dienen als Instrument zur Messung der Zielerreichung Kennzahl konkret zum Ziel bilden

Festlegen der Messkriterien präzise Definition des Messverfahrens

Ermitteln der Grunddaten der Kennzahlen Aufwand der ErhebungZeitliche und zeitnahe VerfügbarkeitEinheitlichkeit der Quellen

Vorverfahren zur Ermittlung der Kennzahlen nutzen Vermeidung von zusätzlichen Zähllisten

Bei der Auswahl der Kennzahlen gilt der Grundsatz: „QUALITÄT VOR QUANTITÄT“ („Weniger ist oft

mehr“). Nicht auf die Menge der Kennzahlen kommt es an, sonderndarauf, dass sie aussagekräftig und steuerungsrelevant sind!

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ProduktzieleBeispiel: Brandbekämpfung

Operative ProduktzieleEinhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20…

jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […]

Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre)

energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale

KennzahlenQuote der Hilfsfristeinhaltung

Ausrüstungsquote der Feuerwehr

Anzahl der Mitglieder der Jugendfeuerwehr

Fertigstellungsgrad eines Energiesanierungskonzepts

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Ausprägung im Haushalt

Die Ziele und Kennzahlen sind dann im Rahmen des Haushalts auf Teilhaushaltsebene hinsichtlich folgender Zielelemente weiter zu konkretisieren: Zielstatus – Wo stehen wir heute?

Ermittlung des Ist-Zustandes Zielausmaß – Wann ist das Ziel erreicht?

Festlegung des Soll-Zustandes Zeitbezug – Innerhalb welchen Zeitraums soll das Ziel erreicht

werden? Operativ: Zeitraum < 1 Jahr (Haushalt) Mittelfristig: Zeitraum 1 bis 5 Jahre (Mittelfristige Planung) Strategisch: Zeitraum > 5 Jahre (Haushaltsstrategie/ Leitbild)

Beispiel VolkmarsenProduktblatt - Kopf

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Stand: 07.05.2010

Nr.

Produktbereich 02

02.126

02.126.00

03

Produktgruppe

Ebene

Fachbereich

gehört zum Teilhaushalt (Budget)

Produkt

Produktverantwortliche/r

Budgetverantwortlicher

Produkt-beschreibung

Rechtsgrundlagen

hoheitlich/verpflichtend:

Hessisches Brand- und Katastrophenschutzgesetz, Feuerwehr-organisationsverordnung,Jugendordnung der Stadtjugendfeuerwehr Volkmarsen, Satzung über die Freiwillige Feuerwehr derStadt Volkmarsen, Satzung über die Gebühren für den Einsatz der Freiwilligen Feuerwehr der StadtVolkmarsen, Feuerwehrdienst- und Reisekostenaufwandsentschädigungsverordnung (FWDRAVO)

brandschutztechnischen Angelegenheiten; Brandschutztechnische Prüfung und Beurteilung einesObjektes zur Feststellung und Beseitigung brandgefährlicher Zustände; Brandschutzerziehung und -aufklärung; Betrieb von Übertragungsanlagen für Brandmeldungen; Überlassung von Fahrzeugen undGeräten sowie Transportleistungen mit Feuerwehrfahrzeugen; Katastrophenabwehr im Katastrophenfallsowie Bekämpfung von außerordentlichen Schadensereignissen im Spannungs- und Verteidigungsfalleinschließlich Führung und schließlich Bevölkerungsschutz im Verteidigungs- und Spannungsfall sowieallgemeine Krisen- und Notfallversorgung.

Herr Werner Schümmelfeder

Fachbereich 1

Brandschutz

Herr Werner Schümmelfeder

Allgemeine Produktinformationen

freiwillig:

gesetzliche Grundlage:

Unter diesem Produkt werden folgende Aufgaben durch die Freiwillige Feuerwehr Volkmarsen -unterteilt in die Stadtteilfeuerwehren Kernstadt, Ehringen, Herbsen, Hörle, Külte und Lütersheim - erfüllt:Betrieb und Verwaltung des Feuerwehrstützpunktes Volkmarsen und der Feuerwehrgerätehäuser in denOrtsteilen; Rettung von Menschen und Tieren aus Notlagen; Bekämpfung von Bränden und von ihnenausgehenden Gefahren; Erhaltung von Sachwerten und Schutz der Umwelt; Beseitigung von Gefahren,die durch Unglücksfälle, Explosionen oder Naturereignisse hervorgerufen wurden; Bekämpfung vonStörungen der öffentlichen Sicherheit und Ordnung; Beschickung der Einsatzstellen aufgrund desvorliegenden Meldebildes bzw. Nachforderung mit nächststehenden, geeigneten Einsatzmittelninnerhalb der Hilfsfrist (10 Minuten); Bereitstellung von Sicherheitswachen bei Veranstaltungen, Bränden

02.126.00Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr

Einordnung in die HierachienZuordnung zur eigenen Produkthierachie

Bezeichnung

Sicherheit und Ordnung

Brandschutz

Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr

Kernstadt Ehringen Herbsen Hörle Külte Lütersheim Gesamt

2010

2011

2012

2010

2011

2012

2010

2011

2012

2010

2011

2012

Einsatzgebiet km²

Grundzahlen

Anzahl der vollständigen persönlichen Ausrüstungen

Anzahl der Mitglieder in den

Jugendfeuerwehren

Anzahl der Einsätze

Anzahl der aktiven Mitglieder

Beispiel VolkmarsenProduktblatt – Ziele und Kennzahlen

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Zielgruppe

a)

b)

c)

d)

Kennzahlenzu

Strategische Ziele / Oberziele

Operative Ziele /Produktziele

zu

d)Fertigstellungsgrad eines Energiesanierungskonzeptes

Ergebnis des Teilergebnishaushalts des Produkts 02.126.00

jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll bis X eine eigenepersönliche Ausrüstung (bestehend aus Feuerwehrschutzjacke, -schutzhose, -helm,-schutzhandschuhe, -handschuhe, -sicherheitsschuhe und Dienstanzug) zur Verfügungstehen, daher ist zunächst bis X die vollständige Inventarisierung allerKleidungsgegenstände der Wehren vorzunehmen

(Beibehaltung) (Steigerung um...) der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in denJugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre)

(Beibehaltung) (Steigerung um...) der aktuellen Zahl (20...) der aktiven Mitglieder in derFreiwilligen Feuerwehr Volkmarsenenergetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen derEinsparpotenziale bis …Feststellung des Zuschussbedarfes der einzelnen Feuerwehren sowie Senkung desZuschussbedarfes um X %

Feuerwehrtechnische Ausrüstung und Fahrzeuge auf technisch aktuellem Stand halten(unter Berücksichtigung des jeweiligen Bedarfs- und Entwicklungsplanes)

Erhöhung des Kostendeckungsgrades der einzelnen Feuerwehrgerätehäuser

Einhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren imJahr 20…

a)

b)

Quote der Hilfsfristeinhaltung

Ausrüstungsquote der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen

Anzahl der Mitglieder der Jugendfeuerwehr

Anzahl der aktiven Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen

d)

b)

a)

Ziele und Kennzahlen

Alle Einwohner der Kernstadt Volkmarsen und der Ortsteile sowie alle Menschen, die sich imEinsatzbereich der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen befinden

Stete Gewährleistung der Sicherheit aller Volkmarser Einwohner sowie der sich imEinsatzbereich der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen befindenden Menschen

Entgegenwirken eines möglichen Mitgliederschwundes in der Freiwilligen FeuerwehrVolkmarsen durch Förderung des Nachwuchses sowie Erhaltung der vorhandenen undWerbung weiterer Mitglieder

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Steuern mit Produkten, Zielen und KennzahlenDoppik nur der Anfang …

Produkte bilden und Aufgaben beschreiben

Ziele zu den Aufgaben bilden

Kennzahlen zu den Zielen definieren

Ausprägungen der Kennzahlen verhandeln

Berichtswesen und Steuerung einführen

Strategien & Prioritäten entwickeln

Doppik einführen

Umsetzung der Theorie in die Praxis

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Prio Strategisches Ziel Produktziel Zielerreichungsindikator Zielausmaß - Soll Zielausmaß - IstGewährleistung der Sicherheit 02.126.00 Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr Einhaltung Hilfsfrist von 10 Minuten Quote der Hilfsfristeinhaltung 100%

Haushaltskonsolidierung 02.126.00 Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und GefahrenabwehrEnergetische Prüfung und Feststellung Einsparpotentiale

Fertigstellungsgrad Energiesanierungskonzept

x %

Haushaltskonsolidierung 02.126.00 Brandbekämpfung, Katastrophenschutz und Gefahrenabwehr Reduktion des Zuschussbedarfs Produktergebnis -x %Haushaltskonsolidierung 08.424.10 Bereitstellung von Freibädern Reduktion des Zuschussbedarfs Produktergebnis -x %Haushaltskonsolidierung 02.122.20 Standesamt Verbesserung des Kostendeckungsgrades KostendeckungsgradLebensqualität für Bürgerinnen und Bürger

08.424.10 Bereitstellung von Freibädern

Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger

04.281.10 Vereins- und Sportförderung Erhöhung der Mitgliederzahlen in SportvereinenAnzahl Mitglieder

Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger

02.122.10 Meldewesen Bedarfgerechte Öffnungszeiten anbieten Öffnungsstunden pro Woche

Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger

02.122.20 Standesamt Steigerung der Eheschließungen Anzahl der Eheschließungen

Lebensqualität für Bürgerinnen und Bürger

06.366.00 Jugendpflege Beibehaltung des Anteils der betreuten JugendlichenBetreuungsquote

Unterstützendes Produkt

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Wir stehen gerne für Fragen zur Verfügung.

Kontakt:

Stefan Günther

--------------------------------------------------------------------------arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH

Emmericher Straße 17, D-90411 NürnbergTel.: (0911) 23 08 78 3, Fax: (0911) 23 08 78 4www.arf-gmbh.dearf@arf-gmbh.de

Hauptsitz: Nürnberg, AG Nürnberg, HRB 13446Geschäftsführer: Helge C. Brixner, Dr. Horst Körner--------------------------------------------------------------------------