Strategie- und Neuorganisationsprozess der ZB MED: ein Werkstattbericht, zwei Perspektiven

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Strategie- und Neuorganisationsprozess der ZB MED: ein Werkstattbericht, zwei Perspektiven Rudolf Mumenthaler, Elke Roesner Kiel, 11.9.2013 - ASpB Tagung

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Strategie- und Neuorganisationsprozess der ZB MED: ein Werkstattbericht, zwei Perspektiven. Rudolf Mumenthaler, Elke Roesner. Eine Geschichte in fünf Kapiteln. Der Auslöser Der Auftakt Der Ablauf… Die Antworten Der Ausblick. Erstes Kapitel: Der Auslöser. Evaluierung. durch die. - PowerPoint PPT Presentation

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Strategie- und Neuorganisationsprozess der ZB MED:

ein Werkstattbericht, zwei PerspektivenRudolf Mumenthaler, Elke Roesner

Kiel, 11.9.2013 - ASpB Tagung

Eine Geschichte in fünf Kapiteln

• Der Auslöser• Der Auftakt• Der Ablauf…• Die Antworten• Der Ausblick

Erstes Kapitel: Der Auslöser

Evaluierung

durch die

Kommt satzungsgemäßer Aufgabe kompetent nach

Im Sammelauftrag international eine der größten Fachbibliotheken

Im Kerngeschäft sehr erfolgreich

Unverzichtbare Dienstleistungsfunktion

Gut, aber…

Übergeordnete Gesamtstrategie

Profilierung von Forschungs- und Entwicklungsarbeiten

Dienstleistungsangebote angepasst an neue Informationsbedarfe

…und

Systematische, belastbare und überregionale Analysen

Adressaten-spezifisches Marketing

Ausgangslage

• Kuratorium setzt externes Strategiegremium ein• Kompetenz von außen• Experten sollen Strategie entwickeln

• Und das Gefühl einer Baustelle

Zweites Kapitel: Der Auftakt

Ausschreibung einer Marktstudie

• …ist mehr als eine Ausschreibung • Alle Baustellen und Aufträge werden zu einem

Gesamtprojekt zusammengefasst• Rollenklärung (Projektleitung, externer Berater,

externe Dienstleister, Projektsteuerung, Projektassistenz, Projektteam…)

• Gliederung in Arbeitspakete

Die leichte Geburt des Strategieprozesses

1.

An

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2.

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3.

Um

setz

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g

Marktanalyse

Change

Strategie

Grobstrategie

Die zweite Perspektive: Flughöhe

Drittel Kapitel: Der Ablauf…

…oder die Mühen der Ebene

Der Ablauf

• Auftakt des externen Strategiegremiums• Gründung einer internen Strategiegruppe• Planung des Strategieprozesses• Abstimmung mit Gremien und Geldgebern

– Abnahme Projektplanung– Genehmigung Projektassistenz– Genehmigung Sondertatbestand für Marktstudie

20 Arbeitspakete

• Vergabe von Patenschaften• Gelernte Lektion: Verantwortliche statt Paten!

Die Strategieentwicklung

• Intern: 15 Arbeitstreffen, teilweise moderiert– Interne Diskussion, Differenzen ausräumen,

Bewusstseinsbildung, d.h. Basis schaffen– „Schwung“ für Leitbild-Prozess

• Extern: 3 Arbeitstreffen, Beratung, Innen- und Außenperspektive abgleichen, Feedback durch Gremien

Change 1

• Schaffung von Programmbereichen und Querschnittsaufgaben

• Externe Begleitung

• Übergang zu Change 2: nach Ergebnissen der Marktstudie, Einrichtung eines Innovations- und Produktmanagements

Die Markt- und Zielgruppenanalyse

Hauptziel: Belastbare Ergebnisse aus

Bedarfs-, Nutzungs- und Zielgruppenanalyse!

Marktstudie: Einbindung

Die Ergebnisse der Markstudie fließen ein in:• …die Weiterentwicklung der Grob- zur Feinstrategie• …die Anpassung unserer Produkte an den Bedarf

(Produktportfolio)• …neue Formen der Informationsvermittlung• …die Anbahnung von Forschungsprojekten• …verstärkte Kooperationen mit Hochschulen

Marktstudie: Das Design

3 Teile: Marktanalyse, Zielgruppenbefragung, GAP-Analyse

Untersuchungsansatz: Berücksichtigung aller (relevanten) ZB-MED

Zielgruppen Repräsentativität der Stichprobe

Untersuchungsmethoden: Stufe 1: Explorative Interviews zur

Fragebogenentwicklung Stufe 2: Online-Befragung / Quantifizierung Stufe 3: Fokusgruppenbefragungen / Workshops

4. Kapitel: Die Antworten

Strategische Schwerpunkte – vor Ende Marktstudie

• Stärkung der Forschungsorientierung in der ZB MED - anwendungsorientiert

• Optimierung des Produktportfolios– Optimierung des Online-Angebots– Mobile Nutzung– Einsatz semantischer Technologien– Open Access/Open Data– Forschungsdatenmanagement– Elektronische Ressourcen (E-Journals, E-Books, …)

• Erfolgreiche Neuorganisation der ZB MED

Erste Ergebnisse der laufenden Marktstudie

• Zielgruppentypologie• Zielgruppenverhalten, -bedarfe• Trends• GAP-Analyse – Identifizieren von strategischen und

operativen GAPs– Meint: Differenz zwischen den Bedarfen und Wünschen

der NutzerInnen und dem IST-Zustand

Wie wichtig sind Ihnen die folgenden Eigenschaften bei der Nutzung eines Recherche-Instruments?- Professoren/innen und Wissenschaftlicher Mittelbau -

Basis: 632; Angaben in %, Mehrfachnennungen

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1331

Kann ich nicht beurteilen Wichtig Teils, teils Unwichtig

5. Kapitel: Der Ausblick

Nächste Schritte…

• Produktportfolio

Poor dogs

Stars

Cash cows

Question marks

Stiftungsgründung

W2-Professur an der Uni Bonn, Doktoranden

Neue Forschungsfelder: Science 2.0

Evaluierung durch die Leibniz Gemeinschaft 2015

• Strategie wird gelebt

• Es geht weiter für die Wissenschaft von morgen und übermorgen.

Fazit: viel Arbeit, aber lohnenswert

• Planung nach wie vor gültig: gute Planung ist ein echter Erfolgsfaktor

• Früh genug mit Internen diskutieren; gute Kommunikationsstruktur mehr als ein Plus

• Gezielter Input durch Externe (aber nicht mehr...)• Selbstvertrauen in die eigene Arbeit • Verantwortung selbst tragen• Strategieentwicklung verlangt nach Umsetzung• Umsetzung bedeutet (tiefgreifende) Veränderungen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

[email protected]@zbmed.de