Studiegids Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager … · 2020. 11. 19. · het zorgen...

StudiegidsLeergang Strategisch Informatie- en Recordmanager

2020 - 2021

Tineke van Heijst

Directeur

www.vhic.nlpagina 2/23

Studiegids > Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager

In deze studiegids wordt specifi ek

ingegaan op de leergang Strategisch

Informatie-

en Recordmanager (LRM). Deze leergang

is gericht op cursisten die op tactisch

en strategisch niveau werkzaak zijn in

het record- en informatiemanagement

en zich verder willen verdiepen in hun

specialisme record management, waar-

bij tegelijkertijd de verbreding wordt

gezocht in informatiemanagement.

VHIC Faculty: bron van kennis

Voor ambitieuze professionals is informatiemanagement een uitdagend vakgebied. Ga maar na. De impact van informatie is in elke organisatie groot. Vernieuwingen van de informatiehuishouding raken al snel het kloppend hart van de organisatie. Ontwikkelingen in de technologie en de regelgeving vragen voortdurend om vertaling naar de organisatie. Wie in dit vakgebied werkzaam is, heeft maar één opgave. Voortdurend bijblijven. Ontwikkelingen aan zien komen én er alert op reageren. Tijdig kennis opdoen. Nieuwe inzichten ontwikkelen. Kritisch zijn. Afwegingen maken. Visie op informatiemanagement aanscherpen. Met de VHIC Faculty als bron van kennis gaat deze opgave u gemakkelijk af. Welkom bij een fascinerend netwerk van professionals die hun kennis graag delen.

De VHIC Faculty doet niets liever dan de ontwikkeling van informatieprofessionals faciliteren. Dit doen we door zelf voortdurend nieuwe wegen te verkennen die we samen met u en andere organisaties kunnen bewandelen De kennis en inzichten die we daarbij opdoen, zijn ook voor u waardevol. We delen deze graag in verschillende kortere en langere opleidingsprogramma’s. Gezien uw rol in de organisatie is het belangrijk dat u visie heeft en nieuwe ontwikkelingen kritisch op waarde schat. Dat u weet waar kennis zich bevindt, snel kunt handelen als het erop aan komt. Daarnaast moet u mensen in alle geledingen van uw organisatie kunnen inspireren. Dat lukt alleen als u zelf geïnspireerd bent. Daar ligt misschien wel de belangrijkste taak voor onze ervaren docenten. Als vakgenoten spreken zij uw taal. Tijdens de bijeenkomsten komen hun kennis en uw vraagstukken bij elkaar. Reken maar dat dit leidt tot herkenning, inspiratie en persoonlijke ontwikkeling.

Meer informatie over de VHIC Faculty en over de procedures en afspraken die ten grondslag liggen aan onze leergangen, is terug te vinden in de Algemene Studiegids.



Duurzaam digitaal InformatiebeheerRecordmanagement omvat het zodanig beheren van informatie (databases, documenten en metadata), dat deze toegankelijk wordt gemaakt, toegankelijk blijft, gebruikt kan worden zolang daaraan behoefte is en vernietigd wordt wanneer dit kan, mag of moet. Dit vraagt om een uitgekiende manier van beheer. In de afgelopen jaren zijn informatiehuishoudingen digitaal geworden. Dit maakt de informatiehuishouding complexer dan voorheen, toen we uitsluitend te maken hadden met informatie op analoge dragers, zoals papier en microfilm. Met één druk op de knop kunnen bestanden worden verwijderd, gedupliceerd of verplaatst, kunnen miljoenen documenten openbaar worden gemaakt of vernietigd. De recordmanager regisseert, schept de voorwaarden waaronder informatie wordt beheerd, selecteert de bestanden die dienen voor bewijs en verantwoording, beheert de beheer- en zoekinstrumenten en zorgt dat informatie duurzaam bewaard blijft. Wanneer bewijs en verantwoording niet meer nodig zijn, worden opnieuw selecties gemaakt: wat overblijft wordt uiteindelijk overgedragen aan een archiefinstantie.

Een kennisintensieve organisatie hoeft niet eens zo groot te zijn, wil zij al voordelen hebben van recordmanagement. Een organisatie moet informatie beheren, sorteren, voorzien van metadata en ordenen om deze terug te kunnen vinden. Daarnaast dient deze informatie periodiek beoordeeld te worden op waarde voor de bedrijfsprocessen; moet de informatie bewaard blijven voor bijvoorbeeld studie of bewijsvoering of kan deze worden verwijderd. Voor alle informatie dienen de risico’s van verval, vernietiging, verwijdering of diefstal te worden afgedekt: informatie die niet meer nodig is, dient omwille van bedrijfsrisico en privacyaspecten te worden vernietigd.

Recordmanagement is dus óók informatiemanagement. Informatie is een kritische succesfactor geworden in bedrijven en bij overheden. Het is een belangrijke waardefactor, even essentieel als personeel, financiën en de andere hulpmiddelen die een organisatie gebruikt om haar doelstellingen te bereiken.

Informatiebeveiliging en - veiligheid

Het gaat niet alleen om het bewaren van de relevante informatie, maar óók om het zorgen dat met informatie, binnen en buiten de organisatie zorgvuldig wordt omgegaan. Aan digitale informatie kleven meer beveiligingsrisico’s dan aan papieren informatie. Digitale informatie is immers sneller te vermenigvuldigen, te transporteren, te verminken of te verwijderen. Als er lekken in de informatiehuishouding bestaan kan dit de organisatie grote schade toebrengen. En deze lekken leveren gevaar op.

Om deze redenen is de Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager (LRM) vernieuwd en op strategisch niveau gebracht, waarbij de archief- en informatiemanager leert de digitale informatiehuishouding in control te brengen en de risico’s af te dekken. De opleiding sluit aan op de Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM), die ook is vernieuwd en zich specifiek richt op informatiecoaching, kwaliteitsbewaking, risicobeheersing en het aanleren van archieftechnische vaardigheden om andere medewerkers op weg te helpen in de informatiehuishouding.

INTRODUCTIE OP DE LEERGANG

Niveau De Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager bevindt zich op strategisch niveau. De leergang richt zich op coördinatoren DIV, informatieregisseurs of senior medewerkers binnen een afdeling informatiemanagement, die willen doorgroeien naar functies zoals recordmanager, teamleider/coördinator, afdelingshoofd, beleidsmedewerker, etc.

ToelatingTot de Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager wordt u toegelaten indien u minimaal een diploma van de Leergang Adviseur Recordmanagement, HBO-IDM of SOD-II heeft en tenminste 20 uur per week de beschikking heeft over een praktijkwerkplek binnen het vakgebied informatiebeheer. Tevens is twee jaar werkervaring in het informatiebeheer een vereiste. Na aanmelding ontvangt u een verzoek voor het aanleveren van aanvullende documenten en volgt er een telefonisch intakegesprek. Op basis hiervan wordt u toegelaten tot de opleiding. Per jaar worden 15 cursisten toegelaten.

LeerperiodeDe lessen worden op een vaste dag verzorgd. De leergang wordt afgesloten met een eindwerkstuk, de eindopdracht. Hiervoor is een periode van 8 weken vastgesteld. Inclusief vakanties brengt dit de looptijd van de studie op veertien maanden: 54 weken voor de opleiding en 2 maanden voor de afronding van het eindwerkstuk. De gemiddelde studiebelasting komt op ongeveer 8 à 10 uur per week. De totale studiebelasting bedraagt 500 uur.

Uw inschrijving voor een leergang is 2 jaar geldig. Dat wil zeggen dat u binnen 2 jaar na uw startdatum alle modules en de eindopdracht met een voldoende resultaat afgerond moet hebben om voor een diploma in aanmerking te komen. Mocht dit niet lukken, dan ontvangt u een certificaat met de behaalde resultaten.

DiplomaU ontvangt een diploma voor de Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager van de Faculty indien u aan alle opleidingseisen heeft voldaan.

Voor de voorwaarden kunt u de ‘Algemene Studiegids’ raadplegen. Bekijk ook onze website voor het uitgebreide aanbod aan verdiepende cursussen/leergangen.

KlachtDe Faculty doet er alles aan om aan de verwachtingen van haar cursisten te voldoen. Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent. In dat geval kunt u daarover een klacht indienen. Wij luisteren naar u en zoeken graag samen met u naar een passende oplossing, in de klachtenregeling op onze website leest u wat wat wij onder een klacht verstaan, hoe u een klacht kunt indienen en wat wij hiermee doen. Deze klachtenregeling betreft uitsluitend de producten en diensten van de VHIC Faculty.


PRAKTISCHE INFORMATIE


Studiegids > Strategisch Informatie- en Recordmanager


Lesprogramma4 modules


LESPROGRAMMA

MODULE 1 INFORMATIE ALS ESSENTIËLE WAARDEFACTOR 4 DAGEN

Lesdag 1.1 Van governance naar information governance 1 dag

Lesdag 1.2 Information governance framework 1 dag

Lesdag 1.3 Compliancy: voldoen aan wettelijke archiefkaders 1 dag

Lesdag 1.4 Compliancy: openbaarheid, privacy en auteursrecht 1 dag

Moduleopdracht

MODULE 2 INFORMATIE- EN RECORDMANAGEMENT IN DE PRAKTIJK 4 DAGEN

Lesdag 2.1 Informatiearchitectuur en -infrastructuur 1 dag

Lesdag 2.2 Praktische invulling van het kwaliteitszorgsysteem 1 dag

Lesdag 2.3 Informatiebeveiliging 1 dag

Lesdag 2.4 Big data en data science 1 dag

Moduleopdracht

MODULE 3 DUURZAAMHEIDSVRAAGSTUKKEN 4 DAGEN

Lesdag 3.1 Functionele beheerorganisatie met BiSL en verder 1 dag

Lesdag 3.2 Digitaal werken en digitaal documentbeheer 1 dag

Lesdag 3.3 Digitaal duurzaam archiefbeheer 1 dag

Lesdag 3.4 Procesapplicaties en het e-depot 1 dag

Moduleopdracht

MODULE 4 REGIE OVER HET VERANDERTRAJECT 4 DAGEN

Lesdag 4.1 Verbetermanagement 1: de diagnose 1 dag

Lesdag 4.2 Verbetermanagement 2: de aanpak 1 dag

Lesdag 4.3 Verbetermanagement 3: de borging 1 dag

Lesdag 4.4 Lean procesmanagement 1 dag

Moduleopdracht

EINDOPDRACHT 1 DAG

Slotbijeenkomst Presentaties eindopdracht en diploma-uitreiking 1 dag

TOTAAL 17 DAGEN



MODULE 1INFORMATIE ALS ESSENTIËLE WAARDEFACTOR

Les 1.1 - Van governance naar information governance

Governance laat zich vertalen als: goed en verantwoord bestuur. Dat is een rekbaar begrip. Waar komt het begrip vandaan en waarom is het in de belangstelling gekomen? Nadat governance bij het bedrijfsleven haar intrede heeft gedaan, was de overheid aan de beurt om de burger meer inzicht en inspraak te geven in de processen. We gaan in op de toegenomen wens van democratisering van het bedrijfsleven, de invloed van aandeelhouders en toezichthouders en de transparantie waarmee besturen alle actoren willen laten meekijken in de bedrijfsvoering en dus ook in de informatiehuishouding. Ook hier geven we de lijnen aan, hoe de overheid in verschillende organisatiemodellen werkt en zichzelf ontwikkelt tot een netwerkorganisatie. Onderdeel hiervan is dat de organisatie de informatiehuishouding op orde heeft, risico’s in het omgaan met informatie heeft afgedekt en de informatieprocessen efficiënt heeft ingericht. Kortom: de informatie beheren op een duurzame wijze. Informatie dient dan ook op hetzelfde waardeniveau behandeld te worden als personeel en financiën. Maar hoe doet u dat? Een nieuw element van governance - information governance - geeft antwoord op deze vraag.

Programma• Governance en information governance• Organisatiemodellen waarin governance wordt toegepast• Voorbeelden van information governance in de praktijk• Elementen van beheersing• Basisprincipes

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kent u de begrippen governance en information

governance en weet u hoe deze toe te passen in de praktijk.

• Bent u gesprekspartner in het vormgeven van de governance in de organisatie.• Kent u de instrumenten die helpen om de

information governance in een organisatie te verbeteren en kunt deze toepassen.

• Weet u het begrip information governance in een organisatie vorm te geven, wanneer de organisatie geconfronteerd wordt met governancevraagstukken.




Les 1.2 - Information governance framework

Deze les bouwt verder op de opgedane kennis van information governance uit de vorige les. Hoe wordt dit begrip ingevuld? Wat doe je als informatie- en recordmanager op het moment dat de organisatie spreekt over governance? Hoe haak je hierop in om je eigen dienstverlening onder de aandacht te brengen en te verbeteren? Eerst kijken we hoe het begrip al in een aantal situaties wordt toegepast, waarna we zelf een information governance framework bouwen met alle elementen die nodig zijn om een organisatie in control te brengen. Na afloop kent u dus de instrumenten waarmee u kunt zorgen dat de organisatie, op het gebied van de informatievoorziening, werkt volgens de kwaliteitsmaatstaven die daarvoor gelden.

Programma• Het information governance framework• Standaarden• Verantwoordelijkheden• Information resources management• Governance performance systeem

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten: • Kent u een aantal Information Governance

Frameworks, en bent u bekend met de elementen die hierin worden opgenomen.

• Bent u in staat om in de eigen organisatie hiermee aan de slag te gaan.• Kent u de standaarden die gerelateerd zijn aan

Information Govenrnance in de organisatie.• Hebt u de nodige kennis om nuttige meetinstrumenten en KPI’s te gebruiken bij het evalueren van de volwassenheid van Information Governance in de organisatie.




Les 1.3 - Compliancy: voldoen aan wettelijke archiefkaders

Elke informatiespecialist wordt geacht de wet te kennen. Kennis van relevante wet- en regelgeving is een voorwaarde om het information governance framework invulling te kunnen geven. In deze les gaan we in op de juridische context van recordmanagement. Uitgangspunt is de geldende archiefwetgeving. Daarnaast worden andere op dit terrein geldende regels behandeld, zoals het elektronisch communiceren in het bestuursrecht: de wet elektronisch bestuurlijk verkeer en de wet elektronische handtekeningen. Beoogd wordt om u zoveel mogelijk middelen aan te reiken om (mede) invulling te kunnen geven aan het informatiebeleid binnen uw organisatie. Een kritische houding ten aanzien van de overgang van papier naar digitaal en de juridische (on)mogelijkheden is daarbij een praktisch bijproduct.

Programma• Archiefwet 1995• Archiefbesluit 1995• Archiefregeling 2012• NEN-ISO normen• Selectiepraktijk en de wet• Wet elektronisch bestuurlijk verkeer• Wet elektronische handtekeningen• Wet openbaarheid van bestuur• Wet hergebruik overheidsinformatie

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kunt u de waarde aangeven van relevante wet- en regelgeving voor de eigen organisatie ter ondersteuning/formulering van het informatiebeleid.• Kunt u onderzoeken op welke punten de eigen organisatie wel of niet conform de wet- en regelgeving handelt en stelt (indien noodzakelijk) oplossingen voor om er wel aan te voldoen.




Les 1.4 - Compliancy: openbaarheid, privacy en auteursrecht

De juridische context van recordmanagement verandert sterk. Privacy, auteursrecht en openbaarheid zijn belangrijke thema’s. Deze les bouwt verder op de eerder opgedane kennis van de archiefwetgeving. In de lesdag worden actuele politieke discussies besproken, zoals de nieuwe Europese privacy-verordening en de mogelijke wijzigingen in de Archiefwet. Doel van deze lesdag is om u inzage te geven in de actuele vraagstukken op gebied van informatiemanagement. Daarnaast krijgt u handvatten om deze thema’s te bespreken in uw organisatie.

Programma• Actuele ontwikkelingen• Wet open overheid• Privacy en de wet bescherming persoonsgegevens• Meldplicht datalekken• Strategisch informatieoverleg

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kunt u inschatten wat de consequenties van nieuwe wetten zijn voor het handelen van uw organisatie.• Kunt u de belangrijkste thema’s bespreken in het strategisch informatieoverleg in uw organisatie.



Les 2.1 - Informatiearchitectuur en infrastructuur

Recordmanagement maakt onderdeel uit van het informatiemanagement. De systemen, methoden en technieken die het recordmanagement gebruikt, moeten bijdragen aan een betere informatiehuishouding. Om die reden gaan we in dit blok in op de informatiearchitectuur en infrastructuur, zowel binnen de organisatie als in de keten waarin de organisatie samenwerkt. De overheid heeft referentie- en modelarchitecturen ontwikkeld die het mogelijk moeten maken om gegevens uit te wisselen, zodat burgers en bedrijven deze gegevens maar eenmalig hoeven op te geven. De belangrijkste aspecten rondom informatiearchitectuur, zoals de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur, maar ook GEMMA, MARIJ, WIA en PETRA komen aan bod. We gaan dieper in op de rol van het informatie- en recordmanagement bij het architectuurvraagstuk. Ook worden uitvoeringsprogramma’s en wettelijke basisregistraties behandeld.

Programma• Ontwikkeling en toepassing van informatiearchitectuur• Kernregistraties• Architectuurprincipes• De rol van de recordmanager

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kunt u duidelijk maken wat informatiearchitectuur is en waarom deze nodig is.• Kunt u toelichten welke referentie- of modelarchitectuur uw organisatie heeft toegepast en waarom.• Kunt u laten zien op welke manier gegevensuitwisseling plaatsvindt binnen het concept van de architectuur en wat daarin de rol is van basis- en kernregistraties.• Kunt u duidelijk maken op welke manier architectuur bijdraagt aan een goede dienstverlening en aan samenwerking binnen ketens en tussen afdelingen. • Kunt u aangeven wat de rol is van de recordmanager bij de ontwikkeling en het onderhoud van architectuur.


MODULE 2RECORDMANAGEMENT


Les 2.2 - Pragmatische invulling van het kwaliteitszorgsysteem

Voldoen aan een gewenst kwaliteitsniveau is steeds complexer geworden. De hoeveelheid wet- en regelgeving is sterk gegroeid en steeds fijnmaziger geworden. Daar hebben (overheid)organisaties zich aan te conformeren. Zo impliceert het actieprogramma Andere Overheid (2004) dat overheidsorganisaties moeten zeggen wat ze doen, doen wat ze zeggen, bewijzen dat ze dat hebben gedaan en meten wat ze hebben gedaan. De overheidsorganisaties dienen deze stappen vervolgens te beoordelen en evalueren, zodat zij hier leren uit kunnen trekken. Dit houdt een kwaliteitszorgsysteem in; het versterkt het sturend vermogen van de organisatie. In deze les leert u op pragmatische wijze invulling te geven aan de kwaliteitszorg in uw organisatie voor informatie- en recordmanagement.

Programma• De relatie tussen kwaliteit, informatie en processen• Essentiële onderdelen van een kwaliteitszorgsysteem• Invoering en borging van een kwaliteitszorgsysteem

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Heeft u inzicht in de meerwaarde van de invoering van een kwaliteitszorgsysteem.• Weet u uit welke onderdelen een kwaliteitszorgsysteem is samengesteld.• Kunt u op een pragmatische wijze een kwaliteitszorgsysteem invoeren in uw organisatie.




Les 2.3 - Informatiebeveiliging

Dit blok gaat over de beveiliging van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie. Om (digitale) informatie te beveiligen zijn er verschillende methodes en tal van technieken ontwikkeld die – mits op de juiste wijze ingezet – kunnen helpen met het veilig stellen van belangrijke informatie. Als rode draad wordt in dit blok een door de Nederlandse overheid ontwikkelde methodiek gebruikt, die bekend staat onder de naam Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyse (A&K). Ook komen de verschillende ‘baselines’ informatiebeveiliging die voor de Nederlandse overheid zijn ontwikkeld aan bod. Deze les biedt globaal inzicht in de vele aspecten van informatiebeveiliging.

Programma• Informatiebeveiliging • Het analyseren van risico’s• Informatiebeveiliging en integraal informatiebeheer• De Baseline informatiebeveiliging• Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyse• Identificatie, authenticatie en autorisatie

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Beheerst u het begrippenkader dat relatie houdt met informatiebeveiliging.• Kunt u de methodieken die gebruikt worden voor informatiebeveiliging.• Kunt u een A&K-analyse uitvoeren in uw organisatie.





Les 2.4 - Big data en data science

De inzet van informatietechnologie levert ongekende mogelijkheden voor organisaties. Onder meer dat grote hoeveelheden data worden gegenereerd die overal en altijd beschikbaar zijn voor ieder ‘connected’ apparaat. Applicaties en diensten die hier gebruik van maken hebben in veel sectoren al ‘disruptieve’ effecten te weeg gebracht. Deze effecten zullen ook merkbaar zijn in het werkveld van de record-/ informatiemanager. Welke eisen stelt dit aan onze informatiehuishouding en hoe spelen we hierop in? In deze les kijken we naar het ecosysteem waarin deze big data toepassingen opereren en naar de technieken die onder de motorkap worden toegepast. De aandacht gaat hierbij vooral uit naar toepassingen in het publieke domein. Ten slotte wordt ingegaan op de vraag hoe big data de rol van de informatiemanager zal veranderen.

Programma• Introductie big data• De datasfeer• Het wetenschappelijk proces• Data collectie / selectie• Analysetechnieken• De rol van de informatiemanager

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Heeft u inzicht in de wijze waarop big data toepassingen werken.• Heeft u inzicht in het ontwikkelproces van big data applicaties.• Heeft u kennis van de mogelijkheden en kansen met big data.



Les 3.1 - Functionele beheer-organisatie met BiSL en verder

Functioneel beheer wordt vaak ingevuld via BiSL: Business information Services Library. Een framework dat handvatten biedt voor het invullen en verbeteren van de kwaliteit van functioneel beheer. Dit is het vakgebied dat zich bezighoudt met het bepalen, vormgeven en sturen van de informatievoorziening vanuit het bedrijfsproces en de bedrijfsoptiek. BiSL beschrijft de hoofdprocessen van een functioneel beheerorganisatie op drie niveaus: richtinggevend, sturend en uitvoerend. Recordmanagers hebben op al deze niveaus een rol te vervullen. We behandelen de essentie van het BiSL-framework en bekijken hoe u als recordmanager een bijdrage aan de rollen kunt leveren.

Programma• Doel en toepassing• Van bedrijfsproces naar informatievoorziening• Clusters van BiSL• Rol van de recordmanager

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kunt u diverse BiSL-processen inhoudelijk toelichten met gebruik van eigen voorbeelden.• Kent u de BiSL definitie van functioneel beheer en weet u deze te gebruiken in contacten met o.a. ICT-afdelingen.• Kunt u met de meetlat van BiSL verbeteringen aanbrengen op het gebied van functioneel beheer.• Weet u hoe het beheer van procesapplicaties ook onderdeel uitmaakt van het integraal informatiemanagement, waarin de recordmanager een belangrijke rol speelt.


MODULE 3DUURZAAMHEIDSVRAAGSTUKKEN


Les 3.2 - Digitaal werken en digitaal documentbeheer

Organisaties maken volop de omslag van analoog naar digitaal werken. Helaas resulteert dit niet overal tot een goede digitale informatiehuishouding en blijft het papieren document soms nog leidend. Er zijn voldoende modellen en standaarden voor electronic record management beschikbaar. We verkennen deze modellen en standaarden, maar kijken vooral naar hun toepassing in de praktijk. We stellen hierbij de methoden in vraag en gaan na of er geen ‘lean alternatieven’ zijn die efficiënter zijn en tot betere resultaten leiden. Zo zijn we voorbereid op struikelblokken en kunnen we de stap zetten naar digitaal werken én digitaal documentbeheer.

Programma• Digitale dossiervorming en registratie van digitale documenten• Archiveren van e-mail• ISO-15489• 5S-principes• Authenticiteit• Vervanging• Digitale handtekeningen en digitale zegels

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kent u de uitdagingen voor digitaal documentbeheer die het digitaal werken met zich mee brengt.• Weet u dat digitaal documentbeheer een organisatie brede aangelegenheid is, en het gebruik van een documentmanagement- of zaaksysteem overstijgt.• Kunt u alternatieve methoden voor het registreren van digitale documenten of digitale dossier vorming aanreiken.• Bent u vertrouwd met een ‘lean’ manier van digitaal werken en weet de 5S-principes toe te passen op digitaal documentbeheer.




Les 3.3 - Digitaal duurzaam archiefbeheer

Voor het beheren en het archiveren van digitale documenten zijn diverse soorten digitale systemen beschikbaar. Een Document Management Systeem (DMS), een Records Management Applicatie (RMA) en een digitaal depot zijn wellicht de bekendste voorbeelden. Al deze systemen bieden functionaliteiten om digitale archiefdocumenten te beheren. Bij het zoeken naar archiveringsoplossingen voor digitale documenten lopen we vaak tegen duurzaamheidsvraagstukken aan. In deze les komt onder andere het OAIS aan bod, een belangrijk referentiemodel voor de langetermijnarchivering van (digitale) informatie.

Programma• Digitale duurzaamheid: de risico’s en uitdagingen• Digitale objecten, digitale documenten en digitale archiefdocumenten• Digitale bewaarstrategieën: conversie, migratie en emulatie• E-depot• OAIS• Data Seal of Approval, Nestor en ISO-16363

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kent u de risico’s van digitaal archiveren en kunt u aangeven in welke opzichten deze verschillen van de archivering van analoge documenten.• Weet u wat een e-depot is en kunt u de verschillen met een DMS of een RMA benoemen.• Kent u de belangrijkste archiveringsformaten en de preserveringsstrategieën van de grootste Nederlandse archieven.• Kent u de actuele ontwikkelingen op het vlak van e-depots in Nederland (TMLO, enz.).• Weet u wat OAIS is, kent u verantwoordelijkheden en bent u vertrouwd met het informatiemodel.• Bent u op de hoogte van de auditing- en certifiëringsstandaarden voor e-depots.





Les 3.4 - Procesapplicaties en het e-depot

Elke organisatie beschikt momenteel al snel over enkele tientallen, zo niet honderden, applicaties waarin dossiers worden gevormd en opgevolgd. De dossiers, de documenten en hun metadata worden in deze applicaties opgeslagen en zijn in veel gevallen enkel met behulp van deze applicaties raadpleegbaar. Slechts weinig applicaties beschikken standaard over de vereiste functionaliteiten om volledige dossiers over te brengen naar een andere omgeving. De meeste applicaties puilen uit van registratiegegevens en metadata. Welke dossier- en workflowgegevens worden overgebracht? En welke metadata van en over de digitale documenten worden gearchiveerd? Hoe vinden gebruikers hun dossiers en documenten?

Programma• Gegevensarchitectuur van applicaties• Digitaal overbrengen van metadata en documenten• Samenstellen van een Submission Information Package• XML en representation information• Autorisaties en toegangsrechten• Nadere toegangen voor dossiers en documenten

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Kunt u de functionele eisen voor het overbrengen van informatie en metadata uit applicaties naar een e-depot formuleren.• Bent u vertrouwd met de standaard archiveringsmogelijkheden uit SharePoint.• Kunt u een informatiestructuur ontwerpen.• Kunt u beoordelen of een XML-document geschikt is voor archivering of niet.• Kunt u een documentmodel voor een XML- metadatabestand ontwerpen.



Les 4.1 - Verandermanagement 1: de diagnose

Er zijn bijna meer methodieken dan geslaagde veranderingen. Wat is een geschikte methodiek of aanpak voor een verandering? Of het nu gaat om een organisatieontwikkelingstraject of de implementatie van een nieuw systeem, de voorbereidende fase is essentieel om de verandering in een later stadium te verankeren. Waar begin je? Wie heeft welke verantwoordelijkheid? Wat is het gewenste resultaat en hoe worden resultaten gemeten? We gaan in op de stappen in een verander-proces en de daarbij horende sturingsmiddelen. In deze les staat de ontwerpaanpak van een verandering centraal, ook wel de top-down aanpak genoemd. We gaan uitgebreid in op de vraag hoe je belangstelling en draagvlak creëert, zodat het veranderingstraject slaagt en optimaal rendeert.

Programma• Top-down aanpak van een verandering• Fasering van een top-down verandertraject• Risico’s en maatregelen• Draagvlak creëren• Omgaan met weerstand

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Heeft u kennis van een top-down gerichte aanpak van een verandertraject.• Heeft u kennis van de fasering van een top-down verandertraject.• Bent u zich bewust van de risico’s en valkuilen bij een verandertraject.• Heeft u kennis van de verschillende manieren om draagvlak te creëren in een veranderingsproces.• Kunt u benoemen wat weerstand bij de ander oproept en hoe u daarmee om kunt gaan.


MODULE 4REGIE OVER HET VERANDERTRAJECT


Les 4.2 - Verandermanagement 2: de aanpak

Deze les staat een andere aanpak van verandering centraal: de ontwikkelaanpak. Deze benadering van verandering gaat uit van samen optrekken met de mensen in de organisatie, om zo tot het beste resultaat te komen. Hierna kun je de twee soorten veranderbenaderingen met elkaar vergelijken en de meest geschikte benadering voor jouw verandering kiezen. Communicatie speelt een grote rol tijdens het traject. Een aantal communicatieregels helpen je bij het creëren van commitment. Een veranderaar dient professioneel op te treden tijdens een verandertraject. Hoe ga je om met de verschillende mensen in de organisatie? Hoe denken en reageren de mensen tijden een veranderings-traject? Met tips en tricks uit de praktijk heeft u praktische handvatten voor uw eigen verandertraject.

Programma• Ontwikkelaanpak van een verandering• Veranderdiagnose• Kiezen voor een aanpak• Vaardigheden van een veranderaar• Tips voor de praktijk

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Heeft u kennis van de ontwikkelaanpak van een verandering.• Weet u hoe u een veranderdiagnose kunt stellen.• Heeft u praktische handvatten voor een verandertraject.




Les 4.3 - Verandermanagement 3: de borging

De derde dag over verander management gaat in op de rol van de veranderaar. Nu de plannen zijn gemaakt, komt het aan op de implementatie in de praktijk. Daarbij komen vragen aan bod als: hoe houdt de veranderaar de regie over een dergelijk proces? Wat voor sturingsmiddelen en methodieken staan hem of haar ter beschikking? Hoe worden de behaalde successen uitgedragen om te zorgen dat ze ook daadwerkelijk zo ervaren worden in de organisatie?

Programma• Implementatie van een verandering• Projectsturing• Beheersfactoren van een project• Omgaan met opdrachtgevers• Krachtenveldanalyse

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Weet u welke factoren van belang zijn bij het beheersen van een project.• Kunt u uitleggen wat de risico’s zijn in het aansturen van veranderingen en welke maatregelen getroffen dienen te worden om het veranderingsproces goed te doorlopen.• Heeft u handvatten voor het managen van de grotere context.





Les 4.4 - Lean procesmanagement

Lean is een denken werkwijze waarbij alles en iedereen in de organisatie zich richt op efficiënter en slimmer werken. Elke stap in het proces wordt opnieuw bekeken en gewaardeerd met als leidraad de volgende vraag: hebben alle stappen een toegevoegde waarde voor de klant? Overbodige stappen worden geëlimineerd om het proces soepeler en sneller te laten verlopen. Hierdoor wordt minder tijd en arbeidskracht verspild, met als resultaat: afnemende kosten, toename van de kwaliteit van de dienstverlening, productiviteit en klantgerichtheid. De recordmanager kan de lean denken werk-wijze toepassen op processen van de eigen afdeling. Vanuit het vakgebied kan de recordmanager ook participeren in discussies over het herontwerpen van processen voor de digitalisering van de organisatie. Door gebruik te maken van de expertise en inzichten van iedere werknemer, komt de organisatie tot een hechter samenwerkingsverband. De kwaliteit van de samenwerking en de communicatie vormen de pijlers van een goed functionerende organisatie.

Programma• Wat is Lean?• Lean binnen de overheid• Lean methodieken• Lean processen• Praktische toepassing van Lean

ResultaatNa het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het uitvoeren van de opdrachten:• Heeft u kennis van de Lean methodiek.• Heeft u actief geoefend met het Lean maken van een proces.• Bent u zich bewust van de voordelen en risico’s van de Lean methodiek.



SLOTBIJEENKOMST

Eindopdracht

De LRM wordt afgesloten met een eindopdracht, dit is het schriftelijk deel van het examen. Uit de gemaakte opdracht moet blijken dat u op relatief zelfstandige en kritische wijze een werkstuk af kunt leveren, dat uw kennis op het gebied van informatie- en recordmanagement weerspiegelt zoals deze in de leergang is behandeld en dat u beschikt over analytisch vermogen op strategisch-tactisch niveau.

De laatste lesdag bevat de mondelinge examens; de presentatie van de eindopdracht. Met deze eindopdracht levert u een proeve van bekwaamheid om in een organisatie het informatie- en recordmanagement gestalte te gaan geven.

U presenteert uw eindopdracht en beantwoordt na afloop kritische vragen van de examinatoren.


Voorwaarden U mag aan het examen (de eindopdracht) deelnemen, indien u aan onderstaande voorwaarden heeft voldaan. • U mag niet meer dan twee lesdagen hebben verzuimd in de gehele leergang, echter dit mag nooit onder een minimale aanwezigheid van 80% uitkomen. Deze twee lesdagen mogen niet in één module gemist worden. • U mag een eindopdracht (het schriftelijk examen) inleveren indien u voor alle moduletoetsen tenminste een 5.5 (de laagste voldoende) heeft behaald en heeft voldaan aan de aanwezigheidsverplichting.• U mag uw eindopdracht presenteren (het mondeling examen) als deze met een voldoende (cijfer niet lager dan 5.5) is beoordeeld. Herkansing Wanneer u voor de eerste maal een toets maakt en daarbij onvoldoende resultaat behaalt, heeft u het recht de toets voor de desbetreffende module nogmaals af te leggen. Echter gedurende de gehele leergang mogen maar twee toetsen herkanst worden in twee verschillende modules.

Wanneer u voor de eerste maal uw voorstel eindopdracht inlevert en daarbij onvoldoende resultaat behaalt, heeft u eenmalig het recht om uw voorstel aan te passen op basis van de gegeven feedback. Indien het voorstel ook na herkansing een onvoldoende eindcijfer heeft, kan u uw eindopdracht alsnog inleveren. Het is hierbij wel van belang dat de feedback op het voorstel meegenomen wordt in de uiteindelijke eindopdracht.

Wanneer u uw eindopdracht voor de eerste maal inlevert en daarbij onvoldoende resultaat behaalt, heeft u eenmalig het recht om de eindopdracht aan te passen op basis van de gegeven feedback.

Het recht op herkansing vervalt zodra u voor de desbetreffende module een voldoende eindcijfer heeft behaald of zodra u niet meer bij de Faculty staat ingeschreven. Wanneer u geen recht meer heeft op een herkansing en de toets opnieuw wilt herkansen, kan dit door de betreffende module in een andere leergang opnieuw te volgen tegen de gangbare kosten.

Toetsing

Studiegids Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager … · 2020. 11. 19. · het zorgen...

Documents

Transcript of Studiegids Leergang Strategisch Informatie- en Recordmanager … · 2020. 11. 19. · het zorgen...