Vorgeschichte

Finnova nutzte in der Vergangenheit für die Zeit- und

Leistungserfassung eine Lösung eines Lieferanten aus

der Schweiz, die Fakturierung erfolgte mit Excel und die

Finanzbuchhaltung und Lohnadministration erfolgte über

Simultan.

Durch die heterogene Software-Landschaft hatte Finnova

zu viele manuelle Schnittstellen, welche eliminiert werden

sollten. Eine integrierte Gesamtlösung war das Ziel, von

der Zeitwirtschaft, über die Fakturierung und Auftrags-

verwaltung bis zur Finanzbuchhaltung, inklusive einer in-

tegrierten Lohnbuchhaltung.

Anforderungen an die neue Lösung und Projektziele

Finnova suchte eine integrierte Gesamtlösung, welche

alle Bereiche vollumfänglich abdeckt. Dabei war die tiefe

Integration des Werteflusses von essentieller Bedeutung.

Auswahlprozess

Im Evaluationsprozess wurden zwei Lösungen verglichen

und beurteilt. Die Lösung von Process Partner auf der Ba-

sis von SAP und das Produkt eines Mitbewerbers.

«ProServ powered by SAP» von Process Partner bot im

Vergleich zum Mitbewerber mehr an Funktionalität und

im Bereich der Auswertungen. Bei der Technologie, Archi-

tektur und im Auftreten «als One Stop Solution Partner»

zeigte Process Partner gegenüber der Konkurrenz klar

mehr Kompetenz.

«Die Offerte von Process Partner war qualitativ sehr gut

und zeigte, dass sich Process Partner mit den Problem-

stellungen der Finnova intensiv auseinandergesetzt hat-

te. Im direkten Vergleich dazu lies die Offerte des Mitbe-

werbers vermuten, dass die Zahlen tendenziell eher nach

oben angepasst werden müssten, um der Realität zu ent-

sprechen.», so die Aussage von Peter Baumgartner.

Ein weiterer substantieller Entscheidungsgrund war die

bewährte und voll integrierte Branchenlösung auf Basis

von SAP ohne System- und Medienbrüche.

Um Sicherheit bezüglich Funktionsumfang, Abdeckungs-

grad und Kosten mit einer garantierten Genauigkeit zu

erhalten, wurde eine Vorstudie durchgeführt.

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Process Partner AG |Bionstrasse 5 |CH-9015 St.Gallenfon 41 (0) 71 314 07 07 | fax -41 (0) 71 314 07 08 | info@processpartner.ch | www.processpartner.chEin Unternehmen der All for One Steeb Gruppe

Projektablauf eine signifikante Zeitersparnis mit sich brachte. Der In-

formationsgehalt innerhalb der Zeitwirtschaft, der Auf-

tragsverwaltung aber auch im Rechnungswesen konnte

erheblich gesteigert werden, wie auch die Aussagekraft

des Reporting. Der gesamte Zeitaufwand innerhalb der

Finanz- und Personalabteilung konnte durch die integ-

rierte Lösung erheblich reduziert werden.

Eines der Ziele war es auch, Excel-Auswertungen weitest-

gehend zu eliminieren, die Konsistenz der Daten ist da-

durch nun jederzeit gewährleistet.

Nach anfänglicher Zurückhaltung haben die Mitarbeiter

das Potenzial und die Möglichkeiten der Lösung realisiert

und nutzen nun das System mit breiter Akzeptanz.

«Die integrierte Lösung ermöglicht es uns heute alle Prozesse durchgängig abzuwickeln. Betreffend Erfassung von Leistungen, sowie deren Verrechnung konnte die Effizienz signi-fikant gesteigert werden. Für das periodische Reporting stehen die Zahlen innert kürzester Zeit zur Verfügung.»

Peter Baumgartner Leiter Finanzen & Controlling

Oktober 2007

Beschluss

Projektrealisierung

Evaluation

Juni 2008

Kick-off/

Implementierungsphase

Januar 2009

Go-live

Besonderheiten und interessante Einzelheiten des Projekts

Der Zeitplan war ehrgeizig: das Kick-Off fand im Juni

statt, Go-Live per 1. Januar, somit blieb lediglich ein halbes

Jahr Zeit für die Einführung. Dies ergab eine grosse Ar-

beitsbelastung auf Seite der Key-User, welche neben dem

Tagesgeschäft auch die Einführung betreuen mussten.

Eine besondere Herausforderung war die Anbindung des

Ticketing Systems (HD-Tool) an SAP. Die Leistungen jener

Personen, welche permanent im HD-Tool arbeiten, sollten

direkt über die Schnittstelle in das SAP-System transfe-

riert werden. Es gelang die Schnittstelle so umzusetzen,

dass ein reibungsloser und nahtloser Betrieb beider Sys-

teme von Anfang an perfekt funktioniert.

Ergebnisse der Einführung

Das Mindsetting jedes einzelnen Mitarbeiters musste sich

ändern. Aufgrund der Durchgängigkeit der Abläufe müs-

sen nun die Termine und Fristen der einzelnen Prozesse-

schritte noch konsequenter eingehalten werden, damit

das Reporting termingerecht erstellt werden kann.

Durch ProServ konnten die Doppelerfassungen einerseits

bei der Fakturierung sowie bei der Erfassung der Rech-

nungen in der Finanzbuchhaltung beseitigt werden, was

Ausblick

Die Anforderungen an das Berichtswesen werden in Zu-

kunft grösser. Das Projektcontrolling soll weiter ausge-

baut werden. Nach wie vor ist es das Ziel, die restlichen

noch verbliebenen Excel-Auswertungen zu ersetzen.

Für die Umsetzung des Projektcontrollings ist Finnova

auf die kompetente Unterstützung von Process Partner

angewiesen. Das Ziel ist, jederzeit aktuell über den Stand

der Projekte informiert zu sein. Im Endausbau sollte das

Management über «push» Mechanismen lediglich über

kritische Situationen informiert werden und Anhand von

aggregierten Dashboards sich einen raschen und umfas-

senden Überblick über die Situation machen können.

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