Symbio Web 5€¦ · Task nach BPMN 2.0 spezifizieren Tasks können nach BPMN 2.0 Standard weiter...

Symbio Web 5

Quick Guide

Inhalt

01 Übersicht: Symbio

02 Einstieg & Navigation

03 Prozessarchitektur

04 Prozesse modellieren

05 Organisation und Repository-Objekte

06 Freigabeworkflow

07 Variantenmanagement

08 Feedback

09 Prozesshandbuch

- SAP

- Microsoft

- etc.

Viewer(Alle Mitarbeiter)

Approver(Quality & Verantwortliche)

- ARIS®

- Adonis

- Visio

- SAP

- Excel, Word

- XML

Analyst(Prozessoptimierer)

Symbio DB(MS SQL Server)

Externe

Systeme

Editor(Autoren & Architekten)

- MS Power BI Designer

- SAP BI Designer

ProzesskostenrechnungModellierung

eLearning / Hilfe

PublishingTaskboard & Workflows

Symbio

Reporting(MS SQL

Reporting Services)

Reporting für die Viewer

Symbio

eLearning(SAP Workforce

Performance

Builder)

eLearning Producer (SAP WPB)

Externe

Systeme

Administrator(System Administratoren)

Konfigurieren/Verwalten

Übersicht: Symbio

Inhalt






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

Anmeldung

Melden Sie sich im Browser mit Ihrem

Benutzernamen und dem Passwort an.

Symbio Web HOME

Je nach Bedarf kann man in direkt in die

gewünschte Kategorie (z. B. Anforderungen)

einsteigen (grafisch oder tabellarisch).

Alternativ kann der Einstieg auch über die

Suche vorgenommen werden.

Die Startseite(n) kann durch den Symbio

Administrator bedarfsgerecht aufgebaut und

gestaltet werden.

Nach der Anmeldung ist der

Anwender automatisch in der

Sicht Viewer angemeldet. Je nach

Rechten die vom Administrator

vergeben werden hat ein

Anwender Editor und/oder

Viewer Rechte.

Um alle Inhalte zu sehen und

aktiv zu bearbeiten, ist per Klick

auf „Viewer “ auf die Editor Sicht

umzuschalten.

Viewer Sicht – nur freigegebene Inhalte

Editor Sicht – alle Inhalte

Header

Die Umschaltung der Sprache

erfolgt durch Klick auf den

Anwender rechts oben. Im

Dialog lässt sich die Sprache

umstellen.

Im selben Dialog rechts unten

ist die Abmeldung vom System

möglich.

Persönlichen Filter einstellen

Bei Klick auf den

Anwendernamen öffnet sich

ein Dialog mit verschiedenen

Registerkarten. Über den

“Hamburger “ können bspw.

Organisationen oder

Standorte selektiert werden.

Daraufhin werden die Listen

in der Datenbank anhand der

Einstellungen aktualisiert und

nur Daten assoziiert zu den

Einstellungen werden

angezeigt.

Main Navigation

- Inhalte (Prozesse, Organisation, etc.)

- Interaktionen (Feedback & Taskboard)

Sub Navigation

Umschaltung zwischen den verschiedenen

Sichten, wie grafische und tabellarische

Modellierung

Main Content Toolbar

Neue Inhalte einfügen

Inhalte Löschen

Inhalte verschieben

Link

Navigation

SucheIn jeder Sicht in Symbio befindet sich oben rechts

die Suche, über die ein Begriff eingegeben werden

kann. Daraufhin gelangt man zu der erweiterten

Suche, in der man auch mit UND und ODER nach

Datensätzen suchen kann.

Die Suchergebnisse werden in einer Liste

aufgelistet. Rechts im Detail Content können

assoziierte Daten eingesehen werden.

Abo und Favoriten

Mit der Abo-Funktion können Sie Prozessen und

Repository-Elementen folgen. Sobald ein Abo auf einem

Element erstellt wurde, wird der Benutzer per Mail

benachrichtigt sobald das Element erneut freigegeben

wurde. Oft anzusehende Prozesse oder Repository

Elemente können Sie als Favoriten definieren.

Bei Klick auf den Stern rechts neben dem Benutzernamen

können die als Abo und Favoriten definierten Daten

aufgerufen werden.

Agenda






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

Prozessarchitektur aufbauen

Die Prozessarchitektur wird in der

Sub Navigation architektur oder

grafik aufgebaut.

Kategorien, Main Processes und

Sub Processes können hierarchisch

aufgebaut werden. Die unterste

Ebene bildet immer der Sub

Process.

Zur Neuanlage wird die

übergeordnete Zeile markiert, auf

Neu geklickt, der Typ ausgewählt

und ein Name eingegeben. Mit Neu

oder Return bestätigen. Der Detail

Content kann ebenfalls befüllt

werden.

Berechtigungen zuweisen

Durch Berechtigungen im

Detail Content der

Prozessarchitektur lassen sich

Inhalte für bestimmte

Benutzergruppen, die vom

Administrator angelegt

werden, einschränken.

Unter Status lassen sich

Prozesse generell für Viewer

Anzeigen oder Ausblenden.

Hierzu sind die Pflichtfelder

„Autor “ und „Verantwortlich“

zu befüllen.

Inhalt






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

Nachdem die Organisation und die

Repositoryobjekte erfasst worden sind

können Prozesse modelliert werden. Der zu

modellierende Prozess wird in der

Prozessarchitektur markiert. Durch Klicken auf

“grafik“ gelangt man in den

Modellierungsmodus.

Prozess modellieren

Rechts im Detail Content können

die Prozessablaufelemente mit

bspw. Rollen, Systemen, etc.

angereichert werden. Durch Klick

auf den “Hamburger “ öffnet sich

eine neue Sicht, aus der man

vorhandene Systeme auswählen

kann.

Prozesse definieren und detaillieren

Prozessabläufe werden

automatisiert und effizient auf der

Web-Oberfläche aufgebaut. Durch

Klicken auf “Neu“ wird ein Start

Event angelegt. Danach wird das

relevante Vor- oder Nachfolger

Element ausgewählt.

Es stehen Tasks, Detail Processes,

Gateways und Events zur Wahl.

Mehrfachselektion: Kopieren

1 Schritt Auswählen 2 Schritt Kopieren 4 Schritt: Ergebnis

Sie klicken hier!

3 Schritt Einfügen

Wie in PowerPoint Objekte effizient mehrfach selektieren und dann ausschneiden mit dem Kopier-Button

oder der Tastatur „Strg.“ + „C“

Mehrfachselektion: Ausschneiden

1 Schritt Auswählen 2 Schritt Verschieben 4 Schritt: Ergebnis

Sie klicken hier!

3 Schritt Einfügen

Wie in PowerPoint Objekte effizient mehrfach selektieren und dann ausschneiden mit dem Ausschneiden-Button

oder der Tastatur „Strg.“ + „X“

Mehrfachselektion: Löschen

1 Schritt Auswählen 2 Schritt Löschen 3 Schritt: Ergebnis

Pfade tauschen

1 Schritt Pfad auswählen

Sie klicken hier!

2 Schritt: Ergebnis

Task nach BPMN 2.0 spezifizieren

Tasks können nach BPMN 2.0

Standard weiter spezifiziert

werden, indem im Detail Content

der Task-Typ und die Task-

Markierung dem Dropdown

ausgewählt werden. Tasks, die

nicht weiter spezifiziert sind,

werden ‚abstrakte‘ Tasks genannt.

Gateway & Ereignis nach BPMN 2.0 spezifizieren

Gateways und Ereignisse werden

nach BPMN 2.0 Standard weiter

spezifiziert, indem im Detail

Content der Gateway-Typ bzw.

der Ereignis-Auslöser oder

Ereignis-Typ aus dem Dropdown

ausgewählt wird.

Prozessinhalte kopieren

Bestehende Prozessinhalte können en

bloc ausgewählt und in einen anderen

Prozess kopiert oder verschoben werden.

Bei Klick auf „Kopieren nach“ öffnet sich

ein Fenster mit der bestehenden

Prozessarchitektur. Der Prozess, in den

die selektierten Elemente kopiert werden

soll, kann nun ausgewählt werden.

Unter “Views“ im Prozesshaus können Sie mit

dem Grafischen Editor bedarfsgerechte

Sichten wie Prozesslandkarten, E2E-Sichten,

SCOR Modelle, GeoMaps u.a. flexibel

aufbauen und mit Prozessen verknüpfen.

Grafischer Editor

Mit dem Grafischen Editor können Sie nun

auch auf Prozessebene bedarfsgerechte

Sichten zu einem Prozess aufbauen. Bei

bereits definierten Abläufen stehen Ihnen die

Ablauf- und Repository-Elemente im Editor

für das “Malen“ zur Verfügung. Bei rechtem

Mausklick auf das Bild „Referenz bearbeiten“

können die Bilder mit Prozessen aus dem

Prozesshaus verknüpft werden.

Grafischer Editor auf Prozessebene

Innerhalb einer Kategorie kann ein Szenario angelegt werden um

daraufhin einen E2E Prozess aus bestehenden Prozessen zu definieren.

Über „Neu“ werden Schnittstellen Elemente angelegt. Über „Anlegen“ im

Detail Content können bestehende Prozesse aus der Architektur

ausgewählt werden.

Szenarien erstellen

Inhalt






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

Organisation hinterlegen

Die Organisation wird in der Sub Navigation

hierarchie aufgebaut.

Die Organisationseinheiten werden

hierarchisch auf mehreren Ebenen angelegt.

Die unterste Ebene bildet die Stelle.

Zur Neuanlage wird die übergeordnete Zeile

markiert, auf Neu geklickt sowie der Typ aus

dem Dropdown gewählt und der Name

eingegeben. Mit Neu oder Return bestätigen.

Unter grafik wird das Organigramm

dargestellt.

Der Detail Content kann ebenfalls befüllt

werden.

Repositoryobjekte (z. B. Systeme

oder Richtlinien) werden nach dem

gleichen Prinzip erfasst. Hierarchien

und Strukturen können aufgebaut

werden.

Rechts im Detail Content werden die

Beschreibungen gepflegt.

Unter REPOSITORY aufgeführte

Objekte werden ausschließlich als

Liste verwaltet.

Repositoryobjekte erfassen

Integriertes Risikomanagement

Nach dem gleichen Prinzip wie z. B.

die IT-Struktur kann eine Risikosicht

hierarchisch definiert werden.

Kontrollen und Tests können erfasst,

Risiken und Chancen definiert und

mit Maßnahmen verknüpft werden

Ein Prozessablauf kann mit Tasks aus

dem Repository angereichert werden.

Sobald eine Task (Prozessschritt)

selektiert ist kann über den Detail

Content, via Anlegen, eine Task aus

dem Task Repository in den Ablauf

eingefügt werden.

Ebenfalls kann eine neu erstellte Task

in das Task Repository überführt

werden und danach, sofern

freigegeben, von anderen Autoren

verwendet werden.

Mehrfach verwendete Tasks im Repository

Symbio beinhaltet die Versionierung von

Repositoryobjekten wie Organigrammen oder

Risiken. Damit können Sie Änderungen über

Diagramme und Objekte zurückverfolgen. Dabei

ist auch ein Freigabe-Workflow integriert.

In dem Beispiel ist ersichtlich dass das System

„Projektplanungstool“ eine abgelaufene (1.0) und

eine freigegebene (2.0) Version hat. Via “Version

erstellen“ kann von einem freigegebenen Objekt

eine neue Version erstellt werden die dann den

Status „in Bearbeitung“ (2.1) hat.

Wird eine neue Prozessversion/-variante erstellt

oder der Freigabeworkflow angestoßen, wird

automatisch die aktuellste Version des Objekts

herangezogen!

Versionierung von Respositoryobjekten

In Symbio Web kann der Anwender

Dokumente verlinken und hochladen. Somit

können hochgeladene Dokumente durch

den Betrachter vom Server geöffnet und

heruntergeladen werden.

Sobald ein Repository Objekt markiert ist

kann über den Detail Content via Anlagen

ein Dokumente hochgeladen oder eine

Verlinkung definiert werden.

Dokumente hochladen

Master-Element markieren und auf

Konsolidierungs-Button klicken.

Anschließend der sich öffnenden Liste alle

Elemente markieren, die zu dem Master

konsolidiert werden sollen. Es können nur

Elemente konsolidiert werden, die sich im

Status „in Bearbeitung“ befinden.

Repositoryobjekte konsolidieren

Inhalt






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

Um den Status „Fertig zur

Freigabe“ auswählen zu können,

müssen die Pflichtfelder „Autor “

und „Verantwortlich“ gepflegt

sein. Hier können nur angelegte

Anwender mit der Rolle

Approver ausgewählt werden

Der Approver erhält eine Symbio

Task und kann nach Prüfung das

Repositoryobjekt ablehnen oder

genehmigen.

Repositoryobjekte freigeben

Über die Toolbar „Status ändern“

auswählen und über den sich

öffnenden Dialog den Status

„Fertig zur Freigabe“ auswählen.

Um Prozesse freigegeben zu können,

müssen die Pflichtfelder „Autor “ und

„Verantwortlich“ gepflegt sein. Wird der

Qualitätsmanager gepflegt so erhält dieser

die 1. Freigabeaufgabe und der Verant-

wortliche die 2. Freigabeaufgabe.

Der Approver erhält eine Symbio

Task und kann nach Prüfung den

Prozess oder das

Repositoryobjekt ablehnen oder

genehmigen.

Prozesse zweistufig freigeben

Über die Toolbar „Status ändern“

auswählen und über den sich

öffnenden Dialog den Status

„Fertig für QA“ auswählen.

Inhalt






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

Variante erstellen

Vorab sind vom Administrator alle

länder- oder produktspezifischen

Varianten anzulegen.

Um eine Variante zu erstellen, klickt

man in der Main Content Toolbar

auf Variante erstellen und wählt die

gewünschte Variante aus der sich

öffnenden Liste aus. Bei Bedarf

können auch vom Administrator

angelegte Tags hinzugefügt

werden. Der bestehende Prozess

wird automatisch zum Master, der

neue Prozess zur Variante.

Element oder Prozessfluss lokalisieren

Zu Beginn sind alle Elemente der

Variante gesperrt.

Eine Variante kann nur bearbeitet

werden, wenn im Dropdown Element

lokalisieren oder Prozessfluss

lokalisieren ausgewählt wird.

Lokalisierte Elemente werden

graphisch mit einem 'L' dargestellt.

Im sich öffnenden Dialog ist ein

Lokalisierungsgrund einzugeben.

Variante aktualisieren

Wurde der Master-Prozess

bearbeitet, bspw. Tasks ergänzt

oder Einträge im Detail Content

verändert, wird automatisch in der

Variante im Dropdown Variante

aktualisieren aktiviert.

Es werden automatisch alle

Elemente der Variante aktualisiert

mit Ausnahme der lokalisierten

Elemente.

Lokalisierte Elemente bleiben bei

Aktualisierung der Variante

unverändert!

Inhalt






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

In dem sich öffnenden Fenster kann Feedback bspw. in Form eines

Optimierungsvorschlags abgegeben werden. Daraufhin durchläuft das

Feedback einen Workflow und wird vom Qualitätsmanager und

Verantwortlichen genehmigt oder abgelehnt. Nach Genehmigung erhält der

Prozessautor eine E-Mail und eine Symbio Task mit dem abgegeben

Kommentar und kann das Feedback in einer neuen Prozessversion umsetzen.

Auf Prozess- und Task-Ebene kann ein

Feedback abgegeben werden.

Prozesse kommentieren

Inhalt






06 Freigabeworkflow


08 Feedback

09 Prozesshandbuch

Zu jedem Prozess kann ein Prozesshandbuch

generiert werden. Klicken Sie im Menü

„Handbuch“ auf „Prozesshandbuch generieren“.

Unter “Info“ legt Symbio den Export an. Rechts

im Detail Content liegt das generierte

Prozesshandbuch zum Download bereit.

Prozesshandbuch generieren

Support + Feedback

Ploetz + Zeller GmbH

Einsteinring 41-43

D-85609 Aschheim bei München

T +49 89 8906350

E [email protected]

Support: [email protected]

Feedback: http://symbiofeedback.symbioworld.com

http://symbiofeedback.symbioworld.com/

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