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T-SYSTEMS MULTIMEDIA SOLUTIONS Erste Schritte doculife® Mandanten einrichten Datum: 07.02.2017

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T-SYSTEMS MULTIMEDIA SOLUTIONS

Erste Schritte doculife® Mandanten einrichten

Datum: 07.02.2017

Rechtliche Hinweise

© Document Future AG 11/2016 Alle Rechte vorbehalten. Für diese Dokumentation beansprucht die Firma Document Future AG Urheberrechtsschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Document Future AG weder in Teilen noch im Ganzen in irgendeiner Form, beispielsweise Druck, Fotokopie oder Mikroverfilmung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden . Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Jede Verwendung außerhalb der Grenzen des UrhG ist ohne Zustimmung der Document Future AG oder der jeweiligen anderen Firmen unzulässig und strafbar. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von der Document Future AG und Konzernunternehmen bereitgestellt und

dienen ausschließlich Informationszwecken. Keine der hierin enthaltenen Informationen begründet ein Angebot im Rechtssinne. D ie Document Future AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die Document Future AG steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in den Verträgen über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen au sdrücklich geregelt ist. Die Document Future AG haftet nicht für Schäden aufgrund von Handlungen, die ausgehend von enthaltenen Informationen vorgenommen werden.

Erste Schritte doculife® Mandanten einrichten

Inhaltsverzeichnis

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Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung ................................................................................................................................. 4

2 Verwendete Darstellungen ...................................................................................................... 6

3 Hinweise und Informationen .................................................................................................... 7

4 doculife Desktop installieren .................................................................................................... 9

4.1 Desktop Suite installieren ......................................................................................................... 9

4.2 doculife Desktop Portable installieren ..................................................................................... 11

5 Mandant einrichten ............................................................................................................... 12

6 Administration von Benutzern ............................................................................................... 18

7 Index ...................................................................................................................................... 22

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Einleitung

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1 Einleitung

Herzlich willkommen!

Wir freuen uns, dass Sie sich für den Einsatz von doculife® entschieden haben. Mit doculife® managen und

verwalten Sie Ihre Akten und Dokumente in der Cloud – einfach und intelligent.

Die vorliegende Unterlage führt Sie durch Ihre ersten Schritte mit doculife®.

Erfahren Sie, wie Sie als Benutzer Administrator:

1. den doculife Desktop installieren (Kapitel 4)

2. Ihren doculife Mandanten aktivieren (Kapitel 5)

3. eine DMS-Anwendung (Solution) auswählen und laden (Kapitel 5)

4. Benutzer anlegen und ihnen die Zugangsdaten zusenden (Kapitel 6)

Zugangsdaten

Die Aktivierungsdatei ( doculife.activation.mandant.iadc oder InCursaAccount.Mandant.idac), die Sie

von Ihrem Serviceanbieter erhalten haben, werden für die Aktivierung und Einrichtung Ihres Mandanten

benötigt. Halten Sie diese bitte bereit.

Solution

Standardlösungen werden bei der Einrichtung des Mandanten automatisch zur Auswahl angeboten.

Falls Sie bei Ihrem Lösungsanbieter eine angepasste Standard- oder Individuallösung bestellt haben, muss

diese bei der Einrichtung des Mandanten geladen werden. Bitte halten Sie das Ihnen von ihrem Lösungsan-

bieter als ZIP-Datei (*.zip ) zur Verfügung gestellte Lösungspaket bereit.

Installationspakete

Die Aktivierung und Einrichtung Ihres doculife Mandanten nehmen Sie über den doculife Desktop vor. In-

stallieren Sie zuerst eines der Installationspakete. Wenn Ihnen diese nicht zur Verfügung stehen, kann die

aktuelle Version von der Supportwebseite der T-Systems Multimedia Solutions GmbH heruntergeladen

werden.

doculife Desktop Suite

o Administrationsrechte für Installation erforderlich

o Beinhaltet die Office-Integration

o Beinhaltet die Scananwendung

doculife Desktop Portable

o Keine Installation erforderlich

o Keine Office-Integration enthalten

o Keine Installation der Scananwendung

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Einleitung

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Installationsvoraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass der Installations-PC die nachfolgenden Anforderungen erfüllt.

Unterstützte Betriebssysteme

Windows 10, 8.1, 8, 7 Pro, Vista

Systemvoraussetzungen der Hardware

PC mindestens. 1.8 GHZ CPU, 2 GB RAM, 500 MB Speicherplatz

Windows Surface Professional 2 oder höher

Unterstützte Microsoft Office-Versionen (doculife Desktop Suite)1

o Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio 2003/2007/2010/2013/2016

o Add-In für Microsoft Outlook 2003/2007/2010/2013/2016

Installationsanforderung (doculife Desktop Suite)

Microsoft .Net Framework 4.5, Visual C++ Runtime Library (nur bei Installation der Scananwen-

dung), Komponenten werden bei Fehlen auf dem Installations-PC automatisch installiert.

Mandanten vom Typ SECplus/SECmezzanine

Bitte beachten Sie die zusätzlich Handlungsanweisungen zur Aktivierung und Einrichtung von Mandanten

des Typs SECplus/SECmezzanine.

Diese sind wie folgt gekennzeichnet: SECPLUS/SECMEZZANINE

1 Gilt auch für über Office 365 bereitgestellte Programmversionen

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Verwendete Darstellungen

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2 Verwendete Darstellungen In diesem Kapitel werden die wichtigsten Darstellungen erklärt, damit Sie sich schnell in der Dokumentation

zurechtfinden.

Hinweise und Informationen

Hinweise und Informationen sind mit folgenden Symbolen gekennzeichnet:

INFORMATION: Mit „Information“ sind wichtige Erläuterungen zur Funktionsweise und Hinweise, die

die Verwendung von doculife® vereinfachen, gekennzeichnet.

BEACHTEN SIE: Mit „Beachten Sie“ sind Informationen gekennzeichnet, deren Beachtung für den Ab-

lauf oder die Erzielung der korrekten Funktionsweise wichtig sind.

ACHTUNG: Mit „Achtung“ sind Hinweise gekennzeichnet, deren Beachtung für den Ablauf oder die

korrekte Funktionsweise unbedingt erforderlich ist.

Hinweise und Informationen können zusätzlich mit einem Rahmen versehen sein.

Handlungsanleitungen

Komplexe Handlungsanleitungen, die aus mehreren Schritten bestehen, sind fortlaufend nummeriert.

Handlungsanleitungen, die nur aus einem oder wenigen Schritten bestehen, sind mit dem Symbol gekenn-

zeichnet.

Schaltflächen, Symbole, Menübefehle, Tasten, Fenstertitel und Meldungen

Diese werden Fett dargestellt (z. B. OK). Tasten werden zusätzlich in Großbuchstaben geschrieben

(z. B. ENTER). Tastenkombinationen von gleichzeitig gedrückten Tasten werden durch ein Pluszeichen (+)

verbunden (z. B. STRG + F3)

Navigationspfade

Navigationspfade beschreiben Abfolgen von Schaltflächen und Menüpunkten, durch die Sie sich klicken, um

bestimmte Funktionen zu nutzen. Navigationspfade erkennen Sie an den spitzen Klammern (>) und der kur-

siven Schrift.

Beispiel: Rechtsklick auf das Objekt > Senden an > E-Mail-Empfänger > Als neue E-Mail.

Programmiercode, Programmausgaben und Skripte

Programmiercode, Programmausgaben und Skripte werden in der Schriftart Consolas dargestellt.

Beispiel: dclcfg001-01 > bessh -l service list

Beispiele

Beispiele zu einzelnen Funktionen sind wie folgt gekennzeichnet:

Beispiel: Hier folgt ein Beispiel.

Verweise

Verweise auf andere Kapitel sind wie folgt gekennzeichnet: Kapitel „Name des Kapitels“

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Hinweise und Informationen

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3 Hinweise und Informationen Dieses Kapitel enthält Informationen und Sicherheitshinweise für die Nutzung von doculife®. Lesen Sie

diese bitte sorgfältig durch.

Virenschutz

doculife® beinhaltet keine zusätzliche Virenschutzlösung.

Dokumente und E-Mails, die in doculife® eingeliefert werden, werden daher in doculife® nicht auf Schad-

software geprüft.

Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente und E-Mails auf ihrem Computer auf Schadcode geprüft werden,

bevor diese in doculife® abgelegt werden.

Information: Nutzen Sie eine Virenschutzlösung, die Ihre Daten-, E-Mail- und Internetkommunika-

tion überwacht und Ihren Computer vor Systemangriffen schützt. Aktualisieren Sie die Viren-

schutzlösung regelmäßig.

Passwort

Ein Passwort muss den Richtlinien für sichere Passwörter entsprechen. Es muss aus mindestens 8 Zeichen

und aus drei verschiedenen der folgenden vier Zeichengruppen - Klein-, Großbuchstaben, Ziffern, Symbol-

zeichen bestehen.

Information: Es wird empfohlen, Passwörter zu verwenden, die aus mehr als 10 Zeichen bestehen

und Elemente aus allen 4 Zeichengruppen enthalten. Verwenden Sie geschäftlich und privat unter-

schiedliche Passwörter. Ändern Sie Ihr Passwort regelmäßig. Beachten Sie die Regelungen Ihres

Unternehmens zum Umgang und Änderung von Passwörtern.

Zugriffsschutz

Das Passwort muss bei jeder Anmeldung am doculife-Konto eingegeben werden. Bei Inaktivität wird die

Verbindung zu doculife® automatisch geschlossen. Bei Desktopanwendungen kann für einen Mandanten

optional konfiguriert sein, dass das Passwort durch den Benutzer in der Desktopanwendung gespeichert

werden kann. Verwendet der Benutzer diese Option, wird das Passwort lokal verschlüsselt gespeichert.

Information: Sperren Sie Ihren Computer, wenn Sie ihren Arbeitsplatz verlassen. Beachten Sie die

Regelungen Ihres Unternehmens zum Speichern von Passwörtern. Es wird empfohlen das Pass-

wort-Management Ihres Browsers nicht für die Speicherung oder Auto-Vervollständigung von

doculife Passwörter zu verwenden.

Nutzung von mobilen Geräten

Mobile Geräte sind in erhöhten Maßen Angriffen von Schad- und Spionagesoftware ausgesetzt. Nutzer sind

für die Sicherheit der Endgeräte selbst verantwortlich.

Information: Laden Sie nur Apps aus vertrauenswürdigen Quellen auf Ihr Endgerät. Verwenden Sie

eine geeignete Software zur Abwehr von Spionageangriffen.

Beachten Sie die Regelungen Ihres Unternehmens zur Verwendung von mobilen Geräten.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Hinweise und Informationen

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Barrierefreiheit

Der doculife Desktop ist barrierefrei und kann von Nutzern mit Sehbehinderung oder motorischen Ein-

schränkungen genutzt werden.

Es werden folgende Funktionalitäten bereitgestellt:

Alle Bedienelemente und Texte sind per Tabulatortaste erreichbar.

Alle Bedienelemente und Texte können über einen ScreenReader akustisch wiedergegeben wer-

den.

Übernahme der Windows-Einstellungen für Sehbehinderte (z. B. Schriftgröße, Kontrast).

Information: Um die Erweiterungen zur Barrierefreiheit für Benutzer mit Sehbehinderung zu nut-

zen, muss die Erweiterung unter Einstellungen > Allgemein > Erweiterungen zur Barrierefreiheit

aktiviert werden.

Lizenzierung

doculife Clients können nur mit entsprechender Lizenzierung verwendet werden.

Information: Bei Fragen zur Lizenzierung wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder den

Anbieter des Cloud-Services.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten doculife Desktop installieren

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4 doculife Desktop installieren INFORMATION: Wenn der doculife Desktop bereits durch ein Softwareverteilsystem auf Ihrem Com-

puter installiert wurde, können Sie nach dem Starten des Desktops sofort mit der Einrichtung Ihres

doculife Mandanten ( Kapitel Mandant einrichten) beginnen.

INFORMATION: Für die Installation der Desktop Suite benötigen Sie Administrationsrechte. Wenn Sie

keine Administrationsrechte auf Ihrem PC haben, können Sie alternativ das Installationspaket Desk-

top Portable nutzen. Für die Installation des Desktops Portable werden keine Administrationsrechte

benötigt. Er kann auch auf einem externen Speichergerät wie z. B. einem USB-Stick installiert wer-

den.

INFORMATION: Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich auf das Microsoft Betriebssystem

Windows 10. Unter Windows 8.1, 8, 7 Pro, Vista werden die gleichen Installationsschritte durchlau-

fen.

4.1 Desktop Suite installieren

1. Starten Sie die Ausführungsdatei (doculife-desktop-suite-setup-x.x.x.exe) mit einem Doppelklick.

Der Installationsvorgang startet automatisch.

Die Setup-Dateien werden entpackt. Keine Interaktion durch den Benutzer erforderlich.

2. Nach dem Entpacken erscheint der Dialog zur Sprachauswahl. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache

aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

3. Um die Installation auszuführen, wählen Sie mit Weiter.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten doculife Desktop installieren

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4. Für eine Vollinstallation (empfohlen) bestätigen Sie mit Weiter.

5. Wählen Sie den Installationsort bzw. bestätigen Sie den vorgegebenen Installationsort (empfohlen)

mit Weiter.

6. Starten Sie den Installationsvorgang mit Installieren. Der doculife Desktop wird installiert. Dieser

Vorgang kann einige Minuten dauern.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten doculife Desktop installieren

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7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Setup zu beenden.

8. Starten Sie den doculife Desktop über die Verknüpfung auf ihrem Desktop und beginnen Sie mit der

Einrichtung ihres Mandanten. Kapitel Mandant einrichten

4.2 doculife Desktop Portable installieren 1. Entpacken Sie das Installationspaket doculife-desktop-portable-x.x.x.zip in ein beliebiges Verzeich-

nis. Markieren Sie dazu die Datei mit einem Rechtsklick und wählen Alle extrahieren....

2. Öffnen Sie das gewählte Verzeichnis. In dem Verzeichnis befindet sich die Desktop.exe. Starten Sie

diese mit einem Doppelklick.

3. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

4. Der Desktop wird gestartet. Beginnen Sie mit der Einrichtung ihres Mandanten. Kapitel Mandant

einrichten.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Mandant einrichten

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5 Mandant einrichten INFORMATION: Während des gesamten Aktivierungs- und Einrichtungsvorgangs benötigt Ihr Compu-

ter eine aktive Internetverbindung.

INFORMATION: Für die Aktivierung und Einrichtung Ihres Mandanten benötigen Sie die Aktivierungs-

datei ( doculife.activation.mandant.iadc oder InCursaAccount.Mandant.idac), die Sie von dem

Anbieter des Cloud-Services erhalten haben.

INFORMATION: Standardlösungen werden bei der Einrichtung des Mandanten automatisch zur Aus-

wahl angeboten.Falls Sie bei Ihrem Lösungsanbieter eine angepasste Standard- oder Individuallö-

sung bestellt haben, muss diese bei der Einrichtung des Mandanten geladen werden. Bitte halten

Sie das Ihnen von ihrem Lösungsanbieter als ZIP-Datei (*.zip ) zur Verfügung gestellte Lösungspaket

bereit.

ACHTUNG: Bei der Aktivierung Ihres doculife Mandanten vergeben Sie ein Administratorpasswort

und bei Mandanten des Typs SECplus/SECmezzanine zusätzlich einen Schlüssel um jeglichen Zugriff

auf die Daten über Clients durch „Abschließen“ zu unterbinden.

Bitte beachten Sie bei der Erstellung von Administratorpasswort und Schlüssel die Richtlinie zur Er-

stellung sicherer Kennwörter. Gehen Sie sorgsam mit dem von Ihnen gewählten Administratorpass-

wort und dem Schlüssel um. Verwahren Sie Administratorpasswort und Schlüssel sicher. Admi-

nistratorpasswort und Schlüssel können durch den Anbieter des Cloud-Services nicht zurückgesetzt

werden. Es wird empfohlen die Möglichkeit, während der Aktivierung Administratorpasswort und

Schlüssel zu speichern bzw. auszudrucken, zu nutzen.

INFORMATION: Verwahren Sie Ihre Aktivierungsdatei sorgfältig. Sie benötigen diese z. B. nach einem

Wechsel des Administrations-PC für die erneute Freischaltung der Scanfunktion.

1. Sie haben den doculife Desktop / doculife Desktop Portable, wie in Kapitel 4 beschrieben, installiert

und gestartet. Um mit der Aktivierung und Einrichtung des Mandanten zu beginnen, bestätigen Sie

den Begrüßungsdialog mit Weiter.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Mandant einrichten

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2. Das Dialogfenster Mit Konto verbinden öffnet sich. Klicken Sie auf Ein neues Konto einrichten.

3. Wählen Sie die Aktvierungsdatei (*.iadc) aus, indem Sie entweder die Schaltfläche Durchsuchen…

betätigen oder ziehen Sie die Aktivierungsdatei per Drag and Drop auf die Ablagefläche des Dialog-

fensters. Wählen Sie anschließend Weiter.

4. Das Dialogfenster Konto aktivieren erscheint. Legen Sie das Kennwort für den Benutzer Administra-

tor fest.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Mandant einrichten

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SECPLUS/SECMEZZANINE: Legen Sie den Schlüssel und das Kennwort für den Benutzer Administrator

fest.

INFORMATION: Bei der Eingabe können Sie sich das Kennwort/den Schlüssel im Klartext anzeigen

lassen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox „… im Klartext anzeigen“.

5. Bestätigen Sie die Eintragungen mit OK.

6. Speichern oder drucken Sie das Passwort (empfohlen) zur Sicherheit aus. Klicken Sie auf Kennwort

als PDF-Datei speichern oder drucken.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Mandant einrichten

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MANDANT SECPLUS/SECMEZZANINE: Speichern oder drucken Sie Passwort oder Schlüssel/Passwort

(empfohlen) zur Sicherheit aus. Klicken Sie auf Kennwort als PDF-Datei speichern oder drucken.

Bestätigen Sie die Sicherheitshinweise durch Aktivierung der Checkbox.

7. Drucken und/oder speichern Sie die Zugangsdaten und schließen Sie danach das Fenster.

8. Nach dem Drucken und/oder Speichern beenden Sie den im Schritt 7 beschriebenen Dialog mit OK.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Mandant einrichten

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9. Nur Desktop Suite

Abhängig davon, welche Microsoft Office Produkte Sie installiert haben, können Sie hier die In-

tegration von doculife® in Office konfigurieren. doculife® steht in diesen Anwendung dann mittels

direkten Eintrag im jeweiligen Menüband zur Verfügung. Übernehmen/ändern Sie die Auswahl

durch aktivieren/deaktivieren der Checkboxen und bestätigen Sie die Auswahl mit Übernehmen

10. Danach wird die von Ihnen gewünschte Solution geladen. Führen Sie einen der nachfolgenden

Schritte aus:

Laden Standardlösung: Wählen Sie eine Standardlösung aus und bestätigen Sie die Auswahl

mit OK.

Laden angepasste Standard- oder Individuallösung: Verwenden Sie Lösung aus dem Dateisys-

tem laden und wählen die ZIP-Datei (*.zip) des Lösungspakets im Dateisystem aus. Bestätigen

Sie die Auswahl mit OK.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Mandant einrichten

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11. Der Mandant wird aktiviert. Die ausgewählte DMS-Anwendung (Solution) wird geladen. Dieser Vor-

gang kann je nach Lösungsumfang einige Zeit dauern. Bitte brechen Sie diesen Vorgang nicht ab.

Weitergehende Informationen zur Dauer des Ladevorgangs erhalten Sie von Ihrem Lösungsanbie-

ter.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Desktop geöffnet und doculife® kann verwendet

werden.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Administration von Benutzern

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6 Administration von Benutzern INFORMATION: Für die Administration von Benutzern muss Ihr Konto mit Ihren Mandaten verbunden

sein. Die Nachweisführung der Benutzeranlage und -verwaltung obliegt dem ausführenden Admi-

nistrator.

INFORMATION: Bitte beachten Sie bei der Zuordnung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe unbe-

dingt das Rechteschema der verwendeten Lösung. Welche Benutzergruppen implementiert sind,

entnehmen Sie bitte dem Solution-Handbuch der von Ihren verwendeten Lösung.

INFORMATION: Weitergehende Informationen zur Administration Ihres doculife Mandanten entneh-

men Sie bitte dem Administrationshandbuch doculife Desktop.

Um einen Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über Einstellungen > Systemkonfiguration > Benutzerverwal-

tung.

2. Setzen Sie die Auswahl auf Benutzer und wählen anschließend Hinzufügen.

3. In der nachfolgenden Maske fügen Sie die Benutzerdaten ein.

4. Wählen Sie die Art des Benutzers aus.

BEACHTEN SIE: Wählen Sie die Art des Benutzers unter Beachtung der Ihnen zur Verfügung ste-

henden Lizenzen aus. Ein Benutzer kann nur die Clients verwenden für die eine entsprechende

Lizenzzuordnung erfolgte. Bei Fragen zur Lizenzierung wenden Sie sich bitte an den Anbieter

des Cloud-Services.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Administration von Benutzern

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5. Erfassen Sie für den Benutzer die folgenden Daten:

Login: Anmeldename des Benutzers

ACHTUNG: Im Login sind Leer- und Sonderzeichen (ä ö ü * ? : < > \ /) nicht zulässig. Der

Name muss mindestens aus 2 Zeichen bestehen. Namen technischer Benutzer dürfen

nicht verwendet werden. Bei Autorisierung mittels Signaturen ist die bei der Ausstellung

der Signatur für den Inhaber verwendete Bezeichnung als Anmeldename zu verwenden.

Name: Anzeigename des Benutzers in doculife®

Beschreibung: optional (wird hier die E-Mail-Adresse des Benutzers hinterlegt, wird diese au-

tomatisch beim Versand der Zugangsdaten verwendet)

Verwaltung durch: optional (ordnen Sie dem Benutzer gegebenenfalls eine Verwaltungsinfor-

mation zu. Administrationshandbuch doculife Desktop, Kapitel Verwaltungsinformation zu-

ordnen)

Kennwort: Passwort des Benutzers (entfällt bei Verwendung einer Signatur zur Autorisierung)

o Ein Passwort darf nicht leer sein. Es muss mindestens aus 8 Zeichen(empfohlen 10 Zei-

chen) bestehen.

o Es muss aus mindestens 3 verschiedenen Zeichengruppen (Kleinbuchstaben, Großbuch-

staben, Ziffern, Symbolzeichen) bestehen.

o Besonders sichere Passwörter enthalten Zeichen aus allen 4 Zeichengruppen.

Wiederholung: Passwortwiederholung (entfällt bei Verwendung einer Signatur zur

Autorisierung)

BEACHTEN SIE: Erstellen Sie Passwörter unter Beachtung der Richtlinien für sichere Passwörter. Be-

nutzer können Ihr Kennwort bei Verwendung der Option Anmeldeinformation speichern im Desk-

top nur hinterlegen, wenn das Kennwort eine Mindestlänge von 10 Zeichen hat. Kennwörter, die

weniger als 10 Zeichen umfassen, müssen beim Starten des Desktops immer eingeben werden. Es

wird empfohlen, nur Kennwörter zu verwenden, die aus mehr als 10 Zeichen bestehen und Ele-

mente aus allen 4 Zeichengruppen enthalten.

INFORMATION: Ist der Haken bei Kennwort im Klartext anzeigen gesetzt, wird zur Eingabeunterstüt-

zung das Passwort im Klartext angezeigt. Ist der Haken bei Dem Benutzer die Zugangsdaten zusen-

den gesetzt, werden die Zugangsdaten versandfähig erzeugt.

6. Beenden Sie die Eingabe mit OK.

7. Wenn der Haken Dem Benutzer die Zugangsdaten zusenden gesetzt wurde erscheint das Dialog-

fenster Zugangsdaten. Ansonsten weiter mit Schritt 9. Zugangsdaten können gedruckt, als PDF ge-

speichert oder direkt per E-Mail versandt werden.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Administration von Benutzern

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Die Zugangsdaten beinhalten das Konto (Angabe des verwendeten Mandanten), den Benutzerna-

men, das Kennwort und die Aktivierungsdatei (*.iadc).

8. Wählen Sie eine der nachfolgenden Möglichkeiten:

Zugangsdaten speichern

Klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste des Dialogfensters und speichern Sie

die PDF-Datei mit den Zugangsdaten (Konto, Benutzername, Passwort) und die Aktivierungsda-

tei lokal im Dateisystem. Wenn Sie das Kennwort in einem separaten PDF speichern möchten,

dann wählen Sie Kennwort separat zusenden. Die Zugangsdaten werden am ausgewählten

Ablageort gespeichert.

Zugangsdaten per E-Mail versenden

Um die Zugangsdaten dem Benutzer die Zugangsdaten inklusive der Aktivierungsdatei zuzusen-

den, klicken Sie auf E-Mail. Wenn Sie das Kennwort in einer separaten E-Mail versenden möch-

ten, dann wählen Sie Kennwort separat zusenden.

Das E-Mail-Fenster wird geöffnet.

Klicken Sie auf Senden und schließen Sie das Fenster mit den Zugangsdaten.

INFORMATION: Um diese Funktion zu verwenden, muss Outlook gestartet sein.

BEACHTEN SIE: Nehmen Sie den Versand der Zugangsdaten entsprechend den Richtlinien Ihres Unternehmens vor.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Administration von Benutzern

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9. Um dem Benutzer Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte zuzuweisen, ordnen Sie den Benutzer ei-

ner oder mehrerer Benutzergruppen zu.

Bestätigen Sie diesen Hinweis mit OK.

10. Markieren Sie den Benutzer und tragen Sie in das untere Suchfeld den Namen der Gruppe ein in die

der Benutzer aufgenommen werden soll.

Der Gruppenname braucht nicht vollständig eingegeben werden. Die Eingabe eines Namensbe-

standteils ist ausreichend. Alle Gruppen in denen der Namensbestandteil enthalten ist werden an-

gezeigt.

Wählen Sie unten rechts aus der Auswahlliste Gruppen die relevante Benutzergruppe(n) aus. Fügen

Sie diese Gruppe(n) über das Pfeilsymbol nach links dem Bereich Mitglied in Gruppen hinzu.

BEACHTEN SIE: Ordnen Sie die Benutzer unter Beachtung des Rechteschemas der verwendeten

Lösung einer Benutzergruppe zu. Bezeichnung und zugeordnete Berechtigungen von Benutzer-

gruppen entnehmen Sie bitte dem Solution-Handbuch der von Ihnen verwendeten Lösung.

11. Bestätigen Sie die Änderungen mit Übernehmen.

Wenn Sie einen weiteren Benutzer hinzufügen möchten, fahren Sie fort mit Schritt 2. Ansonsten

schließen Sie die Benutzerverwaltung und die Maske Einstellungen mit OK.

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Index

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7 Index

B

Benutzer hinzufügen ........................................................ 18

D

Desktop

Desktop Portable installieren ................ 11

Desktop Suite installieren ........................ 9

Installationspakete ................................... 4

Installationsvoraussetzungen .................. 5

doculife

Barrierefreiheit ......................................... 8

Lizenzierung .............................................. 8

doculife Solution ................................................................. 4

doculife Zugangsdaten ....................................................... 4

E

Einleitung............................................................................. 4

M

Mandant einrichten .......................................................... 12

R

Richtlinien für sichere Passwörter ................................... 19

V

Versand Zugangsdaten ..................................................... 20

Erste Schritte doculife® Mandanten

einrichten Index

AD ESA 7.0.8 23

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