Teil 1: Grundlagen der Ganzheitlichen Prozessoptimierung


Dr. Markus GappmaierGappBridging International/Academy

GappBridging Together Prozess.Innovation.Gipfelsturm™

Teil 1: Grundlagen fürGanzheitliche Prozessoptimierung

© 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 4

Unsere Praxis

GappBridging fördert erfolgreiche Leistungserstellung und Zusammenarbeit von Experten in Organisationen jeder Art. GappBridging macht das sichtlich einfach, spürbar energetisierend, begeisternd umfassend, in Zeiten von Wirtschaftswachstum und Rezession gleichermassen.


GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung)

Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002


Wirksame Methoden

GPM-Methoden sind besonders erfolgskritisch:

Grösste Differenz zwischen Erfolg und Misserfolg: 115%

Und wirksame GPM-Methoden sind noch immer

viel zu wenig verbreitet!




Wahrgenommener Methodenbedarf jetzt: Ein Beispiel

Layna Fischer Future Strategies Inc.; langjährige Hrsg. von Büchern über Prozess- und Workflow-Management:

„Retter in der Not: Händisch anwendbare Modellierkarten für nicht-technische Prozess-simulation! ... Haben Sie je versucht mit Hilfe von Haftnotiz-Zetteln einen Prozess zu durchdenken, bevor Sie GPM-Software verwendet haben? Und dann war später nicht mehr klar, was Sie mit den einzelnen Notizzetteln darstellen wollten? Wir haben das auch schon erlebt!“

(Email v. Mai 2010 über neues „Hands-on Modelling Toolset“ mit BPMN-Symbolen, für Arbeit am Whiteboard/an der Magnettafel)


Prozessmanagement: Bewährte Regeln für Methodeneinsatz

• Alle Mitarbeiter arbeiten mit (Prinzip Partizipation)

• Veränderungsmöglichkeiten und –bedarfe werden für alle sichtbar und spürbar gemacht (Prinzip Reflexion)

• Aufmerksamkeit wird auch auf das Funktionierende gerichtet (Prinzip Lösungsorientierung)


BKM-basierte Prozessmodellierung als Dialog


Typisches BKM-Geschäftsprozessmodell (IST)


Vereinfachtes BKM-Modellierungsverfahren

• Integrierte Überblicks- und Detailmodellierung

• Wesentliche Strukturelemente– Start- und Zielereignis

(Ausgangs-/Endzustand)– Sub-/Teilprozess – Aktivität – Mitarbeitende bzw. Rolle– Ressource– Weitere wichtige Prozess-

bestandteile/-merkmale wie z.B. Dokument


Einfache Prozessmodellierung Step 1: Start-ereignis festlegen; z.B. “Bestellung ist eingelangt”


Step 2: Zielereignis (-zustand) festlegen; z.B. “Waren sind beim Kunden eingelangt”


Step 3: Subprozesse definieren (Gruppen zusam-mengehörender Aktivitäten); z.B. ‘‘Auftragsdefinition”


Step 4: Alle Aktivitäten der Teilprozesse definieren; z.B. “Auftragserfassung”


Step 4 (Forts.): Aktivitäten so detailliert erfassen, wie vom Modellierungszweck gefordert


Step 4 (Fortsetzung: 2. Modellteil)


Step 5a: Für Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen


Step 5b: Für Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen


Step 5b: Für Modellierungszweck wichtige Zusatzmerkmale definieren; Ressourcen


Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitere Zusatzmerkmale definieren


Ergebnis vereinfachter, integrierter BKM-Modellierung


• Bildkarten mit Gross-/Blockbuchstaben leserlich beschriften• Kurze Formulierungen wählen; ideal 1 – max. 6 Worte• Nur 1 Info-Objekt (z.B. Aktivität) auf 1 Karte schreiben• Ereignis als Zustand formulieren: z.B. „Ware ist eingetroffen“• Teilprozess-/Aktivitäts-/Aufgabenformulierungen möglichst mit Verb!

Keine Namen von Organisationseinheiten verwenden• Aktivitäts- bzw. Aufgabenformulierungen sollen nichts beinhalten, was das

„wer?“ oder „wie?“ (= Ressource) erklärt • Abbildung von Redundanz im Prozessmodell (z.B. gleiche Rolle bei

aufeinanderfolgenden Aktivitäten) gut = macht es klarer • „Dokument-Karte“ = nur für Ressourcen in Papierform gedacht• Jeden Modellierungsschritt vor Beginn des nächsten abschliessen

Tipps für wirksame und verständliche BKM-Modellierung


Modellierungsablauf, Ergebnis und Stapelvorgang vereinfachter, integrierter BKM-Modellierung

5

4

1 23


BKM-Prozess-Modelle: Wiederverwendbar, weiterentwickelbar

Im BKM-Entwicklungs-kreislauf vom IST-Modell zum SOLL-Modell und letztlich zur neuen Pro-zess- und Arbeitsrealität.


Andere BKM-Module für Prozessmanagement

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• IST: Überblicks-Modellierung• IST: Detail-Modellierung• IST: Prozessanalyse• SOLL: Visioning• SOLL: Rahmen-Modellierung• SOLL: Umsetzungsmodellierung• SOLL: Detailmodellierung• Unternehmensprozessmodell• Massnahmenplanung


BKM unterstützt Prozessverbesserung/-erneuerung

Unterschiedliche Vorgehensweisen für Prozessverbesserung (Prozessoptimierung) und Prozesserneuerung (Prozessinnovation), um den jeweiligen Anforderungen zu entsprechen.


G

4b 4a

3

5

1

2

Z

6

+1 +1

6

R

Umsetzungsmodellierung

+1

6

7

R-G

Beispiel für integrierte Prozessoptimierung


Beispiel eines BKM-Moduls für Prozessinnovation

1 212

6

5

4

4

4

4

4

4

0

3


Unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten der BKM

• In jedem Arbeitsbereich (Produktion, Verwaltung, R&D, Dienstleistungen ...)

• Auf jeder Hierarchieebene und bei jeder Unternehmensgrösse

• Findet allgemein Akzeptanz beim „Bewegen von Ein-stellungen und Verhalten“ (und nicht nur von BKM-Karten)


Beispiel für BKM in anderem Anwendungsbereich

3

2

1


Die BKM bewährt sich auch bei

• Prozessmanagment mit/bei BPMN, ARIS, SAP, ITIL, ISO-Zertifikation etc.

• Projektmanagement (auch bei SCRUM-Analyse)• Coaching• Mitarbeiterführung (auch Mitarbeitergespräche)• Planung• Wissensmanagement• usw.

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Das sagen Anwender der GappBridging BKM

• „Überzeugendes Tool, sehr praxistauglich, vielen Dank!”– Dr. Natalie Marty, EMH, Schweiz. Ärzteverlag AG, Basel

• „Wir haben die Soll-Modelierung für die Errichtung einer neuen Geschäftseinheit ausgeführt. Dies war eine grosse Aufgabe, [aber] innerhalb von nur zwei Tagen haben wir die sieben wichtigsten Prozesse modelliert. Schlussendlich hat unser Wound Board unseren Businessplan und das benötigte zusätzliche Budget bewilligt und der Schaffung von zwei Stellen zugestimmt, deren Bedarf wir nur dank der BKM-Methode lückenlos nachweisen konnten.“– Simon Daetwyler Country Manager, Mölnlycke

• „Die Bildkarten sind vortrefflich und intuitiv anwendbar. Vielen Dank.“– Beatrix Biwanke, Zertifizierte Prozessmanagerin, IT-Projektleiter, Business Analytiker

Trading & Consulting 'H.P.C.' GmbH

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