Themen des Workshops

1

Kosten- und Leistungsrechnung als Instrumente des Hochschul-Controlling

Dr. Steffen Heise

Universität HamburgProjekt Universitätsentwicklung

Pro jek tUn ivers i tä t sentwick lung

HOCHSCHULKURSWirtschaftliche Führung (WF1)

2

Universi tät HamburgPro j ek t Un i vers i t ä t sentwick lung

Dr. S te ffen Heise

Themen des Workshops

• Motivation• Theorie I• Theorie II• (Praxis I und II)• Implementierungsaspekte• Restriktionen

3


Dr. S te ffen Heise

MotivationDas Kostenrechnungsprojekt der FH Bochum

4


Dr. S te ffen Heise

Daten zur Fachhochschule Bochum(Hochschule für Technik und Wirtschaft)

• ca. 4500 Studierende• Haushaltsvolumen ca. 40 Mio. DM• 6 Fachbereiche• 13 Studiengänge• monostrukturiert in technischen Bereichen• internationale Studiengänge FB Wirtschaft• Hoher Konkurrenzdruck im Ruhrgebiet

(allein in Bochum 4 Hochschulen)

Motivation

5


Dr. S te ffen Heise

ProjektgruppeKostenrechnung

FH Bochum

Finanzierung

Projekt-koordinatio

nBeratungSoftware-auswahl

Betriebs-vergleich

wissen-schaftlicheBegleitung

Interesse anKooperation

MWFNRW

Fachhoch-schule

Osnabrück

Hochschulenim gesamtenBundesgebiet

FG EmpirieUniversitätDortmund

Mummertund Partner

M+P(pro bono)

Centrum fürHochschul-entwicklung

CHE

Motivation

6


Dr. S te ffen Heise

Projektphasen Januar bis Juni ‘95: Ausarbeitung eines Konzeptes in

Zusammenarbeit mit CHE und FH Dortmund

Juli ‘95 bis Januar ‘96: Formulierung von Softwareanforderungen zur Entwicklung eines Kostenrechnungssystems mit der HIS GmbH

Februar bis Juli ’96: Ausschreibung des Vorhabens und schließlich Kooperation mit der Fa. MACH

August bis Dezember ‘96: Implementierung, Schulung und “Reifung” des Systems

Januar ‘97: Aufnahme des "vorläufigen" Echtbetriebs

Sommer '98: Positive Prüfung durch den LRH NRW

Januar ‘99: Aufnahme des “endgültigen” Echtbetriebs

Motivation

7


Dr. S te ffen Heise

Ziele der Kostenrechnung FH BO• Stärkung des Kostenbewußtseins

• Schaffung leistungsbezogener Kostentransparenz

• Unterstützung langfristiger und strategischer Aussagen zum Mitteleinsatz

• Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen an das Hochschulmanagement

! Reflexion der Kosten politischer bzw. rechtlicher Vorgaben

Motivation

8


Dr. S te ffen Heise

Beschaffung und Kameralistische

MittelbewirtschaftungKostenrechnung

Inventarisierung/ Anlagenbuchhaltung

Leistungserfassung

Abschreibungszeiträume Investitionsausgaben

sonstige Geräte- und AnlagedatenAbschreibungsansätze Sonderabschreibungen

Personalkostenverteilung sonstige Leistungsdaten

(Studenten/Absolventen usw.)Berichte

Aufbereitung der Kostendaten nach

organisations- und leistungs-

bezogenen Kriterien (KoSt/KoTr)

unter flexiblen Selektions- und Aggregations-

merkmalen

Ausgabengleiche Kosten in Zuordnung auf

Kostenstellen und Kostenträger

kameralistische Buchungsdaten und

Zuordnungs- angaben nach Kostenarten,

-stellen und -trägern sowie Nutzungsdauer

Sonstige kostenrechnungsrelevante

nichtmonetäre Daten, z.B. zur Raumnutzung

Kassendaten bisher Papierform; Zahlungsträger mit Banken n. DATA

Kassenprogramm der Ruhr-Universität Bochum bzw. Programme Banken

Motivation

9


Dr. S te ffen Heise

Anforderungen an Finanzsystem: Haushalt

Zusätzliche Funktionalitäten:• Mittelüberwachung in Abhängigkeit von Mittelherkunft

(Normalhaushalt, HSP, Drittmittel, Schöpfungsmittel)• Nachhalten des Mittelverbleibs nach Mittelherkunft (Stichwort:

Schöpfungshaushalt)• Vollständige Recherche der Buchungsinformationen bis auf die

Ebene des Einzelbelegs• Option auf Doppik• Automatischer Report für die Hochschulfinanzstatistik• Automatischer Report für die Forschungsstatistik

Motivation

10


Dr. S te ffen Heise

Anforderungen Finanzmanagementsystem: Anlagenbuchhaltung

• Inventarisierung mindestens wie bisher• Nutzungsdauer und Abschreibungsfristen• Import von der Buchhaltung (Übernahme

Inventarisierungsdaten, Nutzungsdauer)• Export zur Kostenrechnung (Abschreibungsbeträge,

Sonderabschreibungen)

Motivation

11


Dr. S te ffen Heise

Fachbereiche

Professuren

Labore/MiLF/LBA

Dekanat

Prüfungsamt

Fachbereichsräume

Zentrale Einrichtungen

Betriebsdienst

Bibliothek

Datenverarbeitung

Druckerei

Medienzentrum

Wirtschaftsdienst

Management

Rektorat

Senat

Verwaltung

Personalvertretung

Räume

Hörsäle

Allgemeine Flächen

Kostenstellenhierarchie der FH Bochum

Motivation

12


Dr. S te ffen Heise

Anforderungen Finanzmanagementsystem: Leistungsverrechnung

• Option auf automatische Verteilungsschlüssel nach Bezugsgrößen (z.B. flächenbezogene Verteilung der Bewirtschaftungskosten)

• Flexible Verteilschlüssel auf der Ebene der Kostenrechnungssichten (z.B. Reisekostenanträge)

• Flexibel differenzierte prozentuale Verteilung der gleichen Kostenarten. (Z.B. Heizung und Miete als Raumkosten können kontenabhängig unterschiedlich verteilt werden.)

• Unterschiedlich zusammengesetzte Verteilungsschlüssel (z.B. Nebenkosten Heizung 70% nach Verbrauch, 30% nach Quadratmetern)

Motivation

13


Dr. S te ffen Heise

Lehre

Architektur

Bauingenieurwesen

Wirtschaftsing.

Verbundaufgabe Lehre

Forschung

Forschungsprojekt 1

Forschungsprojekt 2

Forschungsprojekt N

Verbundauf. Forschung

andere Dienstleistungen

Dienstl. an Dritte

Interne Dienstl.

Management

Hochschulleitung

Fachbereichsgremien

Verwaltungstätigkeiten

Beauftragtentätigkeiten

... ...

Kostenträgerhierarchie der FH Bochum

Motivation

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Dr. S te ffen Heise

Zielerfüllung: Stärkung des Kostenbewußtseins

• Erfassung der Kosteninformationen dezentral “vor Ort” (bei Professor, Laboringenieur, Verwaltungsmitarbeiter usw.) und die Abfrage des Kostenträgers setzt die Reflexion der Anschaffungsnotwendigkeit im Hinblick auf die damit zu erstellende Leistung voraus.

• Die Verantwortung für die Validität der erhobenen Kostendaten liegt in den Händen der Betroffenen

• Die Verteilung der Personalkostenanteile auf die verschiedenen Dienstleistungen ermöglicht einen reflektierteren Umgang mit der Arbeitskraft

Motivation

15


Dr. S te ffen Heise

Zielerfüllung: Leistungsbezogene Kostentransparenz

• Parallele Zuordnung der Kosten auf Organisationseinheiten und Leistungen (Kostenstellen und Kostenträger) macht beide Kostensichten verfügbar

• Die Einzelkontierungen sind bis auf die Ebene des Belegs am System rekonstruierbar

• Eine differenzierte interne Leistungsverrechnung macht die Zuordnung der Gemeinkosten (Verwaltung, Werkstätten usw.) transparent

• Investitionsfolgekosten werden über die Anlagenbuchhaltung offengelegt• Das Potential von Haushaltsreformen (z.B. Schöpfungs-haushalt) wird über

differenzierte Nachweise auslotbar (Nachweis der Mittelherkunft und -verwendung)

Motivation

16


Dr. S te ffen Heise

Zielerfüllung: Unterstützung langfristiger und strategischer Aussagen zum Mitteleinsatz

• Unter- und mehrjährige Auswertungen lassen längerfristige Interpretationen und Planungen zu

• Die Bugetierung und damit Beplanung von Organisationseinheiten und von “Produkten” (Dienstleistungen) wird unterstützt. (Die kamerale Haushaltsüberwachung wird davon nicht tangiert!)

• Daher wird Kontraktmanagement (NSM) auf Fachbereichs- bzw. Fachgebietsebene bezogen auf den Mitteleinsatz ermöglicht.

• Investitionsentscheidungen werden durch Informationen aus der Anlagenbuchhaltung unterstützt.

Motivation

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Dr. S te ffen Heise

Zielerfüllung: Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen an das Hochschulmanagement

• Aufgrund der dualen Buchführung (Kameralistik und Doppik) wird der kurzfristige Umstieg auf reine Doppik (Stichwort: Landesbetrieb) vom System ad hoc unterstützt

• Unter der Voraussetzung einer Bewertung des bestehenden Anlagevermögens ist die Erstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung problemlos möglich

• Das Ausdifferenzierungspotential auf der Ebene der Kostenträger geht bis zur Preiskalkulation auf der Ebene einzelner Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Verwaltungstätigkeiten usw.

Motivation

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Dr. S te ffen Heise

Kosten der Hochschule insgesamt

• Welche Kosten sind für den Gesamtbetrieb der Hochschule im Jahr 1997 entstanden?

• Welche Kosten sind in den letzten 10 Jahren aufgewandt worden?

• Wie war die Entwicklung an anderen Hochschulen?

Motivation

19


Dr. S te ffen Heise

Kosten der Verwaltung

• Wie hoch waren die Verwaltungskosten eines Jahres? Wie haben sie sich in den letzten Jahren entwickelt?

• Wie ist das Verhältnis der Kosten für die Verwaltung zu denen für Forschung und für Lehre? Wie gestaltet sich dieses Verhältnis an anderen Hochschulen?

• Wie hat die Einführung einzelner Maßnahmen der Datenverarbeitung in der Hochschulverwaltung die Kosten beeinflußt?

Motivation

20


Dr. S te ffen Heise

Kosten der Verwaltung

• Wie hoch sind die Einschreibe- und Rückmeldekosten pro Student? Wie hoch sind sie an anderen Hochschulen?

• Welche Kosten entstehen für: einen Beihilfebescheid eine Reisekostenabrechnung eine Druckseite ein Berufungsverfahren eine Senatssitzung

eine entscheidungsorientierte Produktbildung ist erforderlich

Motivation

21


Dr. S te ffen Heise

Kosten der Fachbereiche

• Welcher Kostenaufwand ist mit dem Studiengang X verbunden? Wie gestaltet sich dieser im Verhältnis zu anderen (vergleichbaren) Studiengängen der eigenen bzw. an anderen Hochschulen?

• Welche Unterhaltungskosten entstehen für Labore und vergleichbare Einrichtungen? Wie hoch ist der Anlagenwert eines Labors? Wie hoch sind die zu erwartenden Folgeinvestitionen in den nächsten 5 Jahren? Welchen Anteil an den gesamten Ausbildungkosten eines Studiengangs hat die praktische Laborausbildung? Was kostet eine Stunde Praktikum im Labor in den verschiedenen Studienrichtungen? Wie verhalten sich diese Kosten zu denen anderer Hochschulen?

Motivation

22


Dr. S te ffen Heise

Kosten der Fachbereiche

• Wie verhalten sich die Grundausstattungen für die Forschung an den Fachbereichen/Lehrgebieten zum Umfang eingeworbener Drittmittel?

• Bestehen Zusammenhänge zwischen gesenkten/erhöhten Kosten am Fachbereich X zum Output (Studenten, Absolventen, Drittmitteleinwerbung)

• Sind die Gewichtungsfaktoren für die landesweite bzw. hochschulinterne Mittelvergabe vor diesem Hintergrund adäquat oder sollten sie angepaßt werden?

Motivation

23


Dr. S te ffen Heise

EinnahmenHochschulkapitel -61.964,38HSP III -12.785,62Drittmittel -25.000,00

Summe der Einnahmen -99.750,00Personalausgaben

Aushilfen 42.640,03Stud. Hilfskräfte 4.660,54Reisekosten 3.161,94

Summe der Personalausgaben 50.462,51Sachausgaben

Hardwareausgaben 1.049,00Softwareausgaben 6.673,99Maschinen- und Geräteausgaben 18.670,20Büro-, Labor- und sonst. Gesch.-Ausst.17.640,82Bücher, Zeitschriften,Medien 728,63

Summe der Sachausgaben 44.762,64Summe der Ausgaben 95.225,15

Noch zur Verfügung stehender Betrag -4.524,85

Mittelherkunft/-verwendung Prof. X

• Gibt als laufender Bericht ständig Auskunft über die noch zur Verfügung stehenen Mittel.

• Zeigt die Herkunft der Mittel.

• Zeigt die Verwendung der Mittel.

Motivation

24


Dr. S te ffen Heise

Kostenart Prof. Meier Labor AEinnahmen Drittmittel -3.036,00 0,00

Skriptverkäufe 0,00 0,00Summe Einnahmen -3.036,00 0,00Personalkosten Normalkosten Professoren 133.876,00 89.304,00

Lehrveranstaltungen Dritter 3.036,00 0,00Stud. Hilfskräfte 0,00 0,00Reisekosten 886,27 0,00Sonstige Personalkosten 0,00

Summe Personalkosten 137.798,27 89.304,00Sachkosten Hardwarekosten 0,00 12.327,38

Softwarekosten 0,00 2.592,92Maschinen- und Gerätekosten 0,00 463,44Büro-, Labor- und sonst. Gesch.-Ausst. 0,00 458,20Kopien und Drucke 0,00 0,00Geschäftsbedarf und Verbrauchsmaterial 0,00 847,97Kommunikationskosten 7,32 0,00Bücher, Zeitschriften und Medien 0,00 132,50Werkverträge 0,00 0,00Diplomarbeiten 0,00 685,44Zahlungen an Projektpartner 3.036,00 0,00

Summe Sachkosten 3.043,32 17.507,85Kalk. Kosten Kalkulatorische Miete 5.898,48 44.284,80

Dienstwagennutzung 0,00 0,00Summe Kalk. Kosten 5.898,48 44.284,80Summe der Kosten 146.740,07 151.096,65

BerichtswesenKostenstellenbericht für den einzelnen Professor bzw. Kostenstellenverant-wortlichen

Motivation

25


Dr. S te ffen Heise

Kostenart FB XYEinnahmen Drittmittel -16300Einnahmen Drittmittel -16.300,00

Skriptverkäufe -92,00Mieten, Pachten und Nutzungsentgelte 0,00Sonstige Einnahmen 0,00

Summe Einnahmen -16.392,00Personalkosten Normalkosten Professoren 1.606.512,00

Normalkosten Mitarbeiter 736.320,00Lehrveranstaltungen Dritter 83.663,13Stud. Hilfskräfte 106.531,44Reisekosten 23.130,06Aus- und Weiterbildung 1.136,80Einstellungs- und Berufungskosten 6.338,33Sonstige Personalkosten 112,54

Summe Personalkosten 2.563.744,30Sachkosten Hardwarekosten 12.196,11

Softwarekosten 735,14Maschinen- und Gerätekosten 6.919,41Büro-, Labor- und sonst. Gesch.-Ausst. 12.211,78Kopien und Drucke 17.682,94Geschäftsbedarf und Verbrauchsmaterial 42.123,26Kommunikationskosten 2.434,97Bücher, Zeitschriften und Medien 9.988,81Werkverträge 27.780,00Zahlungen an Projektpartner 3.300,00Exkursionen 16.822,70Diplomarbeiten 104,76Repräsentationen 1.354,88

Summe Sachkosten 153.654,76Kalk. Kosten Kalkulatorische Miete 371.842,02

Dienstwagennutzung 3.040,00Summe Kalk. Kosten 374.882,02Gesamtkosten 3.092.281,08

Fachbereichsbericht für den Dekan

Motivation

26


Dr. S te ffen Heise

Kostenart Prof. Arm Prof. Schlau Prof. Reich Prof. Meier Labor A Labor B Labor CEinnahmen Drittmittel 0,00 -12.000,00 -431.502,82 -3.036,00 0,00 0,00 0,00

Skriptverkäufe -621,65 -132,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00Summe Einnahmen -621,65 -12.132,00 -431.502,82 -3.036,00 0,00 0,00 0,00Personalkosten Normalkosten Professoren 133.876,00 133.876,00 133.876,00 133.876,00 89.304,00 44.652,00 89.304,00

Lehrveranstaltungen Dritter 0,00 0,00 0,00 3.036,00 0,00 0,00 0,00Stud. Hilfskräfte 14.398,45 0,00 28.890,85 0,00 0,00 0,00 0,00Reisekosten 3.168,19 0,00 20.484,47 886,27 0,00 0,00 0,00Sonstige Personalkosten 0,00 0,00 0,00

Summe Personalkosten 137.044,19 133.876,00 183.251,32 137.798,27 89.304,00 44.652,00 89.304,00Sachkosten Hardwarekosten 0,00 0,00 0,00 0,00 12.327,38 1.668,08 359,27

Softwarekosten 0,00 2.488,50 0,00 0,00 2.592,92 3.915,00 0,00Maschinen- und Gerätekosten 0,00 0,00 0,00 0,00 463,44 8.352,00 0,00Büro-, Labor- und sonst. Gesch.-Ausst. 0,00 0,00 0,00 0,00 458,20 0,00 0,00Kopien und Drucke 540,00 594,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00Geschäftsbedarf und Verbrauchsmaterial 48,60 0,00 172,16 0,00 847,97 2.047,34 97,49Kommunikationskosten 22,68 5,04 1.795,90 7,32 0,00 0,00 0,00Bücher, Zeitschriften und Medien 320,33 0,00 740,68 0,00 132,50 0,00 0,00Werkverträge 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4.000,00Diplomarbeiten 0,00 0,00 0,00 0,00 685,44 1.165,22 0,00Zahlungen an Projektpartner 0,00 0,00 332.049,48 3.036,00 0,00 0,00 0,00

Summe Sachkosten 611,28 3.087,54 334.017,54 3.043,32 17.507,85 17.147,64 4.456,76Kalk. Kosten Kalkulatorische Miete 16.277,52 12.082,56 3.899,28 5.898,48 44.284,80 42.851,76 13.157,76

Dienstwagennutzung 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00Summe Kalk. Kosten 16.277,52 12.082,56 3.899,28 5.898,48 44.284,80 42.851,76 13.157,76Summe der Kosten 153.932,99 149.046,10 521.168,14 146.740,07 151.096,65 104.651,40 106.918,52

Aufstellung der Kostenstellen für den Dekan

Motivation

27


Dr. S te ffen Heise

Kostenart FB X FB Y FB Z FB A FB B FB C Summe

Einnahmen Drittmittel -16.300,00 -61.899,20 -145.930,00 -530.218,82 -223.634,00 -154.217,48 -1.132.199,50Anteile an Nebentätigkeiten -4.731,02 -5.403,62 -10.134,64Skriptverkäufe -92,00 -7.061,25 -867,05 -71,85 -9.938,30 -18.030,45Betriebskostenerstattungen -200,00 -200,00Mieten, Pachten und Nutzungsentgelte -600,00 -600,00Sonstige Einnahmen -269,10 -23.200,00 -5.675,50 -29.144,60Sonstige Einnahmen -92,00 -7.661,25 -269,10 -33.529,09 -16.554,59 -58.106,03

Summe Einnahmen -16.392,00 -69.560,45 -146.199,10 -559.016,89 -234.784,97 -164.355,78 -1.190.309,19

Personalkosten Normalkosten Professoren 1.606.512,00 1.895.640,00 2.409.768,00 2.858.644,00 1.695.388,00 4.061.280,00 14.527.232,00Normalkosten Mitarbeiter 736.320,00 1.026.312,00 1.333.536,00 1.493.640,00 744.936,00 370.416,00 5.705.160,00Lehrveranstaltungen Dritter 83.663,13 95.123,33 67.316,20 52.878,94 23.818,98 143.674,65 466.475,23Stud. Hilfskräfte 106.531,44 128.759,43 122.324,55 111.601,03 33.374,90 116.146,37 618.737,72Reisekosten 23.130,06 19.261,80 16.063,98 61.988,76 25.070,50 53.867,25 199.382,35Sonstige Personalkosten 7.587,67 11.412,53 23.625,68 44.818,63 6.002,19 39.207,58 132.654,28

Summe Personalkosten 2.563.744,30 3.176.509,09 3.972.634,41 4.623.571,36 2.528.590,57 4.784.591,85 21.649.641,58

Sachkosten Hardwarekosten 12.196,11 9.267,09 25.230,93 44.535,32 18.941,14 63.730,10 173.900,69Softwarekosten 735,14 20.301,82 11.457,74 24.447,24 9.892,38 23.222,17 90.056,49Maschinen- und Gerätekosten 6.919,41 10.071,85 16.528,47 74.688,81 14.908,13 2.162,24 125.278,91Büro-, Labor- und sonst. Gesch.-Ausst. 12.211,78 5.355,01 45.163,16 30.003,88 3.303,77 11.218,23 107.255,83Kopien und Drucke 17.682,94 22.551,73 16.254,39 26.675,56 4.525,62 47.267,43 134.957,67Geschäftsbedarf und Verbrauchsmaterial 42.123,26 44.883,65 53.346,01 63.306,81 15.565,72 34.161,77 253.387,22Kommunikationskosten 2.434,97 490,52 3.531,98 2.519,70 983,86 2.672,99 12.634,02Bücher, Zeitschriften und Medien 9.988,81 5.388,12 3.475,97 7.971,63 666,94 20.995,78 48.487,25Werkverträge 27.780,00 31.060,00 14.000,00 33.410,00 11.750,00 66.024,07 184.024,07Zahlungen an Projektpartner 3.300,00 2.900,00 374.985,48 238.868,43 620.053,91Sonstige Kosten 18.282,34 10.506,56 16.359,08 14.763,77 6.688,73 92.034,74 158.635,22

Summe Sachkosten 153.654,76 159.876,35 208.247,73 697.308,20 87.226,29 602.357,95 1.908.671,28

Kalk. Kosten Kalkulatorische Miete 371.842,02 561.897,84 983.507,64 1.009.601,40 402.564,00 298.200,00 3.627.612,90Dienstwagennutzung 3.040,00 1.105,00 1.190,00 604,00 5.939,00

Summe Kalk. Kosten 374.882,02 561.897,84 983.507,64 1.010.706,40 403.754,00 298.804,00 3.633.551,90Gesamtkosten 3.092.281,08 3.898.283,28 5.164.389,78 6.331.585,96 3.019.570,86 5.685.753,80 27.191.864,76

Auszug aus dem Bericht an das Rektorat

Motivation

28


Dr. S te ffen Heise

Fragen zu den Kosten des Outputs

• Was kostete ein Student des Studienganges X im Durchschnitt, was im Grundstudium bzw. Hauptstudium?

• Wie haben sich diese Kosten in den letzten Jahren entwickelt? Wie hoch sind sie bei vergleichbaren Studiengängen anderer Hochschulen des Landes/der Bundesrepublik?

• Was kostete ein Absolvent der Fachrichtung X an der Hochschule im Jahr 1997 durchschnittlich? Wie haben sich die Kosten in der letzten 10 Jahren verändert? Wie hoch sind sie an anderen Hochschulen?

Motivation

29


Dr. S te ffen Heise

Kosten pro Student nach Studiengängen

Archite

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sung

swes

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Wirts

chaft

singe

nnieu

rwes

en

DM

Umlage/Studentdir Kosten/Student

Kostenträger im internen Vergleich

Motivation

Themen des Workshops

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