Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

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Vortrag Vortrag Tipps für die Zusammenarbeit mit PR-Agenturen 24. November 2010 Tipps für die Zusammenarbeit mit PR-Agenturen 24. November 2010

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Die Präsentiation

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Page 1: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

VortragVortragTipps für die Zusammenarbeit mit PR-Agenturen24. November 2010

Tipps für die Zusammenarbeit mit PR-Agenturen24. November 2010

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Leonie Walter

GesellschafterinGesellschafterin und PR-Beraterin: Walter Visuelle PR GmbH,

WiesbadenSchwerpunkt: IT BrancheSchwerpunkt: IT-BrancheBuchautorin: „Das 1x1 der Pressearbeit“ (03/2010)

PR-Know-how: mehr als 15 Jahre

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Page 3: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Gründe für das Outsourcing][Gründe für das Outsourcing]

Warum Unternehmen PR-Agenturen beauftragen…

• Zeitmangel

• Keine Inhouse-Kompetenz für Texte

• Kontakte und Synergien der Agentur nutzeny g g

• Kein eigenes Social-Media-Know-how

• Blick über den Tellerrand

Kommunikationsbedarf ist zu groß für die eigenen• Kommunikationsbedarf ist zu groß für die eigenen personellen Ressourcen

• Wahrnehmung muss gesteigert werden /

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• Wahrnehmung muss gesteigert werden / andere konkrete Ziele

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[Auswahl-Kriterien][Auswahl Kriterien]

Diese Kriterien haben Einfluss auf die Entscheidung

• Branchen-Know-how der Agentur

• Kompetenzen (z.B. Text, Kontakt, Event, Social-Media, Web

allgemein, bestehendes Netzwerk…)

• Themenverständnis

• Team – Stimmt die Chemie?

• Preis/Vertragsgestaltungg g g

• Größe der Agentur

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• Nähe

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Presse-Mitteilungen

Markt-Proaktivität

EigeninitiativeMitteilungen

Texte adaptieren

Beobachtung

reicht ein Texter?Social-Media-Know-how

Querdenken

Texte redigierenBlick über den

Tellerrand

Know howKonzeption

WünscheKreativer Input

Tellerrand

Fachartikel, Interviews,Statement

Organisation

Erstellen von Broschüren

Video Organisation von Events

(PKs,…)Verteiler/Versand

Video-Produktion

Viele Dinge parallel leisten

Monitoring, Erfolgskontrolle

ClippingsMesse-

Betreuung

TelefonischesNachhaken

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Page 6: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Aufgabenstellung][Aufgabenstellung]

Was benötigen Sie?

• Konzeption• Eigeninitiative,

• Texten• Material adaptieren g ,

Proaktivität• Querdenken• Blick über den

• Redigieren• Broschüren texten• Verteiler Versand

K t kt Tellerrand• Markt-Beobachtung• Social-Media-

• Kontakt zu Redaktionen

• Organisation von Know-how &

Unterstützung• Umsetzung der

hl

vonPressekonferenzen

• Monitoring,Erfolgskontrolle vorgeschlagenen

Maßnahmen (siehe auch bei Werkbank)

Erfolgskontrolle, Clippings

• Online-PR• Viele Dinge parallel erledigen

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Viele Dinge parallel erledigen

Page 7: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[PR-Agenturen auswählen][PR Agenturen auswählen]

So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Fragen Sie nach Empfehlungen!

id d2. Wer steckt dahinter?

3. Auf Plattformen recherchieren

www.pr-guide.dewww.prreport.dewww.horizont.netwww pr portal dewww.pr-portal.dewww.benchpark.de

4. Webseite checken

5. Vorstellungsrunde mit 3 bis 5 Agenturen

6. Pitch – nur bei großen Budgets und Aufgabenstellungen

empfehlenswert

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Page 8: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[PR-Agenturen auswählen][PR Agenturen auswählen]

Bewertungskriterien nach dem Kennenlernen:

1. Erfahrung der Agentur

2. Ist PR der Schwerpunkt der Agenturtätigkeit?

3. Gefallen Ihnen die Arbeitsbeispiele?

4. Wie interessiert ist die Agentur an Ihrem Unternehmen?

5. Wie vorbereitet ist die Agentur um Kennenlern-Gespräch?

6. Hat die Agentur schon erste Ideen entwickelt?

7. Haben Sie Vertrauen?

8. Mit welcher Referenz (Kunde + Journalist) können Sie Kontakt aufnehmen?

9. Welche USPs hat die Agentur?

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10. Ehrlichkeit – Wird das „Blaue vom Himmel“ versprochen?

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[Vertragsverhandlungen][Vertragsverhandlungen]

Machen Sie kein Geheimnis…

… um Ihr Budget!

Nennen Sie der Agentur ein Jahresbudget für PR-Maßnahmen(und ggf Anzeigen)(und ggf. Anzeigen).

Ihr Vorteil: Realistische Vorschläge für die Zusammenarbeit und dieKosten!Kosten!

(Anhaltspunkte liefern die Preisliste der Agentur oder auch die jährliche Honorar-Umfrage der DPRG)

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Page 10: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Vertragsverhandlungen][Vertragsverhandlungen]

Varianten der Honorierung:

1. Honorar auf Stundenbasis für Text und Beratung, ggf. weitere Staffelungen

2. Pauschalen für bestimmte Leistungen oder Leistungspaketezum Beispiel Monatspauschalen oder auch „Flatrate“

3 Retainer“3. „Retainer … für wiederkehrende Tätigkeiten und bereitgestellte Services

z.B.: - Laufende Beratung,- Reporting,- Schwerpunktthemen-Management,p g- Medien-Dialog + Verteilerpflege,- Presse-Server

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Page 11: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Vertragsverhandlungen][Vertragsverhandlungen]

Varianten der Honorierung:

4. Vergütung nach Erfolg = Risikozuschlag

5. Achtung vor Scharlatanen: Honorierung nach Medienlisten (A - C) etc.!

6 Wichtig: Rechte zusichern lassen!6. Wichtig: Rechte zusichern lassen!

7. Vertragslaufzeiten:z.B. jederzeit kündbar bis Jahresverträge, die sich automatischj g ,verlängern.

8. Vertrag für einzelne Kampagneg p g

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Page 12: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Zusammenarbeit][Zusammenarbeit]

Briefing der Agentur:

Beispiel

Kick-off-Workshop beipWalter Visuelle PR

- Fragebogen im Vorfeld- umfangreiches Briefing- SWOT-Analyse- Meilensteine

f- Themenfelder + einzelneAktionen

- Dokumentation der Ergebnisse

Und:Definition von messbaren Zielen!

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Page 13: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Zusammenarbeit][Zusammenarbeit]

Briefing der Agentur:

1. Briefing zu Unternehmen, Dienstleistungen und Produkten

2. Erwartungshaltung an die Pressearbeit

3. Auch Probleme und Schwächen kommunizieren

4. Messbare Ziele definieren

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Page 14: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Dokumentation][Dokumentation]

Typische Serviceleistungen durch eine PR-Agentur:

• Strategie, Konzept (langfristig, für mindestens 1 Jahr)

• Maßnahmenplan (aktuelle Aktionen, kontinuierliches Update)p ( , p )

• Pressespiegel (Print und Online) im gewünschten Rhythmus

• Ggf. Auswertungen nach positiven und negativen

Veröffentlichungen

• Weitere Analysen, Statistiken, Anzeigenäquivalenz

• Regelmäßige Monitoring-Gespräche,

dabei Abgleich der vereinbarten Ziele

• Status-Berichte zu Redaktionskontakten, Feedback aus

Telefonaten oder Treffen, Zusammenfassungen von Presse-

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Terminen,…

Page 15: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Social-Media-Know-how][Social Media Know how]

Extra-Tipp: Berücksichtigen Sie Social Media!

Ihre Agentur sollte Online- und Social-Media-Kompetenz haben

Bitte genau hinschauen:

• Hat die Webseite Social-Media-Elemente?

• Wird regelmäßig getwittert?

• Wie viele Follower hat die Agentur?

• Gibt es ein Facebook-Profil (und wieviele „Freunde“)?

• Steht die Agentur auf den Plattformen im Dialog?

• Gibt es einen YouTube-Kanal?

Z i h d I t i di A t i K t

[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 15/20]

Zeichen des Invests in die Agentur-eigene Kompetenz

Page 16: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Social-Media-Know-how][Social Media Know how]

„Social Media ist die größte Herausforderung“

[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 16/20]

Quelle: Trendmonitor 2010, News Aktuell

Page 17: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Social-Media-Know-how][Social Media Know how]

„Social Media ist die größte Herausforderung“

Trendmonitor News Aktuell:

• 1/3 der Unternehmen sind noch nicht auf Social-Media-• 1/3 der Unternehmen sind noch nicht auf Social-Media-

Plattformen vertreten

• 1/4 der PR-Agenturen ist noch nicht auf Social-Media-1/4 der PR Agenturen ist noch nicht auf Social Media

Plattformen vertreten

• Verbände und Verwaltungen sind stark unterrepräsentiertg p

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Page 18: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Social-Media-Know-how][Social Media Know how]

Journalisten in Social Media

Journalisten recherchieren zu…

- 89 % in Blogs- 65 % in Social Networks wie Facebook

50 % in Twitter- 50 % in Twitter - 38 % in YouTube

Quellen: Medien-Trendmonitor & Cision (Anfang 2010)Quellen: Medien-Trendmonitor & Cision (Anfang 2010)

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Page 19: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Vielen Dank][Vielen Dank]

offene Fragen !offene Fragen…!

Leonie WalterLeonie [email protected]

Tel. 0611 / 23 878-0

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e 06 / 3 8 8 0

Page 20: Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen

[Kontakt][Kontakt]

Walter Visuelle PR GmbH

Rheinstraße 99

D - 65185 Wiesbaden

Telefon: +49 (0) 611 / 23 878-0

E Mail: info@pressearbeit deE-Mail: [email protected]

Website: www.pressearbeit.de

Social-Media-Newsroom: http://newsroom.pressearbeit.de

Weblog: www.VisuellePR.de

Twitter: www.twitter.com/VisuellePR

YouTube: www.youtube.com/user/VisuellePR

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