_TMSARCHIV – IHR DOKUMENTENTRESOR IM INTERNET

_ETWA 67 MINUTEN PRO TAG

verschwenden Mitarbeiter europäischer Unternehmen durchschnittlich mit der Suche nach Informationen.

(Marktforschungsinstitut Vanson Bourne)

_PROBLEM:

kein zentraler Zugriff, weder beim Partner noch partnerübergreifend Manuelle Ablage (Wegezeiten) Lange Suchzeiten Raum- und Sachmittelkosten für Ordner Risiken (kein Backup) schlechte Qualität der Dokumente (Faxe vergilben) Zusätzliche Kosten für Hardware / Software.

Das Unternehmen stellt seine Daten(Office-Dokumente, pdf-Dateien, Bilder, etc) schnell und automatisch verschlüsselt in das sichere TEC MEDIA Archiv.

Das Unternehmen erstellt Sortier- und Wiederfindekriterien.

So ist das Dokument jederzeit wieder auffindbar.

_Die Lösung!

Alle Mitarbeiter, so fern diese die Berechtigung haben, können jederzeit die für sie relevanten Informationen schnell über das Internet abrufen und natürlich auch weitere Daten hinzu fügen.

_Die Lösung!

_Konzept Technik TMSARCHIV

Zentrale, digitale Ablage im „TMS-Dokumententresor“ Passwortverwaltung Freie Aktenkonfiguration

Suchkriterien (Indexe) frei zu vergeben Detaillierte Nutzerverwaltung auf Dokumentenebene

berücksichtigt angelegte Indexe (wonach wird gesucht?) berücksichtigt auch Funktionsrechte (wer darf was?)

Archivierung beliebiger Dokumente, Dateien, Medien

_ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 1/3

Umfangreiche Import-/Export-Funktionen Lokalisierung

verschiedene Sprachen abhängig von Einstellung im Betriebssystem

Hilfreiche Funktionen für Anwender Bildung einer „temporären Akte“ aus ausgewählten Treffern Verteilung z.B. per E-Mail

Ständige Anpassung an technische Innovationen z.B. Migrationen auf neue Speichersysteme

_ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 2/3

technisch- und ortsunabhängiger Web-Zugriff Unabhängig vom Browser (IE, Firefox) keine Active-X-Controls oder sonstige Voraussetzungen

einfache Bedienung keine Schulung erforderlich

API verfügbar (z.B. für Integration in führende Anwendungen) OCR-Erkennung / Volltextsuche

läuft automatisch im Hintergrund

_ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 3/3

Abholung der Akten Scannen der Unterlagen OCR-Erkennung (Inhaltserkennung) Indizierung Automatisierter Import in TMS Archiv Auf Wunsch fachgerechte Vernichtung von Altdokumenten gem. BDSG

_ Organisation/Service

Archivierung per Scanner lokale Datei (Office-Dokumente, PDF, eingehende Faxe usw.)

Recherche nach Aktenkriterien + Volltextsuche per Ordnerstruktur (wie bei Windows Explorer)

Leistungsstarker Uploader in das TMSArchiv auch für ganze „Dateigruppen“

_ Organisation Tagesgeschäft

Anwahl TMS Archiv direkt aus führende Anwendung

_ Ein Beispiel aus der Immobilienbranche:

_ Dokumente suchen:

_ Dokumente anzeigen:

Keine Investition für die Anschaffung und für den Betrieb einer revisionssicheren Archivierung erforderlich

Wissensmanagement wird mit minimalem Aufwand deutlich gesteigert, damit Schutz vor Fehlentscheidungen

Einsparung von Ablagekosten (Anschaffung/Raum)

Schneller, sicherer und gleichzeitiger Zugriff von jedem Ort / Mobilität

Vertraute Such-/Findemechanismen

_ Ihr Nutzen 1/2

Schnelle Nutzung möglich, da keine Aufwände für Anschaffung und Einrichtung erforderlich

Schutz vor Brand- und Wasserschaden

Schutz vor Diebstahl

Schutz vor unberechtigtem Zugriff

Unabhängigkeit von TMS durch Export-Funktion (z. B. nach MS-EXCEL) gegeben

_ Ihr Nutzen 2/2

Ihr sicherer Dokumententresor!

Haben Sie noch Fragen?

Kontakt:

heko-services GmbHMartin-Luther-King-Weg 2448155 MünsterTel.: 0251 / 13654-25E-mail: info@heko-services.dehttp://www.heko-services.de

_ Dann sprechen Sie mit uns…

heko-services GmbH Ein Team mit über 15jähriger Erfahrung in den Bereichen Archivierung und Dokumenten Management

Äußerst hohe Fachkompetenz und ErfahrungNutzung der aktuellsten SW-Entwicklungs-TechnologienStätige Weiterbildung

Flexibel und schnell bei individuellen Anforderungen

_ Kurz über uns!

VIELEN DANKFÜRIHRE

AUFMERKSAMKEIT!