Kennzahlen zu:

Kosten des Einkaufs

Einkaufsorganisation

Lieferantenmanagement

BME-UmfrageTOP-Kennzahlen im Einkauf

Leseprobe 2017

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Inhaltsverzeichnis

Danksagung ............................................................................................................................................. 2 Vorwort ................................................................................................................................................... 3 Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung 2016 ............................................................................... 4 Einkaufskennzahlen richtig verstehen..................................................................................................... 5 Darstellung der Reifegradentwicklung .................................................................................................... 5 TOP-Kennzahlen: Kernaussagen .............................................................................................................. 6 Teilnehmer 2017 ..................................................................................................................................... 9 Hierarchische Einordnung des Einkaufs ................................................................................................ 10 Organisation und Mitarbeiterstruktur im Einkauf................................................................................. 11 Beschaffungsstruktur ............................................................................................................................ 13 Warengruppenstrategie ........................................................................................................................ 14 Nichttraditionelle Beschaffungsfelder .................................................................................................. 15 Early Involvement .................................................................................................................................. 16 Digitalisierung (NEU) ............................................................................................................................. 18 Ziele für den strategischen Einkauf ....................................................................................................... 19 Vereinbarung des Zahlungsziels ............................................................................................................ 20 Rechnungsprüfung ................................................................................................................................ 21 Durchlaufzeit ......................................................................................................................................... 23

Einkaufskennzahlen .................................................................................................................... 24 Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz........................................................................................... 24 Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen .............................................................................. 26 Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz .............................................................................................. 28 Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf ...................................................................... 30 Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang ................................................................................................... 32 Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer ...................................................................................... 34 Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen .......................................................................... 36 Kennzahl 8: Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen .............................................................. 38 Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge ................................................................... 40 Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf ............................................................ 42 Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetausschreibungen und Online-Auktionen ....................... 44 Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen ................................................................................ 46 Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen.............................................................................. 48 Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung ...................................................... 50 Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen ................................................................ 52 Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung ... 54 Kennzahl 17: Kostenveränderung (Gesamt) .......................................................................................... 56 Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung ............................................................................ 58 Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer .................................................................................................... 60 Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant.............................................................................................. 62 Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen .......................................................... 64 Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung ...................................................................................... 66 Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel ....................................................................................... 68 Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto ......................................................................................... 70 Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung .................................................................................................... 72

Fachbeitrag: Materialgruppenmanagement in Zusammenarbeit mit der TARGUS Management Consulting AG ............................................................................................................................ 74

Impressum ................................................................................................................................. 98

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Danksagung

Im Namen der BMEnet GmbH danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ teilgenommen haben, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren die Umfrageergebnisse bezogen haben. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns stets eine große Hilfe.

Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung.

Holger Wiegand, Head of Sourcing Operations EMEA, 3M EMEA GmbH

Thomas Schöne, Einkaufsleiter, Big Dutchman International GmbH

Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management, Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG

Frank Künnemeyer-Korda, Einkauf, INEOS Manufacturing Deutschland GmbH

Ralf Sommer, Leiter Supply Support, InfraServ GmbH & Co. Höchst KG

Marcus Urbach, Leiter Einkauf, InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG

Guido Bader, Corporate Procurement, Procurement Strategy & Processes, Procurement Controlling & Guidelines innogy SE

Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement, KfW Bankengruppe

Rebekka Nitsche, Einkauf, Miele & Cie. KG

Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management, Mitglied der Geschäftsleitung, TRILUX GmbH & Co. KG

Sonja Brepols, Purchasing Controller, Zentis GmbH & Co. KG

Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement!

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Vorwort

Wir freuen uns, Ihnen die 11. Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ präsentieren zu können. Es handelt sich um eine der europaweit umfangreichsten Benchmark-Analysen von Prozessen und Kosten im Einkauf, an denen sowohl Global Player als auch KMU teilgenommen haben – eine gute Basis für professionelle und belastbare Auswertungen, Rückschlüsse und Trends.

Ob in Industrie oder Handel, ob bei Großunternehmen oder KMU – für alle Unternehmen sind die Kennzahlen der Beschaffung eine wertvolle Hilfe, Potenziale zu identifizieren, Strategien zu entwickeln und die Qualität der eigenen Organisation zu bewerten. Die TOP-Kennzahlen liefern so Impulse für Verbesserungen, sind Argumentationshilfe für innovative Veränderungen und erlauben einen objektiven Blick auf die Positionierung im Markt – insbesondere die „Best in Class“-Unternehmen setzen hier Maßstäbe!

Als öffentlicher Auftraggeber ist die KfW Bankengruppe an den Kennzahlen besonders interessiert. Die jährliche Studie der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ bildet die Grundlage für eigene Zielsetzungen, Bewertungen und die strategische Ausrichtung. Wenngleich nicht alle Werte aufgrund der spezifischen Ausschreibungsmethodik im öffentlichen Sektor für einen Vergleich herangezogen werden können, sind viele Ergebnisse Ausgangspunkt für die eigene Standortbewertung. So nehmen zum Beispiel die regulatorischen Anforderungen und die gesetzlichen Bestimmungen für die Finanzbranche ständig zu, weshalb auch von der Beschaffung aussagefähige Reports, Kontrollen und professionelles Provider Management erwartet werden. Die hierfür notwendigen Investitionen in Beschaffungstools, Personal und Prozesse lassen sich hausintern mithilfe der Benchmark-Studie des BME gut vorantreiben.

Die Studie zeigt, wie sich die Beschaffung anderer Finanzdienstleister im Vergleich stellt. Für die KfW Bankengruppe sind die „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ des BME ein wertvolles Instrument, um die eigene Position zu bewerten, und vielfach Ausgangspunkt für gezielte Entwicklungsmaßnahmen zur Verbesserung der Beschaffungs-Performance.

Dies ist nur ein Beispiel für die Verwendung der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ des BME. Auch für Ihr Haus sind die Kennzahlen sicherlich ein hilfreiches Mittel, die eigene Leistungsfähigkeit zu beurteilen und Veränderungsprozesse in der Beschaffung voranzutreiben.

Martin Müller-Raidt

Direktor Beschaffung KfW Bankengruppe

Mitglied des geschäftsführenden BME-Bundesvorstandes

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Methodik: Auswahl der Best in Class

Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Deshalb ist die Auswahl geeigneter Vergleichspartner von entscheidender Bedeutung. Bei der Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin wichtig, dass diese als komplexes System betrachtet werden.

Die Auswertung der „Best in Class“-Kennzahlen wurde analog zu den Durchschnittswerten in den fünf Branchengruppen und vier Umsatzklassen durchgeführt. Dabei beinhaltete der Benchmarking-Prozess folgende Schritte:

1. Zielsetzung: Als Klassenbeste sollen nicht unterschiedliche Unternehmen gelten, die inverschiedenen Kategorien am besten abgeschnitten haben. Vielmehr geht es darum,anonymisierte Profile real existierender Unternehmen abzubilden, deren Einkaufsorganisationaufgrund von gelieferten Zahlen als hocheffizient eingestuft werden kann. Der praktische Nutzeneiner solchen Aufstellung besteht in der Möglichkeit, Rückschlüsse zu ziehen, was die „Best inClass“-Unternehmen zu solchen gemacht hat: Wie sind ihre Prozesse organisiert, was genaumachen sie anders bzw. besser?

2. Analyse des Datenbestandes und Auswahl der Vergleichspartner: Welche Umfrageteilnehmersind als Best in Class geeignet? Die Formulierung der Auswahlkriterien erfolgte auf Basis von„Hauptkennzahlen“, die mit Blick auf ihre Komplexität festgelegt wurden. Zentral war hier dieFrage: Zu welcher Kennzahl bestehen die meisten Verknüpfungen? Es ließen sich folgendeAbhängigkeiten ableiten:

Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals geprüft:

Einkaufsvolumen jeMitarbeiter im Einkauf

Anzahl Bestellungen jeEinkäufer

Kosten jeBestellvorgang

Verteilung derGesamtkosten derEinkaufsabteilung

Einkaufsprozess Einkaufsorganisation

durch EinkaufverantwortetesEinkaufsvolumen

Einkaufsvolumen überlangfristige Verträge

Liefertermintreue

Reklamationsquote

Beschaffungsstruktur

Abrufquote ausRahmenverträgen undKatalogen

aktive Lieferanten jeMio. € Einkaufsvolumen

Artikelanzahl je Mio. €Einkaufsvolumen

Kostenveränderung

Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

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- Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen - Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf - Liefertermintreue - durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen - Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge - aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen - Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen

Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die „Best in Class“-Werte. Insgesamt wurden hier 23 Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung) und 25 (Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar.

3. Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der „Best in Class“-Werte nimmt zu, wenn diese denaktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung).

Erstmalig stellen wir auch den Durchschnittswert aller 25 „Best in Class“-Unternehmen dar. Am Beispiel der Führungskennzahl „Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen“ lässt sich gut erkennen, dass die Unterschiede zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt in der Regel 30 bis 65 Prozent betragen. Dies gilt für fast alle Hauptkennzahlen!

Bei den sogenannten neutralen Kennzahlen kann es vorkommen, dass die „Best in Class“-Werte sogar leicht unter dem Durchschnitt liegen. Da unser Ziel war, hier echte Unternehmensprofile abzubilden, um dann von den Besten lernen zu können, wurden als „Best in Class“-Werte stets die Mittelwerte der ausgewählten fünf „Best in Class“-Unternehmen dargestellt.

Durchschnitt aller

Teilnehmer

Metall-, Elektro-, und Kunststoff-

industrie, Maschinenbau

Energie, Versorgung,

GöR

Dienstleister Chemie-, Bio- und

Pharmaindustrie

Automotive

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TOP-Kennzahlen: Kernaussagen

Management, Controlling und Beschaffung benötigen ein Instrumentarium, das nicht nur die Leistung des Einkaufs widerspiegelt, sondern diese auch steuert: ein Kennzahlensystem. Aus diesem Grund ermittelt der BME seit über zehn Jahren die Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Effektivität im Einkauf.

Die Zahlen aus dem Berichtsjahr 2017 setzen den Trend fort, dass die Prozesse und Strukturen im Einkauf stabil sind und keine dramatischen Veränderungen im Berichtswesen festzustellen sind.

Umso auffälliger ist die weiterhin positive Entwicklung der „Best in Class“-Unternehmen. Die aktuelle Auswertung belegt, dass die Best in Class bei fast allen Hauptkennzahlen deutlich besser (bis zu 50 Prozent) als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und die Effizienz der Einkaufsabteilungen bei vielen Unternehmen deutlich gestiegen sind.

Aber dennoch überwiegt der Anteil mit 53 % der Einkäufer, die operativ unterwegs sind.

Was kennzeichnet die „Best in Class“-Unternehmen?

Einkauf als Wertschöpfungsmanager: Eine hohe hierarchische Eingliederung des Einkaufssowie ein aktives internes Einkaufsmarketing haben dazu geführt, dass der EinkaufVerantwortung für mehr als 90 Prozent des Gesamtbeschaffungsvolumens übernommen hat.Seit Jahren wird also hingenommen, dass ca. 10 % des Beschaffungsvolumens ohneMitwirkung des Einkaufs ausgegeben wird. Verstärkt wird dieser Effekt noch dadurch, dassin den sogenannten nichttraditionellen Beschaffungsfeldern wie Reise-, Beratungs- oderMarketingleistungen nach wie vor in vielen Fällen der Bedarfsträger das Sagen hat.Hauptaufgabe des Einkaufs ist hier die Vertragsgestaltung und die finale Endverhandlung.

Einkaufsorganisation: Die hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf undWarengruppenmanagement ist bei international aufgestellten Unternehmen weiterhindominierend. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible anpassungsfähige Strukturen.Auffällig ist auch, dass die „Best in Class“-Unternehmen nur noch ein Drittel ihrerPersonalressourcen für das operative Tagesgeschäft einsetzen.

Hohe Prozesseffektivität und Effizienz: Die Automatisierung des Bestell- undAbrechnungsprozesses in Verbindung mit der Standardisierung der Bedarfe schreitet weitervoran. Die Klassenbesten schreiben nicht nur mehr Bestellungen, sie managen ein um 30 bis50 Prozent höheres Einkaufsvolumen je Vollzeit-Arbeitskraft (FTE) p.a. Auch die Anzahl derArtikel und Lieferanten ist bei den Best in Class nur halb so hoch wie beim Durchschnitt.Dadurch konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken.

Lieferantenmanagement: Fast alle „Best in Class“-Unternehmen führen regelmäßigLieferantenbewertungen durch. In den vergangenen Jahren konnten sie dadurch ihrenLieferantenstamm optimieren. Viele „Best in Class“-Unternehmen verfahren nach demPrinzip „ein Artikel – ein Lieferant“.

Regelmäßiges Controlling/externes Benchmarking: Viele der „Best in Class“-Unternehmennehmen regelmäßig an der BME-Erhebung teil. In den vergangenen Jahren konnten sie sicheinen deutlichen Vorsprung verschaffen: Die Schere zwischen den Best in Class und demDurchschnitt geht weiterhin auseinander.

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Teilnehmer 2017

Auch in 2017 konnten wir wieder zahlreiche Teilnehmer aus den verschiedenen Branchengruppen und Umsatzklassen gewinnen. Aufgrund der geringen Teilnehmeranzahl konnte die Branche Automotive nicht berücksichtigt werden und wurde daher im Abschnitt Einkaufskennzahlen in den Abbildungen „Branchenvergleich“ nicht gesondert dargestellt. Diese Unternehmen sind jedoch beim Branchenvergleich unter allen Teilnehmern und beim Umsatzvergleich enthalten.

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Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen - Durchschnittswerte

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Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

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Kennzahl 2 Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

Formel Beschreibung

Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T€ x 100 durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen in T€

Einheit Prozent

Parameterdefinition Gesamtkosten der Einkaufsabteilung

alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT-/Systemkosten; ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung usw. sowie ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen usw. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten)

durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen

in der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist

Kategorie Prozesse/Kosten

Anforderungsformular

Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199

TOP-Kennzahlen im Einkauf 2017

Durchschnittswerte

1.795,- € zzgl. MwSt

Anrede: Frau Herr

Name:

Vorname:

Funktion:

Firma:

Adresse:

E-Mail:

Tel.:

Fax:

BME-Mitgliedsnummer:

Branche:

Umsatz (in Mio. €):

Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl):

Hiermit fordern wir verbindlich die „TOP-Kennzahlen im Einkauf 2017“ an.

Datum und Unterschrift:

n e tBMEnet GmbH

Andreas HermannLeiter Benchmark Services Tel.: +49 (0) 69 30838-207Fax: +49 (0) 69 30838-199 E-Mail: andreas.hermann@bme.de

Ansprechpartner:

Durchschnittswerte und Best-in-Class-Werte 2.995,- € zzgl. MwSt

Best-in-Class-Werte

1.795,- € zzgl. MwSt