tp.msur.rutp.msur.ru/elekt_doc/ycheb_posobia/Инструкция для... · Web viewзатем...

Государственная информационнаясистема Удмуртской Республики

«Система электронного документооборота

государственных органовУдмуртской Республики»

на платформе

Версия 5.4.2 с изменениями от 22.11.2019

Инструкция для руководителей и помощников руководителей

2019

Инструкция для руководителей и помощников руководителей по работе в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2

СодержаниеСОДЕРЖАНИЕ............................................................................................................................................................... 2

НАЗНАЧЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ......................................................................................................................................... 4

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ.............................................................................................................................................. 4

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ДЛЯ СЭД ГО УР.............................................................................4

РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В СЭД ГО УР......................................................................................................................... 5

РАБОТА ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ В СЭД ГО УР.................................................................................................6

РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА, ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА ИЛИ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАНИНА ПОМОЩНИКОМ РУКОВОДИТЕЛЯ В СЛУЧАЕ, ЕСЛИ РУКОВОДИТЕЛЬ РАБОТАЕТ В СЭД ГО УР.............7

РАБОТА ЧЕРЕЗ МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ..................................................................................................................................7РАБОТА ЧЕРЕЗ ОБЫЧНЫЙ КЛИЕНТ..............................................................................................................................................7

Получение задания на рассмотрение........................................................................................................................7Исполнение задания на рассмотрение......................................................................................................................8

Открытие задания.........................................................................................................................................................................8Ознакомление с вложениями......................................................................................................................................................8Отказ в рассмотрении документа................................................................................................................................................9Определение дальнейшей работы по документу.......................................................................................................................9

Подготовка проекта резолюции для руководителя и отправка проекта руководителю...................................................10Отправка документа руководителю без подготовки проекта резолюции..........................................................................12Списание документа в дело...................................................................................................................................................12Перенаправление документа на рассмотрение другому сотруднику.................................................................................13

РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА, ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА ИЛИ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАНИНА ПОМОЩНИКОМ РУКОВОДИТЕЛЯ В СЛУЧАЕ, ЕСЛИ РУКОВОДИТЕЛЬ НЕ РАБОТАЕТ В СЭД ГО УР......13

РАБОТА ЧЕРЕЗ МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ................................................................................................................................13РАБОТА ЧЕРЕЗ ОБЫЧНЫЙ КЛИЕНТ............................................................................................................................................13

Получение задания на рассмотрение......................................................................................................................13Исполнение задания на рассмотрение....................................................................................................................14

Открытие задания.......................................................................................................................................................................14Ознакомление с вложениями....................................................................................................................................................14Отказ в рассмотрении документа..............................................................................................................................................15Определение дальнейшей работы по документу.....................................................................................................................15

Подготовка проекта резолюции для руководителя и печать данного проекта..................................................................15Отправка документа в работу после вынесения резолюции руководителем....................................................................18Списание документа в дело...................................................................................................................................................18Перенаправление документа на рассмотрение другому сотруднику.................................................................................18

РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА, ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА ИЛИ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАНИНА РУКОВОДИТЕЛЕМ.............................................................................................................................. 19

РАБОТА ЧЕРЕЗ МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ................................................................................................................................19Получение задания на рассмотрение......................................................................................................................19Исполнение задания на рассмотрение....................................................................................................................20

Списание документа в дело.......................................................................................................................................................21Отказ в рассмотрении документа..............................................................................................................................................22Перенаправление документа на рассмотрение другому сотруднику.....................................................................................22Отправка документа на исполнение..........................................................................................................................................22

РАБОТА ЧЕРЕЗ ОБЫЧНЫЙ КЛИЕНТ............................................................................................................................................24Получение задания на рассмотрение......................................................................................................................24Анализ задания на рассмотрение............................................................................................................................24Отказ в рассмотрении документа..........................................................................................................................26Определение дальнейшей работы по документу..................................................................................................26

Назначение исполнителей по документу..................................................................................................................................27Списание документа в дело.......................................................................................................................................................29Перенаправление документа на рассмотрение другому сотруднику.....................................................................................29

ПОДГОТОВКА ГРАФИКОВ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ, В СЛУЧАЕ НАЗНАЧЕНИЯ ОТВЕТСТВЕННЫМ ЗА ФОРМИРОВАНИЕ ГРАФИКА.....................................................................................................29

2



Получение задания на подготовку графика............................................................................................................29Создание графика исполнения поручения................................................................................................................31

СОЗДАНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ГРАФИКА ДЛЯ ПОРУЧЕНИЯ, ПО КОТОРОМУ УЖЕ СОЗДАВАЛСЯ ГРАФИК ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ. .36КОРРЕКТИРОВКА ГРАФИКА ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ..........................................................................................................37

ОТМЕНА ИЛИ КОРРЕКТИРОВКА НЕВЕРНО ВЫДАННОГО ПОРУЧЕНИЯ.......................................................................38


Самостоятельная отмена или корректировка поручения..................................................................................38Отмена или корректировка поручения при уведомлении со стороны назначенных исполнителями сотрудников...............................................................................................................................................................40

ПРОДЛЕНИЕ СРОКА ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ ДЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ ПО ИХ ЗАПРОСУ..........................................41

РАБОТА ЧЕРЕЗ МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ................................................................................................................................41Получение задания на продление срока...................................................................................................................41Исполнение задания на продление срока.................................................................................................................42

Продление срока исполнения поручения.................................................................................................................................43Отказ в продлении срока исполнения поручения....................................................................................................................43

РАБОТА ЧЕРЕЗ ОБЫЧНЫЙ КЛИЕНТ............................................................................................................................................43Получение задания на продление срока...................................................................................................................43Исполнение задания на продление срока.................................................................................................................45

Продление срока исполнения поручения.................................................................................................................................45Отказ в продлении срока исполнения поручения....................................................................................................................45

СОГЛАСОВАНИЕ И ПОДПИСАНИЕ ПРОЕКТОВ ИСХОДЯЩИХ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПИСЕМ) ИЛИ ПРОЕКТОВ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ.................................................................................................................... 46

СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ИСХОДЯЩЕГО ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА ИЛИ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА.............................................46Работа через мобильное приложение.....................................................................................................................46

Получение задания на согласование.........................................................................................................................................46Исполнение задания на согласование.......................................................................................................................................47

Работа через обычный клиент................................................................................................................................48Получение задания на согласование.........................................................................................................................................48Исполнение задания на согласование.......................................................................................................................................49

ПОДПИСАНИЕ ПРОЕКТА ИСХОДЯЩЕГО ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА ИЛИ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА...............................................51Работа через мобильное приложение.....................................................................................................................51

Получение задания на подписание...........................................................................................................................................51Исполнение задания на подписание.........................................................................................................................................52

Работа через обычный клиент................................................................................................................................53Получение задания на подписание...........................................................................................................................................53Исполнение задания на подписание.........................................................................................................................................54

ПРИЕМ РЕЗУЛЬТАТОВ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ ПОСТАВЛЕННОГО НА КОНТРОЛЬ ПОРУЧЕНИЯ................................................................................................................................................................................... 55

РАБОТА ЧЕРЕЗ МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ................................................................................................................................55Получение задания на контроль..............................................................................................................................55Исполнение задания на контроль............................................................................................................................56

РАБОТА ЧЕРЕЗ ОБЫЧНЫЙ КЛИЕНТ............................................................................................................................................57Получение задания на контроль..............................................................................................................................57Исполнение задания на контроль............................................................................................................................58

3


Назначение инструкцииВ настоящей инструкции рассматриваются варианты работы через мобильное приложение и через обычный клиент. Сначала описывается вариант работы через мобильное приложение, далее через обычный клиент.

Важная информация1. Для работы с помощником руководителя необходима настройка системы, данную настройку

производит служба поддержки АУ УР «РИЦ УР» по обращению Ведомства.

2. Для работы руководителя в мобильном приложении оно должно быть настроено после установки. Для получения параметров настройки необходимо обратиться в службу поддержки АУ УР «РИЦ УР».

3. Для корректной отправки заданий на формирование графика поручения с периодическим исполнением при работе в мобильном приложении у руководителя ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть заполнена личная настройка «Отв. за график» в разделе «Поручения» в справочнике ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей.

Индивидуальные настройки пользователя для СЭД ГО УРПеред началом работы с СЭД ГО УР Вам необходимо заполнить индивидуальные настройки СЭД ГО УР. Данные настройки хранятся непосредственно в СЭД ГО УР и не зависят от Вашего рабочего компьютера.

Для хранения настроек предназначен справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей.

Для создания настроек Вы можете:● запустить справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей

через панель быстрого запуска;● запустить справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей

через обложку папки «Канцелярия».

В данном справочнике необходимо заполнить настройки на закладке «Поручения».

4


Рис. 1. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Поручения»

Таблица 1. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Поручения»

№ Реквизит Тип Описание

1 Контролер Выбор из справочника Работники

Сотрудник, назначаемый контролером по поручениям

2 Отв. за график Выбор из справочника Работники

Сотрудник, назначаемый ответственным за формирование графика периодичности поручения

3 Автор Выбор из справочника Работники

Сотрудник, указываемый в поле Автор при создании поручений

4 На контроле Признак. Возможные значения:

● «Да»;● «Нет»

Признак постановки поручения на контроль

5 Дата поручения Признак со значениями:

● «Сегодня»;● «От предыдущего

поручения»

Дата вынесения поручения

6 Показывать расширенный диалог вынесения поручения

ФлажокПризнак отображения диалога вынесения поручения всегда в развернутом виде

7 Выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения

Флажок

Признак автоматического выполнения задания после выполнения вынесенного подчиненного поручения

5


№ Реквизит Тип Описание

8 Проверять орфографию при сохранении

Флажок Признак проверки орфографии в полях карточки поручения при сохранении

9 Открывать ответное письмо

Флажок Признак необходимости открытия содержимого создаваемого ответного письма из задания на исполнение поручения

Работа руководителя в СЭД ГО УРПримечание. Данная инструкция предназначена для руководителей, которые выносят первую резолюцию по документу и сами не являются исполнителями. Все остальные руководители могут воспользоваться инструкцией «Инструкция для исполнителей по работе в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2».

Работа руководителя в СЭД ГО УР может быть связана с:● рассмотрением (наложение первой резолюции) входящего документа, внутреннего документа

или письменного обращения гражданина, далее см. Рассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина руководителем (стр. 19 настоящей инструкции);

● отменой или корректировкой неверно выданного поручения при получении запроса от назначенных исполнителей, далее см. Отмена или корректировка неверно выданного поручения (стр. 31 настоящей инструкции);

● продлением срока исполнения поручения по запросу исполнителей поручения, далее см. Продление срока исполнения поручения для исполнителей по их запросу (стр. 42 настоящей инструкции);

● согласованием и подписанием проектов исходящих официальных документов (писем) или проектов внутренних документов, далее см. Согласование и подписание проектов исходящих официальных документов (писем) или проектов внутренних документов (стр. 47 настоящей инструкции);

● приемкой результатов исполнения поручения исполнителями, при назначении себя контролером в выданном поручении, далее см. Прием результатов исполнения поручения исполнителями поставленного на контроль поручения (стр. 57 настоящей инструкции).

Работа помощника руководителя в СЭД ГО УРРабота помощника руководителя в СЭД ГО УР может быть связана с:

● рассмотрением (наложение первой резолюции) входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина, в случае, если помощник руководителя готовит проект резолюции в СЭД ГО УР и отправляет ее на утверждение руководителем, далее см. Рассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина помощником руководителя автоматизированного руководителя (стр. 8 настоящей инструкции);

● рассмотрением (наложение первой резолюции) входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина, в случае, если руководитель не автоматизирован, и помощник руководителя переносит бумажную резолюцию в СЭД ГО УР и отправляет ее на исполнение, далее см. Рассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина помощником руководителя неавтоматизированного руководителя (стр. 14 настоящей инструкции);

● подготовкой графиков периодических поручений руководителя, в случае назначения ответственным за формирование графика, далее см. Подготовка графиков периодических поручений руководителя, в случае назначения ответственным за формирование графика (стр. 30 настоящей инструкции);

6


● отменой или корректировкой неверно выданного поручения руководителя при получении запроса от назначенных исполнителей, далее см. Отмена или корректировка неверно выданного поручения (стр. 31 настоящей инструкции);

● продлением срока исполнения поручения по запросу исполнителей поручения, далее см. Продление срока исполнения поручения для исполнителей по их запросу (стр. 41 настоящей инструкции);

● приемкой результатов исполнения поручения исполнителями, при назначении контролером в выданном поручении, далее см. Прием результатов исполнения поручения исполнителями поставленного на контроль поручения (стр. 57 настоящей инструкции).

7


Рассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина помощником руководителя в случае, если руководитель работает в СЭД ГО УР

Работа через мобильное приложениеРассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина помощником руководителя невозможно.

Работа через обычный клиент

Получение задания на рассмотрение

Рис. 2. Проводник системы с полученными заданиями на рассмотрение документов

После регистрации входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина делопроизводителем и отправке данного документа руководителю на рассмотрение, Вы, как помощник руководителя, получите задание на рассмотрение данного документа для предварительного рассмотрения и подготовки проекта резолюции. Задания создаются системой и автоматически помещаются в папку «Входящие» соответствующего пользователя. Непрочитанные задания выделяются

черным жирным текстом, задания по документам с высокой важностью выделяются знаком . Количество непрочитанных заданий указывается в наименовании папки «Входящие».

8

Задание на рассмотрение входящего документа


Исполнение задания на рассмотрение

Открытие задания

Для дальнейшей работы по рассмотрению документа Вы должны открыть полученное задание на рассмотрение документа (Рис. 3). Открыть задание можно двойным щелчком левой кнопки мыши на нем. В области вложений данного задания есть ссылки на следующие документы и записи справочников:

● входящий документ, внутренний документ или обращение гражданина, которые Вы должны рассмотреть;

● приложения к документу (при их наличии);● запись справочника ОИВ Входящие РКК, ОИВ Внутренние РКК или ОИВ Письменные

обращения граждан, соответствующая документу, который Вы рассматриваете.

Ознакомление с вложениями

Ознакомьтесь со всеми вложениями. Для просмотра документов можно использовать двойной клик мышью на ссылке на документ, в этом случае он откроется в отдельном окне, или перейти на закладку Предпросмотр в карточке задания, в этом случае документ будет открываться непосредственно в карточке задания (Рис. 4).

Рис. 3. Задание на рассмотрение документа

9

Кнопки для выполнения задания

Область редактируемого текста


Рис. 4. Просмотр вложений через закладку «Предпросмотр»

Отказ в рассмотрении документа

При изучении Вами документа и приложений к нему возможна ситуация, когда документ невозможно прочитать (плохо отсканирован, неверная ориентация, отсутствует часть страниц или приложения к документу). В этом случае Вам необходимо в области редактируемого текста (находится внизу задания) ввести текст, описывающий ситуацию (например, «Отсутствуют приложения» или «Невозможно прочитать») и выполнить задание с результатом «Отказать». Задание у Вас выполнится и вернется делопроизводителю для устранения указанных проблем.

Определение дальнейшей работы по документу

Если документ отсканирован правильно и при его изучении у вас не возникло никаких проблем, то Вы должны определить дальнейшие действия по данному документу:

● документ требует исполнения и Вам необходимо подготовить проект резолюции для руководителя, далее см. Подготовка проекта резолюции для руководителя;

● документ требует исполнения, и Вы не можете подготовить проект резолюции, далее см. Отправка документа руководителю без подготовки проекта резолюции;

● документ не требует исполнения и должен быть закрыт в дело, далее см. Списание документа в дело;

● документ должен рассматривать другой сотрудник в рамках должностных полномочий, далее см. Перенаправление документа на рассмотрение другому сотруднику.

10

Закладка «Предпросмотр»


Подготовка проекта резолюции для руководителя и отправка проекта руководителю

Для назначения исполнителей по документу Вам необходимо в полученном задании нажать кнопку

. (В случае если Вы хотите распечатать проект резолюции после его подготовки используйте

кнопку ).

Примечание. Не рекомендуется выдавать поручения сотрудникам, минуя их непосредственного руководителя, так как при этом данный руководитель не будет знать о выданном поручении.

После нажатия откроется карточка диалога вынесения поручения, которую Вам необходимо заполнить. Карточка диалога может быть сокращенной (Рис. 5) или расширенной (Рис. 6) (форма зависит от личной настройки пользователя Показывать расширенный диалог вынесения поручения).

Рис. 5. Карточка сокращенного диалога вынесения поручения

Рис. 6. Карточка расширенного диалога вынесения поручения

Вы можете воспользоваться шаблонами проектов резолюций, ранее занесенными Вами в СЭД ГО УР. Для этого нажмите гиперссылку Заполнить из шаблона. Данная гиперссылка доступна только в

11

Содержание поручения

Дата исполнения


Заполнение поручения из шаблона Дата исполнения


расширенном диалоге вынесения поручения. После нажатия гиперссылки откроется справочник ОИВ Шаблоны поручений (Рис. 7).

Рис. 7. Справочник «ОИВ Шаблоны поручений»

В данном справочнике вы можете создать новые шаблоны или выбрать существующий.

В случае если Вы будете заполнять диалог вынесения поручения вручную, то Вам необходимо последовательно заполнить следующие поля и элементы карточки:

● Содержание – в данном поле Вы указываете содержание поручения для назначаемого исполнителя (например, «Для ознакомления», «Для подготовки ответа» и т.д.). Указывать фамилию исполнителя или срок исполнения поручения в данном поле не нужно. Для удобства можно воспользоваться шаблонами резолюций, которые ранее были занесены в систему. Для

вызова списка шаблонов нажмите кнопку и из предложенного списка выберите необходимую резолюцию;

● далее Вам необходимо проверить дату, к которой должно быть исполнено Ваше поручение. Она указана в поле Срок. По умолчанию в данном поле указывается дата исполнения, указанная делопроизводителем при регистрации документа. При необходимости Вы можете скорректировать эту дату;

● затем Вы указываете исполнителя (для сокращенного диалога вынесения поручения) или исполнителей (для расширенного диалога вынесения поручения) по выдаваемому поручению. Для этого Вам необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по табличной части Исполнители. После щелчка мышью в табличной части появится строка, в которой в колонке Исполнитель Вы должны ввести фамилию назначаемого исполнителя в именительном падеже. В данной колонке достаточно ввести часть фамилии исполнителя, после чего нажать клавишу <Enter> на клавиатуре. Система проанализирует список сотрудников и, если по введенной части найдено только одно совпадение, то колонка Исполнитель заполнится ФИО сотрудника, назначаемого исполнителем. Если введенная вами часть фамилии соответствует нескольким сотрудникам, то система откроет справочник Работники, в котором покажет всех сотрудников, для которые найдено совпадение. Из данного списка Вы должны выбрать нужного Вам сотрудника и щелкнуть на данной строчке один раз левой кнопкой мыши для выбора;

12


Примечание. По умолчанию справочник Работники открывается с иерархией сотрудников по подразделениям (Рис. 8). При включенной иерархии сотрудники показываются в правой части открывшегося окна, а подразделения, в которых они работают – в левой части. Для поиска сотрудника нужно щелкнуть мышью по соответствующему подразделению в левой части окна. Иерархию можно

отключить, для этого необходимо нажать кнопку и выбрать значение «Без иерархии».

Рис. 8. Справочник «Работники» с иерархией по подразделениям● для добавления еще одного исполнителя нужно нажать кнопку <↓> на клавиатуре. После нажатия

в табличной части появится еще одна строка, в которой Вы сможете указать исполнителя. Первый указанный исполнитель всегда является ответственным. При необходимости Вы можете указать ответственным другого исполнителя или снять признак ответственного для всех исполнителей (в этом случае в карточке РКК документа или обращения после отправки поручения на исполнение ответственным останется автор поручения, т.е. руководитель);

Примечание. При нескольких исполнителях по поручению у Вас есть возможность для каждого из них указать индивидуальные поручение и его срок. Для этого предназначены колонки Поручение и Срок в строках табличной части.

● в поле Автор должны быть указаны ФИО руководителя, помощником которого Вы являетесь;

Примечание. Вы можете поставить поручение на контроль для дальнейшей приемки результатов исполнения поручения. Для этого в поле На контроле выберите значение «Да», а в поле Контролер укажите сотрудника, которого должен будет проконтролировать результаты исполнения поручения (если в поле Контролер никого не указать, то контролером будет автор поручения, т.е. руководитель). При постановке поручения на контроль вначале контролер получит уведомление о назначении его контролером, а после исполнения поручения контролер получит в системе задание на контроль результатов исполнения и сможет принять их или отправить на доработку.

После выполнения всех вышеуказанных действий Вы должны отправить поручение руководителю по нажатию кнопки Отправить в работу. После чего руководитель получит задание на рассмотрение документа, карточка поручения закроется, а Ваше задание выполнится (зачеркнется). Если Вы выбрали вариант с печатью проекта резолюции, то будет открыт проект резолюции для печати.

Отправка документа руководителю без подготовки проекта резолюции

Если документ требует исполнения, и Вы не можете подготовить проект резолюции, то нажмите кнопку Отправить без резолюции на ленте задания. Руководитель получит задание с примечанием в тексте переписки, что Вы не подготовили проект резолюции.

Списание документа в дело

Если документ не требует исполнения (например, приглашение на учебу, которое Вашей организации не нужно), то Вам необходимо нажать кнопку В дело. Задание у Вас будет выполнено (зачеркнется) и делопроизводитель получит задание на списание документа в дело.

13

Дерево подразделенийСотрудники

Отключение иерархии


Примечание. Если даже Вы подготовили проект резолюции, то руководитель в свою очередь также сможет списать документ в дело.

Перенаправление документа на рассмотрение другому сотруднику

Если документ должен рассматривать другой сотрудник (например, заместитель руководителя) в рамках своих должностных обязанностей, то Вам необходимо нажать кнопку Перенаправить, в открывшемся окне указать сотрудника, который должен рассматривать документ и причину перенаправления. После этого указанный сотрудник получит задание на рассмотрение документа.

Рассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина помощником руководителя в случае, если руководитель не работает в СЭД ГО УРДля указания факта, что руководитель не работает в СЭД ГО УР, необходимо обратиться в службу поддержки АУ УР «РИЦ УР».

Работа через мобильное приложениеРассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина помощником руководителя невозможно.



Рис. 9. Проводник системы с полученными заданиями на рассмотрение документов14



После регистрации входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина делопроизводителем и отправке данного документа руководителю на рассмотрение, Вы, как помощник руководителя, получите задание на рассмотрение данного документа для предварительного рассмотрения и подготовки проекта резолюции. Задания создаются системой и автоматически помещаются в папку «Входящие» соответствующего пользователя. Непрочитанные задания выделяются

черным жирным текстом, задания по документам с высокой важностью выделяются знаком . Количество непрочитанных заданий указывается в наименовании папки «Входящие».


Открытие задания

Для дальнейшей работы по рассмотрению документа Вы должны открыть полученное задание на рассмотрение документа (Рис. 10). Открыть задание можно двойным щелчком левой кнопки мыши на нем. В области вложений данного задания есть ссылки на следующие документы и записи справочников:




Ознакомление с вложениями



15









● документ требует исполнения и необходимо подготовить проект резолюции для руководителя, далее см. Подготовка проекта резолюции для руководителя и печать данного проекта;

● документ требует исполнения, руководитель подписал резолюцию в бумажном виде и необходимо отправить поручение на исполнение, далее см. п. 4.2;

● документ не требует исполнения и должен быть закрыт в дело, далее см. п. 4.3;● документ должен рассматривать другой сотрудник в рамках должностных полномочий, далее см.

п. 4.4.

Подготовка проекта резолюции для руководителя и печать данного проекта

Для подготовки проекта резолюции и печати ее Вам необходимо в полученном задании нажать кнопку Печать проекта резолюции.


После нажатия кнопки откроется окно запроса формата резолюции (Рис. 12).

16



Рис. 12. Диалог для выбора формата резолюции

После выбора формата откроется карточка диалога вынесения поручения, которую Вам необходимо заполнить. Карточка диалога может быть сокращенной (Рис. 13) или расширенной (Рис. 14) (форма зависит от личной настройки пользователя Показывать расширенный диалог вынесения поручения).



Вы можете воспользоваться шаблонами проектов резолюций, ранее занесенными Вами в СЭД ГО УР. Для этого нажмите гиперссылку Заполнить из шаблона. Данная гиперссылка доступна только в расширенном диалоге вынесения поручения. После нажатия гиперссылки откроется справочник ОИВ Шаблоны поручений (Рис. 15).

17




Заполнение поручения из шаблона Дата исполнения


Рис. 15. Справочник «ОИВ Шаблоны поручений»

В данном справочнике вы можете создать новые шаблоны или выбрать существующий.

В случае если Вы будете заполнять диалог вынесения поручения вручную, то Вам необходимо последовательно заполнить следующие поля и элементы карточки:

● Содержание – в данном поле Вы указываете содержание поручения для назначаемого исполнителя (например, «Для ознакомления», «Для подготовки ответа» и т.д.). Указывать фамилию исполнителя или срок исполнения поручения в данном поле не нужно. Для удобства можно воспользоваться шаблонами резолюций, которые ранее были занесены в систему. Для

вызова списка шаблонов нажмите кнопку и из предложенного списка выберите необходимую резолюцию.

● далее Вам необходимо проверить дату, к которой должно быть исполнено Ваше поручение. Она указана в поле Срок. При необходимости Вы можете скорректировать эту дату.

● затем Вы указываете исполнителя (для сокращенного диалога вынесения поручения) или исполнителей (для расширенного диалога вынесения поручения) по выдаваемому поручению. Для этого Вам необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по табличной части Исполнители. После щелчка мышью в табличной части появится строка, в которой в колонке Исполнитель Вы должны ввести фамилию назначаемого исполнителя в именительном падеже. В данной колонке достаточно ввести часть фамилии исполнителя, после чего нажать клавишу <Enter> на клавиатуре. Система проанализирует список сотрудников и, если по введенной части найдено только одно совпадение, то колонка Исполнитель заполнится ФИО сотрудника, назначаемого исполнителем. Если введенная вами часть фамилии соответствует нескольким сотрудникам, то система откроет справочник Работники, в котором покажет всех сотрудников, для которые найдено совпадение. Из данного списка Вы должны выбрать нужного Вам сотрудника и щелкнуть на данной строчке один раз левой кнопкой мыши для выбора.

18





в табличной части появится еще одна строка, в которой Вы сможете указать исполнителя.


● в поле Автор должны быть указаны ФИО руководителя, помощником которого Вы являетесь.

Примечание. Вы можете поставить поручение на контроль для дальнейшей приемки результатов исполнения поручения. Для этого в поле На контроле выберите значение «Да», а в поле Контролер укажите сотрудника, которого должен будет проконтролировать результаты исполнения поручения (если в поле Контролер никого не указать, то контролером будет автор поручения, т.е. руководитель). При постановке поручения на контроль вначале контролер получит уведомление о назначении его контролером, а после исполнения поручения контролер получит в системе задание на контроль результатов исполнения и сможет принять их или отправить на доработку.

После выполнения всех вышеуказанных действий Вам необходимо нажать кнопку Отправить в работу для сохранения проекта резолюции и печати ее. Распечатанный проект резолюции с входящим документом необходимо передать руководителю для подписания.

Отправка документа в работу после вынесения резолюции руководителем

После получения подписанной резолюции от руководителя нажмите кнопку На исполнение, при необходимости скорректируйте резолюцию в соответствии с подписанным вариантом, и нажмите кнопку Отправить в работу.




Если документ должен рассматривать другой сотрудник (например, заместитель руководителя) в рамках своих должностных обязанностей, то Вам необходимо нажать кнопку Перенаправить, в открывшемся

19




окне указать сотрудника, который должен рассматривать документ и причину перенаправления. После этого указанный сотрудник получит задание на рассмотрение документа.

Рассмотрение входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина руководителем

Работа через мобильное приложение


Рис. 17. Поступившее задание на рассмотрение документа на начальном экране мобильного приложения

После регистрации входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина делопроизводителем и отправке данного документа Вам на рассмотрение, Вы получите задание на рассмотрение данного документа в свою папку «На рассмотрение» (Рис. 17). Задания создаются системой и автоматически помещаются в данную папку.

Непрочитанные задания выделяются черным жирным текстом, задания по документам с высокой

важностью выделяются знаком . Количество непрочитанных заданий указывается в карточке папки в строке «Новых» (Рис. 18).

После открытия папки отобразится список заданий в данной папке. Рядом с каждым заданием указывается срок, к которому необходимо выполнить задание.

20

Информация о поступившем

задании


Рис. 18. Поступившее задание на рассмотрение документа в папке «На рассмотрение»


Для дальнейшей работы по рассмотрению документа Вы должны открыть полученное задание на рассмотрение документа. В зависимости от настроек мобильного приложения на Вашем устройстве будет открываться раздел «Вложения» или «Поручение». При настройке по умолчанию всегда открывается раздел «Поручение». Для перехода между разделами используйте кнопки внизу экрана.

Если Вы работаете без помощника или помощник не подготовил проект резолюции, то вид задания будет соответствовать изображению на Рис. 19, если же Вы работаете с помощником, и он подготовил проект резолюции – изображению на Рис. 20.

Рис. 19. Открытое задание на рассмотрение в разделе «Поручение» с пустым проектом резолюции21


Рис. 20. Открытое задание на рассмотрение в разделе «Поручение» с подготовленным проектом резолюции

В задании будут доступны несколько кнопок для дальнейших действий для рассматриваемого документа. Рассмотрим каждое из них.


Если документ не требует исполнения и его необходимо списать в дело, то нажмите кнопку в задании

. После нажатия кнопки будет запрошен комментарий по списанию в дело. Данный комментарий будет виден в переписке сотруднику, направившему документ на рассмотрение, но не будет включен в резолюцию на списание документа в дело. Далее делопроизводитель, отправивший документ на рассмотрение получит задание на списание документа в дело.


Если необходимо отказать в рассмотрении документа, то нажмите кнопку в задании . Такая необходимость возникает в случае если документ отсканирован в нечитаемом виде или отсутствуют отсканированные приложения к документу. После нажатия кнопки будет запрошена причина отказа. Далее задание на устранение замечаний получит делопроизводитель, отправивший документ на рассмотрение.


Если необходимо перенаправить документ на рассмотрение другому сотруднику, например, Вашему

заместителю, то нажмите кнопку в задании . После нажатия кнопки будут запрошены следующие данные:

● сотрудник, которому необходимо перенаправить документ для рассмотрения в поле Перенаправить;

● причина перенаправления документа в соответствующем поле.

Далее задание на рассмотрение документа получит указанный Вами сотрудник.

22


Отправка документа на исполнение

Если Вы принимаете решение, что документ необходимо отправить на исполнение сотрудникам, то

нажмите кнопку в задании . После нажатия кнопки будет открыта для редактирования карточка поручения (Рис. 21). Заполнение карточки поручения описано ниже;

Рис. 21. Форма вынесения поручения в мобильном приложении

В форме вынесения поручения в мобильном поручении выделены следующие поля:● поле для ввода текста поручения – в данном поле Вам необходимо указать содержание

поручения. В данном поле не указываются сроки и исполнители. Для заполнения поля из

шаблонов, внесенных в систему, нажмите кнопку ;

Примечание. Шаблоны поручений настраиваются сотрудниками АУ «РИЦ УР» по запросу администратора Вашего Ведомства.

● поле для указания срока исполнения поручения, по умолчанию в данном поле указывается:● если у Вас нет помощника или он не подготовил проект резолюции – дата исполнения

документа, проставленная делопроизводителем;● если помощник подготовил проект резолюции – дата, указанная помощником;

Примечание. В поле для ввода срока поручения Вам необходимо указать максимальный срок для всех исполнителей;

● поля для ввода исполнителей по поручению – в данном поле Вам необходимо указать исполнителей Вашего поручения, при вводе одного исполнителя ниже появится поле для ввода следующего и т.д. Если введенный исполнитель должен быть ответственным по данному поручению, необходимо указать индивидуальное поручение или индивидуальный срок, то нажмите на введенного исполнителя, откроется окно (Рис. 22), в котором Вы можете произвести данные действия;

23


Рис. 22. Окно с поручением для исполнителя

Примечание. Список доступных исполнителей настраивается сотрудниками АУ «РИЦ УР» по запросу администратора Вашего Ведомства.

● поле для ввода контролера по Вашему поручению – в данном поле Вы указываете сотрудника, который будет осуществлять приемку работ по Вашему поручению (если поле не заполнено, то приемка работ не будет осуществляться);

● поле для указания высокой важности поручения – при необходимости данного указания сдвиньте ползунок.

После заполнения карточки поручения нажмите кнопку На исполнение, расположенную в правом верхнем углу (Рис. 21).

После этого указанные исполнители получат задание на исполнение Вашего поручения, контролер (если он указан) получит уведомление о назначении его контролером, а также, в случае документа, с периодическим исполнением, сотрудник, указанный у Вас в личных настройках для поручений, получит задание на формирование графика исполнения поручения.

24


Примечание. Для корректной отправки заданий на формирование графика поручения с периодическим исполнением при работе в мобильном приложении у руководителя ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть заполнена личная настройка «Отв. за график» в разделе «Поручения» в справочнике ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. В противном случае задание не будет отправлено, и график исполнения поручения не будет сформирован.



Рис. 23. Проводник системы с полученными заданиями на рассмотрение документов

После регистрации входящего документа, внутреннего документа или письменного обращения гражданина делопроизводителем и отправке данного документа Вам на рассмотрение, Вы получите задание на рассмотрение данного документа в свою папку «На рассмотрение» проводника системы (Рис. 23). Задания создаются системой и автоматически помещаются в папку «На рассмотрение» соответствующего пользователя. Непрочитанные задания выделяются черным жирным текстом,

задания по документам с высокой важностью выделяются знаком . Количество непрочитанных заданий указывается в наименовании папки «На рассмотрение».

Анализ задания на рассмотрение

Для дальнейшей работы по рассмотрению документа Вы должны открыть полученное задание на рассмотрение документа (Рис. 24). В области вложений данного задания есть ссылки на следующие документы и записи справочников:




25





26





Если документ невозможно рассмотреть (невозможно прочитать документ), то см. Отказ в рассмотрении документа.





● документ требует исполнения и необходимо назначить сотрудников для его исполнения, далее см. Назначение исполнителей по документу;

● документ не требует исполнения и должен быть закрыт в дело, далее см. Списание документа в дело;

● документ должен рассматривать Ваш заместитель в рамках должностных полномочий, далее см. Перенаправление документа на рассмотрение другому сотруднику.

27



Назначение исполнителей по документу

Для назначения исполнителей по документу Вам необходимо в полученном задании нажать кнопку

ленты .


После нажатия откроется карточка сокращенная карточка диалога вынесения поручения (Рис. 26) или расширенная карточка (Рис. 27) (форма зависит от личной настройки пользователя), которую Вам необходимо заполнить.



Вам необходимо последовательно заполнить следующие поля и элементы карточки.● Содержание – в данном поле Вы указываете содержание поручения для назначаемого

исполнителя (например, «Для ознакомления», «Для подготовки ответа» и т.д.). Указывать фамилию исполнителя или срок исполнения поручения в данном поле не нужно. Для удобства можно воспользоваться шаблонами резолюций, которые ранее были занесены в систему. Для

вызова списка шаблонов нажмите кнопку и из предложенного списка выберите необходимую резолюцию.

28




Создание поручения из шаблона Дата исполнения


● далее Вам необходимо проверить дату, к которой должно быть исполнено Ваше поручение. Она указана в поле Срок. При необходимости Вы можете скорректировать эту дату.

● затем Вы указываете исполнителя (для сокращенного диалога вынесения поручения) или исполнителей (для расширенного диалога вынесения поручения) по выдаваемому поручению. Для этого Вам необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по табличной части Исполнители. После щелчка мышью в табличной части появится строка, в которой в колонке Исполнитель Вы должны ввести фамилию назначаемого исполнителя в именительном падеже. В данной колонке достаточно ввести часть фамилии исполнителя, после чего нажать клавишу <Enter> на клавиатуре. Система проанализирует список сотрудников и, если по введенной части найдено только одно совпадение, то колонка Исполнитель заполнится ФИО сотрудника, назначаемого исполнителем. Если введенная вами часть фамилии соответствует нескольким сотрудникам, то система откроет справочник Работники, в котором покажет всех сотрудников, для которые найдено совпадение. Из данного списка Вы должны выбрать нужного Вам сотрудника и щелкнуть на данной строчке один раз левой кнопкой мыши для выбора.




в табличной части появится еще одна строка, в которой Вы сможете указать исполнителя.


● в поле Автор должны быть указаны Ваши ФИО или ФИО сотрудника, от имени которого Вы выдаете поручение.

Примечание. Вы можете поставить Ваше поручение на контроль для дальнейшей приемки результатов исполнения поручения. Для этого в поле На контроле выберите значение «Да», а в поле Контролер укажите сотрудника, которого Вы назначаете контролером (если в поле Контролер никого не указать, то контролером будете Вы). При постановке поручения на контроль вначале контролер получит уведомление о назначении его контролером, а после его исполнения контролер получит в системе задание на контроль результатов исполнения и сможет принять их или отправить на доработку.

После выполнения всех вышеуказанных действий Вы должны отправить поручение в работу по нажатию кнопки Отправить в работу.

29




Если документ был указан делопроизводителем как требующий периодического исполнения откроется диалог для определения дальнейших действий с периодичностью исполнения (Рис. 29).

Рис. 29. Диалог по дальнейшим действиям с периодичностью

Если Вы считаете, что периодичность для данного документа не нужна – нажмите кнопку Без периодического поручения, данные по периодичности в РКК будут очищены, а в переписке по задаче на рассмотрение документа будет зафиксирована информация, что вы сняли периодичность с документа.

Если необходимо создать график периодичности для Вашего поручения – укажите ответственного за создание графика и нажмите кнопку Отправить задачу для создания расписания. Указанный сотрудник получит соответствующее задание.

После чего исполнители получат задания на исполнение поручения, карточка поручения закроется, а Ваше задание выполнится (зачеркнется).




Если документ должен рассматривать Ваш заместитель в рамках своих должностных обязанностей, то Вам необходимо нажать кнопку Перенаправить, в открывшемся окне указать сотрудника, который должен рассматривать документ и причину перенаправления. После этого указанный сотрудник получит задание на рассмотрение документа.

Подготовка графиков периодических поручений руководителя, в случае назначения ответственным за формирование графика

Работа через мобильное приложениеПодготовка графиков периодических поручений руководителя в мобильном приложении помощником руководителя невозможна.


Получение задания на подготовку графика

После того, как руководитель укажет Вас ответственным за подготовку графика периодического поручения по его поручению при рассмотрении документа, Вы получите задание (Рис. 30).

30


Рис. 30. Задание на формирование графика периодичности поручения

Откройте полученное задание на формирование графика исполнения поручения (Рис. 31).

31

Задание на формирование графика


Рис. 31. Задание на формирование графика исполнения поручения

Создание графика исполнения поручения

Для создания графика исполнения поручения нажмите на ленте задания кнопку Сформировать график. После нажатия откроется вновь созданная запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений (Рис. 32).

Рис. 32. Созданная запись справочника «ОИВ Графики исполнения поручений»

Таблица 2 содержит описание полей данной карточки.

32


Таблица 2. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Графики исполнения поручений

№ Реквизит Тип реквизита Описание

1 *Поручение-основание

Запись справочника ОИВ Поручения

Поручение, на основании которого создается график

2 *Шаблон поручения Запись справочника ОИВ Шаблоны периодических поручений по РКК

Шаблон поручения, который будет использоваться для создания задач на исполнение поручений

3 Срок исполнения с Дата Первый срок исполнения поручения. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

4 по Дата Последний срок исполнения поручения. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

5 *Тип периода Признак со значениями:

● «Нет»;● «День»;● «Неделя»;● «Месяц»;● «Год»;● «Произвольный»

Тип периодичности исполнения поручения

6 Повторять каждые

Целое число Число периодов, указанных в поле Тип периода, через которые повторяется исполнение. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

7 Переносить с выходного

Признак со значениями:

● «Не переносить»;● «Вперед»;● «Назад»

Признак необходимости переноса срока исполнения при попадании его на выходной день. Перенос осуществляется на первый рабочий день. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

8 *Выдавать за (дн.) Целое число Количество календарных дней, за которое необходимо сформировать задание на исполнение поручения

9 Причина прекращения

Строка Причина прекращения периодического поручения

10 Расписание сформировано

Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак наличия сформированного расписания исполнения поручения. Поле недоступно для пользователя

11 Проект графика Табличная часть График исполнения периодического поручения, на основании которого создается расписание для старта задач по исполнению поручения

11.1 *№ Целое число Порядковый номер строки табличной части

33



11.2 Срок исполнения Дата Срок исполнения поручения

11.3 Выходной Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак попадания срока исполнения на выходной день

12 Построить проект графика

Кнопка ленты По нажатию кнопки строится график исполнения периодического поручения

13 Показать расписание

Кнопка ленты По нажатию открывается справочник ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение, в котором отображаются записи, соответствующие расписанию для данного поручения

14 Прекратить исполнение

Кнопка ленты По нажатию запрашивается причина прекращения исполнения периодического поручения, которая заносится в поле Причина прекращения, а из справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение удаляются все записи для будущих стартов задач по данному периодическому поручению

Поручения с периодическим исполнением создаются на основании шаблона поручения (Рис. 33), указанного в соответствующем поле.

Такая организация работы с периодическими поручениями позволяет изменять только шаблон поручения (например, в случае увольнения сотрудника), не изменяя график исполнения поручения.

Рис. 33. Шаблон периодического поручения

34


Таблица 3. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Шаблоны периодических поручений по РКК


1 *Наименование Строка Наименование шаблона

2 Автор Запись справочника Работники

Автор поручения для создаваемого поручения

3 Содержание Строка Содержание поручения

4 Контролер Запись справочника Работники

Контролер для создаваемого поручения

5 На контроле Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак контроля для создаваемого поручения

6 Особый контроль Флажок Признак особого контроля для создаваемого поручения

7 Исполнители Табличная часть

7.1 Заполнить из списка

Гиперссылка По нажатию открывается справочник Списки работников для заполнения табличной части

7.2 Добавить в список Гиперссылка По нажатию содержимое табличной части добавится во вновь созданную запись справочника Списки работников

7.3 *№ Целое число Порядковый номер строки табличной части

7.4 *Отв. Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак ответственного в поручении, по умолчанию первый исполнитель всегда ответственный

7.5 *Исполнитель Запись справочника Работники

Сотрудник, назначенный исполнителем по поручению

7.6 Поручение Строка Индивидуальное поручение для исполнителя

8 Проверить орфографию

Кнопка ленты По нажатию осуществляется проверка орфографии в текстовых полях карточки

9 Используется в графиках

Кнопка ленты По нажатию открывается справочник ОИВ Графики исполнения поручений с фильтрацией по записям, в которых используется текущий шаблон поручения

После заполнения карточки записи справочника ОИВ Графики исполнения поручений Вам нужно сохранить карточку.

При сохранении автоматически рассчитается график исполнения и по нему будут созданы записи справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение (Рис. 34).

35


Рис. 34. Расписание отправки периодических поручений на исполнение

Каждая запись справочника отвечает за старт задачи на исполнение поручения. Вид карточки записи данного справочника представлен на (Рис. 35). Поля карточки записи справочника недоступны для изменения пользователем. После создания задачи на исполнение поручения в поле ИД задачи записывается идентификатор созданной задачи, а сама запись справочника становится закрытой.

Рис. 35. Карточка записи справочника «ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение»

Таблица 4. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение


1 *Наименование Строка Наименование записи справочника

36



2 *График исполнения поручения

Запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений

График поручения, к которому относится текущая запись

3 Дата старта Дата Дата старта задачи на исполнение поручения

4 Срок исполнения Дата Дата, к которой должно быть исполнено поручение

5 ИД задачи Целое число ИД созданной задачи на исполнение поручения

Закройте карточку справочника ОИВ Графики исполнения поручений. Дальнейшая рассылка поручений будет осуществляться автоматически сценарием в СЭД ГО УР на основе справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение.

Теперь Вам необходимо выполнить поступившее задание на формирование графика. Руководитель получит уведомление о том, что график по поручению создан.

Примечание. График рассчитывается только по тем годам, по которым администратор создал записи справочника Календари рабочего времени. При добавлении в данный справочник записи по следующему году графики и расписания будут сформированы автоматически.

Создание дополнительного графика для поручения, по которому уже создавался график периодического порученияДля создания дополнительного графика периодического поручения необходимо найти и открыть карточку этого поручения. Наиболее простым способом поиска поручения является его поиск через запись справочника ОИВ Входящие РКК или ОИВ Внутренние РКК. В найденной записи необходимо перейти на вкладку ленты «Исполнение» и в группе «Поручения» нажать кнопку Поручения. В открывшемся списке поручений необходимо найти искомое поручение.

Примечание. Создавать новые графики имеют возможность: автор поручения, контролер, делопроизводители Ведомства, а также сотрудники, замещающие их с типом замещения «Полное».

Откройте карточку поручения, перейдите на вкладку ленты «Контроль» и нажмите кнопку Настройки периодичности в группе «Периодичность» (кнопка доступна только в случае, если в карточке поручения установлен признак Периодичность). Если по данному поручению уже создавались графики, то откроется их список (Рис. 36), если графики отсутствуют, то будет предложено создать новый график.

37


Рис. 36. Справочник «ОИВ Графики исполнения поручений»

В окне справочника создайте новую запись по нажатию кнопки Создать запись или скопируйте существующую запись по нажатию кнопки Создать копию на ленте справочника.

В открывшейся карточке записи справочника выполните действия аналогичные первичному созданию графика исполнения поручения, см. Создание графика исполнения поручения.

Корректировка графика периодического порученияКорректировка графика периодического поручения требуется в случае:

● изменения исполнителей, автора поручения, контролера по поручению;● изменения сроков исполнения.

При изменении исполнителей, автора поручения, контролера по поручению в случае увольнения ранее указанных в шаблоне поручения достаточно изменить или использовать новый шаблон периодического поручения. При таком изменении достаточно открыть соответствующую запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений и внести корректировку в указанный в ней шаблон или создать и выбрать новый шаблон периодического поручения.

При изменении сроков исполнения необходимо открыть соответствующую запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений и нажать на ленте карточки кнопку Прекратить исполнение, указать причину прекращения. После вышеуказанных действий необходимо создать новый график исполнения поручения.

38


Отмена или корректировка неверно выданного порученияПримечание. В случае работы помощника руководителя, помощник руководителя выполняет данную операцию через замещение руководителя.

Работа через мобильное приложениеОтмена или корректировка выданного Вами поручения через мобильное приложение невозможна. Такой функционал доступен только при работе через обычный клиент.

Работа через обычный клиентВозможна ситуация, когда при выдаче поручения Вы ошиблись с назначением исполнителей или неверно указали текст самого поручения. Возможны два варианта Ваших дальнейших действий:

● Вы увидели это самостоятельно после утверждения поручения, далее см. Самостоятельная отмена или корректировка поручения (стр. 39 настоящей инструкции);

● назначенные сотрудники уведомили Вас об этом, далее см. Отмена или перевыдача поручения при уведомлении со стороны назначенных исполнителями сотрудников (стр. 39 настоящей инструкции).

Примечание. Уведомление Вас со стороны сотрудников по телефону или другим способом (не в системе) соответствует самостоятельной отмене или корректировке поручения.

Самостоятельная отмена или корректировка поручения

Для самостоятельной отмены или корректировке поручения Вы можете зайти в выполненное Вами задание по рассмотрению документа или по исполнению поручения, в рамках которого Вы выдали ошибочное поручение. Ссылка на задание находится у Вас в папке «Входящие». Если в папке «Входящие» нет ссылки на данное задание, то его можно найти поиском. Для этого в проводнике системы на ленте перейдите на вкладку «Поиск» и нажмите кнопку Задания. В открывшемся окне поиска заданий (Рис. 37) необходимо развернуть список критериев поиска (он свернут по умолчанию).

39


Рис. 37. Окно поиска заданий

Далее Вам необходимо указать следующие критерии:● Тема задания – здесь вы можете указать номер документа или обращения, по которому Вам

необходимо найти задание по исполнению поручения;● Исполнитель – введите текст «Я» и нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре.

Далее нажмите кнопку Поиск.

В открывшемся окне найдите необходимое задание и дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши для открытия.

В открывшемся задании откройте вложенную карточку РКК или обращения. На ленте открытой карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Поручения. В открывшемся списке поручений найдите свое поручение. Для поиска посмотрите на значение поля Автор для поручения. В нем должна стоять ваша фамилия или фамилия сотрудника, за которого Вы выдавали поручение (в случае замещения).

40

Развернуть критерии


После того, как Вы нашли нужное поручение, Вам необходимо нажать в карточке поручения на ленте кнопку:

● Скорректировать – если Вы изменяете поручение;● Прекратить – если Вы просто отменяете поручение без выдачи нового поручения.

При корректировке поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены, а Вам необходимо будет заново заполнить диалог вынесения поручения.

При отмене поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены.

Закройте карточку задания.

Вы скорректировали или отменили Ваше ошибочное поручение.

Отмена или корректировка поручения при уведомлении со стороны назначенных исполнителями сотрудников

Уведомление Вас об ошибочном поручении со стороны сотрудников, назначенных Вами исполнителями, подразумевает, что они направляют Вам подзадачу из своего задания по исполнению Вашего поручения.

Получив такое задание (в его теме в начале стоят символы «>>») Вы открываете его и изучаете причины, по которым сотрудники просят вас скорректировать Ваше поручение.

Если Вы не согласны с данными причинами и считаете, что Ваше поручение верно, то в области редактируемого текста полученного задания (находится внизу задания) введите текст: «Поручение верно» и выполните задание. Исполнители продолжат работу по нему.

Если Вы согласны, что поручение ошибочно, то в области вложений откройте вложенную карточку РКК или обращения. На ленте открытой карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Поручения. В открывшемся списке поручений найдите свое поручение. Для поиска посмотрите на значение поля Автор для поручения. В нем должна стоять ваша фамилия или фамилия сотрудника, за которого Вы выдавали поручение (в случае замещения).

После того, как Вы нашли нужное поручение, Вам необходимо нажать в карточке поручения кнопку:● Скорректировать – если Вы изменяете поручение;● Прекратить – если Вы просто отменяете поручение без выдачи нового поручения.

При корректировке поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены, а Вам необходимо будет заново заполнить диалог вынесения поручения.

При отмене поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены.

В области редактируемого текста полученного задания (находится внизу задания) введите текст: «Поручение скорректировано» или «Поручение отменено» в зависимости от того, что Вы сделали с ошибочным поручением, и выполните задание.

41


Продление срока исполнения поручения для исполнителей по их запросуПримечание. В случае работы помощника руководителя, помощник руководителя выполняет данную операцию через замещение руководителя.


Получение задания на продление срока

Рис. 38. Поступившее задание на продление срока на начальном экране мобильного приложения

После запроса о продлении срока исполнения от исполнителя по Вашему поручению, Вы получите соответствующее задание в свою папку «На продление срока» (Рис. 38).

После открытия папки отобразится список заданий в данной папке. Рядом с каждым заданием указывается срок, к которому необходимо выполнить задание.

42


задании


Рис. 39. Поступившее задание на продление срока в папке «На продление срока»

Исполнение задания на продление срока

1. Для дальнейшей работы по продлению срока исполнения поручения Вы должны открыть полученное задание на продление срока. В зависимости от настроек мобильного приложения на Вашем устройстве будет открываться раздел «Вложения» или «Переписка по задаче». Для перехода между данными разделами используйте кнопки внизу экрана. Для анализа причины запроса продления срока исполнения поручения необходимо перейти в раздел «Переписка по задаче» (Рис. 40).

Рис. 40. Открытое задание на продление срока в разделе «Переписка по задаче»

В задании будут доступны несколько кнопок для дальнейших действий.

43

Причина и желаемый срок

продления


Продление срока исполнения поручения

Если Вы считаете, что запрашиваемое продление срока возможно, то нажмите кнопку в задании

. После нажатия кнопки будет запрошен новый срок исполнения поручения. По умолчанию будет подставлен срок, который запросил исполнитель, но Вы можете его скорректировать.

Далее по всем заданиям по запросу продления срока (если запрос срока шел по иерархии поручений) происходит их автоматическое выполнение с результатом «Продлить», а во всех соответствующих поручениях и заданиях на исполнение данных поручений корректируется срок исполнения. Также все запрашивающие продление срока исполнения поручений в данной иерархии сотрудники получат уведомления о продлении срока.

Отказ в продлении срока исполнения поручения

Если Вы считаете, что продление срока по данному поручению невозможно, то нажмите кнопку в

задании . После нажатия кнопки будет запрошена причина отказа в продлении срока.

Далее по всем заданиям по запросу продления срока (если запрос срока шел по иерархии поручений) происходит их автоматическое выполнение с результатом «Отказать». Также все запрашивающие продление срока исполнения поручений в данной иерархии сотрудники получат уведомления об отказе в продлении срока.

Работа через обычный клиентПри исполнении поручений часто возникает ситуация, при которой Вам необходимо продлить срок исполнения поручения, которое Вы выдали.

Примечание. В инициативном порядке продлить срок выданного поручения невозможно. Продление срока возможно только при запросе продления срока исполнителями средствами системы.

Получение задания на продление срока

После того, как исполнитель по выданному Вами поручению запросит продление срока через систему, Вам в папку «На продление срока» придет задание на продление срока (Рис. 41).

44


Рис. 41. Задание на продление срока в папке «На продление срока»

Откройте задание и изучите причины, по которым исполнитель запрашивает продление срока.

45

Задание на продление срока


Исполнение задания на продление срока

Рис. 42. Задание на продление срока

Продление срока исполнения поручения

Если Вы согласны с продлением срока, то выполните полученное задание с результатом «Продлить». В появившемся окне укажите новый срок.

Далее по всем заданиям по запросу продления срока (если запрос срока шел по иерархии поручений) происходит их автоматическое выполнение с результатом «Продлить», а во всех соответствующих поручениях и заданиях на исполнение данных поручений корректируется срок исполнения. Также все запрашивающие продление срока исполнения поручений в данной иерархии сотрудники получат уведомления о продлении срока.

Отказ в продлении срока исполнения поручения

Если Вы не согласны с продлением срока, то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите причину, по которой Вы отказываете в продлении срока, и выполните задание с результатом «Отказать», после чего исполнителю придет уведомление, в котором указана информация об отказе в продлении срока исполнения поручения.

Далее по всем заданиям по запросу продления срока (если запрос срока шел по иерархии поручений) происходит их автоматическое выполнение с результатом «Отказать». Также все запрашивающие продление срока исполнения поручений в данной иерархии сотрудники получат уведомления об отказе в продлении срока.

46

Желаемый срок и причина для продления срока


Согласование и подписание проектов исходящих официальных документов (писем) или проектов внутренних документовВ СЭД ГО УР используются типовые маршруты «Согласование исходящего документа» и «Согласование внутренних документов», которые предназначены для автоматизации всего жизненного цикла исходящего официального документа и внутреннего документа соответственно.

В рамках данных типовых маршрутов Вам могут приходить задания на согласование проекта исходящего официального документа или внутреннего документа (тема задания в данном случае начинается с текста «Согласование исходящего письма «ИСХ. …» или «Согласуйте <Вид внутреннего документа> …») так и задания на подписание данного документа (тема задания в данном случае начинается с текста «Подпишите ИСХ. …» или «Подпишите <Вид внутреннего документа> …»).

Согласование проекта исходящего официального документа или внутреннего документа


Получение задания на согласование

Рис. 43. Поступившее задание на согласование на начальном экране мобильного приложения

После отправки документа Вам на согласование, Вы получите соответствующее задание в свою папку «На согласование» (Рис. 43).

После открытия папки отобразится список заданий в данной папке.

47


задании


Рис. 44. Поступившее задание на согласование в папке «На согласование»

Исполнение задания на согласование

Для дальнейшей работы по согласованию документа Вы должны открыть полученное задание на согласование. В зависимости от настроек мобильного приложения на Вашем устройстве будет открываться раздел «Вложения» или «Переписка по задаче». Для перехода между данными разделами используйте кнопки внизу экрана. Для анализа хода согласования необходимо перейти в раздел «Переписка по задаче» (Рис. 45).

48


Рис. 45. Открытое задание на согласование в разделе «Переписка по задаче»

В задании будут доступны несколько кнопок для дальнейших действий:● Согласовать - данная кнопка используется, если у Вас нет замечаний к документу, и Вы хотите

согласовать его. После нажатия кнопки будет запрошен комментарий по согласованию;● На доработку - данная кнопка используется, если необходимо отправить документ на доработку

инициатором. После нажатия кнопки будет запрошена причина отправки на доработку;● Отказ от согласования - данная кнопка используется, если Вы хотите отказать в согласовании

документа по причине того, что Вы не должны согласовывать этот документ (документ был направлен Вам ошибочно). После нажатия кнопки будет запрошена причина отказа в согласовании.

● Дополнительное согласование – данная кнопка используется, если Вас все устраивает в проекте исходящего документа и отсутствуют какие-либо замечания, но Вы считаете, что проект документа должен быть согласован с сотрудниками, которых не указали в списке согласующих. Нажимаете кнопку Дополнительное согласование, далее Дополнительные согласующие (работники), находите в списке необходимых работников, далее нажимаете кнопку Назад, Дополнительное согласование.

После нажатия одной из данных кнопок Ваше задание на согласование будет выполнено.


Получение задания на согласование

После отправки документа Вам на согласование, Вы получите соответствующее задание в свою папку «На согласование» (Рис. 46).

49


Рис. 46. Задание на согласование в папке «На согласование»

Откройте задание и изучите ход согласования документа и сам документ.

50

Задание на согласование


Исполнение задания на согласование

Рис. 47. Задание на согласование проекта документа

Вы получите данное задание, если сотрудник, подготовивший проект документа и отправивший его на согласование в СЭД ГО УР, укажет Вас в списке согласующих.

Открыв полученное задание, изучите переписку по нему. В области переписки в задании Вы увидите кто был указан в качестве согласующих данный проект документа, а также результаты согласования предыдущими в списке согласования сотрудниками. После изучения переписки, а также самого проекта документа у Вас есть несколько вариантов выполнения полученного задания.

Если Вас все устраивает в проекте исходящего документа и отсутствуют какие-либо замечания, то выполните задание с результатом Согласовать.

Примечание. Если у Вас есть электронная подпись и открытый сертификат данной электронной подписи занесен в систему, то Вы можете подписать данной подписью проект документа для обеспечения неизменности проекта документа после Вашего согласования. Для этого наведите курсор мыши на ссылку на проект документа в области вложений полученного задания и щелкните один раз левой кнопкой мыши для выбора документа. Далее на ленте задания в группе «Вложения» нажмите кнопку Подписать. В поле Версия выберите версию документа, которую вы собираетесь подписать (при наличии нескольких версий документа). В открывшемся окне «Подписать электронной документ» проверьте, чтобы не стоял флажок Утверждающая подпись, так как Вы только согласовываете проект документа, а не утверждаете его. Нажмите кнопку ОК. Проект документа подписан.

Если Вы считаете, что документ отправлен Вам на согласование ошибочно (вопрос находится не в Ваших полномочиях), то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите текст с изложением причины, почему Вы не должны согласовывать данный проект документа, и выполните задание с результатом Отказ от согласования.

Если Вас все устраивает в проекте исходящего документа и отсутствуют какие-либо замечания, но Вы считаете, что проект документа должен быть согласован с сотрудниками, которых не указали в списке согласующих, то нажмите кнопку Дополнительное согласование и в открывшемся диалоговом окне укажите согласующих.

51

Список согласования

Проект документа


Если у Вас есть замечания к проекту документа, то Вы можете сделать следующее:● замечания незначительные и касаются в основном небольших стилистических и

орфографических ошибок, которое Вы можете исправить самостоятельно (например, пропущена запятая). В этом случае вы изменяете документ, сохраняете его и выполняете задание с результатом Согласовать;

● замечания можно изложить отдельно от текста самого проекта документа (например, неверно выбран бланк документа). В этом случае в области редактируемого текста (находится внизу задания) указываете свои замечания и выполняете задание с результатом На доработку, после чего задание на доработку получит инициатор согласования проекта документа;

● замечания невозможно изложить отдельно от текста документа (например, неправильные формулировки в тексте). В этом случае Вы открываете документ, мышью выделяете текст, к которому у Вас есть замечания и вставляете примечание (сочетание клавиш на клавиатуре <Ctrl>+<Alt>+<A> или в меню MS Word Рецензирование / Создать примечание). В области примечания указываете свое замечание. После указания всех замечаний сохраните и закройте документ. В области редактируемого текста (находится внизу задания) введите текст «См. примечания в документе» и выполняете задание с результатом На доработку, после чего задание на доработку получит инициатор согласования проекта документа.

Подписание проекта исходящего официального документа или внутреннего документа


Примечание. Для подписания документов в мобильном приложении на Вашем устройстве должно быть установлено программное обеспечение СКЗИ «КриптоПро CSP» версии 4.0. По вопросам установки можно обращаться в АУ «РИЦ УР».

Получение задания на подписание

Рис. 48. Поступившее задание на подписание на начальном экране мобильного приложения

После отправки документа Вам на подписание, Вы получите соответствующее задание в свою папку «На подписание» (Рис. 48).


52


задании


Рис. 49. Поступившее задание на подписание в папке «На подписание»

Исполнение задания на подписание

Для дальнейшей работы по подписанию документа Вы должны открыть полученное задание на подписание. В зависимости от настроек мобильного приложения на Вашем устройстве будет открываться раздел «Вложения» или «Переписка по задаче». Для перехода между данными разделами используйте кнопки внизу экрана. Для анализа хода согласования необходимо перейти в раздел «Переписка по задаче» (Рис. 50).

53


Рис. 50. Открытое задание на подписание в разделе «Переписка по задаче»

В задании будут доступны несколько кнопок для дальнейших действий:● Подписать - данная кнопка используется, если у Вас нет замечаний к документу, и Вы хотите

подписать его. После нажатия кнопки будет запрошен диалог подписания документа;● На доработку - данная кнопка используется, если необходимо отправить документ на доработку

инициатором. После нажатия кнопки будет запрошена причина отправки на доработку.

После нажатия одной из данных кнопок Ваше задание на подписание будет выполнено.


Получение задания на подписание

В Вашу папку «Входящие» придет задание на подписание проекта исходящего документа или внутреннего документа (Рис. 51).

54


Рис. 51. Задание на подписание проекта документа

Вы получите данное задание, если сотрудник, подготовивший проект документа и отправивший его на согласование в СЭД ГО УР, укажет Вас в качестве подписанта данного документа.

55


Исполнение задания на подписание

Рис. 52. Задание на подписание проекта документа

Открыв полученное задание, изучите переписку по нему. В области переписки в задании Вы увидите кто был указан в качестве согласующих данного проекта исходящего документа, а также результаты согласования предыдущими в списке согласования сотрудниками. После изучения переписки, а также самого проекта документа у Вас есть несколько вариантов выполнения полученного задания.

Если Вас все устраивает в проекте исходящего документа и отсутствуют какие-либо замечания, то подпишите документ электронной подписью и выполните задание с результатом Подписать.

Примечание. Для подписания наведите курсор мыши на ссылку на проект документа в области вложений полученного задания и щелкните один раз левой кнопкой мыши для выбора документа. Далее на ленте задания в группе «Вложения» нажмите кнопку Подписать. В поле Версия выберите версию документа, которую вы собираетесь подписать (при наличии нескольких версий документа). В открывшемся окне «Подписать электронной документ» проверьте, чтобы стоял флажок Утверждающая подпись, так как Вы утверждаете проект документа. Нажмите кнопку ОК. Проект документа подписан.

Если Вас все устраивает в проекте исходящего документа и отсутствуют какие-либо замечания, но Вы считаете, что проект документа должен быть согласован с сотрудниками, которых не указали в списке согласующих, то в области редактируемого текста (находится внизу задания) укажите свое замечание и выполните задание с результатом На доработку, после чего задание на доработку получит инициатор согласования проекта документа.

Если у Вас есть замечания к проекту документа, то Вы можете сделать следующее:● замечания незначительные и касаются в основном небольших стилистических и

орфографических ошибок, которое Вы можете исправить самостоятельно (например, пропущена запятая). В этом случае вы изменяете документ, сохраняете его и выполняете задание с результатом Подписать;

● замечания можно изложить отдельно от текста самого проекта документа (например, неверно выбран бланк документа). В этом случае в области редактируемого текста (находится внизу задания) указываете свои замечания и выполняете задание с результатом На доработку, после чего задание на доработку получит инициатор согласования проекта документа;

56


● замечания невозможно изложить отдельно от текста документа (например, неправильные формулировки в тексте). В этом случае Вы открываете документ, мышью выделяете текст, к которому у Вас есть замечания и вставляете примечание (сочетание клавиш на клавиатуре <Ctrl>+<Alt>+<A> или в меню MS Word Рецензирование / Создать примечание). В области примечания указываете свое замечание. После указания всех замечаний сохраните и закройте документ. В области редактируемого текста (находится внизу задания) введите текст «См. примечания в документе» и выполняете задание с результатом На доработку, после чего задание на доработку получит инициатор согласования проекта документа.

Прием результатов исполнения поручения исполнителями поставленного на контроль порученияВ случае если Вы назначили себя контролером по поручению или Вы были назначены контролером по поручению, то Вы должны будете проконтролировать работу исполнителей по данному поручению.


Получение задания на контроль

Рис. 53. Поступившее задание на контроль на начальном экране мобильного приложения

После исполнения документа исполнителями, Вы получите задание на контроль исполнения в свою папку «На контроль» (Рис. 53).


57


задании


Рис. 54. Поступившее задание на контроль исполнения в папке «На контроль»

Исполнение задания на контроль

Для дальнейшей работы по контролю исполнения поручения Вы должны открыть полученное задание на контроль. В зависимости от настроек мобильного приложения на Вашем устройстве будет открываться раздел «Вложения» или «Переписка по задаче». Для перехода между данными разделами используйте кнопки внизу экрана. Для анализа результатов исполнения необходимо перейти в раздел «Переписка по задаче» (Рис. 55).

Рис. 55. Открытое задание на контроль в разделе «Переписка по задаче»

В задании будут доступны несколько кнопок для дальнейших действий:

58


● данная кнопка используется, если у Вас нет замечаний к исполнению поручения по документу. После нажатия кнопки будет запрошен комментарий по согласованию;

● данная кнопка используется, если необходимо отправить поручение на доработку инициатором. После нажатия кнопки будет запрошена причина отправки на доработку.

После нажатия одной из данных кнопок Ваше задание на контроль будет выполнено.


Получение задания на контрольПосле исполнения документа исполнителями, Вы получите задание на контроль исполнения в свою папку «На контроль» (Рис. 56)

Рис. 56. Задание на контроль исполнения поручения

59


Исполнение задания на контроль

Рис. 57. Задание для контролера по проверке результатов исполнения поручения исполнителями

Вы проверяете результаты исполнителя (исполнителей). Результатом может быть подготовленная информация, описанная в области переписки или вложенная отдельным документом в область вложений, также результатом может быть ознакомление с поступившим документом или подготовленный исходящий документ.

Если результат исполнения поручения Вас удовлетворяет, то выполните задание с результатом «Принять».

Если результат исполнения поручения Вас не удовлетворяет, то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите причины, по которым вы не принимаете данные результаты и выполните задание с результатом «На доработку». Далее исполнитель получит задание на доработку своего поручения.

60

Поручение

Результат исполнителя

tp.msur.rutp.msur.ru/elekt_doc/ycheb_posobia/Инструкция для... · Web viewзатем...

Documents

Transcript of tp.msur.rutp.msur.ru/elekt_doc/ycheb_posobia/Инструкция для... · Web viewзатем...