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PRAXISBEISPIEL Traditionsunternehmen nimmt den digitalen Wandel an Einführung eines CRM-Systems

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PRAXISBEISPIEL

Traditionsunternehmen nimmt den digitalen Wandel anEinführung eines CRM-Systems

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Traditionsunternehmen nimmt den digitalen Wandel an - die Einführung eines CRM-Systems

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Inhalt

Herausforderung Digitale Transformation

Das Unternehmen

Ausgangslage des Unternehmens

Lotsenhilfe

Projektverlauf

Fazit

Das eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen

Impressum

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Traditionsunternehmen nimmt den digitalen Wandel an

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Herausforderung Digitale Transformation

Unternehmer, Inhaber und Führungskräfte stehen täg-lich in der Pflicht, ihre Unternehmen gegenwartsfähig zu gestalten und zukunftsfähig zu entwickeln. Immer stär-ker muss hierbei auch die Informations- und Telekom-munikationstechnologie berücksichtigt werden – diese hat sich in den letzten Jahren sehr rasant aus einem Nischendasein hin zu einer Querschnittstechnologie in den Unternehmen entwickelt. Bereits heute stellen die Verfügbarkeit und Nutzung integrierter IT-Systeme für viele Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbs-vorteil dar.

Dabei sind Einführung und Betrieb einer alle Unter-nehmensbereiche berührenden IT-Lösung allerdings mit nicht zu unterschätzenden Kosten und Aufwänden verbunden. Gerade kleine und mittlere Unternehmen verfügen aber eben meist nicht über die Ressourcen, sich nach der Methode Trial-and-Error an eine passen-de Lösung heranzuarbeiten. Ziel muss es sein, ein zum Unternehmen und seinem Geschäftsfeld passendes IT-System zu finden, das dem Unternehmen über Jahre als digitales Rückgrat zur Verfügung stehen kann.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen häufig jedoch vor einer scheinbar unüberwindlichen Einstiegs-hürde, die Herausforderung der digitalen Transformation anzunehmen – sie verfügen nur über wenige Kenntnisse aktueller Technologien am Markt und können demzufol-ge deren Potenziale für die eigenen Geschäftsprozesse überhaupt nicht abschätzen und einordnen.

In eben dieser Situation befand sich die Adalbert Reif GmbH aus Kaltenkirchen im Sommer 2013.

Im Folgenden wird kurz anhand eines realen Beispiels beschrieben, wie der eBusiness-Lotse Schleswig-Hol-stein als Infobüro für Unternehmen den Einstieg in die komplexe Thematik „Digitalisierung der Geschäftspro-zesse“ unterstützen konnte.

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Ausgangslage des Unternehmens

Bereits seit 1973 werden im Unternehmen Computer eingesetzt, seit 1997 ist Reif-Hamburg mit einem eige-nen Shop auch im Online-Handel tätig – von Technik-verdruss kann also keine Rede sein! Festgestellt wurde allerdings auch, dass man mit der aktuellen IT-Infrastruk-tur, einer auf IBM AS 400 und einer in den 80iger Jahren eingeführten Individualsoftware zur Steuerung und Ver-waltung der Unternehmensressourcen nicht zukunftsfä-hig aufgestellt sein würde – schlimmer noch: der IBM-Support für die recht alten Server wurde aufgekündigt, die Beschaffung neuer Hardware war fi nanziell nicht leistbar und die individuell erstellte, über die Jahre im-mer wieder veränderte und verbesserte Software war im Hinblick auf die Relation zwischen weiterem fi nanziellen Aufwand und erwartbarem Nutzen nicht mehr skalierbar.

Das Unternehmen war sich also seiner Handlungsnot-wendigkeiten im Hinblick auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse sehr bewusst und erkannte auch die Chancen und Potenziale der digitalen Transformation. Problematisch für die Geschäftsführer war jedoch der Einstieg in die Suche nach einer passenden, leistungs- und zukunftsfähigen, vor allem jedoch auch bezahlbaren Alternative.

Wie sucht man etwas, dessen Namen man nicht kennt? Muss man wissen, was ein ERP-System von einem CRM-System unterscheidet? Was heißt das überhaupt?! Nach welchen Kriterien wählt man eine Software aus? Gibt es eventuell sogar Branchenlö-sungen? Und was ist unter Software-as-a-Service zu verstehen?

... Fragen über Fragen und keinen Ansprechpartner, der hilft, sich im Dschungel aus Fachtermini und Produkten zu orientieren und einen Überblick zu erlangen ...

Das Unternehmen

Die im Jahre 1900 in Dresden als Buchdruckerei ge-gründete Adalbert Reif GmbH aus Kaltenkirchen (www.reif-hamburg.de) ist ein von den Inhabern Dirk und Susi Bornholdt geführtes mittelständisches Produktionsunter-nehmen für Büroartikel. Die Kernkompetenz des Unter-nehmens mit 10 Mitarbeitern besteht dabei in der Her-stellung hochwertiger Klarsicht- und Prospekthüllen. Das Unternehmen verfügt neben einer Webseite auch über einen Online-Shop, der stetig steigende Umsätze für das Unternehmen generiert. Nicht zuletzt durch die Premi-umqualität der Produkte verfügt das Unternehmen über einen Stamm von mehr als 30.000 Kunden, die auf den unterschiedlichen Kanälen bedient werden wollen – eine Herausforderung, der ohne „passende“ Informations- und Kommunikationstechnologie heute und künftig nur schwer zu begegnen sein wird!

Dirk Bornholdt, IT-affi ner Geschäftsführer des Unterneh-mens, suchte in dieser Situation den Kontakt zum eBusi-ness-Lotsen Schleswig-Holstein, um sich kostenlos über aktuelle Technologien und IT-Systeme zu informieren.

„Seit über 115 Jahren produzieren wir mit modernsten Produktionsmitteln“ sagt der Unternehmer, „auch unsere Unternehmens-IT wollen wir da natürlich aktuell halten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.“

Unternehmerehepaar Dirk und Susi Bornholdt

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„Nachdem wir uns informiert hatten und nun mit den Begriffl ichkeiten vertraut waren, konnten wir uns gezielt auf die Suche nach einem für uns geeigneten IT-Sys-tem machen – Der eBusiness-Lotse hat uns sozusagen Starthilfe bei der digitalen Transformation unseres Un-ternehmens geleistet“ fasst die Geschäftsführerin Susi Bornholdt zusammen.

*Infobox:

Datenbankbasierte IT-Systeme (ERP und CRM) zeichnen sich dadurch aus, dass ALLE für das Unternehmen relevanten Informationen in EINER zentralen Datenbank abgelegt sind – jeder Unter-nehmensbereich arbeitet im gleichen System, so dass die Anzahl interner Schnittstellen mehrerer funktionaler Software-Produkte (FiBu, Waren-wirtschaft, Adresskataloge, Artikeldaten, ...) und Daten-Dubletten im Idealfall auf 0 reduziert wird.

*Infobox:

Für weiterführende Informationen zum Thema Standard- und Individualsoftware empfehlen wir den Leitfaden zur Software-Auswahl „Maßanzug oder Anzug von der Stange – Argumente für die Standard- und Individualsoftware“ des eBusiness-Lotsen Schleswig-Holstein.

Lotsenhilfe

Der eBusiness-Lotse Schleswig-Holstein half auf Einla-dung dem Unternehmen vor Ort mit kostenlosen Infor-mationen und ermöglichte einen Einstieg in die strate-gische Unternehmensentwicklung im Hinblick auf die Informationstechnologie. In einem mehrstündigen Ge-spräch konnte das Unternehmerehepaar Bornholdt dem eBusiness-Lotsen seine vielfältigen Fragen stellen. Nicht jede Frage konnte sofort abschließend beantwortet wer-den, aber: Sehr schnell wurde klar, dass für die Firma Adalbert Reif GmbH zur Integration Ihrer vorhandenen Kundendaten und Produktionsabläufe die Anschaffung eines modernen datenbankbasierten IT-Systems sinn-voll ist!

Die wesentlichen Aspekte des Informationsgespräches mit dem eBusiness-Lotsen Schleswig-Holstein lassen sich klar umreißen: Mit einfachen Worten wurden Funk-tionsweise und inhaltliche Ausrichtungen moderner IT-Systeme erklärt – wird für das Unternehmen eher ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning) zur Steu-erung und Planung der Unternehmensressourcen sowie zur Verbesserung des Liefermanagements benötigt? Oder stehen nicht viel eher die langjährigen Geschäfts-beziehungen zu den Kunden und Lieferanten im Mittel-punkt des Geschäftserfolges? Sollten die Überlegungen also eher in Richtung eines CRM-Systems (Customer-Relationship-Management/Kunden-Beziehungs-Ma-nagement) tendieren?

Zweiter wesentlicher Appell des Lotsen an die Unter-nehmer: den Einsatz einer bereits am Markt erhältlichen (Branchen-) Standardsoftware zu favorisieren – die Vor-teile im Hinblick auf Einsetzbarkeit, Investitionsrahmen, Herstellersupport und vieles mehr sind hier im Gegen-satz zu individuellen Softwareentwicklungen überdurch-schnittlich groß!*

VerkaufKundenbetreuung

MarketingTechnischer Kundendienst

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Projektverlauf

Auf Grundlage der nun verfügbaren Informationen konn-te das Unternehmerehepaar wissensbasiert auf die Su-che nach einem geeigneten IT-System gehen. Die stra-tegische Entscheidung fiel zugunsten eines Systems mit CRM-Schwerpunkt* aus – die gezielte Pflege der teils sehr langjährigen und vertrauensvollen Geschäftsbezie-hungen zu Lieferanten, Partnern und Kunden hat für das Unternehmen höchste Priorität. Mehrere Angebote loka-ler Dienstleister wurden eingeholt, einige Produkte ließ man sich vorführen – bis die Wahl auf ein Produkt aus dem Hause Sage fiel.

Mit Hilfe eines lokalen IT-Dienstleisters wurde das Pro-jekt „Einführung eines CRM-Systems“ initiiert und durch-geführt. Nicht immer lief alles reibungslos, sodass auch immer wieder kurze Feedbacks oder Tipps zum weiteren Vorgehen beim eBusiness-Lotsen Schleswig-Holstein eingeholt wurden. Insgesamt zieht Dirk Bornholdt aber ein sehr positives Fazit:

„Wenn es auch gelegentlich kleinere Kommunikations-schwierigkeiten gab, so haben wir doch schlussendlich zu jeder Fragestellung im Konsens eine praktikable Lösung gefunden – so konnten wir nicht nur unsere Ar-beits- und Produktionsfähigkeit auf Basis des neuen IT-Systems innerhalb des gesteckten zeitlichen Rahmens sicherstellen, sondern haben durch die durchgängige digitale Informationsverarbeitung sogar noch unsere Effektivität steigern können – zum Beispiel können wir nun aus dem System heraus Belege drucken, die vorher mühsam exportiert und in ein druckbares Format umge-wandelt werden mussten!“

*Infobox:

ERP- und CRM-Systeme sind KEINE Gegensät-ze! Moderne IT-Systeme bieten in der Regel beide Funktionalitäten mit unterschiedlicher Gewichtung der einzelnen Module – in der Praxis kann man sich also für ein CRM-lastiges System mit ERP-Modul oder für ein eher Ressourcen-lastiges-ERP mit der „Nebenfunktion Kundenbeziehungsma-nagement“ entscheiden! Die Auswahl ist stark ab-hängig vom Geschäftsmodell bzw. den Geschäfts-prozessen des jeweiligen Unternehmens.

Eckdaten zum Projekt

Ausgewähltes Produkt: Sage Office Line (ERP) mit voll-integrierter Softfolie CRM

Aktive Vorbereitungszeit und Customizing: 6 Monate

Zeitplan zur Inbetriebnahme (Testlauf): 6 Monate (davon 1 Monat Parallelbetrieb)

GoLife (Inbetriebnahme): 01.01.2015

Investitionsvolumen: ca. 40.000,- Euro (inklusive neuer Hardware)

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Fazit

Die Verfügbarkeit eines modernen IT-Systems ist für Un-ternehmen ein immer stärker werdender Faktor im Hin-blick auf die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit im sich immer schneller drehenden Kreislauf der Digitalisierung.

Die Einführung eines alle Unternehmensbereiche berüh-renden IT-Systems erfordert neben unternehmerischen Mut und einem langen Atem vor allem eines – die Be-reitschaft des Unternehmens, Neues zuzulassen, sich gegebenenfalls von alten, überholten und ineffektiven Abläufen und Prozessen zu verabschieden und gele-gentlich eigene Prozesse an die Vorgaben standardisier-ter IT-Systeme anzupassen.

„Jedem, der ein solches System einführen will, möchte ich drei Dinge mit auf den Weg geben -

Erstens: tun Sie es!

Zweitens: Führen Sie einen Workshop zur Aufnahme Ihrer Geschäftsprozesse als Grundlage der Software-Implementierung durch!

Und vor allem: Nutzen Sie unbedingt die Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter im Projekt mitzunehmen und an der neu-en Software zu schulen!“

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Diesem Schlussappell Dirk Bornholdts schließt sich das Team des eBusiness-Lotsen Schleswig-Holstein vorbe-haltlos an und wünscht allen Lesern viel Erfolg bei der Umsetzung eigener IT-Projekte – gerne helfen wir Ihnen dabei, den Einstieg in Ihr digitales Unternehmen zu fi n-den, denn den digitalen Wandel zu ignorieren, ist einfach keine Option!

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Das „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ ist eine Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). 38 regionale eBusiness-Lotsen haben die Aufgabe, insbesondere mittelständischen Unternehmen deutschlandweit anbieterneutrale und praxisnahe Informationen für die Nutzung moderner In-formations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und möglichst effiziente eBusiness-Prozesse zur Verfügung zu stellen.

Die Förderinitiative ist Teil des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“.

Das eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen – Die Initiativen für Ihre IT-Kompetenz

Zu „Mittelstand-Digital“ gehören ferner die Initiativen „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ und „Einfach intuitiv – Usability für den Mittel-stand“.

Unter www.mittelstand-digital.de können Unterneh-men sich über die Aktivitäten der eBusiness-Lotsen informieren, auf die Kontaktadressen der regionalen Ansprechpartner sowie aktuelle Veranstaltungstermine zugreifen oder auch Publikationen einsehen und für sich herunterladen.

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Impressum

Veröffentlicht durch:Danny Kensa eBusiness-Lotse Schleswig-HolsteinWirtschaftsagentur Neumünster GmbHMemellandstraße 224357 NeumünsterTel.: +49 4321 / 69 00 193Fax: +49 4321 / 69 00 1939Mobil: +49 172 14 63 193Mail: [email protected]

Vertretungsberechtigter Geschäftsführer:Iris MeyerGeschäftsführerin Wirtschaftsagentur Neumünster GmbHRegistergericht: Amtsgericht KielRegisternummer: HRB 1923 NMUmsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz: DE 22 047 1371

Soweit keine redaktionelle Kennzeichnungfür den Inhalt Verantwortlicher gem. § 55 II RStVDanny Kensa eBusiness-Lotse Schleswig-HolsteinWirtschaftsagentur Neumünster GmbHMemellandstraße 224357 Neumünster www.ebusiness-lotse.sh

Fachliche UnterstützungAdalbert Reif GmbHKlarsichthüllen, BüroartikelLeibnizstr. 1024568 KaltenkirchenTel.: 0 41 91 / 7 22 78 - 0Fax.: 0 41 91 / 7 22 78 - 10Mail: [email protected]

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