Trends im Information Lifecycle Management...CINQUANTE NUANCES DE CYCLE DE VIE. Quelles évolutions...

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© KRM/Wildhaber Consulting, Zürich 2014 Trends im Information Lifecycle Management Data Governance Day 2015 (BARC) Baden 3. Sept. 2015 Jürg Hagmann (KRM) 1 www.informationgovernance.ch
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  • © KRM/Wildhaber Consulting, Zürich 2014

    Trends im Information Lifecycle Management

    Data Governance Day 2015 (BARC)Baden 3. Sept. 2015

    Jürg Hagmann(KRM)

    1www.informationgovernance.ch

  • © Kompetenzzentrum Records Management, Zollikon 2015

    THE SWISS INFORMATION GOVERNANCE

    COMPETENCE CENTER

    Datenhaltung

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    Welche Daten gehören wem?

    Wie lange müssen Daten aufbewahrt

    und wann vernichtet werden?

    Sieht so Ihre Datenhaltung

    aus?

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    Agenda

    • Was verstehen wir unter ILM? Mehr als klassisches Records Mgmt …• Herausforderungen / Disruptionen verlangen nach dynamischen und pragmatischen

    Lösungen

    • Trends• ILM(G) – Disziplin unter dem Dach von Information/Data Governance• Federated Management / In-place Verwaltung• Automation / Semi-Automation

    • Digitale Transformation• Schlussfolgerungen

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    Lifecycle Management – klassisches Dreiphasenmodell

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    Aktive Phase semi-aktive, inaktive Phase PermanentLife-cycle

    System-ebene Office File Sys Mail

    Überlieferungs-bildung (ca. 5-10%)

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    GEVER-Standard 0164

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    eCH-0164 Lebenszyklusmodell für Geschäfte (Prozesse, Dossiers und Dokumente),Abb.1, S.6

    http://www.ech.ch/alfresco/guestDownload/attach/workspace/SpacesStore/bd586edb-467b-4c18-bfaf-9e4102163a32/AUXI_d_DEF_2014-09-04_eCH-0164_V1.0_Lebenszyklusmodell_f%C3%BCr_Gesch%C3%A4fte.pdf

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    Aktiv Semi-aktiv Semi-InaktivRecord Status:

    Office Department Records CenterSpeicherort:

    Hoch Mittel TiefZugriffsrate:

    Short-term Mid-term Long-termSpeicherdauer:

    Decision Point Deliverable

    completed

    Decision Point Deliverable

    completed

    Dreiphasenmodell: Physische Unterlagen

    Inaktiv / permanent© Kompetenzzentrum Records Management, Zollikon 2015 5

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    Records Continuum

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    Lifecycle Management – mehr als klassisches RIM

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    • ILM ≠ Tiered storage• ILM ≠ prospektive Archivierung• ILM ≠ Records Management oder ECM• ILM/IMC = Information Management Compliance

    (Content & Context)

    Ganz allgemein: Rechtskonformes Management von relevanter Geschäftsinformation über den ganzen Lebenszyklus unabhängig vom Medium

    Vorsicht: Artikel 7 GeBüV: Grundsatz der Trennung von aktuellen und archivierten Daten/Informationen

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    Informationselefant als organisches Lebenszyklusmodell

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    Disruptions – neue Herausforderungen

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    Welche Rahmenbedingungen bzgl. Compliance und Recht müssen erfüllt werden?

    Wie ist die Qualität der Daten?

    Welche Chancen und Risiken ergeben sich aus der Akkumulation/Auswertung der Daten?

    Wie werden Daten

    erfasst?

    Wem gehören die Rohdaten?- Wem gehören die

    verarbeiteten Daten?

    Welchen BusinessValue haben die Daten?

    Welche Security und Data-Leakage

    Risiken gibt es?

    Big DataSocial MediaChat /

    Mail Business Records

    Wann/Wie/Wer vernichtet

    die Daten am Ende der

    Aufbewahrungs-dauer?

    Compliance

    Cloud

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    ILM ist kaum ein Governance Thema

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    Source: AIIM

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    ILM bei neueren Content-Typen: Reifegrad

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    Erweiterung Scope von ILM zu IG

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    Problem: Multiple Repositories - Silolandschaft

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    • Strategie: Konsolidierung mehrheitlich via integration links

    Source: AIIM

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    In-place ILM / föderales Datenmanagement

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    Reine Metadatenverwaltung mit Zugriff auf die Primärdaten • Keine neuen oder zusätzlichen Repositories nötig• Keine zusätzliche Datenaggregation• Kein Repository muss ersetzt werden• Gilt für above item level (doc type) und item level

    In-Place LayerRequirements

    RepositoryLayer

    Governance Layer Regeln & Rollen• Gesetzliche, regulatorische, interne Vorgaben• ILM / IG Rollen: Risiko Mgr, Compliance Officer,

    Rechtsdienst, Sicherheits- und Datenschutzbeauftragte, RM/DM-Officer etc.

    Konnektoren Konnektoren

    Shared DrivesSharePoint

    ECM

    CloudBus.Apps

    Physical Docs

    ERP

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    Automation / Semi-Automation (Capturing, Indexing)

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    Welche Arten von Automatisierung?

    • Regel basierte Automatisierung (Input, Scanning)• Prozess- / Workflow Automatisierung (Formularwesen)• Modulare Tools (re-usable processes)• Auto-Klassifikation / -Kategorisierung

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    Automation / Semi-Automation (Bsp. E-Mail Mgmt)

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    Automatisierte Verarbeitung eingehender E-Mails • Multi-perspektivische Einordnung und

    Zuordnung (routing) von E-Mails in Geschäftsprozesse auf Basis bekannter Kompetenzen

    • Automatische Anzeige von Zusatzinformationen aus heterogenen Datenquellen

    • Standardisierte Mail-Beantwortung (Beschwerdewesen)

    • Social Media Extraktion und Beantwortung

    Inte

    llige

    nt E

    -Mai

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    er

    Source: insiders

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    ILM & Digitale Transformation

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    • Was heisst das? Kühlschränke aufräumen !• Prognosen, der Blick in die Kristallkugel:

    • Digitale Agenda bedeutet v.a. digitale Geschäftsmodelle (Kundendaten nutzen)

    • Der klassische Begriff des „record“ ist tot.• Security is turning inside out, BYOD ist ein temporärer

    Irrweg; Gefahr „Schatten IT“

    • Cloud wird allgegenwärtig und als Folge …• Interne IT Organisation wird tendenziell obsolet (N. Carr)

    • Kulturen nicht unterschätzen – Behavior is the newcurrency!

    Source: Parapadakis

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    Schlussfolgerungen

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    • ILM als Unternehmenspflicht unter dem Dach von IG betreiben, wenn nötig bottom-up beginnen (MATRIO®-Methode)

    • Implementierung: Top down mit bottom-up Methoden kombinieren• Risikoorientierte Aufbewahrung und systematische Vernichtung.

    Wer alles lückenlos zu beherrschen versucht hat schon verloren!

    • Anforderungen an Integrität und Authentizität der Daten bleiben unverändert (GeBüV)

    • ILM mit IG strategisch verankern (GARP-Principles)• „Kümmerer“ muss zuerst das nötige Verständnis schaffen und die

    nötigen Stakeholders ins Boot holen, danach IG-Programm starten

    • Change Mgmt: Neue Führungs- und Kooperationskulturen leben (agile Methoden, laterale Projektführung

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    Materialien (1)

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    • AIIM (2015): ECM Decisions - strategic options for managing, accessing and preserving content (Industry Watch)

    • ARMA: The Principles (2012): http://www.arma.org/r2/generally-accepted-br-recordkeeping-principles/

    • Beglinger J., Wildhaber B. (u.a.)(2008): records management, Ein Praxisleitfaden (2. Aufl.), Zollikon (Link)

    • BITKOM (2015): ECM im Mittelstand. Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von ECM in Deutschland, Berlin (Link)

    • Bundesministerium des Innern (2012): FIM - Föderales Informationsmanagement. E-Government mit Zukunft, Berlin

    • Cohasset Assoc./ARMA/AIIM (2015): 2013-2014 INFORMATION GOVERNANCE BENCHMARKING SURVEY, Minneapolis (www.cohasset.com)

    • Cottin M., Holgado S., Kern G. (2015). CINQUANTE NUANCES DE CYCLE DE VIE. Quelles évolutions possibles? Les Cahiers du Numerique, Vol. 11/2 - 2015 - pp.37-76 (Link)

    • Hagmann Jürg (2013). Information governance - beyond the buzz. In: Records Management Journal, 23(3), pp.228–240 (Link)

    • Hagmann J. (2014): Information Governance – Warum wir bei der Umsetzung versagen, Präsentation am Records Mgmt Fachtag v. 25.11.2014, Frankfurt/M.

    • Institute for the future (IFTF) (2015): Outlook report. The information generation. Transforming the future, today (Link)

    • Kampffmeyer U. (2015): Ist der aktuelle ECM Ansatz noch zeitgemäß? (Weblink)

    • Lappin J. (2012): Can records Management be automated? Blog entry

    • Lappin J. (2014): Auto-classification (Blog entry: www.thinkingrecords.co.uk)

    • NARA (2014): Automated Electronic Records Management: Managing Government Records Directive, Washington (Link)

    • National Health Service (NHS) Information Governance Toolkit (V.9, General practice requirements 2015-16), London

    • Parapadakis, G., 2020 and beyond... the mother of all information management predictions. Available at: https://4most.wordpress.com/?s=prediction [Accessed July 29, 2015].

    • Pugh Harry: Daten vernichten: Warum es so schwierig ist, in: Wirtschaftsinformatik & Management, Nr.4, 2012,S.42ff (Link)

    http://www.arma.org/r2/generally-accepted-br-recordkeeping-principles/http://informationgovernance.ch/offers/praxisleitfaden-records-management/https://www.bitkom.org/Publikationen/2015/Studien/ECM-im-Mittelstand/ECM_im_Mittelstand_2015.pdfhttp://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Themen/OED_Verwaltung/ModerneVerwaltung/fim.pdfhttp://lcn.revuesonline.com/article.jsp?articleId=20844http://jhagmann.twoday.net/stories/600001224/http://jhagmann.twoday.net/files/RMFT-20141125-ge/https://www.emc.com/information-generation/resources/IFTF_Outlook_Report.pdfhttp://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/ist_der_aktuelle_ecm_ansatz_noch_zeitgem%C3%A4%C3%9Fhttp://jhagmann.twoday.net/files/Can-RM-be-automated/http://thinkingrecords.co.uk/2014/05/30/auto-classification-will-cloud-vendors-get-there-first/http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/A31report-9-19-14.pdfhttps://www.igt.hscic.gov.uk/http://jhagmann.twoday.net/stories/197112852/

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    Materialien (2)

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    • Sollbach, W. & Thome, G. (2008). Information Lifecycle Management: Prozessimplementierung, Berlin

    • Upward F. (1996/97): Structuring the Records Continuum - Part One & Two In : Archives and Manuscripts, Vol. 24, n° 2, (1996), Vol. 25, n° 1 (1997).(online part one, online part two)

    • Wildhaber B., Burgwinkel D., Hagmann J., Neuenschwander P., Spichty D. (u.a.)(2015): Leitfaden Information Governance, Zollikon (Link)

    • Wildhaber B. (2015): Aufräumen statt drauflos kaufen, in: Computerworld Schweiz, Nr.8 2015 (22.5.2015), S.30-31

    • Workshare (2015): CIO Insights: Bringing Shadow IT into the Light (link to White Paper)

    http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.htmlhttp://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp2.html.http://informationgovernance.ch/offers/leitfaden-information-governance/https://www.workshare.com/resources/whitepapers/cio-insights-bringing-shadow-it-into-the-light

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    Kompetenz Zentrum Records Management (KRM)

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    KRM (Kompetenzzentrum Records Management GmbH)Rotfluhstr. 918702 Zollikon

    www.informationgovernance.ch

    Twitter: @IGCCCH

    Team:Dr. Bruno Wildhaber, Managing Partner

    Dr. Peter Neuenschwander, Managing PartnerDr. Daniel Burgwinkel, Partner

    Jürg Hagmann, PartnerDaniel Spichty, Partner

    Mail: [email protected]

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    Fragen ?

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    Positionierung IG / ILM

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    Trends im Information Lifecycle ManagementDatenhaltungAgendaLifecycle Management – klassisches DreiphasenmodellGEVER-Standard 0164 Dreiphasenmodell: Physische UnterlagenRecords ContinuumLifecycle Management – mehr als klassisches RIM Informationselefant als organisches LebenszyklusmodellDisruptions – neue HerausforderungenILM ist kaum ein Governance ThemaILM bei neueren Content-Typen: ReifegradErweiterung Scope von ILM zu IGProblem: Multiple Repositories - SilolandschaftIn-place ILM / föderales DatenmanagementAutomation / Semi-Automation (Capturing, Indexing)Automation / Semi-Automation (Bsp. E-Mail Mgmt)ILM & Digitale TransformationSchlussfolgerungenMaterialien (1)Materialien (2)Kompetenz Zentrum Records Management (KRM)Fragen ?Positionierung IG / ILM