Turbo im Projektmanagement

TURBO IM PROJEKTMANAGEMENT

Projekte agil und zuverlässig umsetzen mit Ideenaus Lean und Critical Cham

TEXT WOLFRAM MULLER

Projekte zieLorientiert und termingerecht mit ErfoLgabschLießen — in vieLen Unternehmen Anspruch undWunschdenken zugLeich. In der ReaLität gerät beiaufwändigen Projekten oft nicht nur das Ziel. außerBLickweite. Mindestens genauso dramatisch ist derZeitverzug: Der Kunde kann nicht zum besprochenenTermin beLiefert werden. SowohL Verdruss beimhingehaLtenen Kunden aLs auch dem bearbeitendenTeam ist die FoLge. Passiert dies öfter, können Kundenim schLimmsten FaLL abwandern. Mitarbeiter werdenzunehmend desiLLusionierter, da sie unter Dauerstressstehen und dennoch kein passendes Ergebnis erreichenkönnen. Ein TeufeLskreis...

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Turbo im Projektmanagement

AGILE METHODEN IMPROJEKTMANAGEMENT AUF DEMVORMARSCH

Im Projektmanagementsetzen sich in den letzten Jahren agile Methoden immer mehr durch. Die bekanntesten bilden derzeit wohl Scrum und Kanban. Siestellen bereits einen großen Fortschritt dar und konzentrieren sich darauf, den Work-In-Progress, also dieAufgaben, die aktuell in Bearbeitung sind, deutlich zubegrenzen, Das ermöglicht Agilität und verkürzt dieDurchlaufzeit. Jedoch weisen auch sie grundlegendeSchwächen für die praktische Anwendung auf: Verbindliche Zusagen für einen definierten Leistungsumfang zu einem fixen Zeitpunkt können Teams, welche nach Scrum oder Kanban arbeiten, nicht treffen.

DURCH SELBSTORGANISATION DIEOPTIMALE GESCHWINDIGKEIT FINDEN

Nach wie vor dreht sich in Projekten alles darum,schnellstmöglich Ergebnisse liefern zu können. Wernäher am Optimum arbeitet, hat einen Wettbewerbs-vorteil gegenüber seinen Konkurrenten. Im Vordergrund alter Überlegungen im agilen Projektmanagement sollte der optimale Fluss den angestrebtenZustand darstellen, welchen auch die Mitarbeiterals erstrebenswert ansehen. Um ebendiesen Flowzu erreichen, sind viele Aspekte zu berücksichtigen:Die richtigen Projekte, die richtigen Aufgaben, sehrgute Führungskräfte und ebenso gute, leistungsbereite Mitarbeiter Die agilen Methoden setzen hierbeimassiv auf die Selbstorganisation der Teams — dochwer garantiert, dass diese das Optimum schnell undsicher erreichen? Die Arbeitsorganisation bildet alsBasis und Ermöglicher das passende Gerüst. An diesem Punkt kann mit wenigen Handgriffen schnelleWirkung erzielt werden.

EIGENVERANTWORTLICHEOPTIMIERUNG DERARBEITSORGANISATION

Von der Führungskraft initiiert reduziert ein Teamim ersten Schritt den Bestand an offenen Tasks aufdas absolute Minimum, um damit optimalen Flusszu erreichen. Daraufhin entsteht schnell die Situation, dass ein Teammitglied aufgrund eines Hindernisses nicht weiter an der begonnenen Task arbeitenkann. Das ist kein Fehler — sondern die Chance zurOptimierung. Die Hindernisse können vielfältig sein,unter anderem fehlende oder unvollständige Spezifikation und Dokumentation, fehlende Freigaben oderdie Nichtverfügbarkeit von Ressourcen. Traten in der

Vergangenhe t diese Hindernisse auf, wurden sie nurselten ausgeräumt. Stattdessen wurde eine neue Taskbegonnen. Genau diese Vorgehensweise untersagtUltimate Scrum als Weiterentwicklung der Scrum-Methode. Die Anzahl der offenen Tasks darf nie höherliegen als die Anzahl der Mitarbeiter im Team. DerMitarbeiter und das Team setzen ihre freie Kapazitätnun ein, um das erkannte Hindernis zu beseitigen.Die Idee dahinter stärkt die Selbstorganisation innerhalb des Teams ungemein und in ungeahnter Weise.Jeder Einzelne im Team übernimmt nnerhalb kürzester Zeit die Verantwortung für die Optimierung derArbeitsorganisation. Teammitglieder lernen so, Hindernisse ohne externen Anstoß und ohne Verzögerung selbst aufzulösen. Mit der nachhaltigen Lösungjedes Hindernisses verringert sich zugleich der Aufwand für die Erstellung zukünftiger Tasks — Arbeitsabläufe nähern sich innerhalb weniger Wochen demOptimum.

OPTIMUM ALS ZIEL ERKENNBARMACHEN

Erst wenn dem Team klar ist wo das Optimum liegtkann es sich selbstorganisiert dort hinentwickeln. DieSuche nach dem Leistungsoptimum ist dabei nichtnur für das Top-Management von hoher Bedeutung.Oder kann es für ein Team etwas Motivierenderesgeben als die eigene Überzeugung, dass man guteArbeit leistet und so dem Kunden und dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen beschert?

AGILITÄT UND ZUVERLÄSSIGKEITVEREINEN

Optimaler Fluss und Agilität sind ein primäres Ziel,damit Projekte besser und schneller abgewickelt werden können. Um die Zufriedenheit seiner Kunden zuerlangen und in letzter Konsequenz mit den Projekten auch Geld zu verdienen, ist es ebenso notwendig,rechtzeitig und termingerecht zu liefern. Um dieseZielsetzungen zu realisieren, ist der nächste Schrittdie Kombination aus Ultimate Scrum mit dem Puffermanagement von Critical Cham. Das daraus hervorgehende Reliable Scrum vereint optimalen Fluss,Agilität und Zuverlässigkeit. Damit Projekte nicht nurim „Flow“ sind, sondern auch zuverlässig und termnorientiert geliefert werden. Critical Cham ergänzt e nbestehendes Projektmanagement-System um zweeinfache aber hoch effektive Steuerungen. Die ersteverhindert Überlastungen und erm ttelt realistischeTermine, die eingehalten werden können. Die zweitesteuert die Ressourcen so, dass die Termine aucheingehalten werden.

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Turbo im Projektmanagement

DIE WICHTIGSTEN BEGRIFFE IM ÜBERBLICK

Theory of Constraints legt den Fokus konsequent auf zwei Schritte:

Den Unternehmensengpass lokalisieren und optimal für den gesamten Betrieb nutzen.2. Dieser Entscheidung alles andere unterordnen. Sehr oft stehen hierbei bestehende Kennzahlen, Regeln

sowie Management-Paradigrnen im Wege.

Reliabte Scrum: Die agilen Methoden Scrum/Kanban werden mit dem Puffermanagement von Critical Chamkombiniert Ergebnis sind agile UND zuverlässige Projekte

Ultimatescrum: Die agilen Methoden Scrum/Kanban werden mit dem minimalen Work-in-Progress aus derTheory of Constraints kombiniert Projekte werden extrem schnell.

WOLFRAM MÜLLER ist Director of Customer Success (Sales) bei der VISTEM GmbH & Co. KG. Neben derGründung und Leitung des Geschäftsbereiches Speed4Projects (S4P), ist er verantwortlich für die Integration agiler Projektmanagement-Methoden unter Nutzung von Critical Cham auf der systemischen undauf der Softwareseite. Als Dipl-Ing. Mechatronik und Maschinenbau lernte er die Werkzeuge des klassischen Projektmanagements als Projektmanager in der Medizintechnik und in der lT kennen. Bereitsseit 1987 brennt Wolfram Müller für „schnelle Projekte“ und vermittelt inzwischen als gefragter Coach,Berater, Referent und Buchautor (Tame the Flow, The ClO‘s Guide to Breakthrough Project Portfolio Performance) die neuesten Methoden des Criticat Cham- und „High-Speed“ Projektmanagements.

WWW.VISTEM.EU

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