Tvm eventmanagement jubiläum150_jahre
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Agenda
• Ausgangslage• Praxisbeispiel-Jubiläumsaktivitäten
– Kalender– Festakt/Sonderausstellung/Show– Geocache
• Erfolgsfaktoren
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Ausgangslage
• Sportvereine haben häufig eine lange Tradition und einen langen Bestand– Folge: grosse Vereinsjubiläen sind vorzubereiten
• Erkenntnisse vorheriger Jubiläumsaktivitäten nicht mehr abrufbar
• Vorstand benötigt spezielle Ressourcen zusätzlich zum operativen Alltagsgeschäft– Event-Kommitee– Budget– Eventplanung
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Praxisbeispiel: 150 jähriges Jubiläum des TV Müllheim (TVM)
• letztes grosses Vereinsjubiläum– 1988: 125 Jahre TVM
• 2013: Jubiläumsjahr für das 150 jährige Bestehen des Vereins
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Planungsphase 150 Jahre TVMZeitverlauf Kategorie Details
2010•3 Jahre vor Event
Event-Team • Erste Planung von Jubiläumsaktivitäten• Quartalsweise Sitzungen• Rückmeldung an Vorstand und via TVM
Newsletter
Reservierung Lokalitäten
2011•2 Jahre vor Event
Antrag auf Sportplakette bei Bundespräsident
2012•1/2 Jahr vor Event und 4 Wochen vor Event
Pressmappe und Pressevent
permanent • Übersicht aller Aktivitäten in Newsletter, TVM Web
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• Jubiläumskalender statt Vereinsbroschüre• Professionelles Layout• Vereinshistorie und aktuelle Darstellungen
von Abteilungen/Gruppen/Events in Kalenderform
• Verkauf ab Okt-12 in Müllheim• Verkaufspreis:10 EUR
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Operative Phase-KalenderZeitverlauf Kategorie Details
2011•2 Jahre vor Event
Jubiläums-kalender
• Erstellung Konzept• 12 Kalenderblätter für Abteilungen,
Gruppen, Events• Spezielles Blatt für Vereinsgeschichte
• Erstellung Kalendarium• Abstimmung Layout Cover durch Funktionsträger
2012•1 Jahr vor Event
• Sammlung Bildmaterial• Erstellung Texte
Outsourcing:•Design/Layout: Grafik-Designer•Texte: Lektorat•Druck
Ende 2012 • Marketingaktivitäten• Flyer• Auslage in Geschäften• Verkauf bei internen Veranstaltungen 7
Programm zum Festakt
Drei Varianten über ein Lied von Carl Philipp Emmanuel Bach Thema, Variation I, II, III Felix Goulesque, Trompete; Jessy Tieu, Klavier Musikschule Müllheim
Begrüßung durch VereinsvorsitzendeDr. Volker Möckel, 1. Vorsitzender Gabriele Wiesner, 2. Vorsitzende
Festansprache: Historie des Vereins Dr. Volker Möckel
GrußworteAstrid Siemes-KnoblichBürgermeisterin der Stadt MüllheimLothar VoigtSprecher der Vereinsgemeinschaft der Müllheimer SportvereineBertram HeißlerVorsitzender des Sportkreises Breisgau-HochschwarzwaldPhilipp KrämerPräsident Badischer Leichtathletikverband, Karlsruhe
Verleihung des EhrenschildsManuela Gemsa Vizepräsidentin Badischer Turnerbund, Karlsruhe
Ehrenmitgliedschaften TV Müllheim Ehrungen durch Dr. Volker Möckel und Gabriele Wiesner
Laudatio zur Verleihung der SportplaketteDorothea Störr-RitterLandrätin des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald
Ballade „Someone like you“ Adele Laurice Blue Adkins (*1988) Bianca Bruzek, Gesang; Albrecht Haaf, Klavier, Musikschule Müllheim
Eröffnung der Sonderausstellung zur Geschichte des TV Müllheim
Freitag, 5. April 2013, 19.00 Uhr
im Markgräfler Museum, Blankenhorn-Palais
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• Sonderausstellung zur Historie des Vereins• Fundstücke aus der Vereinshistorie und
aktuelle Bezüge zur Aktivitäten des Vereins• Kollaboration mit Feuerwehr Müllheim
(ebenfalls 150 jähriges Jubiläum in 2013)– Gemeinsames Ausstellungsplakat/Flyer
• Leitung: Ehrenpräsident
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Samstag, 6. April 2013, 20.00 Uhr
im Bürgerhaus Müllheim
Programm zur Tanz-Sport-ShowEmpfang im Foyer
Begrüßung durch VereinsvorsitzendeDr. Volker Möckel, 1. Vorsitzender Gabriele Wiesner, 2. Vorsitzende
Moderation Manuela KrappVorstellungVorstand und Übungsleiter
TV MüllheimLeitung: Monika Reich,
Vorführung Rope Skipping
Alemannia MüllheimLeitung: Ulla König
Vorführung Rhythmische Sportgymnastik
TV NeuenburgElena Dormidontova
MusikeinlageTrommel und Percussion Leitung: Tilo Wachter
Pause zum TanzenVorführung Inliner
TV MüllheimLeitung: Katina Sissakis
VorführungStepptanz-Gruppe
Alemannia Müllheim Leitung: Irene Schäfer
VorführungAfrika-Show
TV MüllheimShowgruppe Leitung: Nadia Iannarone, Katina Sissakis, Steffi Müller
Band „Da Capo“ 10
Operative Phase-Festakt/ShowZeitverlauf Festakt/Sonderausstellung- 4 April
2013Tanz-Sport Show-5 April 2013
2011•2 Jahre vor Event
• Operationelles Team gebildet • Operationelles Team gebildet• Auswahl Musikgruppe
(Outsourcing): Auswahl Videoclips aus Web zur Abstimmung im Vorstand
2012•1 Jahr vor Event
• Detailplanung Ablauf inklusive Rahmenprogramm
• Einladung Repräsentanten von Verbänden für Festakt
• Vorbereitung Ehrungen• Planung Museumsausstellung
Vereinsgeschichte
• Detailplanung Ablauf• Einladung externe Sportler/Künstler• Einladung (externer) Moderator-
Outsourcing• Aktivierung Sponsoren
Ende 2012 • Vor-Ort Besichtigung• Einladung Repräsentanten von Vereinen,
Verbänden, Schulen etc• Vorbereitung Präsentation
• Vor-Ort Besichtigung• Marketingaktivitäten
• Poster• Verkauf Tickets bei internen
Veranstaltungen• Organisation Ticketverkauf
Tag vor Event • Generalprobe • Generalprobe
Nach Event • Dankesschreiben 11
Kategorie DetailsInfrastruktur •Geocaches als interessante Erweiterung des
Dienstleistungsangebots des Sportvereins•Finden „unter freiem Himmel“ und somit ohne zusätzliche Sportstättennutzung•Technische Voraussetzungen (Internetnutzung, GPS Nutzung, Smartphone-Nutzung) insbesondere bei Jugendlichen weit verbreitet.
Service •Geocaching als offenes (Kurs-)Angebot im Verein•Variationen mit sportlichen Komponenten•insbesondere um Jugendliche mit Trendsportarten vertraut zu machen
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Kategorie DetailsMulti-Cache •Cacher wird zu weiteren Stationen gelotst
•Stationen mit Zusammenhang zur Vereinsgeschichte
Final •am Ziel: Final-Box •körperlicher Einsatz erfordert, um Strecken zwischen den Caches zu bewältigen
Rückmeldungen eindeutig positiver Feedback auf Web-Platform Ausführliche Berichterstattung in lokaler Presse
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ErfolgsfaktorenKategorie Details Risikoplanung
Projekt-management
• Projektleiter=1. Vorsitzender• Lange Vorbereitung• Detaillierter Projektplan inkl. Budget
Bestimmte Aktivitäten können nicht ausgeführt werden und müssen möglichst früh ersetzt werden
Kunden Alle „Kunden“ (Mitglieder, Funktionsträger), Sponsoren, Honoratoren etc identifizieren und betreuen
Bei eventuellem Ausfall von Repräsentanten Ersatzmöglichkeiten grob planen
Öffentlichkeits- arbeit
Transparenz über Aktivitäten schaffenPublikation Aktivitäten in Newslettern, WebPresse informieren
Presseartikel selber einreichen
Inhalte, Programmpunkte
• Mitglieder einbeziehen• Mix aus offiziellem und unterhaltsamen
Elementen schaffen
Beispiel: Flashmob
Outsourcing Externe Dienstleistungen frühzeitig einbinden für professionellen Output
Kosten in jedem Fall mit einplanen
Sponsoring Frühzeitige Aktivierung Sponsoren Verluste einplanen14
Jahr 1863 1880 1899 1913 1929 1948 1969 1985 1984 1988 1993 1998 2000 2013
Alter 0 17 36 50 66 85 106 122 103 125 130 135 137 150
Neu: Laufsport
1. Hochblauen-Berglauf
Neu:F&G
Umbau Foyer
Gründung&Pokal
86 Jahre Turnhällele
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Jubiläum
Neu:Leichtathletik auf
alter Bundesstrasse
Nurmi-Teller
LogoJubiläum
Jubiläum
tvmuellheim.de
5/6-Apr-13: Festakt/
Festabend
Vorsitzender
Hornung>>> … …Eckert>> Höck>> Möckel 16