Gerrit Heijkoop, der die Web-Ausgabe der Fresh Conference inKopenhagen moderierte, verrät,

wie Online-Zuschauer aktiviertund bei der Sache gehaltenwerden können.

THE GLOBAL MAGAZINE FOR MEETING PROFESSIONALS | www.tw-media.com

März 2013 | 37. Jahrgang | D3285

tagungswirtschaft1

MBTM M:CON MCHHighlights vonder Premiere.

Chefdiplomat JohannW. Wagner soll es richten.

Neubau inBasel eröffnet.

HYBRIDKONFERENZ

„Allein, aber dochgemeinsam“

DASGUTEKANNSONAHSEIN

KEYNOTE

CORPORATEEVENTS

„Esmussbayrischbleiben!“Wie die Jochen-Schweizer-Gruppe Hüttenkrimis undDax-Konzerne unter einenSepplhut bringt.

COMPLIANCE

VonGeistern undGesetzen„Compliance“ rasselt schauerlich mit Ketten, Knebelnund dem Strafgesetzbuch, stoppt Veranstaltungen undsorgt für Sprachlosigkeit. Doch muss das sein?

Erhebende Incentivessind keine Frage des Budgets.Auf die Idee kommt es an!

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Interaktion bei derFresh Conference2013 entwickelte

sich zwischen„Offline“ und „On-

line“, untereinanderim Saal wie hier,

aber auch in virtu-ellen Breakout-

Gruppen.

die Konkurrenzsituation hin, in der sich auch wissen-schaftliche Verbände oft befinden. Immer mehr jün-gere Teilnehmer im Saal hätten Frontalvorträgeund die herkömmliche, eher hierarchisch geprägteBeteiligung an Diskussionen satt. „Die verlasseneinfachdenSaal,wennsieeinenVortrag fürnutzloshalten“, gibtMutschlechner zu bedenken.

Um Teilnehmerfrust zu verhindern, engagieren Ver-anstalter, die es sich leisten können, gerne auchDienstleister wie die Habegger AG. Dort ist SamuelRöthlisbergeralsSzenograf tätig.AlsTeilnehmerhätteersichamEnde„etwasmehrvonderKonferenzerwar-tet“. Das mag allerdings auch am weit fortgeschritte-nen Wissensstand des Schweizers liegen, was Event-InszenierungundPartizipationangeht. „UnserAuftragist es, jeden Event so zu gestalten, dass die Zuschauerimmer dann, wenn Content vermittelt wird, wirklichdranbleiben“, erläutert Röthlisberger. Der Szenograf:„Die Spanne, in der das Publikum aufnahmefähig ist,wird immer kürzer und kostbarer. Alle lassen sich sehrviel schneller ablenken als früher.“ Und checken dann„mal schnell“ ihre Emails auf dem Smartphone. Nurwennder Eindruck entsteht, imKonferenzraumwerdeetwas wirklichWertvolles präsentiert, könnte das Auf-merksamkeit binden. Eine andere Möglichkeit: „Wirhaben schon Events, bei denen wir Handy-Babysit-ting anbieten.“

Um die Aufmerksamkeit buhlten neben den Refe-renten auch eine Vielzahl von Sponsoren wie Spotme,

138 Delegierte wagten 2013 den Selbstversuch imKonferenz-Labor. Dieser Vergleich drückt den Cha-rakter des Programms jedenfalls gut aus: Mit gehöri-ger Experimentierlust setzten die Veranstalter ihreTeilnehmer einer Fülle an Konzepten, Apps und Soft-ware zu Einbindung, Aktivierung und Networking aus.Nach zweieinhalb Tagen waren viele erschöpft. Man-cher sehnte sich fast nach Frontalberieselung oderNichtstun. So ging es jedenfalls Lotten TegstamWelin-der, Meetingplanerin bei Ikea Services im schwedi-schen Helsingborg. Ihre Erschöpfung hatte einenhandfesten Grund: Am Abschlusstag war sie noch beieiner Session in Aktion, die Elemente des Improvisati-onstheaters nutzte. Dabei handelte es sich um einefiktive Gerichtsverhandlung, siehe auch Kasten „Ge-richtsfall fesselt Teilnehmer“.

„Das ist ein witziges, interessantes und sehr span-nendes Format, das eine sehr gute Auflockerung seinkann“, urteilte am Ende Christian Mutschlechner. DerChefdesViennaConventionBureauwaräußerst enga-gierter Teilnehmer dieser Session, aber auch der ge-samten Konferenz.Durchaus hält esMutschlechnerfür möglich, selbst wissenschaftliche Gesellschaf-ten bei ihren Jahrestagungen für unkonventionelleFormatewie dieses zu gewinnen.

Immer öfter sei er als Ratgeber bei den Boardsgefragt, wenn es darum gehe, die Veranstaltungen at-traktiver oder teilnehmerorientierter zu gestalten.Mutschlechner weist in diesem Zusammenhang auf

FRESH CONFERENCE 2013

Selbstversuch im Konferenz-Labor138 Delegierte reisten zur Fresh Conference nach Kopenhagen, 31 Teilnehmer loggten sich perWeb „live“ ein. Allediskutierten sie, wie Inhalte effektiv vermittelt werden und in die Köpfe möglichst vieler Teilnehmer gelangen. Alsunterstützende Faktoren auf dem Prüfstand waren Apps ebenso wie Impro-Theater oder unkonventionelle Be-stuhlung. Die Meeting-Architecture-Bewegung vergewisserte sich ihrer Ziele und holte neuen Schwung.

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„Die Spanne, inder das Publikumaufnahmefähigist, wird immer

kürzer undkostbarer.“

Samuel Röthlisberger,Szenograf und Teilnehmer,,

FOTOS: FRESH CONFERENCE

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stitute eine „Toolbox“ zusammengestellt. Sie soll dieGrundlage einer künftigen, zertifizierten Ausbildungfür „Meeting Architects“ bilden, die derzeit in Arbeitist.Befürwortet undunterstütztwirddie Initiative etwavon der global tätigen Event-Agenturgruppe MCI.„Konferenzen sind das Rückgrat der Wissensgesell-schaft oder gar unserer ganzen Gesellschaft“, zitiertVanneste dazu sein Lieblingsmotto. Der Geist des Ko-penhagener Konferenz-Labors lebt. WEW

AVAlliance, Eventmobi oder Synthetron. Ihre Themenwaren neben Live-Voting im Saal und digital einge-reichten Fragen oder Kommentaren via Smartphoneoder Tablet auch die Social-Media-Integration sowieRegistrierung. Die Ikea-Planerin Welinder prüft etwaApps und Software und fragt: „Bietet diese Softwareoder diese App einen echten Mehrwert für die Teil-nehmerunsererMeetingsundKonferenzen?“DerMö-belgigant wolle auf keinen Fall irgendeine „Softwareeinfach mal ausprobieren, um zu sehen, was dannpassiert.“ Interesse und Bedarf besteht aber. Fresh-Veranstalter Maarten Vanneste, seine Firma AbbitMeeting Support und das von ihm gegründete Mee-ting Support Institute sind da schon deutlich experi-mentierfreudiger. Der Onlineanteil der Konferenz wur-de deutlich ausgebaut.Allgemein zog Vanneste zufrieden Bilanz. Das

Programmsei deutlich umfangreicher gewesen alsimVorjahr, rund zwei Drittel der Teilnehmer kamenvon der Corporate-Seite, die Mischung habe ge-stimmt. „Das war eine großartige Gruppe!“ DieVeranstaltunghat so auchderMeeting-Architectu-re-Initiative neuen Schwung gegeben.

Die von Maarten Vanneste angeführte Bewegungwill ein neues Berufsbild schaffen. Dafür hat Vannesteund das von ihm gegründete Meeting Support In-

Selbstversuch erfahren,wie Inhaltespielerisch so verpackt und präsentiertwerden können, dass sie imGedächtnisbleiben undDiskussionen auslösen.Das bei Planern gefürchtete Kontrast-programmdazu sind Frontalvorträge,die an den ermatteten Zuhörern nurvorbeirauschen.Die fiktiveHandlung desKammer-

spiels brachte Polo Looser,VPStra-tegy&Consulting derMCIGroupins Rollen.AmStreit zwischen Pro undContra derMessung des Return onInvestment (RoI) habe sich eineFreundschaft zwischen ihmund einemKollegen entzweit. Die Teilnehmerstritten sich, aufgeteilt in zwei „gegnerische Par-teien“, stellvertretend für Looser und seinen Freundüber Pro undContra. Ihre Argumente hatten siezuvor in Gruppenarbeit selbst entwickelt. Ein Spre-cher trug sie als Anwalt der Gruppe vor. WEW

GERICHTSFALL FESSELT TEILNEHMERAllein steht eine groß gewachsene Fraumit blon-denHaaren imScheinwerferlicht auf der Bühne. Ihrgegenüber sitzen drei Richter hinter einemPult, inschwarze Roben gekleidet undmit weißen Perü-cken auf demKopf. Sie blicken grimmig. ImSaalkönnteman jetzt eineHaarnadel fallen hören,so still ist es.Die Frau imLichtkegel blickt indie Zuschauermenge, holt tief Luft – und ruft:„SetzenSie Ihr Vertrauen nicht in Zahlen,sondern vertrauenSie denMenschen!“ IhreMitstreiter brechen in Jubel aus.

Daraus entspinnt sich ein ganzes Plädoyer gegendie Erfolgsmessung beiMeetings und Konferenzen.

Natürlich ist alles nur Theater – eigentlich stehtdie blonde Frau voll hinter der Erfolgsmessung.Doch eben hat sich Lotten TegstamWelinder,sonst zuständig für GroupMeeting&Travel beiIkea Services, in eine fiktive Anwältin ver-wandelt.Dieses spontan aufgeführte StückmitPlädoyers undUrteilsverkündung verfolgt einenganz bestimmten Zweck: Die Teilnehmer sollen im

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forum

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HYBRIDERFOLG TROTZ WEB-STÖRUNGBei der Fresh Conference 2013bauten VeranstalterMaarten Van-neste und seine Firma Abbit Mee-ting Support das Online-Angebotder Konferenz deutlich aus.Van-neste orientierte sich dabei an derUS-amerikanischen Non-Profit-Seite „TED“, Slogan: „Ideen, die esverdienen,weiterverbreitet zu wer-den“ (www.ted.com). Dort gibt esLive-Webcasts ebenso wie „Video onDemand“, die Lösung gilt als vorbild-lich. Die Online-Zuseher konntenwählen zwischen reinem Live-Bildaus Kopenhagen oder einer Ansichtmit aufgeteiltemBildschirm, bei derdas Live-Bild, aber gleichzeitig dieFolien der gerade Vortragendeneingeblendet waren. Zu den In-novationen der zweiten Fresh Confe-rence gehörten vier reine Online-Redner, die nicht in Kopenhagenwaren. Die Online-Delegierten wur-den zudem unter demWebservice„Gotomeeting.com“ zu Breakout-gruppen zusammengefasst.

Fresh wurde zwar bereits 2012 alsHybrid-Event veranstaltet. Damalswar der Livestream jedoch kosten-los, während diesmal 95€ fälligwurden. „Dadurch habenwir etwa25%der Online-Teilnehmer ver-loren“, räumt Vanneste ein.31Teilnehmer zahlten. Die große He-rausforderung sei es, ein tragfähigesGeschäftsmodell zu entwickeln, beidem amEnde keine Verluste stehen.„Meinen Sie, Verbände würdenMehrkosten für eine Hybridüber-tragung in Kauf nehmen?“ 2014 solldie Konferenz für Online-Teilnehmerzumindest zeitlich begrenzt wiederkostenlos sein.Die Übertragungklappte reibungslos – bis amAb-schlusstag dasWeb in ganz Europagestört war wegen Serverpro-blemen in Amsterdam. Eventuellverpasste Sessions gab es späteraber als Video on Demand. WEW

ENGLISHCOVERAGE:www.tw-media.com/en/infoworld

in Frankfurt und Las Vegas verantwortlich. DieseAufgabe bedeutete auch,dieMesse der Außenweltzugänglich zu machen. Da waren wir dann als So-cial-Media-Reporter aktiv, befragten Menschen,die über die Imex twitterten, und trafen sie vor Ort,um mit ihnen zu plaudern und Bilder zu schießen,worüber ichdannwiederumselbst getwittert habe.Dabei machten wir auch Berichte aus Sicht derAussteller.

Was ist Ihnen jetzt lieber – ein TV-ähnlichesErlebnis als Moderator oder eine eher boden-ständige Rolle mit oder ohne Kamera?Alle diese unterschiedlichenModerationsarten ha-ben eines gemeinsam, denn immer geht es darum,die Online-Teilnehmer einzubinden. Das hat allesetwas für sich. Natürlich ist es auch eine Frage desBudgets, für welche dieser Moderationsarten mansich entscheidet. Das ist wie die Entscheidung zwi-schen einer Luxuslimousine und einem viel preis-werteren Auto. Beide bringen einen von A bis B,aber es kann sich sehr unterschiedlich anfühlen.

tw:WelchesErlebnis ist IhnenalsOnline-Modera-tor bei Fresh 2013 vor allem im Gedächtnis ge-blieben?Gerrit Heijkoop: Am Anfang war es für mich eineziemlich seltsame Erfahrung, denn ich bekam ei-gentlich nicht viel Feedback von den Teilnehmernonline, da ich ja ohne Unterbrechung moderierte.Das änderte sich erst, als ich dieMöglichkeit hatte,Konferenzteilnehmer vor Ort in den Mittags- oderKaffeepausen zu interviewen. Und da die Online-Teilnehmer ihre Fragen einsenden konnten, ließ ichdiese dann in die Interviews vor Ort einfließen. Indiesen Situationen bekam ich das Gefühl, wirklichetwas zur Konferenz vor Ort beizutragen. DieseErfahrungen sindmir am stärksten in Erinnerung.

Haben Sie diese Art vonModeration zum erstenMal gemacht?Ja undnein,da ich einigeMale einen reinenTwitter-Stream bei Konferenzen, also ohne eine Kamera,betreut habe.Meine Firmawar zumBeispiel für dieSocial-Media-Berichterstattung der Imex-Gruppe

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HOW CAN I BE SOCIAL?Gerrit Heijkoop (31) aus Amsterdam ist einselbstständiger Social-Media-Berater undRedner. Heijkoops Firma „HowCan I Be So-cial?“ (HCIBS) war unter anderem bei der Imex2012 in Frankfurt und Las Vegasmit der Social-Media-Berichterstattung befasst. Der Nieder-länder arbeitete nach demStudium einigeJahre als fest angestellter Unternehmens-berater, bevor er seine eigene Firma gründete.

WEB: www.how-can-i-be-social.com

FRESH CONFERENCE 2013

Hybrid: „Alleine, aberdoch gemeinsam“Bei der Fresh Conference in Kopenhagen wurden ein kostenpflichtiger Livestream der Ses-sions und vier zusätzliche, reine Online-Vorträge gesendet. 31 Teilnehmer zahlten 95€ undbekamen dafür ein fernsehähnliches Erlebnis. Für die Zuschauer am Bildschirm war On-line-Morderator Gerrit Heijkoop das Gesicht der Konferenz.

FOTOS: GERRIT HEIJKOOP, FRESH CONFERENCE

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Bei Fresh 13 wird offenbar ziemlichviel experimentiert.Wie sehen Siedie Konferenz?Ich glaube, jede neu ins Leben gerufe-ne Hybridveranstaltung braucht Zeit,um sich weiter zu entwickeln und zuwachsen. Hybrid- oder Online-Veran-staltungen können mit kleinen Bud-gets anfangen und dann allmählichmehr investieren. Fresh ist Teil einesExperiments in dieser Hinsicht. Maar-ten Vanneste und sein Team habenGroßartiges als Veranstalter geleistet.Man kann die Sache aus verschiede-nen Richtungen angehen.Man könntezum Beispiel die Veranstaltung mög-lichst vielen Teilnehmern zugänglichmachen, wenn man an die Macht desMarketings glaubt. In diesem Fallemüsste natürlich alles kostenlos sein.Wenn etwas jedoch einen bestimmtenMehrwert bietet, warum sollten es dieTeilnehmer umsonst bekommen? Abhängig vonZielgruppe und Budget muss man die passendeLösung finden. Es ist auch interessant zu sehen,waswir vonGeschäftsmodellen in der Pornoindus-trie lernen können,die aus finanzieller Sicht erfolg-reich sind. Dort bekommt der Zuschauer 10 bis 15Minuten umsonst, danach muss er bezahlen. Dasscheint ein gangbarer Weg zu sein.

Wie kannman Online-Zuschauer aktivieren undbei der Sache halten?Hier können wir, so meine ich, viel von Sportver-anstaltungen lernen.Die kannman auf dreierlei Arterleben. Zuerst als komplettes Live-Erlebnis mit-ten unter den Zuschauern im Stadion, emotionalalsounmittelbarbeteiligt.WerdieVeranstaltungzuHause am Fernseher anschaut, erlebt zwar dengleichen ‚Inhalt‘, aber aus einer völlig anderen Per-spektive. Die dritte Möglichkeit liegt in der Mitte.Man kann in eine Bar gehen und dort ein Spielgemeinsam mit Freunden anschauen. Das ent-spricht in etwa dem Hybriderlebnis – die Bar isteinerseits Schnittstelle zum örtlich getrennt ab-laufenden Ereignis, aber auch ein eigenes, neuesEreignis.Mit dieser Metapher werden die verschie-denen Arten, ein und dieselbe Veranstaltung zuerleben, leicht verständlich. Daraus lassen sichauch unterschiedliche Anforderungen ableiten.Die drei Varianten werden jeweils sehr unter-schiedlicherlebt.Sohabenwir vorderFreshConfe-rence viel darüber diskutiert, wie man das Live-Erlebnis vor Ort denOnline-Zuschauern vermittelnkann. Letztes Jahr kamen wir zum Schluss, dassein Moderator speziell für die Online-Zuschauerunbedingt erforderlich ist.Bei einer Live-Veranstal-tung sind Unterbrechungen natürlich, in denennichts passiert. Wenn man zu Hause ist, stört undirritiert dies jedoch.

Wie ist es bei einer Zeitverzögerung von einerMinute beim Livestreammöglich, die Onlineteil-nehmer dennoch aktiv einzubeziehen?

Die Verzögerung spielt nicht unbedingt eine Rolle.Problematisch wird es nur, wenn man sofort Feed-back aus der Online-Welt direkt als Kommentaroder Frage zum Konferenzgeschehen auf der Büh-ne haben will. Das is aber gar nicht immer notwen-dig. Es gilt, ein Online-Erlebnis zu schaffen, daseinzigartig und unabhängig vom Erlebnis vor Ortist.DerModerator kanndie Leute sozusagen in denBildschirm hineinziehen. Und auch wenn es eineVerzögerung gibt, kann ich denOnline-Zuschauerneine Übung geben, die sie ein paar Minuten be-schäftigt.Wenn ich sie aktiv beteiligen kann, habensie ein ganz anderesErlebnis als die Teilnehmer vorOrt. So hatten wir in „Gotomeeting“ Breakout-Gruppen mit reiner Online-Interaktion. Das würdedem Erlebnis entsprechen, das man beim gemein-samen Zuschauen einer Sportveranstaltung mitFreunden in einer Bar genießt. Man kommuniziertmit ihnen.Die Herausforderung liegt also darin, einErlebnis zu schaffen, bei dem die Online-Teilneh-mer alleine, aber doch gemeinsam zuschauen.

INTERVIEW: FRANK WEWODA

„Wir könnenvon Geschäfts-modellen in derPornoindustrielernen.“Gerrit Heijkoop,Onlinemoderator der FreshConference,,

According to Gerrit Heijkoop, a speaker and entrepreneur fromAmsterdam,“watching alone together” is the kind of experience that hybrid conferenceorganisers have to create.DutchmanHeijkoop was the presenter of the onlineedition of the Fresh Conference in Copenhagen in January 2013. As the confe-rence was a hybrid event, it was live-streamed and people were charged €95 tolog on. In return they were given a TV-like experience,with Gerrit Heijkooptalking to them directly as their presenter. Gerrit was also part of the team ofsocial media reporters tweeting and interacting with people onsite on behalf ofthe Imex Group at two editions of Imex 2012 in Frankfurt and Las Vegas.

In the interview Gerrit says that working as an online presenter was quite adifferent experience in the first hours, because as amatter of fact he didn’t havea lot of feedback from the online audience in the beginning as he was present-ing non-stop.When Gerrit was able to interview participants at the onsite confe-rence during lunch or coffee breaks, this changed. And as online participantscould send in their questions, he was then able to involve them in these inter-views. So every situation in which he had the feeling he could actually addsomething to the conference were themost powerful for him.

Hybrid: Watching alone together

Online-Teilnehmerder Fresh Conferencediskutieren in einervirtuellen Break-outgruppe.

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