ULC-Vortrag beim ConnectDay 2013 in Köln zu Prozessoptimierung auf Basis IBM Notes Domino und...

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Prozessoptimierung auf Basis IBM Notes Domino und IBM Connections - Formular- & Prozessmanagement -

Matthias FriedrichGeschäftsführer

(E-Mail: [email protected])


ULC – Kurzvorstellung

Leistungsportfolio:

Fachthemen: Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, DMS/ECM, Social Busness, Web 2.0, Software-Individualentwicklung

Infrastrukturthemen: Lotus Notes Domino, Datenarchivierung, -verschlüsselung, -sicherung und -sicherheit, Mobile Device Management

Fakten:

Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Lotus Notes Domino

Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants

"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"

Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen


Einführung

Ziele:

Sensibilisierung für das Thema „Formular- und Prozessmanagement“ im Unternehmen

Erkennen von Zusammenhängen zwischen Prozess-Management und Social Collaboration

Kurzvorstellung ULC.Formular- & Prozessmanager - Nutzung in IBM Notes Domino und IBM Connections

Wege:

Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da das Thema im Detail sehr umfangreich ist.


Elektronische Formulare im Unternehmen

Differenzierung:

Formulare aus Kernprozessen

vollständige Abbildung in ERP, etc. i.d.R. kein Handlungsbedarf

Formulare aus Organisationsprozessen

vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlageteilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus Notes / Domino)



Formulare aus Organisationsprozessen (Beispiele)

Laufzettel „neuer Mitarbeiter“

Dienstwagenbuchung

Dienstreiseantrag

Reisekostenabrechnung

Überstundenverwaltung

Programmeinsatzverfahren

…



Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ?

Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer

klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig: Wasserfall-Prinzip)

häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess

einzuhaltende Zeitvorgaben (z.B. Laufzettel neuer Mitarbeiter)

verteilte Organisationsstruktur (Filialen...)

komplexe Zusammenhänge mit viel Erklärungsbedarf

…


Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement

Ein elektronisches Formular ohne einen definierten Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als

eine Druckvorlage !


Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement

Definition

Modell

(Simulation)

Bereitstellung

Nutzung

Überwachung

Analyse

Optimierung

Business Process Management (BPM)

ein stetiger Kreislauf


Erstellung elektronischer Formulare „ohne“ Programmierung

Übertragung von inhaltlichen Aufgaben zum Formular- & Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV-Abteilung

Aber: Gradwanderung

Komfort und Vorteile elektronischer Formulare steigen mit steigender Komplexität der Formulare (und Prozesse)dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird schnell notwendigAus Erfahrung: Dieser Aufgabenbereich ist für interessierte Mitarbeiter nach Schulung und Einarbeitung leistbar !


Plattform und Werkzeug für Formular- & Prozessmanagement

ULC.Formular- & Prozessmanager

Formulare erstellen / bereitstellen

Prozesse konfigurieren / abarbeiten

Ohne Programmierkenntnisse

Nutzer: Notes, Browser, Connections

Trigger / automatische Aktionen

Rollen / Rechte je Prozess individuell oder gemäß Orgastruktur

Benachrichtigungen / Eskalation

Generische Schnittstelle: Zugriff auf und Integration in Fremdanwendungen

Prozesshistorie (Audittrail)

Archivierung


Was hat Prozessmanagement mit Social Collaboration zu tun?

20% der Arbeit sind strukturierte,wiederkehrende Aktivitäten

80% der Arbeit sind unstrukturierte, einmalige bzw. Ad-Hoc Tätigkeiten


Usecases: Unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit → Intranet 2.0 für alle ...

Informationsplattform

Kommunikationsplattform

Kollaborationsplattform

Integrationsplattform

Prozessplattform

Formularwesen

Wissensmanagement

Dokumentenmanagement

Aufgabenmanagement

Verbesserungswesen

Projektmanagement


Module und Komponenten von Social Software am Beispiel von IBM Connections 4.5

HomepageÜberblick über alle relevanten Aktivitäten im eigenen Netzwerk

BlogsIdeen sammeln, eigene Ideen darstellen und von Anderen lernen

CommunitysZusammenarbeit mit Kollegen, welche die gleiche Rolle oder Expertise teilen

DateienBereitstellen, teilen und entdecken von Dokumenten, Präsentationen und mehr

Micro-bloggingIm Netzwerk mit Statusaktualisierungenum Hilfe bitten oder Neuigkeiten mitteilen.

ProfilePersonen suchen und entdecken

WikisInhalte gemeinsam erarbeiten und pflegen

EmpfehlungenMit Social Analytics entdecken,wen und was man noch kennen sollte

AktivitätenArbeiten organisieren und das eigene Netzwerk einspannen

LesezeichenSpeichern, teilen und entdecken von Lesezeichen

ForenIdeen austauschen oder Fragen stellen, um vom Wissen Anderer zu profitieren

Mobile EndgeräteAuf IBM Connections zu jeder Zeit, von überall mit Smartphones und Tablet-PC zugreifen

MetricsPrüfen Sie Ihre Communities

auf Vitalität

Email & KalenderEmails und Kalender Einträge direkt inConnections bearbeiten


Social Collaboration + Business Prozess = Social Business Process Collaboration

Prozesse

Projekte

Aufgaben /TätigkeitenAnalyse

Reports /Empfehlungen

Menschen


Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager

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Business

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